Certifieringsunderlag, tips och checklistor för föreningar i Vara kommun 2016 FOLKHÄLSORÅDET VARA

Transkript

1 Certifieringsunderlag, tips och checklistor för föreningar i Vara kommun 2016 FOLKHÄLSORÅDET VARA

2 Innehåll Vad är Säker & Trygg förening?...3 Ansökan om certifiering...4 Arbetsunderlag för certifiering Anläggningar, lokaler och uthyrning Brandsäkerhet Besiktning av maskiner, el, larm och kemiska preparat Utemiljö Utrustning som föreningen använder i verksamheten Första hjälpen och hjärt- och lungräddning Olycksfall och akut insjuknande Försäkringar Föreningsdemokrati - Ledarskap och värdegrund Alkohol, tobak, dopning och narkotika Resor

3 Vad är Säker & Trygg förening? Säker & Trygg förening är en kvalitetsmärkning för föreningar där målet är bättre hälsa, färre skador samt ökad säkerhet och trygghet i föreningslivet. Genom att certifiera sig får föreningen naturligt säkerhetsfokus och kan därmed undvika risker. En certifiering kan även höja föreningens status, då medlemmar vet att de kan känna sig trygga när de deltar i föreningens aktiviteter. Så här går certifieringen till: 1. Föreningen utser tre certifieringsansvariga som ansvarar för att föreningen går igenom arbetsunderlaget för certifiering, tar fram policys kopplade till de olika avsnitten och genomför de åtgärder som behövs. 2. Arbetsunderlag och policys godkänns av föreningens styrelse. 3. Föreningen skickar in ansökan, kopia på arbetsunderlaget och policys till: Vara kommun, Kultur Vara, VARA. 4. När kommunen har godkänt föreningens certifieringsunderlag bjuds föreningen in till en ceremoni på nationaldagen 6 juni för att ta emot sin certifiering. Tillsammans med ansökan ska föreningen skicka in: En kopia av arbetsunderlaget för certifiering Krisplan vid olycksfall och akut insjuknande Ledarskapspolicy Jämställdhetspolicy Policy och handlingsplan för alkohol, tobak, doping och narkotika Policy för resor Policy för lokaluthyrning (för de föreningar som äger egen lokal) Styrelseprotokoll med beslut om försäkring för föreningens medlemmar Handlingsplan för mobbing Det går att skicka in ansökan om certifiering när som helst under året. Certifieringen gäller i tre år. Därefter ska föreningen göra en ansökan om omcertifiering. Kom ihåg att spara arbetsmaterialet för att kunna arbeta vidare med frågorna i föreningen, samt använda som stöd vid omcertifiering. Observera att föreningen själv står för eventuella kostnader för att köpa tjänster eller utbildningar i samband med certifieringen. Frågor och funderingar? Kontakta oss! Vara kommun Kultur Vara foreningsservice@vara.se Västergötlands IF /SISU Idrottsutbildarna Jan Hermansson herman@sisu.o.se Vara kommun Folkhälsoplanerare Emma Hevelius emma.hevelius@vara.se 3

4 Ansökan om certifiering Skickas till Vara kommun, Kultur Vara, VARA Föreningens namn Adress Telefon E-postadress Hemsida Föreningens typ av verksamhet Antal medlemmar Certifieringsansvariga Riktighet i uppgifter i certifieringsunderlag och riktlinjer intygas av föreningens ordförande Underskrift Namnförtydligande År och datum 4

5 Arbetsunderlag för certifiering OBS - En kopia på arbetsmaterialet skickas till Vara kommun tillsammans med ansökan om certifiering. 1. Anläggningar, lokaler och uthyrning Ja Nej a) Äger föreningen en anläggning/lokal? b) Hyr föreningen en anläggning/lokal? c) Är lokalen tillgänglighetsanpassad? d) Hyr föreningen ut sin anläggning/lokal? e) Finns regler och rutiner för uthyrning? f) Har lokalen godkänts för över övernattning av Räddningstjänsten? g) Finns regler och rutiner för övernattning? h) Finns en vuxen med vid övernattning? Mer information Beställ information om och blankett för anmälan om tillfällig övernattning hos Räddningstjänsten raddningstjansten@lidkoping.se Lästips Foldern Brandskydd vid tillfällig uthyrning av samlingslokaler finns att beställa hos Myndigheten för samhällsskydd och beredskap: 5

6 2. Brandsäkerhet Det är viktigt att alla i föreningen arbetar aktivt med brandsäkerhetsfrågor. Både i den egna lokalen och då föreningen är på resa till tävlingar, träningar och annat. Kontrollera brandsäkerheten extra då ni sover över i en lokal som vanligtvis inte används som sovlokal. Frågorna här nedan gäller främst lokalen som föreningen bedriver sin verksamhet i till vardags. Men frågorna är även bra att fundera kring då föreningen vistas i andra lokaler. Ja Nej a) Finns brandvarnare? Hur ofta kontrolleras den? Av vem? b) Finns brandsläckare, brandfilt eller annan släckningsutrustning? Hur ofta kontrolleras dessa? Av vem? c) Har utbildning gjorts i hantering av släckutrustning? Vem/vilka har fått utbildning? d) Görs regelbundna brandövningar och utrymningsövningar? e) Finns belysta utrymningsvägar och dörrar? f) Finns skyltar om antal personer som får vistas i lokalen? g) Finns återsamlingsplats? Hur ges information om återsamlingsplats? h) Finns brandfarligt/lättantändligt material? i) Finns rutiner för sophantering? (För att minska risken för anlagd brand) Mer information Räddningstjänsten ger tips om brandskydd och brandskyddsrutiner och kan svara på frågor besiktning av anläggning gällande brandsäkerhet raddningstjansten@lidkoping.se 6

7 3. Besiktning av maskiner, el, larm och kemiska preparat Maskiner är allt från kaffebryggare till fordon. Det är viktigt att alla maskiner kontrolleras regelbundet, både ur brandsäkerhetssynpunkt och för användningssäkerhet. Alla som hanterar de larm som finns ska känna till hur de fungerar och hur man ska agera när larmet har gått. De som hanterar kemiska preparat och tryckbärande kärl ska ha kunskap om detta. Besiktning av lokaler är i första hand fastighetsägarens ansvar. Ägaren till lokalen ansvarar för besiktning och att kontroller sker av ventilation, larm, el och kemiska preparat. Ja Nej a) Har föreningen maskiner och elektriska apparater? Hur ofta kontrolleras de? Av vem? b) Kontrolleras ventilationen regelbundet? Av vem? c) Har föreningen larm t. ex inbrottslarm/brandlarm? Av vem? d) Används el, värme, öppen låga? (t.ex slipmaskiner, varmluftspistoler) e) Används kemiska preparat, tryckbärande kärl? (t.ex gasflaskor) f) Finns kompetens inom föreningen för kontroll av ovanstående punkter? Tips! Förbättra säkerheten genom att skaffa timers till kaffekokare, strykjärn och andra hushållsmaskiner. Se över sladdar, använd inte apparater som har trasiga sladdar. Lästips Boken Säkerhet på idrottsanläggning kan beställas hos SISU Idrottsutbildarna:

8 4. Utemiljö Hur ser utemiljön ut där er förening bedriver sin verksamhet? Kan medlemmar säkert och tryggt ta sig till och från föreningens aktiviteter? Här är tips på några saker att granska och diskutera: a) Höga, skymmande häckar eller föremål som utgör fara för trafiksäkerheten. b) Skymmande häckar eller föremål som känns otryggt att passera. c) Belysning av vägar och områden d) Gång- och cykelbanor, skick och belysning. e) Vägar att korsa då man ska ta sig till föreningens lokal/ verksamhet. 8

9 f) Övergångsställen/ cykelöverfarter. g) Korsningar. h) Hastighet på vägarna. i) Farliga genvägar. j) Vägar som inte sandas. k) Sikt vid infart/ utfart. 9

10 l) Motortrafik i området. m) Farthinder. n) Skyltar. o) Hur sker hämtning och lämning av barn till föreningens aktiviteter? Tips! Har ni upptäckt risker i er utemiljö? Anmäl dessa till Vara kommun på tel Du kan även göra felanmälan direkt på webben: / Trafik och infrastruktur/ Felanmälan. 10

11 5. Utrustning som föreningen använder i verksamheten Det är viktigt att alla medlemmar använder de skydd som verksamheten kräver, t. ex ridhjälm, benskydd, halsskydd med mera. Ja Nej Ej relevant a) Informerar ni era medlemmar om den utrustning som behövs för aktiviteten? Hur informerar ni deltagarna? b) Kontrolleras det att föreskriven utrustning används? När gjordes senaste kontrollen? Av vem? 11

12 6. Första hjälpen och hjärt- och lungräddning Alla föreningsledare bör ha utbildning i första hjälpen samt hjärt- och lungräddning. I Vara kommun anordnas årligen utbildningar som är kostnadsfria för föreningar som är certifierade Säker och Trygg förening. a) Finns ledare som är utbildade i första hjälpen? Hur många? b) Finns utbildade ledare som är utbildade i Hjärt- och lungräddning? Hur många? Tips! Föreningar som är certifierade Säker och Trygg förening erbjuds utbildning i hjärt- och lungräddning. Kontakta Kultur Vara för mer information om tidpunkt för nästa utbildningstillfälle foreningsservice@vara.se Mer information Röda Korset ger information om första hjälpen/hjärt- och lungräddning/ olycksfall/akut insjuknande

13 7. Olycksfall och akut insjuknande Föreningar som är certifierad Säker och Trygg förening ska ha förbandsmaterial för akut omhändertagande vid olycksfall eller akut insjuknande. Förbandslådan ska vara lätt att hitta vid en nödsituation märk den med en skylt och placera den på en plats där den är lätt att upptäcka och komma åt. Föreningen ska även ha förbandsmaterial som kan tas med om föreningen reser till annan ort. Föreningar som ansvarar för idrotter där bår ska användas, exempelvis ridning, friidrott, hockey, ska ha utbildning i hur båren ska hanteras. Ja Nej a) Finns förbandsmaterial? Vem fyller på material? b) Finns skylt vid förbandsmaterial? (Vitt kors på grön bakgrund) c) Finns bår tillgänglig? d) Finns en nödtelefon, fast eller mobil, tillgänglig för nödsamtal? e) Används skaderapporteringsblankett när skador/olyckor inträffar? f) Har föreningen kunskap om krishantering? g) Finns en krisplan vid olycka/akut insjuknande? (Ett krav för att bli certifierad som Säker & Trygg förening) Att tänka på vid upprättande av krisplan Utgå från er förenings verksamhet och tänk er in i vad som kan hända. Var tydlig med vem som är ansvarig för vad om något skulle inträffa. Gör krisplanen tydlig och enkel. Krisplanen ska vara lättillgänglig för medlemmar, föräldrar, ledare och alla i styrelsen. Se till att krisplanen är uppdaterad och känd bland medlemmarna. En krisplan ska inte hamna i en bortglömd pärm på ett kontor. Utse en kontaktperson för media. Utse en grupp som är ansvarig för att uppdatera namn med mera i krisplanen. Se till att rätt personer får utbildning i krishantering. Att vara medmänniska räcker långt! Men kom ihåg att det ibland behövs professionell hjälp. 13

14 8. Försäkringar Se över ert försäkringsskydd! Föreningen har ett ansvar att informera medlemmarna om vilket föreningsskydd de har då de är aktiva i föreningen. Om föreningen inte har någon medlemsförsäkring ska styrelsen fatta beslut om vad som gäller vid olycka eller skada för aktiv medlem. Ja Nej a) Finns försäkringsskydd i er förening? Vid nej, hur skyddas era aktiva medlemmar? b) Finns ansvarsförsäkring för er personal/ledare? c) Finns lokal- eller anläggningsförsäkring? d) Gäller försäkringen även vid uthyrning av lokal? e) Har föreningen reseförsäkringar? f) Görs regelbunden översyn av försäkringsskyddet? g) Vem i föreningen har ansvar för försäkringsfrågor? Att tänka på Även om föreningen är knuten till en riksorganisation eller ett specialförbund innebär det inte att man alltid har fullt försäkringsskydd. Kontakta ert förbund och hör vilka skydd som ingår och vad de täcker. Föreningar med anställd personal eller avlönade ledare bör fundera kring: Betalar föreningen inkomstskatt och moms? Deklarerar föreningen? Skickar föreningen in kontrolluppgifter till Skatteverket? Betalar föreningen arbetsgivaravgifter? Lästips Försäkringskunskap Riksidrottsförbundet Skatteverket Tips! Vara kommun har en kollektiv olycksfallsförsäkring för elever, barn, ungdomar och andra grupper. Försäkringen gäller under skoltid, fritid och lov med vissa undantag. Mer information: Vara kommuns försäkringsansvarige tel

15 9. Föreningsdemokrati, ledarskap och värdegrund Föreningslivet ska vara lustfyllt och till för alla! Alla medlemmar ska oavsett kön, ålder, sexuell läggning, etnisk bakgrund, religiös övertygelse eller politisk åsikt ha samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Allas åsikter är viktiga och medlemmar ska kunna vara med i föreningens beslut och kunna ta del av protokoll från möten. Varje ledare spelar en viktig roll i att skapa ett gott föreningsklimat och att sprida kunskap om föreningens värdegrund bland medlemmarna. Ja Nej a) Finns årsmötesprotokoll och styrelseprotokollen tillgängliga för medlemmarna? b) Bedrivs ledarskapsutveckling i föreningen? (ex ledarvård, introduktion av nya ledare eller andra utbildningar). I så fall, hur? c) Arbetar föreningen med jämlikhets- och jämställdhetsfrågor? I så fall, hur? d) Finns en jämställdhetsplan? e) Finns en handlingsplan om mobbing och trakasserier? f) Finns en ledarpolicy? Mer information Utbildning i jämställdhet: SISU Idrottsutbildarna, Jan Hermansson herman@sisu.o.se Föreningskunskap: Lästips Böckerna Idrottens föreningsrätt, Idrottens föreningslära, En vinnande styrelse, Leda med förtroende, Idrottledare för barn och ungdom, Att vara tränare, Världens bästa coach finns att köpa genom SISU Idrottsutbildarna: 15

16 10. Alkohol, tobak, dopning och narkotika Föreningen ska ha en policy med handlingsplan kring alkohol, tobak, doping och narkotika. Alla i föreningen ska känna till föreningens policy. Ja Nej a) Finns policy och handlingsplan för alkohol/tobak/doping och droger? b) Hur informerar ni medlemmarna om föreningens ställningstagande till alkohol/tobak/doping och droger? Mer information Kontakta Vara kommun, NBV och Polisen om ni behöver stöd eller har frågor kring alkohol, tobak, dopning och narkotika. Vara kommun. fältsekreterare Vara kommun, folkhälsoplanerare NBV väst - Nykterhetsrörelsens bildningsverksamhet Polisen , Lästips Riksidrottsförbundets kunskapstest om doping: Boken Dopingfri idrott kan beställas hos SISU Idrottsutbildarna

17 11. Resor Ett krav för certifiering är att föreningen har en nedskriven policy för resor med tydliga regler för transporter i egen regi, med personbil och minibuss. Ja Nej a) Gör ni resor inom föreningen? b) Finns policy för resor? ( Krav för certifieringen) c) Finns sjukvårdsmaterial med i fordonen? d) Har ni telefonlistor med kontaktinformation för deltagarna vid era resor? e) Har ledare/ funktionärer genomfört minibussförarutbildning? f) Hur många utbildade minibussförare finns in om föreningen? Att tänka på vid upprättande av resepolicy Använd nollvisionen som utgångspunkt. Sätt upp tydliga mål för hur föreningens resor bör göras, t ex att majoriteten av föreningarnas resor ska ske med säkra busstransporter. Ange tydliga regler för transporter i egen regi, personbil och minibuss. Reglerna ska bland annat omfatta säkerhetsutrustning, lastning och förarkrav. Fundera kring hur länge man bör ha haft körkort innan man får lov att köra andra inom föreningen. Fundera kring hur de aktiva tar sig till föreningens aktiviteter. Ge rekommendationer, t.ex. kring användande av cykelhjälm och reflex. Barn och ungdomar ska enligt lag använda cykelhjälm. Utbilda ledare och aktiva i trafiksäkerhet. Upprätta en lista över ansvariga och kontaktpersoner. Följ upp resepolicyn varje år. Mer information NTF Skaraborg ww.ntf.se/skaraborg 17

18 12. Övriga reflektioner 18