DYNAMICS NAV 2017 ANVÄNDARMANUAL EKONOMI NAB SOLUTIONS. Stockholm Växjö Göteborg KUNGSBRO STRAND STOCKHOLM

Transkript

1 Stockholm Växjö Göteborg ANVÄNDARMANUAL DYNAMICS NAV 2017 EKONOMI NAB SOLUTIONS KUNGSBRO STRAND STOCKHOLM SÖDRA JÄRNVÄGSGATAN VÄXJÖ DROTTNINGGATAN GÖTEBORG NAB Solutions nabsolutions.se navsmart.se växel: Dynamics NAV 2017

2 Innehåll 1. Inköp Leverantörsregister Lägga till bankkontonr på leverantören Leverantörsfaktura/Inköpsfaktura Kontering av omkostnadsfaktura Skapa standardleverantörsinköpskoder Hämta återkommande inköpsrader Koppling av inköpsfaktura Kreditnota från leverantör Periodisering av leverantörsfaktura Parametersättning periodisering Betalningsförslag Manuella leverantörsbetalningar Ångra giro-journal Delbetalning Betalningskvittens via LB-rutin Återrapportering via fil Manuell betalningskvittens Kvitta debetfaktura mot kreditnota Stoppa betalningar Flytta fram förfallodatum Försäljning Kundregister Blankt bokföringsdatum Faktura Skapa artikel direkt från rader i försäljningsdokument Korrigera en bokförd faktura Försäljningskreditnota Annullera bokförd kreditnota Inbetalningar Kvitta faktura mot kreditnota

3 2.10 Överbetalningar Återbetalning Betalningspåminnelser Texter på påminnelsen Utskick av påminnelse Räntefakturering Redovisning Kontoplan Dimensioner Bankkonto Redovisningsjournal Budget SIE Analysera Kontouppställning Redovisningsrapporter Avstämning kund och leverantör Årsavslut Avslut av resultatkonton Anläggningstillgångar Avskrivningsregler Anläggningstillgångsregister Beräkna avskrivningar Bokför avskrivningen Övrigt Kopiera dokument Spärra bokföringsdatum Allmänna inställningar Användarinställningar

4 1. Inköp 1.1 Leverantörsregister Hitta funktionen: Avdelningar Inköp Planering Leverantörer Använda funktionen: För att lägga upp en ny leverantör, klicka på Ny. En ruta för att välja mall för leverantören öppnas. I exemplet nedan finns mallarna INRIKES, EU och UTRIKES. Välj antingen ett av de alternativen eller välj avbryt, då öppnas ett helt tomt leverantörskort. Obligatoriska fält att fylla i markeras med en röd asterix. 4

5 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Namn Spärrad Uppdateringsdatum Saldo (BVA) Saldo ankomstreg. (BVA) Förfallet saldo (BVA) Dokumentutskicksprofil Söknamn Inköparkod Ansvarsenhet Organisationsnr Funktion Fältet tilldelas ett ledigt nummer från nummerserien när man trycker Enter i fältet. Det är möjligt att använda manuell nr-serie. Leverantörens namn. Här finns följande alternativ: Blank (ingen spärr) Betalning (spärrar endast betalningar) Alla (spärrar alla aktiviteter på leverantören) När Leverantörskortet uppdaterades senast. Totalt saldo för slutförda köp under räkenskapsåret. Saldo för leverantörens ankomstregistrering. Totalt värde för dina obetalda köp av leverantören under räkenskapsåret. Föredragen metod för att hantera försäljningsdokument. Vilket söknamn skall vara standard i NAV, vanligt är företagsnamnet, Lev.nr eller Bankgiro-nr. Den inköpare som är ansvarig i ert företag för denna Leverantör. Fältet går att lämna blankt. Den enhet i ert företag som är ansvarig för denna Leverantör. Fältet går att lämna blankt. Leverantörens organisationsnr. 5

6 Fältförklaring fliken Adress och kontakt: Fältnamn Adress Adress 2 Postnr Ort Lands-/regionkod Visa på karta Kod för primärkontakt Kontakt Telefonnr E-post Telefaxnr Hemsida Vårt kontonr Funktion Leverantörens adress. Leverantörens adress ytterligare fält. Leverantörens postnr. Leverantörens postort. Lämnas blank för svenska leverantörer. För utländska leverantörer anger du land. Länk till webbläsare för att visa leverantörens adress på en karta. Om du har en kontakt upplagd i ditt kontaktregister kan du koppla koden för den mot Leverantören här. Namnet på din kontakt hos Leverantören. Telefonnr till leverantören, t.ex. Växelnummer (som inte är kontaktspecifikt). till leverantören. Faxnr till leverantören. Leverantörens hemsida. Vårt kundnummer hos leverantören. 6

7 Fältförklaring fliken Fakturering: Fältnamn Momsregistreringsnr GLN Betalningsleverantörsnr Fakturarabattkod Priser inkl. moms Gen. Rörelsebokföringsmall Moms rörelsebokföringsmall Leverantörsbokföringsmall Valutakod Språkkod Funktion Ange momsregistreringsnr eller organisationsnr för leverantören. Kontroll av numrets giltighet görs genom att trycka på rutan efter numret. Identifierar leverantören i samband med mottagning av elektroniska dokument. Om fakturorna ska betalas till en annan betalningsmottagare än leverantören t.ex. ett factoringbolag ska betalningsmottagaren läggas upp som en leverantör. Leverantörsnumret för betalningsmottagaren anges i detta fält. I annat fall lämnas fältet blankt. Om leverantören skall ha samma uppsättning av rabatter som andra leverantörer kan man välja det här istället för att sätta upp allt på nytt för varje ny leverantör. Anger om belopp på inköpsrader och i inköpsrapporter ska visas med eller utan moms. Fältet måste fyllas i då det styr konteringarna i redovisningen när man handlar med leverantören. Fältet måste fyllas i då det styr konteringen av moms vid inköp från leverantören. Fältet måste fyllas i då det bl.a. styr konteringen av leverantörsskulder i redovisningen. Lämna blankt om leverantören fakturerar i svenska kronor. I annat fall ange den valuta som leverantören använder. Valutakoden måste anges och ska skrivas enligt de ISO-koder som finns. Lämna blankt för svenska, i annat fall ange koden för det språk som ska användas på utgående dokument till leverantören. 7

8 Fältförklaring fliken Betalningar: Fältnamn Avräkningsmetod Betalningsvillkorskod Betalningssätt Prioritet Spärra betalningstolerans Funktion Skall betalningar på Leverantören avräknas mot äldsta fakturan eller matchas mot fakturanr. En kod för betalningsvillkor innehåller en formel som beräknar förfallodatum, datum för kassarabatt och kassarabattens procentsats. Om du har angett koden på leverantörskortet använder programmet de betalningsvillkor som motsvaras av koden när du registrerar en faktura från leverantören. Anger hur leverantören kräver att du levererar betalning, t.ex. banköverföring eller check. Här kan du ange ett nummer som motsvarar leverantörens prioritet. Fältet prioritet kan användas om du har ett begränsat belopp för betalningar. Då kan du tilldela varje leverantör en prioritet: 0 eller blank = Ingen prioritet 1 = de viktigaste leverantörerna 2 = de näst viktigaste leverantörerna osv. När utbetalningsförslaget körs så prioriteras betalningarna efter värdet i detta fält. Anger om leverantören tillåter betalningstolerans. 8

9 Föredragen bankkontokod Partnertyp Ingen kontroll lev. referens Lev. referens vid betalning Fordringsägarenr Anger koden för levererantörsbankkontot som ska användas som standard på utbetalningsjournalrader för export till en betalningsfil. För att kunna välja här måste man först ha lagt upp bankkonton för leverantören. Se 1.2 för mer information. Anger om leverantören är en person eller ett företag. Bocka i om leverantören använder samma fakturanummer för flera fakturor. Används om man vill använda samma betalningsreferens flera gånger. Exempel på leverantörer där man vill bokföra på ett och samma fakturanummer är skattemyndigheterna som använder organisationsnumret som fakturanummer eller försäkringsbolag som använder samma försäkringsnummer för alla fakturor. Identifierar leverantören som skickade inköpsfakturan. Fältförklaring fliken Inleverans: Fältnamn Lagerställekod Utleveransvillkorskod Funktion Standardlagerställe som du har angett för leverantören. Anger en kod för det leveranssätt som leverantören skall använda vid leverans av varor till dig. T.ex. vem som står för tull- och fraktkostnader samt om varorna levereras till dig eller om du hämtar dem osv. 9

10 Ledtidsberäkning Baskalenderkod Anpassad kalender Anger en datumformel för den tid det tar att fylla på en artikel. Om fältet lämnas blankt används det till beräkning av ledtiden på inköpsorder till leverantören. Anger koden för den/de baskalendrar som du har lagt upp. Anger om du har lagt upp en anpassad kalender för leverantören. 1.2 Lägga till bankkontonr på leverantören För att lägga till bankkonton på leverantören, tryck på knappen Bankkonton och i bankkontolistan som visas tryck på knappen ny, så får du upp ett nytt bankkontokort för leverantören att fylla i. Fyll i de fält som är relevanta för leverantören. Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Kod Namn Adress Adress 2 Postnr Funktion Ange en kod som hjälper dig identifiera banken, t.ex. SEB. Namnet på leverantörens bank. För utlandsbetalningar via PG Utland måste du ange adressen till leverantörens bank. Det behövs dock inte för BG Utland. Leverantörens bank ytterligare adressfält. Leverantörens bank postnr. 10

11 Ort Lands-/regionkod Telefonnr Kontakt Valutakod Bankkontorsnr Bankkontonr Transitnr Leverantörens bank postort. Lämnas blank för svenska banker. För utländska banker anger du land. Bankens telefonnr. Namnet på din kontakt hos banken. Valutakoden för det aktuella bankkontot. Clearingnr för svenska banker. Kontonummer. Anger ett bankidentifikationsnummer som du väljer själv. Du kan ange högst 20 tecken, både siffror och bokstäver. Vanligen använder du bankens transitnummer. Fältförklaring fliken Kommunikation Fältnamn Telefaxnr E-post Hemsida Funktion Bankens faxnr. till banken. Bankens hemsida. Fältförklaring fliken Överföring: Fältnamn Betalning avser SWIFT kod IBAN Plusgironr Rem.avgift betalas av Betalningsform Funktion Här kan du välja inrikes/utrikes. Anger SWIFT-koden (den internationella bankidentitetskoden) för den bank där leverantören har sitt konto. Anger bankkontots internationella bankkontonummer. Om betalningar görs till plusgirot anges leverantörens Plusgironr här. I fältet anges vem som betalar de så kallade remitteringsavgifterna. Välj mellan: Avsändare Kostnad i Sverige: Du betalar de avgifter de svenska bankerna debiterar och mottagaren betalar de avgifter som tas ut av den utländska banken. Mottagare av express-avgift: Mottagaren betalar alla avgifter och avgiften är högre än vid normal betalning. Används tillsammans med betalningsmetoden Express. Mottagare: Mottagaren betalar alla bankavgifter. Avsändare alla kostnader: Avsändaren betalar alla bankavgifter. OBS! Remitteringsavgifterna hanteras olika i olika banker. Se rubrik Remitteringsavgifter för förtydligande. Ange vilken betalningsform som ska användas. Välj mellan: 11

12 Betalningsmetod Girotypkod Bankgironr Riksbankskod Kontoinsättning med avisering Valutakonto Landkod ISO + Kontonr Bankclearingstandard Bankclearingnummer Check Check som skickas till leverantören. Konto Pengarna sätts in på leverantörens konto. Postväxel Leverantören betalas via postväxel. Ange vilken betalningsmetod som ska användas. Välj mellan: Normal Express Kontakta din bank om du vill ha information om hur snabbt betalningen görs med respektive metod. Välj det sätt du använder för att betala din leverantör. Välj mellan de typer som är upplagt för företaget. Kan vara t.ex.: Blankt manuell betalning BG Sverige bankgiro inom Sverige BG Utrikes bankgiro till utland PG Sverige Plusgiro inom Sverige PG Utrikes Plusgiro till utland Om betalningar görs till bankgirot anges leverantörens bankgironr här. Ange den riksbankskod som du normal sett använder för dina utländska betalningar. Koden kan ändras vid registrering av inköpsorder, faktura eller kreditnota. Markera detta fält om mottagaren ska få avisering. Markera detta fält om betalningar till leverantören ska gå via företagets valutakonto på banken. Ange landkod enligt ISO-standard samt bankkontonr. Formatstandard för bankidentifiering som ett alternativ till SWIFT och IBAN. Anger koden för bankclearing som krävs enligt formatstandarden som du valde i fältet Bankclearingstandard. Bankclearingkoden kan användas som alternativ till SWIFT och IBAN för att identifiera din bank som avsändare för en banköverföring. Kontrollera att du på fliken Allmänt har angivit rätt landkod för leverantören. Landkoden som anges där måste följa ISO-standard. Remitteringsavgifter: Alla banker hanterar inte de olika alternativen som finns för fältet Rem.avgift betalas av på samma sätt. Här nedan kan du se hur några av de största bankerna tillämpar de olika alternativen. Har du någon bank som inte finns med i listan kan du kontakta banken och fråga efter en filspecifikation. SE-Banken: Remitteringsval Avsändare Kostnad i Sverige Tillämpning Du betalar de avgifter de svenska bankerna debiterar och mottagaren betalar de avgifter som tas ut av den utländska banken. 12

13 Mottagare av expressavgift Mottagare Avsändare alla kostnader Mottagaren betalar alla avgifter och avgiften är högre än vid normal betalning. Används tillsammans med betalningsmetoden Express. Mottagaren betalar alla avgifter Avsändaren betalar alla bankavgifter Swedbank: Remitteringsval Avsändare Kostnad i Sverige Mottagare av expressavgift Mottagare Avsändare alla kostnader Tillämpning Avsändaren betalar Mottagaren betalar Mottagaren betalar Avsändaren betalar Handelsbanken: Remitteringsval Avsändare Kostnad i Sverige Mottagare av expressavgift Mottagare Avsändare alla kostnader Tillämpning Avsändaren betalar svensk kostnad Mottagaren betalar alla avgifter. Betalningen utförs med avdrag för svenska bankkostnader Mottagaren betalar alla avgifter. Betalningen utförs med avdrag för svenska bankkostnader Alla avgifter betalas av uppdragsgivaren. Nordea: Remitteringsval Avsändare Kostnad i Sverige Mottagare av expressavgift Mottagare Avsändare alla kostnader Tillämpning Avsändaren betalar svenska bankkostnader och mottagaren betalar kostnaden i den utländska banken. Avsändaren betalar svenska bankkostnader och mottagaren betalar kostnaden i den utländska banken. Avsändaren betalar svenska bankkostnader och mottagaren betalar kostnaden i den utländska banken. Avsändaren betalar alla kostnader i Sverige och i utlandet. 13

14 1.3 Leverantörsfaktura/Inköpsfaktura Hitta funktionen: Avdelningar Inköp Orderbearbetning Inköpsfakturor Använda funktionen: I listan som öppnas ligger leverantörsfakturor som ännu inte har bokförts. För att skapa en ny leverantörsfaktura klickar du på Ny. Ett nytt fönster öppnas. Obligatoriska fält är markerade med en röd asterix. När du väljer en leverantör, eller trycker Enter utan att välja leverantör, får fakturan automatiskt ett nummer enligt den Nr-serie som tilldelats inköpsfakturor. Numret visas i blå text ovanför fliken Allmänt. Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Leverantör Funktion Slå in leverantörsnr eller sök efter leverantören i listan genom att trycka F4 eller på pilen till höger i fältet. 14

15 Adress Adress 2 Postnr Ort Kontaktnr Kontakt Dokumentdatum Bokföringsdatum Förfallodatum Leverantörens fakturanr Inköparkod Kampanjnr Ansvarsenhet Tilldelat användar-id Fakturabelopp brutto Ankomstregistrerad Status Leverantörens adress. Ytterligare adressfält. Leverantörens postnr. Leverantörens postort. Koden för din primärkontakt hos leverantören. Namnet på din kontakt i fältet ovan. Ange leverantörens fakturadatum. Ange det datum du vill att fakturan ska bokföras i din redovisning. Förfallodatumet räknas ut från Dokumentdatum + det antal dagar som är angivet i betalningsvillkoret för leverantören. Det beräknade datumet kan redigeras om det skulle vara felaktigt. Ange leverantörens fakturanr. Obligatoriskt fält. Koden för inköparen. Om inköpet är en del av en kampanj registreras numret här. Den enhet i ert företag som är ansvarig för denna Leverantör. Fältet går att lämna blankt. Användar-ID för den person som är ansvarig för dokumentet. Ange beloppet som ska betalas till leverantören. Bockas i när fakturan är ankomstregistrerad. Öppen betyder att du kan göra ändringar i dokumentet, Släppt betyder att ärendet är vidare i nästa steg (går dock att öppna igen och korrigera), Väntar på Godkännande betyder att dokumentet väntar på att godkännas samt Väntar på förskottsbetalning betyder att en förskottsfaktura har bokförts för dokumentet 15

16 Fältförklaring fliken Fakturadetaljer: Fältnamn Valutakod EU trepartshandel Förväntat inleveransdatum Priser inkl. moms Moms rörelsebokföringsmall Betalningsvillkorskod Betalningssätt EU transaktionstyp Avdelning Kod Projekt Kod Kassarabatt % Kassarabattsdatum Lagerställekod Utleveransvillkorskod Betalningsreferens Fordringsägarenr Stoppad Funktion Standard hämtas från leverantören, men kan ändras på fakturan. Om fältet är tomt anges priserna i svenska kronor. Om man väljer en valuta i fältet ska fakturans bruttobelopp och kontering på raderna anges i den valutan. Rutan markeras om inköpet ingår i en EU trepartshandel. Det datum du förväntar dig att ta emot artiklarna i inköpsdokumentet. Anger om à-priset på raden ska visas med eller utan moms. Värdet hämtas från leverantörskortet. Värdet hämtas från leverantörskortet, men kan ändras om något annat ska gälla för denna faktura. Anger, hur betalningar för inköpsdokumentet måste levereras, t.ex. banköverföring eller check. Som standard hämtas betalningssätt från leverantörskortet. Anger numret för transaktionstypen i avsikt för rapportering till Intrastat. Anger dimensionsvärdekoden som är kopplad till inköpshuvudet. Anger dimensionsvärdekoden som är kopplad till inköpshuvudet. Värdet hämtas från leverantörskortet, men kan ändras om något annat ska gälla för denna faktura. Anger det senaste datumet du kan betala fakturan och fortfarande erhålla eventuell kassarabatt. Uppgiften hämtas från leverantörskortet. Ändras om leveransen ska gå till annat lagerställe. Uppgift tas från leverantörskortet. Uppgiften kan ändras om annat villkor ska gälla för fakturan. Identifierar betalningen av inköpsfakturan. Identifierar leverantören som skickade inköpsfakturan. Om man använder sig av systemets betalningsrutin via betalningsförslag så kan man stoppa fakturan för betalning vid registreringstillfället. Om fältet lämnas tomt så är fakturan klar för betalning men om något värde anges är fakturan stoppad för betalning. 16

17 Fältförklaring fliken Leverans och betalning: Fältnamn Kod Namn Adress Adress 2 Postnr Ort Kontakt Namn Adress Adress 2 Postnr Ort Kontaktnr Kontakt Funktion Anger orderadresskoden som är kopplad till leverantörens orderadress. Namnet på företaget som finns på adressen dit du vill att artiklarna på inköpsordern ska levereras. Anger adressen dit du vill att artiklarna på inköpsordern ska levereras. Anger ytterligare adressuppgifter. Anger postnumret. Orten dit artiklarna på inköpsordern ska levereras. Namnet på en kontaktperson på adressen dit artiklarna på inköpsordern ska levereras. Namnet på leverantören som skickar fakturan. Anger adressen för leverantören som skickar fakturan. Anger ytterligare adressuppgifter. Anger postnumret. Orten där leverantören som skickar fakturan finns. Anger numret för kontakten som skickar fakturan. Namnet på den person som bör kontaktas angående en faktura från leverantören. Om betalas- eller leveransadressen inte skiljer sig från försäljningsadressen kan man välja att dölja de här fälten. 17

18 Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fältnamn EU transaktionsspecifikation Transportsätt Inskeppningshamn Område Funktion Anger en kod för inköpshuvudets transaktionsspecifikation. Används i Intrastat-rapportering. Anger en kod för transportsätt. Används i Intrastat -rapportering. Anger koden för inskeppningshamnen där artiklarna passerar in i ditt land/din region. Används i Intrastat -rapportering. Anger koden för området där leverantörens adress är belägen. Används i Intrastat -rapportering. Fakturan är nu klar att bokföras. Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9). Om du väljer att inte bokföra fakturan innan du stänger den kommer en påminnelse om att dokumentet inte har bokförts. Denna funktion gäller för fler typer av inköps- och försäljningsdokument som t. ex. order och kreditnotor. Om man inte vill få upp denna påminnelse varje gång man stänger ett icke bokfört dokument går det att anpassa det för varje användare genom att bocka ur rutan Varning om ej bokförda dokument under mina meddelanden. 18

19 1.4 Kontering av omkostnadsfaktura I det fall man manuellt konterar sin faktura anger man information på fliken Rader enligt nedan. Alternativt kan konteringsraderna skapas genom användning av funktionen Hämta std. Lev. inköpskoder. Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Radtyp Nr Beskrivning/kommentar Antal Inköpspris Exkl. Moms Radbelopp Exkl. moms Radrabatt % Automatkonteringsmall Funktion Välj Redovisningskonto för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva en fritext. Används tillsammans med Radtyp Redovisningskonto. Skriv in det redovisningskonto du vill använda eller tryck F4 för att välja i kontoplanen. Texten hämtas ur kontoplanen när du valt redovisningskonto, men den kan redigeras för förtydligande. Det är denna text som syns i huvudboken för transaktionen. Ange antal. Ange beloppet exkl. moms Systemet räknar fram detta värde. Ange radrabatt. Välj om du vill att en automatkonteringsmall ska tillämpas på raden vid bokföring. När konteringen är klar bokför du fakturan genom att klicka på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift + F9). I samband med bokföringen görs följande kontroller: Summan av fakturaraderna är lika med Fakturabelopp brutto i huvudet. Eventuell öresutjämning bokas upp. Att Leverantörens fakturanr finns angivet. Att dimensionskod är angivet för de konton som är inställda med krav på dimensionskod i kontoplanen. För återkommande affärshändelser kan man lägga upp Standardleverantörsinköpskoder för att underlätta kontering av inköpsfakturor. Dessa är kopplade mot leverantören. 19

20 1.5 Skapa standardleverantörsinköpskoder Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Leverantörer Öppna kortet för den leverantör du vill skapa en mall för. På fliken Analysera klicka på Std. lev. inköpskoder. Ett nytt fönster öppnas. Här kan du se eventuella mallar som redan finns för leverantören. Klicka på Ny. Ange en kod för den nya mallen och lägg till en beskrivning. Stå sedan på raden, välj Analysera- Kort för att få upp inköpskodskortet 20

21 På raderna anger du det redovisningskonto eller den artikel som ska användas för konteringen. Förutom antal kan även dimension anges om kostnaden ska delas upp på olika avdelningar. När du är klar avslutar du med att klicka på OK. Din nya mall visas nu i listan. 1.6 Hämta återkommande inköpsrader Funktionaliteten för Hämta återkommande inköpsrader används för att underlätta kontering av liknande fakturor från samma leverantör. Funktionaliteten innebär att man för de leverantörer som man handlar med ofta skapar mallar för kontering som man sedan väljer in på raderna på inköpsfakturan. Instruktioner för hur du skapar mallar hittar du här nedan under Skapa mallar. Använda funktionen: När du skapat en ny leverantörsfaktura och valt rätt leverantör på fliken Allmänt går du till fliken Rader. Klicka på Åtgärder Hämta återkommande inköpsrader. Ett nytt fönster öppnas med de mallar som finns upplagda för leverantören. Markera den mall du vill använda och klicka på OK. Mallar kan skapas både för redovisningskonton och för artiklar som ej köps in via inköpsorder. Konteringen från mallen läggs nu till på fliken Rader. 21

22 Fakturan är nu klar att bokföras. Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9). 1.7 Koppling av inköpsfaktura Om en inköpsorder har skapats och inlevererats så ska fakturan knytas ihop med inköpsordern. Detta görs genom att man först registrerar alla uppgifter på fliken Allmänt på inköpsfakturan. Sedan går man till fliken rader och väljer funktion och sen Hämta inleverans. I fönstret som kommer upp syns de inleveranser som ännu inte blivit fakturerade på leverantören. Det går att koppla rader från flera inleveranser till en och samma faktura. Det går även att välja del av inleverans om samma inleverans är fördelad på mer än en faktura. Välj de inleveransrader som ska kopplas till fakturan genom att markera raderna. Klicka på OK. Raderna läggs nu in på inköpsfakturan och de blir automatiskt kopplade till respektive inköpsorder. 22

23 Stäm av priser och antal och gör eventuella kompletteringar. Omkostnader som t. ex. fraktavgifter kan bokas mot redovisningskonto med radtyp Redov.konto eller fördelas på artiklarna genom att välja radtyp Omkostnad och lägga upp motsvarande omkostnadsrad. För att fördela omkostnaden på artiklarna gå till Art.omkost.fördelning under rader. 23

24 Här får du upp de inlevererade raderna på inköpsfakturan. På fliken Åtgärder väljer du Föreslå art.omkost.fördelning. Välj hur du vill fördela kostnaden. Väljer du Lika kommer omkostnaden fördelas med lika stora belopp per rad. Väljer du belopp kommer omkostnaden fördelas med samma andelar som respektive rads andel av det totala beloppet på fakturan. Klicka på OK. Klicka OK en gång till för att komma tillbaka till fakturaraderna. När du är klar klickar du på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9). 1.8 Kreditnota från leverantör Hitta funktionen: Avdelningar Inköp Orderbearbetning Inköpskreditnotor Använda funktionen: I listan som öppnas finns kreditnotor från leverantörer som ännu inte är bokförda. För att skapa en ny kreditnota klickar du på Ny. 24

25 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Adress Adress 2 Postnr Ort Kontaktnr Kontakt Bokföringsdatum Dokumentdatum Lev.godkännande nr Leverantörens kreditnotanr Inköpsadresskod Inköparkod Kampanjnr Funktion Leverantörens adress. Ytterligare adressfält. Leverantörens postnummer. Leverantörens postort. Koden för primärkontakten hos leverantören. Hämtas från Leverantörskortet. Kontaktens namn. Ange det datum du vill att kreditnotan ska bokföras i redovisningen. Ange leverantörens dokumentdatum. Ange id-numret för ett eventuellt kompensationsavtal. Även kallat godkännandenummer för returmaterial. Ange leverantörens kreditnotanr. Anger den inköpsadresskod som är kopplad till aktuell leverantörs inköpsadress. Kod för den inköpare som är kopplad till leverantören. Ange eventuellt kampanjnummer som dokumentet är kopplat till. 25

26 Inköpsleverantörsnr Ansvarsenhet Tilldelat användar-id Fakturabelopp brutto Ankomstregistrerad Status Slå in leverantörens leverantörsnr eller sök efter leverantören i listan genom att trycka F4 i fältet. Koden för den ansvarsenhet som är kopplad till leverantören. Ansvarig inköpare för kreditnotan. Ange beloppet som ska återfås från leverantören. OBS! Inget minustecken! Bockas i när dokumentet har ankomstregistrerats. Visar dokumentet aktuella status. Fältförklaring fliken Koppling: Fältnamn Kopplas till dokumenttyp Kopplas till ver.nr Koppla till ID Funktion Du kan använda fältet när du bokför inköpshuvudet för att programmet ska koppla det till ett dokument som redan har bokförts. Då anger du typen av dokument, som du vill att den ska kopplas till, här. Du kopplar till ett dokument om du t.ex. vill att en inköpskreditnota ska kopplas samman med en bokförd inköpsfaktura eller om du vill att en inköpsfaktura ska kopplas samman med en delbetalning. Klicka på fältet för att se en lista över tillgängliga dokumenttyper. Tom Betalning Faktura Kreditnota Räntefaktura Betalningspåminnelse Återbetalning Numret på det dokument du valt att koppla kreditnotan till. Anger id-numret för transaktioner som kommer tillämpas när du väljer åtgärden Koppla transaktioner

27 Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Radtyp Nr Antal Inköpspris Exkl. moms Radbelopp Exkl. moms Automatkonteringsmall Funktion Välj alternativet Redov.konto för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva en fritextrad. Används för rader med radtypen Redov.konto. Skriv in kontonr i fältet eller tryck F4 för att välja i kontoplanen. Ange antal OBS! Inget minustecken! Ange beloppet för kontoraden. OBS! Inget minustecken! Systemet räknar fram detta värde. Välj om du vill att en automatkonteringsmall ska tillämpas på raden vid bokföring. En inköpskreditnota kan även kopplas mot en inköpsreturleverans om man returnerar varor till en leverantör. Då hämtas utleveransrader på motsvarande sätt som inleveransrader hämtas på en inköpsfaktura. När inköpskreditnotan är färdigkonterad alternativt om utleveransrader har kopplats, klickar du på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9) för att bokföra. I samband med bokföringen görs följande kontroller: Summan av fakturaraderna är lika med Fakturabelopp brutto i huvudet. Eventuell öresutjämning bokas upp. Att Leverantörens fakturanr finns angivet. Att dimensionskod är angivet för de konton som är inställda med krav på dimensionskod i kontoplanen. 27

28 1.9 Periodisering av leverantörsfaktura I systemet finns funktionalitet för att skapa periodiseringar av fakturor. Periodisering ska göras i samband med konteringen innan fakturan bokförs. Periodiseringsfunktionen kan inte användas i efterhand Parametersättning periodisering Innan periodiseringsfunktionen kan användas måste följande inställningar göras. Hitta inställningarna: Avdelningar Ekonomihantering Administration Periodiseringsmallar Här lägger du upp de olika periodiseringsmallar som du behöver använda. Dessa väljs sedan in till leverantörsfakturan som ska periodiseras beroende på hur periodiseringen ska ske. Alla periodiseringsmallar du lägger upp kommer att visas i listan. Skapa periodiseringsmall Klicka på Ny för att skapa en ny periodiseringsmall. Obligatoriska fält är markerade med en asterix. 28

29 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Periodiseringskod Beskrivning Periodiseringskonto Funktion Ange en kod för din periodiseringsmall. Ange en beskrivning för periodiseringskoden. Här anger du vilket konto som din periodisering ska bokas mot d.v.s. ditt interimskonto. Fältförklaring fliken Periodiseringsschema: Fältnamn Periodisering i % Beräkningsmetod Startdatum Antal perioder Periodbesk. Funktion Ange hur mycket av radens belopp som ska periodiseras. Vanligast är 100%. Välj mellan rak, linjär, dagar per period eller användardefinierad för periodiseringen. Ange startdatum för periodiseringen. Välj mellan bokföringsdatum, periodstart, periodslut, nästa periodstart Antal bokföringsperioder som totalsummorna ska periodiseras på. Ange en beskrivning för periodiseringen. Det är denna beskrivning som visas i transaktioner för bokföringsperioden. Beskrivningen kan redigeras när man använder mallen. Hitta funktionen: Avdelningar Inköp Orderbearbetning Inköpsfakturor Använda funktionen: I samband med att du konterar fakturan kan du ange att den ska periodiseras. Periodiseringen delar ut kostnaden på en eller flera perioder. Se till att du har kolumnen Periodiseringskod synlig på dina fakturarader. Välj redovisningskonto för den rad som ska periodiseras. Välj Periodiseringskod för raden. Klicka på knappen vid mallen för att komma till periodiseringstransaktionerna. 29

30 Här kan du ändra beräkningsmetod, startdatum och antal perioder. Klicka på Beräkna plan för att uppdatera siffrorna. Även beskrivningen kan redigeras. Det är denna text som dyker upp i bokföringen. Klicka på OK för att komma tillbaka till fakturaraderna. Innan fakturan bokförs kan du förhandsgranska bokföringen. Gå till fliken Åtgärder och klicka på Förhandsgranska bokföring. Genom att klicka på siffran på raden för redovisningstransaktioner får du fram en lista på de framtida bokningarna. Verifikationsnr (Dokumentnr) för posterna visas som *** eftersom de inte är bokförda ännu. 30

31 Om du är nöjd med hur det ser ut kan du stänga listan, gå tillbaka till inköpsfakturan och bokföra denna. Bokför (F9) eller bokför och skriv ut (Shift+F9) Betalningsförslag Betalningsförslaget används för att ta fram obetalda leverantörsfakturor i leverantörsreskontran. Betalningsförslaget utgör en grund för själva betalningen och kan användas för att få en betalning godkänd. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Utbetalningsförslag Använda funktionen: Börja med att välja vilken typ av fil du vill skapa, markera aktuell rad. Klicka på utbetalningsförslag och sedan på Skapa utbetalningsförslag. 31

32 När du klickar på Skapa utbetalningsförslag, får du fram en filtreringsruta. Här väljer du om du ska skapa betalning till leverantörer och/eller kunder. Under flikarna för respektive reskontra gör du vidare urval. Exempelvis om betalning bara ska skapas upp för en viss leverantör eller fram till ett visst förfallodatum etc. Klicka sen på OK. Det fylls då på med rader i fliken LB utbetalningsförslag. Gå igenom raderna och gör eventuella justeringar. Klicka sedan på Skapa fil i processrutan. En dialogruta visas med fråga om man vill skapa upp filen (med den sökväg och det filnamn som specifierats i inställningar för filtypen), klicka ja om filen ska skapas. En ruta visas enligt nedan. 32

33 Klicka på OK, det skapas då upp en fil på den plats som är utpekad samt en LB bunt med alla betalningar Manuella leverantörsbetalningar Denna rutin är en fortsättning på utbetalningsförslaget. Antingen skapar man en fil och skickar till banken/bankgiro/plusgiro för betalning eller så gör man manuella betalningar via t.ex. Internet. Denna rutin beskriver hur man göra manuella betalningar från förslaget man har tagit fram. Om du väljer att göra dina betalningar manuellt via t.ex. Internet kan du tömma din utbetalningsjournal efter att du har skrivit ut den. Du skriver ut journalen genom att klicka på Betalningsförslag uppe i åtgärdsrutan. 33

34 Tänk dock på att dina fakturor inte kommer att markeras som betalda i leverantörsreskontran i och med att du tömmer journalen utan kommer att tas med i framtida betalningsförslag så länge de ligger obetalda i reskontran. Alternativt kan man följa instruktionerna under avsnittet Leverantörsbetalningar via fil fram till och med momentet att skapa filen. Man skapar alltså filen men skickar inte den. I och med att filen skapas märks det upp vilka fakturor som är hanterade för betalning och de kommer inte att komma med i framtida betalningsförslag Ångra giro-journal Om du efter att ha skapat fil ångrar dig och vill göra om allt från början så kan du göra det i fönstret LBbunt. Ställ dig på aktuell rad och ta bort den. Hela betalningen är nu återställd och det går att skapa en ny betalning. Viktigt! Om du raderar en bunt där du redan skickat filen till banken kommer samma betalning en gång till, det blir en dubbelbetalning. Det går även att ta bort enskilda rader ur bunten. Samma sak gäller här att den raden kommer med igen nästa gång det skapas ett utbetalningsförslag Delbetalning Om du vill delbetala någon leverantörsfaktura kan du göra det direkt i utbetalningsförslaget genom att ändra beloppet i journalen innan du skapar filen. Ändra beloppet i fältet Återstående belopp. När du ändrar beloppet för att delbetala en faktura måste du i fältet Förfallodatum nästa betalning ange när resten av beloppet ska betalas. 34

35 När filen skapas får du ett meddelande innehållande de verifikationsnummer som skapats för delbetalningen. Vid delbetalning delas fakturan upp till två nya fakturor. En faktura med det belopp som har betalats ut och en faktura med resterande belopp. Fakturan med restbeloppet kommer med i betalningsförslaget när det är dags för betalning. Verifikationsnumret på de nya fakturorna kommer från den nummerserie du har angivit för delbetalning i inköpsinställningarna Betalningskvittens via LB-rutin Denna funktion är en hjälp att registrera utbetalningar som kommer från banken. Man utgår från de betalningar som har skickats till banken och sedan kopieras dessa tillbaka för att hjälpa till med registreringen av själva betalningen. Vissa missmatchningar i överensstämmelsen kan förekomma eftersom betalningar som förfaller en helgdag betalas närmast efterföljande bankdag och att kreditnotor ibland kvittas mot fakturor på bankgirot osv. Det är därför viktigt att gå igenom förslaget innan det godkänns. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Utbetalningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja det journalnamn som ska användas för betalningar. 35

36 När du erhåller din betalningsspecifikation från banken eller posten ska du boka fakturorna som bokförda i systemet. Antingen kan de stansas in manuellt i journalen eller så kan du använda denna funktion som hjälp. Klicka på överföring från LB Bunt i startfältet. Fältförklaring Hämta resk.transaktioner från bunt: Fältnamn Girotypkod Förfallodatum Metod Kontotyp Kontonr Funktion Ange vilken gireringstyp som du avser att hämta betalningar för. Ange t.o.m. det förfallodatum (betalningsdatum) som du fått angivet på din betalningsspecifikation. Här kan du välja hur betalningen skall bokföras. Per förfallodatum: Om du väljer detta alternativ föreslår programmet att fakturorna skall bokföras som betalda på sin förfallodag. Bankkontot som du väljer kommer att motbokas per förfallodag. Alla per bokföringsdatum: Om du väljer detta alternativ kommer alla fakturor som förfallit fram t.o.m. angivet förfallodatum att läggas in med betalningsdag som angivits i fältet Bokföringsdatum. Ange Redov.konto om du bokar din betalning direkt mot ett redovisningskonto. Om du använder dig av modulen Bankkonto i NAV kan du välja Bankkonto i detta fält. Om du valt Kontotyp Redov.konto ovan anger du redovisningskontonumret i fältet. Har du valt Bankkonto ovan anger du bankkontonumret i fältet. 36

37 Valutafilter Bokföringsdatum Välj om du vill filtrera förslaget per valuta. Lämnas fältet blankt ligger filtret på basvalutan. Ange det datum du vill att betalningen skall bokföras om du har valt metoden Alla per bokföringsdatum. Annars lämna tomt. Välj bland alternativen i och tryck sen OK. Journalen fylls då upp med betalningsrader Återrapportering via fil Klicka på Återrapportering med BG-fil eller Återrapportering med Nordea Corporate DA 1 beroende på vilken fil som ska återrapporteras. I rutan som visas anges det Redovisningskontonummer som transaktionerna ska bokas mot. Klicka sedan på OK. I rutan som visas ska sedan återrapporteringsfilen pekas ut, välj fil och klicka på OK så fylls journalen med betalningarna Manuell betalningskvittens Om man inte vill använda funktionen återrapportering går det att manuellt lägga in betalningsrader i utbetalningsjournalen. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Utbetalningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja det journalnamn som används för utbetalningar. Lägg sedan in fakturor som är betalda enligt följande: 37

38 Fältnamn Bokföringsdatum Dokumentnr Kontotyp Nr Beskrivning Kopplas till ver.nr Belopp Funktion Det datum som utbetalningen är dragen från bankkontot. Erhålls automatiskt, kan redigeras. Välj Leverantör. Fylls i automatiskt när du angett Kopplas till ver.nr. Erhålls automatiskt. Skriv in det verifikationsnr på fakturan som är betald enligt underlaget från banken eller posten. Beloppet uppdateras från reskontran. Kontrollera att beloppet stämmer med betalningsunderlaget. Om inte, ange det belopp som har betalats. När alla betalningsrader är inlagda ska motkontering göras mot ett redovisningskonto eller bankkonto. Antingen gör man som ovan och lägger till ett motkonto på samma rad. Alternativet är att göra som nedan att lägga upp en rad till: Lägg till information i fälten enligt följande: Fältnamn Kontotyp Nr Beskrivning Belopp Funktion Välj Redov.konto om du vill boka betalningen direkt mot redovisningskonto eller välj Bankkonto om du vill boka betalningen via denna modul. Välj det redovisningskonto eller bankkonto som betalningen har gjorts ifrån. Erhålls automatiskt, kan redigeras. Ange det belopp som står angivet på betalningsunderlaget. OBS! Negativt belopp När du är klar ska fältet Totalt saldo längst ner visa 0,00. Du kan nu bokföra journalen. Efter att journalen är bokförd töms den. 38

39 1.18 Kvitta debetfaktura mot kreditnota Om du i leverantörsreskontran har en leverantörsfaktura som du vill boka bort helt eller delvis mot en kreditnota så görs det i utbetalningsjournalen. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Utbetalningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja det journalnamn som används för utbetalningar. Lägg sedan in de rader som ska kvittas mot varandra. Börja med att lägga in fakturan och sedan kreditnotan enligt nedan. Dokumenttyp lämnas tomt för kvittningar. Fältnamn Bokföringsdatum Dokumentnr Kontotyp Beskrivning Kopplas till ver.nr Belopp Funktion Det datum som du vill att kvittensen ska bokföras på. Förslagsvis på fakturans förfallodatum. Erhålls automatiskt. Välj Leverantör. Erhålls automatiskt, kan redigeras. Ange fakturans/kreditnotans nr. Beloppet hämtas automatiskt från leverantörsreskontran. Kontrollera att totalt saldo blir noll och bokför sedan journalen. Tänk på att verifikationen måste balansera på samma datum så det går ej med olika datum. Skulle debetfakturan vara på ett större belopp än kreditnotan så kan inte hela fakturan kvittas mot kreditnotan utan fakturans belopp måste ändras till samma som på kreditnotan. Fakturan kommer då att ha ett restbelopp i leverantörsreskontran Stoppa betalningar Om du har bokfört en leverantörsfaktura och inte vill att den ska komma med i betalningsförslaget så kan den stoppas. Spärren kan sedan tas bort när det är dags för betalning. Hitta funktionen: 39

40 Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Leverantörer Använda funktionen: Börja med att söka upp leverantörens vars faktura du vill stoppa. Öppna leverantörens kort. Klicka på Transaktioner (Ctrl+F7) under menyfliken Analysera för att öppna leverantörens reskontra. Leta upp fakturan som du vill stoppa. Ställ dig i fältet Stoppad och skriv in dina initialer eller någon annan kod i fältet. Max 3 tecken kan användas. När du sedan vill att fakturan ska komma med i utbetalningsförslaget igen raderar du det du skrivit i fältet Stoppad. För att bevaka stoppade fakturor kan rapporten Stoppade betaln. användas. Rapporten finns under Ekonomihantering Leverantörsreskontra Rapporter Stoppade betaln. 40

41 Ange t.o.m. vilket förfallodatum som du vill se stoppade fakturor och välj förhandsgranska för att visa rapporten Flytta fram förfallodatum Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Leverantörer Använda funktionen: Börja med att söka upp leverantörens vars faktura du vill stoppa. Öppna leverantörens kort. Klicka på Transaktioner (Ctrl+F7) under menyfliken Analysera för att öppna leverantörens reskontra. Leta upp fakturan som du vill ändra förfallodatum för och ställ dig i fältet Förfallodatum. Skriv in nytt förfallodatum direkt i fältet eller klicka på pilen för att välja datum ur kalendern. 41

42 2. Försäljning 2.1 Kundregister Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Kunder Använda funktionen: Listan som kommer upp visar hela kundregistret. För att titta på en viss kund dubbelklickar du på den i listan. Kundens kort öppnas då i redigeringsläge. För att lägga upp en ny kund står du i kundlistan och klickar på Ny. Ett fönster med kundmallar öppnas. Välj en av mallarna och klicka på OK för att kundkortet ska öppnas. De fält som ingår i mallen fylls då i automatiskt. Alternativet är att klicka på avbryt, då öppnas ett tomt Kundkort. Obligatoriska fält markeras med en röd asterix. 42

43 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Namn Konc.int. partnerkod Saldo (BVA) Förfallet saldo (BVA) Kreditlimit (BVA) Spärrad Säljarkod Ansvarsenhet Servicezonskod Dokumentutskicksprofil Total försäljning Kostnader (BVA) Vinst (BVA) Vinst % Funktion Om det finns en nr-serie med automatisk tilldelning erhålls automatiskt ett nr när man trycker Enter i fältet. I annat fall anger man själv önskat nr och trycker Enter. Kundens namn. Kundens kod om det är en koncernintern partner. Anger beloppet i basvaluta som kunden är skyldig för slutförda försäljningar. Anger betalningar från kunden som förfallit per dagens datum. Maximalt belopp som kunden kan överskrida betalningsbalansen innan varningar skickas ut. Välj mellan alternativen: Blank inga begränsningar att arbeta med kunden finns. Leverera stoppar alla leveranser till kunden. Fakturera stoppar möjligheten att skicka fakturor till kunden Alla stoppar all aktivitet för kunden, man kan inte göra något med kunden. Anger koden för den säljare som är ansvarig för kunden. Koden för den ansvarsenhet som normalt arbetar med kunden. Koden för den servicezon som tilldelats kunden. Anger föredragen metod för att skicka dokument till kunden. Omsättning på Kunden under nuvarande räkenskapsår. Kostnader som har uppstått på grund av kunden under nuvarande räkenskapsår. Vinst tack vare kunden under nuvarande räkenskapsår. Vinst uttryckt som andel av den totala försäljningen till kunde under nuvarande räkenskapsår. 43

44 Språkkod Uppdateringsdatum Leveransadresskod Organisationsnr Dokumentkod Om kundens dokument ska skrivas på ett annat språk än svenska ska koden för önskat språk anges här. OBS! Översättning till önskade språk måste göras innan funktionen kan användas. Det senaste datum kundkortet redigerades. Kod/ -er för alternativa leveransadresser. Kundens organisationsnummer. Anger koden för det sidhuvud och den sidfot du vill ska visas på dokumentet. Fältförklaring fliken Adress och kontakt: Fältnamn Adress Adress 2 Postnr Ort Lands-/regionkod Kod för primärkontakt Kontakt Telefonnr E-post Telefaxnr Hemsida Funktion Kundens adress. Kundens adress ytterligare fält. Kundens postnr. Kundens postort. Lämnas blank för svenska kunder. För utländska kunder anger du land. Om du har en kontakt upplagd i ditt kontaktregister kan du koppla koden för den mot kunden här. Namnet på din kontakt hos kunden. Telefonnr till en kund, t.ex. Växelnummer (som inte är kontaktspecifikt). till kunden. Faxnr till kunden. Kundens hemsida. 44

45 Fältförklaring fliken Fakturering: Fältnamn Faktureringskund Momsregistreringsnr GLN Kopiera förs.adr. t offert fr.: Gen. rörelsebokföringsmall Moms rörelsebokföringsmall Kundbokföringsmall Fakturakopior Valutakod Kund prisgrupp Kundrabattgrupp Tillåt radrabatt Fakturarabattkod Priser inkl. moms Funktion Om fakturan ska skickas till en faktureringskund anges den i fältet. Anger kundens momsregistreringsnr. Kontroll av numrets giltighet kan göras genom att trycka på den lilla rutan till höger om fältet. Anger kunden i anslutning till utskick av elektroniska dokument. Anger vilken kundadress som infogas på försäljningsofferter du skapar för kunden. Denna kod styr vissa konteringar till redovisningen via bokföringsinställningar. Fältet måste alltid anges och det är viktigt att man väljer rätt kod. Denna kod styr momsberäkningar via momsinställningar. Fältet måste alltid anges och det är viktigt att man väljer rätt kod. Denna kod styr kontering av kundfordringar i kontoplanen. Oftast används endast ett alternativ men det förekommer att man vill kontera koncerninterna eller utländska kundfordringar på särskilda konton. Anger hur många kopior av en faktura till kunden som ska skrivas ut samtidigt. Om kunden ska faktureras i en annan valuta än basvalutan ska valutakoden för valutan anges här. Om olika prislistor används, ange vilken som kunden ska debiteras från. Tilldela eventuell rabattgrupp till kunden. Anger om kunden tillåts radrabatt. Anger en kod för villkoren för den fakturarabatt du har angivit för kunden. Anger om kundens priser ska inkludera moms. 45

46 Fältförklaring fliken Betalningar: Fältnamn Förskottsbetalning % Avräkningsmetod Partnertyp Betalningsvillkorskod Betalningssätt Betalningspåminnelsekod Räntevillkorskod Kod för betalningsvillkor för kassaflöde Skriv ut kontoutdrag Senaste kontoutdragsnr Spärra betalningstolerans Föredragen bankkontokod Autogireringstyp Bankgironr Plusgironr Medgivandestatus Funktion Ange i procent hur stor andel av order som ska förskottsbetalas. Anger hur inbetalningar ska bokas av: mot angivet fakturanr eller koppla mot äldsta faktura. För autogirobetalningar, ange om det är person eller företag, annars lämna fältet tomt. Välj det betalningsvillkor som kunden ska ha som standard för sina fakturor. Betalningssättkoden infogas på försäljningsfakturor för kunden. Måste ej anges. Anges om det ska vara möjligt att skicka påminnelser till kunden. Välj den kod som passar för kunden. Anges om det ska vara möjligt att skicka räntefakturor till kunden. Välj den kod som passar för kunden. Kod för beräkning av kassaflödesrapport. Anger om kunden ska tas med i batchjobbet kontoutdrag. Numret på det senaste kontoutdraget för kunden. Anger om kunden är spärrad för systemets inställningar för betalningstoleranser. Anger koden för kundens standardkonto för återbetalning och autogiro. Ange girotyp för autogirohantering. Kundens bankgironummer. Kundens plusgironummer. Ange status för autogirohantering. 46

47 Fältförklaring fliken Leverans: Fältnamn Lagerställekod Samlingsfakturering Reservera Leveranstyp Kod Speditör Speditörtjänst Leveranstid Baskalenderkod Anpassad kalender Funktion Anger från vilket lagerställe försäljning ska ske som standard. Överförs till försäljningsdokument, kan ändras på order. Anger om kunden ska samlingsfaktureras. Anger om artiklar aldrig/ alltid/ eller valfritt (manuellt) ska reserveras för den här kunden. Ange om kunden hanterar fullständig eller delvis leverans. Anger koden för det leveransvillkor som gäller som standard för kunden. Överförs till försäljningsdokument. Ange vilken speditör leveranser ska ske med. Ange standard servicetjänst för leveranserna. Anger hur lång tid det tar från det att ordern levereras ut från lagret tills den levereras till kundens adress. Används för att beräkna det planerade leveransdatumet och det önskade leveransdatumet för försäljningsorder för kunden. Ange en kalender för utleveransplanering som innehåller kundens arbetsdagar och semestrar etc. Anger om kundens kalender anpassats. 47

48 2.2 Blankt bokföringsdatum Denna funktion finns för försäljningsdokument som avropsorder, fakturor, returorder, kreditnotor etc. Om man i försäljningsinställningar har satt fältet Standardbokföringsdatum till värdet inget datum kommer order, fakturor osv att få blankt bokföringsdatum när det skapas en ny. I samband med bokföringen sätts bokföringsdatumet till arbetsdatum i det fall det är tomt på försäljningsdokumentet. För alla dokument som ska bokföras med dagens datum (arbetsdatum) behöver alltså inget anges i fältet Bokföringsdatum. 2.3 Faktura Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Försäljningsfakturor Använda funktionen: I listan visas alla försäljningsfakturor som ännu inte är bokförda. För att skapa en ny faktura klicka på Ny. Om kunden har ett förfallet saldo kommer en notifikation synas ovanför fakturahuvudet för att varna den som registrerar fakturan. Denna notifikation ihop med ett antal andra (se bild nedan) kan anpassas för varje användare under mina meddelanden. 48

49 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Kund Adress Adress 2 Postnr Ort Kontaktnr Kontakt Godsmärke Er referens Dokumentdatum Bokföringsdatum Förfallodatum Funktion Skriv in kundens namn eller sök bland befintliga kunder genom att stå i fältet och trycka F4. Kundens adress. Ytterligare adressinformation. Kundens postnummer. Kundens postort. Koden för din primärkontakt hos kunden. Namnet på din kontakt i fältet ovan. Ange kundens godsmärke, kommer med på leveransdokument och faktura. Skriv i kundens referens manuellt om ej kontaktregister används. Kommer med på fakturan. Ange det datum du vill ska stå på fakturan. Detta datum styr förfallodatumet. Ange det datum du vill att fakturan ska bokföras i redovisningen. Beräknas utifrån Dokumentdatum + betalningsvillkoret. Detta fält kan redigeras om så önskas. 49

50 Externt dokumentnr Säljarkod Kampanjnr Ansvarsenhet Tilldelat användar-id Status Arbetsbeskrivning Ange kundens ordernummer, kommer med på fakturan. Ange kod för den person som ska stå som er referens på fakturan. Om försäljningen är en del av en kampanj registreras numret här. Anger koden för den ansvarsenhet som är kopplad till kunden. ID för den användare som är ansvarig för dokumentet. Öppen betyder att du kan göra ändringar i dokumentet, Släppt betyder att ärendet är vidare i nästa steg (det går dock att öppna igen och korrigera), Väntar på Godkännande betyder att dokumentet väntar på att godkännas samt Väntar på förskottsbetalning betyder att en förskottsfaktura har bokförts för dokumentet. En fritextruta för noteringar. Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Typ Nr Beskrivning Lagerställekod Antal Enhetskod A-pris Exkl. moms Radrabatt % Radbelopp Exkl. moms Automatkonteringsmall Funktion Välj mellan alternativen Redov.konto, Artikel, Resurs, Anl.tillgång eller Omkostnad (artikel) för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Ange kontonr, artikelnr, resursnr etc. När du väljer ett konto hämtas beskrivningen från kontoplanen, artikeln eller resursen in. Du kan redigera beskrivningen till önskad text på fakturan. Uppgiften hämtas från kundkortet. Kan ändras om leveransen ska gå från ett annat lagerställe. Ange antalet. Enhet kan användas om man vill för att förtydliga för kunden vilken enhet köpet gäller. Ange det belopp du vill fakturera kunden. Ange radrabatt i procent. Räknas fram genom Antal * A-pris Exkl. moms Välj om du vill att en automatkonteringsmall ska tillämpas på raden vid bokföring. 50

51 Fältförklaring fliken Fakturadetaljer: Fältnamn Funktion Valutakod Utleveransdatum Priser inkl. moms Moms rörelsebokföringsmall Betalningsvillkorskod Betalningssätt EU transaktionstyp Dimension kod 1 (här kallad Avdelning) Dimension 2 kod (här kallad Projekt) Lämnas blankt om fakturan ska skickas i basvaluta. Om annan valuta ska användas anges den här. Priserna på fakturans rader ska anges i den valuta som anges i detta fält. Det datum du förväntar dig att leverera artiklarna i försäljningsdokumentet. Anger om À-priset på raden ska visas med eller utan moms. Denna kod styr momsberäkningar via momsinställningar. Fältet hämtas från kundkortet. Hämtas från kundkortet men kan ändras om ett annat betalningsvillkor ska användas för denna faktura. Anger hur kunden måste betala för försäljningen. Anger den transaktionstyp som försäljningsdokumentet representerar för rapportering till Intrastat. Om du vill koppla dimension 1 till din faktura anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din faktura anger du koden här. Kassarabatt % Ange eventuell beviljad kassarabatt i %. Kassarabattsdatum Medgivande-ID för autogiro Lagerställekod Det sista datumet kunden kan betala fakturan och fortfarande erhålla kassarabatt. Anger autogiromedgivandet som kunden undertecknat för att tillåta betalning via autogiro. Anger det lagerställe från vilket lagerartiklar till kunden på försäljningsdokumentet ska levereras som standard. 51

52 Fältförklaring fliken Leverans och fakturering: Fältnamn Leverans Kod Speditör Speditörstjänst Godsupplysningsnr Faktureras Funktion Anger adressen som produkter i försäljningsdokumentet levereras till. Välj mellan Standard (försäljningsadress) samma som kundens försäljningsadress, Alternativ leveransadress en av kundens alternativa leveransadresser, Kundadress valfri adress som anges i fälten som visas för det alternativet. Anger hur produkter i försäljningsdokumentet levereras till kunden. Välj vilken speditör som ska sköta transporten. Ange vilken typ av tjänst speditören ska använda för transporten. Anger speditörens godsnummer. Anger kunden som fakturan skickas till. Välj mellan Standard (kund) samma kund som står på fakturan eller Annan kund valfri kund som anges i fälten som visas för det alternativet. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fältnamn EU tredjepartshandel EU transaktionsspecifikation Transportsätt Utförselplats Funktion Om fakturan avser tredjepartshandel inom EU måste rutan kryssas i, och efterföljande fält fyllas i. Uppgifterna följer med till momsrapport och intrastatrapport. Anger en kod för dokumentets transaktionsspecifikation som används för inrapportering till Intrastat. Anger transportsättet för inrapportering till Intrastat. Anger platsen som artiklar levereras från ut ur landet/regionen för inrapportering till Intrastat. 52

53 Område Området för kundens adress, för inrapportering till Intrastat. När du har registrerat alla rader på fakturan klickar du på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9). 2.4 Skapa artikel direkt från rader i försäljningsdokument Du kan lägga upp nya artiklar direkt när du registrerar ett försäljningsdokument som t. ex. en försäljningsfaktura. För att använda funktionen börja med att välja artikel i kolumnen Typ på försäljningsraden. Tryck på pilen i fältet i kolumnen Nr och välj sen Ny. Alternativt kan du skriva i fältet Nr vad du vill att artikel ska heta och sen välja att skapa en ny artikel i fönstret som kommer fram. Tryck sen OK. Du får först välja artikelmall. Väljer du avbryt kommer du till ett tomt artikelkort. Du kan nu lägga upp artikeln och sen välja den på din försäljningsrad. Artikel tilldelas ett artikelnummer och hamnar på raden när du trycker OK på artikelkortet. 53

54 För att det ska vara möjligt att skapa nya artiklar direkt från försäljningsrader enligt ovan behöver Skapa artikel från beskrivning vara ifylld under försäljningsinställningar. Du kan också välja om du vill att fältet Antal ska anges till 1 för artiklar genom att bocka i Standard artikelantal. 2.5 Korrigera en bokförd faktura Denna funktion används för att korrigera en bokförd faktura som är felaktig. För att använda funktionen går man till bokförda försäljningsfakturor och klickar på Korrigera antingen från listvyn, om du står på aktuell rad, eller direkt från försäljningsfakturan. 54

55 Om du klickar på Ja kommer NAV att annullera fakturan samt skapa en kreditnota för att boka mot den felaktiga fakturan. Båda dokumenten kommer hamna under bokförda försäljningsfakturor respektive bokförda försäljningskreditnotor med en notering om att de är korrigerande dokument. En identisk faktura öppnas också och du kan nu redigera och bokföra den. 2.6 Försäljningskreditnota Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Försäljningskreditnotor Använda funktionen: För att skapa en ny kreditnota klickar du på Ny. En tom kreditnota öppnas. 55

56 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Kund Adress Adress 2 Postnr Ort Kontaktnr Kontakt Er referens Dokumentdatum Bokföringsdatum Externt dokumentnr Funktion Ange kunden kreditnotan gäller eller tryck F4 för att välja kunden ur listan. Kundens adress. Ytterligare adressinformation. Kundens postnummer. Kundens postort. Koden för din primärkontakt hos kunden. Namnet på din kontakt i fältet ovan. Skriv i kundens referens manuellt om ej kontaktregister används. Kommer med på kreditnotan. Ange det datum du vill ska stå på kreditnotan. Ange det datum du vill att kreditnotan ska bokföras i redovisningen. Ange kundens ordernummer, kommer med på kreditnotan. 56

57 Säljarkod Kampanjnr Ansvarsenhet Tilldelat användar-id Status Kopplas till dokumenttyp Kopplas till ver.nr Koppla till ID Källfakt.nr Källfakt. moms Källfakt. totalt Ange kod för den person som ska stå som er referens på kreditnotan. Om dokumentet är kopplat till en kampanj anges kampanjnumret här. Anger koden för den ansvarsenhet som är kopplad till kunden. ID för den användare som är ansvarig för dokumentet. Öppen betyder att du kan göra ändringar i dokumentet, Släppt betyder att ärendet är vidare i nästa steg (det går dock att öppna igen och korrigera), Väntar på Godkännande betyder att dokumentet väntar på att godkännas. Anger typen för det bokförda dokumentet som den här dokument- eller journalraden tillämpas på vid bokföring. Anger numret på det bokförda dokumentet som den här dokument- eller journalraden tillämpas på vid bokföring. Anger id-numret för transaktionen som kommer tillämpas när du använder funktionen Koppla transaktioner. Numret på den ursprungliga fakturan. Momsbeloppet på den ursprungliga fakturan. Totalbeloppet på den ursprungliga fakturan. Fältförklaring fliken Fakturering: Fältnamn Namn Adress Adress 2 Postnr Ort Kontaktnr Kontakt Funktion Anger namnet på kunden som kreditnotan skickas till om det är en annan kund än den på huvudet i försäljningsdokumentet. Kundens adress. Ytterligare adressinformation. Kundens postnummer. Kundens postort. Koden för din primärkontakt hos kunden. Namnet på din kontakt i fältet ovan. 57

58 Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Typ Nr Beskrivning Antal Enhetskod A-pris Exkl. moms Radbelopp Exkl. moms Funktion Välj mellan alternativet Redov. Konto, Artikel, Resurs etc. för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Ange kontonr, artikelnr, resursnr etc. När du väljer ett konto hämtas beskrivningen från kontoplanen in. Ändra beskrivningen till önskad text på fakturan. Ange antalet. OBS! Inga minustecken. Enhet kan användas om man vill för att förtydliga för kunden vilken enhet det gäller. Ange det belopp du vill kreditera kunden. OBS! Inga minustecken. Räknas fram genom Antal * A-pris Exkl. moms När raderna är registrerade bokför du kreditnotan genom att klicka på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9). 2.7 Annullera bokförd kreditnota Denna funktion används för att korrigera en bokförd kreditnota som är felaktig. För att använda funktionen går man till bokförda försäljningskreditnotor och klickar på Annullera antingen från listvyn, om du står på aktuell rad, eller direkt från försäljningskreditnotan. Klicka på Ja både i rutan ovan och nedan för att komma till den nya fakturan. 58

59 Den bokförda fakturan öppnas och du kan kontrollera att belopp etc. stämmer. 2.8 Inbetalningar Här beskrivs hur du registrerar inbetalningar avseende fakturor, kreditnotor och räntefakturor som du skickar ut till kunden. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Inbetalningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja den journal som används för inbetalningar. Registrering av betalningsrader: Fältnamn Bokföringsdatum Dokumenttyp Dokumentnr Kontotyp Funktion Det datum som betalningen kommer in på kontot. Ange Betalning för inbetalning av fakturor, Återbetalning för avbokning av kreditnotor etc. Fylls i automatiskt när du öppnar journalen eller när du lägger upp en ny rad. Välj alternativet Kund. 59

60 Nr Beskrivning Belopp Motkontotyp Motkonto Kopplat (ja/nej) Kopplas till dokumenttyp Kopplas till ver.nr. Skriv in kundnumret eller tryck F4 för att söka i kundlistan. Fylls i automatiskt när du väljer kundnr. Kan redigeras om du vill ha annan eller ytterligare information i fältet. Fakturans belopp hämtas automatiskt när du använder funktionen Kopplas till ver.nr. Kontrollera att det stämmer överens med beloppet på inbetalningsavin. Om beloppet inte stämmer ange beloppet som står på inbetalningsavin. Välj bankkonto eller redovisningskonto. Lämnas fältet blankt måste en samlingsrad läggas i slutet av betalningen för att balansera journalen. Ange det kontonr som motsvarar motkontotypen. Lämnas blankt om motkontotyp är blankt. Rutan bockas i om du använt funktionen Kopplas till ver.nr. Välj det typ av dokument som betalningen på raden avser. Ange det fakturanr som står på inbetalningsavin. Om kunden inte har angivit sitt fakturanr kan man skriva in kundens kundnummer i fältet Nr och sedan trycka F4 i fältet. Då kommer en lista med kundens alla obetalda fakturor upp och det går att välja in den som är betald. Registrering av kontorad (om motkonto inte använts på inbetalningsraderna): Fältnamn Bokföringsdatum Verifikationsnr Kontotyp Nr Belopp Funktion Det datum som betalningen kommer in på kontot. Fylls i automatiskt när du öppnar journalen eller när du lägger upp en ny rad. Välj redovisningskonto eller bankkonto beroende på om betalningen ska gå direkt mot konto i redovisningen eller om det ska gå via ett bankkonto. Ange det redovisningskonto eller bankkonto som betalningen gjorts på. Skriv in det totala beloppet enligt avin. Beloppet ska anges positivt. 2.9 Kvitta faktura mot kreditnota En faktura kan kvittas mot en kreditnota genom att man lägger upp båda två dokumenten i en inbetalningsjournal och kvittar dem där. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Inbetalningsjournaler Använda funktionen: 60

61 Börja med att välja den journal du använder för inbetalningar. Registrera både fakturan och kreditnotan i journalen på samma sätt som man lägger in dem för betalning. Om kreditnotans belopp är lägre än fakturans måste fakturans belopp ändras så att det överensstämmer med kreditnotan. Om beloppet på fakturan ändras så kommer en rest att ligga kvar för senare betalning. När fältet Totalt saldo är noll bokför du journalen genom att klicka på Bokför (F9) Överbetalningar Ibland händer det att kunder betalar in ett felaktigt belopp som är högre än fakturans egentliga belopp. Detta kan hanteras i inbetalningsjournalen. Exempel: En kund har fått en faktura på beloppet 610,13 USD och av misstag har kunden betalat in 910,13 USD till er. Börja med att välja det journalnamn som du använder för inbetalningar. 61

62 När man lagt in fakturan och betalningsraden så blir det totala saldot 300,00 USD som är för mycket inbetalt. För att kunna bokföra journalen måste det totala saldot vara 0,00 USD. Ändra därför beloppet på fakturaraden så att det stämmer överens med beloppet som kunden har betalt in. När betalningen kopplas ihop med fakturan kommer det att bli 300,00 USD kvar som ett tillgodo för kunden som kan utnyttjas mot någon annan faktura eller betalas ut till kunden. I kundens reskontra kan man se att det finns ett tillgodohavande på 300 USD som bokats in på betalningsdagen Återbetalning Om en kund ska ha en återbetalning för t.ex. en kreditnota eller ett felaktigt inbetalt belopp måste en utbetalning göras till kunden och sen ska denna registreras i inbetalningsjournalen. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Inbetalningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja det journalnamn som du ska använda för inbetalningar. Vi fortsätter med exemplet med överbetalning från ovan och betalar tillbaka de 300 USD som blev för mycket inbetalt. Välj dokumenttyp Återbetalning. 62

63 Börja med att lägga upp raden med de 300 USD genom att i fältet Kopplas till ver. nr ange betalningens verifikationsnummer. Lägg sedan in betalningsraden mot konto/bankkonto, även på denna rad ändrar du dokumenttypen till Återbetalning. Bokför med F9 när Totalt saldo är noll. I Exemplet ovan är beloppen olika eftersom det är olika valutor men det går att se att återbetalningen balanserar eftersom saldot är noll. I Kundreskontratransaktioner är det återstående beloppet på inbetalningsraden med dokumentnr G02003 nu 0, Betalningspåminnelser Denna funktion används för att hantera påminnelser av vanliga fakturor, kreditnotor och räntefakturor. För att det ska gå att påminna en kund krävs att det på kundkortet är ifyllt en kod för betalningspåminnelser. Om ingen kod är angiven på kundkortet skrivs inga påminnelser ut för den kunden. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Kundreskontra Betalningspåminnelser 63

64 Använda funktionen: Börja med att kontrollera att listan är tom. Finns det gamla påminnelser som inte har skickats ut så radera dem. Klicka på Skapa betalningspåminnelser under fliken Start. 64

65 Fältförklaring fliken Alternativ: Fältnamn Bokföringsdatum Dokumentdatum Endast transaktioner med förfallna belopp Funktion Ange det datum du vill att påminnelsen ska bokföras i redovisningen. Ange det datum du vill ska stå på påminnelsen till kunden. Om man markerar detta fält kommer endast förfallna fakturor med. Lämnar man fältet blankt får man med allt som finns på ett kontoutdrag. Fliken Kund Här har man möjlighet att sätta filter för att påminnelserna ska begränsas till en eller flera kunder. Vill man att alla kunder ska påminnas lämnar man fliken blank. Fliken Kundreskontra Här kan man göra urval på dokumenttyp om man t.ex. inte vill att kreditnotor ska komma med. Vill man att allt ska komma med lämnar man fliken blank. Klicka på OK när du är klar med dina filter. Programmet letar igenom alla fakturor för att hitta sådana som det ska skickas betalningspåminnelse på. Kriterierna för vilka påminnelser som ska skickas ut är följande: Tar med fakturor till kunder som har en påminnelsekod angiven på kundkortet. Kontrollerar att fakturan har förfallit om man anger att endast förfallna fakturor ska tas med. Kontrollerar att fakturor inte är stoppade för påminnelse. Kontrollerar att rätt tid har förflutit sedan förra påminnelsen (enligt påminnelsevillkoret). När jobbet är klart lägger sig betalningspåminnelserna i listan. Om man fakturerar en kund i olika valutor skapas en påminnelse per kund och valuta. Påminnelser som skapas upp är endast ett förslag på vilka påminnelse som bör skickas ut. Förslaget kan nu redigeras genom att ta bort det du inte vill skicka ut. Om du vill ta bort hela påminnelsen öppnar du påminnelsens kort och klickar på Ta bort eller trycker Ctr+Del. 65

66 Svara Ja på frågan som kommer upp för att gå vidare. Påminnelsen försvinner ur listan med påminnelser. Vill du ta bort en enstaka rad på påminnelsen så öppnar du kortet för påminnelsen, ställer dig på raden du vill ta bort och trycker Ctrl+Del. Raden du står på försvinner då Texter på påminnelsen I inställningarna för betalningspåminnelsevillkor skriver man in de texter som ska användas för påminnelserna. Påminnelsetexten kan skrivas ut ovanför (inledande text) eller under (avslutande text) raderna. Vilken text som skrivs ut på påminnelsen beror på vilken påminnelsenivå som står angiven i huvudet på påminnelsen. 66

67 När betalningspåminnelseförslaget skapas upp lägger systemet in den lägsta påminnelsenivå som matchar tidsfristen enligt betalningspåminnelsevillkoret från kundkortet. Vill man ändra nivån på påminnelsen går det att göra via Uppdatera bet.påminnelsetext. På fliken Alternativ anger man den nivå man vill använda på påminnelsen (texten ändras utifrån betalningspåminnelsenivå). Under fliken betalningspåminnelsehuvud lägger du till de betalningspåminnelser som uppdateringen ska gälla. Klicka sedan på OK. Påminnelsen uppdateras nu med den nya nivån/texten. 67

68 2.14 Utskick av påminnelse Nästa steg är att skicka ut påminnelserna till kund. Stå i listan med betalningspåminnelser och klicka på Utskick. Under fliken Alternativ väljer du om du vill att påminnelserna ska skrivas ut direkt genom att markera Skriv ut, välj Print eller . Om du vill vänta med att skriva ut lämnar du fältet blankt. De två andra fälten på fliken Alternativ används bara om man vill byta bokföringsdatum på påminnelsen till ett annat. På fliken Betalningspåminnelse kan du filtrera om du bara vill skicka ut vissa av betalningspåminnelserna. Sätter du inget filter skickas alla skapade påminnelser ut. 68

69 Tryck OK för att genomföra utskicket. Påminnelser som har skickats ut hittar man under: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Kundreskontra Utskickade bet.påminnelser I samband med utskicket uppdateras ett register som är kopplat till kundreskontran med utskicket. På så sätt går det via kundreskontran se om en faktura har blivit påmind samt man kan hålla reda på när den senast har blivit påmind för att påminnelserna inte ska skickas ut för tätt Räntefakturering Denna funktion används för att hantera räntefakturering av fakturor. För att det ska gå att räntefakturera en kund krävs det att en kod för räntefakturering på kundkortet. Om inte koden är ifylld skapas inga räntefakturor för just denna kund. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Kundreskontra Räntefakturor Använda funktionen: Börja med att kontrollera att det inte ligger några räntefakturor i listan. Gör det de börjar du med att ta bort dem. Räntefakturor kan skapas på 3 sätt: 1. Låta programmet föreslå vilka kunder som ska räntefaktureras automatiskt. 2. Man väljer vilken kund man vill räntefakturera och ber programmet föreslå vilka fakturor som ska räntefaktureras för just den kunden. 3. Manuell registrering av räntefakturor. Nr 1 är vanligast och det är den metoden som beskrivs här. Klicka på Skapa räntefakturor. 69

70 Fältförklaring fliken Alternativ: Fältnamn Bokföringsdatum Dokumentdatum Funktion Ange det datum du vill att räntefakturan ska bokföras i redovisningen. Ange det datum du vill ska stå på räntefakturan till kunden. Fliken Kund Här finns möjlighet att sätta filter för att avgränsa ränteförslaget till en eller flera kunder. Vill man att alla kunder ska komma med sätter man inga filter. Fliken Kundreskontra Här finns möjlighet att sätta filter för att begränsa urvalet till Faktura. Man ska inte skicka ränta på räntefakturor och systemet hanterar inte minusränta för kreditnotor. Sätt därför filter på Dokumenttyp Faktura här. När du är nöjd med dina filter klickar du på OK. Programmet börjar kalkylera fram vilka räntefakturor som bör skickas ut enligt följande kriterier: Tar med fakturor till kunder som har en räntevillkorskod angiven på kundkortet. Kontrollerar vilka fakturor som inte räntedebiterats förut. Kontrollerar att fakturan är betald för sent och efter den godkända betalningsfristen enligt inställningar på räntevillkoret. Kontrollerar att fakturan inte är stoppad för räntefakturering. När beräkningen är klar läggs alla ränteförslag i listan. 70

71 Om en kund faktureras i olika valutor skapas en räntefaktura per kund och valuta. Redigera underlaget De räntefakturor som skapats är endast ett förslag till dig som användare och förslaget kan nu redigeras. Om det är någon av räntefakturorna du inte vill skicka ut öppnar du den genom att dubbelklicka på raden. Tryck Ctrl+Del så raderas hela räntefakturan. Är det någon rad du inte vill ha med på en viss räntefaktura öppnar du den och ställer du dig på raden du vill ta bort och trycker Ctrl+Del. Då raderas raden på fakturan. Undantag från räntedebitering Om du tagit bort en räntefaktura ur förslaget så kommer den att komma upp igen nästa gång du skapar förslag för räntedebitering. För att undanta en faktura från räntedebitering börja med att leta upp fakturan bland kundens kundreskontratransaktioner. Markera den faktura du vill undanta från räntedebitering och klicka på knappen Undantag för räntedebitering. 71

72 Svara Ja på frågan som kommer upp. Transaktionen kommer nu inte komma upp igen som räntedebiteringsförslag. Utskick av räntefakturor När du vill skicka ut en räntefaktura till kund så klickar du på Utskick. Under fliken Alternativ markerar du om du vill Skriva ut räntefakturan. Övriga fält på fliken används endast om du vill byta det bokföringsdatum som finns angivet på räntefakturan. Under fliken Räntefaktura sätts automatiskt ett filter på den räntefaktura du stod på när du klickade på Utskick. Vill du skicka ut alla räntefakturor på en gång tar du bort filtret. 72

73 Utskickade räntefakturor hittar du under: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Kundreskontra Utskickade Räntefakturor I samband med utskicket uppdateras ett register som är kopplat till kundreskontran. På så sätt kan man via kundreskontran se om faktura blivit räntefakturerad eller inte. Man håller också reda på vilka fakturor som blivit räntefakturerade för att undvika att ränta debiteras 2 gånger. 73

74 3. Redovisning 3.1 Kontoplan I kontoplanen lägger man upp nya konton samt gör inställningar för respektive konto angående momsbokföringsmallar, dimensioner mm. Kontoplanen kan också användas som en balans- och resultaträkning eller huvudbok på skärmen. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Kontoplan Använda funktionen: I kontoplanen kan man göra ytterligare inställningar på kontot. För att komma in på kontots kort dubbelklickar du på kontot i kontoplanen. Lägga upp nya konton Klicka på ny. 74

75 Fältförklaring fliken allmänt: Fält Nr Namn Resultat/Saldo Kontokategori Underkategori Konto Debet/Kredit Kontotyp Debiteringstyp Summeringsintervall Tomma rader Ny sida Söknamn Saldo Avstämningskonto Extra textrader Direktbokföring Spärrad Funktion Det nr som rubriken, kontot eller summeringen har. Rader med fetstil är rubriker eller summor. Övriga rader är konton. Rubriken, kontot eller summeringens beskrivning. Anger om kontot är ett resultat eller balanskonto. Styr om kontot tas med på resultat- eller balansräkningen. Specificering av kontot utöver resultat eller balanskonto. Välj mellan Tillgångar, Skulder eller Eget kapital för balanskonton. Välj mellan Inkomst, Kostnad för sålda varor eller Utgift för resultatkonton. En fortsättning på specificeringen enligt Kontokategori ovan. Anger de typer av poster som normalt kommer bokföras på detta redovisningskonto. Nya konton får automatiskt kontotypen konto, men det kan ändras. Välj mellan: Konto (Bokföring) Rubrik (rubrik för en grupp av konton) Summa (används när du vill att programmet ska beräkna en summa av en rad saldon på konton som inte kommer upp precis före kontot Totalt.) Summa används när konton från flera olika kontogrupper ska summeras. Om du använder typen Summa måste fältet Summeringsintervall fyllas i.) Från-summa (en markör för en serie av konton som ska summeras och som avslutas med ett till-summakonto). Till-summa (summan av en serie konton som startar med det föregående från-summakontot). Summan definieras i fältet Summa. För vissa konton kan det vara aktuellt att fylla i detta fält. Välj mellan Öresutjämning, Frakt, Expedition eller Emballage. Anger ett kontointervall eller en lista med kontonummer. Anger hur många blankrader du vill infoga före kontot i kontoplanen. Anger om det ska vara en sidbrytning efter redovisningskontot vid utskrift av rapporter. Söknamn för kontot, behöver ej vara detsamma som namn. Aktuellt saldo på kontot. Beräknat från systemstart. Anger om kontot ska inkluderas i fönstret Avstämning i redov.journalen. Vanligast för likvida konton. Anger att en extratext automatiskt ska läggas till för kontot. Anger om du ska kunna direktbokföra på kontot. Försäljning/inköp via artiklar är exempel på indirekt bokföring. Anger om kontot är spärrat för bokföring. 75

76 Uppdateringsdatum Utelämna standardbeskr. i jnl Visar när redovisningskontot ändrades senast. Kryssa i Utelämna standardbeskr. i jnl om du vill tvinga användarna att skapa en ny beskrivning i en journal istället för att automatiskt infoga standardbeskrivningen. Fältförklaring fliken bokföring: Fält Typ av bokföring Gen.rörelsebokföringsmall Produktbokföringsmall Moms rörelsebokföringsmall Moms produktbokföringsmall Automatkonteringsmall Std.kontonr. konc.int. part. Standardmall för periodisering Konsolideringskonto SRU-kod Funktion Lämna fältet blankt för transaktioner som inte har momsberäkning, välj annars mellan Inköp eller Försäljning. Ange standardmall för kontot. Ange standardmall för kontot. Ange standardmall för kontot. Ange standardmall för kontot. När du har tilldelat en automatisk konteringsmall till ett redovisningskonto infogas den här koden automatiskt i en journal utifrån försäljnings- och inköpsrader när redovisningskontot används. Anger de konton som du ofta registrerar i fältet motkonto på koncerninterna journal- eller dokumentrader. Anger en standardmall för periodisering på kontot. Används vid koncernredovisning. Ange kontots SRU-kod. Följer med i SIE-export. Fältförklaring fliken Konsolidering: Fält Debetkonto konsolid. Kreditkonto konsolid. SRU-kod Konsoliderad omräkningsmetod Funktion Anger ett konsoliderat företagskontonummer som du vill att alla debetsaldon ska överföras till. Samma som fältet ovan fast för kreditsaldon. Ange kontots SRU-kod. Följer med i SIE-export. Anger kontots omräkningsmetod för konsolidering dvs den valutaomräkningskurs som ska användas på kontot. 76

77 Fältförklaring flikarna Rapportering och Kostnadsredovisning: Fält Valutakursjustering Kostnadstypsnr Funktion Anger hur redovisningskonton justeras för förändringar i valutakurs mellan BVA och den alternativa rapportsvalutan. Anger ett nummer för att fastställa vilken kostnadstyp ett redovisningskonto tillhör. Indrag av kontoplan När nya konton, rubriker eller summeringar har lagts upp ska funktionen Indrag av kontoplan köras. Funktionen hittar du i menyfliken på kontoplanen. När du klickar på Indrag av kontoplan kommer en informationsruta upp. Meddelandet talar om att en kontroll kommer att göras så att varje Från-summa har en korresponderande Till-summa samt en uppdatering av varje slutsumma. Svara Ja på frågan. Om något inte stämmer i kontoplanen kommer ett meddelande som talar om vilken summering som är felaktig. Rätta till felet och kör sedan funktionen igen. I kontoplanen kan man se att funktionen har körts genom att titta i kolumnen Namn. Namnet på ett nytt konto får ett indrag när man kör funktionen. 77

78 Villkor för dimensionshantering På ett konto går det att ställa in villkor för vad som gäller när man jobbar med dimensioner. Exempelvis att bokföring på ett visst konto alltid ska innehålla dimension 1 eller 2 eller både och. Öppna kontots kort genom att dubbelklicka på det i kontoplanen. Klicka på Dimensioner eller tryck Ctrl+Shift+D för att öppna inställningarna för dimensioner för det aktuella kontot. Här anger du de inställningar som ska gälla för kontot. 78

79 Fältförklaring kolumner Standard dimensioner: Fältnamn Dimensionskod Dimensionsvärdekod Bokförs med Funktion Ange den dimensionskod som du vill sätta villkor för. Här anger du den dimensionsvärdekod som du vill föreslå som standarddimension. Här anger du hur standarddimensionerna och deras värde ska användas. Välj mellan: <Tomt> - Välj detta alternativ om inga värdebokföringsvillkor har angetts för standarddimensionen när det här kontot eller den här kontotypen används. Standarddimensionen kan bokföras med valfritt dimensionsvärde eller inget dimensionsvärde. Kod alltid Välj det här alternativet om standarddimensionen för det här kontot eller den här kontotypen måste ha ett dimensionsvärde vid bokföring, men valfritt dimensionsvärde accepteras. Samma kod Välj det här alternativet om standarddimensionen för det här kontot eller den här kontotypen alltid måste ha samma dimensionsvärdekod som den som har valts i fältet dimensionsvärdekod. Ingen kod välj det här alternativet om du inte vill att dimensionsvärdekoder ska användas med det här kontot eller den här kontotypen. Innan du kan göra ovanstående inställningar måste dina dimensionskoder och dimensionsvärden vara inlagda i systemet. 3.2 Dimensioner Med dimensioner avses fler nivåer i kontoplanen utöver själva kontot. Dessa nivåer kallas ibland för kostnadsställe eller kostnadsbärare. I NAV används uttrycket dimensioner eftersom det går att jobba med ett stort antal dimensioner och man vill kunna benämna dem utifrån sin verksamhetsuppföljning. Dimensionerna finns överallt i systemet och kan kopplas till kunder, leverantörer, fakturor, artiklar osv. Detta kapitel beskriver hur man lägger upp dimensionskoder och dimensionsvärde i systemet så att de kan användas i kontoplan, journal, fakturor m.m. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Administration Dimensioner 79

80 Använda funktionen: I fönstret lägger man upp de dimensioner man vill jobba med. Antalet dimensioner är obegränsat (beroende på licens). Fältnamn Kod Namn Kodledtext Filterledtext Spärrad Funktion Ange en passande kod för dimensionen. Dimensionens namn. Det här fältet fylls i automatiskt genom att den kopierar dimensionskoden som har angetts i fältet Kod. Du kan dock ange en egen ledtext till dimensionen. Ledtexten bestämmer hur fälten som avser dimensionen visas i programmet. När du anger en ledtext här ersätter den namnet på alla fält som avser dimensionen med kodledtexten. Det här fältet fylls i automatiskt genom att den kopierar dimensionskoden som har angetts i fältet Kod. Du kan dock ange en egen ledtext till dimensionsfiltret. Ledtexten bestämmer hur filterfälten som avser dimensionen visas i programmet. När du anger en ledtext här ersätter den namnet på alla filterfält som avser dimensionen. Markera rutan om dimensionskoden ska spärras för användning. När man har definierat upp vilka dimensionskoder som ska användas behöver också värden för varje dimensionskod definieras. Ställ markören på den rad vars dimension du vill definiera värden för och klicka på Dimensionsvärden under fliken analysera. 80

81 Lägg upp de dimensionsvärden som ska användas för dimensionen. Det är tillräckligt att ange Kod och Namn. Fältet Spärrad används om dimensionsvärdet inte ska användas längre. 3.3 Bankkonto Bankkontomodulen används för att kunna hantera betalningstransaktioner i valuta och i SEK. Om man har ett eller flera valutakonton sätter man upp ett bankkonto per valutakonto. Genom att använda valutakonto kan man logga transaktioner både i SEK och i den aktuella valutan. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Likviditetsstyrning Bankkonton Listan visar de bankkonton som finns upplagda. 81

82 Använda funktionen: För att lägga upp ett nytt bankkonto klickar du på Ny. Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Namn Bankfilialsnr Bankkontonr Saldo Funktion Kan erhållas automatiskt från systemet eller anges manuellt. En beskrivning för bankkontot. Anger ett ID-nummer för bankkontoret. Bankkontots kontonummer. Kontots nuvarande saldo. 82

83 Saldo (BVA) Kontaktpersonskod Spärrad Exp.format för SEPA-autogiro Nr-serie för kredittrans.med. Nr-serie för autog.medd. Fordringsägarenr. Banknamn Datakonvertering Bankclearingstandard Bankclearingnummer Uppdateringsdatum Matcha toleranstyp Matcha toleransvärde Kontots saldo i basvalutan. Anger en kod för en person på ditt företag som är ansvarig för bankkontot. Markera fältet när kontot inte längre får användas. Anger formatet på bankfilen som exporteras när du väljer knappen skapa direktdebetfil i fönstret Transaktioner för samlingar med autogiro. Anger Nr-serien för bankinstruktionsmeddelanden som skapas med exportfilen som du skapar i fönstret Transaktioner för samlingar med autogiro. Anger Nr-serien som används i autogirofilen som du exporterar för en autogireringstransaktion i fönstret Transaktioner för samlingar med autogiro. Anger ditt företag som fordringsägare i samband med betalningar från konton som använder SEPA Autogiro. Anger bankens dataformat för att göra det möjligt att låta en tjänsteleverantör konvertera bankdata när du importerar och exporterar bankfiler. Anger formatstandarden som används vid banköverföringar om du använder fältet Bankclearingnummer för att identifiera dig som avsändare. Anger koden för Bankclearingnummer. Datumet då bankkontots kort senast ändrades. Anger med vilken tolerans som funktionen för automatiska betalningar tillämpar regeln Matchat belopp inkl. tolerans för det här bankkontot. Anger om funktionen för automatiska betalningar tillämpar regeln Matchat belopp inkl. tolerans med en procentandel eller ett belopp. Fältförklaring fliken Kommunikation: Fältnamn Adress Adress 2 Funktion Adress för banken där du har bankkontot. Ytterligare adressinformation. 83

84 Postnr Ort Lands-/regionkod Telefonnr Kontaktperson Telefaxnr E-post Hemsida Postnummer för adressen ovan. Orten där du har bankkontot. Anger adressens land/region. Telefonnumret till banken där du har kontot. Anger namnen på den person hos banken som normalt hanterar frågor kring det aktuella bankkontot. Faxnumret till banken där du har kontot. Anger E-posten som är knuten till bankkontot. Anger hemsidan som är knuten till bankkontoret. Fältförklaring fliken Bokföring: Fältnamn Valutakod Senaste checknr Transitnr Senaste kontoutdragsnr Senaste betalningsrapportnummer Saldo senaste kontoavstämning Bankkontobokf.mall Funktion Den aktuella valutakoden för bankkontot. Anger numret för den check som senast utfärdades från bankkontot. Anger ett bankidentifikationsnummer som du väljer själv. Anger numret för det senaste kontoutdraget som bankkontot stämdes av mot. Anger det sista bankkontoutdraget som importerades. Anger saldot vid den senaste avstämningen av bankkontot. Bankbokföringsmallen bestämmer på vilka redovisningskonton som programmet ska bokföra transaktioner som berör kontot. För att underlätta avstämning gentemot kontoutdrag från banken ska varje kod ha sitt eget konto i redovisningen. 84

85 Fältförklaring fliken Överföring: Fältnamn Transitnr SWIFT kod IBAN Format för bankutdragsimport Format för betalningsexport Funktion Anger ett bankidentifikationsnummer som du väljer själv. Används för betalningar från utlandet. Koden erhålls av banken och är bankens internationella kod. Används för betalningar från utlandet. Koden är ett internationellt nr för ditt konto i banken. Anger formatet på bankutdragsfilen som kn importeras till det här bankkontot. Anger formatet på bankfilen som exporteras när du väljer knappen Exportera betalningar till fil i fönstret Utbetalningsjournal. 3.4 Redovisningsjournal I redovisningsjournalen bokför man kvitton, avskrivningar, bokslutsdispositioner och liknande transaktioner. I det fall man använder sig av periodiseringsfunktionen så bokför man även dessa transaktioner här. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Redovisningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja den journal som motsvarar ditt syfte i fältet Journalnamn. 85

86 Fältförklaring kolumner Redovisningsjournal: Fältnamn Bokföringsdatum Dokumenttyp Dokumentnr Kontotyp Nr Funktion Ange det datum då du vill att verifikationen ska bokas in i din redovisning. Välj mellan blank, betalning, faktura, kreditnota, räntefaktura, betalningspåminnelse eller återbetalning. Erhålls automatiskt när du lägger upp raden. Välj Redov.konto i detta fält. Ange det kontonr du vill använda eller tryck F4 för att välja konto i listan. 86

87 Beskrivning Typ av bokföring Gen. rörelsebokföringsmall Produktbokföringsmall Belopp Motkontotyp Motkonto Automatkonteringsmall Periodiseringskod Här visas beskrivningen för valt konto. Beskrivningen kan skrivas över med valfri text. Det är denna beskrivning som visas i huvudboken för transaktionen. Välj mellan blank, inköp, försäljning eller avräkning. Denna kod styr konteringen i redovisningen via bokföringsinställningar. Fältet måste alltid anges och det är viktigt att man väljer rätt kod. Denna kod styr konteringen i redovisningen via bokföringsinställningar. Fältet måste alltid anges och det är viktigt att man väljer rätt kod. Ange kreditbelopp med minustecken och debetbelopp utan minustecken. Anger vilken typ av konto som raden kommer att bokas mot. Ange vilket konto raden ska bokas mot. Om du vill att systemet ska göra automatiska bokningar på andra redovisningskonton i bakgrunden ange mallen här. Om du vill periodisera bokningen på raden ange koden här. Kontera upp alla dina rader tills verifikationen balanserar. När den balanserar blir Totalt saldo 0. När du är klar med verifikationen klickar du på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9). Du kan ange flera verifikationer samtidigt utan att bokföra emellan så länge som varje verifikation balanserar. När en verifikations balanserar får nästa rad automatiskt ett nytt verifikationsnummer. 87

88 3.5 Budget I NAV kan du lägga in obegränsat antal budgetar som du kan jämföra med ditt resultat. Vanligast är det att man lägger budgeten på månadsbasis men det finns naturligtvis andra uppföljningsperioder. Viktigt är att man innan budgeten läggs in har bestämt sig för vilken nivå uppföljningen ska göras på. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Redovisningsbudgetar Använda funktionen: I listan som kommer upp visas alla de budgetar som finns upplagda. För att skapa en ny budget klickar du på Ny. För att titta på/redigera en existerande budget klickar du på Redigera budget. 88

89 Budgetfönstret är ett så kallat matrisfönster som visar rader och kolumner i kombination med varandra. Under fliken Allmänt finns möjligheten att styra utseendet på raderna och kolumnerna samt hur många tidsperioder budgeten ska delas upp i. Det finns också möjlighet att anpassa beloppen med avrundning samt inställning för om kolumnnamn ska visas i budgetfönstret. På fliken Filter kan man sätta filter för vad som ska visas för budgeten. Det går att filtrera på bl.a. datum och dimensioner. Skapa ny budget För att skapa en ny budget står du i listan med redovisningsbudgetar och klickar på Ny. Lägg till namn och beskrivning på din nya budget i listan och klicka sedan på OK. Klicka på Redigera budget för att öppna din nya budget. På fliken Filter kan du göra inställningar som hjälper dig i ditt budgetarbete. Bl. a kan du med fördel ange den datumavgränsning som ska gälla för perioderna i fältet Datumfilter samt sätta avgränsningar på kontonr. Sätter du inga filter visas alla kontonr på både balans- och resultaträkning och alla tillgängliga perioder i systemet. 89

90 Filtret på bilden ovan begränsar perioden till år 2018 och tar med alla konton på resultaträkningen. Det går även att göra avgränsningar på de olika dimensionerna om man vill skapa sin budget per dimension. Nästa steg är att ställa in den period som budgeten ska göras för. På fliken Allmänt finns fältet Visa per. Där ställer du in rätt period. Välj mellan: Dag Vecka Månad Kvartal År Bokföringsperiod Om man vill arbeta med sin budget på månadsbasis kan man välja att ställa in perioden antingen på månad eller på år. Väljer man år så budgeterar man för hela året och använder sedan en funktion för att sprida ut budgeten över 12 månader enligt en fördelningsnyckel. Annars lägger man själv budgeten månad för månad. Budgeten kan läggas in på kontona och sen summerar systemet själv ihop budgeten per kontogrupp. 90

91 Tänk på att intäktsbudgeten ska läggas in med negativt tecken och kostnaderna som positiva belopp. Lägg in budgeten för samtliga konton som du önskar budgetera på. Fördela budgeten på 12 perioder När du är klar med din budget på årsbasis är det dags att fördela den på 12 månader. Klicka på Fördela på 12 perioder. Längst upp anger du den fördelning som du vill ha. Systemet föreslår jämn fördelning över hela perioden med det kan ändras genom att mata in den % -sats som ska fördelas till varje period. På fliken Redov.budgetnamn sätter du filter på namnet på den budget du vill fördela. 91

92 På fliken Redov.budgettransaktion sätter du filter på den period du vill fördela. Vill du ha olika fördelning på olika konton sätter du filter på Redovisningskontonr och kör fördelningen flera gånger. När du är klar med inställningarna klickar du på OK. Svara Ja på frågan som kommer upp. För att se hur fördelningen blev ändrar du till Visa per: Månad och kan då se vilka belopp som budgeterats för respektive period. Kopiera budget. Systemet erbjuder också möjligheten att kopiera en tidigare budget som sedan kan justeras. Börja med att skapa en ny budget. Ställ dig på kortet för den nya budgeten och klicka på Kopiera budget under fliken åtgärder. 92

93 Fältförklaring Kopiera Redovisningsbudget: Fältnamn Källa Budgetnamn Redovisningskontonr Datum Årsavslutstransaktioner Budgetnamn Redovisningskontonr Justeringsfaktor Avrundningsmetod Datumändringsformel Datumkomprimering Funktion Du kan välja att kopiera en tidigare budget eller att utgå från utfallet under en period. Om du vill kopierar en budget väljer du Redov.budgettrans annars väljer du Redov.trans. Namnet på budgeten du vill kopiera ifrån. Här kan du sätta filter på vilka konton som ska ingå i kopieringen. Sätter du inget filter kommer alla konton med. Ange det datumintervall du vill kopiera ifrån. Här markerar du om årsavslutstransaktionerna ska tas med i kopieringen eller inte. Namnet på budgeten du vill kopiera till. Här kan du sätta filter på de redovisningskonton du vill ska komma med i kopieringen. Här kan du välja om du vill kopiera budgeten som den är eller om den ska räknas upp eller ner. Exempel: 1 för att få samma värde 1,1 - för att räkna upp budgeten med 10 % 0,9 för att räkna ner budgeten med 10 % Välj den avrundningsmetod du vill använda. Vill du ändra datumen på den budget du kopierar så anger du en formel i detta fält. 1D = 1 dag 1V = 1 vecka 1K = 1 kvartal 1Å = 1 år Välj den period som du budgeterar på. När du är klar klickar du på OK och svarar sen Ja på frågan. När kopieringen är klar kommer en ruta upp med följande meddelande. 93

94 3.6 SIE SIE är ett standardformat för filer som används av flera program för att utbyta redovisningsdata. SIE-export Exportfunktionen används för att exportera redovisningsdata från NAV. Filen kan t.ex. användas för att skicka till revisorn och underlätta bokslutsarbetet. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Redovisning SIE-export Använda funktionen: Fältförklaring fliken Alternativ: Fältnamn Filtyp Kontaktperson Funktion Här väljer du vilken typ av fil du vill skapa. Välj mellan: 1. År Slutsaldon 2. Periodiska saldon 3. Objektsaldon 4. Transaktioner Här kan en kontaktperson anges. 94

95 Kommentarer Dimensioner Räkenskapsår Här kan man ange en valfri kommentar om filens innehåll. Här kan man ange eller redigera vilka dimensioner som ska användas under exporten. Ange det räkenskapsår som exporten gäller. Fliken Redovisningskonto: Här kan du sätta filter om du inte vill att alla redovisningskonton ska komma med i filen. Under Begränsa totaler till sätter du filter på den period som du vill exportera. När du är nöjd med dina val klickar du på OK. Följande frågeruta kommer upp. Klicka på Spara och ange ett namn på filen samt en plats där den ska sparas ned. SIE Import Importfunktionen används för att läsa in informationen i en journal som sedan kan bokföras. Det kan t.ex. vara en SIE-fil som tas ut ur lönesystemet och ska läsas in i NAV eller när man skall sätta upp ett nytt bolag och importera historiska redovisningstransaktioner. På detta sätt slipper man stansa in informationen manuellt. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Redovisning SIE-import till redovisningsjournal Använda funktionen: Om man vill fånga upp eventuella dimensioner i SIE-filen måste de först läggas upp och definieras i systemet. Dimensionerna hittar du via sökrutan i översta högra hörnet. Sök på dimensioner och tryck på det alternativ som har ett kugghjul. 95

96 Välj sen menyfliken analysera och SIE-dimensioner för att kunna lägga upp önskade dimensioner och dimensionsvärden. När du har definierat dimensionerna kan du gå vidare till själva importen. 96

97 Fältförklaring fliken Alternativ. Fältnamn Filnamn Funktion Ange sökväg och namn för filen du vill importera. Klicka på knappen Assist för att peka ut filen. Redovisningsjournalmall Välj den journalmall som filen ska importeras in i. Redovisningsjournal Välj den redovisningsjournal som transaktionerna ska hamna i. Infoga redovisningskonto Infoga dimensioner Lägg in IB Mappa om konton och Dim. Avdelning Kod Projekt Kod Om det finns redovisningskonto i filen som inte finns i NAV så läggs de automatiskt upp om du markerar denna ruta. Om du vill att dimensionerna i filen ska läsas in så anges de här. Om det finns IB-poster i SIE-filen kan du välja att lägga in dem här. Om du t.ex. vill ha 2440 från filen till 2441 i din nya journal så bockar du i den här rutan. Inställningarna mappar du separat. Dimension 1. Har du objekt/dimensioner i SIE-filen sätter du dess nr här. T.ex. om du vill ha Objekt 1 i Sie-filen som Dimension 1 i den nya journalen, då sätter du 1 här. Dimension 2. Har du objekt/dimensioner i SIE-filen sätter du dess nr här. T.ex. om du vill har Objekt 2 i Sie-filen som Dimension 2 i den nya journalen, då sätter du 2 här. När du är klar trycker du på OK. Systemet läser in filen. En ruta visar hur långt inläsningen har kommit. 97

98 När inläsningen är klar hamnar alla raderna i den redovisningsjournal du valde för importen. Ser du inte alla dimensioner kan du högerklicka på rubrikerna i kolumnerna (Bokföringsdatum, Dokumenttyp etc.) och lägga till dem med funktionen välj kolumner. Du kan nu ta ut balans- och resultatrapporter för att stämma av värdena innan du bokför journalen. När du är säker på att allt stämmer, gå in i redovisningsjournalen och bokför den. 3.7 Analysera Funktionen analysera finns på många ställen i NAV. Den finns t.ex. på transaktionerna i kontoplanen, på bokförda inköpsfakturor och kundfakturor. Den finns även under menyerna Historik i de olika avdelningarna. Funktionen är den samma oavsett varifrån den startas. Analysera använder man för att titta närmare på hur en verifikation är konterad, vilka register som uppdaterats samt för att kunna analysera de olika registren som har med just denna funktion att göra. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Historik Analysera Använda funktionen: Analysfunktionen har tre parameteruppsättningar att välja mellan. Sök efter dokument används för att söka efter information baserat på systemets verifikationsnr. Sök efter företagskontakt kan användas för att söka på t.ex. en leverantörs fakturanr. Detta är användbart t.ex. när man får en påminnelse från en leverantör. Sök efter artikelreferens används om man arbetar med artikelspårningsnummer. 98

99 Fältförklaring Sök efter dokument: Fältnamn Dokumentnr Bokföringsdatum Funktion Ange det dokumentnummer du söker efter. I vissa fall är detta redan ifyllt beroende på vilken väg du kommit till funktionen. Lämnas ofta blankt för att få med alla transaktioner oavsett vilket datum de har bokförts på. Fältförklaring Sök efter företagskontakt: Fältnamn Företagskontakttyp Företagskontaktnr Externt dokumentnr Funktion Välj mellan leverantör och kund. Ange kundnr/leverantörsnr beroende på valet i fältet Företagskontakttyp. Ange det externa dokumentnummer du söker efter t. ex. leverantörens fakturanr. 99

100 Fältförklaring Sök efter artikelreferens: Fältnamn Serienr Partinr Funktion Ange det serienummer du vill spåra. Ange det partinummer du vill spåra. När du är klar med dina inställningar klickar du på Sök i Processfältet. För att analysera transaktionerna som ett bokfört dokument har gett upphov till i systemet kan du ställa dig på raden du vill undersöka och sen trycka på Visa relaterade transaktioner. Hur många rader som visas och vilka rader det är beror på vad det är för dokument och vilket innehåll det hade. Om du ställer dig på raden för Redovisningstransaktion öppnas t. ex. följande fönster: Här visas hur de olika verifikationerna har konterats i redovisningen. Du kan även välja att skriva ut eller förhandsgranska dokumentposterna i en rapport. 100

101 3.8 Kontouppställning Kontouppställningen är en rapportgenerator som baserar sig på redovisningsinformation. Denna används med fördel för att ta fram statistik och annan värdefull information från redovisningen. Kontouppställningen kan t.ex. användas för att bygga Balansräkning, Resultaträkning, Nyckeltalsrapport eller Försäljningsstatistik. Kontouppställningens information kan analyseras på skärmen, skrivas ut på papper eller exporteras till Excel för vidare analys och framställning av grafer. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Analys och rapporter Kontouppställningar 101

102 Använda funktionen: I listan som kommer upp ser du vilka kontouppställningar som redan är skapade. För att arbeta med någon av dem ställer du dig på rätt rad och klickar på Redigera kontouppställning. För att skapa en ny kontouppställning klickar du på Ny. Kontouppställningen består av två delar: Rapportens rader Rapportens kolumner 102

103 När man bygger en rapport så börjar man med att definiera vilka rader som ska finnas med på rapporten. När man är klar så skapar man den kolumnlayout man vill ha för rapporten. En kolumnlayout kan användas till flera rapporter så man behöver inte skapa en per rapport. Finns det en som redan är färdig och passar så väljer man den. Det går att bygga ett obegränsat antal rapporter. Det går också att kopiera raderna från en rapport till en annan och sedan göra de justeringar och förändringar som behövs för en annan rapport. Skapa en ny rapport Klicka på Ny i Åtgärdsfönstret. Ange Namn och Beskrivning för din nya rapport. Klicka sedan på Redigera kontouppställning. Ett tomt fönster öppnas och namnet på din rapport visas i fältet Namn. 103

104 Fältförklaring kolumner Kontouppställning: Fältnamn Rad-nr Beskrivning Summeringstyp Summeringsintervall Funktion Här kan du skriva in ett nummer för kontouppställningens rad. Du kan ange högst 10 tecken, både siffror och bokstäver. Radnumren är valfria. Du kan använda samma nummer på mer än 1 rad. Raderna behandlas då som en grupp. Infogar du t.ex. radnumret i en formel i fältet Summeringsintervall kommer alla rader med samma radnummer att summeras. Här kan du skriva in text som kommer att stå på kontouppställningens rad. I detta fält måste du ange summeringstypen för kontouppställningens rad. Typen bestämmer vilka konton i det summeringsintervall som du anger i fältet Summeringsintervall som kommer att summeras. Välj t. ex. mellan: Kontobelopp summeringen kommer att beräknas utifrån belopp på redovisningskonton i kontoplanen. Summeringsbelopp summeringen kommer att beräknas utifrån belopp på konton av typen Summa och Tillsumma i kontoplanen. Radkodbelopp summeringen kommer att beräknas från beloppen på rader på de andra raderna i kontouppställningen. Du skriver in formeln i fältet Summeringsintervall. Du använder det här fältet för att visa vilka konton som ska summeras på raden. Hur du fyller i fältet beror på innehållet i fältet Summeringstyp. Väljer du radkodbelopp till kontouppställningsraden kan du registrera en formel som tar med radnummer (eller summeringsintervall) från kontouppställningen. Är 104

105 Radtyp Beloppstyp Visa motsatt tecken Visa Fet Kursiv Understrykning Ny sida summeringstypen Kontobelopp eller Summeringsbelopp, måste du registrera ett kontonummer (eller summeringsintervall) från kontoplanen. När du använder ett summeringsintervall summeras alla konton inom det definierade intervallet (t.ex ). Du kan använda en formel som kan utföra beräkningar på andra rader. Hänvisningen till andra rader görs med hjälp av radnumret. Följande symboler kan användas i formeln: + addition - subtraktion * multiplikation / division ^exponential () parentes OBS! Om vill du ta med en siffra i en formel får samma siffra inte vara använd som ett radnummer i kontouppställningen. Du kan ange högst 80 tecken, både siffror och bokstäver. Välj mellan: Nettoförändring nettoförändring under perioden. Saldo t.o.m. datum saldot på periodens sista dag. Ingående saldo saldot vid periodens start. Välj mellan: Nettobelopp nettobeloppet på kontot. Debetbelopp visar bara kontots debetbelopp. Kreditbelopp visar bara kontots kreditbelopp. Om fältet markeras visas beloppet med motsatt tecken mot huvudboken. I det här fältet avgör du om kontouppställningsraden ska skrivas ut i rapporten. Välj mellan: Ja raden skrivs ut Nej raden skrivs inte ut Om någon kolumn inte är noll raden skrivs ut om inte alla belopp på raden är noll. Vid positivt saldo raden skrivs ut om saldot är positivt. Vid negativt saldo raden skrivs ut om saldot är negativt. Om fältet markeras skrivs raden ut i fetstil. Om fältet markeras skrivs raden ut i kursiv stil. Om fältet markeras skrivs raden ut understruken. Markera denna om du vill att en sidbrytning ska infogas efter det aktuella kontot när kontouppställningen skrivs ut. Detta är en enkel rapport som visar intäkter minus direkta kostnader i kronor och i %. 105

106 Skapa kolumnlayouter För att skapa en kolumnlayout klickar du på Redigera inställning av kolumnlayout. I fönstret som öppnas klickar du på pilen i fältet Namn. Klicka på Ny och skriv in Namn och Beskrivning för din kolumnlayout. 106

107 Klicka på Redigera inställning av kolumnlayout för att få upp ett tomt blad för inställningar. 107

108 Fältförklaring kolumner Kolumnlayout: Fältnamn Kolumnnr Kolumnrubrik Kolumntyp Transaktionstyp Beloppstyp Formel Funktion Här kan du ange ett nummer för kontouppställningskolumnen. Kolumnnumren är valfria. Du kan använda samma kolumnnummer på mer än en rad. Kolumnerna behandlas då som en grupp. Om du exempelvis tar med kolumnnumret i en formel representerar det summan av alla rader som delar kolumnnumret. Ange en rubrik för kolumnen. Typen angör hur beloppen beräknas i kolumnen. Beloppen beräknas för den period som definierats i fältet Datumfilter i rapporten eller fönstret på följande sätt: Formel kolumnen visar belopp som beräknats från belopp i andra kolumner i kontouppställningen. Du anger formeln i fältet Formel. Nettoförändring kolumnen visar nettoförändringen i kontosaldon under perioden. Saldo t.o.m. datum kolumnen visar kontosaldon vid slutet av perioden. Ingående saldo kolumnen visar kontosaldon vid början av perioden. Årets början till period kolumnen visar nettoförändringen av kontosaldona från början av räkenskapsåret till slutet av perioden. Återstående räkenskapsår kolumnen visar nettoförändringen i kontosaldona från slutet av perioden till slutet av det räkenskapsår då perioden ska avslutas. Hela räkenskapsåret kolumnen visar nettoförändringen i kontosaldona för räkenskapsåret då perioden avslutas. I det här fältet måste du välja den typ av transaktion som ska tas med i beloppen i kontouppställningskolumnen. Välj mellan: Transaktioner summan beräknas från redovisningstransaktionerna. Budgettransaktioner summan beräknas från redovisningsbudgettransaktionerna. I det här fältet väljer du den typ av transaktioner som ska tas med i beloppen i kontouppställningskolumnen. Du kan välja mellan: Nettobelopp både kredit- och debettransaktioner ingår i beloppet. Debetbelopp endast debettransaktioner ingår i beloppet. Kreditbelopp endast kredittransaktioner ingår i beloppet. Här kan du registrera en formel. Resultatet av formeln kommer att visas i kolumnen när kontouppställningen skrivs ut. 108

109 Du kan använda fältet för att utföra beräkningar i andra kolumner. Hänvisningen till andra kolumner görs med hjälp av kolumnnumret. Följande symboler kan användas: + addition - subtraktion * multiplikation / division ^exponential () parentes Visa motsatt tecken Jämförelse datumformel Visa Avrundningsfaktor Du kan ange högst 80 tecken, både siffror och bokstäver. Markera fältet om du vill att debetbelopp ska visas i rapporten som negativa belopp (dvs. med ett minustecken) och kreditbelopp som positiva belopp. Detta fält innehåller en datumformel som anger vilka datum som ska användas för att beräkna beloppet i kolumnen. Formeln används för att beräkna beloppet för jämförelseperioden i relation till den period som representeras av datumfiltret i rapportförfrågan. T.ex. är -1Å = samma period ett år tidigare. Här kan du välja om du vill att beloppen i kolumnen ska visas i rapporter. Välj mellan: Alltid alla belopp i kolumnen visas alltid. Aldrig kolumnen visas aldrig i rapporter, den används bara för beräkning. Om positiv endast positiva belopp visas i kolumnen. (Det vill säga belopp som är positiva innan du använder Visa motsatt tecken.) Om negativa endast negativa belopp visas i kolumnen. (Det vill säga belopp som är negativa innan du använder Visa motsatt tecken.) Här kan du välja om du vill att beloppen i kolumnen ska avrundas i rapporter. Välj mellan: Ingen inga belopp i kolumnen avrundas. 1 belopp i kolumnen avrundas till heltal belopp i kolumnen avrundas till tusental belopp i kolumnen avrundas till antal miljoner. 109

110 Så här kan en enkel kolumnlayout se ut: Två kolumner har definierats där den första visar periodens saldo och den andra visar samma period ett år tidigare. OBS! Utskrift av kontouppställningen klarar av maximalt 5 kolumner. För analys på skärmen kan obegränsat antal kolumner användas. Rapportöversikt Om du vill titta på rapporten på skärmen står du i din Kontouppställning och klickar på Översikt. På fliken Allmänt väljer du namnet på den kontouppställning du vill använda samt namnet på den kolumnlayout du vill använda. I fältet Visa per ställer du in vilken tidsperiod du vill dela upp rapporten i och i fältet Datumfilter filtrerar du på de datum du vill visa. På fliken dimensioner har du möjlighet att filtrera rapporten även på de dimensioner och dimensionsvärden du använder. Knapparna Nästa period och Föregående period användas för att förflytta sig mellan perioder. För att se vad som ingår i ett belopp klickar du på beloppet och sen på rutan som då visas bredvid beloppet. Ett nytt fönster öppnas och visar de bakomliggande transaktionerna. 110

111 Exportera till Excel När du står i matrisen för kontouppställningen kan du välja att exportera rapporten till Excel. Det gör du genom att gå till fliken Åtgärder och klicka på Exportera till Excel. I rutan som kommer upp får du välja om du vill skapa en ny arbetsbok i Excel eller om du vill exportera rapporten till en redan existerande arbetsbok. Skriv ut rapporten Det går också att skriva ut rapporten på papper. Stå i kontouppställningen och klicka på Åtgärder- Skriv ut. Välj den Kontouppställning du vill skriva ut samt den Kolumnlayout som ska användas. Sätt datumfilter för den period du vill skriva ut. Klicka sedan på Skriv ut. 111

112 3.9 Redovisningsrapporter I Dynamics NAV finns ett antal olika rapporter att arbeta med. Detta avsnitt beskriver utskrift av Balansräkning, Resultaträkning, Bokförd redovisningsjournal och Huvudbok. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Rapporter Använda funktionen: Balans- och resultaträkning finns under Finansiella rapporter, de övriga hittas under Transaktioner. 112

113 Balansräkning Fliken Alternativ: Om du kryssar i fältet Visa alla konton så skrivs alla konton i kontoplanen ut i rapporten, även de som inte har något saldo. Fliken Redovisningskonto: När du skriver ut Balansräkningen måste du ange ett Datumfilter. Vill du skriva ut Balansräkningen för vissa valda dimensioner anger du filter för det här. Klicka på Skriv ut för att skriva ut rapporten på papper, här kan du också välja att exportera den till Word eller Excel eller att få ut den som en PDF-fil. För att titta på den på skärmen klickar du på Förhandsgranska, från förhandsgranskningen kan du även välja att spara den som Excel, Word eller PDF. Rapporten visar Ingående saldo, Periodens saldo och Utgående saldo. 113

114 Resultaträkning Fliken Alternativ: Om du kryssar i fältet Visa alla konton så skrivs alla konton i kontoplanen ut i rapporten, även de som inte har något saldo. 114

115 Fliken Redovisningskonto: När du skriver ut Resultaträkningen måste du ange ett Datumfilter. Vill du skriva ut Resultaträkningen för vissa valda dimensioner anger du filter för det här. Klicka på Skriv ut för att skriva ut rapporten på papper, här kan du också välja att exportera den till Word eller Excel eller att få ut den som en PDF-fil. För att titta på den på skärmen klickar du på Förhandsgranska, från förhandsgranskningen kan du även välja att spara den som Excel, Word eller PDF. Rapporten visar Periodens saldo, periodens budget, Ackumulerat utfall samt ackumulerad budget. Bokförd redovisningsjournal Utskriften av bokförd redovisningsjournal utgår från det journalnr som bokföringen får vid bokföring. I ett och samma journalnr kan det ingå flera olika verifikationer. Om man t.ex. matar in flera verifikationer i samma journal och sedan bokför den så får de samma journalnr men olika verifikationsnr. För att skriva ut behöver man därför veta journalnumret. Ange nr på den/de journaler du vill skriva ut. 115

116 Klicka på Skriv ut för att skriva ut rapporten på papper och på Förhandsgranska för att visa rapporten på skärmen. 116

117 Huvudbok Ange ett eller flera kontonr samt andra parametrar som du vill analysera. Ange ett datumintervall för rapporten. Du kan även filtrera på dimensioner. Klicka på Skriv ut för att skriva ut rapporten på papper och på Förhandsgranska för att visa rapporten på skärmen. 117

118 3.10 Avstämning kund och leverantör Man bör regelbundet stämma av kund- och leverantörsreskontran så att de stämmer överens med huvudboken. Detta kan göras med hjälp av rapporten Stäm av kund- och lev.konton. I rapporten visas de konton som omfattas av avstämningen med redovisningssaldot och kund- eller leverantörsreskontrasaldot för varje konto. Under varje konto finns en lista med delsummor i kund- eller leverantörsreskontran. Alla differenser mellan redovisningssaldo och kund- eller leverantörsreskontrasaldon visas också. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Rapporter Diverse Stäm av kund- och lev.konton 118

119 Använda funktionen: Ange ett datumfilter med..datum d.v.s. inget startdatum utan bara ett slutdatum som anger t.o.m. vilket datum man vill stämma av. Om allt står rätt till ska det inte finnas några differenser i sista kolumnen. Om differenser uppstår beror det oftast på att något har bokförts direkt mot kund- eller leverantörskonton i huvudboken utan att gå via reskontran. Om så är fallet, leta upp den felaktiga bokningen och rätta den Årsavslut När bokföringsåret är slut och alla löpande verifikationer har bokförts är det dags att göra ett Årsavslut. Årsavslutet innebär att man fastställer bokföringsårets perioder. Det innebär dock inte att det inte går att bokföra på året mer utan bara att man inte kan ändra antalet perioder. Årsavslutet görs i två steg: 1. Stäng bokföringsperioden 2. Avsluta resultatkonton Steg 1 görs bara en gång medan steg 2 kan göras flera gånger om det behövs. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Räkenskapsår Bokföringsperioder Använda funktionen: I samband med att man avslutar sitt år bör man också upprätta nytt år om detta inte redan är gjort. 119

120 Ange startdatum för det nya räkenskapsåret, ange också antal perioder och periodlängd. Här betyder 1M = en månad. När du är klart tryck på OK. Ett nytt räkenskapsår skapas då upp. För att avsluta år klickar du på Avsluta år. Följande kontrollruta kommer upp. Klicka på Ja för att fortsätta. Året avslutas nu och markeras som Avslutat och Låst. 120

121 3.12 Avslut av resultatkonton När bokföringsåret är avslutat är det dags att avsluta resultatkonton och tömma resultaträkningen. Detta görs genom funktionen Avslut av resultatkonton. Batchjobbet bearbetar alla redovisningskonton av typen resultaträkning och skapar transaktioner som upphäver respektive saldo. Varje transaktion är summan av alla redovisningstransaktioner på kontot under räkenskapsåret. Dessa nya transaktioner placeras i en journal där du måste specificera ett motkonto och ett konto för balanserad vinst eller förlust i balansräkningen innan du bokför. När du bokför journalen bokförs en transaktion på varje resultatkonto så att saldot blir noll och samtidigt överförs årets resultat till balansräkningen. Du måste själv bokföra journalen. Transaktionerna bokförs inte automatiskt med batchjobbet utom när en alternativ rapporteringsvaluta används. När en alternativ rapporteringsvaluta används bokförs transaktionerna direkt i redovisningen. Datumet på raderna, som batch-jobbet skriver in i journalen, kommer alltid att vara årets avslutsdatum. Avslutsdatumet är ett fiktivt datum mellan den sista dagen i räkenskapsåret och den första dagen i följande räkenskapsår. Fördelen med att bokföra på ett avslutsdatum är att du behåller rätta saldon på räkenskapsårets vanliga datum. Batchjobbet Avslut av resultatkonton kan användas upprepade gånger. Du kan bokföra på föregående räkenskapsår även efter det att resultatkontona har avslutats, om du kör batch-jobbet igen. 121

122 Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Räkenskapsår Avslut av resultatkonton Använda funktionen: Fältnamn Räkenskapsårets slutdatum Redovisningsjournalmall Redovisningsjournal Dokumentnr Balanserad vinst eller förlust Bokföringsbeskrivning Affärsenhetskod Dimensioner Lagerperiod stängd Funktion Ange räkenskapsårets sista dag. Välj din redovisningsjournalmall. Välj den journal du vill använda för bokföringen Fylls i automatiskt när du valt redovisningsjournalmall och redovisningsjournal. Kan även fyllas i manuellt. Ange det konto som vinsten/förlusten ska balanseras på. Ange en text som kommer att stå på transaktionerna som skapas. Standardförslaget är Avslut av resultatkonton. Markera om du vill att en transaktion ska skapas för varje affärsenhetskod. Om du använder dimensioner i systemet och vill avsluta resultatkontona per dimension klickar du på rutan ovan och väljer de dimensioner du använder. Anger att lagerperioden har stängts. När du är nöjd med dina inställningar klickar du på OK. Systemet går igenom resultaträkningen och lägger in årsavslutet i den redovisningsjournal du har valt. En ruta visar processens förlopp. 122

123 Allt är klart när följande ruta kommer upp: Gå till din redovisningsjournal för att granska den. Alla avslut av resultat får datum med S framför. Detta datum befinner sig mitt emellan sista dagen på året och första dagen på nästa år. På sista raden ligger bokningen mot balanserad vinst eller förlust. När du har kontrollerat transaktionerna bokför du journalen och då uppdateras redovisningen. Om bokföring av bokslutsverifikationer sker efter att du har kört Avslut av resultatkonton så måste du köra funktionen igen för att åter tömma resultaträkningen. 123

124 4. Anläggningstillgångar Innan du kan lägga upp en anläggningstillgång behöver du definiera regler för hur redovisningen ska hantera bl. a. avskrivningar. 4.1 Avskrivningsregler Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Administration Anläggningstillgångar Avskrivningsregler Fältnamn Kod Beskrivning Standadavr.belopp slutavskr. Standard utg. bokf.värde Funktion Ange en kod för avskrivningsregeln. Högst 10 tecken. Ange en beskrivning för regelns ändamål. Anger det avrundningsbelopp som ska användas om fältet Avr.belopp slutavskr. i fönstret Avskrivningsregler för anl.tillg. är 0. Ange det utgående bokföringsvärde som ska användas om fältet Utgående bokföringsvärde i fönstret Avskrivningsregler för anl.tillg. är

125 Avyttringsberäkning Dra av rabatt i inköpsfaktura Tillåt korrig. av avyttring Tillåt ändring i avskr.fält Moms på nettoavyttringsposter Tillåt identiskt dokumentnr Tillåt indexering Tillåt avskr. under noll Tillåt mer än 360/365 dagar Använd anl. kontroll Avrunda i periodisk avskr. Samma bokf.datum i anl.redov Räkenskapsår på 365 dagar Beloppet för det utgående bokföringsvärdet minskas från den senaste avskrivningen så att bokföringsvärdet inte blir noll. Är bokföringsvärdet större än noll efter den senaste avskrivningen, t.ex. på grund av avrundningsproblem eller att det finns ett befintligt återanskaffningsvärde, ignoreras det utgående bokföringsvärdet. Ange vilken avyttringsmetod som ska användas i aktuell avskrivningsregel. Alternativ: Netto, Brutto. Se hjälpen för vidare förklaring. (Stå i fältet och tryck F1) Anger att raden och fakturarabatten dragits av från anskaffningskostnaden som bokförts för anläggningstillgången. Rabatten bokförs på kontot i fältet Inköp anl. rabatt. Anger om du ska korrigera fasta transaktioner av typen avyttring. Anger om du tillåter ändringar i avskrivningsfälten (de fält i fönstret Avskr.regler för anl.tillg som bestämmer hur avskrivningen beräknas). Anger om du säljer en anläggningstillgång med nettometoden för avyttring. Momsfälten i redov.transaktionerna fylls i. Markera kryssrutan för det här fältet om du vill tillåta identiska dokumentnummer i avskrivningsregeln. Se hjälpen för fördjupad information (stå i fältet och tryck F1). Anger om idexering av anl.redov.transaktioner och underhållstransaktioner som bokförs i denna regel ska tillåtas. Indexering görs av batchjobbet Indexera anläggningstillgångar. Anger om du vill att batchjobbet Beräkna avskrivning ska fortsätta även om bokföringsvärdet på anläggningstillgången är noll eller under. Anger om räkenskapsåret har fler än 360 avskrivningsdagar. Antalet avskrivningsdagar är endast viktigt om avskrivningsmetod Degressiv%1 ellerdeg1/lin används. Anger vilka checkar som ska utföras innan du bokför en journalrad. Se hjälpen för ytterligare information. Anger om de beräknade periodiska avskrivningsbeloppen ska avrundas till heltal. Anger om bokföringsdatum och anl.bokföringsdatumet måste vara samma datum på en journalrad innan raden kan bokföras. Batchjobbet Beräkna avskrivning använder normalt ett standardår med 360 dagar. Om du kryssar i rutan kan du inte välja fältet Använd avskr. Val 1. Ytterligare inställningar för bokföring av avskrivningarna hittar du på fliken Analysera i listan för avskrivningsregler. Du når samma inställningar från fliken Analysera på regelkortet. 125

126 Du kan inte infoga eller ta bort rader i fönstret Anl.inställningar bokföring, endast ändra de befintliga raderna. Du bör inte ändra inställningen för avskrivningsregler som redan har bokförda transaktioner, eftersom ändringar inte påverkar redan bokförda transaktioner. Statistiken blir då missvisande. För varje regel kan standardjournaler för bokföring av avskrivningarna göras. Mallar kan läggas upp per användare. 126

127 4.2 Anläggningstillgångsregister Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Anläggningstillgångar Anläggningstillgångar Använda funktionen: Listan visar alla de anläggningstillgångar som finns upplagda. För att lägga upp en ny anläggningstillgång klickar du på Ny. 127

128 Fältförklaring fliken Allmänt. Fältnamn Nr Beskrivning Klasskod Underindelningskod Platskod Budgeterad tillgång Serienr Huvudtillgång/Komp. Komp. Till huvudtillg. Sökbeskrivning Ansvarig Inaktiv Spärrad Uppdateringsdatum Funktion Erhålls automatiskt av systemet när man trycker Enter. Ange en beskrivning för tillgången. Ange vilken klass tillgången ska tillhöra. Välj mellan: Finansiell, Immateriell eller Materiell. Ange en underindelningskod inom den klass du valt för tillgången. Ange den plats, t. ex. den byggnad, där tillgången finns. Anger om tillgången är avsedd för budgeteringsändamål. Ange det unika identifieringsnummer som tilldelats anläggningstillgången. Anger om en anläggningstillgång är en huvudtillgång eller en huvudtillgångs komponent. Fältet fylls i automatiskt när du fyller i tabellen Huvudtillgångskomponent där du länkar anläggningstillgångar som är komponenter till respektive huvudtillgång. Anger vilken huvudtillgång komponenten tillhör. Ange en sökbeskrivning för tillgången. Anger vilken anställd som är ansvarig för tillgången. Om rutan markeras inaktiveras tillgången. Inaktiva tillgångar utelämnas i batchjobb och rapporter samt spärras för bokföring. Markera denna ruta om du vill blockera bokföring. Spärrade tillgångar utelämnas i batchjobb som skapar journalrader. Det datum anläggningstillgångskortet senast uppdaterades. Fältförklaring fliken Avskrivningsregel: Fältnamn Avskrivningsregelkod Bokföringsmall Avskrivningsmetod Funktion Anger den avskrivningsregel som appliceras på tillgången. Anger den bokföringsmall som används för avskrivningsregeln när anläggningstillgångar bokförs. Det finns sju avskrivningsmetoder att tillgå: Linjär 128

129 Degressiv 1 Degressiv 2 DEG1/LIN DEG2/LIN. För den här metoden används samma principer som för DEG1/LIN, men de degressiva avskrivningsbeloppen beräknas enligt metoden Degressiv 2. Användardefinierad Manuell. När du använder den manuella metoden måste du föra in avskrivningen manuellt i antingen redovisningsjournalen för anläggningstillgångar eller journalen för anläggningstillgångar. Batchjobbet Beräkna avskrivning utesluter anläggningstillgångar där den manuella avskrivningsmetoden används. Du kan använda den här metoden för tillgångar som du inte längre kan skriva av, t. ex. mark. Startdatum för avskrivning Antal avskrivningsår Slutdatum för avskrivning Bokföringsvärde Information om de olika metoderna och parametrar för respektive beräkningsmetod finns i hjälpen. Stå i fältet Avskrivningsmetod och tryck F1. Ange fr.o.m. vilket datum tillgången ska skrivas av. Ange hur många år avskrivning ska ske. Fylls automatiskt i när du anger Antal avskrivningsår. Visar anläggningstillgångens bokföringsvärde som ett beräknat fält. Innehållet i fältet beräknas med hjälp av transaktionerna i fönstret Anl.transaktioner. Värdet i fältet ändras när du bokför fler transaktioner till avskrivningsregeln. Du kan inte ändra eller ta bort innehållet i fältet direkt. 129

130 Fältförklaring fliken Underhåll: Fältnamn Leverantörsnr Underhåll leverantörsnr På service/ underhåll Nästa servicedatum Garantidatum Försäkrad Funktion Ange det leverantörsnr anläggningstillgången är inköpt av. Ange leverantörsnumret för den leverantör du använder för reparationer och underhåll av anläggningstillgången. Om rutan är ifylld är tillgången för tillfället under reparation. Anger datum för nästa planerade serviceomgång för anläggningstillgången. Fältet används som filter i rapporten Underhåll - nästa service. Anger det datum då garantin för anläggningstillgången förfaller. Informationen används inte någon annanstans i programmet. Visar om anläggningstillgången är kopplad till en försäkring i systemet. Klicka på värdet för att se transaktioner. 4.3 Beräkna avskrivningar När du har registrerat din anläggningstillgång kan du köra funktionen för att beräkna avskrivningen. Det går att integrera avskrivningen med redovisningen så att den bokförs både i redovisningen och i anläggningsregistret samtidigt. Vill man boka avskrivningarna manuellt går det också bra. Beräkningen körs en gång för varje bokföringsgrupp och varje bokföringsregel. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Anläggningstillgångar Periodiska aktiviteter Beräkna avskrivning 130

131 Använda funktionen: Fältförklaring fliken Alternativ: Fältnamn Avskrivningsregel Anl. Bokföringsdatum Använd antal dagar Funktion Välj den avskrivningsregel som du vill göra beräkningen för. Ange det anl. bokföringsdatum som ska användas i batch-jobbet. Det här datumet används som slutdatum vid avskrivningsberäkningen. Om avskrivningen redan har bokförts till anläggningstillgången kommer bokföringsdatumet för anläggningstillgången i den senaste avskrivningstransaktionen att användas som startdatum i avskrivningsberäkningen. Om det här är första avskrivningstransaktionen för tillgången används tabellen Avskrivning startdatum enligt definitionen i fönstret Avskrivningsregler för anl.tillg. som startdatum för beräkning av avskrivningen. Ange om du vill att NAV ska använda det antal dagar i avskrivningsberäkningen som fylls i fältet Antal dagar. 131

132 Antal dagar Bokföringsdatum Dokumentnr Bokföringsbeskrivning Infoga motkonto Ange det antal dagar du vill ska användas i avskrivningsberäkningen. Ange det bokföringsdatum som ska användas i batch-jobbet. Om du har aktiverat fältet Samma bokf.datum i anl.redov. i tabellen Avskrivningsregel kan du låta det här fältet vara tomt och bara fylla i fältet Anl. bokföringsdatum. Lämna fältet tomt om du har definierat en nummerserie för anläggningstillgångsjournalen i tabellen Nr-serie och journalen är tom. Batch-jobbet fyller automatiskt i de resulterande journalraderna med nästa tillgängliga nummer i serien. Ange en passande text för transaktionerna. Lägger in motkontering mot avskrivningskonto i journalen som upprättas. På fliken Anläggningstillgång kan du sätta filter för att begränsa vilka anläggningstillgångar du vill ta med i beräkningen. Om du kör avskrivningen för en grupp i taget underlättar du arbetet med att kontrollera att beräknat belopp stämmer. Klicka på OK för att göra beräkningen. Systemet gör körningen. När rutan försvinner är beräkningen klar. 4.4 Bokför avskrivningen Om du har avskrivningen integrerad med redovisningen lägger sig resultatet av körningen i en Anl. Tillg. Redovisningsjournal. Har du inte integrerat avskrivningen med redovisningen lägger sig resultatet av körningen i en Anl. Journal. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Anläggningstillgångar Redovisningsjournaler för anl.tillg.//anl.journaler Gå till den journal som är aktuell i ditt fall. Kontrollera att allt ser rätt ut. Bokför sedan journalen. 132

133 5. Övrigt 5.1 Kopiera dokument Funktionen kopiera dokument finns både för försäljning och inköp. Du hittar dem under faktura och kreditnota. Funktionen är smidig t.ex. när man ska skapa många likadana dokument eller ska göra en kreditnota för en skapad faktura. Hitta funktionen: Avdelningar Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Försäljningsfakturor Alt. Avdelningar Inköp Orderbearbetning Inköpsfakturor Använda funktionen: Börja med att skapa en ny faktura genom att klicka på Ny. Tryck Enter för att ge fakturan ett nummer. I funktionen kan du välja mellan att kopiera enbart huvud (alla flikar utom fliken Rader), huvud och rader, eller bara rader. Vill du bara kopiera rader så ska du själv registrera huvudet innan du kopierar. Gå till menyfliken Åtgärder och klicka på Kopiera dokument. 133

134 Fältnamn Dokumenttyp Dokumentnr Ta med huvud Beräkna om rader Funktion Välj den dokumenttyp som du vill kopiera ifrån. Ange verifikationsnumret på det dokument som du vill kopiera eller tryck F4 för att välja dokumentet ur listan. Detta alternativ kopierar både huvud och rader. Om man väljer att bara kopiera raderna markerar man istället detta alternativ. Raderna kommer automatiskt att räknas om enligt förutsättningarna som gäller för den Kund/Leverantör man har valt i huvudet. Klicka på OK. Systemet kopierar in raderna på din nya faktura/kreditnota. 134

135 Det går nu att redigera informationen som har lagts till på raderna. När du är nöjd bokför du fakturan/kreditnotan som vanligt. 5.2 Spärra bokföringsdatum Det är viktigt att regelbundet underhålla vilka datum som det är tillåtet att bokföra på i systemet. Syftet är att undvika att någon bokför transaktioner på fel dag, period eller år. Om man inte sätter några gränser för när bokföring får ske är systemet öppet för bokföring mellan Det går att göra inställningar för alla och även på användarnivå. Det är vanligt att man gör både och. Oftast finns det ett antal personer som ska kunna bokföra på en viss period och någon på t.ex. ekonomiavdelningen som behöver kunna bokföra över flera perioder. I grunden får varje användare som läggs upp endast bokföra på dagens datum. För att tillåta bokföring utom dagens datum görs användarinställningar, se längre ner. 5.3 Allmänna inställningar De allmänna inställningarna görs under Redovisningsinställningar. Hitta funktionen: 135

136 Avdelningar Ekonomihantering Administration Redovisningsinställningar I de båda fälten längst upp till vänster anger man från och med och till och med vilket datum det är tillåtet att bokföra i systemet för samtliga användare. I fältet nere till höger anger man hur långt fram i tiden som periodiseringar tillåts, t. ex. 4Å betyder fyra år, utan att behöva öppna systemet för annan bokföring. 5.4 Användarinställningar Här måste du lägga upp alla användare som ska få bokföra utanför dagens datum. Här gör du även tillägg för de som ska få bokföra utanför dagens datum samt inom en längre period än den du har ställt in under Redovisningsinställningar. Hitta funktionen: Avdelningar Administration Programinställningar Användare Användarinställningar Klicka på Ny för att lägga till en användare, eller klicka på Redigera lista för att ändra inställningar på någon befintlig användare. 136

137 Fältförklaring kolumner Användarinställningar Fältnamn Användar-ID Tillåt bokföring <> dagens datum Tillåt bokföring fr.o.m. Tillåt bokföring fr.o.m. Funktion Användarens användar-id i systemet. Om denna ruta är ikryssad får användaren bokföra på alla perioder. Om den är tom får användaren endast bokföra på dagens datum. Om användaren ska få bokföra en längre period än det som ställts in under Redovisningsinställningar anger du datum fr.o.m. här. Om användaren ska få bokföra en längre period än det som ställts in under Redovisningsinställningar anger du datum t.o.m. här. Klicka på OK när du är klar. 137