Handbok för invånardialog. Dialog med unga är bron till framtidens Luleå. Allas röst - med fokus på unga

Transkript

1 Handbok för invånardialog Dialog med unga är bron till framtidens Luleå Allas röst - med fokus på unga

2

3 Dialog med unga är bron till framtidens Luleå Luleå kommun har sedan 2007 arbetat med en långsiktig vision för Luleås framtid Vision Luleå 2050 som i dialog med invånare och brukare har kännetecknats av hög kvalité och som har gett oss en bild av framtidens samhälle som våra invånare vill ha det, ett attraktivt, växande och hållbart Luleå. Är vi i hamn? Nej vi kan inte nöja oss med detta. Vi måste hela tiden förbättra och utveckla våra verksamheter för att möta dagens utmaningar och framtidens behov. Brobyggarna är de unga. Unga i Luleå ska därför ha goda möjligheter att vara medskapande och i dialog vara delaktiga till utvecklingen av framtidens Luleå. Som politiker och tjänsteman kan det vara lätt att engageras av dialog men det är inte alltid lätt att göra rätt. Allas röst Handbok för invånardialog med fokus på unga har ambitionen att inspirera dig i ditt arbete kring dialog med unga och ge dig stöd i frågan Hur gör man? Handboken vänder sig framförallt till politiker och tjänstemän med intresse för invånar- och ungdomsdialog men vi hoppas även andra kan ha nytta och glädje av boken. Ungdomars delaktighet och inflytande är viktigt för demokratin och därför behövs strukturer byggas upp för att de ska få insikt i de demokratiska processerna och kunna påverka kommunens politik. Vision Luleå 2050, Allas röst Yvonne Stålnacke (S), Kommunalråd, Luleå kommun Niklas Nordström (S), Kommunalråd, Luleå kommun

4 Producerad av Projektet VÅGA, Arbetsmarknadsförvaltningen Luleå kommun, maj 2014 Redaktör Börje Lindqvist, Luleå kommun Text Karin Gustafsson, Exjobb Luleå Illustratör Sofia Larsson, Luleå kommun Bild & layout Frank Rizo, Kommunikationskontoret, Luleå kommun Tryck Tryckeriet, Luleå kommun

5 o Innehallsförteckning Det här är medborgar-, invånar-, brukar- och ungdomsdialog. När ska den användas? Varför är det viktigt med ungdomsdialog? Vilka är unga? Skapa och tydliggör förutsättningar för ungdomsdialog. Unga hur når vi dem? Skilj på att lära och besluta Att förstå målgruppen Inflytandetrappan Invånardialog är en process Metoder för dialog med unga Dialogcafé Fokusgrupp Open Space VÅGA verkstad Öppet bord Sociala medier Dialog-appen Förslagslåda Luppen More than one story Framgångsfaktorer

6 Det här är medborgar-, invånar-, brukar- och ungdomsdialog Medborgardialog Medborgardialog och medskapande processer är ett verktyg som bör prioriteras inom Luleå kommun. För att uppnå ökad trivsel för invånarna krävs en känsla av delaktighet och möjlighet för invånarna att påverka kommunens uppbyggnad. Det är de som har makt, det vill säga de förtroendevalda, som har ansvar för att veta vad invånarna i kommunen anser vara viktigt. Detta görs genom att medborgarna inkluderas i alla inflytandeoch delaktighetsprocesser som kommunen har. För att öka engagemanget och tilliten till politiken och dess samhällsfrågor kan en systematisk medborgardialog ses som ett stöd. Invånardialog Vi har valt att använda ordet invånardialog istället för medborgardialog då man kan vara invånare i en kommun utan att vara medborgare i Sverige. Vi anser det viktigt att alla ska ha lika rättigheter att delta i dialogen. Brukardialog Vi skiljer på invånardialog och brukardialog då invånardialog behandlar politiska frågor som är övergripande kring samhällsutveckling medan brukardialog styrs av tjänstemännen och berör relationen mellan verksamhet och kund. Ungdomsdialog Vi har valt att fokusera på ungdomsdialog därför att det är viktigt att unga inkluderas i invånardialogen, precis som alla andra. En bild som ofta målas upp i media är att dagens unga inte bryr sig särskilt mycket om samhällsfrågor och politik, vilket inte stämmer. Det är snarare hur vi hittar vägar till kommunikation och utvecklar nya former för inflytande och delaktighet som är vår tids utmaning. Genom en fungerande ungdomsdialog, där vi tar till vara på ungas engagemang och drivkrafter, kan kommunens attraktionskraft öka och därmed även ungas vilja att stanna kvar och skapa ett framtida Luleå. 4

7 Ingen större skillnad bara du är medveten om skillnaden Principer, metodval, målgruppsanalys och så vidare skiljer sig inte mellan de olika dialogerna. Därför kan du använda den här handboken när du planerar de olika typerna, bara du är medveten om skillnaderna. Vi kommer använda begreppet dialog - generellt om inte annat anges men fokus kommer som sagt vara på ungdomsdialogen. Vår förhoppning är att du som politiker eller tjänsteman ska uppleva handboken lika viktig. 5

8 6 När ska den användas? För att en dialog ska bli framgångsrik krävs det att politiker och tjänstemän vet vad de önskar få ut av den. Det är inte rimligt att dialogen ska användas vid varje enskilt beslutsfattande som sker inom kommunen. Det är ni politiker och tjänstemän som väljer vilka frågor som är lämpliga och graden av inflytande. Tumregeln bör vara att frågan känns angelägen för invånarna och att den är påverkbar. Därför bör dialogen hållas tidigt i beslutsprocessen. Dialogen bör syfta till att införskaffa information kring invånarnas åsikter kring frågan. Detta för att kunna fatta bättre beslut som politiker och tjänstemän.

9 Varför är det viktigt med ungdomsdialog? Det kan ses som en utmaning att lyckas engagera unga invånarna i kommunen till dialog. Ofta är det dock inte bristen på ungas engagemang som är problemet utan snarare brist på förståelse och struktur kring de möjligheter till deltagande som unga invånare erbjuds. Ungas demokratiska rättigheter skiljer egentligen inte från vuxnas. Därför bör det anses lika viktigt att insamla den kunskap och de värderingar som de unga invånarna har som resterande målgrupper i kommunen. Därför måste politiker och tjänstemän upprätta strukturer som är lika tillgängliga för alla, med så låga trösklar som möjligt. Vilka är unga? Definitionen av vilka som hör till målgruppen unga kan variera. Luleå kommun gör följande åldersindelning: Barn 0-12 år Unga år Unga vuxna år 7

10 Skapa och tydliggör förutsättningar för ungdomsdialog. För en framgångsrik dialog oberoende av typ krävs förarbete. Det finns ingen form av inflytande och delaktighet som passar alla processer, likaså inga metoder som passar alla sammanhang. Däremot finns det grundläggande principer som bör anammas likt riktlinjer vid implementering av dialogen. s för tidskrävande! Förhållningssätt Hur ni som politiker och tjänstemän ser på ungdomarna är avgörande för hur framgångsrik dialogen blir. Det är ingen idé att starta upp en process om man inte är påverkbar och öppen för samarbete. Detta betyder inte att alla synpunkter behöver tillgodoses men det bör finnas en föreställning av att alla åsikter och frågor är välkomna att framföras. äller bara ändå! till ungdomsrådet, de har alltid tid. men de kom inte. i hinner med... e saker för oss än att jaga ungdomar a engagerar sig! Det blir alldeles för tidskrävande! Ungdomar gnäller bara ändå! Vi vänder oss till ungdomsrådet, de har alltid tid. Vi bjöd in dem men de kom inte. Vi får se om vi hinner med... Vi har viktigare saker för oss än att jaga ungdomar som inte själva engagerar sig! Det är viktigt att nå ut till alla ungdomar! Vi måste söka upp dem! Genom återkoppling skapas mer engagemanng! Det är viktig Vi måste sö Genom åter engageman 8

11 Inbjudan Dialog ska vara en möjlighet öppen för alla. Därmed är det viktigt att sträva efter engagemang från flera olika håll. Det är vanligt att ungas röst representeras av kommuners ungdomsråd. För att få en mer representerad information av unga invånares åsikter krävs att dialog genomförs med fler sociala grupper. För att lyckas genomföra dialog med ungdomar som vanligtvis inte engagerar sig i politiska frågor kan ses som en utmaning. Ibland kan det krävas större krafthandling än en skriftlig inbjudan. Att möta ungdomarna på deras arena kan vara till hjälp. Återkoppling En återkoppling av resultatet till de som medverkat i dialogen bör prioriteras. Det kan kännas viktigt för de som medverkat att få höra hur den information de delgivit har tagits an. En förklaring av processen och motivering av beslutsfattandet kan minska känslan av frustration hos ungdomarna. Detta kan skapa en acceptans och vilja att medverka i framtida dialoger. 9

12 Unga hur når vi dem? Uppsökande verksamhet Att lyckas nå och engagera unga är en spännande utmaning. Uppsökande verksamhet ses som ett verktyg i detta arbete. Med uppsökande verksamhet menas insatser och aktiviteter med målet att nå unga. Unga är ingen homogen grupp som finns samlad på en och samma plats. Bortsett från skolan finns få naturliga samlingspunkter som är bestående över tid. Det finns därför ett behov av en mängd olika insatser och aktiviteter för att nå så brett spektrum av unga som möjligt, även de som inte finns i skolan. Metoder för uppsökande verksamhet I detta arbete gäller det att tänka utanför boxen och jobba på flera fronter samtidigt, där den personliga kontakten med unga står i fokus. Unga når unga Det är viktigt att ta hjälp av målgruppen vid upprättandet av insatser och aktiviteter. Unga bör alltså aktivt finnas med i det uppsökande arbetet. Att anställa unga för uppsökarverksamhet är en framgångsfaktor. En annan är att identifiera nyckelpersoner av unga som har stort kontaktnät och som kan nå andra unga. Affischering, flyers, skriftlig inbjudan När det gäller unga räcker det inte alltid med att skicka ett mail utan en personlig kontakt är ofta nödvändig. Affischer och flyers kan vara ett bra komplement till mail och personlig kontakt. Sprid dem på platser där unga vistas, såsom i centrum, skolor, fritidsgårdar och föreningar. Utdelning av flyers i brevlådor för att nå hemmasittare kan också ge resultat. En framgångsfaktor är att låta unga vara med i framtagandet av marknadsföringsmaterialet och att rikta sig till unga i tal, text och layout. Tänk luftigt och rakt på sak. 10

13 Föräldrar och anhöriga Skapa kontakt med anhöriga och föräldrar till unga som ni vill nå. Denna kontakt blir särskilt viktig för att nå de unga som kan betecknas som mycket berörda av dialogen, men som inte deltar självmant. Sociala medier och press Genom aktiv användning av sociala medier, till exempel Facebook, Twitter och Instagram, kan kontinuerlig information spridas och dialog uppstå. Att använda sig av pressmeddelande ökar det mediala intresset och bidrar till marknadsföringen - ett enkelt sätt att synas. Samverkanspartners Ett utvecklat nätverk skapar förutsättningar för nya arbetssätt som kan leda till fler möten med unga. Genom nära samarbete med andra organisationer och projekt med samma målgrupp möjliggörs detta. Besök befintliga mötesplatser Identifiera och besök mötesplatser för olika målgrupper av unga. Genom fysisk närvaro kan personliga kontakter och nätverk knytas. Exempel på detta kan vara genom medverkan på event som vänder sig till unga. Nyckeln till framgång är den personliga kontakten och att unga når unga! Ungas medverkan och medskapande är en värdefull resurs i marknadsföringsarbetet. Erfarenheterna är hämtade från ungdomsprojekten VÅGA, UTAN (unga till arbete i norr) och Unga In. 11

14 Skilj på att lära och besluta Dialogtid Cirkeltid och beslutstid Triangeltid Lärande Dialog för lärande Delaktighet för påverkan Respekt Lärande för olikhet Frågor ger kraft och energi Skapa alternativ Dialog för lärande Delaktighet för påverkan Respekt för olikhet Frågor ger kraft och energi Skapa alternativ Beslut Avkräva beslut Fatta beslut Göra vägval och prioritera Tydliga roller Accept och lojalitet Beslut Avkräva beslut Fatta beslut Göra vägval och prioritera Tydliga roller Accept och lojalitet För att möjliggöra en påverkbar fråga kan processen delas upp i två delar, dialogtid och beslutstid. Företaget Preera har tagit fram bilden ovan och valt att kalla det för cirkeltid och triangeltid. Symbolerna representerar en visuell bild för vad som kan förväntas av de olika processerna. Under cirkeltiden förs en dialog där politiker och tjänstemän samlar in kunskap och fakta kring den aktuella frågan - ett lärande. Alla ges möjlighet att lyssna på alla, ingen åsikt är mer värd än någon annans. Inga beslut fattas under denna tid. Det är alltså under cirkeltid som dialogen äger rum. Här är det viktigt att tydliggöra för samtliga inblandade vad man behöver förhålla sig till och vad som är påverkbart. Det sparar energi och minskar risken för frustration hos både politiker, tjänstemän och invånare. När insamlandet av information är klar går processen över till triangeltid, även kallad beslutstid. Under triangeltid förs ingen dialog, utan här är det politiker och tjänstemän som fattar beslut utifrån den kunskap som samlats in under cirkeltiden. Här symboliserar triangeln de beslutsnivåer som finns inom organisationen och kommunen. 12

15 Att förstå målgruppen En målgruppsanalys är ett förarbete som krävs vid varje dialog. Det bör upprättas en kommunikationsplan för varje dialog. I den ska det beskrivas bland annat vilka aktiviteter och mål som vill uppnås, vilken information som vill delges och på vilket sätt. På Luleå kommuns intranät finnns mallar för olika kommunikationsplaner. I regel finns det två typer av invånare, de aktiva och de som inte är det. De aktiva invånarna är de som i regel medverkar självmant i dialogerna. Ibland är dock inte denna målgrupp representativ för den aktuella frågan. För bästa möjliga resultat från dialogen kan det behövas representativitet från andra invånare som inte är lika aktiva. För att nå den målgrupp vi vill kan det därmed krävas en förstudie där den berörda målgruppen analyseras fram. Detta gäller även vid ungdomsdialoger. Unga är ingen homogen grupp, precis som vuxna och pensionärer inte heller är det. Att till exempel kräva eller eftersträva representativitet från ett ungdomsråd blir därmed missvisande. Som hjälp vid analysen kan nedanstående modell användas. Modellen delar in invånarna i två dimensioner; berörd respektive aktiv. Båda dimensionerna kan i sin tur vara höga eller låga. Vid analys av målgruppen kan följande fråga ställas: Vilka berörs och intresseras av frågan och vilka av dessa är vanligtvis mindre aktiva i dialoger? Utifrån resultatet av målgruppsanalysen kan genomförandet av dialogen planeras. Mycket aktiva men lite berörda: - Deltar ofta eller alltid - Utmaning att använda dem på rätt sätt Mycket berörda och mycket aktiva: - Deltar ofta eller alltid - Lätta att nå - Intresserade Lite aktiva och lite berörda: - Inte lika viktiga att nå Mycket berörda men lite aktiva: - Viktigast att nå - Deltar inte automatiskt 13

16 Inflytandetrappan För att beskriva innebörden av inflytande tar vi hjälp av Inflytandetrappan. Den symboliserar grader av inflytande och delaktighet som deltagarna erbjuds kring den berörda frågan. På den liggande axeln finns påverkansmöjligheterna. Den stigande axeln visar den kompetensnivå som krävs av deltagarna för de olika nivåerna. Graden av kompetens påverkar vilken grad av inflytande som är lämplig och möjlig. Önskas en högre nivå av inflytande är det därmed viktigt att deltagarna tillgodoses den kunskap och kompetens som krävs. 14

17 STEG Inget inflytande KÄNNE- TECKEN DELTA- GARNA FÅR Unga blir inte tillfrågade alls. Ingen information ges förrän beslut redan fattats. - - Manipulation Deltagarna ges en Utnyttjas felaktig bild av deras engagemang. De kan bland annat manipuleras att tycka på ett visst sätt. Dekoration Det ser bra ut utåt Utnyttjas men i realiteten spelar ungas åsikter ingen roll. Information Envägskommunikation. Veta Grunden till allt deltagande. Enstaka frågor och svar. Välja bland alternativ Lämna synpunkter Inbjudan till Dialog Eget initiativ Lika bestämmande Samla in synpunkter kring framtagna förslag. Begränsat inflytande. Samla in fakta om deltagarnas egna tankar och förslag. Utbyte av tankar, ofta som en serie dialoger Deltagare uppmuntras till att våga ta tag i egna frågor och förslag. Processen planeras och genomförs tillsammans. Beslut fattas tillsammans. Unga ansvarar själva för processen och beslutsfattandet. Tycka Tycka Resonera Initiativrätt och medbestämmanderätt Makt och ansvar METOD- EXEMPEL Dialog med snedvriden information. Dialog utan ordentligt deltagande. Tidning, webb, media Enkät, fokusgrupp Enkät, fokusgrupp Genomföra Cafédialog Open Space Kommunikation med tjänstemän, Framtidsverkstad Styrelse eller rådmedlemskap Självbestämmande/ Unga bestämmer Ungdomsråd med mandat att fatta beslut. 15

18 Invånardialog är en process Oavsett hur målgruppsanalysen ser ut och vilka metoder som används vid dialogen krävs det alltid ett planeringsarbete. Invånardialog är en process innehållande både förarbete, genomförande av dialog samt efterarbete. Denna processkarta kan vara till hjälp under arbetets gång. 15. Gemensamt lärande & utvärdering 14. Återkoppla till deltagare & invånare 13. Korta & långsiktiga effekter 12. Sammanställ resultat 11. Återkoppla 10. Genomför dialogen 8. Detaljplanering 9. Bjud in till dialog 7. Kommunikationsplan 5. Stödjande strukturer & politikernärvaro 6.Beslut att genomföra dialogen 4. Metodval 3. Målgruppsanalys 2. Kvalitetssäkra frågan, definiera påverkbarheten 1. Identifiera, planera & designa frågan 16

19 Metoder för dialog med unga Att välja metod för invånardialog är en vetenskap i sig. Det finns inget bästa sätt, bara olika. Med hjälp av målgruppsanalysen och nivån av påverkansmöjligheter kan valet däremot bli lättare. Här följer ett antal exempel på metoder som kan användas. Kom ihåg att metoderna i sig inte löser något utan ska ses som verktyg för att nå ett mål. Fokusera på målet och välj metod därefter. Ibland kan det vara önskvärt att kombinera flera olika metoder för bästa resultat. Vill du ha ytterligare hjälp vid val av metod kan SKL:s dialogguide användas. Där finner du information kring tidigare genomförda dialoger samt verktyg för vilka metoder som passar just din dialog. 17

20 Dialogcafé I ett dialogcafé möts deltagarna i en café-liknande miljö för samtal. Tillställningen kan se ut på olika sätt beroende på vilka mål som vill uppnås. Teman och frågor bör anges i förväg för bästa resultat av dialogen. En opartisk tjänsteman är samtalsledare. Politiker och tjänstemän deltar i grupperna och fokuserar på att lyssna. Exempel på dialogcaféer som ungdomsprojektet VÅGA i Luleå har använt sig av: POP-UP Café - en mötesplats med olika aktuella teman som önskas av unga, där relevanta föreläsare, representanter från näringslivet samt unga bjuds in för att sprida kunskap och utbyta erfarenheter. Målet är att bygga broar mellan unga, politiker och tjänstemän. Dialogen äger rum på redan befintliga mötesplatser där unga redan finns. Idé Café en öppen mötesplats för alla som önskar diskutera valfria frågor och idéer. Dialogen leds av en samtalsledare där ordet är fritt och alla uppmuntras att delta i diskussionerna samt utveckla varandras idéer. 18

21 Arbetsgång 1. Beslut om genomförande 2. Beslut hur frågan ska påverka beslutsfattandet 3. Design av relevant fråga eller tema 4. Kommunikationsmodell och målgruppsanalys genomförs 5. Inbjudan till aktuella målgrupper 6. Rutiner för återkoppling tas fram 7. Opartisk samtalsledare utses och utbildas 8. Ordna det praktiska kring mötet t ex lokal, fika, dukning osv 10. Dialogen genomförs med fortlöpande dokumentation 11. Resultatet sammanställs och återkopplas 12. Resultatet presenteras för beslutande organ/organisation Resultat och återkoppling Dokumentation används som underlag för att få en samlad bild av dialogen. Återkoppla omgående efter genomförande, både till deltagare och invånare. Fokusera på hur kommande beslutsprocess påverkas av resultatet. Plus och minus Fördjupad förståelse och chans till direkta följdfrågor Kostnads- och planeringskrävande, tid och fysisk deltagande begränsar 19

22 Fokusgrupp Fokusgrupp är en metod som arrangeras i intervjuform i mindre grupper där deltagarna har något gemensamt. Syftet med en fokusgrupp är att ge flera perspektiv på en fråga för en djupare förståelse. En mix av olika unga människor från olika målgrupper är önskvärt. Metoden kan både användas inför ett projekt, i ett förändringsarbete eller som uppföljning av ett arbete. Gruppen leds av en samtalsledare samt en dokumentatör. Dialogen kan dokumenteras på olika sätt och analysen av det insamlade materialet samt framtagande av frågeguide kan vara tidskrävande. Arbetsgång 1. Beslut om genomförande 2. Beslut hur frågan ska påverka beslutsfattandet 3. Design av relevant fråga eller tema 4. Kommunikationsplan och målgruppsanalys 5. Rekrytering av deltagare 6. Rutiner för återkoppling tas fram 7. Opartisk samtalsledare och dokumentatörer utses och utbildas 8. Ordna det praktiska kring mötet t ex lokal, fika, dukning osv 9. Dialogen genomförs med fortlöpande dokumentation 10. Resultatet sammanställs och återkopplas 11. Resultatet presenteras för beslutande organ/organisation 20

23 Resultat och återkoppling Resultatet av dialogen ger ofta en stor mängd material. För att underlätta anlysarbetet kan det vara önskvärt att gruppen tillsammans diskuterar fram en gemensam bild. Återkoppling bör göras så fort som möjligt efter genomförande, både till deltagare och invånare. Fokusera på hur den kommande beslutsprocessen påverkas av resultatet. Plus och minus Billigt, fördjupning möjlig Samtalsledarens förmåga styr resultatet, utmaning att rekrytera deltagare 21

24 Open Space Open Space metoden är enkel att organisera, kräver kort förberedelsetid och är effektiva för alla gruppstorlekar. Det som skiljer Open Space från andra metoder är att deltagarna själva ansvarar för dialogens uppbyggnad och frågornas innehåll. Deltagarna får själva föreslå frågor som de sedan arbetar med i grupper. För bästa resultat krävs stort eget ansvar hos deltagarna samt tilltro till metoden. Open Space-metoden används bäst när det finns en viktig fråga som måste behandlas, en mångfald av människor är inblandade, när det finns komplexitet och när besluten måste fattas snabbt. Flera dialoger kan genomföras som en serie för att täcka in många olika målgrupper. Arbetsgång 1. Beslut om genomförande 2. Beslut hur frågan ska påverka beslutsfattandet 3. Design av relevant fokusfråga eller tema 4. Kommunikationsplan och målgruppsanalys 5. Inbjudan till aktuella målgrupper 6. Rutiner för återkoppling tas fram 7. Ordna det praktiska kring mötet t ex lokal, fika, dukning osv. 8. Genomförande av dialogen: beskrivning av frågan, val av underfrågor från deltagare. Självorganisering till grupper, sammanfattning med reflektioner från alla grupper 9. Resultatet sammanställs och återkopplas 10. Resultatet presenteras för beslutande organ/organisation 22

25 Resultat och återkoppling Då deltagarna själva beslutar vad som ska diskuteras kan resultatet variera. Fördelen är att det resultat som kommer fram förhoppningsvis är mer relevant. Återkoppling bör ske omgående efter genomförande, både till deltagare och invånare. Fokusera på hur kommande beslutsprocess påverkas av resultatet. Plus och minus Enkel att sätta upp, styrs mycket av deltagarna själva Kräver en stor lokal och kringservice under flera timmar 23

26 VÅGAverkstad VÅGAverkstad är att likna med en framtidsverkstad. Metoden bygger på medskapande kring ett gemensamt mål och syfte. Den är enkel att organisera, kräver kort förberedelsetid och är effektiv för gruppstorlekar upp till 20 deltagare. Den har en central frågeställning som utgångspunkt. Frågeställningen kan vara i princip vad som helst. Verkstaden används bäst när det finns en viktig och komplex fråga som måste behandlas. Dialogen genomförs med hjälp av en opartisk samtalsledare samt diverse anteckningsmaterial. Engagemang och tilltro till metoden krävs för bästa resultat. Flera dialoger kan genomföras som en serie för att täcka in många olika målgrupper. Metoden omfattar fyra steg: 1. Problematisering: Rundfrågning kopplat till den centrala frågeställningen. Alla får säga en sak varje gång turen kommer till dem. Förslagen skrivs upp så de är synliga för samtliga deltagare, förslagsvis på whiteboard eller post-it-lappar. Detta fortlöper tills samtliga anser att problemen är uttömda. 2. Val av problem: Samtliga deltagare får ett bestämt antal ploppar att fördela på problem de anser prioriterade att diskuteras. 3. Lösningsfokuserat: I grupper får deltagarna fokusera på lösningar kopplat till de problem som prioriterats i steg Konkretisering: Här prioriterar deltagarna vilka lösningar/aktiviteter som de vill fokusera på och gå till handling med. Arbetsgång 1. Beslut om genomförande 2. Beslut hur frågan ska påverka beslutsfattandet 3. Design av relevant fokusfråga eller tema 4. Kommunikationsplan och målgruppsanalys 5. Inbjudan till aktuella målgrupper 6. Rutiner för återkoppling tas fram 24

27 7. Opartisk samtalsledare och dokumentatör utses och utbildas 8. Ordna det praktiska kring mötet t ex lokal, material, fika, dukning osv. 9. Genomförande av dialogen utifrån de fyra stegen 10. Resultatet sammanställs och återkopplas 11. Resultatet presenteras för beslutande organ/organisation Resultat och återkoppling Resultatet varierar utifrån deltagarnas prioriteringar. Fördelen blir att resultatet förhoppningsvis blir mer relevant. Återkoppling bör ske så fort som möjligt efter genomförande, både till deltagare och invånare. Fokusera på hur kommande beslutsprocess påverkas av resultatet. Plus och minus Enkel att sätta upp. Skapar upplevelse av delaktighet och medskapande Tid och fysisk närvaro begränsar. Begränsat antal deltagare. 25

28 Öppet bord Denna metod handlar om spontana möten, där politiker och tjänstemän träffar invånare utan att kalla till ett möte om en speciell fråga i en speciell lokal. Det kan handla om att välja att träffa invånare vid någon kommunal eller organisatorisk verksamhet, vilket vanligtvis skapar samtal om verksamheten i fråga. Man kan även med fördel välja att möta invånarna på deras egna arenor, snarare än i anslutning till den egna verksamheten. Det kan röra sig om stadsfestivaler, kulturevenemang eller rent av shoppingcentra. Syftet med dialogen blir då inte lika klar som när man träffar medborgare vid en verksamhet, men oftast väljs en enskild fråga ut att fokusera extra på vid mötena. Arbetsgång 1. Beslut om genomförande 2. Beslut om mötesplats. Kontakt med verksamhetsansvarig eller motsv. 3. Kommunikationsmodell 4. Ordna det praktiska kring mötesplatsen 5. Dialogen genomförs samt ev. dokumentation 6. Resultatet sammanställs och återkopplas 7. Resultatet presenteras för beslutande organ/organisation Resultat och återkoppling Då syftet med denna dialog är spontana möten kan resultatet variera, där frågorna och svaren blir många. Återkoppling kan göras genom erbjudande av direkt mailkontakt samt genom sociala medier. Plus och Minus Direktkontakt med chans till fördjupad förståelse kring individuella frågor Risk för låg representativitet från engagerade deltagare 26

29 Sociala medier Sociala medier kan vara ett enkelt sätt att nå olika målgrupper som har tillgång till datorer, smartphones och internet. Detta kan ses som ett viktigt verktyg för kontinuerlig kontakt med invånarna. På webbplatsen ges invånarna möjlighet till direktkontakt, diskussion samt information. Information via sociala medier leder ofta till någon form av kommunikation eller dialog med medborgare, även om det ibland i praktiken fungerar mer som en envägskommunikation. Dialog i sociala medier ställer krav på god kunskap kring skriftlig kommunikation och etiskt förhållningssätt. Arbetsgång 1. Beslut om genomförande 2. Beslut hur frågan ska påverka beslutsfattandet 3. Design samt upprättande av webbplats 4. Marknadsföring 5. Politiker eller tjänsteman ansvarar för kommunikationen på webbplatsen 6. Dialogen genomförs med eventuell dokumentation 7. Resultatet sammanställs och återkopplas 8. Resultatet presenteras för beslutande organ/organisation Resultat och återkoppling Ger en tydlig bild av vad invånarna tycker är viktigt. För en väl fungerande webbplats krävs kontinuerlig uppdatering och snabb återkoppling till invånarna och beslutande organ. Fokusera på hur kommande beslutsprocess påverkas av resultatet. Plus och minus Direktkontakt med många på samma gång Lättillgängligt med möjlighet till snabba svar Kräver underhåll och återkoppling, etablering kan fodra resurser, ansvarig kommunikatörs förmåga styr resultatet 27

30 Dialogappen Dialogappen är ett snabbt och smidigt verktyg att på svar på frågor av dem som har tillgång till en smartphone. Genom appen kan flertalet enkäter genomföras. Statistik kan sammanställas direkt i appen. Frågorna som önskas besvaras bör vara enkelt formulerade för att underlätta för de tillfrågade deltagarna. Arbetsgång 1. Beslut om genomförande 2. Beslut hur frågan ska påverka beslutsfattandet 3. Design av applikation och relevant fråga 4. Kvalitetssäkring av frågor 5. Marknadsföring av applikation 6. Enkät via applikation 7. Resultatet sammanställs och återkopplas, förslagsvis presenteras i appen 8. Resultatet presenteras för beslutande organ/organisation Resultat och återkoppling Grafer och tabeller som visar resultatet. Finns även tillgång till en värmekarta som läser av var dialogen är som hetast just nu. Då sammanställningen kan göras automatiskt i appen kan återkopplingen göras fort. Plus och minus Snabbt, smidigt Svarsutrymmet begränsat, utesluter vissa målgrupper som inte äger en smartphone 28

31 Förslagslåda Idéer eller förslag från deltagare kan samlas in, antingen digitalt eller genom en fysisk förslagslåda. Förslagen kan sedan förslagsvis läggas ut på nätet och andra invånare kan där stödja förslaget genom att skriva under. En stor fördel med metoden är att det blir enkelt både att lämna förslag och att se vad som är angeläget för invånarna. En annan fördel är att man kan nå nya grupper av invånare som annars kanske inte engagerat sig. Arbetsgång 1. Beslut om genomförande 2. Beslut hur frågan ska påverka beslutsfattandet 3. Kommunikationsplan och målgruppsanalys 4. Design och uppsättning av funktionalitet på en webbplats 5. Marknadsföring 6. Resultatet sammanställs och återkopplas 7. Resultatet presenteras för beslutande organ/organisation Resultat och återkoppling Resultatet kan ge en tydlig bild av vad invånarna tycker är viktigt och angeläget ur deras perspektiv. Funktionalitet för återkoppling bör vara integrerad i det system man använder. Möjlighet till fortsatt kontakt med invånare som lämna förslag kan locka till vidare engagemang. Plus och minus Innehållsrik bild av vad som är angeläget kräver stor insats vid uppstart, kräver löpande systematiskt underhåll och återkoppling, svårt att välja bort förslag som inte går att genomföra om många stödjer förslaget 29

32 Luppen Lupp står för lokal uppföljning av ungdomspolitiken och är en enkätundersökning som alla kommuner kan använda sig av för att förverkliga ungas rätt till inflytande och välfärd. I enkäten får ungdomar möjlighet att själva uttrycka hur de upplever sin livssituation och utifrån svaren kan kommunen utveckla sin verksamhet. Undersökningen genomförs vart fjärde år (Luleå kommun). Enkätens delar Fritid Skola Politik, samhälle och inflytande Trygghet Hälsa Arbete Framtid Arbetsgång 1. Beslut om genomförande 2. Projektledare utses och utbildas 3. Val av enkät (pappersform eller webbaserad) och mötesplats 2. Inbjudan till aktuella målgrupper 3.Rutiner för återkoppling tas fram 4.Enkätundersökningen genomförs 5.Resultatet sammanställs och återkopplas 6.Resultatet presenteras för beslutande organ 30

33 Resultat och återkoppling Datamaterialet sammanställs i en rapport. Återkoppling görs till samtliga medverkande, så som politiker och skolor. Plus och minus hög svarsfrekvens ger god fördjupad förståelse Tidskrävande För mer information, se Ungdomsstyrelsens manual för Lupp på 31

34 More than one story - Vi är alla mer än en berättelse! För en givande dialog kan man med fördel inleda mötet med denna metod. More than one story är ett kortspel, samt en applikation, utvecklad för att bygga broar mellan människor i alla åldrar, från alla bakgrunder och kulturer. Det är en metod som kan användas vid dialoger där syftet är att få igång ett samtal samt få en djupare förståelse för den valda målgruppen. Hur man spelar 1. Presentation - Börja med ett kort presentation av varje spelare. 2. Spelet kan börja - Den äldsta deltagaren drar ett kort och läser det högt. Med kortet i handen, börjar denna spelare berätta. De andra lyssnar aktivt och får uppmuntra berättaren genom att ställa frågor. När berättaren väljer att lägga ner kortet är det nästas tur. 3. Tidsgräns - Om man vill kan en tidsgräns för varje berättelse eller för hela spelet definieras. Spela så många rundor som helst. 4. Samtala - Fritt samtal mellan olika berättelser är tillåtet! 5. Alla är vinnare! 32

35 Resultat och återkoppling Då målet med denna metod inte är att besvara en allmängiltig och politisk fråga behövs ingen direkt dokumentation eller återkoppling av deltagarnas berättelser. Denna metod ska snarare ses som en inledande metod i en större dialog. Detta kan sedan resultera i en mer givande och avslappnad fortsatt dialog. Plus och minus Enkel och rolig att använda Tidskrävande För mer information, se 33

36 Framgångsfaktorer Här lyfter vi fram ett antal framgångsfaktorer som har avgörande betydelse för en lyckad dialog, oavsett ämne eller vilka metoder som används. Tydlighet är nyckeln Att bjuda in till dialog väcker förväntningar av alla de slag. Därför är det viktigt att ge tydlig information om vad deltagarna kan förvänta sig. Välj frågor som berör Invånarna väljer själva när de vill engagera sig. Välj frågor som invånarna uppfattar som viktiga. Engagera tidigt Oftast är det i början av en process som påverkansutrymmet är som störst. En bra tumregel är därför att engagera och bjuda in till dialog i ett tidigt skede. Bjud bara in när det finns påverkansmöjlighet För att väcka engagemang måste dialogen upplevas som meningsfull. Det måste finnas ett verkligt påverkansutrymme. Var tydlig med vad som är påverkbart och inte. Återkoppla kontinuerligt Hjälp deltagarna att följa vad som händer med deras bidrag till beslutet. På så vis visas vilket värde som sätts på deras engagemang och håller intresset för den aktuella frågan levande. Dialog på deltagarnas villkor Eftersträva att anpassa dialogen efter målgruppens förutsättningar. Tänk på vem du pratar med Som politiker och tjänsteman har du olika roller, internt inom politiken och organisationen men även utåt - med invånarna. De olika rollerna kompletterar varandra men det är viktigt att vara medveten om skillnaden. 34

37 Identifiera målgruppen Genom en målgruppsanalys identifieras de målgrupper man vill nå. Fokusera extra på de som normalt inte kommer till tals. Arbeta systematiskt Dialogen är en systematisk process som omfattar design, målgrupper, metodval, genomförande, återkoppling och beslutsfattande. En formulerad och successivt uppdaterad kommunikationsplan ses som ett stöd i detta. Lyssna och ta intryck Annars var det ingen idé att utföra dialogprocessen från början. Utveckla arbetsformerna Allt och alla kan utvecklas och förbättras. Därför bör ett kontinuerlig utvärderings- och analysarbete av dialogen och dess process göras. Detta bör involvera både politiker, tjänstemän och invånare. Låt det ta tid. Ha tålamod Implementering av en kontinuerlig och fungerande dialog i samhället tar lång tid och kräver ett långsiktigt engagemang av alla som arbetar med dialogen. 35

38 Använd inte dialog... för att förankra redan tagna beslut för att skapa ensidig opinion i en fråga för att skapa engagemang i en fråga som inte är påverkbar när bara en mindre grupp får inflytande på resultatet när tiden till beslutsfattandet är för kort om det saknas resurser till återkoppling av resultatet till involverade målgrupper och invånarna i stort om det inte finns tillräckligt med politisk vilja och tjänstemannastöd för att designa och genomföra dialogen på ett bra sätt om det nyligen genomförts en dialog med motsvarande fråga men där deltagarna gett felaktigt svar utan kännedom om målgruppen utan att se till att deltagarna förstår frågan utan att ha funderat på hur vi bemöter svaren om syftet endast är dekoration utan att verkligen ta intryck