Handledning för kassörer vid Teknisk Fysik på Chalmers

Transkript

1 Gallneby A. Erik Skattmästare 07/08 Kassör F-styret 08/09 Handledning för kassörer vid Teknisk Fysik på Chalmers UPPLAGA Chalmers Tekniska Högskola Fysikteknologsektionen F-styret

2 Liten ordlista bokföring En sammanställning av föreningens samtliga ekonomiska transaktioner. Bokföringens syfte är att alltid kunna beskriva hur föreningens ekonomiska läge ser ut just nu. budget En plan över hur föreningens tillgångar skall distribueras under året eller över något speciellt arrangemang. Varje budgetpost bör för enkelhetens skull motsvara ett bokföringskonto. Se konto. debet En bokföringsterm. Motsvarar operatorn plus och används då pengar adderas till något konto. Exempelvis säger man att kassan debiteras då man säljer någon vara mot kontant betalning. deposition En summa pengar som lämnas in som försäkring. Exempelvis lägger man deposition när man hyr Chalmersbastun, som man får tillbaka om man städat ordentligt. Föreningen kan både ta och lämna deposition. ekonomiskt ansvariga Ordföranden och kassören är gemensamt ekonomsikt ansvariga för föreningens ekonomi. fordring Kortfristigt utlånade pengar. Föreningens fordringar räknas till de nuvarande tillgångarna, med förbehåll att pengarna ännu inte finns hos föreningen. Ett exempel är en av föreningen utfärdad men ännu obetald räkning. Ett annat är streckskulder. interimsfordrning En fordran från föregående bokföringsår. I slutet på varje bokföringsår läggs icke indrivna fordringar till detta konto så att de överförs till nästa bokföringsår. Se fordring. interimsskuld En skuld föregående bokföringsår inte betalat, men som måste utföras på innevarande bokföringsår. Exempel kan vara en beställning som gjordes i slutet på förra året som skall betalas detta året. i

3 konto En bokföringsterm. Alla pengar föreningen har, spenderar och får bokförs i olika konton. Konton ses enklast som variabler vilka innehåller olika mycket pengar. Exempel på konton är Kassa, Inkomster styretbidrag och Utgifter F-expo. kontoklass Bokföringen har fem huvudsakliga kontotyper. Dessa är tillgångar, skulder, inkomster, utgifter och resultatkonton. Alla dessa är konton, men innehåller pengar från olika sorters inkomster eller utgifter. Exempel på en tillgång är kassan och exempel på en skuld är en icke-betald räkning. kredit En bokföringsterm. Motsvarar operatorn minus. Exempelvis säger man att pengar krediteras kassan då ett inköp görs med pengar från föreningens kassa. omsättning Föreningens samtliga inkomster och utgifter adderade till varandra. Omsättning = Inkomster + Utgifter. Med andra ord blir detta hur mycket pengar föreningen haft i omlopp under året. representation En bokföringsterm. På större företag har man alltid ett särskilt konto där man bokför PR för företaget. Detta kallas representationskontot och kan exempelvis innehålla utgifter från affärsluncher eller golfrundor. Detta kontot används inte på F (med undantag för F-styret, FARM och möjligen FNollK). revisor Revisorn är F-sektionens utomstående expert som granskar bokföringen och ger sektionsmötet råd om den kan godkännas eller ej. Revisorn har en egen hemsida med den senaste informationen om rutiner samt bedömningsmallen som används. saldo Värdet ett givet konto innehåller. Om det exempelvis finns 1500kr i kassan skall kontot kassa i bokföringen ha saldot Konton av kontoklassen tillgångar måste vara positiva och konton av kontoklassen skulder skall alltid vara negativa. streckskuld En kredit man ålägger sig genom att dra ett streck på ett särskilt papper ii

4 istället för att betala för den givna varan vid tidpunkten i fråga. Vanligen används detta endast inom festföreningarna och indrivningsbrev skickas ut elektroniskt en gång i månaden. Strecklistor skall sparas och bifogas till bokföringen. teambuilding Alla föreningar har en del pengar avsatta för att bygga upp lagandan och lära känna varandra bättre. Detta är viktigt för att kunna arbeta och trivas tillsammans! En allmän uppmaning är att anordna ett lagbygge där alla får prata med varandra så mycket som möjligt så att alla medlemars gemenskap förstärks. verifikat En handling försedd med datum och löpnummer på vilka man fäster alla bevis för de ekonomiska transaktioner som utförs. Verifikat beskrivs mycket utförligare i kapitlet med samma namn. iii

5 Innehåll Innehåll Figurer iv vi 1 Inledning 1 2 Allmänt om bokföring Pärmar och pappershantering Verifikat Lagens krav på verifikat Exempel: Inköpredovisning Exempel: Inkomstredovisning Ändringsverifikat Fakturor SPCS Komma igång, starta ett nytt år Debet och kredit Konton och kontotyper Att bokföra Kontoplanen Korrigering av fel Lägga till rader i ett registrerat verifikat Stryka rader i ett registrerat verifikat Ändringsverifikat Övrigt Säkerhetskopiering Utskrifter Övningsuppgifter Övningsuppgifter Facit till udda uppgifter Redovisning och bokslut Verksamhetsberättelse Kontoplan Saldolista Inventarielista Interimsfordringar och skulder iv

6 5.6 Balansrapport Resultatrapport Huvudbok Verifikationslista Kontoudrag Verifikat Nyttiga tips Lagerhantering Enklare hantering av lager Streckskulder Metod 1. Registrera streckskulderna direkt i SPCS Metod 2. Använd Excel för att sammanställa streckskulderna Utskick av streckskulder Antal kvitton per verifikat Enklare hantering av kontanter Frågor och svar F-sektionens förenings- och kassörspolicy Vad är tillåtet att köpa för föreningens pengar? Slutord 71 A Fullskaliga verifikat 72 A.1 Verifikat A.2 Inkomstredovisning B Allmän kontoplan 75 C Addenda 78 Sakregister 80 v

7 Figurer 1 SPCS dialogruta för att skapa ett nytt år SPCS startskärm Skapa ett nytt verifikat i SPCS Skapa ett nytt konto i SPCS Ett tomt verifikat i SPCS Hur man skapar ett nytt konto i SPCS Exempelverifikat i SPCS. Inköp med pengar från kassan Kontoplanen som den ser ut i SPCS Kontoplanen efter inköpet med pengar från kassan - Fel Kontoplanen efter inköpet med pengar från kassan - Rätt Att lägga till rader direkt i ett verifikat Hur man lägger till rader på ett verifikat så att det cancelleras Hur man använder funktionen stryk rad för att cancellera ett verifikat Hur man använder ändringsverifikat Kontoplanen efter att ett fel cancellerats vi

8 Kapitel 1: Inledning 1 1 Inledning Välkommen! Välkommen till världen av att säga nej till folk som tigger pengar, till världen av debet och kredit, till kontotyper och bokföring. Som Skattmästare eller kassör besitter man en ansvarsfull och mycket viktig post, men sköts det rätt blir det underbart roligt! Huvudsakligen bygger arbetet på att bokföra, göra upp budget, kontrollera allt penningflöde i föreningen och att bestämma allt. Eftersom man som Skattmästare eller kassör har kontroll över föreningens pengar besitter man också indirekt en stor makt, så bruka den vist unge lärling! Tanken med denna överlämningen är att man som nyvald Skattmästare eller kassör som aldrig sett en bokföring förr ska kunna få förståelse för hur man bör agera som kassör i olika lägen, hur man rent tekniskt bokför i datorprogrammet SPCS och att när man läst klart, mer eller mindre blivit en fullfjädrad revisor. När alla kunskaperna sitter och lite erfarenhet fått göra sitt till, är tanken att man ska kunna använda detta som ett uppslagsverk i knepiga och ovanliga situationer. Vad gör man till exempel om förra årets förening plötsligt kommer på att de inte fått en viss utbetalning gjord, eller om någon av okänd anledning betalat in för mycket pengar som de sedan vill ha tillbaka? Tanken är att du själv kunna svara på de frågorna när du läst genom denna handledning. Var dock på din vakt! Givetvis kan alla möjliga olika situationer inte tas upp och eftersom det i ekonomiska sammanhang ofta är bättre att ta det säkra före det osäkra, råder jag dig att hålla dig på god fot med din förträdare. En bok överträffar sällan en mänsklig rådgivare! Lycka till!

9 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 2 2 Allmänt om bokföring Att bokföra är en viktigare uppgift än man från början kanske tror. Som Skattmästare eller kassör ska man inte bara hålla koll på alla växelkassor och de pengar som flyttas hit och dit - utan allt som har med ekonomi att göra ska redovisas noggrant både på papper och i datorn. Det räcker alltså inte att bara föra en kassabok och hålla koll på ekonomin i stort, utan alla detaljer i alla transaktioner är viktiga. Men låt dig inte skrämmas av det, även om det är en krävande uppgift att vara Skattmästare eller kassör är det samtidigt väldigt enkelt! I stort bygger arbetet på sunt förnuft, men en del konventioner och oskrivna regler finns och bör följas. Nedan listas fyra viktiga punkter som hjälper till att inte göra fel redan från början. 1. Bokföringen på datorn ska vara identisk med bokföringen i pärmen. Jag antar att du har en pärm där du samlar dina kvitton och handlingar. I pärmen samlar man verifikat 1 och dessa ska vara identiska med de verifikat man registrerar i datorn. De ska sitta i samma ordning, beskriva samma samma saker, innehålla samma belopp och ha samma löpnummer. 2. Alla utförda transaktioner ska kunna redovisas. När man väljs in som Skattmästare eller kassör anförtros man tillgång till föreningens bankkonto. Som vanligt kommer det ansvar med förtroende och i slutet av året skall samtliga transaktioner som utförts kunna redovisas. Man ska kunna skriva ut en lista över bankkontots alla transaktioner under året och pricka av dem en för en mot bokföringen (både i pärm och på datorn). 3. Alla utgifter och inkomster ska kunna redovisas separat. Alla utgifter och inkomster ska kunna redovisas separat; det räcker inte med nettouppgifter. I bokföringsprogrammet SPCS finns flera olika sätt att göra detta och denna handledning kommer gå genom de enklaste men mest korrekta. Kom bara ihåg denna punkten så återkommer den i avsnittet om SPCS. 4. Var noggrann. Räknar du fel, eller kassorna inte stämmer (och bokföringen därför inte stämmer), eller om det saknas kvitton eller räkningar kommer du och din förening inte att bli ansvarsbefriade. Det innebär kort och gott att du som Skattmästare eller kassör tillsammans med föreningens ordförande personligen måste ersätta det saknade kapitalet och att ingen i föreningen kommer få ta examen. Det ligger alltså i allas intresse att vara noggranna med kvitton och se till att du får in dem alla i gott skick! 1 Ett verifikat kan du just nu se som ett numrerat kvitto. Begreppet tas upp igen senare.

10 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 3 Som sagt bygger skattmästar- och kassörsarbetet i mångt och mycket bara på sunt förnuft. Så länge man inte slarvar bort kvitton, köper polsk kärlek för föreningens pengar eller bränner upp en kassa brukar det alltid gå bra. Om punkt fyra skrämde dig nu så kan du ändå vara lugn; den är inte så farlig som den låter. Den generella toleransnivån för småfel brukar vara ganska hög så länge man gör sitt bästa för att de inte ska uppstå. 2.1 Pärmar och pappershantering Som alltid i ekonomiska sammanhang är det mycket viktigt att vara noggrann. Därför är det bra att ha ordning och reda på alla sina papper. Exempelvis är det dumt att slarva bort sina räkningar, glömma bort att någon är skyldig föreningen pengar eller blanda ihop kassor innan de räknats. För detta ändamål har god ingenjörskonst utvecklat en slitstark och robust produkt med gafflar och förstärkt rygg som i folkmun kallas pärm. Rekommendationen är att använda två pärmar. En märkt Ej uppklarat - Aktuellt och den andra Uppklarat - Bokfört. Båda pärmarna förses med register där varje flik motsvarar en månad. Man kan då enkelt hitta kvitton man letar efter genom att bara hålla reda på ungefär när det skrevs. Tanken är att man ska sätta in ett nytt kvitto i pärmen märkt Aktuellt så fort man får det, och därefter flytta det till pärmen Bokfört när det väl är bokfört i SPCS. Eventuellt kan man istället märka pärmen Aktuellt med Ej brådskande och sedan se dum ut och stirra på kvittot istället för att bokföra det. Detta är faktiskt en väl beprövad metod som jag inte rekommenderar (märk inte:t). Att bokföra kontinuerligt har många fördelar, som att ni får mycket bättre kontroll på ekonomin, det blir mindre arbetsbörda om man gör lite ofta istället för massor sällan, samt att risken att slarva bort kvitton mindre. När man får en räkning som föreningen ska betala kan man välja mellan två tillvägagångssätt. Antingen att bokföra räkningen både när fått den (som en skuld) och sedan en gång till när den väl betalas (som en utbetalning). Den andra metoden är att endast bokföra när den betalas. Jag rekommenderar att man sätter sina obetalda räkningar längst fram (framför registret) i pärmen märkt Aktuellt, antingen ensamt eller i en plastficka endast avsedd för obetalda räkningar. När man sedan betalar den fäster man den på ett verifikat och sätter in den i pärmen efter det senaste verifikatet (alltså längst bak, så att verifikaten sitter i tidskronologisk ordning). Vad ett verifikat är förklaras mycket mer ingående senare, men just nu kan du bara se det som ett papper som försetts med löpnummer, på vilket man fäster alla kvitton och räkningar. Den skarpsinnige inser att bokföringspärmen kommer innehålla en hel del verifikat, vilket är helt rätt. Faktum är att precis allt ska redovisas i form av verifikat,

11 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 4 så hela bokföringen kommer faktiskt bestå av just verifikat. Observera också att bokföringen i pärmen = bokföringen på datorn, så alla verifikat man hittar i pärmen motsvaras av ett likadant i SPCS. Genom att använda dubbla pärmar som man sorterar i tidskronologisk ordning får man enkelt mycket bra kontroll över det ekonomiska flödet i föreningen. Man kan snabbt se vad som bokförts och vad som inte har det, man behöver bara bära på de tillkomna verifikaten när man bokför, istället för allihop, och man kan enkelt och snabbt finna gamla kvitton när man behöver dem. Verifikat kommer behandlas mycket mer ingående senare, men bra att känna till är att de ska vara sorterade i tidskronologisk ordning, vara försedda med ett löpnummer och att de beskriver alla former av ekonomiska transporter i föreningen. Oavsett om ni gjort ett inköp, en bankinsättning eller sålt något används verifikat för att beskriva hur pengarna flyttas. 2.2 Verifikat Det har blivit dags att titta närmare på vad ett verifikat faktiskt är för något. Har du läst allt fram till nu utan att somna eller spilla kaffe på papperna så de förstördes bör du redan ha en hyfsad inblick i vad ett verifikat är, men i detta kapitel kommer du få insikt i hur de används, skrivs och bör vara utformade. I sin enklaste form är ett verifikat helt enkelt en handling som beskriver någon form av penningtransport. Exempelvis ska man skriva ett verifikat när man sätter in pengar på banken och bifoga själva transaktionsbeviset till det. Man ska också använda ett verifikat för att redovisa hur mycket pengar man tjänade under exempelvis ett ET-raj (och därför inte fästa något kvitto, men istället ha en underskrift från ordförande och kassör), eller i sin enklaste form, beskriva att föreningen köpt in mat till exempelvis en sittning och därför fästa matkvittot på det. På ett verifikat beskriver man alltså hur pengar flyttas och fäster ett bevis för transporten på det (kvitto, räkning, underskrift). Hur ska då ett verifikat vara utformat och vad måste man specificera på det? Lagen har några krav, vilka givetvis måste följas. De föreningar som inte måste kunna redovisa sin ekonomi utåt (såsom F6, DP och Foc) har givetvis inget formellt krav att följa dessa, men kan istället se dem som goda riktlinjer Lagens krav på verifikat Lagen kräver att följande alltid är redovisade på ett verifikat:

12 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 5 Verifikatnummer (löpnummer) Datum Beskrivning Belopp Moms (Vår sektion är momsbefriad, så detta används inte) Motpart (kvittot, räkningen eller motsvarande) Verifikatnummer Ett verifikatnummer är ett löpnummer som bör skrivas tydligt på verifikatets övre högra hörn. Det allra första verifikatet man skapar får löpnummer 1, nästa får löpnummer 2 osv. Detta nummer är unikt för varje verifikat. Beskrivning Att endast fästa ett kvitto räcker inte. Man måste också kunna motivera varför man gjorde transaktionen. Ofta är detta bara ett par ord eller en rad, exempelvis Inköp Cocktailparty för SNF eller Inköp DuP för DP, men för större inköp krävs en bättre motivering. Till exempel kanske det är bra att förklara varför i helsike det har köpts in konstgräs för kr som sedan ingen sett röken av. Obs! Det är alltså inte tillåtet spontant köpa in öl för kr bara för att man råkar ha ett kvitto! Motpart En kvittens (räkning/kvitto/motsv.) måste (M-å-s-t-e) finnas med på varje verifikat. Saknas kvittot är verifikatet inte godkänt (och därmed är hela bokföringen inte godkänd) och ni kan därför inte bli ansvarsbefriade. Se därför till att vara mycket noggrann när det gäller kvitton och kvittenser! Kräv kvitto på allt! Vill ni kunna köpa eller sälja något av exempelvis en annan förening, eller kanske från någon privatperson, är det viktigt att ha ett kvittensblock till hands så man åtminstone kan skriva sina egna kvitton. Obs! Det är alltså inte tillåtet att så kallat strecka mellan föreningarna. Alla köp måste kunna specifieras. Ansvarig Ej lagstadgat, men rekommenderas av kåren. Om något skulle vara oklart, eller något måste kollas upp noggrannare innan bokföringen kan bli godkänd, är det bra att ha den ansvariges namn skriven på verifikatet. I de flesta fall behövs inte

13 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 6 detta alls, men om ett kvitto inte riktigt verkar stämma (t.ex. ett ni skrivit själva) är det bra att revisorn kan ta kontakt med de inblandade så eventuella oklarheter kan lösas smidigt och enkelt. Som du kanske förstått nu beskriver alltså ett verifikat en penningtransaktion. Vare sig det handlar om en räkning, ett kvitto, inkomster från försäljning eller streckskulder används alltid verifikat för att registrera händelsen. Nedan följer exempel på olika utformning av ett verifikat, vissa bra, vissa mindre bra, andra precis tillräckliga Exempel: Inköpredovisning Första exemplet har valts att vara ett särskilt enkelt. Föreningen ska arrangera ett bullkalas och har följdaktligen köpt in bullar från någon affär för 135kr. Pengarna togs från kassan och kvittot skall nu fästas på ett verifikat och sättas in i pärmen märkt Aktuellt. Verifikatet kan exempelvis se ut såhär:

14 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 7 Verifikat F-teknologsektionen 2007 Ver nr: 6 Datum: Ansvarig: Pelle-Åke Andersson, kassör Beskrivning Inköp för bullkalas Konto Namn Debet Kredit 1910 Kassa Övriga utgifter 135 Summa 0 Vad ser vi då här? Ramen ett A4-papper som är tänkt vara ett fullt dugligt verifikat. Vi ser att alla viktiga delar finns med: Verifikatnummer: 6 Datum: Beskrivning: Man har köpt bullar för ett bullkalas. Ansvarig: föreningens kassör. Motpart: du får själv föreställa dig att kvittot är fäst på verifikatet. Glöm aldrig bort att fästa ett fullt läsligt kvitto i bra skick på verifikatet. Den skarpsinnige märkte kanske nu att belopp inte var uppräknad, men den har inte utelämnats. Den finns där istället i form av något som kallas debet och kredit.

15 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 8 Debet och kredit är den terminologi som används istället för att helt enkelt skriva 135kr tas från kassan och används för bullinköp. Det verkar som om lagstiftarna helt enkelt var tvungen att hitta på något riktigt krångligt system att bokföra istället för att göra det lätt för sig. Frukta dock icke, vi kommer titta mycket närmare på hur debet och kredit fungerar senare och faktum är att det inte alls är svårt. Verifikatet ser kanske just nu något oöverskådligt och krångligt ut, men det är helt naturligt och ingenting att vara orolig för. De viktigaste kolonnerna just nu är bara namn, debet och kredit. Som sagts tidigare är skattmästar- och kassörsarbete enkelt, det bygger mer eller mindre bara på plus och minus. Kredit betyder minus (att man tar pengar) och debet betyder plus (att man lägger till pengar). Det som händer här är att 135kr tas från Kassan (Kredit kassa = 135kr) och investeras i Övriga utgifter (Debet Övriga utgifter = 135kr). Kontot Övriga utgifter ökar alltså i värde (med 135kr i form av bullar) samtidigt som kontot kassa minskar med samma belopp (i form av kontanter). Med andra ord kommer föreningens tillgängliga kapital att minska (kredit), men innehavandet av övriga utgifter kommer öka (debet). En mycket viktig sak att tänka på är att alla verifikat måste vara balanserade. Tas 135kr från ett konto (i detta fallet kassan) m-å-s-t-e 135kr också läggas till ett annat konto. I detta fallet transporteras alltså pengar från kassan och investeras i föreningens övriga utgifter. Givetvis förutsätts också att det står exakt 135kr på kvittot från affären. Mer om vad ett konto är beskrivs mycket utförligare i senare kapitel. Ett verifikat behöver inte alls se såhär formellt och krångligt ut, inte ens innehålla all denna information. Det viktigaste är att ett verifikats huvudbeståndsdelar finns med. Låt oss banta verifikatet rejält och se hur samma exempel kan se ut då:

16 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 9 Verifikat F-teknologsektionen 2007 Ver nr: 6 När: 1/12-08 Vad: Inköp bullkalas Hur mycket: 135:- Från: kassa Att ett kvitto från affären där bullarna köptes (med beloppet 135kr) är fäst på verifikatet tas för givet. Som synes kan man utelämna en hel del information men ändå få ett fullt giltigt verifikat. Speciellt i ett såhär enkelt exempel där man bara har en utgift som ska redovisas behöver man inte ens skriva upp att det är en övrig utgift, det viktigaste är att man kommer ihåg att pengarna togs från kassan. När man sätter sig vid datorn och ska bokföra verifikatet kan man då bestämma vad för typ av utgift det är. Det viktigaste är att inte glömma bort varifrån pengarna togs. Råkar man glömma det och bokför fel kommer kassan i bokföringen inte stämma mot verkligheten, vilket ger de gamla vanliga konsekvenserna. Död, förödelse och att att

17 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 10 zombies kommer upp ur jordens inre. Och allt kommer vara ditt fel. Se alltså till att alltid skriva upp vart ifrån pengar togs direkt när du får kvittot. Togs pengarna från kassan, skriv då kassa på kvittot. Om någon istället lade ut pengar, skriv då personens namn på det direkt när du får det Exempel: Inkomstredovisning Vi ska nu se på ett mer komplext exempel där man har två olika konton som pengarna kommer från. Exemplet är taget från DP, där Skattmästaren ska redovisa inkomsterna från försäljningen på en DuP. Det som sålts är både mat och alkohol, men alla pengarna ska gå till kassan. Såhär kan det se ut: Verifikat DP 07/08 Ver nr: 47 När: 23/11-07 Vad: Inkomst DuP Hur mycket: +1577:- Till: kassa Inkomster DuP: 877 Inkomster Alkohol: 700 Nisse Berra Olsson Nisse Berra Olsson, Skattmästare Sven Ljunge Sven Ljunge, Överste Här har alltså Skattmästaren räknat dupkassan samt kontrollerat hur mycket av det som såldes som var mat. Tydligen var totala försäljningen 1577kr (som alltså ska läggas till kontot kassa ), 877kr av dem skall tas från Inkomster DuP

18 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 11 och 700kr skall tas från Inkomster Alkohol. Eftersom inga kvitton delas ut på DuP:arna får Skattmästaren och Översten helt enkelt underteckna med sitt blod och namnteckning att det som skrivs är sant. I termer debet och kredit motsvarar detta: Konto Debet Kredit Kassa 1577 Inkomster DuP 877 Inkomster Alkohol 700 Summa 0 Kontot kassa kommer nu att växa och bli 1577kr större, medan de båda inkomstkontona sjunker med motsvarande belopp. Detta är helt rätt, och är helt enligt med hur bokföringen är uttänkt. Ett stort negativt belopp i ett inkomstkonto är alltså bra! Innan man bokförde det här verifikatet har man säkert dessutom köpt in mat till DuP:en. Det verifikatet kommer då i se nästan likadant ut som för exemplet med bullar, med skillnaden att kontot utgifter DuP ska belastas istället för övriga utgifter som gjordes då. Mycket mer om konton och kontotyper kommer senare. Efter DuP:en är det alltså bra om inkomst och utgiftskontot är lika stora, och kanske förhoppningsvis att inkomstkontot är lite större. Såvida man inte har en mycket bra anledning ska man aldrig någonsin sälja till underpris. För att ge lite perspektiv återges nu samma verifikat i den mer detaljerade utformningen:

19 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 12 Verifikat DP 07/08 Ver nr: 47 Datum: Ansvarig: Nisse Berra Olsson, Skattmästare Beskrivning Inkomster DuP Konto Namn Debet Kredit 1910 Kassa Inkomster Alkohol Inkomster DuP 877 Summa 0 Namnunderskriften från Översten och Skattmästaren är på detta verifikat antingen på baksidan eller på en annan lapp, exempelvis ett eget skrivet kvitto. I övrigt är skillnaden mellan de olika typerna inte särskilt stor. Huvudsakliga skillnaden är att i den enklare versionen skriver man inte upp vilket konto pengarna ska till, utan endast varifrån de togs; kassa, kreditkort eller någon som lade ut, vilket är fullt tillräckligt i pärmen. Tycker man att den mer kompletta versionen är tydligare och vill använda den går det mycket bra, men den enklare versionen är ofta att föredra eftersom den lämnar mer plats till egna kommentarer och notiser. Det enda som kommer skilja de olika typerna åt är att man i det första fallet endast (eller oftast) bara kommer ha redovisat till vilket konto pengarna gick i datorns bokföringsprogram, medan i andra fallet kommer pärmens och datorns verifikat vara identiskt lika.

20 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 13 Mycket svårare än såhär blir det inte, om det nu inte vore så att man tvunget måste göra fel lite då och då. SPCS tillåter inte att man ändrar i ett redan bokfört verifikat så istället anser ekonomer att man ska använda något som kallas ändringsverifikat. Ändringsverifikat har som enda uppgift att cancellera ett fel, varefter man sedan kan skapa ett nytt verifikat som är korrekt. 2.3 Ändringsverifikat Hur noggrann man än än må vara blir det alltid något strul någonstans någon gång, det är oundvikligt. I SPCS kan man inte ändra någonting när ett verifikat väl är registrerat, varken belopp, titel eller datum. Ingenting alls går att ändra. Det finns dock flera tillvägagångssätt att på ett korrekt sätt korrigera fel som uppstått och de kommer beskrivas utförligt i kapitlet om hur man praktiskt bokför i SPCS. En av de mest erkända metoderna, är att skapa ett så kallat ändringsverifikat. På ett ändringsverifikat fästs inget kvitto, utan dess enda uppgift är att korrigera ett fel i ett redan existerande verifikat. Enklast används de för att helt cancellera ett verifikat och att man sedan ett nytt verifikat som är korrekt, så att bokföringen stämmer igen. Låt oss titta på ett exempel. Säg exempelvis att skattmästaren eller kassören betalat och bokfört någon av föreningens räkningar. Dagen efter upptäckes dock att betalningen inte alls utfördes, utan att internetbanken strulade. Man vill därför ta bort verifikatet från bokföringen - men som bekant inte att göra i SPCS. Lösningen är att skapa ett ändringsverifikat som cancellerar den bokförda betalningen. Tänk dig att verifikat 89 beskriver en utbetalning till LoB om 900kr som betalades från banken. Dock har det visat sig att betalningen inte alls utfördes och man vill därför cancellera den bokförda betalningen. Ett korrekt ändringsverifikat ser då ut enligt nedan.

21 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 14 Verifikat F-Teknologsektionen 2007 Ver nr: 102 När: 13/12-07 Vad: Ändringsverifikat: Ändrar ver nr 87 Räkningen till LoB betalades inte eftersom internetbanken krånglade. Hur mycket: +900:- Till: bank Ändringsverifikatet lägger tillbaka samma belopp som tidigare (enligt bokföringen) togs från banken och cancellerar därmed utbetalningen. I termerna debet och kredit blir det: Konto Debet Kredit Bankkonto 900 Utgifter fester 900 Summa 0 Kontot Utgifter Fester är fiktivt och brukar inte användas under just det namnet. Istället har man ofta ett konto per arrangemang, exempelvis skulle det istället kunna vara Utgifter ET-raj lp2, Utgifter pubrunda lp1 eller Utgifter omsitsar.

22 Kapitel 2: Allmänt om bokföring 15 Vi förväntar oss givetvis att verifikat 87 ser likadant ut fast med omvända tecken. Alltså: Konto Debet Kredit Bankkonto 900 Utgifter fester 900 Summa 0 Totalt sett har nu alltså ingenting alls hänt. På ändringsverifikat fäster man inga kvitton eftersom de bara cancellerar ett fel. Om allt är som det ska sitter redan en räkning på verifikat nr 87, som just i detta fallet därför kan tas bort och flyttas till mappen för icke betalda räkningar. Som ett slutord måste jag säga att jag personligen tycker ganska illa om ändringsverifikat. De tar mycket plats och kräver en hel del papper helt i onödan (ett enda verifikat blir snabbt tre). Behövs en ändring göras i ett redan registrerat verifikat kan man istället lägga till rader direkt på det verifikatet (i SPCS kan man inte ändra eller ta bort något från ett registrerat verifikat, men att lägga till rader fungerar utmärkt). På pappersverifikatet görs ett sådant tillägg företrädelsevis med en penna i en annan färg; för tydlighetens skull. Mer om hur man sköter detta rent tekniskt kommer senare i avsnittet om SPCS. 2.4 Fakturor Fakturor är endast giltiga som kvitton om följande finns specificerat: Rätt adressat Specificerat innehåll Organisationsnummer Vi innehar F-skattsedel Saknas några av dessa, eller något är fel, ska du bara slänga räkningen, då får de skylla sig själva. Obs! Detta gäller givetvis inte interndebiteringar! Det viktigaste när man skickar räkningar internt är en specifikation. Saknas detta kan du återigen bara slänga räkningen. Föreningen ska inte stå en utgift om du inte får reda på exakt vad som betalas för. Anmärk att det alltså inte är tillåtet att strecka i föreningens namn.

23 Kapitel 3: SPCS 16 3 SPCS Genom hela dokumentet används SPCS Administration 500 version 3.01a. Syftet med denna delen är att stifta bekantskap med bokföringsprogrammet SPCS och se hur man praktiskt går till väga för att bokföra på datorn. 3.1 Komma igång, starta ett nytt år Det första som måste göras efter att ha installerat SPCS är att skapa ett nytt bokföringsår. När programmet startas presenteras man med en blank skärm och förväntas att antingen fortsätta bokföra på ett existerande företag eller skapa ett nytt. Inget företag bör vara skapat ännu, så för att påbörja ett nytt bokföringsår och skapa ett nytt företag går man in under menyn Arkiv -> Företagsunderhåll -> Nytt företag... Efter den korta sekvensen menyer får man upp en dialogruta som är första steget i en guide för att skapa det nya företaget. Vi ska snart angripa det problemet. Först ska vi se hur man gör om man fått sin förre Skattmästares eller kassörs bokföring i form av en säkerhetskopia. Om allt står rätt till ska företrädaren ha låst sitt bokföringsår och man kan inte fortsätta att bokföra på det. Ett nytt företag måste allstå skapas även om man fått företrädarens, men en stor fördel man har av att ha tillgång till företrädarens bokföring är att man enklare kan se hur han eller hon hanterade kniviga situationer, samt att det förenklar framtagandet av föreningens budget. Gå in under Arkiv -> Säkerhetskopiering ->Installera från säkerhetskopia... Anmärk att det är viktigt att välja just installera från säkerhetskopia och inte återkopiera från säkerhetskopia. Om man väljer att installera från säkerhetskopia låter SPCS dig välja en mapp som företaget ska sparas i, men om man istället väljer att återkopiera från säkerheytskopia krävs att företaget läggs i en mapp med exakt samma namn och sökväg som det låg i på den datorn som företaget ursprungligen skapades på. När rätt val är gjort får man upp en dialogruta där man ombedes leta rätt på filen man fick av sin föregångare. Markera den, klicka på öppna och du är klar. Håll reda på denna fil och se till att den inte försvinner. Om SPCS börjar krångla är det bra att ha själva säkerhetskopian kvar. På andras arbete kommer man dock inte långt, så nu ska vi titta på hur vi skapar vårt alldeles egna företag! Utför den magiska kombinationen kommandon för att skapa ett nytt företag, bestäm vart på hårddisken det ska ligga och tryck Ok. Skärmen bör nu se ut om

24 Kapitel 3: SPCS 17 Figur 1: Dialogrutan för att skapa ett nytt år. i figur 1. Mandatperioden sträcker sig mellan 200x till 200y eller 200x till 200y-12-31, beroende på förening, där y=x+1 och EUBAS99 används som kontoplantyp. Efter att ha tryckt på Nästa följer en mycket viktig skärm, nämligen val av kontoplan. Du bör nu se en lista med en hel del olika kontoplaner, anpassade till olika företag och organisationer. Har du inte fått en speciell kontoplan av din förre Skattmästare eller kassör råder jag starkt att du väljer Egen kontoplan (egen.kp). Denna kontoplan är helt tom och man får istället själv skapa och anpassa sina konton så att de perfekt uppfyller ens egna krav och behov. Gör man inte det, utan istället väljer exempelvis LRF Jordbruk AB eller Ekonomisk Förening så kommer man få en hel arsenal onödiga konton som aldrig kommer användas utan bara ligger och skräpar. Jag kommer nu anta att du valt antingen Egen kontoplan eller den du fick av din företrädare. En sådan kontoplan ska ligga i mappen [SPCS-mappen]\Kpl\ exempelvis C:\Program\SPCS\Kpl\ Efter att val av kontoplan är gjord följer en hel rad olika skärmar med massor av olika inställningar, men ingen av dem behövs. Alls. Tryck bara på knappen Fortsätt på allihop ända tills du kommer fram till själva huvudprogrammet (en tom skärm, figur 2).

25 Kapitel 3: SPCS 18 Figur 2: Kommando-, eller väntskärmen i SPCS. Visas då man precis startat programmet.

26 Kapitel 3: SPCS 19 Förhoppningsvis har du nu fått igång SPCS och har felfritt startat ett nytt bokföringsår. Om något krånglar, eller om någon dialog visar sig obegriplig, kontakta då i första hand din företrädare eller styretkassören, de brukar kunna hjälpa. 3.2 Debet och kredit Som i alla professionella sammanhang finns en hel del facktermer, så även inom bokföring och ekonomi. Två av de klart vanligast förekommande är debet och kredit. Debet betyder att man adderar och kredit att man subtraherar. De har ingenting med tjänade eller förlorade pengar att göra, utan är endast namnet för operatorerna plus och minus. Användandet av dem kan till en början verka något kontraintuitivt, men efter ett tag vänjer man sig och de känns plötsligt mycket naturliga och blir trevliga att arbeta med. För enkelhetens skull börjar vi med ett exempel: Exempel 1: Någon i föreningen säljer öl för 300kr. För enkelhetens skull antar vi att betalningen sker i kontanter direkt vid köptillfället. Kassan har alltså ökat med 300kr och lagret av öl har minskat med öl värt 300kr. I bokföringen ska man då debitera kassan 300kr och samtidigt kreditera kontot Inkomster Alkohol med samma belopp. Nu har alltså inkomstkontot minskat och blivit negativt (-300kr), och kassan ökat och blivit 300kr större. Detta är helt rätt. Stora negativa belopp i sitt inkomstkonto betyder bara att man har sålt mycket och därmed bör ha mycket pengar. Utgiftskonton är tvärt om. Man investerar i dem. Ett stort positivt belopp betyder att man har ett stort lager av den typen av utgift. Exempel 2: Man köper in öl för 200kr från systembolaget. Vi antar återigen att betalningen sker kontant. Kassan har alltså minskat med 200kr och lagret med alkohol har ökat med 200kr. Nu ska alltså kassan krediteras med 200kr och kontot Utgifter Alkohol skall debiteras samma belopp. Adderar vi våra inkomsterna och utgifter från de föregående två exemplen får vi Utgifter Alkohol + Inkomster Alkohol = = 100. Totalt sett har vi gått med 100kr vinst, gratulerar! I nästa stycke behandlas konton mycket mer ingående, både hur de är uppbyggda i SPCS och hur de är tänkta att användas. För att kunna använda dem korrekt måste man dock förstå hur debet och kredit används, men gör du inte det ännu behöver du inte oroa dig, det kommer fler tillfällen att öva och bilda intuition.

27 Kapitel 3: SPCS Konton och kontotyper Konton kan ses som variabler som innehåller olika mycket pengar och verifikat de funktioner som flyttar pengar mellan dem. Man kan också likna sin uppsättning konton vid energiprincipen, inga pengar kan försvinna men endast flyttas mellan olika konton. Exempelvis kan pengar flyttas från kontot kassa till ett av ens många olika utgiftskonton, men aldrig bara försvinna! Exempelvis kan man bokföra en donation som pengar som flyttas till kontot kassa från kontot Inkomster donation. Inga pengar kan alltså komma till ur intet och likväl kan inga bara försvinna. Huvudsakligen finns fem typer av konton: Tillgångar, Skulder, Inkomster, Utgifter och Övrigt. I tillgångskonton bokförs hur mycket kapital man har tillgängligt just nu, exempelvis finner man här kassa, bankkonto och fordringar. Som nummer två kommer skulder. Här finner man konton som kreditkort, ej betalda räkningar och skulder till enskilda medlemmar i föreningen. Utgift- och inkomstkonton fungerar bäst om de paras ihop två och två. Med hjälp av dessa redovisas inkomster och utgifter för enskilda arrangemang, allmän försäljning eller allmäna inköp. Exempelvis finner man här inkomster/utgifter alkohol, inkomster/utgifter et-raj och inkomster/utgfifter uthyrning av Focus. Utgifter som saknar motsvarande direkta inkomstkälla bokförs ofta mot resultatkonton, den övriga kontotypen. Bland dessa ingår exempelvis utbildning, kontorsmaterial, teambuilding och aspning. Totalt sett har vi alltså fem viktiga att hålla i minnet. Vi ska nu se hur man kommer igång och skapar sitt allra första konto i SPCS. Även om man fick en bas att börja med från sin förre Skattmästare eller kassör behöver man näst intill alltid komplettera den med nya konton, så det är bra att veta hur man gör. Starta nu upp SPCS, välj företaget du skapade tidigare och klicka på knappen Verifikationer och därefter på knappen Ny längst upp till vänster i verktygsraden (se figur 3). Figur 3: Skapa ett nytt verifikat i SPCS. Ett fönster som heter Verifikation dyker upp. Man ser att fönstret har ett verifikat-

28 Kapitel 3: SPCS 21 Figur 4: De enda betydelsefulla raderna när man skapar ett nytt konto. nummer, ett datum, en ruta för att skriva en beskrivning och en tabell där man får skriva in sina transaktioner. Inte helt olik det första typens verifikat som presenterades. Markera den översta raden i den vänstraste kolonnen som heter Konto. Skriv 1 och tryck retur. Du får nu ett felmeddelande, men efter det dyker skärmen Hämta konto upp. Anledningen att skärmen dök upp är att kontot 1 inte existerar och du ombedes istället att hämta ett existerande konto. Just nu bör hela denna listan dock vara tom, såvida du inte fått en kontoplan från din företrädare. Oavsett vad som är fallet, klicka på knappen Ny nere till höger. Betrakta skärmen som nu dyker upp. Massor av rutor, boxar och möjligheter att göra fel uppenbarar sig. Som väl är behövs endast två rader användas, nämligen kontonummer och benämning (markerade röda i figur 4). Den första rutan vill nu ha en sifferkod och den andra ett beskrivande namn för kontot sifferkoden är knuten till. I SPCS anger man sina konton i termer av fyrsiffriga koder där första siffran bestämmer kontotypen och resterande tre är godtyckliga. Konton som börjar på 1 är tillgångar, 2 är skulder, 3 inkomster, 4 utgifter och 5 och uppåt är resultatkonton. Som vanligt är godtyckliga en sanning med modifikation, eftersom en hel del kontonummer är standardiserade. I princip vad man än behöver göra finns det alltid något standardiserat konto som är användbart. Dock är dessa standarder inte särskilt viktiga att följa. Eftersom F:s föreningar endast blir reviderade av F:s egna lekmannarevisorer är det allra viktigaste är att vara konsekvent och noggrann och se till att man väljer logiska kontonamn. Gör man bara det kommer kommer ingen klaga även om man totalt mosar och skoningslöst kör över alla standarder med sin egna namn, sifferkoder och struktur. För att dock få kontinuitet genom åren och för att revisorerna faktiskt ska förstå vad som avses rekommenderar jag att inte gå från de riktlinjerna nu i början, utan först när du fått mer erfarenhet och vet vad som kan ändras utan att någon blir piskad.

29 Kapitel 3: SPCS 22 Nedan listas exempel på konton som skulle kunna tillhöra grupp 1, tillgångar. Tillgångar Streckskulder 1811 F6 skulder 1812 F0K skulder 1813 Foc skulder 1814 Styret skulder 1815 Bilnisse skulder 1910 Kassa 1930 Bankkonto Kursivstila konton är standardiserade konton som alla föreningar borde ha på samma kontonummer. Skulder som börjar med en etta är också tillgångar eller s.k. fordringar. Alltså, motparten är skyldig föreningen pengar. Exempelvis använder man kontot 1815 använder man tankat upp sektionsbilen med föreningens pengar. Man skulle då bokföra att pengar tagits från kassan och lagts till bilnisses skulder. Exempel: Föreningen tankar upp sektionsbilen för 643kr med pengar från kassan. Konto Namn Debet Kredit 1910 Kassa Bilnisse skulder 643 Summa 0 Alltså har 643kr försvunnit från kassan, men bilnisses skulder till oss har ökat med samma belopp, vi förväntar oss alltså en inbetalning från honom/henne någon gång i framtiden. Det är detta som kallas fordran. När vi slutligen får tillbaka våra pengar av bilnisse blir de oftast insatta direkt på bankkontot och i SPCS skriver man då: Konto Namn Debet Kredit 1930 Bankkonto Bilnisse skulder 643 Summa 0 Totalt sett har alltså nu pengar flyttats från kassan till banken och skulden som låg på bilnisse ett tag har nu återigen blivit 0.

30 Kapitel 3: SPCS 23 Skulder Eget kapital (Används vid bokslut) 2410 Skulder 2420 Skulder Styret Skulder till enskilda medlemmar Mastercard enskilda medlemmar 2619 Konton av typ 2 är föreningens skulder till andra. Man kan tänka sig att man här lägger till kontot obetalda räkningar och använda det kontot på samma sätt som i exemplet med Bilnisse ovan. Räkningen skulle då bokföras två gånger, dels när den kommer in och dessutom när den betalas. Jag rekommenderar dock istället att räkningen bokförs när den betalas och inte både och. Att låta en räkning ligga på en speciell plats tills den betalas, såsom längst fram i pärmen märkt Aktuellt, är oftast mycket bättre och smidigare. Om en föreningsmedlem lägger ut pengar eller använder sitt kreditkort är dock skuldkontona mycket hjälpsamma. Man kan enkelt och precist hålla reda på exakt hur mycket föreningen är skyldig varje enskild medlem genom att helt enkelt se efter hur stor summan som just det kontot är belastat med. På samma sätt bokförs föreningsmedlemmarnas inköp om ett kreditkort (såsom Mastercard) använts. Var därför noggran med att ta reda på var pengarna togs från! Om pengarna i verkligheten togs från kassan, men bokförs mot mastercard kommer kassans värde inte stämma överrens i bokföringen och verkligheten och dessutom kommer inte specifikationen på Mastercardräkningen man får mot slutet av månaden inte att stämma. Exempel: Åke-Berra lägger ut 1500kr för ölinköp på systembolaget. Föreningen får nu en skuld till Åke-Berra, men föreningens bestånd av alkohol ökar. Alltså ska Utgifter Alkohol ökas med 1500kr medan skulderna till Åke- Berras minskar med samma belopp. Föreningen har alltså köpt in alkohol och betalat med en skuld. Konto Namn Debet Kredit 2613 Skulder Åke Utgifter Alkohol 1500 Summa 0 Istället för att exempelvis ange att pengar togs från kassan tar man här istället

31 Kapitel 3: SPCS 24 pengar från kontot Skulder Åke. På så sätt kommer föreningens skulder till Åke-Berra att öka med 1500kr och till kontot adderas därför Tanken är att man ska kunna ta alla 1-konton och addera dem till alla 2-konton för att se hur föreningen står ekonomiskt i dagsläget. Därför ska alla 1-konton positiva och alla 2-konton negativa. Observera att om det förhåller sig på annat sätt stämmer inte bokföringen! Låt oss nu säga att vi betalat tillbaka 1000kr till Åke från internetbanken, men kvittar 500kr mot hans streckskuld. Man bokför då enligt följande: Konto Namn Debet Kredit 2613 Skulder Åke Bankkonto Streckskulder 500 Summa har nu lagts till kontot Skulder Åke, och det är åter på 0. Föreningens skulder till Åke har alltså försvunnit. 1000kr togs från banken och 500 drogs från fordringen streckskulder (500kr mindre av Åke-Berras streckskuld kvar att driva in). Mycket mer om hur man hanterar streckskulder kommer i senare kapitel. Nästa två kontotyper att gå genom är inkomster och utgifter. Inkomster Inkomster Omsits 3011 Inkomster Övrigt Inkomster Uthyrning 3101 Inkomster Deposition 3102 Inkomster Bidrag Inkomster Alkohol Inkomster Nollbastu 3211 Inkomster Balen... Utgifter Utgifter Omsits 4011 Utgifter Övrigt

32 Kapitel 3: SPCS Utgifter Deposition 4102 Utgifter Bidrag Utgifter Alkohol Utgifter Nollbastu 4211 Utgifter Balen... En stark rekommendation är att alltid skapa inkomst och utgiftskonton i par, även om det inte finns någon direkt inkomst/utgift-motsvarighet. Som synes har kontot 4100 (utgifter uthyrning) lämnats tomt eftersom uthyrning inte genererar utgifter (slitage på lokaler och liknande bokförs i andra konton). Anledningen är enkel - enkelhet och struktur. Om båda kontona inte skapas samtidigt händer det lätt att två inkomst/utgift-kontonummer inte motsvarar samma sak. Det är betydligt enklare och mer logiskt att jämföra 3100 mot 4100 för inkomster respektive utgifter uthyrning, istället för exempelvis 3100 mot Hur används då dessa två kontotyper och vad ska de innehålla? Svaret är enkelt; från inkomstkonton tas pengar och i utgiftskonton investeras pengar. Låt oss, för att iscensätta ett enkelt exempel, anta att föreningen ska göra ett återköp till systembolaget. Nämligen att två backar vin skall säljas tillbaka. När återköpet är gjort läggs pengar till kassan och tas samtidigt från kontot inkomster alkohol. Då vinet köptes in togs pengar istället, exempelvis från kassan, och investerades i utgifter alkohol. I fall nummer ett flyttades pengar till kassan från den virtuella pott som kallas inkomster alkohol och i fall nummer två togs pengar från kassan och investerades i utgifter alkohol. Lagret alkohol ökade till bekostnad av pengar. Två viktiga observationer kan göras: 1. Från inkomstkonton skall pengar alltid tas. Om pengar läggs till ett inkomstkonto är något fel. 2. Till utgiftkonton skall pengar alltid ges. Om pengar dras från ett utgiftskonto är något fel. En konsekvens av detta blir att alla inkomstkonton skall ha negativt saldo och alla utgiftkonton skall ha positivt saldo.

33 Kapitel 3: SPCS 26 Den sista kontotypen vi går genom är resultatkonton, eller den övriga kontotypen. Resultatkonton kan ses om övriga utgifter. Allt som inte är utgifter för speciella arrangemang eller som saknar motsvarande inkomstkälla placeras här. Exempelvis lokalhyra och avskrivningar kan ligga här, men ospecifierade övriga utgifter eller utgifter från uthyrning ska inte vara här. De kan gott och väl ha motsvarande inkomstkällor. Se appendix B för en rekommenderad mall. Resultatkonton Upprustning föreningsrummet 5420 Aspning 5460 Förbrukningsmateriel 5800 Resekostnader 6110 Kontorsmaterial 6570 Bankkostnader (Exempelvis bankgirokostnad) 7610 Teambuilding 7630 Utbildning Nästa del kommer handla om hur man tekniskt sett går till väga när man faktiskt bokför. Har du läst allt fram tills nu samt lekt lite med SPCS bör du redan ha ganska bra kontroll på bokföring. Hur debet och kredit fungerar, hur pengar överförs mellan olika konton, vad som ska bokföras och ungefär hur bokföringen ska vara utformad. Nästa del beskriver i detalj hur man går till väga för att registrera sina verifikat på datorn. 3.4 Att bokföra När du läser detta bör du redan ha hyfsad koll på hur debet och kredit fungerar, du bör veta ungefär vad som ska bokföras (dvs ALLA penningtransaktioner som sker, allt från insättningar på bank till inköp och försäljning) och du bör dessutom ha insikt i hur man utformar ett verifikat. Saknar du någon av dessa förkunskaper råder jag dig att gå tillbaka och läsa på igen. Låt oss säga att du har ett eller flera verifikat i pärmen och det är dags att bokföra dem i SPCS. Med viss förväntan men med lite nervositet skrider vi till verket, det är dags att börja bokföra på riktigt! För att komma vinnande ur tumultet som heter bokföring börjar vi med att titta på hur SPCS verifikat är uppbyggda och hur de skiljer sig från dem som finns i bokföringspärmen. Se figur 5. Känns den här skärmen igen? Det borde den göra, det var via denna vi gick för att skapa ett nytt konto tidigare. Nu ska vi dock närmare undersöka hur man använder den och vad som finns här. Låt oss återgå till det mer kompletta verifikatet från kapitel två och se om vi kan finna några skillnader och likheter.

34 Kapitel 3: SPCS 27 Figur 5: Ett tomt verifikat i SPCS. Verifikat F-teknologsektionen 2007 Ver nr: Datum: Ansvarig: Beskrivning Konto Namn Debet Kredit Summa

35 Kapitel 3: SPCS 28 I stort är de identiska. Skillnaden är att SPCS har två extra kolonner som berör ändringar (behövs inte på ett pappersverifikat) och två automatiserade textrutor som berättar hur stort beloppet på det konto man har markerat är just nu. Knappen märkt Ändringsver betyder att verifikatet ska göras om till ett ändringsverifikat. Gör man det får ange vilket verifikat detta verifikatet är avsett att ändra och sedan utföra själva ändringen. Detta koncept och hur man går till väga tas upp i senare kapitel. Låt oss så registrera vårt första verifikat! Klicka på knappen Verifikat och sedan på Ny i verktygsraden (se figur 1 på sidan 17 om du behöver hjälp) för att få fram fönstret i figur Rutan som heter Datum är alltid markerad först när man man skapar ett nytt verifikat. Börja med att välja rätt datum, antingen genom att skriva det eller bläddra med upp- och nedpilarna. Om ett inköp gjorts ska man skriva in datumet som står på kvittot. Samma sak gäller alla transaktioner, det är själva händelsens datum som ska registreras, inte dagens datum eller det datumet när verifikatet sattes in i pärmen eller något annat tokigt. När rätt datum är valt trycker man på Enter för att komma vidare. Markören hoppar till rutan verifikationstext. I denna rutan beskriver man verifikatet, det är inte absolut nödvändigt att det står samma sak här som på verifikatet i pärmen, men innebörden måste såklart vara densamma. Det är exempelvis typiskt dumt att skriva Ölförsäljning till män i vita rockar när det i pärmen står Insättning på banken. Tryck på Enter. Första raden i kolonnen konto har nu markerats. Nu är det dags att välja vilket konto som ska debiteras eller krediteras. Låt oss återgå till exemplet med bullkalas från kapitel två. Antag att den första utgiften föreningen har är just inköp av bullar, och att det nu ska bokföras. Vi tittar först tillbaka på verifikatet för att se hur det ser ut.

36 Kapitel 3: SPCS 29 Verifikat F-teknologsektionen 2007 Ver nr: 6 Datum: Ansvarig: Pelle-Åke Andersson, kassör Beskrivning Inköp för bullkalas Konto Namn Debet Kredit 1910 Kassa Övriga utgifter 135 Summa 0 Du får föreställa dig att det finns ett kvitto på bullar fäst på verifikatet som anger beloppet 135kr. Antag att utgiften klassas som en övrig utgift och därför ska debiteras kontot Övriga utgifter. Efter vad som står på verifikatet togs pengarna från kassan och datumet är den första december 2007 (samma datum som står på kvittot). Vi har nu alla detaljer som krävs för att kunna registrera verifikatet. Nedan följer en detaljerad genomgång över hur verifikatet registreras på ett korrekt sätt. 1. Skapa kontot kassa För att ens kunna ta pengar från kassan måste kontot kassa existera. Vi inleder med att skapa det. Enligt vad standarden säger ska kassan ha nummer 1910, så för att undvika förvirring håller vi oss till det. Skriv helt enkelt 1910 i kolonnen Konto, så som det beskrivits tidigare. Obs. Om du har fått en färdig kontoplan av din förre Skattmästare eller kassör

37 Kapitel 3: SPCS 30 finns med all säkerhet redan kontot 1910 och du kan istället hoppa vidare till nästa punkt. Figur 6: Hur man skapar ett nytt konto i SPCS. I detta fallet kassan. Som synes fyller SPCS automatiskt i att kontot är av typen Tillgångar, vilket kassan helt riktigt är. Till tillgångar räknas endast faktiska pengar och fordringar (pengar att driva in, tillfälligt utlånade pengar). För att skapa kontot, spara ändringarna genom att stänga fönstret och återgå till föregående skärm. 2. Skapa övriga utgifter Detta görs på samma sätt som ovan. Skapa 3012, kalla det Inkomster övrigt och skapa samtidigt kontot 4012 och kalla det Utgifter övrigt. Kom ihåg att alltid skapa inkomst (3) och utgift (4) konton i par. 3. Fyll i debet och kredit 135kr har tagits från kassan och ska investeras i Övriga Utgifter. Kassan skall alltså krediteras (minska med) 135kr och Övriga utgifter debiteras (öka med) samma belopp. Tillgängligt belopp i kassan minskar, men lagret av övrigt ökar. Se figur 7 för att se hur detta ska se ut i SPCS. Anmärk att summan mellan debet och kredit är noll. Är summan inte noll har man gjort fel och måste skriva in siffrorna på nytt. Tryck nu på Enter. Markören hoppar till knappen Registrera. Tryck på Enter igen och så är verifikatet korrekt registrerat. Svårare än såhär blir det inte! Ett mycket viktigt och nyttigt tips är att noga kontrollera att man väljer rätt datum. Verifikaten måste nämligen sitta i tidskronologisk ordning och om man råkar registrera ett fel måste man antingen börja om från början med alla verifikat eller återkopiera från säkerhetskopia. Mer om hur man gör säkerhetskopior kommer senare.

38 Kapitel 3: SPCS 31 Figur 7: 135kr har investerats i bullar och betalats med pengar från kassan. Nedan följer en kort lista med nyttiga generella tips: 1. Kontrollera verifikatnumret Fyll i verifikatnumret på pappersverifikatet först när SPCS ger det ett nummer, inte före. På så sätt vet man direkt vilka verifikat som blivit registrerade i SPCS och vilka som inte har det. 2. Kontrollera datumet Det är lätt hänt att man fyller i fel datum, vilket är onödigt och tidsödande. Råkar man göra det och registrerar verifikatet måste man göra om allt från början eller från den senaste säkerhetskopian, vilket ju är onödigt tråkigt. 3. Kontrollera beskrivningen Man kan inte ens ändra beskrivningen när ett verifikat väl är registrerat, så se till att skriva och stava rätt från början!

39 Kapitel 3: SPCS Kontoplanen Nu när du registrerat ditt första verifikat vill du säkert veta hur man kan kontrollera att verifikatet verkligen registrerades korrekt. Detta gör man enklast genom att titta på sin kontoplan. Börja med att klicka på knappen som heter just Kontoplan (figur 8). Figur 8: Knappen kontoplan används för att se hur alla konton just nu. Ett fönster uppenbarar sig som visar två eller fler konton (fler om du fick en kontoplan av din företrädare). Just nu bör kontoplanen se ut som i figur 9. Figur 9: Kontoplanen som den ser ut just nu. Både nuvarande saldo och ingående balans för varje enskilt konto är redovisat. Kontot övriga utgifter ligger just nu på +135kr, precis som det ska enligt exemplet från förra kapitlet, men kassan ligger på 135kr vilket är helt fel! Kassan får som minst ligga på 0kr. Trots allt måste ju åtminstone 135kr funnits i kassan från början, annars hade man ju inte kunnat köpa bullarna över huvud taget. Lösningen heter ingående balans. Låt oss säga att föreningen från början hade (eller har lånat) 1000kr. För att föra in det i SPCS går man in i menyn

40 Kapitel 3: SPCS 33 Figur 10: Kontoplanen har nu kompletterats med kassans ingående balas. Arbeta med -> Bokföring -> Ingående balans Ett fönster dyker upp där man kan ändra alla 1 och 2-kontons (tillgångar och skulders) ingående balans. Just nu är endast kassan intressant. Skriv in 1000 kr i rutan bredvid kontot märkt Kassa och tryck Enter. Gjorde du rätt ska nu kontoplanen se ut som i figur 10. Mycket bättre! Föreningen hade 1000kr från början och 865kr är kvar, vilket stämmer precis med vår utgift på 135kr. Tänk på att detta belopp alltid ska stämma mot verkligheten. Gör det inte det har du minst ett felaktigt verifikat någonstans som måste ändras. Kontrollera ofta! 3.6 Korrigering av fel Alla gör vi misstag, det sker ständigt och är en naturlig del i människans leverne. Därför kan man tycka att SPCS är ett relativt otrevligt och ogästvänligt program eftersom det inte tillåter att man ändrar i registrerade verifikat. När man väl har registrerat ett verifikat kan man kan varken ändra datum, titel, summor eller någonting annat över huvud taget. Givetvis finns en mycket bra anledning till detta, nämligen att det helt enkelt inte tänkt att man som kassör ska kunna sitta och frisera siffror i efterhand utan att det syns någonstans. Istället finns tre legitima tillvägagångssätt för att cancellera ett fel eller göra en ändring. Genom att lägga till nya rader på ett redan registrerat verifikat, stryka de felaktiga raderna eller att skapa ett ändringsverifikat. Vilket man väljer är upp till situationen och tycke

41 Kapitel 3: SPCS 34 och det faller sig ofta naturligt vad som är bäst. Hur går man då till väga rent praktiskt när man gjort fel? För enkelhetens skull inleder vi med ett exempel. Låt oss säga att Skattmästaren eller kassören i någon förening har registrerat en försäljning av öl som en utgift istället för som en inkomst. Nedanstående händelse finns alltså registrerad i SPCS: Konto Namn Debet Kredit 1910 Kassa Utgifter dryck 260 Summa 0 Detta är fel. Vad man verkligen avsåg var att kreditera Inkomster dryck eftersom man sålde dryck, inte köpte. För att rätta till felet finns nu alltså tre tillvägagångssätt som vi nu ska gå genom var för sig Lägga till rader i ett registrerat verifikat Ändringarna gjorda i kontot Utgifter dryck skall alltså nu cancelleras och därefter skall 260kr dras från Inkomster Dryck som borde gjorts från början. Det kommer se ut såhär: Konto Namn Debet Kredit 1910 Kassa Utgifter dryck Utgifter dryck Inkomster dryck 260 Summa 0 I SPCS bör verifikatet nu se ut som i bild 11. Under kolonnen Ändringssignatur skriver man exempelvis sina initialer, eller som i detta fallet där kassören Orvar skrivit sitt förnamn. En variant av denna metod kan användas; nämligen att kort och gott cancellera hela verifikatet. Fördelen med detta är att man slipper tänka. Allt som måste göras är att exakt samma poster ska läggas till en gång till fast med motsatt tecken och man slipper riskera att något skulle gå snett ytterligare en gång. Exempelvis skulle det kunna se ut som i figur 12. Nu gör detta verifikat ingenting alls, varför man helt enkelt byter ut verifikatet i pärmen med ett tomt verifikat endast innehållande stora trycka bokstäver som säger Cancellerat. Givetvis förutsatt att man därefter tar fram ett nytt verifikat-

42 Kapitel 3: SPCS 35 Figur 11: Att lägga till rader direkt på ett verifikat. Figur 12: Hur man lägger till rader på ett verifikat så att det cancelleras och alltså inte gör någonting alls.

43 Kapitel 3: SPCS 36 papper och gör om och gör rätt. Figur 13: Hur man använder funktionen stryk rad för att cancellera fel Stryka rader i ett registrerat verifikat Ett bra och rekommenderat alternativ till att skapa nya rader på ett verifikat är att använda funktionen att stryka över en rad för att cancellera fel. Ändringen den raden gjorde stryks då och berörda konton återställs. I SPCS skulle detta kunna se ut som i figur 13. Denna metod är lättanvänd, smidig, ser bra ut i en revisors ögon och är varmt rekommenderad! Ändringsverifikat eller korrigerar felet. Figur 14 visar hur ett sådant verifikat kan se ut. För att säkerställa att allt är som det ska man alltid kontrollera kontoplanen när man gjort en ändring av det här slaget. Vi förväntar oss att båda kontona är tillbaka på samma värden som de var innan det felaktiga verifikatet registrerades. Som synes i figur 15 är båda på noll, vilket är helt rätt i detta fallet.

44 Kapitel 3: SPCS 37 Figur 14: Ett ändringsverifikat som cancellerar verifikat nummer 1. Figur 15: Kontoplanen efter att felet cancellerats. Båda de berörda kontona är tillbaka på samma värden som de startade på, vilket är helt rätt.