Kontrollåtgärder Ledningskansliet,

Transkript

1 Kontrollåtgärder 2013 Ledningskansliet,

2 Kontrollåtgärder / INNEHÅLL 1 Inledning Beskrivning av begrepp Riskägare Riskvärdering Hantering Kontrollåtgärder Prioriterade riskområden Forskning Risk för forskningsfusk Risk för begränsade möjligheter till klinisk forskning Risk för bristfällig medicinsk informatik KI/SLL Risk för bristande forskningsdokumentation Risk för begränsande regelverk kring registerdata och djurverksamhet Utbildning Risk för förlust av examenstillstånd Risk för otillräcklig lärartillgång Risk för bristande moderna tekniska plattformar och verktyg Risk för begränsade möjligheter till klinisk utbildning Administration, styrning och stöd Risk för otillräcklig omställning vid KI utifrån förändringar i sjukvården Risk för återkrav på grund av bristfällig hantering av medel och redovisning till externa finansiärer Risk för bristande efterlevnad av lagen om offentlig upphandling... 6 Utgivare: Karolinska Institutet Ledningskansliet

3 Kontrollåtgärder (7) 1 Inledning Med kontrollåtgärder avses de åtgärder som verksamheten vidtar för att hantera identifierade risker, så att uppgifter och mål kan uppfyllas. För de högst värderade riskerna beslutar konsistoriet kontrollåtgärder. Kontrollåtgärderna utgör ett obligatoriskt moment enligt förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll. Konsistoriet beslöt den 12 november 2012 att uppdra åt rektor att ge förslag på kontrollåtgärder utifrån KI:s riskanalys Beskrivning av begrepp Nedan görs en beskrivning av några viktiga begrepp som används inom ramen för beslutet om kontrollåtgärder Riskägare Riskägare utses utifrån rektors bedömning om var förebyggande, upptäckande eller korrigerande åtgärder bäst kan utföras i verksamheten. Uppdraget kan hanteras inom ramen för ordinarie delegerat ansvar eller omfatta en bredare arbetsprocess som berör fler verksamheter. Uppdraget som riskägare är förenat med befogenheter och resurser för att kunna tillse, och i vissa fall kräva, att åtgärder vidtas och följs upp. Att utses till riskägare innebär ett ansvar för att risken hanteras på ett sätt som gör risknivån acceptabel för verksamheten. Det kan innebära att vidta åtgärder för att minska sannolikheten för, eller konsekvensen av att risken inträffar, samt att ha en kontinuerlig kontroll på risknivån och snabbt rapportera till överordnad chef om risken skulle förändras. Ett riskansvar innebär också att man kan få stå till svars för riskens inträffande, om inga eller otillräckliga åtgärder vidtagits. En handlingsplan med tydliga aktiviteter, ansvar och deadlines ska därför upprättas av respektive riskägare. Utifrån handlingsplanen följs åtgärdsarbetet upp innefattande risknivåns förändring Riskvärdering Ledningsgruppens högst värderade risker är framtagna ur en aggregering av ett flertal underliggande risker med bakgrundsbeskrivningar som framkommit vid intervjuer med olika verksamhetsföreträdare. Dessa beskrivningar bör användas som ett stöd i utformningen av relevanta handlingsplaner, där riskerna bryts ned i konkreta underområden och ger en tydligare bild av verksamhetens konkreta riskbild kopplad till det övergripande område som har värderats Hantering Konsistoriet har utifrån KI:s riskanalys 2013 värderat respektive risk utifrån en låg, medel eller hög nivå med ett ställningstagande för den s.k. riskacceptansen som innebär hantering av risken utifrån om den ska accepteras, övervakas eller begränsas.

4 Kontrollåtgärder (7) Att risken accepteras innebär att inga åtgärder vidtas. Att risken ska övervakas medför att risken följs inom ramen för ordinarie resurser. För att begränsa risken krävs nya och vanligen kraftfullare åtgärder Kontrollåtgärder Omfattningen av insatta kontrollåtgärder avspeglas i värderingen av risknivån och hur den måste hanteras. KI:s elva prioriterade övergripande risker 2013 värderas som höga och berör såväl kärnverksamhet som administration 1. Flera områden bedöms kräva omfattande insatser under nästa år för att hantera risken. Riskägare återrapporterar utifrån handlingsplanen två gånger per år till rektor för vidare information till konsistoriet. 2 Prioriterade riskområden Forskning Risk för forskningsfusk Riskägare: Dekanus för forskning Riskvärdering: Forskningsfusk minskar allvarligt förtroendet för KI med risk för minskade statliga och externa forskningsmedel som konsekvens. Incitamentsstrukturen i resursfördelningen riskerar att driva fram krav på kortsiktiga resultat i forskningen och mindre noggrannhet i arbetet. Detta kan leda till återkallade av vetenskapliga arbeten och till att resultat ifrågasätts och misskrediteras. Människor och djur kan även utsättas för risker till följd av tillämpning av felaktiga forskningsresultat. Forskarutbildningens kvalitet blir lidande. Kontrollåtgärder 2013: Förtydliga och kommunicera ledningsansvaret för KI:s forskarmiljöer. Utveckla information och attitydpåverkan för god vetenskaplig sed inom bl.a. ramen för utbildning av doktorander och handledare. Klargör om incitamentsstrukturen i resursfördelningen behöver ändras för att minska riskerna för forskningsfusk. Förbättring av metoder för uppföljning av förekomst av forskningsfusk. Forskningsfusk är nära angränsat problematiken kring bristande forskningsdokumentation, se åtgärder kap nedan Risk för begränsade möjligheter till klinisk forskning Riskägare: Rektor Riskvärdering: Hälso- och sjukvårdens struktur förändras hastigt och genomgripande i Stockholms läns landsting (SLL). Detta innebär förändrade och i flera fall risk för försämrade förutsättningar för den kliniska forskningen. Landstingets avtal med privata vårdgivare innehåller inte tillräckligt effektiva avtal för att den privat drivna vården skall kunna vara en bas för klinisk forskning. Ledningsuppdraget i hälso- och sjukvården är ensidigt fokuserat på 1 Risken begränsade möjligheter till klinisk forskning och utbildning har fördelats på respektive kärnområde d.v.s. forskning och utbildning.

5 Kontrollåtgärder (7) vårdproduktion och inrymmer inte krav på att även forskning och utveckling skall ingå. Bristande samsyn mellan KI/SLL kring fördelning av ALF- medel. Kontrollåtgärder: Utarbeta och kommunicera en sammanhållen strategi för KI:s behov av tillgång till hälso- och sjukvården för klinisk forskning och utveckling. Utveckla en samsyn med SLL avseende universitetssjukvården ifråga om ledning, organisering, finansiering och uppdrag. Fortsatt utveckling av det gemensamma projektet 4D för att skapa bättre förutsättningar för klinisk forskning och utveckling. Trygga en bred och effektiv KI-medverkan i landstingets olika planerings- och utvecklingsaktiviteter Risk för bristfällig medicinsk informatik KI/SLL Riskägare: Direktören för infrastruktur och innovationer Riskvärdering: Begreppet informatik avser insamling, lagring, bearbetning och analys av data i syfte att stödja klinisk forskning och utveckling i vården. KI har inte i erforderlig omfattning tillgång till välfungerande kvalitetsregister och biobanker med brister i planering av organisation, personal och lokaler. Problem finns även gällande kompatibiliteten i IT-system mellan KI och sjukhusen. Vidare är det centrala IT-stödet till institutionerna otillräckligt. Verksamheten försvåras och blir ineffektiv till följd av bristande åtkomst till data. Informationssäkerhetsrisker uppkommer. Samarbetet mellan KI/SLL påverkas även negativt. Kontrollåtgärder 2013: Utveckling av integration mellan kvalitetsregister, journalsystem samt enskilda register utifrån gjorda erfarenheter. Fortsatt stöd till biobanksinformatik med successiv implementering i vården. Tyngdpunkt sker på biobanker inom forskning/vård och vävnadsprover. Initiera integration av olika informatiksystem i syfte att medverka till utvecklingen av värdebaserad vård. Fortsatta strategidiskussioner inom ramen för infrastrukturrådet för ökad samordning KI/SLL Risk för bristande forskningsdokumentation Riskägare: Dekanus för forskning Riskvärdering: En väl fungerande teknisk infrastruktur för datalagring saknas vid KI. Det råder även svårigheter att implementera ELN (elektronisk loggbok), som uppfattas som icke användarvänligt och som en testversion där rutiner kan negligeras. Vidare försvåras kommunikationen p.g.a. landstingets brandväggar vid sjukhusen. Osäker lagring av forskningsdokumentation förekommer på privata datorer och USB-stickor. Detta leder sammantaget till att forskningsresultat kan ifrågasättas, stjälas eller förstöras. Verifiering av forskningsresultat kan försvåras och ökar risken för forskningsfusk. Framtida finansiering kan hindras genom minskat förtroende för KI:s varumärke. Hantering: Övervakas.

6 Kontrollåtgärder (7) Kontrollåtgärder 2013: Fortsatt arbete för implementering av regelverk samt förstärkt systemstöd till forskningsdokumentation. Förbered för obligatorisk användning av elektronisk dokumentation. Genomför informations- och uppföljningsinsatser. Samordning av relevanta ledningssystem såsom informationssäkerhet, arkiv och diarieföring Risk för begränsande regelverk kring registerdata och djurverksamhet Riskägare: Dekanus för forskning Riskvärdering: Datainspektionen har i december 2011 beslutat om förbud mot insamling och behandling av personuppgifter i LifeGene-projektet. Ytterligare begränsningar i registeruppbyggnad och registeranvändning kan komma genom ändrad lagstiftning till följd av såväl nationell lagstiftning som EU-direktiv. Etiska ifrågasättanden kring pågående stamcellsforskning och djurförsök kan driva fram krav på strängare regelverk inom djurverksamheten, vilket hindrar forskning. Hantering: Övervakas. Kontrollåtgärder 2013: Trygga efterlevnaden av gällande regelverk. Intressebevakning och påverkansarbete kring pågående beredning av regelförändringar. Opinionsbildningsarbete till allmänheten. 2.2 Utbildning Risk för förlust av examenstillstånd Riskägare: Dekanus för utbildning Riskvärdering: Det råder en ineffektiv kontroll av utbildningens kvalitet samt brist på incitament för ökad kvalitet vid institutionerna. Kvalitetsbrister har också iakttagits i program vid samband med HSV:s utvärderingar. Nya kvalitetsutvärderingar planeras under 2013 där risk finns för att ytterligare brister noteras. Oklarhet finns i ansvarsfördelningen mellan programnämnder och institutionsledningar. Undervisningsuppdraget är inte prioriterat och meriterande. Det leder till svårigheter att rekrytera studenter med konsekvensen att program kan få läggas ned med uppsägningar av personal som följd. KI:s varumärke skadas allvarligt. Kontrollåtgärder 2013: Undanröja brister som framkommit i samband med HSV:s utvärderingar. Planera extern utvärdering av KI:s utbildningar Utreda utbildningens ledningsorganisation för att tydliggöra rollfördelning mellan ledningsorganisation och utförarorganisation vid institutionerna. Anpassning av organisationen till utbildningarnas strukturella förutsättningar. Erbjuda utbildning inom huvudområden som väl knyter an till KI:s forskning.

7 Kontrollåtgärder (7) Risk för otillräcklig lärartillgång Riskägare: Dekanus för utbildning Riskvärdering: Incitamentsstrukturen främjar inte ett utbildningsengagemang vid KI. Nyrekryteringen av lärare inom flera ämnesområden är inte tryggad. Brister råder även i kommunikationen mellan vetenskap och klinisk verksamhet samt samordning mellan program. Tillgången på VFU-lärare med vetenskaplig kompetens och forskaranknytning är otillräcklig. Kraven på handledare ökar. Konsekvensen medför att teori och praktik inte integreras på erforderligt sätt. Detta leder till en sämre kvalitet i examensarbeten då studenter och doktorander inte får tillräckligt med handledning. Kvalitet i utbildningen och examen urholkas. Kontrollåtgärder 2013: Utveckla en plan gemensamt med övriga styrelser för lärarförsörjningen baserad på utbildningens behov och krav på ett nära samband mellan forskningen och utbildningen Risk för bristande moderna tekniska plattformar och verktyg Riskägare: Dekanus för utbildning Riskvärdering: KI har inte infört moderna tekniska plattformar i utbildningen, bl.a. avseende distansundervisning som kräver särskilda satsningar. Detta leder till att KI inte kan möta den nya generationens krav på IT-lösningar i utbildningssammanhang där utbildningens attraktionskraft och kvalitet minskar. Utbildningen blir mindre effektiv, får kvalitetsbrister och ger sämre resultat. Kontrollåtgärder 2013: Implementering av resultat i linjeorganisationerna utifrån avslutat projekt för att utveckla de formella och informella lärandemiljöerna inom KI/SLL. Därutöver en medverkan i planeringen av lärandemiljöerna inom det nya universitetssjukhuset i Solna. Arbete med att tydliggöra ansvarsfördelning, ägarskap för utvecklingsinsatser och drift av ITstödet inom utbildningsområdet kommer att behandlas i ett projekt med start En betydande initial investering kommer krävas samt kompetensutvecklingsinsatser Risk för begränsade möjligheter till klinisk utbildning Riskägare: Rektor Riskvärdering: Samma problembild beträffande vårdstrukturen som för klinisk forskning, se kap Kommunikationen är otillräcklig där det också finns ett behov av mötesplatser för att integrera vetenskap och klinisk verksamhet. En utökning av antalet utbildningsplatser leder till otillräckligt med platser för verksamhetsförlagd utbildning. Det råder även brist på VFU lärare som har kompetens kring vetenskap och forskning som bör användas vid utbildningen. Studenterna har otillräcklig klinisk erfarenhet när de examineras och uppnår inte utbildningsmålen.

8 Kontrollåtgärder (7) Kontrollåtgärder 2013: Tillse att SLL konsekvent och effektivt avtalar om verksamhetsförlagd utbildning i vårdavtal med privata vårdgivare på samma villkor för KI som gäller för landstingsdriven hälso- och sjukvård. 2.3 Administration, styrning och stöd Risk för otillräcklig omställning vid KI utifrån förändringar i sjukvården Riskägare: Universitetsdirektören Riskvärdering: KI förmår inte i erforderlig omfattning omforma sin egen organisation och administrativa process för att denna effektivt skall kunna samverka med hälso- och sjukvården. Kontrollåtgärder 2013: Utveckling och förstärkning av arbetsformerna för den operativa styrningen av samverkansfrågorna kring KI/SLL för att bättre koordinera de akademiska och administrativa intressena. Dokumenterad KIstrategi för att förbättra förutsättningarna för förhandlingarna med landstinget Risk för återkrav på grund av bristfällig hantering av medel och redovisning till externa finansiärer Riskägare: Universitetsdirektören Riskvärdering: Brister finns i den interna styrningen och kontrollen avseende administrationen av externa medel. Det centrala stödet och kompetens vid institutionerna är otillräcklig. Resurser krävs även för att kontinuerligt bevaka förändringar i olika gällande regelverk. Risken kan leda till allvarliga anmärkningar från olika revisionsorgan med återbetalningskrav som följd. På sikt kan möjligheterna till framtida finansiering försvåras då förtroendet för KI minskar. Kontrollåtgärder: Översyn av det universitetsgemensamma administrativa stödet i syfte att få bättre hantering och redovisning av de externa medlen. Uppföljning av EU-projektens avtalsmässiga hantering och tillsyn av avslutade och pågående EU-projekt Risk för bristande efterlevnad av lagen om offentlig upphandling Riskägare: Ekonomidirektören Riskvärdering: KI har inte ett centralt e-handelssystem. Otillåtna direktupphandlingar görs utanför den centrala inköps- och upphandlingsenheten, dels p.g.a. ett bristande centralt stöd med för få upphandlare, dels utifrån brister i kompetens i vissa delar av kärnverksamheten. Detta medför långa

9 Kontrollåtgärder (7) handläggningstider som även påverkar omfattande upphandlingar såsom nybyggnation som måste göras i god tid. De otillåtna direktupphandlingarna kan leda till revisionsanmärkningar, överprövningar, skadestånd och upphandlingsskadeavgifter. Avtal kan även ogiltigförklaras i domstol med negativa rättsverkningar. Projekt kan försenas och fördyras. Ytterst skadas KI:s varumärke om gällande regelverk inte efterlevs. Hantering: Övervakas. Kontrollåtgärder 2013: Fortsatt arbete centralt med att implementera framtagen åtgärdsplan och aktiviteter med anledning av tidigare genomförd s.k. spend-analys samt svar utifrån Riksrevisionens rapport. Förberedelser för implementering av e-handelssystem. Förstärkning av centrala inköps- och upphandlingsenheten. Stöd i samarbete med KI:s verksamheter med tillgänglighet, utbildning och information samt insamling av investeringsplaner för att möjliggöra bättre planering centralt. Uppföljning av inköp på hela KI.