Studierektor för program- och uppdragsutbildning informerar

Transkript

1 INSTITUTIONEN FÖR SPRÅK OCH LITTERATURER Grundutbildningsmöte 5 Onsdag 3 juni 2009 kl Sal C364 Deltagare: viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå (sammankallande) studierektorer ämnessamordnare studievägledare Erasmuskoordinator administratörer (inbjudes) Minnesanteckningar: Viceprefekten informerar Institutionens terminsavslutning äger rum på Arkeologen den 17 juni kl. 16. Institutionen bjuder på vin/öl/vatten, enklare förtäring och lite överraskningar. Anmälan görs till Nicole senast 10 juni. Alla medarbetare kommer att få en tid för medarbetaresamtal med Gunhild, Ken eller Mona. Några har redan haft och några är inplanerade före semestern. Fortsättning följer i höst. Språklabbsrenoveringen är på gång men tidsplanen fortfarande okänd. Om labb 3 byggs om under sommaren måste vi snabbt organisera demonstration och utbildning i augusti. Institutionskonferensen för teambuilding är flyttad till oktober på annan ännu ej fastställd plats. Konferensen är planerad och budgeterad för tillsvidareanställd personal. Vår ansökan om kursutvecklingsmedel avslogs av UPG med motiveringen att medlen var avsedda för institutionsövergripande samverkansprojekt. De kursutvecklingsprojekt vi tog upp i vår ansökan gällde i första hand samverkan över ämnesgränserna på vår institution. Grundutbildningsmötena för höstterminen schemaläggs kl följande onsdagar: 9 september, 7 oktober, 4 november och 2 december. Deltagarna i grundutbildningsmöten ska alltså inte schemaläggas dessa tider. Mona påminner ämnessamordnarna om bokbudgetredovisningen som ska skickas till henne senast den 12 juni. Skriv gärna förklarande kommentarer till redovisningen. Studierektor för program- och uppdragsutbildning informerar Ansökningsomgången för den sökta lärarlyftskursen Att möta det mångkulturella klassrummet är inte HT10 utan VT10.

2 Utlysning av medel för internationalisering har ännu inte lagts ut på UFL:s hemsida och därför avvaktar vi med ansökan. Ämnessamordnarna för ämnen med kurser inom ÖXV måste snarast inkomma med antal timmar och lärarnamn, så att Petra i samråd med Maja kan lägga färdigt schemat. Engelska kommer att ha T1 och T3 tisdagar, övriga språk onsdagar. En diplomkurs på 15 hp för japanska och kinesiska inom Ekonomprogrammet (T5 och T6) håller på att utarbetas. Humstart är inplanerad v. 36 med program måndag, onsdag och torsdag kl Det vore bra om man kunde anpassa schemat för nya studenter så att det ansluter till detta program. GU kommer att anordna en dag med självvärdering av hållbar utveckling i utbildningen enligt AISHE (Auditing Instrument for Sustainability in Higher Education) För mer information: Man bör bilda en arbetsgrupp bestående av en administratör, en studierektor/studievägledare/programansvarig, två lärare och en student. Studierektor för nät- och distansutbildning informerar Morgan har inbjudit alla nät- och distanslärare till ett möte onsdagen den 10 juni kl i sal C456 för att diskutera följande frågor: Examination på distans- och nätkurser. Gemensamma principer? Antagning till distans- coh nätkurser HT09. Hur administrerar vi detta på bästa sätt? Höstens verksamhet. Önskemål? Förslag? Rapport från fakultetens referensgrupp för karriär- och studievägledning Maria Sjögren rapporterar från referensgruppens arbetsmöte den 2 juni och redovisar den enkät hon skickade ut efter vårt förra möte. Referensgruppen har till uppdrag att se över rollbeskrivningarna för studievägledningen på olika nivåer, kartlägga vem som gör vad och i vilken omfattning och initiera en förnyad diskussion om ramar och ansvar för karriär- och studievägledning på fakulteten och institutionerna. Fakulteten har totalt 26 studievägledare varav 12 finns på vår institution. Endast fem av fakultetens studievägledare har minst 50% studievägledning i sin tjänst. Endast fyra är anställda som studievägledare, övriga har i första hand en annan funktion. Språkinstitutionens särställning vad gäller antal hst och faktiskt antal studenter och hur detta påverkar behovet av studievägledning diskuterades. Fördelningen av studievägledarens arbetsuppgifter mellan fakultet, institution och ämne diskuterades. Det långsiktiga målet är mer ämnesövergripande studievägledning. Vi konstaterade dock att studievägledning på ämnesnivån inte är ofrånkomlig och att Marie som institutionsstudievägledare blir ansvarig för de ämnesövergripande studievägledaruppgifterna. En översyn av ärendehantering inom studievägledningen på vår institution bör genomföras. Nya rollbeskrivningar för lärare och kurskoordinator De rollbeskrivningar som utgör styrdokument för vår verksamhet utarbetades under HT08 av Genomförandegrupp 2, som bestod av sex dåvarande studierektorer, den blivande viceprefekten för utbildning på grund- och avancerad nivå, samt den nye ställföreträdande prefekten som var sammankallande. Dessa rollbeskrivningar är levande dokument och bör

3 nu utvärderas och diskuteras. Vid Grundutbildningsmöte 3 enades vi om att det även borde finnas en rollbeskrivning för lärare och en sådan rollbeskrivning har därför tagits fram som diskussionsunderlag. Tyvärr fanns inte tid till gruppdiskussioner denna gång och Mona uppmanar därför alla att istället läsa diskussionsunderlaget till nästa tillfälle. Observera dock att detta endast är ett första utkast till en rollbeskrivning. I samband med genomgången av den nya rollbeskrivningen för lärare bör även de befintliga rollbeskrivningarna utvärderas och ett tydligare flödesschema göras för alla de ärenden som under ärendets gång hanteras av olika kategorier medarbetare. Rutiner för schemaläggning, lediga studieplatser, studentutskick Vid Grundutbildningsmöte 4 fick Britt-Marie och en grupp ämnessamordnare i uppdrag att ta fram rutiner och en tidsplan för schemaläggning och lärosalsfördelning. Gruppen kom snart fram till att fördelningen av lärosalar måste samordnas hos en enda person och denna person blev Sonja. Varje ämnessamordnare uppmanades att senast 12 maj inkomma med tidsschema och lärosalsbehov till administrationen. Administratörerna samordnar och lägger in salar och schema i TimeEdit. Ämnessamordnarna uppmanas att snarast inkomma med information om de kurser som man har få sökande till och som man därför bör lägga ut på Lediga Studieplatser. Skicka följande information till Annika: Kurskod och anmälningskod Kurstakt i % och om kursen går Dag/kväll/distans/nät Datum för kursstart och sista visningsdatum för annonsen Information om behörighet till kursen och eventuellt övrig information Frågan väcktes om vad ett gemensamt välkomst- och informationsbrev bör innehålla. Alla ämnen ombeds snarast skicka in sina tidigare utskick så att man kan jämföra, anpassa och sammanställa. Frågan diskuteras sedan vidare på det möte med studentexpeditionen som äger rum onsdag 10 juni kl , sal C364. Rutiner för tentamensanmälan, tentamensresultat, slutbetygsrapportering Ämnessamordnarna öppnar upp de kurser som ska ges den aktuella terminen och Gunilla lägger därefter in tentamenstillfällena i Kursportalen. Studenterna ska informeras om att de ska göra alla sina tentamensanmälningar i Kursportalen och Gunilla hämtar anmälningarna till skrivsalstentor där. Vid skrivsalstentor ska ansvarig lärare inlämna tentamensoriginal till Gunilla i god tid (2 veckor) före tentamen. Efter tentamen hämtar läraren snarast tentamen för rättning hos Gunilla. Rättade tentor kan återlämnas till Gunilla för utlämning till studenterna. Rutiner och ansvarsfördelning för tentamen på annan ort och hemtentamen måste utarbetas. Tentamensresultat inlämnas av undervisande lärare till studentexpeditionen. Följande information behövs: Ämne, kurskod, delmomentets benämning, antal hp Provkod Tentamensdatum Studenternas namn, personnummer och tentamensresultat Tentamensresultat bekräftas av läraren genom undertecknad blankett som sänds ut.

4 Slutbetyg inrapporteras och undertecknas av examinator på särskild blankett som sänds ut eller görs på egen blankett. Följande information behövs: Ämne, kurskod, kursens benämning, antal hp Datum för slutbetyg Studenternas namn, personnummer och slutbetyg Rutiner för kompendietryckning, försäljning, prissättning Repro trycker och säljer kompendier. Grundutbildningsmötet önskar snarast information om inlämningsdatum, öppettider för försäljning, förslag på titelsida med den information som krävs för att försäljningen ska fungera, samt information om prissättningen. Administrativa chefen informerar om budgetprognosen Yvonne delade ut prognosen till ämnessamordnarna för kännedom. Den som önskar genomgång av ämnenas ekonomi får gärna boka in ett separat möte med Yvonne. Övriga ärenden Mall för bedömning av uppsatser på grund- och avancerad nivå. Även detta styrdokument bör utvärderas. Diskussion och visst erfarenhetsutbyte. De flesta handledare har ännu inte använt mallen. Ärendet ska tas upp igen till hösten. Nästa Grundutbildningsmöte är onsdag 9 september kl Åtgärdslista: Ämnessamordnarna skickar bokbudgetredovisning till Mona senast 12 juni. Ämnessamordnarna för ämnen med kurser inom ÖXV måste inkomma med antal timmar och lärarnamn till Petra. Mona bildar en grupp för översyn av arbetsuppgifter för studievägledare på institutionsnivå respektive ämnesnivå. Mona bildar en grupp för översyn av de olika rollbeskrivningarna och för att göra tydliga flödesschema för ärendehantering. Alla uppmanas läsa och begrunda utkastet till rollbeskrivning för lärare inför nästa möte. Ämnessamordnare och studievägledare ombeds granska sitt ämne på hemsidorna. Hittar ni konstigheter eller saknar något - hör av er direkt till Annika och/eller till Mona. Ämnessamordnarna uppmanas att inkomma med information till Annika om de kurser som man har få sökande till och som man därför bör lägga ut på Lediga Studieplatser. Ämnessamordnarna uppmanas att inkomma med sina tidigare välkomst- informationsbrev till studentexpeditionen (alternativt ta med till mötet den 10 juni).

5 Mona ber repro inkomma med instruktioner för kompendietryckning och försäljning.