DYNAMICS NAV 2017 ANVÄNDARMANUAL FÖRSÄLJNING NAB SOLUTIONS. Stockholm Växjö Göteborg KUNGSBRO STRAND STOCKHOLM

Transkript

1 Stockholm Växjö Göteborg ANVÄNDARMANUAL DYNAMICS NAV 2017 FÖRSÄLJNING NAB SOLUTIONS KUNGSBRO STRAND STOCKHOLM SÖDRA JÄRNVÄGSGATAN VÄXJÖ DROTTNINGGATAN GÖTEBORG NAB Solutions nabsolutions.se navsmart.se växel: Dynamics NAV 2017

2 Innehåll Inledning Sökfunktion... 6 Registerunderhåll Kundregister Betalningsvillkor Betalningssätt Kundprisgrupper Kundrabattgrupp Artikelrabattgrupp Rabattunderhåll Utleveransvillkor Speditörer Säljare Dagliga rutiner Försäljningsofferter Försäljningsavropsorder Konvertera en offert till en order eller faktura Versionshantering av offert/order Förs.order Skapa inköpsfaktura från försäljningsordern Utleverans av order Fakturera order Faktura utan order Rätta bokförd försäljningsfaktura Försäljningskreditnota Samlingsfakturering

3 Inledning Detta dokument beskriver de vanligast förekommande momenten inom ramen för den dagliga verksamheten. Manualen skall vara ett stöd för de dagliga arbetsuppgifterna inom försäljning. Denna skrift omfattar endast en beskrivning av de fält som bedöms som mest intressanta för den generella kunden. För att erhålla förklaring rörande standardfunktioner i Navision hänvisas till hjälpfunktionen F1 i fältet. Vill ni ha en förklaring rörande standardfält går det att få fram genom att röra med musen över namnet på fältet. Då kommer en liten ruta upp med en kortare förklaring över fältets funktion. Dokumentet är uppbyggt enligt principen hur du hittar funktionen i systemet och sedan hur själva funktionen används. OBS! Hur du hittar funktionen är endast ett av flera sätt. Ofta finns det i systemet flera ingångar till samma sak. Om det under rubriken Hitta funktionen står angivet Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Kontoplan så är det navigeringen i menyraden till vänster som avses. Du börjar då med att trycka på knappen Avdelningar i menyn. Sedan trycker du på Ekonomihantering 3

4 När du klickar på Ekonomihantering öppnas underliggande menypunkter Klicka på Redovisning 4

5 Sist klickar du på alternativet Kontoplan för att öppna själva kontoplanen. 5

6 1.1 Sökfunktion I Dynamics NAV 2017 finns en sökfunktion som med fördel kan användas för att hitta funktioner. Längst upp till höger finns ett sökfönster. När ni börjar skriva i fönstret föreslår systemet träffar efterhand som du skriver. 6

7 Registerunderhåll 2.1 Kundregister Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och marknadsföring Försäljning Kunder Använda funktionen Lägg upp nya kunder genom att trycka på knappen Ny (Ctrl+N) eller trycka på symbolen ny uppe i menyfliken. Då får du upp ett fönster där du får välja vilken mall du vill använda. I standard finns det tre stycken olika mallar. Vill du inte använda någon mall trycker du på avbryt så dyker det upp ett tomt kundkort. 7

8 Skulle du vilja ändra befintlig mall eller lägga upp en ny, gör du det genom att trycka på fliken åtgärder och där välja nytt eller redigera. 8

9 Då får du upp ett fönster där det går att ställa in vissa av de fälten som finns på kundkortet och som ni vill ska ingå i mallen. Här kan du också välja om mallen ska vara aktiverad eller inte. Väljer du att bocka ur aktiverad-rutan kommer mallen inte att synas när du trycker på ny kundknappen. Här går det även ställa in dimensioner i mallarna. Om du väljer en mall och trycker på OK dyker ett kundkort upp med de inställningarna som mallen har. Trycker du på avbryt dyker ett tomt kundkort upp som ni manuellt sedan kan fylla i. 9

10 Fältförklaring fliken Allmänt: Nr Namn Konc.int partnerkod Kreditlimit (BVA) Spärrad Säljarkod Dokumentutskicksprofil Språkkod Organisationsnr. Om nr-serie med automatisk tilldelning skapats erhålls ett nr när man trycker Enter. Om inte automatiskt nr tilldelas så anger du själv önskat nr och trycker Enter. Kundens namn En kod för om kunden ingår i koncernen Här går det att sätta en gräns för hur mycket kredit ni vill att kunden max ska få ha innan systemet varnar. Här kan du välja mellan alternativen: Leverera Fakturera Alla Om du väljer Leverera så stoppas alla leveranser till kunden och väljer du Fakturera så kan du inte skicka fakturor till kunden. Vid valet Alla kan du inte göra någonting på kunden. Lämnas fältet blankt finns inga begränsningar. Här kan du välja den standardsäljaren som är ansvarig för kunden. Fältet är frivilligt. Här går att ställa in hur ni vill skicka ut dokument till kunden. Via skrivare, E-post eller elektroniskt dokument. Anger vilket språk kunden har. Kundens organisationsnummer Fältförklaring fliken Adress och kontakt: Adress Postnr. Ort Lands-/regionkod Kod för primärkontakt Kontaktnamn Kundens adress Kundens postnummer Kundens orttillhörighet Kundens land eller regionstillhörighet Anger kundens primära kontakt Anger namnet på den kontakt som du brukar ha hos kunden 10

11 Fältförklaring fliken Fakturering: Faktureringskund. Momsregistreringsnr. GLN Gen. Rörelsebokföringsmall. Moms rörelsebokföringsmall Kundbokföringsmall Valutakod Kund prisgrupp Tillåt radrabatt Om fakturan skall skickas till någon annan kund så anges det kundnr som fakturan skall gå till i detta fält. På utländska fakturor skall ett momsregistreringsnr alltid finnas angivet. För svenska kunder kan fältet användas som information. Används för att registrera kunden vid utskick av elektroniska dokument. Denna kod styr vissa konteringar till redovisningen via bokföringsinställningar. Fältet måste alltid vara ifyllt och det är viktigt att du väljer rätt kod. Nationell = Kunder inom Sverige Export = Kunder i exportland. EU = Kunder i EU Denna kod styr momsberäkningar via momsinställningar. Fältet måste alltid vara ifyllt och det är viktigt att du väljer rätt kod. Nationell = Kunder inom Sverige Export = Kunder i exportland EU = Kunder inom EU Denna kod styr hur du konterar kundfordringarna i kontoplanen. Oftast har du bara ett alternativ, men det förekommer att man vill boka koncerninterna kundfordringar eller utländska fordringar på ett eget konto. Anger vilken valuta som kunden handlar med Anger om kunden tillhör någon speciell prisgrupp som kan ha andra priser satta på gruppen i prislistan Är denna i bockad gäller de rabatter som finns i prislistan 11

12 Fältförklaring fliken Betalning: Förskottsbetalning % Avräkningsmetod Partnertyp Betalningsvillkorskod Betalningspåminnelsekod Räntevillkorskod Anger en procentsats som kunden måste betala I förskott på alla sina orders. Anger hur du kopplar betalningar till transaktioner för denna kund Anger för autogirobetalningar och om kunden som betalningen gäller är en person eller ett företag. Välj det betalningsvillkor som kunden skall ha som standard för sina fakturor. Om det skall vara möjligt att skicka påminnelser till kunden måste en kod anges. Välj den kod som du önskar för kunden. Om det skall vara möjligt att skicka räntefakturor till kunden måste en kod anges. Välj den kod som du önskar för kunden. Fältförklaring fältet Leverans: Lagerställekod Samlingsfakturering Anger vilket ställe på lagret som kunden i standard får sina varor ifrån. Kundens möjlighet till att få sina varor baseras på hur mycket varor det finns på lagerplatsen som koden refererar till. Anger om olika order som levereras till kunden kan faktureras på samma faktura. 12

13 Reservera Leveranstyp Kod Speditör Speditörtjänst Leveranstid Anger om artiklar ska reserveras för kunden. Valen är alltid, valfri och aldrig. Anger om det går att dela upp leveranserna av artiklar ut till kunden. Finns delvis och fullständig som alternativ. Anger vilka villkor som ska gälla när artiklarna levereras ut till kunden. Anger vilket leveransföretag som används för leverans av kundens artiklar. Anger koden för den speditör som kunden använder Anger hur lång tid det tar för varorna att åka från dist.lagret och komma till kunden. 2.2 Betalningsvillkor Betalningsvillkoren är gemensamma för kunder och leverantörer. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Betalningsvillkor Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa ett nytt betalningsvillkor. 13

14 Fältförklaring: Kod Förfallodatumformel Kassarabatt Rabatt % Beräkna kassarabatt i kr. nota Beskrivning Ange den kod som du vill använda för villkoret. Här kan du skriva in en formel som talar om för programmet hur beräkning av förfallodatum ska göras när du t.ex. skapar en faktura. Formeln för förfallodatum kan innehålla maximalt 20 tecken, både siffror och det slags bokstäver som programmet känner igen som förkortningar för tidsangivelser. Exempel på datumformler: LV Löpande vecka LM LM+10D 10D D10 2V VD4 Löpande månad Löpande månad + 10 dagar 10 dagar från datum Den tionde dagen i varje månad Två veckor från datum Den nästa fjärde dagen i en vecka (torsdag) Om betalningsvillkoret innebär att kunden får kassarabatt om betalning sker inom ett visst antal dagar så anges datumformeln för det här. T ex. 10D om kunden skall få kassarabatt om betalning görs inom 10 dagar istället för ordinarie villkor. Ange den rabattsats som skall gälla om villkoret har en kassarabatt. En markering i det här fältet anger att kassarabatt beräknas på kreditnotor med de här betalningsvillkoren. Kassarabatten beräknas automatiskt när du skapar en kreditnota till den kunden eller leverantören. När du bokför en kreditnota beräknas det möjliga kassarabattsbeloppet när du gör bokföringen. Ange betalningsvillkorets beskrivning i fältet. 2.3 Betalningssätt Betalningssätt används för att indikera vilket sätt som kunden använder för sina betalningar till dig. en är användbar för fakturor som är kopplade till t ex autogiro eller kontantfakturor. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Betalningssätt Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa ett nytt Betalningssätt I tabellen lägger du in de Betalningssätt som ni önskar använda. 14

15 Fältförklaring: Kod Beskrivning Motkontotyp Motkonto Betalningshanterare Autogiro Betalningsvillkorskod för autogiro Definition för bet.exportrad Bet.typ för bankdatakonvertering Ange den kod som du vill använda för betalningssättet. Ange önskad beskrivning Här kan du välja mellan alternativen Redv.konto eller Bankkonto Om du väljer Motkontotyp redov.konto så anger du det Konto i kontoplanen som skall motbokas och om du har valt Bankkonto i fältet Motkontotyp så anger du vilket bankkonto som skall användas. Definierar ett betalningssätt. Viktigt här är att Motkontotyp står på bankkonto. Till exempel skapas ett betalsätt för kreditkort om du väljer metoden Dynamics Online. Anger om betalningsmetoden används för autogiroinsamling. Anger de betalningsvillkor som används för autogiroinsamlingen. Gäller det autogiroinsamling måste betalningsvillkor visa att kunden inte aktivt behöver utgöra betalningen. Anger datautbytesdefinitionen i ramverket för datautbyte som används för att exportera betalningar. Hjälper till att konvertera en bankutdragsfil så att den går att importera i Microsoft Dynamics NAV och på samma sätt konvertera om betalningsinformation så att den går att exportera till banken. Om motkonto anges innebär det att posten i kund- eller leverantörsreskontran kommer att motbokas automatiskt mot det konto eller bankkonto som angivits. Någon reskontraskuld kommer ej att uppstå. 2.4 Kundprisgrupper Kundprisgrupper används för att definiera olika prislistor mot kunden. Kunderna kan delas in i olika prisgrupper. Till prisgruppen kan man sedan koppla priser som skall gälla för samtliga kunder kopplade till den aktuella prisgruppen. 15

16 Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Kundprisgrupper Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa en ny kundprisgrupp I tabellen lägger du upp valfritt antal prisgrupper. Fältförklaring: Kod Beskrivning Tillåt radrabatt Beräkna fakturarabatt Pris inklusive moms Ange den kod som du vill använda för prisgruppen. Ange den beskrivning prisgruppen skall ha. Om detta fält markeras innebär det att radrabatt får beräknas om sådan finns för kunden. Om detta fält markeras innebär det att fakturarabatt får beräknas på det angivna priset om fakturarabatt tillämpas på kunden. Om detta fält markeras är priserna i prisgruppen inklusive moms. Markeras denna ruta måste också koden för momsrörelsebokföringsmallen för kunderna anges i fältet Moms rörelsebokf.mall prisgr. 16

17 Moms rörelsebokf.mall prisgr. Anger koden för den momsrörelsebokföringsmall som ska tillämpas för den angivna kundgruppen. Används den här rutan måste rutan i Pris inklusive moms vara ifylld. Lägga upp kundpriser: För att koppla priser till kundprisgruppen ställer du markören på den raden du vill registrera priser för och trycker på fliken Analysera Förs.priser. Registrera in de artiklar och sätt de villkor och priser som skall gälla för kundgruppen. Fältförklaring: Förs.typ Förs.kod Artikelnr Enhetskod Minimiantal A-pris Startdatum Kundprisgrupp anges automatiskt Sätt samma kod som i fältet Förs.kodfilter i huvudet. När du valt koden på första raden sätter systemet den koden på nästa rad automatiskt. Ange det artikelnummer som skall prissättas Om fältet lämnas blankt gäller priset oavsett enhet på ordern Ange ett antal som måste köpas för att priset skall gälla. Om inget anges kommer priset att gälla alla köp. Ange det pris som skall gälla för artikeln Om priset skall börja gälla ett speciellt datum anges det datumet. 17

18 Slutdatum Valutakod Om priset skall sluta gälla ett speciellt datum anges det datumet. Om priset anges i annan valuta än basvalutan så skall valutakod anges. 2.5 Kundrabattgrupp Kundrabattgrupper används för att knyta kunderna till en rabattgrupp. Rabatt kan sedan skapas för gruppen mot enskilda artiklar eller grupper av artiklar. Kundrabattgruppen kopplas till kunden på kundkortet. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Kundrabattgrupper Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa en kundrabattgrupp I tabellen lägger du upp valfritt antal rabattgrupper. Fältförklaring: Kod Beskrivning Ange den kod du vill använda för rabattgruppen Ange den beskrivning rabattgruppen skall ha 18

19 2.6 Artikelrabattgrupp Artikelrabattgrupper används för att knyta artiklarna till en rabattgrupp. Rabatt kan sedan skapas för gruppen mot enskilda kunder eller grupper av kunder. Artikelrabattgruppen kopplas till artikeln på artikelkortet. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning & Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Artikelrabattgrupp Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa en artikelrabattgrupp I tabellen lägger du upp valfritt antal rabattgrupper. Fältförklaring: Kod Beskrivning Ange den kod som du vill använda för rabattgruppen. Ange den beskrivning du önskar för gruppen. 19

20 2.7 Rabattunderhåll När du har lagt upp dina kundrabattgrupper och artikelrabattgrupper och kopplat dessa till kunderna och artiklarna kan du lägga upp rabattsatserna som skall gälla. Antingen väljer du att lägga upp priserna utifrån kundgrupperna eller utifrån artikelgrupperna. I exemplet nedan har vi utgått ifrån att priserna läggs in per Kundrabattgrupp. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Kundrabattgrupper Använda funktionen Ställ markören på den Kundrabattgrupp du vill lägga in rabatterna för och välj i menyfliken Analysera Förs. radrabatter. I huvudet sätts automatiskt filter på den Kundrabattgrupp som du stod på när fönstret öppnades. Lägg sedan in rabatterna på raderna enligt fältförklaringen. Fältförklaring: Förs.typ Förs.kod Radtyp Kod Enhetskod Minimiantal Blir Kundrabattgrupp automatiskt. Blir den kod du stod på när fönstret öppnades. Här kan du välja om du vill lägga rabatten mot en enskild artikel eller mot en hel artikelgrupp. Om du valt artikel anger du artikelnumret i detta fält och har du valt Artikelgrupp väljer du artikelgruppen här. Om rabatten endast skall gälla för en speciell enhet anger du den enheten. Lämnas fältet blankt kommer rabatten att gälla för alla enheter. Om rabatten är kopplad till att man köper ett visst antal av artikeln så anges minimiantalet som man måste köpa här. 20

21 Radrabatt Ange rabattsatsen i % Startdatum Om rabatten skall börja gälla ett speciellt datum anges detta här. Slutdatum Om rabatten skall sluta att gälla ett speciellt datum anger du detta här. Valutakod Om rabatten ska gälla en annan valuta än basvalutan behövs en valutakod sättas. 2.8 Utleveransvillkor Obegränsat med utleveransvillkor kan läggas upp. Villkoren är gemensamma för kunderna och leverantörerna. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Utleveransvillkor Använda funktionen Lägg upp önskat antal koder och en beskrivning. 21

22 2.9 Speditörer Obegränsat antal med speditörer kan läggas upp. Till varje speditör kan du koppla ett antal olika speditörstjänster. Speditören och önskad tjänst kan knytas till kunden på kundkortet men kan även anges på ordern. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Speditörer Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa en speditör Fältförklaring: Kod Namn Internet-adress Ange en lämplig kod för din speditör Ange speditörens namn Om speditören erbjuder tjänsten att kunna spåra gods via Internet så anger du denna www-adress. För att koppla tjänster till speditörerna ställer du markören på den speditör du vill ändra och trycker på knappen Speditörstjänster under analyserafliken i menyraden. 22

23 Fältförklaring: Kod Beskrivning Leveranstid Baskalenderkod Anpassad kalender Ange en lämplig kod för tjänsten Ange en lämplig beskrivning för tjänsten Ange den ledtid som tjänsten är knuten till Anger en kod för en baskalender som kan tilldelas en speditör. I en baskalender kan du ställa in vilka dagar som anses som arbetsdagar och vilka som ej gör det. I grunden är alla lördagar och söndagar arbetsfria dagar. Här ser du om speditören har en anpassad kalender. Det är även här som du enklast kan ändra i baskalendern. För att göra det måste det finnas en baskalenderkod Säljare Obegränsat med säljare kan läggas in i Navision. Tabellen delas mellan säljare och inköpare. Hitta funktionen Avdelningar 23

24 Försäljning och Marknadsföring Försäljning Inställningar Säljare Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa en ny säljare Fältförklaring: Kod Namn Provision % Telefonnr Ange en lämplig kod för säljaren Skriv in säljaren/inköparens namn Om säljaren skall erhålla provision på sin försäljning kan provisionssatsen anges här. Ange säljarens/inköparens telefonnr om behov finns. 24

25 Dagliga rutiner 3.1 Försäljningsofferter Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Försäljningsofferter Använda funktionen För att skapa en ny offert, klicka på Ny Tryck på Enter för att få nästa offertnummer eller välj den kunden du vill skicka offerten till och tryck Enter. Då skapas också nästa offertnummer upp automatiskt. 25

26 Fältförklaring fliken Allmänt: Nr Kund Adress Förs. Ort Kontaktnr Orderdatum Dokumentdatum Förfallodatum Begärt leveransdatum Säljarkod Kampanjnr Affärsmöjlighetsnr Status Erhålls med automatik när man väljer kund i fältet Förs.kundnr och trycker Enter. Välj den kund du önskar registrera en faktura för genom att trycka F4 och välja i listan eller skriv in kundens kundnr. Adressen där kunden befinner sig. Orten där kunden befinner sig. Är den kontakt som försäljningsdokumenten ska skickas till. Dagens datum erhålls automatiskt, men du kan ändra det vid behov. Det är även detta datum som valutakursen gäller för när offerten har priser i utländsk valuta. Ange det datum som du vill skall stå på offertutskriften. Detta datum styr också förfallodatum på offerten. Anger när fakturan senast ska vara betald. Beräknas utifrån dokumentdatum och betalningsvillkor. Det är datumet då kunden har bett om att få ordern utlevererad. Lämnas rutan blank, beräknas och infogas tidigast möjliga datumet. Ange den person som skall stå som er referens på offerten. Här anges numret på det kampanj som dokumentet är kopplat till. Anger numret på den affärsmöjlighet som försäljningsofferten har tilldelats. Anger vilken status som dokumentet har. Den kan tilldelas följande statusar: Öppen: Du kan göra ändringar i dokumentet. Släppt: Dokumentet är släppt till nästa behandlingsetapp. Innebär att du inte kan göra ändringar gällande rader av typen Artikel och anläggningstillgång. Dokumentet går att öppna igen om du vill göra ändringar. Väntar på godkännande: Dokumentet väntar på att godkännas. 26

27 Väntar på förskottsbetalning: En förskottsfaktura har bokförts för dokumentet. Fältförklaring fliken Fakturadetaljer: Valutakod Utleveransdatum Priser inkl. moms Moms rörelsebokföringsmall Betalningsvillkorskod Betalningssätt Betalningstjänst Avdelning Kod Projekt Kod Kassarabatt % Kassarabattsdatum Lagerställekod Anger vilken valuta som beloppen på offerten står i. Lämnas den blank är beloppen i basvalutan. Anger vilket datum som du förväntas att leverera artiklarna till kunden. Ange om priset på raden ska anges med eller utan moms. Anger vilken momsbokföringsmall som ska användas för de transaktioner som kopplas till kunden. Hämtas från kundregistret, men kan ändras om det skulle vara fel. Anger hur betalningar för dokumentet måste levereras. Kan vara till exempel banköverföring eller check. Normalt tas betalningssätt från kundkortet. Här ges det möjlighet för kunden att betala offerten med sitt Pay Pal konto. Om du vill koppla dimension 1 till din faktura anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din faktura skall du ange koden här. Anger hur många procents rabatt kunden får om den betalar före det datumet som anges i fältet Kassarabattsdatum. Betal kunden före det datum som står här får kunden den rabattprocent som står i fältet Kassarabatt. Anger från vilket lagerställe som artiklarna till kunden ska levereras ifrån som standard. Fältförklaring fliken leverans och fakturering: 27

28 Leverans Kod Representant Service Godsupplysningar Faktureras Namn Adress Anger till vilken adress som artiklarna ska levereras. Som default är den inställd på samma adress som försäljningsadressen. Andra val är: Alternate Shipping Adress som innebär att artiklarna kan skickas till en alternativ adress som finns upplagd på kunden. Custom Adress som innebär att en valfri adress kan fyllas i fälten som kommer fram om du väljer det alternativet. Anger hur artiklarna ska levereras till kunden. Anger vilken speditör som ska leverera ut artiklarna till kunden. Anger vilken speditörstjänst som leveransen har. Anger speditörens godsnummer. Anger vilken som ska ha fakturan. Finns att välja på: Default(Customer) som innebär samma som på försäljningsfakturan. Another Customer som innebär att du kan välja från kundlistan till vilken kund som fakturan ska skickas till. Namnet på kunden som ska få fakturan. Adressen dit fakturan ska skickas. Fältförklaring fliken Utlandshandel: EU trepartshandel EU transaktionsspecifikation Transportsätt Utförselplats Område Anger om försäljningsdokumentet ingår i trepartshandel. Trepartshandel förekommer när artiklarna levereras till ett EUland/region men fakturan skickas till ett annat EU-land/region. Anger en kod för försäljningsdokumentet som används till INTRASTAT. Anger transportsättet för inrapportering till intrastat. Anger utförselplatsen från vilket du levererar artiklarna ut ur landet för inrapportering av intrastat. Anger området i kundens adress för inrapportering till intrastat. När alla uppgifter i offertens huvud är ifyllda kan du fortsätta till raderna. 28

29 Fältförklaring rader: Infoga extratexter Dimensioner Rad er Ny Sök Filter Rensa filter Ger en utökad information av försäljningsdokumentet om du ställt in det på den artikeln på raden som du står på. Visar dimensioner Fliken rad innehåller flera olika valmöjligheter om hur du kan hantera dina artiklar på raderna. Artikeldisp. per: Här kan du se artikeldispositionen per utställning, period, Variant, Lagerställe eller Strukturnivå Välj artikelersättning: Visar om en artikel är ersatt av en annan. Kommentarer: Här kan du ange en kommentar om till ex. kunden. Art.omkost.fördelning: Kan här se och ändra omkostnadsfördelningen för artiklarna. Artikelspårningsrader: Här kan du se och lägga till artikelspårningsnr på artiklarna. Ej lagerförda artiklar: Kan se vilka artiklar som inte är lagerförda. Montering mot kundorder: Om artikeln är en monteringsartikel kan man se och ändra den här. Här finns funktioner som ka användas för artiklarna på raderna. Här kan du hämta pris, radrabatter, expandera om det handlar om strukturartiklar. Här kan du infoga en ny artikelrad Här ka du söka för att hitta specifika rader Här kan du filtrera på radnivå för att hitta eller visa ett urval av artiklarna. Här kan du ta bort satta filter. Fältförklaring offertrader: 29

30 Typ Nr Beskrivning Lagerställekod Antal Enhetskod A-pris exkl. Moms Radbelopp exkl. Moms Radrabatt % Välj mellan alternativen Redov.konto, artikel, resurs etc. för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Ange ditt kontonr, artikelnr, resursnr etc. När du gör ditt val hämtas beskrivningen från kontoplanen, artikeln eller resursen in. Ändra beskrivningen till önskad text på offerten. Anger vilket lagerställe som artiklarna ligger på. Ange antalet. Enhet kan användas om du vill förtydliga för kunden att det gäller timmar, styck etc. Det är naturligtvis inte nödvändigt. Anger styckpriset för artikeln på raden Räknas fram genom antal * A-pris exkl. Moms Radrabatt. Anger hur många % rabatt som ligger på raden. När du har registrerat alla rader är den klar för att skickas till kund. Detta görs under åtgärder i menyfliken och sedan skriv ut. Vill du skriva ut den klicka på skriv ut knappen. Under denna knapp finns också möjlighet att spara som PDF eller exportera till Word/Excel. 3.2 Försäljningsavropsorder En försäljningsavropsorder används för att hantera en i förväg avtalad försäljningsvolym. Syftet är att hålla reda på hur mycket man levererat enligt avtalet. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Förs. Avropsorder Använda funktionen För att skapa en ny avropsorder trycker du Ny uppe i menyfliken. 30

31 När du kommer in på avropsorderkortet kan du antingen trycka Enter eller välja vilken kund du vill skapa avropsordern för och trycka Enter för att få fram ett Nr. När du valt kunden fylls informationen om kunden från kundkortet i automatiskt. Informationen i huvudet fylls i på samma sätt som för en offert. På raderna lägger du in den eller de artiklar som avropet avser. Skapa order från avrop: När en kund avropar en produkt går du in på avropsordern och skapar en avropsorder istället för att manuellt registrera en vanlig order. Börja med att ange antalet som kunden avropar i fältet Ant. att utleverera på raden och tryck sedan på knappen Skapa order i åtgärdsfönstret. I detta exempel har kunden lagt ett avrop på 100 st. och avropar första gången 25 st. 31

32 Besvara frågan med Ja. När ordern är skapad bekräftas vilket nummer ordern fick. När ordern med 25 stycken utlevereras uppdateras avropsordern med utleveransen. 32

33 Kvar att utleverera är nu 75 stycken och på raden kan du se att 25 stycken redan är utlevererade. 3.3 Konvertera en offert till en order eller faktura Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderberarbetning Försäljningsofferter Använda funktionen Börja med att söka upp den offert som du vill skapa en order/faktura för. Välj sedan knappen Skapa order eller Skapa faktura i startfliken. Du får nu frågan om du vill konvertera en order av offerten. Gå vidare genom att besvara frågan med Ja. Du erhåller nu ett meddelande som talar om vilket nummer som den nya ordern/fakturan fick. 33

34 Trycker du Ja kommer du direkt till ordern/fakturan och väljer du Nej kommer du tillbaka till listan för försäljningsofferter. Ordern/fakturan är ändå skapad. 3.4 Versionshantering av offert/order En offert eller order kan versionshanteras. Versionshanteringen kan ske i samband med att du skriver ut den eller genom en manuell handling. I huvudet på en offert eller en order framgår det om det finns några arkiverade versioner. När du registrerar ett nytt dokument har den alltid värdet noll. 34

35 Arkiveringen kan också ske manuellt utan att utskrift behöver göras. Gå in under Åtgärder eller Start i Menyfliken och sedan trycka på Arkivera dokument. När du väljer detta alternativ så får du följande fråga: Besvara frågan med Ja om du vill skapa en arkivkopia. När arkiveringen är klar får du ett meddelande om detta. I huvudet på offerten/ordern kan du nu se att en arkivering har gjorts. 35

36 Genom att klicka på siffran i fältet så kan du se arkiveringarna. Vill du gå vidare och titta på hur arkivkopian ser ut klickar du på Analysera i menyfliken och sedan Kort. 36

37 3.5 Förs.order Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Förs.order Använda funktionen För att skapa en ny försäljningsorder klicka på Ny 37

38 Skulle den kunden som väljs ha överskridit sin kreditlimit kommer det upp ett meddelande ovanför allmänt fliken som i bilden här under. Detta är bara ett meddelande och det går att fortsätta med ordern om du vill. Dessa typer av meddelande får du på flera ställen i systemet men de är möjliga att ta bort. Sökvägen dit är: Avdelningar->Administration->Programinställningar->Rollbaserad klient->mina meddelande Om du bockar ur Aktiveradrutan får du inte dessa meddelande. T.ex. får du ett meddelande om du lämnar en order utan att bokföra den vilket du kanske inte alltid vill. 38

39 Fältförklaring fliken Allmänt: Nr Kund Kontakt Godsmärke Bokföringsdatum Orderdatum Förfallodatum Begärt leveransdatum Externt dokumentnr Status Erhålls med automatik när man trycker Enter i fältet. Välj den kund du önskar registrera en order för genom att trycka F4 och välja i listan eller skriv in kundens kundnr. Namnet på kontaktpersonen i hos kunden Ange ev. godsmärkning som kunden önskar. Anger det datum då försäljningsdokumentet ska bokföras. I standard anges dagens datum. Anger arbetsdatum då ordern gjordes. Används vid försäljning i utländsk valuta då valutakursen går efter detta datum. Arbetsdatum är standard men går att ändra. Anger när ordern senast ska vara betald Det datum då kunden vil ha ordern levererad. Du har möjlighet att ange ett märke för ordern. Värdet i detta fält är sedan sökbart via analysfunktionen. Exempel på värde är kundens märkning. Anger vilken status ordern har. Kan vara öppen, släppt, väntar på godkännande och väntar på förskottsbetalning. Fältförklaring fliken Fakturadetaljer: Valutakod Utleveransdatum Priser inkl. moms Moms Rörelsebokföringsmall Betalningsvillkorskod Betalningstjänst EU transaktionstyp Avdelning kod Projekt kod Kassarabatt % Medgivande-ID för autogiro Anger vilken valuta som beloppen på offerten står i. Lämnas den blank är beloppen i basvalutan. Anger vilket datum som du förväntas att leverera artiklarna till kunden. Ange om priset på raden ska anges med eller utan moms. Anger vilken momsbokföringsmall som ska användas för de transaktioner som kopplas till kunden. Hämtas från kundregistret, men kan ändras om det skulle vara fel. Här ges det möjlighet för kunden att betala ordern med sitt Pay Pal konto. Anger den transaktionstyp som försäljningsordern representerar för inrapportering av intrastat. Om du vill koppla dimension 1 till din faktura anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din faktura anger du koden här. Anger hur många procent rabatt som kunden får om de betalar före datumet som står i kassarabattdatumet. Anger autogiromedgivandet som kunden har signerat för att tillåta autogiro. 39

40 Lagerställekod Anger från vilket lagerställe som artiklarna till kunden ska levereras ifrån som standard. Fältförklaring fliken Leverans och fakturering: Leverans Kod Speditör Speditörtjänst Godsupplysningsnr Faktureras Anger till vilken adress som artiklarna ska levereras. Som default är den inställd på samma adress som försäljningsadressen. Andra val är: Alternate Shipping Adress som innebär att artiklarna kan skickas till en alternativ adress som finns upplagd på kunden. Custom Adress som innebär att en valfri adress kan fyllas i fälten som kommer fram om du väljer det alternativet. Anger hur artiklarna ska levereras till kunden. Anger vilken speditör som ska leverera ut artiklarna till kunden. Anger vilken speditörstjänst som leveransen har. Anger speditörens godsnummer. Anger vilken som ska ha fakturan. Finns att välja på: Default(Customer) som innebär samma som på försäljningsfakturan. Another Customer som innebär att du kan välja från kundlistan till vilken kund som fakturan ska skickas till. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fliken Utlandshandel används till stor del för rapportering till INTRASTAT. EU trepartshandel EU transaktionsspecifikation Transportsätt Utförselplats Anger om försäljningsdokumentet ingår i trepartshandel. Trepartshandel förekommer när artiklarna levereras till ett EUland/region men fakturan skickas till ett annat EU-land/region. Anger en kod för försäljningsdokumentet som används till INTRASTAT. Anger transportsättet för inrapportering till INTRASTAT. Anger utförselplatsen från vilket du levererar artiklarna ut ur landet för inrapportering av INTRASTAT. 40

41 Område Anger området i kundens adress för inrapportering till INTRASTAT. Fältförklaring fliken Förskottsbetalning: Förskottsbetalning % Komprimera förskottsbetalning Betalningsvillkorskod för förskottsbetalning Förfallodatum för förskottsbet Kassarabatter i % för förskottsbetalning Betalningsrabattdatum för förskottsbetalning Anger hur många procent rabatt kunden ska få om de betalar i förskott. Denna gäller för alla rader i försäljningsordern. Anger om förskottsbetalningar ska kombineras på försäljningsordern. Detta kan göras om de har samma redovisningskonton för förskottsbetalningar eller har samma dimensioner. Anger en kod som motsvarar villkoren för förskottsbetalningar för ordern. Som standard hämtas koden automatiskt från fältet Betalningsvillkorskod i försäljningshuvudet men kan ändras. Anger när förskottsfakturan för ordern förfaller. Beräknas och fylls i automatiskt. Anger den procentsats som kunden får om den betalar innan det datum som står i fältet Betalningsrabattdatum för förskottsbetalning. Betalar kunden innan detta datum får den rabattprocentsatsen som står i fältet Kassarabatter i % för förskottsbetalning. När all information är ifylld i huvudet går du vidare och registrerar raderna. Fältförklaring Orderrader: Typ Välj mellan alternativen Redov.konto, Artikel, Resurs etc. för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. 41

42 Nr Beskrivning Antal Enhetskod Lagerställekod A-pris exkl. Moms Radbelopp exkl. Moms Radrabatt% Ange ditt kontonr, artikelnr, resursnr etc. När du väljer ett konto hämtas beskrivningen från kontoplanen, artikeln eller resursen in. Ändra beskrivningen till önskad text på fakturan. Ange antalet Enhet kan användas om du vill förtydliga för kunden att det gäller timmar, styck etc. Det är naturligtvis inte nödvändigt. Anger en kod för det lagerställe som varorna på ordern ska tas ifrån. Anger beloppet för hur mycket en artikel på raden kostar. Räknas fram genom antal * A-pris exkl. Moms. Anger hur mycket rabatt det är på raden i procent. När du har registrerat alla rader och är klar med ordern släpper du ordern genom att trycka på Släpp i menyfliken (Ctrl+F9). Skriv sedan ut orderbekräftelse om sådan skall skickas till kunden. Du ka välja Åtgärder i menyfliken och sedan Orderbekräftelse eller välja orderbekräftelse i Startfliken som i bilden här ovan. 3.6 Skapa inköpsfaktura från försäljningsordern Om du vill göra ett inköp på de artiklarna som finns i förs ordern kan du skapa upp en inköpsfaktura direkt från förs ordern. Detta gör du genom att gå in under åtgärdsfliken uppe i menyfliken och trycka på knappen Skapa inköpsfaktura. 42

43 När du trycker på knappen får du upp en ruta som undrar om du vill ha med alla rader eller valda rader. Trycker du sedan Ok får du upp leverantörslistan där en leverantör pekas ut. 43

44 När du valt leverantör och tryckt Ok skapas inköpsfakturan upp med den valda leverantören och de valda raderna. Därefter kan du bokföra båda dokumenten. 44

45 3.7 Utleverans av order När godset plockats samman är det dags att återrapportera ordern för att bekräfta uttaget av varor samt för att erhålla en följesedel att skicka med godset. Order utan avvikelser: Sök upp ordern enligt numret på plocksedeln. Om hela ordern är levererad och inga kompletteringar av frakter eller liknande skall göras klickar du på Bokför Order med avvikelser: Om en order skall dellevereras eller kompletteras med frakter måste en återrapportering på ordern ske innan du går vidare till att bokföra leveransen. På orderraderna finns det tre antalsfält: Antal = Det antal kunden har beställt Ant. Att utleverera = Det antal som systemet föreslår skall levereras ut (föreslår alltid full leverans) Utlevererat antal = Det antal som redan är utlevererat (om det är en restorder) Vid bokföring av leverans till kunden kommer det antal som står angivet i fältet Ant. att utleverera levereras ut ur lagret. Vill du inte att alla rader skall levereras ut med fullt antal måste du därför innan bokföringen ändra antalet till det som verkligen levereras. Om raden inte levererats alls så sätts värdet till 0 och har en delleverans skett så ändras antalet till rätt antal. I exemplet nedan är raderna bokförda där den första raden är restnoterad, d v s ingen leverans skett och den andra raden dellevererad med 1 st. istället för beställda 3 st. Skall frakt eller annan avgift läggas på görs det innan bokföringen. Bokför utleverans: 45

46 För att bokföra leveransen, leverera ut ordern och öppna en ny order trycker du Shift+F9. Önskar du ingen ny order kan du istället trycka F9. Vill du även skicka dokumentet till kunden samtidigt som du bokför ordern kan du uppe i menyfliken under Start trycka på bokför och skicka. Då får du upp kundens utskicksprofil där du kan välja hur du vill skicka dokumentet. Som default ligger det sätt som du valt på kundkortet. I utleveransögonblicket kan du välja om ordern endast skall levereras eller både levereras och faktureras. Om du endast vill leverera väljer du det första alternativet och vill du göra både och väljer du alternativet Leverera och fakturera. 3.8 Fakturera order Om du vill fakturera en order som redan är levererad söker du upp den aktuella ordern och trycker Shift+F9 eller bara F9. Välj alternativet Fakturera och tryck sedan OK. 3.9 Faktura utan order Denna modell används om du inte har någon order registrerad för det som skall faktureras. Då skapar man en manuell faktura. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Försäljningsfakturor Använda funktionen 46

47 För att skapa en ny faktura, klicka på Ny Fältförklaring fliken Allmänt: Ser i stort sett likadan ut som kortet på försäljningsorder. Nr Kund Kontakt Godsmärke Bokföringsdatum Förfallodatum Status Erhålls med automatik när man trycker Enter i fältet. Välj den kund du önskar registrera en order för genom att trycka F4 och välja i listan eller skriv in kundens kundnr. Namnet på kontaktpersonen i hos kunden Ange ev. godsmärkning som kunden önskar. Anger det datum då försäljningsdokumentet ska bokföras. I standard anges dagens datum. Anger när ordern senast ska vara betald Anger vilken status ordern har. Kan vara öppen, släppt, väntar på godkännande och väntar på förskottsbetalning. Fältförklaring fliken Faktureradetaljer: Ser i stort sett likadan ut som kortet på försäljningsorder. 47

48 Valutakod Utleveransdatum Priser inkl. moms Moms Rörelsebokföringsmall Betalningsvillkorskod Betalningstjänst EU transaktionstyp Avdelning kod Projekt kod Kassarabatt % Medgivande-ID för autogiro Anger vilken valuta som beloppen på offerten står i. Lämnas den blank är beloppen i basvalutan. Anger vilket datum som du förväntas att leverera artiklarna till kunden. Ange om priset på raden ska anges med eller utan moms. Anger vilken momsbokföringsmall som ska användas för de transaktioner som kopplas till kunden. Hämtas från kundregistret, men kan ändras om det skulle vara fel. Här ges det möjlighet för kunden att betala fakturan med sitt Pay Pal konto. Anger den transaktionstyp som försäljningsordern representerar för inrapportering av intrastat. Om du vill koppla dimension 1 till din faktura anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din faktura anger du koden här. Anger hur många procent rabatt som kunden får om de betalar före datumet som står i kassarabattdatumet. Anger autogiromedgivandet som kunden har signerat för att tillåta autogiro. Fältförklaring fliken leverans och fakturering: Ser i stort sett likadan ut som kortet på försäljningsorder. Leverans Kod Speditör Speditörtjänst Godsupplysningsnr Faktureras Anger till vilken adress som artiklarna ska levereras. Som default är den inställd på samma adress som försäljningsadressen. Andra val är: Alternate Shipping Adress som innebär att artiklarna kan skickas till en alternativ adress som finns upplagd på kunden. Custom Adress som innebär att en valfri adress kan fyllas i fälten som kommer fram om du väljer det alternativet. Anger hur artiklarna ska levereras till kunden. Anger vilken speditör som ska leverera ut artiklarna till kunden. Anger vilken speditörstjänst som leveransen har. Anger speditörens godsnummer. Anger vilken som ska ha fakturan. Finns att välja på: Default(Customer) som innebär samma som på försäljningsfakturan. Another Customer som innebär att du kan välja från kundlistan till vilken kund som fakturan ska skickas till. 48

49 Fältförklaring fliken Utlandshandel: Ser i stort sett likadan ut som kortet på försäljningsorder. EU trepartshandel EU transaktionsspecifikation Transportsätt Utförselplats Område Anger om försäljningsdokumentet ingår i trepartshandel. Trepartshandel förekommer när artiklarna levereras till ett EUland/region men fakturan skickas till ett annat EU-land/region. Anger en kod för försäljningsdokumentet som används till INTRASTAT. Anger transportsättet för inrapportering till INTASTAT Anger utförselplatsen från vilket du levererar artiklarna ut ur landet för inrapportering av INTRASTAT. Anger området i kundens adress för inrapportering till INTRASTAT. När all information är ifylld i huvudet går du vidare och registrerar raderna. Fältförklaring fakturarader: Ser i stort sett likadan ut som kortet på försäljningsorder. Typ Nr Beskrivning Antal Enhetskod A-pris exkl. Moms Radrabatt% Radbelopp exkl. Moms Välj mellan alternativen Redov.konto, Artikel, Resurs etc. för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Ange ditt kontonr, artikelnr, resursnr etc. När du väljer ett konto hämtas beskrivningen från kontoplanen, artikeln eller resursen in. Ändra beskrivningen till önskad text på fakturan. Ange antalet Enhet kan användas om man vill för att förtydliga för kunden att det gäller timmar, styck etc. Det är naturligtvis inte nödvändigt. Ange det belopp du vill fakturera kunden. Anger hur mycket rabatt som det ligger på raden i procent Räknas fram genom antal * A-pris exkl. Moms. 49

50 När du har registrerat alla rader och är klar med fakturan bokför du med F9. Alternativt trycker du Shift + F9 så bokförs fakturan och det öppnas en ny försäljningsfaktura. Vill du skriva ut den samtidigt som du bokför får du gå upp i menyfliken och trycka på bokför och skicka och sedan välja hur du vill skicka ut dokumentet till kunden Rätta bokförd försäljningsfaktura Har du bokförd en försäljningsfaktura som blev fel finns det en knapp under startfliken uppe i menyraden som återför den bokförda fakturan och skapar upp en ny som du kan göra dina förändringar i. Denna knappen heter korrigera. När du trycker på korrigera får du ett meddelande om du vill annullera fakturan och skapa upp en ny. Trycker du på Ja får du upp den nya fakturan som du kan göra dina ändringar i och sedan bokföra den igen. Den annullerade fakturan finns kvar bland bokförda försäljningsfakturor men är nollad och har fått en markering om att den är annullerad. 50

51 3.11 Försäljningskreditnota Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Försäljningskreditnotor Använda funktionen För att skapa en ny kreditnota, klicka på Ny 51

52 Fältförklaring fliken Allmänt: Är i stort sätt samma som korten försäljningsorder och försäljningsfaktura. Nr Kund Kontakt Godsmärke Bokföringsdatum Förfallodatum Status Källfakt. Nr Källfakt. Moms Källfakt. Totalt Erhålls med automatik när man trycker Enter i fältet. Välj den kund du önskar registrera en order för genom att trycka F4 och välja i listan eller skriv in kundens kundnr. Namnet på kontaktpersonen i hos kunden Ange ev. godsmärkning som kunden önskar. Anger det datum då försäljningsdokumentet ska bokföras. I standard anges dagens datum. Anger när ordern senast ska vara betald Anger vilken status ordern har. Kan vara öppen, släppt, väntar på godkännande och väntar på förskottsbetalning. Anger den ursprungliga fakturan. Anger du ett dokument i fältet källfakt. totalt beräknas källfakt. nr och källfakt. moms automatiskt. Anger momsbeloppet för ursprungsfakturan Anger totalbeloppet för ursprungsfakturan Fältförklaring fliken Kreditnotainformation: Är i stort sätt samma som korten försäljningsorder och försäljningsfaktura. Valutakod Utleveransdatum Priser inkl. moms Moms Rörelsebokföringsmall Betalningsvillkorskod EU transaktionstyp Avdelning kod Projekt kod Kassarabatt % Anger vilken valuta som beloppen på offerten står i. Lämnas den blank är beloppen i basvalutan. Anger vilket datum som du förväntas att leverera artiklarna till kunden. Ange om priset på raden ska anges med eller utan moms. Anger vilken momsbokföringsmall som ska användas för de transaktioner som kopplas till kunden. Hämtas från kundregistret, men kan ändras om det skulle vara fel. Anger den transaktionstyp som försäljningsordern representerar för inrapportering av intrastat. Om du vill koppla dimension 1 till din faktura anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din faktura anger du koden här. Anger hur många procent rabatt som kunden får om de betalar före datumet som står i kassarabattdatumet. 52

53 Fältförklaring fliken Fakturering: Är i stort sätt samma som korten försäljningsorder och försäljningsfaktura. Namn Kontakt Namnet på kunden som fakturan ska skickas till. Anger namnet på den kontaktperson hos kunden som kontakten bör via. Fältförklaring för fliken Utlandshandel: EU trepartshandel EU transaktionsspecifikation Transportsätt Utförelseplats Område Anger om kreditnotan ingår i en trepartshandel. Anger en kod för kreditnotans transaktionsspecifikation för inrapportering till INTRASTAT. Anger transportsättet för inrapportering för INTRASTAT. Anger utförselplatsen från vilket du levererar artiklarna ut från landet/regionen för inrapportering till INTRASTAT. Anger området i kundens adress för inrapportering till INTRASTAT. När all information är ifylld i huvudet går du vidare och registrerar raderna. 53

54 Fältförklaring kreditnotarader: Typ Nr Beskrivning Antal Enhet A-pris exkl. Moms Radbelopp exkl. Moms Avdelning kod Projekt kod Välj alternativet Redov.konto för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Används för rader med radtypen Redov. konto. Skriv in ditt kontonr i fältet eller välj i kontoplanen genom att trycka F4. När du väljer ett konto hämtas beskrivningen från kontoplanen in. Ändra beskrivningen till önskad text på kreditnotan. Ange antalet. OBS! Inga minustecken Enhet kan användas om du vill förtydliga för kunden att det gäller timmar, styck etc. Det är naturligtvis inte nödvändigt. Ange det belopp du vill kreditera kunden. OBS! Inga minustecken Räknas fram genom antal * A-pris exkl. Moms. Kopieras från kreditnotahuvud om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. Kopieras från kreditnotahuvudet om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. När du har registrerat alla rader och är klar med kreditnotan bokför du med F9. Alternativt trycker du Shift + F9 så både bokförs fakturan och skrivs ut Samlingsfakturering Om du vill slå samman fler order/leveranser till en faktura kan du använda dig av samlingsfakturering. För att samlingsfakturering skall vara möjlig måste kunden märkas med att samlingsfakturering skall göras. Markera fältet Samlingsfakturering på kundkortet. 54

55 Alla orders för kunden som skall samlingsfaktureras måste vara utlevererade. När utleveransen av ordnarna är klar så kan samlingsfaktureringen påbörjas. Hitta funktionen Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Samlingsfakturering Använda funktionen När du väljer att starta samlingsfaktureringen uppmanas du att göra ett antal val som beskrivs nedan. På alternativfliken gör du följande val: 55

56 Fältförklaring fliken Alternativ: Bokföringsdatum Dokumentdatum Beräkna fakturarabatt Bokför fakturor Det datum som du vill att bokföringen skall uppdateras med i faktureringen Det datum som du vill skall stå på fakturan. OBS! Detta datum påverkar förfallodatumet. Markera fältet om du tillämpar fakturarabatter och vill att de beräknas automatiskt. Är fältet Beräkna fakturarabatt markerat i fönstret Försäljningsinställningar beräknas beloppet alltid automatiskt. Markera fältet om du vill att systemet skall bokföra fakturorna direkt efter sammanslagningen. Om fältet lämnas blankt slås leveranserna ihop och sedan läggs de in under menyvalet faktura där de bokförs manuellt. 56

57 Endast standardbetalningsvillkor Kopiera textrader Markera rutan om du vill inkludera leveranser med standardbetalningsvillkor. Om du väljer alternativet måste du bokföra alla leveranser manuellt. Klickar du i detta fält kan du skriva in text manuellt på leveransraderna som sedan kopieras till fakturan. På fliken Försäljningsorder så kan du göra en avgränsning på att endast en viss kund skall samlingsfaktureras. Om inget filter anges kommer alla kunder som är märkta med samlingsfakturering och som har utlevererade order att slås samman till fakturor. På fliken Bokförd utleverans har du möjlighet att sätta avgränsning på att endast leveranser t.o.m. ett visst datum skall slås samman. Lämnas fältet tomt kommer ALLA utlevererade men ej fakturerade order att slås samman för kunden. 57

58 Om du valt att bokföra fakturorna och något problem uppstår i samband med faktureringen så får du ett felmeddelande som säger att inte alla fakturor bokfördes. Du måste då gå in under menyvalet Faktura och trycka F9 på varje faktura för att få reda på felmeddelandet, åtgärda felet och bokföra dem manuellt. Om samlingsfaktureringen går igenom utan fel får du ett meddelande om hur många fakturor som skapades. 58

59 När samlingsfaktureringen är klar skrivs fakturorna ut via Avdelningar Ekonomi Kundreskontra Dokument Förs.faktura. Sätt filter på Utskriven noll gånger, bokföringsdatum eller fakturanr. 59