viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå studierektorer ämnessamordnare studievägledare Erasmuskoordinator berörda administratörer

Transkript

1 INSTITUTIONEN FÖR SPRÅK OCH LITTERATURER Grundutbildningsmöte 1 V10 Onsdag 3 februari 2010 kl C454 Sammankallande: Kallade: Inbjudna: viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå studierektorer ämnessamordnare studievägledare Erasmuskoordinator berörda administratörer Närvarande: Mona Arfs, Petra Platen, Morgan Nilsson, Marie Olofsson, David Sandboge, Andreas Nordin, Yuka Gustafsson Okamoto, Ulla Åkerström, Britt-Marie Karlsson, Alvaro Foresti, Christina Thomsen Thörnqvist, Christina Thornell, Maria Sjögren, Hilde Vandeput, Irina Karlssohn, Pernilla Myrne, Solveig Persson, Annika Andersson, Yvonne Söderling Frånvarande: Mats Engberg, Nava Bergman. Minnsesanteckningar: 1. Information och korta meddelanden I december 2009 inlämnades ansökningar om förnyad examensrätt för lärarutbildning i engelska, tyska, franska och spanska samt om medverkan i utbildning i utbildningsvetenskaplig kärna. Dessutom ansökte institutionen om examensrätt för modersmålslärarutbildning i arabiska, bosniska, serbiska, kroatiska, kinesiska och somaliska. I februari blir vi kallade till dialog och därefter lämnas besked om vi får gå vidare med våra ansökningar eller inte. Högskoleverket kommer att utföra kvalitetsutvärdering av utbildningar enligt ett nytt system. Kriterierna är ännu inte beslutade, men kommer sannolikt att vara mer resultatinriktade än tidigare. De kommer bl.a. att fokusera på hur kursplanens lärandemål är formulerade och hur de överensstämmer med kursens innehåll, undervisningsform och examination. Dessutom är utbildningens användbarhet och generisk kompetens viktiga kvalitetskriterier. Före midsommar ska samtliga kursplaner ha granskas och reviderats med särskild hänsyn till de nya kriterierna för att gälla i reviderad form från höstterminen Fakulteten inbjuder till Pedagogiskt forum vid fyra tillfällen (arrangörer är Petra och Christina TT), Anna Nordling inbjuder till extra studierektorsmöten där vi kan inhämta tips och information. På institutionen har vi tänkt oss ett antal workshops där vi diskuterar de kriterier som beslutats och hjälps åt med kursplanerevideringen. I samband med den stora innehållsliga kursplanerevideringen ska vi även uppdatera vissa formuleringar som är nödvändiga för inläsning i GU:s kommande kursplanedatabas. Fakultetsnämnden har uppdragit åt institutionen att se över kursutbudet i några ämnen. Detta strategiska arbete ska genomföras under våren och avrapporteras i maj. Mona har bildat en arbetsgrupp. Rapport ska inlämnas 15 maj. Fakulteten ska under våren ta fram en handlingsplan för utbildning på avancerad nivå. Därefter kan institutionen arbeta vidare utifrån den policyn. Vi har redan börjat med kartlägg-

2 ning och en första utvärdering av våra program och kurser på avancerad nivå. Synpunkter och goda förslag är välkomna. Remisstiden för de reviderade studentreglerna (gröna häftet) blev tyvärr väldigt kort. En synpunkt som framförts, gällde studentkravet på anonymisering av alla typer av tentor. Anonymisering av all examination kan i vissa fall motverka lärandemålen och få negativa effekter på utbildningen i sin helhet. Formuleringen bör därför anpassas därefter. Institutionen har ansökt om förlängt öppethållande för Kursportalen till den 15 september, dvs till efter terminsstarten och vårterminens sista tentor. GUL implementeras naturligtvis samtidigt som planerat. Mona önskar få in utfall av bemanningsplan- och undervisningsplan från alla ämnen senast i slutet av vecka 6, då förhoppningsvis terminen kommit igång och allt är på plats. Mona skickar ut sin senaste version och alla går in på sitt ämne och kollar att det stämmer. Har det blivit ändringar, så ändra med färg i exceldokumentet och skicka tillbaka eller också kan man skriva ut dokumentet och anteckna direkt på bladet. Efter en lång diskussion enades vi om att administrationen ska skicka ut ett tidigt-avbrottbrev via NyA-mailadresser till alla studenter i vecka 6. Senare på terminen när det är tydligt vilka som inte är aktiva studenter, skickas riktade mail eler brev till dem som inte är närvarande och inte tenterat. Institutionen har köpt en rekryteringsannons på Alla ombeds granska utsänt korrektur via län per mail. Texterna är hämtade från vår hemsida. Det är viktigt att alla läser nyhetsbrevet för att få aktuell information. Grundutbildningsmötena alltid äger rum kl den första onsdagen i månaden. Datum för institutionens olika möten finns inlagda på 2. Behov av tittfunktion i Ladok och NyA? Vi kom fram till att alla lärare som vill bör ha tittfunktion i Ladok och att studievägledare bör ha tittfunktion i NyA. Yvonne och Marie fick i uppdrag att inhämta information om detta och formulera ett brev riktat till alla lärare och studievägledare. Mona ska skicka ut. Vi kan även fråga Ladokgruppen (och NyA) om det är möjligt att ordna ett extra utbildningstillfälle. 3. Uppföljning av åtgärdslista (se minnesanteckningar tidigare möten) Önskemål om anslagstavlor: I första hand delar vi på de anslagstavlor som finns. Om de inte räcker till får man kontakta Yvonne. De flesta ämnen önskade en fast del av en anslagstavla där studenterna vet att information om just det ämnet finns. Allmän information kan däremot spridas ut på alla anslagstavlor. 4. Årshjul, planeringsmatris och ärendeflöden Det utsända årshjulet och matrisen är förslag och alla ombeds att noggrant granska utifrån sin roll och sina arbetsuppgifter och inkomma med rättelser och förbättringar. Ligger ärendena rätt i tiden och i förhållande till varandra? Saknas någon återkommande arbetsuppgift? Mona betonar att dessa dokument alltid måste hållas levande och revideras kontinuerligt så snart vi kommer överens om andra bättre rutiner eller vill förtydliga eller komplettera dem.

3 Årshjulet (som är en gul sol och våra arbetsuppgifter är solstrålar) är en översikt av vad som händer under året. Matrisen är en mer detaljerad verksamhetsplan där man kan utläsa vad, vem, när och under flikarna längst ner även hur. Dessa flikar ska fyllas med instruktioner och rutiner från processgenomgångarna (se punkt 5 nedan) 5. Lägesrapport för processgenomgång av olika ärenden i planeringsmatrisen Grundutbildningsgruppen och administratörerna har gemensamt påbörjat arbetet med processgenomgångar för olika ärenden och med att lägga in regelbundet återkommande arbetsuppgifter i årshjul och planeringsmatris. Vissa ärenden är mer långsiktiga och vissa mer inriktade på regelbundet återkommande arbetsuppgifter som bör samordnas mellan rollerna. Grupperna uppmanas kontakta och involvera de kollegor vars kunskap och erfarenhet man anser vara relevant för en bra processgenomgång i ärendet i fråga. Den medarbetare som känner sig berörd i ett visst ärende och vill påverka ombeds höra av sig till gruppen för att framföra sina synpunkter. I vissa av processgenomgångarna bör man vid något tillfälle involvera studentrepresentant. Processgenomgången innebär att vi i grupper med berörda medarbetare diskuterar igenom vem/vilka som ska göra vad, när och hur och a) skriver en processbeskrivning/arbetsflöde/rutiner i punktform för ärendet i fråga b kommenterar hur processbeskrivningen eventuellt påverkar rollbeskrivningarna c) lägger in i årshjulet och planeringsmatrisen Följande grupper har tillsatts (eller håller på att tillsättas): 1. Bemanningsplan (bemannings- och utbildningsplanering, kursbudgetar, budgetprognos) (Mona, Yvonne, Gunhild, Ken, studierektorerna) Nulägesrapport: Ett förslag finns under fliken 'bemanningsplan' i planeringsmatrisen. Alla ombeds inkomma med synpunkter! Klart: Nu (om inga synpunkter inkommer). 2. Kursplaner (nya och reviderade, beredning, beslut, fastställande, kursplanedatabas) (Mona, Petra, ämnessamordnare, lärare, beredningsgrupp för grundutbildning) Nulägesrapport: Arbetet förbereds och uppgiften diskuteras på Pedagogiskt forum, studierektorsmöten, lärarmöten och genomförs praktiskt i olika grupper och workshops. Klart: 20 juni 3. Avancerad nivå (kartläggning kurser och program, utveckling, samverkansmöjligheter) (Mona, Petra, Ken, lärare på avancerad nivå alla ämnen, doktorandhandledare) Nulägesrapport: Avvaktar handlingsplan och policy från fakulteten. Arbetet förbereds genom kartläggning av alla kurser och program och genom insamling av kursplaner. Nästa lägesrapport: 2 juni (grundutbildningsmöte) 4. Examensarbeten (utvärdering av mall för uppsatser, medbedömning) (Andrea, Antoaneta, (Britt-Marie), Eva, Marcus, Nadja, Sigrid, Tetz, Noriko, Enrico) Nulägesrapport: Gruppen har haft ett möte och har nästa den 12/2. Man bör även titta på HSV:s kvalitetskriterier. Klart: 2 juni 5. Arkivering av examensarbeten (Marie, Michael, Andrea, lärare på fördjupnings- och avancerad nivå) Nulägesrapport: Arbetet bör startas snart så att rutinerna finns klara för denna terminen. Klart: 30 mars

4 6. Kursvärdering (benchmarkingprojekt på GU) (Mona, Petra, Marie, David, Christina TT, Linn Raninen) Nulägesrapport: Mona, Petra, Marie och Linn deltar i GU:s benchmarkingprojekt som avslutas i maj och som ska leda till gemensamma kursvärderingsrutiner. Klart: 20 maj 7. Erasmus (översyn avtalen, rutiner för in- och utresande, information, mottagandet) (David, Mona, Solveig, studievägledare. ämnessamordnare, övriga Erasmuskoordinatorer på fakulteten) Nulägesrapport: Möte med fakultetens Erasmus-koordinatorer den 22 februari. Första steget är att skapa bra och tydliga rutiner både för in- och utresande studenter och för alla medarbetare på institutionen. Steg 1 klart: 1 april 8. Kursportal och GUL (information inför övergång, behov av utbildning, tidsplan) (Morgan, Annika, nätlärare, ämnessamordnare) Nulägesrapport: Första rapporten inlämnad. Nästa steg är att skriva tydliga rutiner för övergången från Kursportal till GUL. Därefter arbetar gruppen vidare med GUL Steg 1 klart: 1 april 9. Gubas (information i kurskatalog, tilläggsblad, webb, lediga studieplatser, antagningstal) (Petra, Mona, Annika, Marie, ämnessamordnare, lärare) Nulägesrapport: Petra sammankallar gruppen under våren för sammanställning av alla externa deadlines och utifrån dem ta fram rutiner för hur vi ska fördela arbetet här. Klart: 20 juni 10. Intyg, tillgodoräknanden och behörighetskontroll (regelverk och gemensamma rutiner) (Marie, samtliga ämnesstudievägledare) Nulägesrapport: Rutinerna bör finnas när många ansökningar kommer in runt 15 april. 11. Registrering (anmälan, välkomstbrev, deltagarlistor, efteretablering, avregistrering) (Solveig, Lena, Morgan, Petra, ämnessamordnare, lärare, studievägledare, student) Nulägesrapport: Viktigt att ta in olika perspektiv på vad som är bäst för alla berörda parter inklusive studenterna. Här är en tydlig tidsplan viktig med info om vem som gör vad. 12. Schemaläggning och salsbokning (regelverk och gemensamma rutiner) (Michael, Lena, studierektorer, ämnessamordnare) Nulägesrapport: Viktigt att ta in olika perspektiv på vad som är bäst för alla berörda parter. Ämnessamordnarna bör samordna ämnets särskilda pedagogiska eller personella behov. Rutinerna bör finnas färdiga i god tid före nästa schemaläggningsomgång. 13. Tentamenshantering (skrivsal, distanstentor, resttentor, betygsrapportering, utlämning) (Gunilla, Sonja, ämnessamordnare, lärare, studievägledare) Nulägesrapport: Viktigt att ta in olika perspektiv på vad som är bäst för alla berörda parter. Rutinerna för finnas färdiga i god tid inför schemaläggningen för hösten. Särskilt hänsyn måste tas vid planeringen av tentor so ligger i december eftersom de måste hinna rättas och inrapporteras före 13 januari.

5 14. Resebeställningar, bokningar, inköp (regelverk och gemensamma rutiner) (Nicole, Michael, Yvonne, lärare, forskare) Nulägesrapport: Uppdatering av befintliga instruktioner. Nya regler på gång. Klart: 15 mars 15. Institutionsbiblioteken (rutiner för inköp, registrering och avskrivning) (Michael, Yvonne. lärare, forskare) Nulägesrapport: De flesta institutionsbiblioteken är 'rena katastrofen'. För att kunna åtgärda detta krävs ekonomiska och personella resurser. Första steget är att Mona och Yvonne tar med frågan till ledningsgruppen. Arbetsgruppen spånar på rutiner för hur biblioteken ska hanteras i framtiden. Steg 1 klart: 15 mars 6. Övriga ärenden Nästa möte är 3 mars kl Åtgärdslista: Studievägledarna/ämnessamordnarna granskar omgående utsänd korrekturlänk till vår an nons på Synpunkter skickas till Mona. Mona skickar ut bemannings- och undervisningsplan för vt-10. Ämnessamordnarna kontrollerar sitt ämne och meddelar ändringar senast 12 februari. Administrationen skickar ut ett allmänt tidigt-avbrott-brev til alla studenter under v. 6. Längre fram på terminen när det är tydligt vilka studenter som inte är närvarande och inte tentar skickas riktade brev till dessa. Yvonne och Marie hämtar information om tittfunktion i Ladok och NyA och formulera ett brev om Ladok riktat till alla lärare och ett om NyA riktat till studievägledare. Mona skickar ut. När vi fått in intresseanmälan kontaktas Ladokgruppen (och NyA) om möjlighet att ordna ett extra utbildningstillfälle. Ämnessamordnarna ombeds ombesörja att ämnets kursplaner läggs in i GUL. Morgan upp rättar mapp för detta. Alla processgruppssammankallande kallar sina grupper (enligt punkt 5) Mona och Yvonne tar upp biblioteken på kommande ledningsgruppsmöte.