PROTOKOLL KÅRSTYRELSENS SAMMANTRÄDE

Transkript

1 UMEÅ STUDENTKÅR Box Umeå Tel: Protokoll Styrelsemöte nr 4, 08/09 PROTOKOLL KÅRSTYRELSENS SAMMANTRÄDE Datum: Bilagor: M7 US 50-årsjubileum Tid: Plats: Noteringar: Oasen, Umeå studentkår M6: Josefin Sundberg injusterad B1: Clara Wiklund injusterad B1: Sanna Valijani utjusterad B1 Arbetsbeskrivning för delegationsledare B4 Verksamhetsstipendium Närvarande Ordinarie: Suppleanter: Robert Östberg (vsf) Sanna Valijani (s) Nils Larsson (s) Clara Wiklund (shv) Josefin Sundberg (s) Gunnar Brandén (shv) Övriga: Stefan Brattlöf, organisationssekreterare Sidan 1 av 8

2 Formalia Punkt Ärende Föredragande & beslut: F1 Mötets öppnande Ordförande Robert Östberg förklarar mötet öppnat och hälsar samtliga närvarande välkomna. F2 Mötets behöriga utlysande Kallelse gick ut 5/11 och handlingarna 14/11. Att finna mötet behörigt utlyst F3 Val av justeringsperson Gunnar Brandén föreslås vara justeringsperson Att välja Gunnar Brandén till justeringsperson Datum för justering: Datum för klagotidens utgång: F4 Val av mötessekreterare Robert föreslår att välja organisationssekreterare Stefan Brattlöf till mötessekretare Att välja Stefan Brattlöf till mötessekreterare Sidan 2 av 8

3 F5 Fastställande av föredragningslista Att fastställa föredragningslistan med tillägg av punkten M8: Rapport avseende iakttagelser i revisionen F6 Adjungeringar Att adjungera Stefan Brattlöf med närvaro- och yttrande rätt Beslutsuppföljning Punkt Ärende Föredragande & beslut, Att: U1 Sammanfattning av beslut från föregående protokoll, KS Att lägga föregående protokoll till handlingarna Meddelanden/Informationspunkter Punkt Ärende Föredragande M1 Presidiet informerar Robert Östberg: - På Universitetsstyrelsemötet kommer bl.a. frågan om forskningssatsning i Umeå School of Education att vara på agendan. Totalt föreslås en satsning på 150 miljoner kr. - Internrevisionen har fört fram skarp kritik avseende bristande uppföljning och hantering av kursutvärderingar. KVUL (kvalitetsutveckling av utbildningar vid Umeå universitet) jobbar med att förbättra arbetet med kursutvärderingar. - Gällande centralfinansierad utbildningsbevakning, så Sidan 3 av 8

4 M2 Info om Pdf-fakturor vid kåravgiftsbetalning avser universitetsledningen att komma med ett svar kring kårernas bud inom en snar framtid. Bl.a. tittar dom på hur andra lärosäten jobbat med frågan. Gunnar Brandén (informerar från Josefin): - Har haft möten inom nätverket miljö på campus. Lovande första träff med många olika deltagare. De fick bl.a. ta del av US verksamhetsplan. Vid andra mötet kom i endast UMAM (Umeå akademiska miljöförening) och idéer kring miljöarbete diskuterades. - I arbetet med källsortering och dubbelsidig kopiering samlas för tillfället information in som underlag inför det fortsatta arbetet. - Robert Östberg: Umeå studentkår måste se över alla sina utgifter inför ett avskaffande av kårobligatoriet. I sammanhanget är t.ex. porto vid fakturering en stor utgiftspost. Ett alternativ skulle vara att skicka ut Pdf-fakturor till studenter som meddelat sin -adress. Nils Larsson: Diskussioner förs dessutom med NTK och MSU rörande framtida besparingar som skulle kunna göras via samordning i frågor såsom fakturering och medlemsregister. Sidan 4 av 8

5 M3 Halvårsuppföljning i verksamhetsplanen Robert Östberg: Vid kårstyrelsehelgen i Medlefors kom kårstyrelsen överens om att ha tydligare uppföljning av verksamhetsplanen. Det kommer att komma en uppföljning till kårfullmäktige M4 Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2007/2008 Robert Östberg: Verksamhetsberättelsen är inte helt färdigställd, men målet är att den skall följa med handlingarna till kårfullmäktige. M5 Årsredovisning för verksamhetsåret 2007/2008 Robert Östberg: Årsredovisningen är nu undertecknad och revisionsberättelsen inkommen. Revisorn tillstyrker i sitt yttrande att avgående styrelse beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsåret. M6 Infokampanj och studentrepresentantträff Robert Östberg: En träff med studentrepresentanter genomfördes 12 november. C:a 30 studenter kom och det blev bra diskussioner. Stefan Brattlöf kommer att lägga ut minnesanteckningar från träffen under vecka 48. M7 US 50-årsjubileum Robert Östberg: Nu är en uppdragsbeskrivning färdigställd inför US 50- årsjubileum. Det är sedan upp till projektgruppen att forma en projektplan som ersätter uppdragsbeskrivningen. Sidan 5 av 8

6 M8 Rapport avseende iakttagelser i revisionen Robert Östberg: Revisorn ställer varje år, i samband med revisionsberättelsen, ett separat dokument riktat specifikt till sittande kårstyrelse. Dokumentet är ett arbetsdokument som kårstyrelsen skall jobba med under året. Det innehåller förslag till förbättringar inför nästkommande revision. Kårstyrelsen diskuterar hur detta dokument ska behandlas i framtiden och kommer överens om att frågan bör lyftas som en diskussionspunkt på ett kommande kårstyrelsemöte. Beslutspunkter Punkt Ärende Föredragande & beslut, Att: B1 Arbetsbeskrivning för delegationsledaren till SFS Robert Östberg föredrar ärendet. Gunnar Brandén (shv) yrkar: Att punkt 6 i arbetsbeskrivningen omformuleras till: Att ansvara för att resor bokas till SFS Fullmäktige och att delegationens boende är ordnat under de dagar fullmäktige hålls Josefin Sundberg (s) yrkar: Att en ny punkt läggs till som lyder: Att ansvara för att delegationen inom sig fördelar arbetsuppgifter Att bifalla Gunnar Brandéns yrkande Att bifalla Josefin Sundbergs yrkande Att föreslå kårfullmäktige att anta föreslagen arbetsbeskrivning med bifallna ändringsyrkanden Sidan 6 av 8

7 B2 Val av delegationsledare Robert Östberg föredrar ärendet. Att föreslå kårfullmäktige att välja en delegationsledare B3 Val av ledamöter till stiftelsen studenthälsan i Umeå styrelse Robert Östberg föredrar ärendet. Att föreslå kårfullmäktige att välja en ordinarie ledamot samt två suppleanter till stiftelsen studenthälsan i Umeås styrelse B4 Verksamhetsstipendium Nils Larsson föredrar ärendet. Nils Larsson (s) yrkar: Att sista raden i den inledande brödtexten stryks Att 4 istället lyder: Ansökningarna behandlas och beslutas av Umeå studentkårs arbetsutskott. Att en till paragraf, 5 läggs till som lyder: Arbetsutskottet ansvarar för att meddela kårstyrelsen sitt beslut på närmast följande kårstyrelsesammanträde. Att bifalla Nils Larsson ändringsyrkanden Att föreslå kårfullmäktige att anta verksamhetsstipendiet i enlighet med förslag och bifallna ändringsyrkanden Sidan 7 av 8

8 D1 Förstudie: nya informationsvägar Nils Larsson föredrar ärendet. Nils förklarar bakgrunden kring ärendet för kårstyrelsen. Tanken med förstudien var att titta på möjligheten för US att t.ex. nyttja digitala anslagstavlor för att bättre kunna marknadsföra US mot medlemmarna. Problem har uppkommit kring hur tavlorna ska finansieras. Kostnaden för inköp av utrustning alt. att vi köper tjänsten, kommer att vara på minst 60tkr. Vi har ej externa finansiärer som täcker detta idag. Kårstyrelsen kommer överens om att en förstudie är genomförd i enlighet med handlingsplanen. Dock kan det vara värdefullt att fortsätta jobba med frågan för att se om vi kan få finansiärer för de digitala anslagstavlorna. D2 Inkubatorprojektet Nils Larsson föredrar ärendet. De övriga kårerna är inte speciellt drivande i frågan om att starta igång ett inkubatorprojekt. Frågan är hur US ska ställa sig i frågan? Kårstyrelsen är överens om att många andra delar i handlingsplanen för tillfället har högre prioritering, men att vi framöver kan återkomma till frågan om inkubatorprojektet. F7 Mötets avslutande Robert Östberg förklarar mötet avslutat Sidan 8 av 8

9 UMEÅ STUDENTKÅR Robert Östberg Ordförande 2008/2009 Bilaga M7 Förslag till uppdragsbeskrivning 50-årsjubileum Umeå studentkår Uppdragsbeskrivning Umeå studentkårs 50-årsjubileum Bakgrund Den 16 april 1959 är det officiella datumet då Umeå studentkår bildades. Detta innebär att 2009 är det år då Umeå studentkår kommer att fylla 50 år. Kårfullmäktige för verksamhetsåret 2008/2009 har beslutat att detta är något som ska högtidshållas och firas under hela våren. Umeå studentkår har i 50 år bedrivit en framgångsrik verksamhet och har en historia väl värd att uppmärksamma. Men det är också kårfullmäktiges uppfattning att Umeå studentkår ska använda jubileet till att marknadsföra vår nuvarande verksamhet, att skapa opinion i utbildningsfrågor och att visa vilken stark och nödvändig kraft kåren är för studenterna och för kvalité i utbildningen. Syfte Syftet med Umeå studentkårs 50-årsjubileum är att högtidlighålla, opinionsbilda och marknadsföra Umeå studentkår, studentfackligt arbete och aktuella utbildningspolitiska frågor. Mål Målet med Umeå studentkårs 50- årsjubileum är att mellan 2 februari och 29 maj genomföra tio utåtriktade aktiviteter som högtidlighåller, opinionsbildar och marknadsför Umeå studentkår, studentfackligt arbete och aktuella utbildningspolitiska frågor. Resultatmål: Att mellan tiden 2 februari till 29 maj genomfört tio utåtriktade aktiviteter Att till dessa aktiviteter komma i kontakt med minst 2500 av våra medlemmar Att Umeå studentkårs 50- årsjubileum exponerats medialt Att Umeå studentkår genom att arrangera 50-årsjubileumet engagerar fler medlemmar i kårens, sektionernas, programföreningarnas, studentföreningarnas och nationernas verksamhet Att 50-årsjubileumet genomförs tillsammans med våra sektioner Att ett större arrangemang genomförs i maj, dit vi inbjuder personer som på olika vis är knutna eller har varit knutna till Umeå studentkårs verksamhet eller de frågor och samarbeten vi har

10 Organisation 50-årsjubileumet ska drivas i projektform. Det är viktigt att jubileet inte i allt för stor utsträckning belastar de redan nu arvoderade, därför är det klokt att till ett projekt rekrytera studenter som genomför det operativa arbete som kommer att krävas. Detta är dessutom helt i linje med kårfullmäktiges ambition att engagera fler medlemmar i Umeå studentkårs verksamhet. Till projektet ska en projektplan förankrad i kårstyrelsen ställas där alla väsentliga delar av projektet beskrivs som till exempel syfte, mål, budget och förväntningar. Projektplanen författas av projektets styrgrupp och är det dokument som reglerar projektets omfattning och verksamhet. Uppdragsgivare och ansvarig från kårstyrelsen Nils Larson Är den person i projektet som, med kårstyrelsens mandat, följer upp att projektplanen efterlevs. Är också den person som kontinuerligt får rapporter från projektledaren efter överenskommen struktur. Styrgrupp Kårstyrelsen Det organ i projektet som fattar de ekonomiska och strategiska besluten i projektet. Kårstyrelsen författar projektets projektplan och godkänner projektets budget. Projektledare Operativt ansvarig i projektet och projektgruppens chef. Rapporterar till uppdragsgivare efter överenskommen struktur. Projektets ende arvoderade. Projektgrupp Ansvarar på projektledarens delegation och i enlighet med projektplan för projektets operativa verksamhet. De olika ansvarsområdena fastställs i projektplanen. Projektmedarbetare Ansvarar för en begränsad arbetsuppgift tilldelad av respektive ansvarig i projektgruppen. Referensgrupp Vid behov kan projektledaren tillsammans med styrgruppen rekrytera en referensgrupp bestående av personer som på olika vis kan bidra med kunskap till projektet. Referensgruppen förväntas inte bidra med operativt arbete. Tidsplan Bilaga M7 Rekrytering projektledare och projektgrupp bör vara utfört senast 10 december (annons Vertex, affischering, information till sektioner och programföreningar) Projektplan och projektbudget bör vara framtagna senast 10 december Första jubileumsaktivitet bör vara 2 februari

11 UMEÅ STUDENTKÅR Robert Östberg Ordförande 2008/2009 Beslutsunderlag Arbetsbeskrivning för Umeå studentkårs delegationsledare SFS 08/09 Varje verksamhetsår håller SFS fullmäktige. Fullmäktige är SFS högsta beslutande organ och där har samtliga medlemskårer, beroende på storlek, mandat att fatta de stora besluten inför kommande verksamhetsår. Umeå studentkårs delegation väljs av kårfullmäktige och de ledamöter som blir valda utgör Umeå studentkårs delegation. Delegationsledaren leder delegationens arbete före, under och efter SFS fullmäktige. Arbetsbeskrivning delegationsledare: Att vid delegationens möten vara ordförande och leda mötet Att ansvara för att delegationen inom sig fördelar arbetsuppgifter Att kalla och upprätta handlingar till möten för delegationen med samma varsel som anges i Umeå studentkårs stadgar för kårstyrelsen Att ansvara för att det vid delegationsmöten förs minnesanteckningar eller protokoll som kontinuerligt tillsänds kårstyrelsen och kårfullmäktige Att till kårfullmäktige och kårstyrelse fortlöpande rapportera om arbetet i delegationen Att leda delegationen i enlighet med de beslut som fattas i kårfullmäktige Att ansvara för att resor bokas till SFS Fullmäktige och att delegationens boende är ordnat under de dagar fullmäktige hålls Att ansvara för att den i Umeå studentkårs budget avsedda budgetpost för SFS fullmäktige hålls och rapportera eventuella avvikelser till kårstyrelse och kårfullmäktige Att under SFS Fullmäktige leda delegationen och kalla till de möten som anses nödvändiga, ansvara för att Umeå studentkår väl representeras på åsiktstorg samt i andra sammanhang där Umeå studentkårs ståndpunkter ska framföras Att vid behov och efter förfrågan delta i eventuella samtal och förhandlingar som rör Umeå studentkårs ståndpunkter Att under fullmäktighet upprätta schema för tjänstgöring i plenum Att efter SFS fullmäktighet ansvara för att genomföra en utvärdering om delegationens arbete som ska tillsändas kårstyrelsen och kårfullmäktige Robert Östberg Umeå studentkår Box 7652, S Umeå Tel:

12 Umeå Studentkår Nils Larsson Umeå Vice Kårordförande 08/09 Informationsansvarig Medlemskapets värde Verksamhetsstipendium för Umeå studentkårs medlemmar Information Bakgrund: Umeå studentkårs fullmäktige har i sin verksamhetsplan för 2008/2009 beslutat inrätta ett verksamhetsstipendium på kr för aktiviteter som syftar till att öka studentnyttan för sina medlemmar. Statuter: 1. Stipendiets syfte är att främja olika projekt och intiativ med tydlig studentnytta för Umeå studentkårs medlemmar. 2. Berättigade att söka stöd är enskild eller grupp av medlemmar samt till Umeå studentkår knutna program eller studerandeföreningar. Även föreningar ej knutna till Umeå studentkår men med en tydlig studentnytta för Umeå studentkårs medlemmar har rätt att ansöka. 3. Budget för varje verksamhetsår fastställs av Umeå studentkårs fullmäktige. 4. Ansökningarna behandlas och beslutas av Umeå studentkårs arbetsutskott. 5. Arbetsutskottet ansvarar för att meddela kårstyrelsen sitt beslut på närmast följande kårstyrelsesammanträde. 6. Ansökningarna ska vara utformade så att syfte, studentnytta, budget och uppföljning tydligt framgår på en av Umeå studentkår förmedlad blankett. 7. Det beviljade beloppet utbetalas i förväg och redovisas inom 3 månader efter avslut. Ansökningar: Ansökningarna skickas till Umeå studentkår via mail till info@umeastudentkar.se på wordmallen nedan. Samhällsvetarhuset Box Umeå Nils Larsson, Vice Ordförande, Informationsanvarig samt ansvarig för Medlemskapets värde Tfn: Fax: E-post: vice@umeastudentkar.se

13 Verksamhetsstipendium för Umeå studentkårs medlemmar Ansökningsblankett Sökande (Namn eller Förening): Kontaktperson: Orgnr / Personnr: Adress: Postnr: Ort: Telefon: Mail: Projektnamn: Ansökningsbelopp: Projektets syfte: Projektets genomförande: Uppskattad studentnytta: Uppföljning/Redovisning: Övrigt: Blanketten fylls i och mailas till info@umeastudentkar.se Samhällsvetarhuset Box Umeå Nils Larsson, Vice Ordförande, Informationsanvarig samt ansvarig för Medlemskapets värde Tfn: Fax: E-post: vice@umeastudentkar.se