Quantum View Manage Användarhandledning

Transkript

1 Quantum View Manage Användarhandledning Augusti 2007 Copyright 2007 United Parcel Service of America, Inc. UPS, märket UPS och den bruna färgen är varumärken som tillhör United Parcel Service of America, Inc. Med ensamrätt.

2 Innehåll Innehåll Översikt Inledning Systemkrav Registrering Logga in Inställningar Navigering Vyer Outbound (utgående) Inbound (inkommande) Faktureringsalternativ Importer Sändningsdetaljer Filter Filtrera sändning enligt Applicera ett filter Hämta Hämta och spara information E-post Skicka sändningsinformation via e-post Anpassade vyer Skapa en anpassad vy Ändra eller radera en anpassad vy Söka Söka efter en viss sändning eller. ett antal sändningar Ställa in aviseringar Ställ in aviseringar Felmeddelande Importer Detaljer om importsändning Information om importfaktura Information om importvaror Anpassade vyer av import Importresurser Onlinedokumentbilder. Försändelsebilder Onlinedokumentbilder. Importörkontos bilder Beställ CD-ROM Ladda upp produktkatalog Kontakta förtullning Skicka fax till UPS förtullning Förbättrad vy av inkommande sändningar och...förbättrade funktioner i vyn av faktureringsalternativ speciellt för importörer Teknisk support Ordlista

3 Översikt Quantum View Manage Användarhandledning Översikt Inledning Quantum View är en portfölj med insynstjänster som är avsedda att tillhandahålla statusinformation om sändningar. Denna insyn gör det möjligt för dig att förbättra praktiskt taget varje funktion in din verksamhet kundtjänst, försäljning, kundreskontra, lagerhållning osv. Quantum View Manage: Quantum View Manage är en internet-baserad tilllämpning som låter flera användare inom din organisation se, ladda ner och dela uppdaterad information om din UPS-sändningsstatus snabbt och smidigt från varje dator ansluten till internet. Quantum View Manage. är tillgängligt kostnadsfritt. Quantum View Manage-tjänsten erbjuds i följande länder: Australien, Belgien, Brasilien, Danmark, Filippinerna, Finland, Frankrike, Hongkong, Indien, Irland, Italien, Japan, Kanada, Kina, Malaysia,. Mexiko, Nederländerna, Norge, Polen, Portugal, Puerto Rico, Schweiz, Singapore, Spanien,. Storbritannien, Sverige, Sydkorea, Taiwan,. Thailand, Tyskland, USA och Österrike. Quantum View Data: Quantum View Data passar utmärkt för verksamheter som vill integrera spårningsinformation i interna program och databaser. Information om dina inkommande och utgående sändningar uppdateras varje timme. Filer är tillgängliga i populära format som t.ex. CSV, flat fil eller XML för lätt import. Quantum View Data-tjänsten erbjuds i följande länder: Belgien, Frankrike, Irland, Italien, Kanada, Nederländerna, Spanien, Storbritannien, Sverige, Tyskland och USA. Quantum View Notify : Quantum View Notify kan användas av vem som helst som använder ett automatiskt UPS-sändningssystem eller ett motsvarande kompatibelt system. Denna proaktiva e-posttjänst låter dig skicka och ta emot kritiska sändningsuppdateringar från UPS. Användarhandledningen för Quantum View Manage är en smidig steg-för-steg-referens som hjälper dig administrera din verksamhet mer effektivt. Viktigt: All information inom Quantum View Manage är konfidentiell och sekretessbelagd och tillhör UPS. Detta innebär att den administratör för Quantum View Manage för vilken du begär åtkomst, måste vara anställd på företaget (eller dess dotterbolag).

4 Översikt Systemkrav För att få tillgång till Quantum View Manage måste. du ha en dator uppkopplad till internet. Quantum View Manage är kompatibel med Netscape Navigator version 4.7 till 6.2 och Microsoft Internet Explorer version 4.0 med Service Pack 2 (Active X aktiverat) och högre. Registrering Du måste utnämna en företagsadministratör för Quantum View-programmet. Din företagsadministratör kan sedan kommunicera med UPS-kontaktpersonen för hjälp med att ställa in och underhålla. ditt konto. Företagsadministratören kommer att få tillgång till. alla UPS-kundnummer och -platser som tillhandhölls representanten för ditt företag vid registreringen. Quantum View-användare får endast tillgång till. de kundnummer och -platser som de tilldelades av företagsadministratören. För att lägga till ytterligare UPS-kundnummer och -platser inom Quantum View Manage, bör företagsadministratören kontakta UPSkontaktpersonen för assistans. Logga in Efter enrolleringen får företagsadministratören två skilda e-postmeddelanden med en länk till Quantum View Manage: Det första innehåller ditt användar-id Det andra ger dig ett tillfälligt lösenord Varje ny användare som företagsadministratören lägger till kommer även att automatiskt få två e-postmeddelanden från administrationssystemet för Quantum View Manage. Administrationshandboken för Quantum View Manage och Data för ytterligare information. Om du glömt ditt lösenord ska du klicka på Glömt användar-id eller lösenord på inloggningssidan för Quantum View. Du får sedan ett tillfälligt lösenord via din registrerade e-postadress. När du loggar in den första gången ska du klicka längst ner på välkomstsidan för att göra dina inställningar. Inställningar Genom att göra inställningar kan du se din information. i ett visst format var gång du loggar in. Du kan välja en av standardvyerna eller skapa en anpassad vy som din standardinställning. Anpassade vyer diskuteras senare. i handledningen. Du kan även ändra hur många dagars information du vill se i vyerna Outbound, Inbound, Faktureringsalternativ och Importer. Du kan definiera upp till 45 dagar. Innan du ändrar dina inställningar kommer systemets standardinställning att vara sju dagar. Det är viktigt att du ställer in din tidszon. Din inställning av tidszon i rullmenyn bestämmer när dina planerade e-postmeddelanden skickas till dig. OBS! När du loggar in för första gången måste du ge ditt samtycke till UPS villkor för Quantum View och Min UPS. Detta skapar ett enda id och lösenord för både Quantum View och UPS.com. Du uppmanas sedan att ändra. ditt tillfälliga lösenord den första gången du loggar in. Kom ihåg: Både användar-id och lösenord är skiftkänsliga. Efter flera misslyckade inloggningsförsök låses ditt ID under en 20 minuter lång period.

5 Översikt Quantum View Manage Användarhandledning Navigering Quantum View Manage finns under sökningsfliken i UPS.com. Navigeringsfunktionen för var och en av vyerna (Outbound, Inbound, Faktureringsalternativ och Importer) finns i den gula menyn till vänster på sidan. För att visa dina sändningar av typ Outbound, Inbound, Faktureringsalternativ och Importsändningar ska du klicka på lämplig länk i navigeringsfältet till vänster. Var och en av dessa vyer har länkar till Anpassad vy och Meddelanden (mer information om dessa funktioner visas nedan). Observera att Importvyn innehåller länkar till Anpassade vyer, Importresurser och Meddelanden. Du finner även länkar för inställningar och sökning i navigeringsfältet till vänster. För mer detaljerad information om dessa funktioner, se sid. 18. Du har även snabb tillgång till ett omfattande hjälpavsnitt. Du kan navigera till andra delar av UPS.com när som helst med hjälp av knapparna och flikarna på sidans övre del. Vi uppmanar dig att lägga Quantum View Manage. till din webbläsares Favoriter (Internet Explorer). eller Bokmärken (Netscape Navigator) för att kunna navigera till och snabbt hitta inloggningssidan för Quantum View Manage.

6 Vyer Vyer Quantum View Manage har fyra standardvyer. för sändningsdata: Outbound (utgående) Inbound (inkommande) Faktureringsalternativ Importer Tips: Om de artiklar som är länkade (visas i blått och understreckade) på sidan kan du se ytterligare sändningsdetaljer. Även om varje vy har sina särdrag, som beskrivs nedan, är den grundläggande layouten mycket liknande för alla. För Outbound, Inbound och Faktureringsalternativ finns det detaljerad transportinformation på sändningsnivå. I vyn Importer ges detaljerad införtullningsinformation på sändningsnivå. Varje sida visar följande: Visa datumintervall datumintervall för sändningar baserat på användarens inställningar Dagar tillgängliga att visas antal dagar under vilka sändningshistorik är tillgänglig Senaste uppdatering tid och datum när vyn. uppdaterades sist Välj filter filterfunktion så att du kan söka efter vissa sändningar (närmare detaljer nedan) Översiktsvy antalet sändningar du har i systemet enligt UPS-konto inom det visade datumintervallet.

7 Vyer Outbound (utgående) Outbound ger en sammanfattning av alla sändningar som visas på ditt konto under en period på 45 kalenderdagar och en sammanfattning av alla frakter som mottagits under en 45-dagars period. Historiska fraktinformation sparas i upp till 120 kalenderdagar. I Outbound-sammanfattningen visas antalet sändningar enligt UPS-konto och sedan enligt leveransstatus, exempelvis: Manifest/Annullera paket som inte registrerats. i UPS nätverk I transit sändningar inom UPS nätverk Ute för leverans paketet har levererats till sin sista anhalt Undantag paket som väntar på förtydligande innan de kan levereras Levererad paketet har nått sin slutliga destination Totalt det totala antalet försändelser i ovanstående kategorier enligt kontonummer och status För ytterligare information om alla dina sändningar ska du trycka på knappen Hämta detaljer g.. En lista över all sändningar i systemet enligt sändningsnummer visas och inkluderar följande element: Sändningsnummer/referensnummer för försändelsen 1 Paketvikt/-status Manifestdatum/planerat leveransdatum UPS-service Skicka till Namn/Ort/Delstat/Provins/Land Undantagsbeskrivning (om tillgängligt) Undantagsåtgärd (om tillgängligt) Men den mest kraftfulla funktionen i Quantum View Manage är förmågan att filtrera (fördjupa) information om vissa sändningar enligt dina egna kriterier. Du kan filtrera utgående paket enligt följande: UPS-konto Paketstatus Undantagsbeskrivning Manifestdatum Dagsbestämd leverans Leveransdatum UPS-service Typ av sändningskostnad Annan sändningsinformation För närmare information om filtrering gå till sid. 12. OBS! Om du klickar på Sändningsnummer, som är länkat, kan du dessutom se närmare detaljer om ditt paket, inklusive sändningsförlopp. Om din försändelsevolym överskrider gränsen för vad som kan visas, kan du begränsa sökningen genom att filtrera eller välja en länk. i avsnittet Översikt.

8 Vyer Inbound (inkommande) I Inbound sammanfattas de försändelser som skickats ut av dina återförsäljare eller leverantörer och där du listas som mottagare. Sändningarna kan visas enligt schemalagt leveransdatum och kan bestå av sju framtida och upp till 45 historiska datum. Detta inkluderar inte söndagar eftersom UPS inte levererar på söndagar. Historisk information är tillgänglig under 45 kalenderdagar för paket och 120 kalenderdagar för frakt. I Inbound-sammanfattningen visas det totala antalet sändningar enligt plats och sedan enligt leveransdatum. För ytterligare information om alla dina sändningar ska du trycka på knappen Hämta detaljer g. En lista över alla sändningar i systemet enligt sändningsnummer visas och inkluderar följande element: Sändningsnummer/referensnummer för försändelsen 1 Paketvikt/-status Manifestdatum/schemalagt leveransdatum UPS-service Avsändarens Namn/Ort/Delstat/Provins/Land Undantagsbeskrivning (om tillämpligt) Undantagsåtgärd (om tillämpligt) Men den mest kraftfulla funktionen i Quantum View Manage är förmågan att filtrera (fördjupa) information om vissa sändningar enligt dina egna kriterier.. Du kan filtrera inkommande paket enligt följande: Plats-ID Paketstatus Undantagsbeskrivning Dagsbestämd leverans Leveransdatum UPS-service Annan sändningsinformation OBS! Genom att klicka på en platslänk i sammanfattningen, kan du granska inkommande försändelser som redan levererats till gällande plats. Om din försändelsevolym överskrider gränsen för vad som kan visas, kan du begränsa sökningen genom att filtrera eller välja en länk. i avsnittet Översikt. För närmare information om filtrering gå till sid. 12.

9 Vyer Faktureringsalternativ Faktureringsalternativ ger en översikt av sändningar som skickas av andra för din räkning och debiteras ditt UPS-konto. Sändningarna som visas är sådana som har manifesterats till UPS inom de senaste 45 kalenderdagarna. Historisk fraktinformation sparas i upp till 120 kalenderdagar. OBS! Om din försändelsevolym överskrider gränsen för vad som kan visas, kan du begränsa sökningen genom att filtrera eller välja en länk i avsnittet Översikt. I översikten över faktureringsalternativ visas det totala antalet försändelser enligt Fakturera till UPS-konto och därefter enligt följande: Tredjepart Mottagarfrakt (Freight Collect) Fakturera mottagare (endast USA) Totalt antal försändelser För ytterligare information om alla dina sändningar kan du trycka på knappen Hämta detaljer. En lista över alla sändningar i systemet enligt sändningsnummer visas och inkluderar följande element: Sändningsnummer/referensnummer för försändelsen 1 Paketvikt/-status Manifestdatum/planerat leveransdatum UPS-service Avsändarens Namn/Ort/Delstat/Provins/Land Skicka till Namn/Ort/Delstat/Provins/Land Visa bilder (om importprivilegier har tilldelats) Undantagsbeskrivning (om tillämpligt) Undantagsåtgärd (om tillämpligt) Men den mest kraftfulla funktionen i Quantum View Manage är förmågan att filtrera (fördjupa) information om vissa sändningar enligt dina egna kriterier. Du kan filtrera dina försändelser i klassen Faktureringsalternativ enligt följande: UPS-konto Paketstatus Undantagsbeskrivning Manifestdatum Dagsbestämd leverans Leveransdatum UPS-service Typ av sändningskostnad Annan sändningsinformation För närmare information om filtrering gå till sid. 12.

10 Vyer Importer Ger dig tillgång till 365 dagar med förtullningsinformation, inklusive detaljer om sändningar, fakturering och gods. Denna information är tillgänglig max 45 dagar åt gången. Notera att denna vy är annorlunda eftersom den upptar information på sändningsnivå. i stället för på paketnivå. Du kan se importfrakter från ytterligare länder för vilka du är auktoriserad genom att använda rullmenyn för importländer. I översikten över importsändningar visas det totala antalet försändelser enligt UPS-importkundnummer och därefter enligt följande: Antal sändningar Transportkostnader Totala tullavgifter Totala skatter Totala avgifter För fler detaljer om alla dina sändningar, inkluderar standardvyn Importdetaljer följt av följande element: Kontonummer för UPS Importer Postdatum Söka sändningsnummer Tullkontrollnummer Bilder Exportland Avsändarens namn Tullposttyp Transportkostnader Totala tullavgifter Totala skatter Totala avgifter Men den mest kraftfulla funktionen i Quantum View Manage är förmågan att filtrera (fördjupa) information om vissa sändningar enligt dina egna kriterier. Du kan filtrera dina importer enligt följande dataelement: Kontonummer för UPS Importer Tulltyp Servicenivå Faktureringsvillkor Tullklareringstyp Exportland OBS! Standardvärdena för visade datumintervall för Från och Till är vad som för tillfället visas. Detta datumintervall kan justeras för att representera vilket som helst av tillgängliga historiska datum. Justera datumintervallet till önskat område och välj Gå för att uppdatera den visade informationen. Förtullningsinformation visas endast för sändningar som behandlats av UPS förtullningstjänst. För närmare information om filtrering gå till sid. 12. För mer detaljerade anvisningar. om Quantum View-importer,. gå till sid

11 Sändningsdetaljer Sändningsdetaljer Nedan följer anvisningar om informationen i detaljtabellen för vyerna Outbound, Inbound och Faktureringsalternativ. OBS! Leveransbesked är endast tillgängligt efter att försändelsen har levererats. Detaljtabellen för Importer är en aning annorlunda. För detaljerade instruktioner ska du gå till importavsnittet på sid. 21. Informationen om sändningsdetaljer kan ses genom att man klickar på länken Sökning inom en vy. Denna vy har över 80 olika informationselement, vilka kan laddas ner eller skickas via e-post för historikändamål (mer om detta nedan). Under Sändningsdetalj kan du välja Visa paketets händelser. Detta låter dig se hur din försändelse har gått genom UPS system. För att se: Klicka på länken Visa paketets händelser Sändningsrutten läggs till längst ner på sidan I vyn sändningsförlopp kan du få leveransbesked (Proof of Delivery POD). För att se: Följ instruktionerna för Visa paketets händelser (höger) Klicka på länken Leveransbesked Ett fönster öppnas om det finns information tillgänglig För att skriva ut denna information, ska du välja Arkiv från toppmenyn 11

12 Filter Filter Filter är tillgängliga i alla vyer (Outbound, Inbound, Faktureringsalternativ och Importer). Vi diskuterade kriterierna för filteralternativ tillgängliga för varje. vy i avsnittet Vyer på sid Filtrera sändning enligt 1. Välj filtret från rullmenyn under Välj filter och välj Starta här. OBS! Alla filtervärden framställs dynamiskt utgående från aktuell information. Du ser endast information som verkligen gäller dina aktuella försändelser i UPS-systemet. Medan du förfinar de visade resultaten spåras din navigering genom en filtersökväg. Inom varje vy är filtersökvägen tillgänglig. Filtersökvägen visar aktiva länkar och hur de visade resultaten har filtrerats och låter dig navigera bakåt. Applicera ett filter 1. Välj filtertyp i rullmenyn Välj filter i huvudvyn. 2. Välj Starta här g. 3. Välj de filtervärden du önskar inkludera i din vy. Enligt standardinställningen kan alla alternativ ses, med knapparna Välj alla och Ta bort alla allra högst upp på listan. När du väljer ett filter har du möjlighet att välja bort ett alternativ för att justera din vy. Du kommer endast att se filtervärden som gäller din aktuella information. 4. Välj Uppdatera g. När ett filter har valts, uppdateras filtersökvägen till höger om Starta här g -knappen så att alla tillämpade filter visas. Upprepa processen för att lägga till ytterligare filter. 12

13 Hämta Hämta Du kan hämta och spara information från alla vyer (Outbound, Inbound, Faktureringsalternativ och Importer). Tips: Du kanske vill installera en mapp på din hårddisk för att spara framtida nerladdningar. Hämta och spara information 1. Välj länken Ladda ned under rutan Detaljer. 2. Välj Spara i rutan Filhämtning. 3. Välj en plats där du vill spara CSV-filen på datorn. 4. Spara filen med dess standardnamn eller filnamn. du valt. Filnamnet visas automatiskt under vynamnet och aktuellt datum (MMDDÅÅ). Dataelementen i CSV-filen organiseras så att de är konsekventa med din vy. 13

14 E-post E-post Du kan skicka information med e-post från alla vyer (Outbound, Inbound, Faktureringsalternativ och Importer). E-postlänken finns intill Hämta-länken. i Detaljrutan. Skicka sändningsinformation via e-post 1. Välj e-postlänken i detaljrutan. 2. Du kan inkludera upp till 20 försändelser i din e-..post från sidan med sändningsdetaljer för e-post. 3. Välj Fortsätt g. Tips: Innan du skickar e-post ska du utföra all önskad filtrering. På detta sätt minskas e-postlistan över sändningar i stor omfattning. Viktigt: Leveransbesked, inklusive underskrift, kan inte skickas via e-post. På nästa sida kan du: Fylla i upp till tre e-postmottagare. Välj språk för varje adress Skriva in ett meddelande på upp till 150 tecken..ange om du önskar meddelas om ett fel uppstår. vid leveransen av e-posten E-posten skickas från ett UPS-e-postkonto och innehåller de dataelement som finns på den sida du önskar skicka via e-post. Alternativt kan du skicka ett e-postmeddelande om en viss försändelse. På sidan med sändningsdetaljer ska du välja e-postlänken högst uppe på sidan. 14

15 Anpassade vyer Anpassade vyer Nedan följer anvisningar till hur man skapar anpassade vyer i detaljtabellen för vyerna Outbound, Inbound och Faktureringsalternativ. De anpassade vyerna för Importer är en aning annorlunda. För detaljerade instruktioner ska du gå till importavsnittet på sid. 21. Skapa en anpassad vy Med anpassade vyer kan du skapa skräddarsydda vyer/ rapporter med de specifika sändningselement du väljer, som sedan kan sparas och utnyttjas när som helst. 1. Välj den vy du önskar anpassa Outbound,... Inbound, Faktureringsalternativ genom att klicka på navigeringsstapeln till vänster. 2. Välj Visa anpassade inställningar. 3. Välj Skapa ny anpassad vy. 4. Välj kriterierna för den typ av sändningar. du önskar visa...använd rullmenyn för att ändra information. till enskilda alternativ. Om flera alternativ krävs inom ett kriterium,... ska du klicka på länken med den blå nedpilen f. 5. För att spara din vy för framtida burk, namnge vyn. 6. För att visa de sändningar du valde med standard dataelement (som visas i Detaljtabellen), ska du välja Definiera Detaljer. (forts.) 15

16 Anpassade vyer 7...Välj de sändningselement du önskar se i din vy genom att flytta dem till höger sida med knappen. Lägg till g. Avlägsna alla sändningselement du inte önskar se in din anpassade vy genom att flytta dem till vänster sida med knappen s Ta bort. 8...Visa din anpassade vy i fältet Förhandsgranska längst ner på sidan. 9. Välj Avsluta g Resultaten från din anpassade vy med översiktsoch detaljtabeller visas. För att se de kriterier som användes för att skapa din anpassade vy ska du klicka på Visa kriterier. För att ändra, klicka på Ändra kriterier. OBS! Dina kolumner kommer att visas. i samma ordningsföljd som för elementen som inkluderas i fältet. Du kan ändra ordningsföljden med hjälp av Gå upp och Gå ner. Du kan se hur din vy ser ut med hjälp av fältet förhandsgranskning under elementlistan. Sändningsnumret är det enda dataelementet som låter dig se sändningsdetaljer och vi föreslår därför att du ALLTID visar det. i din vy. 16

17 Anpassade vyer Ändra eller radera en anpassad vy Välj en lämplig vy och välj sedan Visa anpassade inställningar i navigeringsstapeln till vänster. Välj Ändra eller Ta bort intill namnet Visa anpassade inställningar. Ett hjälpavsnitt finns i ett separat popup-fönster och kan väljas genom Hjälp-länken som finns högst uppe till höger i fältet Anpassade vyer på sidan Visa anpassade inställningar. Hjälp-avsnittet beskriver följande: Hur du ändrar en existerande anpassad vy Hur du raderar en anpassad vy Hur du växlar din anpassade vy 17

18 Söka Söka Du kan leta efter en viss sändning eller en grupp av sändningar enligt informationselement om du inte vet sändningsnumret. Denna funktion är tillgänglig i alla vyer (Outbound, Inbound, Faktureringsalternativ och Importer). Söka efter en viss sändning eller ett antal sändningar 1. Välj Sök. 2. Ange vilken vy du vill söka med hjälp av rullmenyn. 3. Ange Sök enligt med hjälp av rullmenyn.. OBS! Kriteriet är en aning olika för varje vy. 4. Välj kvalificerarvärde Inleds med, Innehåller eller Samma som. 5. Skriv in värdet som ska sökas. Värdena motsvarar de kriterietyper du valde i avsnittet Sök enligt i steg Välj Sök g. 18

19 Ställa in aviseringar Ställa in aviseringar Du meddelas proaktivt via e-post att ditt eller dina paket har ett undantag eller aviseras bekräftelse. Aviseringarna skickas enligt UPS-konto, -plats, -service och -undantagstyp (i tillämpliga fall). Varje vy (Outbound, Inbound, Faktureringsalternativ och Importer) har sina egna aviseringstyper som kan ställas in. Nedan förklaras varje typ och en sammanfattning. i diagramform visas med vilka som är tillgängliga. i varje vy. Undantagsavisering: Du får en avisering om undantag varje gång det inträffar ett undantag som ändrar det planerade leveransdatumet för ett paket. Undantagstyperna inkluderar skador, försök att leverera, paket som hålls kvar, felaktig/ofullständig information, förbjuden/ begränsad frakt, returförsändelser, serviceavbrott. och väderdröjsmål/nödsituationer. Avisering om registrerad sändning: Du kommer att få en avisering om registrerad sändning när din importsändning registrerats hos de statliga tullmyndigheterna. Avisering om släppt sändning: Du kommer att få en avisering om släppt sändning när din importsändning släppts för leverans av de statliga tullmyndigheterna. Bekräftelseavisering gällande leverans: Välj ett planerat aviseringstillfälle varje dag och, under den perioden, kommer du att få en avisering om alla paket som levererats de senaste 24 timmarna. Avisering om undantag vid tullhantering: Du får en avisering varje gång det inträffar ett undantag som ändrar det planerade leveransdatumet för ett paket som genomgått tullbehandling. Avisering om lösning av undantag: Du får en avisering när undantaget för tullhantering har lösts. Avisering av tullavgifter: Du kommer att få en avisering om tullavgifter när betalningen av tullavgifterna för dina importsändningar planerats för UPS. *Kräver auktorisering för att se Importer. Outbound Inbound Faktureringsalternativ Sändningsavisering X X X Registrerad sändning X X Sändning släppt X X Leveransbekräftelse X X Undantag vid tullhantering* X X Avisering om lösning av undantag för tullhantering* Avisering av tullavgifter* X X OBS! Vid val av alla aviseringar kan. upp till tre mottagare få varje typ av avisering. Importer X 19

20 Ställa in aviseringar Ställ in aviseringar 1. Välj Visa (Outbound, Inbound, Faktureringsalternativ eller Importer) från fältet till vänster. 2. Välj Välj aviseringar. 3. Välj Ändra för att skapa en aviseringsprofil för den aviseringstyp du önskar. 4. Välj tillämpliga filter för att försäkra att du endast får de aviseringar som är viktigast för dig. 5. Skriv in mottagarens e-postadress, välj språk och klicka på Bekräfta g. 6. Klicka på Uppdatera g. OBS! Vid val av alla aviseringar kan. upp till tre mottagare få varje typ av avisering. Felmeddelande Enligt sin standardinställning meddelar Quantum View Manage dig om ett problem uppstår med en av mottagarnas e-postadress genom ett felmeddelande. Om du inte vill meddelas om ett problem med en mottagares e-postadress, ska du välja bort rutan intill Skicka meddelande om e-postadressen misslyckas. 20

21 Importer Quantum View Manage Användarhandledning Importer Detaljer om importsändning Du kan se Detaljer om importsändning genom att klicka på länken Huvudsändningsnummer. I denna vy visas upp till 69 element på sändningsnivå som preciserar involverade parter, kontrollnummer, uppskattade transportavgifter och sändningspunkter. På denna sida finns det flera länkar som ger dig mer sändningsdetaljer, bilder och kontaktinformation. Klicka på länkarna för att se följande: Visa fakturadetaljer Se sid. 22 för detaljer. Visa godsdetaljer Se sid. 23 för detaljer. Visa bilder Du kan se bilder förknippade med den valda försändelsen genom att klicka på länken Visa bilder. Skicka e-post till tulladministration Du kan kontakta UPS förtullningstjänst avseende den visade sändningen via e-post, eller du skicka informationen via e-post till tredje part. (Se sid. 34 för närmare detaljer.) Du kan se detaljerad fakturerings- eller godsinformation förknippad med denna sändning genom att välja önskad länk. Du får tillgång till dokumentbilder i samband med denna sändning genom att välja Visa bilder. Kontakta UPS förtullningsrepresentanter om du har frågor om försändelsen, eller meddela tredje part om denna försändelse genom att välja Skicka information med e-post till annan part. Se sid. 34 för mer information om denna funktion. 21

22 Importer Information om importfaktura På sidan Detaljer om importfaktura visas upp till 18 element på fakturanivå med information som uppgivits av avsändaren, inklusive inköpsorderinnehåll och artikelbeskrivningar. Visa: Klicka på länken Visa fakturadetaljer. Visa bilder: Klicka på Visa bilder för att se dokumentbilder avseende denna försändelse. Skicka e-post:..klicka på Skicka e-post till tulladministration om. du har frågor om denna försändelse...eller för att meddela tredje part om denna försändelse, klicka på Skicka information med e-post till annan part. Du kan få tillgång till detaljerad försändelse- och godsinformation avseende denna försändelse genom att välja önskad länk. Du får tillgång till dokumentbilder i samband med denna sändning genom att välja Visa bilder. Kontakta UPS förtullningsrepresentanter om du har frågor om försändelsen, eller meddela tredje part om denna försändelse genom att välja Skicka information med e-post till annan part. Se sid. 34 för mer information om denna funktion. Det finns en fullständig lista med definitioner av elementen på fakturanivå i Hjälp-avsnittet online. 22

23 Importer Information om importvaror På sidan Detaljer om importvara visas upp till 38 element på godsnivå, som anger de klassifikationer som används för försändelsens varor, inklusive tullkoder, kvantitetsbeskrivningar, tullinformation, skatteinformation och avgiftsinformation. Visa: Klicka på länken Visa varudetaljer. Du kan få tillgång till detaljerad försändelse- och godsinformation avseende denna försändelse genom att välja önskad länk. Du får tillgång till dokumentbilder i samband med denna sändning genom att välja Visa bilder. Visa bilder: Klicka på Visa bilder för att se dokumentbilder avseende denna försändelse. Skicka e-post:..klicka på Skicka e-post till tulladministration om. du har frågor om denna försändelse...eller för att meddela tredje part om denna försän delse, klicka på Skicka information med e-post till annan part. Det finns en fullständig lista med definitioner över elementen på godsnivå i Hjälp-avsnittet online. Kontakta UPS förtullningsrepresentanter om du har frågor om försändelsen, eller meddela tredje part om denna försändelse genom att välja Skicka information med e-post till annan part. Se sid. 34 för mer information om denna funktion. 23

24 Importer Anpassade vyer av import Du kan skapa och spara en anpassad vy av importförsändelseinformation som skräddarsytts för dina speciella behov. Sparade anpassade vyer av import kan sedan ställas in som standardsida under avsnittet Inställningar så att du får tillgång till informationen snabbt. Skapa en ny anpassad vy av import 1...Välj Visa importer och sedan Visa anpassade inställningar. 2. Välj Skapa ny anpassad vy. 3. Välj kriterierna för de försändelsetyper du önskar se. Använd rullmenyn för att ändra informationen.. om enskilda alternativ...många av elementen låter dig göra ett enda. val eller du kan välja länken Visa alla. 4. Om du vill spara din vy för framtida bruk ska du skriva in ett namn under Spara vy. 5. För att visa de sändningar du valde med standard element (som visas i Detaljtabellen), ska du välja Definiera Detaljer. När du väljer flera Kontonummer för UPS Importer, ska du hålla Ctrl-tangenten nedtryckt medan du väljer. När du väljer datumintervall, rekommenderas Allmänna datumintervall för sparade Anpassade vyer eftersom Exakt datumintervall kan föråldras. När du väljer Importhamn visas endast de 10 mest använda UPS-importhamnarna för val av en enskild importhamn. (forts.) 24

25 Importer 6...På sidan Definiera element för visning av detaljer kan du anpassa detaljsidan genom att lägga till eller ta bort element...det finns tre tillgängliga typer av importdataelement: försändelseinformation,. fakturainformation och varuinformation...alla tre typer av information kan blandas ihop. Sammanblandning av försändelseinformation, fakturainformation och/eller varuinformation kan emellertid resultera i en-till-många-. relationer, vilket kan leda till upprepning av data. 7...Välj de dataelement du önskar se i din vy genom. att överföra dem från sektionen Tillgänglig till fältet med inkluderade element med knappen Lägg till g till. Avlägsna alla dataelement du inte önskar se i fältet med inkluderade element genom att flytta dem tillbaka till sektionen Tillgängliga med hjälp av knappen s Ta bort. 8..Ändra dataelementens ordningsföljd i fältet med inkluderade element med hjälp av Gå upp och. Gå ner. Dina kolumner visas i samma ordningsföljd som ordningsföljden för elementen som inkluderas. i fältet. En beskrivning av varje dataelement som stöds finns i Hjälp. Listan över de tillgängliga paketelementen som visas i fältet Tillgänglig förknippas med tillgängliga element enligt vald typ av vy. Till exempel, när visningstypen Sändning har valts, kommer de visade, tillgängliga elementen att vara på försändelsenivå. Detsamma gäller vyerna Faktura och Vara. Välj försändelsens länk Visa bild för att se försändelses dokumentbilder. Klicka på försändelsen Huvudsändningsnummer för att se ytterligare information om en viss försändelse. Denna åtgärd tar dig till sidan Information om importförsändelsen. (forts.) 25

26 Importer 9. Visa din anpassade vy i fältet Förhandsgranska..längst ner på sidan. 10. Välj Avsluta g. 11. Resultaten från din anpassade vy med översikts-..och detaljtabeller visas. För att se de kriterier som..användes för att skapa din anpassade vy ska du..klicka på Visa kriterier. För att ändra, klicka på..ändra kriterier. OBS! För platser utanför Kanada, USA och Puerto Rico: Du kan endast skapa anpassade vyer med hjälp av antingen kombinationer av försändelse- och faktureringsinformation eller försändelse och godsinformation. 26

27 Importer Importresurser Sektionen Importresurser innehåller verktyg och information för att hjälpa dig hantera dina överensstämmelsedokument. Du finner Importresurser under Visa importer i det vänstra navigeringsfältet. Nedan följer en sammanfattning av de funktioner du har tillgång till: 1...Tillgång till, visning och nerladdning av upp till ett år av försändelse- och kontodokumentbilder online (endast tillgängligt i USA och Puerto Rico). 2...Du kan beställa en CD-ROM med historiska händelsedokumentbilder för att underlätta din bokföring...för CD-ROM-beställningar utgår en produktionsavgift per CD-ROM..Du kan beställa bilder för upp till fem år (fr.o.m.. 1 juli 2004 ) 3...Ladda upp en produktkatalog för att assistera UPS. i att klassificera dina sändningar. 4...Kontakta UPS förtullningstjänst angående klassificerade försändelser som du undersöker

28 Importer 1 Onlinedokumentbilder Försändelsebilder Du kan se försändelsebilder förknippade med ett eller flera UPS-kundnummer för importör för de senaste 12 månaderna (endast tillgängligt i USA och Puerto Rico). Bilderna är tillgängliga för nya försändelser när en försändelse har matchats med ett UPS-kundnummer för importör. 1. Välj länken Hämta sändningsbilder. 2. Välj kriterierna för de bildtyper du önskar se...använd rullmenyn för att ändra informationen. om enskilda alternativ. Många av elementen låter dig göra ett enda val.. eller du kan välja länken Visa alla. 3. Välj Bekräfta g. 4. För att se en bild ska du klicka på den länkade informationen. OBS! När du väljer datumintervall, kan du välja ett block på 45 dagar (eller färre) inom de 12 senaste kalendermånaderna. All dokumenttyper är inte tillgängliga för alla typer av poster. När du väljer flera UPS-kundnummer, ska du hålla Ctrl-tangenten nedtryckt medan du väljer. (forts.) 28

29 Importer 5. För att ladda ner flera bilder ska du välja kryssrutan intill den bildfil du önskar ladda ner och välja. Ladda ned. Om den kombinerade storleken på alla de bilder.. du hämtar är under 5 MB, uppmanas du att ange.. var filerna ska placeras. Om den kombinerade storleken på filerna som ska.. laddas ner överstiger 5 MB, skapas enskilda zip-.. filer, så att varje fil är mindre än 5 MB. En sida.. visas med en lista över dessa zip-filer. Varje zip-fil måste sedan laddas ner för sig genom att.. du väljer länken Ladda ned i raden med filnamnet. 29

30 Importer Onlinedokumentbilder Importörkontos bilder För att beställa bilder av dina aktuella dokument på importörkontonivå (endast tillgängligt för USA och Puerto Rico): 1. Välj länken Hämta bilder på kontonivå från sidan Importresurser. 2. För att beställa bilder av aktuella dokument på kontonivå ska du välja Ladda ned för önskat UPSkundnummer för importören. 30

31 Importer 2 Beställa CD-ROM UPS förtullningstjänst kan skapa och skicka dig en CD-ROM med dokumentbilder från upp till de senaste 60 kalendermånaderna (fr.o.m. den 1 juli 2004). Dokumentbilderna är tillgängliga för de UPS-kundnummer för importörer som förknippas med ditt företags profil. CD-ROM priser eller leverans Priser: En avgift utgår för varje CD-ROM som beställs. Beställningar resulterar normalt i en beställning av en CD-ROM. Omkostnaderna läggs till på fakturan för internationella sändningstjänster. Leverans: Expeditions- och leveranstiden beror på den önskade informationens omfattning och ålder. Så här begär du en CD-skiva 1. Välj länken Begär en CD-skiva. 2. Välj kriterierna för typen av bilder du önskar se. 3. Välj Fortsätt. 4. Fyll i kontakt- och leveransinformation.. De obligatoriska fälten visas i fetstil. 5. Välj Bekräfta g. 31

32 Importer 3 Ladda upp produktkatalog Funktionen Ladda upp katalog bidrar till att försäkra noggrann och konsekvent klassificering av alla dina importvaror. Så här laddar du upp en produktkatalog: 1. Välj länken Ladda upp en produktkatalog. 2...Se till att den redan ifyllda kontaktinformationen. är korrekt. 3...Identifiera vilka UPS-kundnummer för importör. du önskar förknippa med den uppladdade produktkataloginformationen. 4. Inkludera ett eventuellt meddelande. 5...Välj Bläddra för att hitta den produktkatalogfil. du önskar ladda upp och välj Ladda upp g...uppladdning av produktkataloger kräver fyra element:.. Artikel-/produktnummer (upp till 35 tecken,... siffror och bokstäver)....harmoniserat tullklassificeringsnummer. (10 siffror).. ISO-ursprungsland (två bokstäver).. Artikel-/produktbeskrivning (upp till 35 tecken,... siffror och bokstäver) OBS! Andra element som definierar produktegenskaper kan inkluderas med kataloguppladdningen, förutom de som beskrivs ovan. För att göra det lättare för dig, tillhandahålls länkar till.csv- och.xml-mallar. (forts.) 32

33 Importer..Filer som laddas upp får inte vara större än 5 MB och måste vara i ett av följande filformat: *.MDB Microsoft Access TM *.DBF DBASE *.XLS Microsoft Excel Exempel på.xls-katalogfil (Excel) i rätt format: Part_number HTS ISO_CTY_ORG part_description CA CN DOPED GAS WAFERS DIODES *.TXT, *.CSV, *.TAB, *.ASC olika textfilformat *.ZIP zip-komprimering av ovanstående filtyper..när du har uppdateringar till din produktkatalog, kan du antingen skicka in hela den reviderade katalogen eller bara uppdateringarna i samma format som den ursprungliga katalogfilen. 33

34 Importer 4 Kontakta förtullning Du kan kontakta en medarbetare hos UPS förtullning med frågor eller kommentarer om dina importförsändelser via e-post eller fax. Det är bäst att skicka frågor och kommentarer angående specifika försändelser från Detaljer om importsändningar, Detaljer om importfakturor eller Detaljer om importfrakt, eftersom dessa kommunikationer automatiskt inkluderar viss försändelseinformation. i e-postmeddelandet som skickas till UPS förtullningstjänst. OBS! När du skickar e-post från sidorna med detaljer, inkluderas försändelsens sändningsnummer, tullkontrollnummer, importörens kontonummer och importhamnkoden i meddelandet som skickas till UPS förtullningtjänst, vilket gör det möjligt för våra representanter att besvara dina frågor utan dröjsmål. Skicka e-post till UPS förtullning 1. Du kan antingen:..öppna Detaljer om importsändningar, Detaljer om importfakturor eller Detaljer om importsändningar...därefter välja länken Skicka e-post till tulladministration. ELLER..Välja länken Skicka ett e-post från sidan Importresurser. 2...Försäkra dig om att den redan ifyllda kontaktinformationen är korrekt. 3. Välj Kontaktorsak bland alternativen. 4. Skriv in ett meddelande. 5. Välj Bekräfta g. E-post om en viss försändelse Allmän e-post 34

35 Importer Skicka fax till UPS förtullning Om du har stöddokumentation du önskar skicka till UPS angående en försändelse, t.ex. en handelsfaktura med kommentarer, kan du faxa den genom att följa följande enkla steg: 1. Välj länken Skapa ett faxförsättsblad. 2...Försäkra dig om att den redan ifyllda kontaktinformationen är korrekt. 3. Välja Kontaktorsak bland följande alternativen: Svar på rekommenderad åtgärd Fakturainformation om försändelser Aktuell klarerings- eller försändelsestatus Annan förfrågan om förtullning 4. Skriv in ett meddelande. 5. Välj Bekräfta g. 6...Välj länken Visa/skriv ut faxförsättsblad för att se och skriva ut ditt faxförsättsblad. 7...Faxa försättsbladet tillsammans med lämplig ytterligare dokumentation till det tullmäklarnummer som listas på försättsbladet. 35

36 Importer Förbättrad vy av inkommande sändningar och förbättrade funktioner i vyn av faktureringsalternativ speciellt för importörer När en användare förknippar vyerna Import och Inbound och/eller Faktureringsalternativ till sin Quantum View Manage-profil, utökas vyerna Inbound och Faktureringsalternativ med följande funktioner vilka är avsedda att hjälpa importörer klarera sina importförsändelser:..visning av inkommande importpakets dokumentbilder av handelsfakturor...minimering av dröjsmål genom användning av funktionerna Rekommenderad åtgärd och Ytterligare information för att identifiera och hjälpa utdragna klareringar..expedierad tullklarering genom att skicka information direkt till UPS förtullningstjänst via e-post eller fax..användning av aviseringar angående klareringsfel eller åtgärder vid klareringsfel för att låta UPS meddela dig om klareringsdröjsmål via e-post..användning av aviseringar angående registrerade försändelser, släppta försändelser och tullavgifter för att underlätta importörens hantering av inkommande internationella försändelser och deras förknippade klassificeringar och tullavgifter OBS! Ovannämnda funktioner gäller även användare som har vyerna Importer och Faktureringsalternativ anknutna till sin Quantum View Manage-profil. 36

37 Teknisk support Quantum View Manage Användarhandledning Teknisk support Teknisk support är tillgänglig per telefon. Se nedanstående lista enligt land. Australien Belgien Brasilien Danmark Filippinerna / Finland Frankrike Hongkong Indien Irland Italien Japan Kanada Kina Malaysia Mexiko Nederländerna Norge Polen Portugal Puerto Rico Schweiz Singapore Spanien Storbritannien Sverige Sydkorea Taiwan Thailand ~9 (lokalt) / Tyskland Österrike För kunder i USA och Puerto Rico: Teknisk support är tillgänglig per telefon. på För att skicka en supportfråga via e-post, gå till UPS tekniska support på: 37

38 Ordlista Quantum View Manage Användarhandledning Ordlista Aviseringar Meddelanden skickade via e-post till. dig för att bekräfta leveranser eller undantag. Avisering om levereringsbekräftelse Ett planlagt dagligt e-postmeddelande med en sammanfattning av alla leveranser under de senaste 24 timmarna. Varje e- post listar upp till 25 levererade försändelser. Du måste välja en fast tidpunkt för när du mottar de dagliga aviseringarna. Avisering om lösning av undantag En beskrivning. av leveransåtgärderna som resulterar från den ändrade leveransen. Avsändarens namn och adress Namn och adress. på part som behandlar försändelsen för transport. Avsändningsdatum Det datum när en försändelse levereras till UPS och börjar sin transport mot destinationen. Faktura Standarddokumentationen som sammanställs av avsändaren för att lista och beskriva en försändelses innehåll och värde. Handelsfakturan utgör grunden för alla andra dokument som omfattar försändelsen. Fakturera mottagare Ett faktureringsalternativ där UPS fakturerar mottagaren för transportkostnaderna. UPS accepterar försändelser för Fakturera mottagaren så länge som mottagaren har ett giltigt UPS-konto och har samtyckt till att betala fraktkostnaderna. Detta är en avtalsbaserad tjänst för mottagare av stora volymer. Fakturering till kundnummer Det kontonummer. till vilket en försändelse faktureras. Filter Låter dig förfina dina sidresultat. Filtersökväg Visar aktiva länkar om hur de visade resultaten har filtrerats och låter dig navigera bakåt. Försändelse/sändning En försändelse/sändning. representerar frakt och gods som skickas tillsammans. Fraktstatus Levererat, Undantag, På väg, Manifest, Annullera. Importör Den person, firma eller representant, till vilken en säljare eller avsändare har skickat varorna, och som, mot förevisning av nödvändiga dokument, erkänns vara varornas ägare utgående från skyldighet att betala tull. Leveransdatum Datum när en leverans bekräftades. Levererat Det bekräftade antal paket som levereras. Manifest/annullera Manifest: Antal försändelser. som behandlats för UPS-leverans. Annullera: Antal försändelser som skapades och fakturerades till ditt UPS-konto, men aldrig skickades ut på grund av en annullerad transaktion. Manifestdatum Det datum när en försändelse behandlades inom UPS system. Mottagaren betalar UPS fakturerar mottagaren. för fraktkostnaderna. På väg Antalet försändelser som hanteras av UPS. för tillfället. Planerat leveransdatum Datum för en planerad. leverans. 38

39 Ordlista Quantum View Manage Användarhandledning Plats-ID En unik identifieringskod som hänvisar till. en viss mottagar-/avsändarplats. (OBS! Geografiska platser kan tilldelas fler än ett plats-id.) Produktkatalog En lista över varor med deras. associerade varubeskrivningar, harmoniserade tullkoder och ursprungsland som kan importeras för en viss importör. Produktkatalogen används som en referens när man klassificerar en importörs varor. Registrerad importör Individ, bolag eller företag som utsetts som lagligen ansvarig part för tullklarering. Den registrerade importören betalar all tull och åtar sig allt juridiskt ansvar. Såld till Informationen Såld till identifieras ofta som Fakturera eller köparen som listas på fakturan. Sändningsnummer Ett nummer som automatiskt tilldelas din försändelse av UPS för att identifiera och spåra dess förflyttning genom UPS system till destinationen. Skicka till Mottagaren eller platsen dit försändelsen skickas. Skicka till adress Adressen dit din försändelse skickas. Skicka till namn Namnet på mottagaren till vilken försändelse skickas. Skicka till ort/stat Den ort och den stat dit din försändelse skickas. Status Status för försändelsens förflyttning genom UPS system (dvs. På väg, Manifest, Levererat). Tredje part Antal försändelser som lämnats till. ett annat företag som anlitas för att administrera. din leveranskedja. Typ av fakturering av försändelse Mottagaren betalar, Betald i förskott, Fakturera tredje part. Undantag Antalet fördröjda sändningar, som. resulterar i att det ursprungliga leveransdatumet. måste ändras. Undantagsavisering Ett e-postmeddelande som skickas till dig var gång något inträffar som leder till att det planerade leveransdatumet för en försändelse måste ändras. Undantagsbeskrivning En beskrivning av orsaken. till ändringen av den planerade leveransen. Undertecknat av Namnet på mottagaren som tar emot och kvitterar leveransen. Ut för leverans Antals försändelser som skickats. ut för leverans. UPS-konto Ett konto, eller ett namn som anger ett fraktkonto, tilldelat en avsändare av UPS i faktureringssyfte. UPS-tjänst Inkluderar alla inhemska och internationella UPS-tjänster, UPS-frakttjänster och UPS SCStjänster. Vikt Paketets vikt i pund eller kilogram. 39

40 Ordlista Quantum View Manage Användarhandledning Vyn Faktureringsalternativ Låter en användare se. upp till 45 dagar med fraktstatusinformation för alla sändningar som debiteras som Mottagarfrakt (Freight Collect), Fakturera mottagare eller Tredje part. Översiktsdata och/eller detaljer om fraktnivå är tillgängliga för upp till 99 UPS-kontonummer. Vyn Importer Ger användare möjlighet att se upp till 45 kalenderdagars tullförmedlingsinformation angående importer till USA matchat mot kontonumret eller kontonumren för UPS-importörer av små paket. Översiktsdata och/eller detaljer om frakt-, faktura-. och varunivå nivå är tillgängliga för upp till 99 UPSimportörkontonummer. Vyn Inbound Ger användaren möjlighet att se upp. till 45 kalenderdagars fraktstatusinformation för alla försändelser som skickats till dig från en annan part. Översiktsdata och/eller detaljer om fraktnivå är tillgängliga för upp till 99 plats-id-nummer. (OBS! Geografiska platser kan tilldelas fler än ett plats-id.) Vyn Outbound Ger användaren möjlighet att se upp till 45 kalenderdagars fraktstatusinformation för alla försändelser som skickats från dig till en annan part. Översiktsdata och/eller detaljer om fraktnivå är tillgängliga för upp till 99 UPS-kontonummer. 40