Innehållsförteckning

Transkript

1 EKONOMI

2 Innehållsförteckning 1. Inköp Leverantörsregister Leverantörsfaktura Kontering av inköpsfaktura Kreditnota från leverantör Periodisering av leverantörsfaktura Parametersättning periodisering Betalningsförslag Manuella leverantörsbetalningar Betalningskvittens via LB-rutin Återrapportering via fil Manuell betalningskvittens Kvitta debetfaktura mot kreditnota Stoppa betalningar Flytta fram förfallodatum Försäljning Kundregister Blankt bokföringsdatum Faktura Kreditnota Inbetalningar Kvitta faktura mot kreditnota Överbetalningar Återbetalning Betalningspåminnelser Räntefakturering Redovisning Kontoplan Dimensioner Bankkonto Redovisningsjournal Budget

3 3.6 SIE Analysera Kontouppställning Redovisningsrapporter Avstämning kund och leverantör Årsavslut Anläggningstillgångar Anläggningstillgångsregister Beräkna avskrivningar Bokför avskrivningen Övrigt Kopiera dokument Spärra bokföringsdatum

4 1. Inköp 1.1 Leverantörsregister Hitta funktionen Avdelningar Inköp Planering Leverantörer Använda funktionen För att lägga upp en ny leverantör, klicka på Ny. Ett nytt tomt leverantörskort öppnas. Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Namn Adress Adress 2 Postnr Ort Lands-/regionkod Spärrad Fältet tilldelas ett ledigt nummer från nummerserien när man trycker Enter i fältet Leverantörens namn Leverantörens adress Leverantörens adress ytterligare fält Leverantörens postnr Leverantörens postort Lämnas blank för svenska leverantörer. För utländska leverantörer anger du land. Här finns följande alternativ: Blank (ingen spärr) Betalning (spärrar endast betalningar) Alla (spärrar alla aktiviteter på leverantören) 4

5 Fältförklaring fliken Fakturering: Fältnamn Betalningsleverantörsnr Gen. Rörelsebokföringsmall Moms rörelsebokföringsmall Leverantörsbokföringsmall Om fakturorna ska betalas till en annan betalningsmottagare än leverantören t.ex. ett factoringbolag ska betalningsmottagaren läggas upp som en leverantör. Leverantörsnumret för betalningsmottagaren anges i detta fält. I annat fall lämnas fältet blankt. Fältet måste fyllas i då det styr konteringarna till redovisningen när man handlar med leverantören. Fältet måste fyllas i då det styr konteringen av moms vid inköp från leverantören. Fältet måste fyllas i då det bl.a. styr konteringen av leverantörsskulder till redovisningen. 5

6 Fältförklaring fliken Betalningar: Fältnamn Betalningsvillkor Prioritet Ange det betalningsvillkor som ska gälla för leverantören. Här kan du ange ett nummer som motsvarar leverantörens prioritet. Fältet prioritet kan användas om du har ett begränsat belopp för betalningar. Då kan du tilldela varje leverantör en prioritet: 0 eller blank = Ingen prioritet 1 = de viktigaste leverantörerna 2 = de näst viktigaste leverantörerna osv. När utbetalningsförslaget körs så prioriteras betalningarna efter värdet i detta fält. Kontrollera att du på Fliken Allmänt har angivit rätt landkod för leverantören. Landkoden som anges här måste följa ISO-standarden. Valutakoden på fliken Utlandshandel måste anges och ska skrivas enligt de ISO-koder som finns. Behöver du en förteckning över ISO-standarden för landkoder och valutakoder kontaktar du din bank. 6

7 Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fältnamn Valutakod Språkkod Momsregistreringsnr Lämna blankt om leverantören faktureras i svenska kronor. I annat fall ange den valuta som leverantören använder. Lämna blankt för svenska, i annat fall ange koden för det språk som ska användas på utgående dokument till leverantören. Ange momsregistreringsnr eller organisationsnr för leverantören. 7

8 På leverantörens bankkonto finns alla inställningar för betalningar som rör banken. Om leverantörens namn och adress behövs hämtas det från Allmänt-fliken. Klicka på Bankkonto och sen på Ny för att lägga till betalningsinformationen. Fältförklaring Bankkonto Bank Kod Lands-/regionkod Betalningen avser Riksbankskod Bankkontorsnr Bankkontonr SWIFT kod IBAN Plusgironr Namnet på leverantörens bank. Ange gärna samma på alla leverantörer t.ex. LB eller Levbet. Tips om mallleverantör används lägg gärna ett bankkonto med koden LB på så skapas den automatiskt upp när en ny leverantör skapas. Bankens land Anger om det är en inrikes eller utrikes betalning som avses. Ange den riksbankskod som du normal sett använder för dina utländska betalningar. Koden kan ändras vid registrering av inköpsorder, faktura eller kreditnota. Här anges clearingnr för bankkontot Här anges bankontot som betalningen ska göras till. Här anges SWIFT/BIC kod Leverantörens kontonummer. Här visas varningsmeddelande om numret som matas in inte följer IBAN-formatet Om betalningar görs till plusgirot anges leverantörens plusgironr här. 8

9 Rem.avgift betalas av Betalningsform Girotypkod Bankgironr Riksbankskod Kontoinsättning med avisering Valutakonto Landkod ISO+Kontonr I fältet anges vem som betalar de så kallade remitteringsavgifterna. Välj mellan: Avsändare Kostnad i Sverige: Du betalar de avgifter de svenska bankerna debiterar och mottagaren betalar de avgifter som tas ut av den utländska banken. Mottagare av expressavgift: Mottagaren betalar alla avgifter och avgiften är högre än vid normal betalning. Används tillsammans med betalningsmetoden Express. Mottagare: Mottagaren betalar alla bankavgifter. Avsändare alla kostnader: Avsändaren betalar alla bankavgifter. OBS! Remitteringsavgifterna hanteras olika i olika banker. Se rubrik Remitteringsavgifter för förtydligande. Normal eller expressbetalning. Välj det filformat du vill använder för att betala leverantören. Om betalningar görs till bankgirot anges leverantörens bankgironr här. Ange endast här om det är en speciell kod för leverantören. Markera fältet om du vill att bankkontoinställningen skall aviseras till mottagaren. Om du markerar fältet innebär det att dina betalningar går via ditt valutakonto på banken. Ange landskod och avsändarkonto som du normalt använder för dina utländska betalningar. Ev. undantag kan anges på resp. valuta och resp. leverantörs bankkonto. Remitteringsavgifter: Alla banker hanterar inte de olika alternativen som finns för fältet Rem.avgift betalas av på samma sätt. Här nedan kan du se hur några av de största bankerna tillämpar de olika alternativen. Har du någon bank som inte finns med i listan kan du kontakta banken och fråga efter en filspecifikation. SE-Banken: Remitteringsval Avsändare Kostnad i Sverige Mottagare av expressavgift Mottagare Avsändare alla kostnader Tillämpning Du betalar de avgifter de svenska bankerna debiterar och mottagaren betalar de avgifter som tas ut av den utländska banken. Mottagaren betalar alla avgifter och avgiften är högre än vid normal betalning. Används tillsammans med betalningsmetoden Express. Mottagaren betalar alla avgifter Avsändaren betalar alla bankavgifter Swedbank: Remitteringsval Avsändare Kostnad i Sverige Tillämpning Avsändaren betalar 9

10 Mottagare av expressavgift Mottagare Avsändare alla kostnader Mottagaren betalar Mottagaren betalar Avsändaren betalar Handelsbanken: Remitteringsval Avsändare Kostnad i Sverige Mottagare av expressavgift Mottagare Avsändare alla kostnader Tillämpning Avsändaren betalar svensk kostnad Mottagaren betalar alla avgifter. Betalningen utförs med avdrag för svenska bankkostnader Mottagaren betalar alla avgifter. Betalningen utförs med avdrag för svenska bankkostnader Alla avgifter betalas av uppdragsgivaren. Nordea: Remitteringsval Avsändare Kostnad i Sverige Mottagare av expressavgift Mottagare Avsändare alla kostnader Tillämpning Avsändaren betalar svenska bankkostnader och mottagaren betalar kostnaden i den utländska banken. Avsändaren betalar svenska bankkostnader och mottagaren betalar kostnaden i den utländska banken. Avsändaren betalar svenska bankkostnader och mottagaren betalar kostnaden i den utländska banken. Avsändaren betalar alla kostnader i Sverige och i utlandet. Hur betalningen utförs Betalningen görs till Bankgironr, plusgironr, Bankkontonr eller ett utbetalningskort. Utbetalningen sker beroende på vad som är ifyllt i nämn ordning. 10

11 Hitta funktionen 1.2 Leverantörsfaktura Avdelningar Inköp Orderbearbetning Inköpsfakturor Använda funktionen I listan som öppnas ligger leverantörsfakturor som ännu inte har bokförts. För att skapa en ny leverantörsfaktura klickar du på Ny. Ett nytt fönster öppnas. Tryck Enter så får fakturan ett nummer. Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Leverantörsnr. Bokföringsdatum Dokumentdatum Förfallodatum Leverantörens fakturanr Ett nytt nummer får du automatiskt när du trycker Enter i fältet. Slå in leverantörens leverantörsnr eller sök efter leverantören i listan genom att trycka F4 i fältet. Ange det datum du vill att fakturan ska bokföras i din redovisning. Ange leverantörens fakturadatum Förfallodatumet räknas ut från Dokumentdatum + det antal dagar som är angivet i betalningsvillkoret för leverantören. Det uträknade datumet kan ändras om förfallodatumet som räknats ut inte stämmer. Ange leverantörens fakturanr 11

12 Tilldelat användar-id Fakturabelopp brutto Här kan du ange användar-id på den person som är ansvarig för inköpet eller leverantörsfakturan. Ange beloppet som ska betalas till leverantören. Fältförklaring fliken Fakturering: Fältnamn Betalningsleverantörsnr Dimension 1 kod (här kallat Avdelning kod) Dimension 2 kod (här kallat Projekt kod) Betalningsvillkorskod Betalningssätt Stoppad Värdet hämtas från leverantörskortet, men kan ändras om något annat ska gälla för denna faktura. Om du vill att bokföringen ska uppdateras med dimensionskod 1 anger du önskad dimensionskod i detta fält. Om du vill att bokföringen ska uppdateras med dimensionskod 2 anger du önskad dimensionskod i detta fält. Värdet hämtas från leverantörskortet, men kan ändras om något annat ska gälla för denna faktura. Används för att boka fakturan som betald vid t.ex. kontantbetalning eller autogiro. Välj den kod som motsvarar det sätt som betalningen har skett på. Om fakturan är obetald vid registreringen och betalning ska göras via betalningsförslag ska detta fält lämnas tomt! Om man använder sig av systemets betalningsrutin via betalningsförslag så kan man stoppa fakturan för betalning vid registreringstillfället. Om fältet lämnas tomt så är fakturan klar för betalning och om något värde anges är fakturan stoppad för betalning. Fältförklaring fliken Leverans: 12

13 Fältnamn Leveransnamn Fältet innehåller namnet på företaget som finns på adressen dit du vill att inköpsorderns artiklar ska levereras. Använd fältet om du vill att artiklarna ska levereras till en annan adress än ditt företags adress. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fältnamn Valutakod Om fältet är tomt anges priserna i svenska kronor. Om man väljer en valuta i fältet ska fakturans bruttobelopp och kontering på raderna anges i den valutan. Fliken Rader På fliken Rader konterar man upp fakturan. Det kan göras på två olika sätt. Om det är en omkostnadsfaktura konterar men den manuellt eller genom att använda en funktion för att hämta senaste konteringen. Om fakturan avser en inköpsorder som har levererats in hämtas raderna upp till fakturan. Båda alternativen beskrivs här: Kontering av omkostnadsfaktura I det fall man manuellt konterar upp sin faktura anger man information på fliken Rader enligt nedan. Alternativt kan konteringsraderna skapas genom användning av funktionen Hämta std. Lev. inköpskoder. Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Radtyp Välj Redov.konto för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva en fritext. 13

14 Nr Antal Inköpspris Exkl. Moms Radbelopp Exkl. moms Dimension 1 kod (här kallat Avdelning kod) Dimension 2 kod (här kallat Projekt kod) Används tillsammans med Radtyp Redov.konto. Skriv in det redovisningskonto du vill använda eller tryck F4 för att välja i kontoplanen. Ange antal Ange beloppet för raden Systemet räknar fram detta värde genom att multiplicera Antal med Inköpspris Exkl. moms. Kopieras från fliken Fakturering om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. Kopieras från fliken Fakturering om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. När konteringen är klar bokför du fakturan genom att klicka på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift + F9). I samband med bokföringen görs följande kontroller: Summan av fakturaraderna är lika med Fakturabelopp brutto i huvudet. Eventuell öresutjämning bokas upp. Att Leverantörens fakturanr finns angivet. Att dimensionskod är angivet för de konton som är inställda med krav på dimensionskod i kontoplanen. Hämta std. Lev. inköpskoder aliteten för Hämta std. Lev. inköpskoder används för att underlätta kontering av liknande fakturor från samma leverantör. aliteten innebär att man för de leverantörer som man handlar med ofta skapar mallar för kontering som man sedan väljer in på raderna på inköpsfakturan. Instruktioner för hur du skapar mallar hittar du här nedan under Skapa mallar. Använda funktionen: När du skapat en ny leverantörsfaktura och valt rätt leverantör på fliken Allmänt går du till fliken Rader. Klicka på Åtgärder Hämta std. Lev. inköpskoder. Ett nytt fönster öppnas med de mallar som finns upplagda för leverantören. Markera den mall du vill använda och klicka på OK. Konteringen från mallen läggs nu till på fliken Rader. 14

15 Skapa mallar Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Leverantörer Använda funktionen: Öppna kortet för den leverantör du vill skapa en mall för. Klicka på Analysera Std. Lev. inköpskoder. Ett nytt fönster öppnas. Här kan du se eventuella mallar som redan finns för leverantören. 15

16 Klicka på Ny. Stå sedan på raden, välj Analysera- Kort för att få upp inköpskodskortet Ange en passande Kod och Beskrivning för din mall. 16

17 På raderna anger du det redovisningskonto eller den artikel som ska användas för konteringen. När du är klar avslutar du med att klicka på OK. Din nya mall visas nu i listan. Kontering av inköpsfaktura Om en inköpsorder har skapats och inlevererats så ska fakturan knytas ihop med inköpsordern. Detta görs genom att man registrerar klart fliken Allmänt på inköpsfakturan och sedan väljer funktionen Hämta inleverans som finns under kugghjulen och sedan blixten ovanför raderna. I fönstret som kommer upp väljs de inleveransrader som ska kopplas till fakturan genom att markera raderna. Det går att koppla rader från flera inleveranser till en och samma faktura. 17

18 Klicka på OK. Raderna läggs nu in på inköpsfakturan och den blir automatiskt kopplad till inköpsordern. Stäm av priser och antal och gör eventuella kompletteringar. När du är klar klickar du på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9). 18

19 Hitta funktionen: 1.3 Kreditnota från leverantör Avdelningar Inköp Orderbearbetning Inköpskreditnotor Använda funktionen: I listan som öppnas finns kreditnotor från leverantörer som ännu inte är bokförda. För att skapa en ny kreditnota klickar du på Ny. Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Inköpsleverantörsnr Bokföringsdatum Erhålls automatiskt när du trycker Enter i fältet Ange leverantörens nr eller tryck F4 för att välja rätt leverantör ur listan. Ange det datum du vill att kreditnota ska bokföras i redovisningen. 19

20 Dokumentdatum Leverantörens kreditnotanr Tilldelat användar-id Fakturabelopp brutto Ange leverantörens fakturadatum. Ange leverantörens kreditnotanr Här kan man ange ansvarig inköpare för kreditnotan. Ange beloppet som ska återfås från leverantören. OBS! Inget minustecken! Fältförklaring fliken Fakturering: Fältnamn Betalningsleverantörsnr Dimension 1 kod (här kallat Avdelning kod) Dimension 2 kod (här kallat Projekt kod) Betalningsvillkorskod Värdet hämtas från leverantörskortet, men kan ändras om något annat ska gälla för denna faktura. Om du vill att bokföringen ska uppdateras med dimensionskod 1 anger du önskad dimensionskod i detta fält. Om du vill att bokföringen ska uppdateras med dimensionskod 2 anger du önskad dimensionskod i detta fält. Värdet hämtas från leverantörskortet, men kan ändras om något annat ska gälla för denna faktura. Fältnamn 20

21 Valutakod Om fältet är tomt anges priserna i svenska kronor. Om man väljer en valuta i fältet ska fakturans bruttobelopp och kontering på raderna anges i den valutan. 21

22 Inköpskreditnotans rader Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Radtyp Nr Antal Inköpspris Exkl. moms Radbelopp Exkl. moms Dimension 1 kod (här kallat Avdelning kod) Dimension 2kod (här kallat Avdelning kod) Välj alternativet Redov.konto för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva en fritextrad Används för rader med radtypen Redov.konto. Skriv in kontonr i fältet eller tryck F4 för att välja i kontoplanen. Ange antal OBS! Inget minustecken! Ange beloppet för kontoraden. OBS! Inget minustecken! Systemet räknar fram detta värde genom att multiplicera Antal med Inköpspris Exkl. moms. Kopieras från fliken Fakturering om det är angivet där. Kan ändras vid behov. Kopieras från fliken Fakturering om det är angivet där. Kan ändras vid behov. När konteringen är klar klickar du på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9) för att bokföra. I samband med bokföringen görs följande kontroller: Summan av fakturaraderna är lika med Fakturabelopp brutto i huvudet. Eventuell öresutjämning bokas upp. Att Leverantörens fakturanr finns angivet. Att dimensionskod är angivet för de konton som är inställda med krav på dimensionskod i kontoplanen. 22

23 1.4 Periodisering av leverantörsfaktura I systemet finns funktionalitet för att skapa periodiseringar av fakturor. Periodisering ska göras i samband med konteringen innan fakturan bokförs. Periodiseringsfunktionen kan inte användas i efterhand. Parametersättning periodisering. Innan periodiseringsfunktionen kan användas måste följande inställningar göras. Hitta inställningarna: Avdelningar Ekonomihantering Administration Periodiska mallar Här lägger du upp de olika periodiseringsmallar som du behöver använda. Dessa väljs sedan in till leverantörsfakturan som ska periodiseras beroende på hur periodiseringen ska ske. Alla periodiseringsmallar du lägger upp kommer att visas i listan. Skapa periodiseringsmall Klicka på Ny för att skapa en ny periodiseringsmall. Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Kod Beskrivning Antal perioder Intervall Ange en lämplig kod för din periodiseringsmall. Ange en beskrivning som passar till koden. Ange hur många perioder som periodiseringen ska gälla för. Här anger du hur lång varje period är. Exempel: 1V = 1 vecka 23

24 Temp. redov.konto 1M = 1 månad 1K = 1 kvartal 1Å = 1 år Här anger du vilket konto som din periodisering ska bokas mot d.v.s. ditt interimskonto. Hitta funktionen: Avdelningar Inköp Orderbearbetning Inköpsfakturor Använda funktionen: I samband med att du konterar fakturan kan du ange att den ska periodiseras. Periodiseringen delar ut kostnaden på en eller flera perioder. Välj att visa fram kolumnerna Periodisk mallkod och Periodiskt startdatum på dina fakturarader. Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Periodisk mallkod Periodiskt startdatum Ange den periodiska mallkod som ska användas. Ange vilket datum periodiseringen ska starta. 24

25 1.5 Betalningsförslag Betalningsförslaget används för att ta fram obetalda leverantörsfakturor i leverantörsreskontran. Betalningsförslaget utgör en grund för själva betalningen och kan användas för att få en betalning godkänd. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Utbetalningsförslag (1) Använda funktionen: Börja med att välja vilken typ av fil du vill skapa, markera aktuell rad (2). Klicka sedan på utbetalningsförslag (3). 25

26 Klicka på skapa utbetalningsförslag (1), i rutan som visas sätts eventuella filter. Exempelvis om betalning bara ska skapas upp för en viss leverantör eller fram till ett visst förfallodatum. Klicka sedan på OK (2). Det fylls då på med rader i fliken LB utbetalningsförslag. Gå igenom raderna och gör eventuella justeringar. Klicka sedan på Skapa fil (1) i åtgärdsfältet. En dialogruta visas med fråga om man vill skapa upp filen (med den sökväg och det filnamn som specifierats i inställningar för filtypen), klicka ja om filen ska skapas. En ruta visas enligt nedan. Klicka på OK, det skapas då upp en fil på den plats som är utpekad samt en LB bunt med alla betalningar (1). 26

27 Manuella leverantörsbetalningar Denna rutin är en fortsättning på utbetalningsförslaget. Antingen skickar man en fil och skickar till banken/bankgiro/plusgiro för betalning eller så gör man manuella betalningar via t.ex. Internet. Denna rutin beskriver hur man göra manuella betalningar från förslaget man har tagit fram. Om du väljer att göra dina betalningar manuellt via t.ex. Internet kan du tömma din utbetalningsjournal efter att du har skrivit ut den. Du skriver ut journalen genom att klicka på Utbetalningsförslag uppe i åtgärdsrutan. Tänk dock på att dina fakturor inte kommer att markeras som betalda i leverantörsreskontran i och med att du tömmer journalen utan kommer att tas med i framtida betalningsförslag så länge de ligger obetalda i reskontran. Alternativt kan man följa instruktionerna under avsnittet Leverantörsbetalningar via fil fram till och med momentet att skapa filen. Man skickar alltså inte filen men skapar den. I och med att filen skapas märks det upp vilka fakturor som är hanterade för betalning och de kommer inte att komma med i framtida betalningsförslag. 27

28 Ångra giro-journal Om du efter att ha skapat fil ångrar dig och vill göra om allt från början så kan det i fönstret LB-bunt. Ställ dig på aktuell rad och ta bort den. Hela betalningen är nu återställd och det går att skapa en ny betalning. Viktigt! Om du raderar en bunt där du redan skickat filen till banken kommer samma betalning en gång till, det blir en dubbelbetalning. Det går även att ta bort enskilda rader ur bunten. Samma sak gäller här att den raden kommer med igen nästa gång det skapas ett utbetalningsförslag. Delbetalning Om du vill delbetala någon leverantörsfaktura kan du göra det direkt i utbetalningsförslaget genom att ändra beloppet i journalen innan du skapar filen. Ändra beloppet i fältet Återstående belopp. När du ändrar beloppet för att delbetala en faktura måste du i fältet Förfallodatum för nästa betalning ange när resten av beloppet ska betalas. 28

29 När filen skapas får du ett meddelande innehållande de verifikationsnummer som skapats för delbetalningen. Vid delbetalning delas fakturan upp till två nya fakturor. En faktura med det belopp som har betalats ut och en faktura med resterande belopp. Fakturan med restbeloppet kommer med i betalningsförslaget när det är dags för betalning. Verifikationsnumret på de nya fakturorna kommer från den nummerserie du har angivit för delbetalning i inköpsinställningarna. 1.6 Betalningskvittens via LB-rutin Denna funktion är en hjälp att registrera utbetalningar som kommer från banken. Man utgår från de betalningar som har skickats till banken och sedan kopieras dessa tillbaka för att hjälpa till med registreringen av själva betalningen. Viss miss i överensstämmelsen kan förekomma eftersom betalningar som förfaller en helgdag betalas närmast efterföljande bankdag och att kreditnotor ibland kvittas mot fakturor på bankgirot. Det är därför viktigt att gå igenom förslaget innan det godkänns. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Utbetalningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja det journalnamn som ska användas för betalningar. När du erhåller din betalningsspecifikation från banken eller posten ska du boka fakturorna som bokförda i systemet. Antingen kan de stansas in manuellt i journalen eller så kan du använda denna funktion som hjälp. Klicka på överföring från LB Bunt (1) i åtgärdsfältet. 29

30 Fyll i fälten enligt nedan ok klicka på ok: Fältnamn Girotypkod Förfallodatum Metod Kontotyp Kontonr Bokföringsdatum Ange vilken gireringstyp som du avser att hämta betalningar för. Ange t.o.m. det förfallodatum (betalningsdatum) som du fått angivet på din betalningsspecifikation. Här kan du välja hur betalningen skall bokföras. Per förfallodatum Om du väljer detta alternativ föreslår programmet att fakturorna skall bokföras som betalda på sin förfallodag. Bankkontot som du väljer kommer att motbokas per förfallodag. Alla på bokföringsdatum Om du väljer detta alternativ kommer alla fakturor som förfallit fram till angivet t.o.m. förfallodatum att läggas in med betalningsdag som angivits i fältet Bokföringsdatum. Ange Redov.konto om du bokar din betalning direkt mot ett redovisningskonto. Om du använder dig av modulen Bankkonto i Navision kan du välja Bankkonto i detta fält. Om du valt Kontotyp Redov.konto ovan anger du redovisningskontonumret i fältet. Har du valt Bankkonto ovan anger du bankkontonumret i fältet. Ange det datum du vill att betalningen skall bokföras om du har valt metoden Alla per bokföringsdatum. Journalen fylls då upp med betalningsrader. 30

31 1.7 Återrapportering via fil Klicka på Återrapportering med BG-fil/Återrapportering med PG-fil beroende på vilken fil som ska återrapporteras. I rutan som visas anges det Redovisningskontonummer (1) som pengarna ska dras ifrån. Klicka sedan på ok. I rutan som visas ska sedan återrapporteringsfilen pekas ut, klicka på OK och journalen fylls med betalningarna. 1.8 Manuell betalningskvittens Om man inte vill använda funktionen återredovisning går det att manuellt lägga in betalningsrader i utbetalningsjournalen. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Utbetalningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja det journalnamn som används för utbetalningar. Lägg sedan in fakturor som är betalda enligt följande Fältnamn Bokföringsdatum Verifikationsnr Det datum som utbetalningen är dragen från bankkontot Erhålls automatiskt 31

32 Kontotyp Nr Beskrivning Kopplas till ver.nr Belopp Välj Leverantör Numret på leverantören betalningen skett till, fylls i automatiskt när du angett Kopplas till ver.nr Erhålls automatiskt Skriv in det verifikationsnr på fakturan som är betald enligt underlaget från banken eller posten. Beloppet uppdateras från reskontran. Kontrollera att beloppet stämmer med betalningsunderlaget. Om inte ange det belopp som har betalts När alla betalningsrader är inlagda ska motkontering göras mot ett redovisningskonto eller bankkonto. Lägg in raderna enligt följande: Fältnamn Bokföringsdatum Verifikationsnr Kontotyp Nr Beskrivning Belopp Det datum som utbetalningen är dragen från bankkontot Erhålls automatiskt Välj Redov.konto om du vill boka betalningen direkt mot redovisningskonto eller välj Bankkonto om du vill boka betalningen via denna modul. Välj det redovisningskonto eller bankkonto som betalningen har gjorts ifrån. Erhålls automatiskt Ange det belopp som står angivet på betalningsunderlaget. OBS! Negativt belopp När du är klar ska fältet Totalt saldo längst ner visa 0 kr. Du kan nu bokföra journalen. Efter att journalen är bokförd töms den. 1.9 Kvitta debetfaktura mot kreditnota Om du i leverantörsreskontran har en leverantörsfaktura som du vill boka bort helt eller delvis mot en kreditnota så görs det i utbetalningsjournalen. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Utbetalningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja det journalnamn som används för utbetalningar. 32

33 Lägg sedan in de rader som ska kvittas mot varandra. Börja med att lägga in fakturan och sedan kreditnotan enligt nedan. Fältnamn Bokföringsdatum Verifikationsnr Kontotyp Beskrivning Kopplas till ver.nr Belopp Det datum som du vill att kvittensen ska bokföras på. Förslagsvis på fakturans förfallodatum. Erhålls automatiskt Välj Leverantör Erhålls automatiskt Ange fakturans/kreditnotans nr Beloppet hämtas automatiskt från reskontran Kontrollera att totalt saldo blir noll och bokför sedan journalen. Skulle debetfakturan vara på ett större belopp än kreditnotan så kan inte hela fakturan kvittas mot kreditnotan utan fakturan belopp måste ändras till samma som på kreditnotan. Fakturan kommer då att ha ett restbelopp i leverantörsreskontran Stoppa betalningar Om du har bokfört en leverantörsfaktura och inte vill att den ska komma med i betalningsförslaget så kan den stoppas. Spärren kan sedan tas bort när det är dags för betalning. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Leverantörer Använda funktionen: Börja med att söka upp leverantörens vars faktura du vill stoppa. Öppna leverantörens kort. Klicka på Transaktioner (Ctrl+F7) för att öppna leverantörens reskontra. Leta upp fakturan som du vill stoppa. Ställ dig i fältet Stoppad och skriv in dina initialer eller någon annan kod i fältet. Max 3 tecken kan användas. 33

34 När du sedan vill att fakturan ska komma med i utbetalningsförslaget igen raderar du det du skrivit i fältet Stoppad. För att bevaka stoppade fakturor kan rapporten Stoppade betaln. användas. Rapporten finns under Ekonomihantering Leverantörsreskontra Rapporter Stoppade betaln. Ange t.o.m. vilket förfallodatum som du vill se stoppade fakturor och skriv ut. Hitta funktionen: 1.11 Flytta fram förfallodatum Avdelningar Ekonomihantering Leverantörsreskontra Leverantörer Använda funktionen: Börja med att leta upp den leverantör du vill göra ändringen på. Öppna leverantörskortet och gå sedan till reskontran via Transaktioner högst upp i huvudet (Ctrl +F7). 34

35 Leta upp fakturan som du vill ändra förfallodatum för och ställ dig i fältet Förfallodatum. Skriv in nytt förfallodatum direkt i fältet eller klicka på pilen för att välja datum ur kalendern. 2. Försäljning Hitta funktionen: 2.1 Kundregister Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Kunder Använda funktionen: Listan som kommer upp visar hela kundregistret. För att titta på en viss kund dubbelklickar du på den i listan. Kundens kort öppnas då. För att lägga upp en ny kund står du i kundlistan och klickar på Ny. 35

36 Ett tomt kundkort öppnas. Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Namn Adress Postnr Ort Telefonnr Säljarkod Spärrad Om det finns en nr-serie med automatisk tilldelning erhålls automatiskt ett nr när man trycker Enter i fältet. I annat fall anger man själv önskat nr och trycker Enter. Kundens namn Kundens adress Kundens postnr Kundens ort Kundens telefonnummer Ange koden för den säljare som är ansvarig för kunden. Välj mellan alternativen: Leverera stoppar alla leveranser till kunden. Fakturera stoppar möjligheten att skicka fakturor till kunden Alla stoppar alla aktivitet för kunden, kan inte göra något med kunden. 36

37 Fältförklaring fliken Fakturering: Fältnamn Faktureringskundnr Gen. rörelsebokföringsmall Moms rörelsebokföringsmall Kundbokföringsmall Om fakturan ska skickas till en annan kund så anges kundnr för den kunden i fältet. Denna kod styr vissa konteringar till redovisningen via bokföringsinställningar. Fältet måste alltid anges och det är viktigt att man väljer rätt kod. Denna kod styr momsberäkningar via momsinställningar. Fältet måste alltid anges och det är viktigt att man väljer rätt kod. Denna kod styr kontering av kundfordringar i kontoplanen. Oftast används endast ett alternativ men det förekommer att man vill kontera koncerninterna eller utländska kundfordringar på särskilda konton. Fältförklaring fliken Betalningar: 37

38 Fältnamn Betalningsvillkorskod Betalningspåminnelsekod Räntevillkorskod Välj det betalningsvillkor som kunden ska ha som standard för sina fakturor. Anges om det ska vara möjligt att skicka påminnelser till kunden. Välj den kod som passar för kunden. Anges om det ska vara möjligt att skicka räntefakturor till kunden. Välj den kod som passar för kunden. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fältnamn Valutakod Språkkod Momsregistreringsnr Om kunden ska faktureras i en annan valuta än basvalutan ska valutakoden för valutan anges här. Om kundens dokument ska skrivas på ett annat språk än svenska så ska så ska koden för önskat språk anges här. OBS! Översättning till önskade språk måste göras innan funktionen kan användas. På utländska fakturor ska momsregistreringsnr alltid vara angivet. För svenska kunder kan fältet användas som information. 2.2 Blankt bokföringsdatum Denna funktion finns för försäljnings avropsorder, order, fakturor, returorder och kreditnotor. Om man i försäljningsinställningar har satt fältet standard bokföringsdatum till värdet inget datum kommer order, fakturor etc att få blankt bokföringsdatum när det skapas en ny. I samband med bokföringen sätts bokföringsdatumet till arbetsdatum i det fall det är tomt på försäljningsdokumentet. För alla dokument som ska bokföras med dagens datum (arbetsdatum) behöver alltså inget anges i fältet Bokföringsdatum. Hitta funktionen: 2.3 Faktura Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Försäljningsfakturor Använda funktionen: I listan visas alla försäljningsfakturor som ännu inte är bokförda. För att skapa en ny faktura klicka på Ny. 38

39 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Förs. Kundnr Bokföringsdatum Dokumentdatum Säljarkod Erhålls automatiskt när du trycker Enter i fältet. Skriv in kundens kundnr eller tryck F4 för att välja kunden i listan. Ange det datum du vill att fakturan ska bokföras i redovisningen. Ange det datum du vill ska stå på fakturan. Detta datum styr förfallodatumet för fakturan. Ange den person som ska stå som er referens på fakturan. 39

40 Fältförklaring fliken Fakturering: Fältnamn Faktureringskundnr Dimension kod 1 (här kallad Avdelning) Dimension 2 kod (här kallad Projekt) Betalningsvillkorskod Förfallodatum Faktureringskundnr hämtas automatiskt från kundkortet när du anger Förs.kundnr på fliken Allmänt. Om du vill koppla dimension 1 till din faktura anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din faktura anger du koden här. Hämtas från kundkortet men kan ändras om ett annat betalningsvillkor ska användas för denna faktura. Beräknas utifrån Dokumentdatum + betalningsvillkoret. Kan ändras om så önskas. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fältnamn Valutakod Lämnas blankt om fakturan ska skickas i basvaluta. Om annan valuta ska användas anges den här. Priserna på fakturans rader ska anges i den valuta som anges i detta fält. När informationen på alla ovanstående flikar är ifylld är det dags att registrera fakturans rader. 40

41 Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Radtyp Nr Beskrivning Antal Enhetskod A-pris Exkl. moms Radbelopp Exkl. moms Dimension 1 kod (här kallad Avdelning) Dimension 2 kod (här kallad Projekt) Välj mellan alternativen Redov. Konto, Artikel, Resurs etc. för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Ange kontonr, artikelnr, resursnr etc. När du väljer ett konto hämtas beskrivningen från kontoplanen, artikeln eller resursen in. Ändra beskrivningen till önskad text på fakturan. Ange antalet Enhet kan användas om man vill för att förtydliga för kunden vilken enhet det gäller. Ange det belopp du vill fakturera kunden. Räknas fram genom Antal * A-pris Exkl. moms Kopieras från fliken fakturering om det är angivet där. Kan anges manuellt på raden. Kopieras från fliken fakturering om det är angivet där. Kan anges manuellt på raden. När du har registrerat alla rader på fakturan klickar du på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9). Hitta funktionen: 2.4 Kreditnota Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Försäljningskreditnotor Använda funktionen: För att skapa en ny kreditnota klickar du på Ny. En tom kreditnota öppnas. 41

42 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Förs. Kundnr Bokföringsdatum Dokumentdatum Säljarkod Erhålls automatiskt när du trycker Enter i fältet. Ange kunden fakturan gäller eller tryck F4 för att välja kunden ur listan. Ange det datum som du vill att fakturan ska registreras på i redovisningen. Ange det datum du vill ska stå på kreditnotan. Ange den person som ska stå som er referens på kreditnotan. 42

43 Fältförklaring fliken Fakturering: Fältnamn Faktureringskundnr Dimension kod 1 (här kallad Avdelning) Dimension 2 kod (här kallad Projekt) Faktureringskundnr hämtas automatiskt från kundkortet när du anger Förs.kundnr på fliken Allmänt. Om du vill koppla dimension 1 till din faktura anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din faktura anger du koden här. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fältnamn Valutakod Lämnas blankt om kreditnotan ska skickas i basvaluta. Om annan valuta ska användas anges den här. Priserna på fakturans rader ska anges i den valuta som anges i detta fält. Fältförklaring fliken Koppling: 43

44 Fältnamn Kopplas till dokumenttyp Kopplas till ver. Nr Fältet kan användas för att kreditnotan ska kopplas till ett redan bokfört dokument. När du kopplar en kreditnota väljer du Faktura i fältet. Ange numret på fakturan som kreditnotan ska kopplas till. Du kan även trycka F4 för att välja fakturan i en lista. När informationen på flikarna ovan är ifylld är det dags att registrera raderna. Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Radtyp Nr Beskrivning Antal Enhetskod A-pris Exkl. moms Radbelopp Exkl. moms Dimension 1 kod (här kallad Avdelning) Dimension 2 kod (här kallad Projekt) Välj mellan alternativet Redov. Konto, Artikel, Resurs etc. för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Ange kontonr, artikelnr, resursnr etc. När du väljer ett konto hämtas beskrivningen från kontoplanen in. Ändra beskrivningen till önskad text på fakturan. Ange antalet. OBS! Inga minustecken. Enhet kan användas om man vill för att förtydliga för kunden vilken enhet det gäller. Ange det belopp du vill kreditera kunden. OBS! Inga minustecken. Räknas fram genom Antal * A-pris Exkl. moms Kopieras från fliken fakturering om det är angivet där. Kan anges manuellt på raden. Kopieras från fliken fakturering om det är angivet där. Kan anges manuellt på raden. När raderna är registrerade bokför du kreditnotan genom att klicka på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9). 2.5 Inbetalningar Här beskrivs hur du registrerar inbetalningar avseende vanliga faktor, kreditnotor och räntefakturor som du skickar ut till kunden. Hitta funktionen: Avdelningar 44

45 Ekonomihantering Kundreskontra Inbetalningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja den journal som används för inbetalningar. Registrering av betalningsrader: Fältnamn Bokföringsdatum Verifikationsnr Kontotyp Kopplas till ver.nr. Belopp Det datum som betalningen satts in på ert konto Erhålls automatiskt Välj Kund Ange det fakturanr som står på inbetalningsavin. Om kunden inte har angivit sitt fakturanr kan man skriva in kundens Kundnr i fältet Nr och sedan trycka F4 i fältet. Då kommer en lista med kundens alla obetalda fakturor upp och det går att välja in den som är betald. Fakturans belopp hämtas automatiskt. Kontrollera att det stämmer överens med beloppet på inbetalningsavin. Om beloppet inte stämmer anger man alltid beloppet som står på inbetalningsavin. Registrering av kontorad: Fältnamn Bokföringsdatum Verifikationsnr Kontotyp Nr Belopp Det datum som betalningen satts in på ert konto Erhålls automatiskt Ange redov.konto eller bankkonto beroende på om betalningen ska gå direkt mot konto i redovisningen eller om det ska gå via ett bankkonto Ange det konto eller bankkonto som betalningen gjorts på. Skriv in det totala beloppet enligt avin. Beloppet ska anges positivt. 45

46 2.6 Kvitta faktura mot kreditnota En faktura kan kvittas mot en kreditnota genom att man tar in båda två i en inbetalningsjournal och kvittar dem där. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Inbetalningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja journalnamn som du använder för inbetalningar. Registrera in både fakturan och kreditnotan i journalen på samma sätt som man lägger in dem för betalning. Om kreditnotans belopp är lägre än fakturans måste fakturans belopp ändras så att det överensstämmer med kreditnotan. Om beloppet på fakturan ändras så kommer en rest att ligga kvar för senare betalning. När fältet Totalt saldo är noll bokförs journalen genom att klicka på Bokför (F9). 2.7 Överbetalningar Ibland händer det att kunder betalar in ett felaktigt belopp som är högre än fakturans egentliga belopp. Detta kan hanteras i inbetalningsjournalen. Exempel: En kund har fått en faktura på beloppet ,94 av missta har kunden vänt på ett par siffror och betalat in ,94 till er. Börja med att välja det journalnamn som du använder för inbetalningar. 46

47 När man lagt in fakturan och betalningsraden så blir det totala saldot 90,00 kr som är för mycket inbetalt. För att kunna bokföra journalen måste det totala saldot vara 0. Ändra därför beloppet på fakturaraden så att det stämmer överens med beloppet som kunden har betalt in. När betalningen kopplas ihop med fakturan kommer det att bli 90 kr kvar som ett tillgodo för kunden som kan utnyttjas mot någon annan faktura eller betalas ut till kunden. I kundens reskontra kan man se att det finns ett tillgodohavande på 90 kr som bokats in på betalningsdagen. 2.8 Återbetalning Om en kund ska ha en återbetalning för t.ex. en kreditnota eller ett felaktigt inbetalt belopp måste en utbetalning göras till kunden och sedan ska denna registreras i inbetalningsjournalen. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Inbetalningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja det journalnamn som du ska använda för inbetalningar. Vi fortsätter med exemplet med överbetalning från ovan och betalar tillbaka de 90 kr som blev för mycket inbetalt. Börja med att lägga raden med de 54 kr genom att i fältet Kopplas till ver. nr. anger du betalningens verifikationsnummer. Ändra dokumenttyp på raden och lägg sedan in betalningsraden mot 47

48 konto/bankkonto. Även på denna rad ändrar du dokumenttypen till Återbetalning. Bokför med F9 när Totalt saldo är noll. 2.9 Betalningspåminnelser Denna funktion används för att hantera påminnelser av vanliga fakturor, kreditnotor och räntefakturor. För att det ska gå att påminna en kund krävs att det på kundkortet är ifyllt en kod för betalningspåminnelser. Om ingen kod är angiven på kundkortet skrivs inga påminnelser ut för den kunden. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Kundreskontra Betalningspåminnelser Använda funktionen: Börja med att kontrollera att listan är tom. Finns det gamla påminnelser som inte har skickats ut så radera dem. Klicka på Skapa betalningspåminnelser i Åtgärdsfönstret Fältförklaring fliken Alternativ: Fältnamn Bokföringsdatum Dokumentdatum Ange det datum du vill att påminnelsen ska bokföras i redovisningen. Ange det datum du vill ska stå på påminnelsen till kunden. 48

49 Endast transaktioner med förfallna belopp Om man markerar detta fält kommer endast förfallna fakturor med. Lämnar man fältet blankt får man med allt som på ett kontoutdrag. Fliken Kund Här har man möjlighet att sätta filter så att påminnelserna begränsas till en eller flera kunder. Vill man att alla kunder ska påminnas lämnar man fliken blank. Fliken Kundreskontra Här kan man göra urval på dokumenttyp om man t.ex. inte vill att kreditnotor ska komma med. Vill man att allt ska komma med lämnar man fliken blank. Klicka på OK när du är klar med dina filter. Programmet letar igenom alla fakturor för att hitta sådana som det ska skickas betalningspåminnelse på. Kriterierna för vilka påminnelser som ska skickas ut är följande: Tar med fakturor till kunder som har en påminnelsekod angiven på kundkortet. Kontrollerar att fakturan har förfallit om man anger att endast förfallna fakturor ska tas med. Kontrollerar att fakturor inte är stoppade för påminnelse. Kontrollerar att rätt tid har förflutit sedan förra påminnelsen (enligt påminnelsevillkoret). När jobbet är klart lägger sig betalningspåminnelserna i listan. Om man fakturerar en kund i olika valutor skapas en påminnelse per kund och valuta. Påminnelser som skapas upp är endast ett förslag på vilka påminnelse som bör skickas ut. Förslaget kan nu redigeras genom att ta bort det du inte vill skicka ut. Om du vill ta bort hela påminnelsen öppnar du påminnelsens kort och klickar på Ta bort eller trycker Ctrl+Del. Svara Ja på frågan som kommer upp för att gå vidare. 49

50 Påminnelsen försvinner ur listan med påminnelser. Vill du ta bort en enstaka rad på påminnelsen så öppnar du kortet för påminnelsen, ställer dig på raden du vill ta bort och trycker Ctrl+Del. Raden du står på försvinner då. Texter på påminnelsen I inställningarna för påminnelsevillkoret skriver man in de texter som ska användas för påminnelserna. Vilken text som skrivs ut på påminnelsen beror på vilken påminnelsenivå som står angiven i huvudet på påminnelsen. När betalningspåminnelseförslaget skapas upp lägger systemet in den högsta nivån den hittar bland de fakturor som finns med i förslaget. Ex. Kund nr har två fakturor som har förfallit. Den ena fakturan har han redan fått påminnelse på och den andra påminns för första gången. Påminnelsenivån kommer då att bli 2. 50

51 Påminnelsetexten kan skrivas ut ovanför eller under raderna. Texten väljer man själv för de olika nivåerna genom inställningar. Är man inte nöjd med den påminnelsetext som systemet föreslår kan man ändra den genom att klicka på Åtgärder Uppdatera bet.påminnelsetext 51

52 På fliken Alternativ anger man den text man vill använda på påminnelsen (anges utefter betalningspåminnelsenivå). Klicka sedan på OK. Påminnelsen uppdateras nu med den nya texten. Utskick av påminnelse. Nästa steg är att skicka ut påminnelserna till kund. Stå i listan med betalningspåminnelser och klicka på Utskick i Åtgärdsrutan. 52

53 På fliken Alternativ kryssar du för om du vill att påminnelserna ska skrivas ut direkt genom att markera Skriv ut. Om du vill vänta med att skriva ut lämnar du fältet blankt. De två andra fälten på fliken Alternativ används bara om man vill byta bokföringsdatum på påminnelsen till ett annat. På fliken Betalningspåminnelse kan du filtrera om du bara vill skicka ut vissa av betalningspåminnelserna. Sätter du inget filter skickas alla uppskapade påminnelser ut. Tryck OK för att genomföra utskicket. Påminnelser som har skickats ut hittar man under: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Kundreskontra Utskickade betalningspåminnelser I samband med utskicket uppdateras ett register som är kopplat till kundreskontran med utskicket. På så sätt går det att via kundreskontran se om en faktura har blivit påmind samt att man håller reda på när den senast har blivit påmind så att påminnelserna inte skickas för tätt Räntefakturering Denna funktion används för att hantera räntefakturering av fakturor och räntefakturor. För att det ska gå att räntefakturera en kund krävs det att en kod för räntefakturering på kundkortet. Om inte kod är ifylld skapas inga räntefakturor ut för just denna kund. Hitta funktionen: Avdelningar 53

54 Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Kundreskontra Räntefakturor Använda funktionen: Börja med att kontrollera att det inte ligger några räntefakturor i listan. Gör det de börjar du med att ta bort dem. Räntefakturor kan skapas på 3 sätt: 1. Låta programmet föreslå vilka kunder som ska räntefaktureras automatiskt. 2. Man väljer vilken kund man vill räntefakturera och ber programmet föreslå vilka fakturor som ska räntefaktureras för just den kunden. 3. Manuell registrering av räntefakturor. Nr 1 är vanligast och det är den metoden som beskrivs här. Klicka på Skapa räntefakturor. Fältförklaring fliken Alternativ: Fältnamn Bokföringsdatum Ange det datum du vill att räntefakturan ska bokföras i redovisningen. 54

55 Dokumentdatum Ange det datum du vill ska stå på räntefakturan till kunden. Fliken Kund Här finns möjlighet att sätta filter för att avgränsa ränteförslaget till en eller flera kunder genom att sätta filter. Vill man att alla kunder ska komma med sätter man inga filter. Fliken Kundreskontra Här finns möjlighet att sätta filter för att begränsa urvalet till Faktura. Man ska inte skicka ränta på räntefakturor och systemet hanterar inte minusränta för kreditnotor. Sätt därför filter på Dokumenttyp Faktura här. När du är nöjd med dina filter klickar du på OK. Programmet börjar kalkylera fram vilka räntefakturor som bör skickas ut enligt följande kriterier: Tar med fakturor till kunder som har en räntevillkorskod angiven på kundkortet. Kontrollerar vilka fakturor som inte räntedebiterats förut. Kontrollerar att fakturan är betald för sent och efter den godkända betalningsfristen enligt inställningar på räntevillkoret. Kontrollerar att fakturan inte är stoppad för ränta. När beräkningen är klar läggs alla ränteförslag i listan. Om en kund faktureras i olika valutor skapas en räntefaktura per kund och valuta. Redigera underlaget De räntefakturor som skapats är endast ett förslag till dig som användare och förslaget kan nu redigeras. Om det är någon av räntefakturorna du inte alls vill skicka ut öppnar du den genom att dubbelklicka på raden. Tryck Ctrl+Del så raderas hela räntefakturan. Är det någon rad du inte vill ha med på en viss räntefaktura ställer du dig på raden och trycker Ctrl+Del så raderas raden. Samma frågor som ovan kommer upp. 55

56 Undanta från räntedebitering Om du tagit bort en räntefaktura ur förslaget så kommer den att komma upp igen nästa gång du skapar förslag för räntedebitering. För att undanta en faktura från räntedebitering leta upp fakturan bland kundens kundreskontratransaktioner. Markera den faktura du vill undanta från räntedebitering och klicka på knappan Undantag för räntedebitering (1). Svara Ja på frågan som kommer upp. Transaktionen kommer nu inte komma upp på något räntedebiteringsförslag mer. 56

57 Utskick av räntefakturor När du vill skicka ut en räntefaktura till kund så klickar du på Utskick. På fliken Alternativ markerar du om du vill Skriva ut räntefakturan. Övriga fält på fliken används endast om du vill byta det bokföringsdatum som finns angivet på räntefakturan. På fliken Räntefaktura sätts automatiskt filter på den räntefaktura du stod på när du klickade på Utskick. Vill du skicka ut alla räntefakturor på en gång tar du bort filtret. Utskickade räntefakturor hittar du under: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Kundreskontra Utskickade Räntefakturor I samband med utskicket uppdateras ett register som är kopplat till kundreskontran med utskicket. På så sätt kan man via kundreskontran se om faktura blivit räntefakturerad eller inte samt hålla reda på vilka fakturor som blivit räntefakturerade så att ränta inte debiteras 2 gånger. 57

58 3. Redovisning 3.1 Kontoplan I kontoplanen lägger man upp nya konton samt gör inställningar för respektive konto angående momsbokföringsmallar, dimensioner mm. Kontoplanen kan också användas som en balans- och resultaträkning eller huvudbok på skärmen. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Kontoplan Använda funktionen: Fältförklaring kolumner Kontoplan Fältnamn Nr Namn Resultat/Saldo Kontotyp Det nr som rubriken, kontot eller summeringen har. Rader med fetstil är rubriker eller summor. Övriga rader är konton. Rubriken, kontot eller summeringens beskrivning. Ange om kontot är ett resultat eller balanskonto. Styr om kontot tas med på resultat- eller balansräkningen. I det här fältet anger du syftet med kontot. Nya konton får automatiskt kontotypen Bokföring, men det kan ändras. Välj mellan: Konto (Bokföring) Rubrik (rubrik för en grupp av konton) Summa (används när du vill att programmet ska beräkna en summa av en rad saldon på konto som inte kommer upp precis före kontot Totalt.) Summa används när konton från flera olika kontogrupper ska summeras. Om 58

59 Summeringsintervall Nettoförändring Saldo du använder typen Summa måste fältet Summeringsintervall fyllas i.) Från-summa (en markör för en serie av konton som ska summeras och som avslutas med ett till-summakonto). Till-summa (summan av en serie konton som startar med det föregående från-summakontot). Summan definieras i fältet Summa. Ange vilka konton som ska summeras. Måste anges för typen Tillsumma. Kolumnen visar nettoförändringen för de filter som har satts i fönstret. Om filter saknas visas allt som hänt i systemet sedan start. Fältet räknas om när man sätter filter för att bara visa de belopp och transaktioner som uppfyller filtrens kriterier. Denna kolumn visar alltid ackumulerat saldo i systemet från systemstart. I kontoplanen kan man göra ytterligare inställningar på kontot. För att komma in på kontots kort dubbelklickar du på kontot i kontoplanen. I fönstret kan du t.ex. ange om en ny sida ska påbörjas vid utskrift och spärra kontot om det inte ska användas mer. Lägga upp nya konton När nya konton, rubriker eller summeringar har lagts upp ska funktionen Indrag av kontoplan köras. en hittar du i Åtgärdsrutan på kontoplanen. 59

60 När du klickar på Indrag av kontoplan kommer en informationsruta upp. Meddelandet talar om att en kontroll kommer att göras så att varje Från-summa har en korresponderande Till-summa samt att uppdatera summeringen för varje slutsumma. Svara Ja på frågan. Om något inte stämmer i kontoplanen kommer ett meddelande som talar om vilken summering som är felaktig. Rätta till felet och kör sedan funktionen igen. I kontoplanen kan man se att funktionen har körts genom att titta i kolumnen Namn. Namnet på ett nytt konto får ett indrag när man kör funktionen. Villkor för dimensionshantering På ett konto går det att ställa in villkor för vad som gäller när man jobbar med dimensioner. Exempelvis att bokföring på ett visst konto alltid ska innehålla dimension 1 eller 2 eller både och. Öppna kontots kort genom att dubbelklicka på det i kontoplanen. 60

61 Klicka på Analysera Dimensioner eller tryck Ctrl+Shift+D för att öppna inställningarna för dimensioner för det aktuella kontot. Här anger du de inställningar som ska gälla för kontot. Fältförklaring kolumner Standard Dimensioner Fältnamn Dimensionskod Dimensionsvärdekod Bokförs med Ange den dimensionskod som du vill sätta villkor för. Här anger du den dimensionsvärdekod som du vill föreslå som standarddimension. Här anger du hur standarddimensionerna och deras värde ska användas. Välj mellan: <Tomt> - Välj detta alternativ om inga värdebokföringsvillkor har angetts för standarddimensionen när det här kontot eller den här kontotypen används. Standarddimensionen kan bokföras med valfritt dimensionsvärde eller inget dimensionsvärde. Kod alltid Välj det här alternativet om standarddimensionen för det här kontot eller den här kontotypen måste ha ett dimensionsvärde vid bokföring, men valfritt dimensionsvärde accepteras. Samma kod Välj det här alternativet om standarddimensionen för det här kontot eller den här kontotypen alltid måste ha samma dimensionsvärdekod som den som har valts i fältet dimensionsvärdekod. 61

62 Ingen kod välj det här alternativet om du inte vill att dimensionvärdekoder ska användas med det här kontot eller den här kontotypen. Innan du kan göra ovanstående inställningar måste dina dimensionskoder och dimensionsvärden vara inlagda i systemet. 3.2 Dimensioner Med dimensioner avses fler nivåer i kontoplanen utöver själva kontot. Dessa nivåer kallas ibland för kostnadsställe eller kostnadsbärare. I NAV används uttrycket dimensioner eftersom det går att jobba med ett stort antal dimensioner och man vill kunna benämna dem utifrån sin verksamhetsuppföljning. Dimensionerna finns överallt i systemet och kan kopplas till kunder, leverantörer, fakturor, artiklar osv. Detta kapitel beskriver hur man lägger upp dimensionskoder och dimensionsvärde i systemet så att de kan användas i kontoplan, journal, fakturor m.m. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Administration Dimensioner Använda funktionen: I fönstret lägger man upp de dimensioner man vill jobba med. Antalet dimensioner är obegränsat (beroende på licens). 62

63 Fältnamn Kod Namn Kodledtext Filterledtext Spärrad Ange en passande kod för dimensionen Dimensionens namn Det här fältet fylls i automatiskt genom att den kopierar dimensionskoden som har angetts i fältet Kod. Du kan dock ange en egen ledtext till dimensionen. Ledtexten bestämmer hur fälten som avser dimensionen visas i programmet. När du anger en ledtext här ersätter den namnet på alla fält som avser dimensionen med kodledtexten. Det här fältet fylls i automatiskt genom att den kopierar dimensionskoden som har angetts i fältet Kod. Du kan dock ange en egen ledtext till dimensionsfiltret. Ledtexten bestämmer hur filterfälten som avser dimensionen visas i programmet. När du anger en ledtext här ersätter den namnet på alla filterfält som avser dimensionen. Markera fältet om dimensionskoden ska spärras för användning. När man har definierat upp vilka dimensionskoder som ska användas så ska också värden för varje dimensionskod definieras. Ställ markören på den rad men dimensionen du vill definiera värden för och klicka på Dimensionsvärden. Lägg upp de dimensionsvärden som ska användas för dimensionen. Det räcker att ange Kod och Namn. 63

64 Fältet Spärrad används om dimensionsvärdet inte ska användas längre. 3.3 Bankkonto Bankkontomodulen används för att kunna hantera betalningstransaktioner i valuta och i SEK. Om man har ett eller flera valutakonton så sätter man upp ett bankkonto per valutakonto. Genom att använda valutakonto kan man logga transaktioner både i SEK och i den aktuella valutan. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Likviditetsstyrning Bankkonton Listan visar de bankkonton som finns upplagda. Använda funktionen: För att lägga upp ett nytt bankkonto klickar du på Ny. 64

65 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Namn Bankkontorsnr Bankkontonr Spärrad Kan erhållas automatiskt från systemet eller anges manuellt. En beskrivning för bankkontot. Bankkontorets ID Bankkontots kontonr Markera fältet när kontot inte längre får användas. Fältförklaring fliken Bokföring: Fältnamn Valutakod Bankkontobokf.mall Välj kod för den valuta som kontot ska användas för. Bankbokföringsmallen bestämmer på vilka redovisningskonton som programmet ska bokföra transaktioner som berör kontot. För att underlätta avstämning gentemot kontoutdrag från banken ska vara kod ha sitt eget konto i redovisningen. 65

66 Fältförklaring fliken Överföring: Fältnamn Bankkontorsnr Bankkontonr SWIFT-kod IBAN Ange ditt bankkontorsnr Ange dit kontonummer Används för betalningar från utlandet. Koden erhålls av banken och är bankens internationella kod. Används för betalningar från utlandet. Koden är ett internationellt nr för ditt konto i banken. 3.4 Redovisningsjournal I redovisningsjournalen bokför man kvitton, avskrivningar, bokslutsdispositioner och liknande transaktioner. I det fall man använder sig av periodiseringsfunktionen så bokför man även dessa transaktioner här. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Redovisningsjournaler Använda funktionen: Börja med att välja den journal som motsvarar ditt syfte i fältet Journalnamn. 66

67 Fältförklaring kolumner Redovisningsjournal: Fältnamn Bokföringsdatum Verifikationsnr Kontotyp Nr Beskrivningen Belopp Ange det datum då du vill att verifikationen som bokas in i din redovisning. Erhålls automatisk Välj redovisning i detta fält Skriv in det kontonr du vill använda eller tryck F4 för att välja konto i listan. Här visas beskrivningen för valt konto. Beskrivningen kan skrivas över med valfri text. Ange kreditbelopp med minustecken och debetbelopp utan minustecken. Kontera upp alla dina rader tills verifikationen balanserar. När den balanserar blir Totalt saldo 0. När du är klar med verifikationen klickar du på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift+F9). Tips! Du kan ange flera verifikationer samtidigt utan att bokföra emellan så länge som varje verifikation balanserar. När en verifikations balanserar får nästa rad automatiskt ett nytt verifikationsnummer. 67

68 3.5 Budget I NAV kan du lägga in obegränsat antal budgetar som du kan jämföra med ditt resultat. Vanligast är det att man lägger budgeten på månadsbasis men det finns naturligtvis andra uppföljningsperioder. Viktigt är att man innan budgeten läggs in har bestämt sig för vilken nivå uppföljningen ska göras på. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Redovisningsbudgetar Använda funktionen: I listan som kommer upp visas alla de budgetar som finns upplagda. För att skapa en ny budget klickar du på Ny. För att titta på/redigera en existerande budget klickar du på Redigera budget. Budgetfönstret är ett så kallat matrisfönster som visar rader och kolumner i kombination med varandra. På fliken Allmänt finns möjligheten att styra utseendet på raderna och kolumnerna och göra några andra val. På fliken Filter kan man sätta filter för vad som ska visas för budgeten. 68

69 Skapa ny budget För att skapa en ny budget står du i listan med budgetar och klickar på Ny i Åtgärdsfönstret. Lägg till namn och beskrivning på din nya budget i listan och klicka sedan på OK. Klicka på Redigera budget för att öppna din nya budget. På fliken Filter kan du göra inställningar som hjälper dig i ditt budgetarbete. Bl. a kan du med fördel ange den datumavgränsning som ska gälla för perioderna i fältet Datumfilter samt sätta avgränsningar på kontonr. Sätter du inga filter visas alla kontonr på både balans- och resultaträkning och alla tillgängliga perioder i systemet. Filtret i bilden ovan begränsar perioden till år 2013 och tar med alla konton på resultaträkningen. Det går även att göra avgränsningar på de olika dimensionerna om man vill skapa sin budget per dimension. Nästa steg är att ställa in den period som budgeten ska göras för. På fliken Allmänt finns fältet Visa per. Där ställer du in rätt period. Välj mellan: Dag Vecka 69

70 Månad Kvartal År Bokföringsperiod Om man vill arbeta med sin budget på månadsbasis kan man välja att ställa in perioden antingen på månad eller på år. Väljer man år så budgeterar man för hela året och använder sedan en funktion för att sprida ut budgeten över 12 månader enligt en fördelningsnyckel. Annars lägger man själv budgeten månad för månad. Båda sätten fungerar lika bra. Budgeten kan läggas in på kontona och sen summerar systemet själv ihop budgeten per kontogrupp. Tänk på att intäktsbudgeten ska läggas in med negativt tecken och kostnaderna som positiva belopp. Lägg in budgeten för samtliga konton som du önskar budgetera på. Fördela budgeten på 12 perioder När du är klar med din budget på årsbasis är det dags att fördela den på 12 månader. Klicka på Fördela på 12 perioder. 70

71 Längst upp anger du den fördelning som du vill ha. Systemet föreslår jämn fördelning över hela perioden med det kan ändras genom att mata in den % -sats som ska fördelas till varje period. På fliken Redov.budgetnamn sätter du filter på namnet på den budget du vill fördela. På fliken Redov.budgettransaktion sätter du filter på den period du vill fördela. Vill du ha olika fördelning på olika kontot sätter du filter på Redovisningskontonr och kör fördelningen flera gånger. När du är klar med inställningarna klickar du på OK. Svara Ja på frågan som kommer upp. För att se hur fördelningen blev ändrar du till Visa per: Månad och kan då se hur mycket pengar som lagts på respektive period. Kopiera budget Systemet erbjuder också möjligheten att kopiera en tidigare budget som sedan kan justeras. Börja med att skapa en ny budget. Ställ dig på kortet för den nya budgeten och klicka på Kopiera budget. 71

72 Fältförklaring Fältnamn Kopiera från Källa Redovisningskontonr Du kan välja att kopiera en tidigare budget eller att utgå från utfallet under en period. Om du vill kopiera en budget så väljer du Redov. Budgettrans annars väljer du Redov. Trans. Här kan du sätta filter på vilka konton som ska ingå i kopieringen. Sätts inget filter så tas alla konton med. 72

73 Datum Årsavslutstransaktioner Kopiera till Budgetnamn Redovisningskontonr Koppla Justeringsfaktor Avrundningsmetod Datumändringsformel Datumkomprimering Ange det datumintervall du vill kopiera ifrån. Här markerar du om årsavslutstransaktionerna ska tas med i kopieringen eller inte. Ange den budget du vill kopiera till. Här kan du sätta filter på de redovisningskonton du vill ska komma med i kopieringen. Här kan du välja om du vill kopiera budgeten som den är eller om den ska räknas upp eller ner. Exempel: 1 för att få samma värde 1,1 - för att räkna upp budgeten med 10 % 0,9 för att räkna ner budgeten med 10 % Välj den avrundningsmetod du vill använda. Vill du ändra datumen på den budget du kopierar så anger du en formel i detta fält. 1D = 1 dag 1V = 1 vecka 1K = 1 kvartal 1Å = 1 år Välj den period som du budgeterar på. När du är klar klickar du på OK och svarar sen Ja på frågan. När kopieringen är klar kommer en ruta upp och meddelar det. 73

74 3.6 SIE SIE är ett standardformat som används av flera program för att kunna utbyta redovisningsdata. SIE-export Exportfunktionen används för att hämta ut redovisningsdata ur NAV. Filen kan t.ex. användas för att skicka till revisorn och underlätta bokslutsarbetet. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Redovisning SIE-export Använda funktionen: Fältförklaring fliken Alternativ: Fältnamn Filtyp Här väljer du vilken typ av fil du vill skapa. Välj mellan: 1. Bokslutssaldon 2. Periodsaldon 3. Objektsaldon 74

75 Filnamn Kontaktperson Kommentarer Dimensioner Räkenskapsår 4. Transaktioner Ange sökväg och namn för filten. Här kan en kontaktperson anges Här kan man ange en valfri kommentar om filens innehåll Här kan man ange eller redigera vilka dimensioner som ska användas under exporten. Ange det räkenskapsår som exporten gäller Fliken Redovisningskonto: Här kan du sätta filter om du inte vill att alla redovisningskonto ska komma med i filen. Under Begränsa totaler sätter du filter på den period som du vill göra transporten för. När du är nöjd med dina val klickar du på OK. Filen sparas ned på den plats du har angivit i sökvägen. SIE Import Importfunktionen används för att läsa in informationen i en journal som sedan kan bokföras. Det kan t.ex. vara en SIE-fil som tas ut ur lönesystemet och ska läsas in i NAV. På detta sätt slipper man stansa in informationen manuellt. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Redovisning SIE-import Använda funktionen: Om man vill fånga upp eventuella dimensioner i SIE-filen måste de först definieras upp i systemet. Dimensionerna läggs upp under Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Redovisning SIE-dimensioner 75

76 När du har definierat dimensionerna kan du gå vidare till själva importen. Fältförklaring fliken Alternativ. Fältnamn Filnamn Ange sökväg och namn för filen du vill importera. Klicka på knappen Assist för att peka ut filen. Redovisningsjournalmall Välj den journalmall som filen ska importeras in i. Redovisningsjournal Välj den redovisningsjournal som transaktionerna ska hamna i. Dimensioner Om du vill att dimensionerna i filen ska läsas in så anges de här. Infoga redovisningskonto Om det finns redovisningskonto i filen som inte finns i NAV så läggs de automatiskt upp om du markerar denna ruta. Använd nummerserie för dok.nr Markera det här fältet om du vill att nummerseriefunktionen ska användas i programmet om inget dokumentnummer har angetts i importfilen. När du är klar trycker du på OK. Systemet läser in filen. En ruta visar hur långt inläsningen har kommit. När du är klar hamnar alla raderna i den redovisningsjournal du valde för importen. 76

77 Gå in i redovisningsjournalen och bokför den. 3.7 Analysera en analysera finns på många ställen i NAV. T.ex. så finns den på transaktionerna i kontoplanen, på bokförda inköpsfakturor och kundfakturor. Den finns även under menyerna Historik i de olika avdelningarna. en är den samma oavsett varifrån den startas. Analysera använder man för att titta närmare på hur en verifikation är konterad, vilka register som uppdaterats samt kunna analysera de olika registren som har med just denna funktion att göra. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Historik Analysera Använda funktionen: Analysfunktionen har 3 flikar att välja mellan längst ner i fönstret. Fliken Allmänt används till att söka efter information baserat på systemets verifikationsnr. På fliken Externt kan man välja att söka på t.ex. en leverantörs fakturanr. Detta är användbart t.ex. när man får en påminnelse från en leverantör. Där står det vilket fakturanr leverantören har men inte vilket fakturanr den har fått i vårt system. Fliken Artikelspårning används om man arbetar med artikelspårningsnummer. 77

78 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Verifikationsnr Bokföringsdatum Ange det verifikationsnr som du söker efter. I vissa fall är detta redan ifyllt beroende på den väg du kommit till funktionen. Lämnas ofta blankt för att få med alla transaktioner oavsett vilket datum de har bokförts på. Fältförklaring fliken Externt: 78

79 Fältnamn Företagskontakttyp Företagskontaktnr Verifikationsnr Välj mellan leverantör och kund. Ange kundnr/leverantörsnr beroende på valet i fältet Företagskontakttyp. Ange det verifikationsnr du söker efter (oftast leverantörens fakturanr) När du är klar med dina inställningar klickar du på Sök i Åtgärdsfönstret. På fliken Källa ser du information om vad för dokument du har fått träff på. På fliken Dokumenttransaktion visas vilka register som har uppdaterats vid bokföringen av verifikationsnumret du frågade efter. Hur många rader som visas och vilka rader det är beror på vad det är för dokument och vilket innehåll det hade. Ställ dig på en rad och klicka på Visa för att se mer information. Om du ställer dig på raden för Redovisningstransaktion och klickar på Visa öppnas följande fönster: Här visas hur verifikationen har konterats. Ställer du dig istället på raden Bokförd försäljningsfaktura öppnas fakturan i ett nytt fönster: 79

80 3.8 Kontouppställning Kontouppställningen är en rapportgenerator som baserar sig på redovisningsinformation. Denna används med fördel för att ta fram statistik och annan värdefull information från redovisningen. Kontouppställningen kan t.ex. användas för att bygga Balansräkning, Resultaträkning, Nyckeltalsrapport eller Försäljningsstatistik. Kontouppställningens information kan analyseras på skärmen, skrivas ut på papper eller exporteras till Excel för vidare analys och framställning av grafer. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Analys och rapporter Kontouppställningar Använda funktionen: 80

81 I listan som kommer upp ser du vilka kontouppställningar som redan är skapade. För att arbeta med någon av dem ställer du dig på rätt rad och klickar på Redigera kontouppställning i Åtgärdsfönstret. För att skapa en ny kontouppställning klickar du på Ny. Kontouppställningen består av två delar: Rapportens rader Rapportens kolumner 81

82 Kolumner Rader När man bygger en rapport så börjar man med att definiera vilka rader som ska finnas med på rapporten. När man är klar så skapar man den kolumnlayout man vill ha för rapporten. En kolumnlayout kan användas till flera rapporter så man behöver inte skapa en per rapport. Finns det en som redan är färdig och passar så väljer man den. Det går att bygga obegränsat med rapporter. Det går också att kopiera raderna från en rapport till en annan och sedan göra de justeringar och förändringar som behövs för en annan rapport. Skapa en ny rapport Klicka på Ny i Åtgärdsfönstret. Ange Namn och Beskrivning för din nya rapport. Klicka sedan på Redigera kontouppställning. Ett tomt fönster öppnas och namnet på din rapport visas i fältet Namn. 82

83 Fältförklaring kolumner Kontouppställning: Fältnamn Radnr Beskrivning Summeringstyp Summeringsintervall Här kan du skriva in ett nummer för kontouppställningens rad. Du kan ange högst 10 tecken, både siffror och bokstäver. Radnumren är valfria. Du kan använda samma nummer på mer än 1 rad. Raderna behandlas då som en grupp. Infogar du t.ex. radnumret i en formel i fältet Summeringsintervall kommer alla rader med samma radnummer att summeras. Här kan du skriva in text som kommer att stå på kontouppställningens rad. I detta fält måste du ange summeringstypen för kontouppställningens rad. Typen bestämmer vilka konton i det summeringsintervall som du anger i fältet Summeringsintervall som summeras. Välj mellan: Kontobelopp summeringen kommer att beräknas utifrån belopp på redovisningskonton i kontoplanen. Summeringsbelopp summeringen kommer att beräknas utifrån belopp på konton av typen Summa och Tillsumma i kontoplanen. Formel summeringen kommer att beräknas från beloppen på rader på de andra raderna i kontouppställningen. Du skriver in formeln i fältet Summeringsintervall. Du använder det här fältet för att visa vilka konton som ska summeras på raden. Hur du fyller i fältet beror på innehållet i fältet Summeringstyp. Kopplas du formelsummeringstypen till kontouppställningsraden kan du registrera en formel som tar med radnummer (eller summeringsintervall) från kontouppställningen. Är summeringstypen Kontobelopp eller Summeringsbelopp, måste du registrera ett kontonummer (eller summeringsintervall) från kontoplanen. När du använder ett summeringsintervall summeras alla konton inom det definierade intervallet (t.ex ). Du kan använda en formel som kan utföra beräkningar på andra rader. Hänvisningen till andra rader görs med hjälp av radnumret. Följande symboler kan användas i formeln: + addition - subtraktion * multiplikation / division 83

84 ^exponential () parentes Dimension 1 kod (här kallad avdelning) Dimension 2 kod (här kallad projekt) Visa Ny sida Fetstil Kursiv Understruken Visa motsatt tecken OBS! vill du ta med en siffra i en formel får samma siffra inte vara används som ett radnummer i kontouppställningen. Du kan ange högst 80 tecken, både siffror och bokstäver. Ange ett värde i detta fält om du bara vill att beloppet endast ska omfatta en viss dimension eller grupp av dimensioner. Ange ett värde i detta fält om du bara vill att beloppet endast ska omfatta en viss dimension eller grupp av dimensioner. I det här fältet avgör du om kontouppställningsraden ska skrivas ut i rapporten. Välj mellan: Ja raden skrivs ut Nej raden skrivs inte ut Om någon kolumn inte är noll raden skrivs ut om inte alla belopp på raden är noll. Markera denna om du vill att en sidbrytning ska infogas efter det aktuella kontot när kontouppställningen skrivs ut. Om fältet markeras skrivs raden ut i fetstil. Om fältet markeras skrivs raden ut i kursiv stil Om fältet markeras skrivs raden ut understruken Om fältet markeras visas beloppet med motsatt tecken mot huvudboken. Detta är en väldigt enkel rapport som visar intäkter minus direkta kostnader i kronor och i %. Skapa kolumnlayouter För att skapa kolumnlayout klickar du på Redigera inställning av kolumnlayout I fönstret som öppnas klickar du på pilen i fältet Namn. Klicka på Ny och skriv in Namn och Beskrivning för din kolumnlayout. 84

85 Klicka på Redigera inställning av kolumnlayout för att få upp ett tomt blad för inställningar. 85

86 Fältförklaring kolumner Kolumnlayout: Fältnamn Kolumnnr Kolumnrubrik Kolumntyp Transaktionstyp Här kan du ange ett nummer för kontouppställningskolumnen. Kolumnnumren är valfria. Du kan använda samma kolumnnummer på mer än en rad. Kolumnerna behandlas då som en grupp. Om du exempelvis tar med kolumnnumret i en formel representerar det summan av alla rader som delar kolumnnumret. Ange en rubrik för kolumnen. Typen angör hur beloppen beräknas i kolumnen. Beloppen beräknas för den period som definierats i fältet Datumfilter i rapporten eller fönstret på följande sätt: Formel kolumnen visar belopp som beräknats från belopp i andra kolumner i kontouppställningen. Du anger formeln i fältet Formel. Nettoförändring kolumnen visar nettoförändringen i kontosaldon under perioden. Saldo t.o.m. datum kolumnen visar kontosaldon vid slutet av perioden. Ingående saldo kolumnen visar kontosaldon vid början av perioden. Årets början till period kolumnen visar nettoförändringen i kontosaldona från början av räkenskapsåret till slutet av perioden. Återstående räkenskapsår kolumnen visar nettoförändringen i kontosaldona från början av räkenskapsåret till slutet av perioden. Hela räkenskapsåret kolumnen visar nettoförändringen i kontosaldona för räkenskapsåret då perioden avslutas. I det här fältet måste du välja den typ av transaktion som ska tas med i beloppen i kontouppställningskolumnen. Välj mellan: Redov.transaktioner summan beräknas från redovisningstransaktionerna. Redov.budgettransaktioner summan beräknas från redovisningsbudgettransaktionerna. 86

87 Beloppstyp Formel Visa motsatt tecken Jämförelse datumformel Visa I det här fältet väljer du den typ av transaktioner som ska tas med i beloppen i kontouppställningskolumnen. Du kan välja mellan: Nettobelopp både kredit- och debettransaktioner ingår i beloppet. Debetbelopp endast debettransaktioner ingår i beloppet. Kreditbelopp endast kredittransaktioner ingår i beloppet. Här kan du registrera en formel. Resultatet av formeln kommer att visas i kolumnen när kontouppställningen skrivs ut. Du kan använda fältet för att utföra beräkningar i andra kolumner. Hänvisningen till andra kolumner görs med hjälp av kolumnnumret. Följande symboler kan användas: + addition - subtraktion * multiplikation / division ^exponential () parentes Du kan ange högst 80 tecken, både siffror och bokstäver. Markera fältet om du vill att debetbelopp ska visas i rapporten som negativa belopp (dvs. med ett minustecken) och kreditbelopp som positiva belopp. Detta fält innehåller en datumformel som anger vilka datum som ska användas för att beräkna beloppet i kolumnen. Formeln används för att beräkna beloppet från jämförelseperioden i relation till den period som representeras av datumfiltret i rapportförfrågan. T.ex. -1Å = samma period ett år tidigare. Här kan du välja om du vill att beloppen i kolumnen ska visas i rapporter. Välj mellan: Alltid alla belopp i kolumnen visas alltid. Aldrig kolumnen visas aldrig i rapporter, den används bara för beräkning. Om positiv endast positiva belopp visas i kolumnen. (Det vill säga belopp som är positiva innan du använder Visa motsatt tecken.) Om negativa endast negativa belopp visas i kolumnen. (Det vill säga belopp som är negativa innan du använder Visa motsatt tecken.) Så här kan en enkel kolumnlayout se ut: 87

88 Två kolumner har definierats där den översta visar periodens saldo och den andra visar samma period ett år tidigare. OBS! Utskriften klarar av maximalt 5 kolumner. För analys på skärmen kan obegränsat antal kolumner användas. Rapportöversikt Om du vill titta på rapporten på skärmen står du in din Kontouppställning och klickar på Översikt. På fliken Allmänt ska namnet på den Kontouppställning du vill använda, namnet på Kolumnlayouten du vill använda. I fältet Visa per ställer du in vilken period du vill visa rapporten för alternativt Knapparna Nästa uppsättning och Föregående uppsättning användas för att förflytta sig mellan perioder. Datumfilter för perioden du vill visa sätter du som ett Datumfilter. För att se vad som ingår i ett belopp dubbelklickar du på beloppet. Ett nytt fönster öppnas och visar de bakomliggande transaktionerna. Exportera till Excel När du står i matrisen för kontouppställningen kan du välja att exportera rapporten till Excel. Det gör du genom att klicka på Exportera till Excel. 88

89 I rutan som kommer upp får du välja om du vill skapa en ny arbetsbok i Excel eller om du vill exportera rapporten till en redan existerande arbetsbok. Skriv ut rapporten Det går också att skriva ut rapporten på papper. Stå i kontouppställningen och klicka på Åtgärder- Skriv ut. Välj den Kontouppställning du vill skriva ut samt den Kolumnlayout som ska användas. Sätt datumfilter för den period du vill skriva ut. Klicka sedan på Skriv ut. 89

90 3.9 Redovisningsrapporter I Dynamics NAV finns ett antal olika rapporter att välja på. Detta kapitel beskriver utskrift av Balansräkning, Resultaträkning, Bokförd redovisningsjournal och Huvudbok. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Rapporter 90

91 Använda funktionen: Balans- och resultaträkning finns under Finansiella rapporter medan de övriga hittas under Transaktioner. Balansräkning Fliken Alternativ: Om du kryssar i fältet Visa alla konton så skrivs alla konton i kontoplanen ut i rapporten, även de som inte har något saldo. Fliken Redovisningskonto: När du skriver ut Balansräkningen måste du ange ett Datumfilter. Vill du skriva ut Balansräkningen för vissa valda dimensioner anger du filter för det här. Klicka på Skriv ut för att skriva ut rapporten på papper, här kan du också välja att exportera den till Word eller Excel, på Förhandsgranska klickar du för att titta på den på skärmen. Rapporten visar Ingående saldo, Periodens saldo och Utgående saldo. 91

92 92

93 Resultaträkning Fliken Alternativ: Om du kryssar i fältet Visa alla konton så skrivs alla konton i kontoplanen ut i rapporten, även de som inte har något saldo. Fliken Redovisningskonto: När du skriver ut Resultaträkningen måste du ange ett Datumfilter. Vill du skriva ut Resultaträkningen för vissa valda dimensioner anger du filter för det här. Klicka på Skriv ut för att skriva ut rapporten på papper, här kan du också välja att exportera den till Word eller Excel, på Förhandsgranska klickar du för att titta på den på skärmen. Rapporten visar Periodens saldo, periodens budget, Ackumulerat utfall samt ackumulerad budget. 93

94 Bokförd redovisningsjournal Utskriften av bokförd redovisningsjournal utgår från det journalnr som bokföringen får vid bokföring. I ett och samma journalnr kan det ingå flera olika verifikationer. Om man t.ex. matar in flera verifikationer i samma journal och sedan bokför den så får de samma journalnr men olika verifikationsnr. För att skriva ut behöver man därför veta journalnumret. Ange nr på den/de journaler du vill skriva ut. 94

95 Klicka på Skriv ut för att skriva ut rapporten på papper och på Förhandsgranska för att visa rapporten på skärmen. Huvudbok När man skriver ut Huvudboken görs det oftast med någon form av filter för antingen kontonr eller datum. 95

96 Klicka på Skriv ut för att skriva ut rapporten på papper och på Förhandsgranska för att visa rapporten på skärmen. 96

97 3.10 Avstämning kund och leverantör Man bör regelbundet stämma av kund- och leverantörsreskontran så att de stämmer överens med huvudboken. Avstämning av kund- och leverantörsreskontran kan göras med hjälp av rapporten Stäm av kund- och lev.konton. Ett annat alternativ är att skriva ut kundreskontran och leverantörsreskontran och göra avstämningen manuellt mot huvudboken. Hitta funktionen: Avdelningar Avdelningar Avdelningar Ekonomihantering Ekonomihantering Ekonomihantering Redovisning Rapporter Kundreskontra Rapporter Leverantörsreskontra Rapporter Diverse Använda funktionen: Oavsett vilken av rapporterna man föredrar så ska ett datumfilter anges med..datum d.v.s. inget startdatum utan bara ett slutdatum som anger t.o.m. vilket datum man vill stämma av. Om man väljer att manuellt stämma av mot huvudboken ska man tänka på att man sätter samma filter på Huvudboken som man gjorde på rapporten. Rapporten Stäm av kund- och lev.konton är att föredra då den själv stämmer av. Om allt står rätt till ska det inte finnas några differenser i sista kolumnen. Om differenser uppstår beror det oftast på att något har bokförts direkt mot kund- eller leverantörskonton i huvudboken utan att gå via reskontran. Leta upp den felaktiga bokningen och rätta den Årsavslut När bokföringsåret är slut och alla löpande verifikationer har bokförts är det dag att göra ett Årsavslut. Årsavslutet innebär att man fastställer bokföringsårets perioder. Det innebär dock INTE att det inte går att bokföra på året mer utan bara att man inte kan ändra antalet perioder. Årsavslutet görs i två steg: 1. Stäng bokföringsperioden 2. Avsluta resultatkonton Steg 1 görs bara en gång medan steg 2 kan göras flera gånger om det behövs. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantering Periodiska aktiviteter Räkenskapsår Bokföringsperioder Använda funktionen: 97

98 I samband med att man avslutar sitt år kan man också upprätta nytt år om detta inte redan är gjort. För att avsluta år klickar du på Avsluta år. Följande kontrollruta kommer upp. Klicka på Ja för att fortsätta. Året avslutas nu och markeras som Avslutat och Låst. Avslut av resultatkonton När bokföringsåret är avslutat är det dags att avslutat resultatkontona och tömma resultaträkningen. Detta görs genom funktionen Avslut av resultatkonton. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomihantergin Periodiska aktiviteter Räkenskapsår Avslut av resultatkonton Använda funktionen: 98

99 Fältnamn Räkenskapsårets slutdatum Redovisningsjournalmall Redovisningsjournal Verifikationsnr Balanserad vinst eller förlust Dimensioner Fylls automatisk i av systemet. Välj din redovisningsjournalmall Välj den journal du vill använda för bokföringen Hämtas från journalen Ange det konto som vinsten/förlusten ska bokas upp på. Om du använder dimensioner i systemet och vill avsluta resultatkontona per dimension klickar du på de tre prickarna och väljer de dimensioner du använder. När du är nöjd med dina inställningar klickar du på Ok. Systemet går igenom resultaträkningen och lägger in avslutet i den redovisningsjournal du har valt. En ruta visar processens förlopp. Allt är klart när följande ruta kommer upp: 99

100 Gå till din redovisningsjournal för att granska den. Alla avslut av resultat får datum med s framför. Detta datum befinner sig mitt emellan sista dagen på året och första dagen på nästa år. På sista raden ligger bokningen mot balanserad vinst eller förlust. När du har kontrollerat transaktionerna bokför du journalen och då uppdateras redovisningen. Om bokföring av bokslutsverifikationer sker efter att du har kört Avslut av resultatkonton så måste du köra det igen för att åter tömma resultaträkningen. 4. Anläggningstillgångar Hitta funktionen: 4.1 Anläggningstillgångsregister Avdelningar Ekonomi Anläggningstillgångar Anläggningstillgångar Använda funktionen: Listan visar alla de anläggningstillgångar som finns upplagda. För att lägga upp en ny anläggningstillgång klickar du på Ny. 100

101 Fältförklaring fliken Allmänt. Fältnamn Nr Beskrivning Serienr Inaktiv Spärrad Erhålls automatiskt av systemet när man trycker Enter. Ange en beskrivning för tillgången. Ange det unika identifieringsnummer som tilldelats anläggningstillgången. Om rutan markeras deaktiveras tillgången. Inaktiva tillgångar utelämnas i batchjobb och rapporter samt spärras för bokföring. Markera denna ruta om du vill blockera bokföring. Spärrade tillgångar utelämnas i batchjobb som skapar journalrader. Fältförklaring fliken Rader: 101

102 Fältnamn Avskrivningsregel Anl. Bokföringsmall Avskrivningsmetod Avskrivning startdatum Avskrivning slutdatum Antal avskrivningsår Varje tillgång måste kopplas till en avskrivningsregel. Det kan finnas flera olika regler på ett företag. Välj den som motsvarar tillgångens avskrivningstakt. Ange den kod som motsvarar de konton för anskaffning, avskrivning o.s.v. som ska användas för tillgången. Välj Linjär. Ange fr.o.m. vilket datum tillgången ska skrivas av. Fylls automatiskt i när du anger Antal avskrivningsår Ange hur många år avskrivning ska ske. Fältförklaring fliken Bokföring: Fältnamn Anl. Indelningskod Anl. Underindelningskod Anl. Lagerställekod Välj den kod som passar din tillgång. Indelningskoderna kan användas för huvudgruppering av anläggningstillgångar, t.ex. material och immateriella. Välj den kod som passar din tillgång, Underindelningskoderna kan användas till undergruppering av anläggningstillgångar t.ex. bilar och maskiner. Här kan du ange en kod för var tillgången är placerad. 4.2 Beräkna avskrivningar När du har registrerat din anläggningstillgång kan du köra funktionen för att beräkna avskrivningen. Det går att integrera avskrivningen med redovisningen så att den bokförs både i redovisningen och i anläggningsregistret samtidigt. Vill man boka avskrivningarna manuellt så går det också bra. Beräkningen körs en gång för varje bokföringsgrupp och varje bokföringsregel. Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomi Anläggningstillgångar Periodiska aktiviteter Beräkna avskrivning Använda funktionen: 102

103 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Avskrivningsregel Anl. Bokföringsdatum Bokföringsdatum Verifikationsnr Bokföringsbeskrivning Infoga motkonto Välj den avskrivningsregel som du vill göra beräkningen för. Välj det datum du vill göra avskrivningen för i anläggningsregistret. Välj det datum som redovisningen ska uppdateras med avskrivningen. Ange ett verifikationsnr Ange en passande text. Lägger in motkontering mot avskrivningskonto i journalen som upprättas. På fliken Anläggningstillgång kan du sätta filter för att begränsa vilka anläggningstillgångar du vill ta med i beräkningen. Om du kör avskrivningen för en grupp i taget underlättar du arbetet med att kontrollera att beräknat belopp stämmer. Klicka på Ok för att göra beräkningen. Systemet gör körningen. När rutan försvinner är beräkningen klar. 4.3 Bokför avskrivningen Om du har avskrivningen integrerad med redovisningen lägger sig resultatet av körningen i Anl. Tillg. Redovisningsjournal. Har du integrerat avskrivningen med redovisningen lägger sig resultatet av körningen i Anl. Journal. 103

104 Hitta funktionen: Avdelningar Ekonomi Anläggningstillgångar Redovisningsjournaler för anl.tillg. eller Anl. Journaler Gå till den journal som är aktuell i ditt fall. Kontrollera att allt ser rätt ut. Bokför sedan journalen. 5. Övrigt 5.1 Kopiera dokument en kopiera dokument finns både för försäljning och inköp. Du hittar dem under faktura och kreditnota. en är smidig t.ex. när man ska skapa många likadana dokument eller ska göra en kreditnota för en skapad faktura. Hitta funktionen: Avdelningar Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Försäljningsfakturor Alt. Inköp Orderbearbetning Inköpsfakturor Använda funktionen: 104

105 Börja med att skapa en ny faktura genom att klicka på Ny. Tryck Enter för att ge fakturan ett nummer. I funktionen går det att kopiera både huvud (alla flikar utom fliken Rader) och rader eller bara rader. Vill du bara kopiera rader så ska du själv registrera huvudet innan du kopierar. Klicka på Kopiera dokument. Fältnamn Dokumenttyp Verifikationsnr Ta med huvud Beräkna om rader Välj den dokumenttyp som du vill kopiera ifrån. Ange verifikationsnumret på det dokument som du vill kopiera eller tryck F6 för att välja dokumentet ur listan. Detta alternativ kopierar både huvud och rader. Om man väljer att bara kopiera raderna markerar man istället detta alternativ. Raderna kommer automatiskt att räknas om enligt förutsättningarna som gäller för den Kund/Leverantör man har valt i huvudet. 105

106 Klicka på Ok. Systemet kopierar in raderna på din nya faktura/kreditnota. Det går nu att redigera informationen som har lagts till på raderna. När du är nöjd bokför du fakturan/kreditnotan som vanligt. 5.2 Spärra bokföringsdatum Det är viktigt att regelbundet underhålla vilka datum som det är tillåtet att bokföra på i systemet. Syftet är att undvika att någon bokför transaktioner på fel dag, period eller år. Om man inte sätter några gränser för när bokföring får ske är systemet öppet för bokföring mellan Det går att göra inställningar för alla och även på användarnivå. Det är vanligt att man gör både och. Oftast så finns det ett antal personer som ska kunna bokföra på en viss period och någon på t.ex. ekonomiavdelningen som behöver kunna bokföra över flera perioder. I grunden får varje användare som läggs upp endast bokföra på dagens datum. För att tillåta bokföring utom dagens datum görs användarinställningar, se längre ner. Allmänna inställningar De allmänna inställningarna görs under Redovisningsinställningar. Hitta funktionen: 106

107 Avdelningar Ekonomihantering Administration Redovisningsinställningar I de båda fälten längst upp till vänster anger man från och med och till och med vilket datum det är tillåtet att bokföra i systemet för samtliga användare. Användarinställningar Här måste du lägga upp alla användare som ska få bokföra utanför dagens datum. Här gör du även tillägg för de som ska få bokföra utanför dagens datum samt inom en längre period än den du har ställt in under Redovisningsinställningar. Hitta funktionen: Avdelningar Administration Programinställningar Användare Användarinställningar Klicka på Ny för att lägga till en användare. 107