HUV-kansliet M Wiklander

Transkript

1 HUV-kansliet M Wiklander Minnesanteckningar Forum: Utbildningsadministrationen HUV Datum: Tid: Plats: Hä Adjunkten Su M 328 Ös B 314 Närvarande: Mia Wiklander Sigrid Mattsson Susanne Ståhlberg Annki Jansson Ann-Sofie Erixon Carina Åhlund Carina Ring Carina Sundström Annika Gustafsson Gunilla Lindgren Lena Jonsson Karin Granlund Lena Jörgensen Anna Scherdin Anki Englund Mona Larsson Sanna Jansson Elsa Larsson Pontus Cavallie Wase Med reservation för att närvarolistan inte stämmer fullt ut. 1. Meddelanden - Idag börjar Sanna Jansson att arbeta hos oss som fakultetsadministratör. Sanna kommer att sitta i Sundsvall med övrig kanslipersonal och administrera engelska och historia. Välkommen Sanna! - Fakultetsnämnden har sitt sista sammanträde 4 juni, då ska bl.a. en ny modell för fördelning av forskningsanslaget fastställas. Forskningsbudgeten ska fastställas i september. - Två nya utbildningsprogram är under beredning: magister religion och magister socialt arbete. Fakultetsnämnden har rekommenderat att rektor ska godkänna fortsatt beredning. - Vid fakultetsnämndens sammanträde den 4 juni ligger förslag om ny ämnesföreträdare efter Eva- Britta Ståhl i litteraturvetenskap. Förslaget är att Anders Johansson efterträder henne. - Ny fakultetsnämnd har valts för nästkommande 3 år. Ledamöter till råden (RUF, GRU och AR) utses av nya nämnden under hösten. - Omlokalisering Härnösand/Sundsvall: lokaliseringsprojektet har i samarbete med referensgruppen tagit fram ett första utkast till tidslinje över olika händelser fram till att omlokaliseringen är genomförd. Den finns publicerad i ett Worddokument via Den ska också publiceras på webbsidan för omlokalisering. - Vicedekan för lärarutbildning är utsedd. Det blev Lena Boström och hon tillträder den 1 juli. Annki Jansson kommer att vara handläggare för den nya lärarutbildningsorganisationen. - Årshögtiden går av stapeln den 10 oktober i Östersund. Det kommer att ges möjlighet för alla anställda att anmäla sig till den, blir det fler anmälda än det finns platser så blir det lottning. Mer information kommer.

2 - Idag är det personalmöte kl Rektor, prorektor och förvaltningschef informerar om översynen av förvaltningen och slutsatser efter genomförd utredning och konsekvenser framåt. Lokalerna finns på webben. - Påminnelse till er som inte ansökt om sommarsemester i Palasso; gör det. - Sommartid för administrativ personal började förra måndagen den 12 maj och pågår till och med 14 september. Arbetstiden under perioden är kl Den 16 juni har vi terminens sista kanslimöte. Det första för höstterminen är den 25 augusti. 1. Meddelanden Inga ytterligare meddelanden. 2. Föregående mötes minnesanteckningar Genomgång av status för åtgärdspunkterna. Lathunden för DiVA efterfrågas. Mia undersöker hur långt man har kommit med den. 3. Rutiner för tidigt avbrott Föredragande: Catarina Karlsson. Catarina informerar om rutinen angående tidiga avbrott. 1. Fakultetsadministratören får en lista av kursansvarig med namnen på de inaktiva studenterna. 2. Fakultetsadministratören lägger in avbrotten i Ladok. 3. Listan med namnen på de inaktiva studenterna skickas av fakultetsadministratören till frontdesk. 4. Frontdesk skickar meddelandet till studenten om att avbrott på grund av inaktivitet har lagts in. 5. Frontdesk påregistrerar de studenter som återkommer och vill fortsätta på kursen. 6. Namnen på de påregistrerade studenterna skickas av frontdesk till respektive fakultetsadministratör. Fakultetsadministratörerna skickar en lista till Mia om vilka avdelningar som kommer att jobba efter denna rutin. 4. Sommaren i Servicecenter och Frontdesk Föredragande: Catarina Karlsson. Servicecenter och frontdesk är två stödfunktioner som har två olika uppgifter. Catarina jobbar själv både i servicecenter och i frontdesk. Servicecenter besvarar inte frågor utan skickar dem vidare. Frontdesk besvarar de frågor de kan besvara och har mer kontakt med kanslierna och verksamheten. Det pågår en nyrekrytering inför sommarperioden och under sommaren är någon av Catarina, Peter eller Lisa på plats hela perioden. Vid nästa kanslimöte 16/6 kommer vi att diskutera frontdesks eventuella bevakning av expeditionsmailen. Önskemål lyfts också om att studievägledarna och antagningen informeras om att de ska använda expeditions-e-postadresserna i stället för fakultetsadministratörernas privata. Det säkerställer att inte ärenden blir liggande obesvarade vid administratörers frånvaro. Mia tar ärendet till STU. Bra om hela STU får samma information. Sommarkurserna: Skillnaden i rutinerna denna sommar jämfört med förra, är att de antagna studenterna nu endast får hänvisning till webbsidan för välkomstbreven i sina antagningsbesked. Tidigare har de fått denna information via e-post av fakultetsadministratörerna. Frontdesk upplever

3 inte att mängden studenter som hör av sig har ökat, det finns nu bra information på sidan för nya studenter. Samma ordning gäller för höstterminens utbud, därefter ska detta utvärderas. Det här innebär att ingen fakultetsadministratör behöver gå in på semestern för att skicka informationen till studenterna. 5. Välkomstbrev sommar och höst; frågor? Synpunkter på rutinbeskrivningen för höstens välkomstbrev: 1. Kommunikationsavdelningens ansvar, punkt 8: Det står att KOM publicerar ett generellt välkomstbrev för de program/kurser som inte levererar ett brev. Det här kan missförstås som att det är KOM som lägger ut dessa men det är fakultetsadministratören som skickar det generella brevet till respektive avdelnings funktionsadress, och där hämtar KOM breven. 2. Publicering tidsplan HUV, punkt 2: Det är ett syftningsfel i meningen. Det går att tolka den som att det är fakultetsadministratören som ansvarar för att kursansvarig ska skicka brevet, men det ska nog betyda att fakultetsadministratören ansvarar för korrekturläsning av brevet som kommer från kursansvarig. 3. I det generella välkomstbrevet saknas hänvisning till Helpdesk. Varför finns inte det med i brevet? Mia tar ovanstående synpunkter till Jeanette Lozanovski på KOM. 6. Avstämning DiVA finns det fler uppsatser som ska läggas in? Yvonne Landström har nu lagt in de uppsatser som hon fått. Finns det fler uppsatser som inte är inlagda i DiVA så kontakta Yvonne och kom överens med henne om det praktiska, så lägger hon in dem. 7. Sommarsemester För närvarande har inte all personal lagt in sommarsemestern i Palasso. Ni som inte har lagt in ännu; gör det så jag får planeringen klar. Det är många som efterfrågar semesterlistan. 8. Privat mobiltelefon förekommer det samtal till er privata mobiltelefon från studenter? Det har hänt att studenter ringer direkt till fakultetsadministratörs privata mobiltelefon. Då har studenten sannolikt funnit numret på hitta.se el. dyl. Det har också hänt att växeln kopplat studenter till fakultetsadministratörs privata mobiltelefon. Det är inte ok. Mia behöver veta om detta är något vanligt förekommande och avsikten är att meddela växeln att de inte får koppla samtal till våra privata mobiltelefoner eller lämna ut våra privata mobilnummer. Synpunkter? Det har hänt och händer att studenter ringer på fakultetsadministratörernas privata mobiltelefoner men det är inte vanligt förekommande. Mia påminner växeln om att inte lämna ut personalens privata mobilnummer samt att inte koppla samtal från studenter till privata mobiltelefoner.

4 9. Övriga frågor Föredragande: Gunilla Lindgren. Önskemål om att växeln lägger lite mer omsorg om vart samtal kopplas när det gäller studenter som redan läser hos oss och presumtiva studenter. Som exempel så ska samtal från innevarande studenter kopplas till fakultetsadministratör och eventuellt presumtiva studenter till avdelningens studievägledning om sådan finns, eller till den centrala studievägledningen. Föreslås att växeln frågar vad det gäller samt om den som ringer är MIUN-student. Mia tar ärendet till växeln.

5 Åtgärdspunkter 2013/2014 Datum Åtgärdspunkt Ansvarig Klart datum Kommentar p. 2 Omregistrering. Mia Wiklander snarast ; Mia pratar med Arne ; Träffar Arne 26/ ; Pontus har fått i uppdrag att undersöka hur rikets största universitet hanterar detta, samt om det har konsekvenser för studenterna med CSN ; På G ; Pontus har fått svar från 2 av de stora lärosätena. Väntar in fler svar ; Resultatet av undersökningen är skickat till Arne W med en förfrågan om att få omregistrera de som har minst ett avslutat moment samt efter avslutad p 5. Önskvärt med en detaljerad lathund för inläggning av uppsatser i DiVA. Gärna med bilder. Ska abstracts läggas in? Löpnummer? Det verkar som biblioteket lämnar olika information på olika orter om hur detta ska gå till. Bra om biblioteket kan enas om en gemensam rutin p 3. På utbildningsdagen med Arne diskuterades att examinator är den roll som har rätt att underteckna arkivlistorna. Alla gånger är det inte examinatorerna som gör detta, det kan vara kursansvariga och examinerande lärare för olika moment som skriver på. En tydlig skrivning för examinators ansvarsområden bör finnas. Då detta är en kvalitetsfråga skickas ärendet till Rådet för utbildning på grund- och avancerad nivå för utredning p 4. Studievägledarna och antagningen ska informeras om att de ska använda expeditions-e-postadresserna i stället för fakultetsadministratörernas privata p 5. Synpunkter på höstens välkomstbrev förmedlas till Jeanette p 8. Växeln ska påminnas om att inte lämna ut personalens privata mobilnummer samt att inte koppla samtal från studenter till privata mobiltelefoner. p.9 Önskemål om att växeln lägger lite mer omsorg om vart samtal kopplas när det gäller studenter som redan läser hos oss och presumtiva studenter. reservantagning. Inget svar ännu. Mia Wiklander snarast ; Har skickat ärendet till Britt-Marie Sohlström på biblioteket ; Anna Vedin arbetar på en lathund. Yvonne Landström och Anna Connell är bollplank ; Lathunden efterfrågas. Mia undersöker hur långt man har kommit. Mia Wiklander Ht ; Ärendet skickat till Eva Staffansson ; Planeras att tas upp som diskussionspunkt i GRU 25/7 och därefter igen 17/9. Mia Wiklander snarast ; Har skickat ärendet till Malin Styrman, STU. Mia Wiklander snarast ; Skickat synpunkterna till Jeanette. Mia Wiklander snarast ; Har skickat båda punkterna till Lennart Johansson, CAMP.

6 Avslutade ärenden 2014 Datum Åtgärdspunkt Ansvarig Klart datum Kommentar p 3. E-postboxar, vilka e-postboxar har vi? Alla/Mia snarast Alla skickar vilka e-postboxar man har till Mia som sammanställer och skickar vidare ; Mia har skickat en sammanställning vidare till Catarina Karlsson, Frontdesk ; När fakultetsadministratörer går på semester så anmäl det till frontdesk som bevakar och p 1. Marknadsföringskampanj! Ta fram ett reklamblad för HUV-kansliet. p 5. Det går inte att bekräfta alla studenternas TAOanmälan. Många studenter kontaktar fakultetsadministratörerna med frågor om deras anmälan har kommit med. Mia kollar med Erna om autosvaret kan göras tydligare för TAO-anmälan. Karin Olsson/ Mia Wiklander Mia Wiklander besvarar e-posten som kommer in. Ärendet avslutat. Ht ; På G ; Det är inte löst hur vi ska fotografera oss till presentationsbroschyren. Åke Johansson föreslås kunna fota i Härnösand och Tommy Lodén i Sundsvall ; Just nu är frågan tillbaka till Kicki Strandh som ska fundera på en lösning för fotografering ; All personal kommer att erbjudas fotografering till de personliga webbsidorna. Ärendet avslutat ; Har skickat ärendet till Erna Österlund, Ladok ; Erna har tagit upp frågan med alla fakultetsadministratörer ; Se e-post från Erna Om det fortf. är problem så ta upp det på nästa Ladokmöte. Ärendet avslutat p 4. Tentamen på annan ort Mia Wiklander snarast Mia skickar ärendet till Sara Jonsson ; Ärendet skickat till Sara Jonsson och Jeanette Lozanovski den 1/11. Ingen återkoppling ännu ; Sara har svarat att det är de som är ansvariga för sidorna där den felaktiga informationen finns, som kan ta bort den. Ny grupp har bildats för att se över MIUN:s tentamensrutiner. Ärendet avslutat p 6. Larm på studentexpeditioner Mia Wiklander Ht-13 Mia undersöker möjlighet att få larm installerat på studentexpeditionerna ; Karin Olsson har pratat med Bo Ekwärn. Inget är klart ännu ; Larm kommer att installeras på studentexp. i hus P i Ösd. Ärendet avslutat p 3. Rutiner som används vid NMT för tidigt avbrott. Frontdesk erbjuder sig att hjälpa till med detta också Fakultetsadministratörerna Mars ; Tas upp på kanslimötet i april ; Ok med samma rutiner som NMT om

7 för HUV. Vi tar med erbjudandet och diskuterar vidare. administratörerna får meddelanden om vilka studenter det gäller. Mia meddelar frontdesk. Ärendet avslutat.