Instruktioner för beställning av persontransporter, fr.o.m. 1 juli 2014

Transkript

1 Serviceförvaltningen Verksamhetsområde upphandling Upphandling persontransporter, dnr /2012 Instruktioner Sida 1 (6) Från och med den 1 juli är det Samtrans som utför samtliga persontransporter inom hela Stockholms stad. Från och med den 1 juli innehåller ramavtalen flera förändringar som ställer högre krav på beställaren av resor (turbundna och skolskjuts). Alla beställningar av persontransport måste ske på en särskild beställningsblankett, som är särskilt framtagen av staden. Beställning på gammal blankett är inte giltig. Beställning av persontransport ska göras direkt i Samtrans kundwebb (sker direkt i bokningssystemet) eller på stadens egen beställningsblankett. Om beställning sker i Samtrans kundwebb måste ni säkerställa att alla delar av stadens beställningsblankett går att fylla i. I kundwebben kan ni också se planerade resor flera veckor framåt, statistik etc. I de nya ramavtalen är tjänsterna kring persontransporten renodlade och man måste särskilt beställa och betala för olika delar. Se vidare nedan. I beställningsblanketten måste följande uppgifter anges: Hemadress (H) - Namn, personnummer, hemadress, postadress och postnummer för aktuell resenär Serviceförvaltningen Verksamhetsområde upphandling Palmfeltsvägen 5 Box 7005 Telefon Växel Fax E-post: upphandlingsrv@service.stockholm.se - Kontaktperson för resenären och telefonnummer (hemmet/boendet) samt eventuell portkod. Har inte resenären någon närstående kontaktperson kan verksamhetens namn och telefonnummer anges Skola/Verksamhet (S/V) - Enhetens (skola, daglig verksamhet, dagverksamhet etc.) namn och adress dit resenären ska resa - Enhetens kontaktperson eller enhetens namn om ingen särskild kontaktperson kan anges och telefonnummer

2 Sida 2 (6) Fritids (F) - Eventuellt fritidshem som resenären också reser till anges med namn och adress som resenären ska resa från - Fritidshemmets kontaktperson eller enhetens namn om ingen särskild kontaktperson kan anges och telefonnummer Korttidshem/alternativ adress (K/A) - Eventuellt korttidshem eller annan adress, såsom vid växelvist boende, som resenären reser till och från anges med namn och adress - Korttidshemmets/alternativa adressens kontaktperson eller enhetens namn om ingen särskild kontaktperson kan anges och telefonnummer Beställningsperiod - Anges i rutorna Giltighetstid fr.o.m. och Giltighetstid t.o.m. med år, månad, dag från den dag resorna ska påbörjas och den dag resorna ska upphöra. Detta innebär att en obegränsad tillsvidare beställning inte kan göras. Ange maximal tid till och med den 30 juni Om ni glömmer att skicka in en ny beställning för resor efter det t.o.m. datum ni angett så finns det inte någon giltig beställning och Samtrans kan inte utföra någon transport så håll noga koll på när era beställningar löper ut. Veckorutan - Ange vid varje veckodag med en bokstav (H för hemadress, S för skola, V för verksamhet, K för korttidshem, A för alternativ adress) mellan vilka adresser resenären ska resa. Det finns fyra olika sätt för hämtning/överlämning av en resenär: 1) Hand till hand vid bildörren, Huvudregel skolskjuts och funk 2) Lämnas själv vid bildörren (Ok lämnas ensam) 3) Medföljning, hand till hand i hemmet (Medföljning), 4) Medföljning, lämnas ensam i hemmet (Medföljning + OK lämnas ensam) För skolskjutselever är det nr 1 som gäller, eventuellt nr 2 om eleven ska börja träna på att klara sig själv.

3 Sida 3 (6) - Rutan Medf : Betyder medföljning och innebär att resenären har behov av att föraren hämtar/följer med och lämnar resenären i hemmet/enheten. Denna ruta måste då markeras med ett x i kolumnerna Medf bredvid kolumnerna åker från/åker till för de dagar och turer detta behov är aktuellt. En extra kostnad om 17,07 kr utgår per medföljning. Det vill säga om resenären ska hämtas och lämnas både i hemmet och enheten så blir det 4 x 17,07 kr per dag. Medföljning är inte aktuellt för skolornas del då det enligt stadens skolskjutsanvisningar är vårdnadshavarens och skolans ansvar att möta upp/följa eleven till fordonet. - På plats klockan (Lämnas) och Hämtas klockan: Ange klockslag för när resenären ska vara på plats på skolan/ verksamheten på morgonen och klockslag för när resenären ska hämtas på eftermiddagen. Fordonskrav - Personbil eller buss (= specialfordon): beställaren måste kryssa Ja för det fordonsslag resenären kan/ska åka och kryssa Nej för det fordonsslag som inte är aktuellt. - Beviljad ensamåkning: om resenären har ett beslut om att endast åka ensam (ska ej samplaneras) så ska rutan Beviljad ensamåkning besvaras med ett Ja. Annars kryss i rutan Nej och resenären samplaneras då med andra resenärer. En extra kostnad om 150 kr per resa utgår vid beviljad ensamåkning. Hjälpmedel - Här ska anges de eventuella hjälpmedel resenären har med sig; rollator, rullstol, elmoped, barnvagn genom att kryssa i rutan Ja, annars Nej. - 1 medåkande/assistent: om resenären har en extra person som reser med så ska denna ruta besvaras med ett Ja, annars Nej. Ingen extra kostnad utgår för medåkande/assistent. Se nedan under Övriga upplysningar om resenären har två assistenter. Krav på utrustning - Bälteskudde: har resenären behov av bälteskudde ska detta särskilt anges genom att kryssa i rutan Ja, annars Nej. - Liggande transport/bår: har resenären behov av liggande transport/bår eller om resenären har ett behov av att lyftas såsom t.ex. nerför en trapp i hemmet (som kräver

4 Sida 4 (6) specialutbildad personal) ska detta särskilt anges genom att kryssa i rutan Ja, annars Nej. Extra kostnad om 750 kr utgår. - Dubbelbemanning: har resenären behov av att någon extra person från Samtrans åker med i bilen så ska detta särskilt anges genom att kryssa i rutan Ja, annars Nej. T.ex. kan det röra sig om personer som utan uppsikt spänner loss sig, förstör inredning, attackerar förare. Se ovan under Liggande transport/bår vad som gäller när behov av tunga lyft föreligger. Extra kostnad om 500 kr utgår. - Trappklättrare: har resenären behov av trappklättrare (för rullstolar i trappor) så ska detta särskilt anges genom att kryssa i rutan Ja, annars Nej. Extra kostnad om 170 kr utgår. Medgivande - Att lämna resenär ensam vid fordonet (på trottoaren) I beställningen ska beställaren kryssa Ja i rutan OK att lämna resenären ensam om resenären kan lämnas av föraren utan att någon tar emot (dvs. kräver inte hand till hand överlämning). Det innebär att resenären lämnas vid fordonet (på trottoaren) utan att någon tar emot. - Att lämna resenär ensam i hemmet (inte vid fordonet/på trottoaren) I beställningen ska beställaren kryssa Ja i rutan OK att lämna resenären ensam och samtidigt kryssa i rutan Medf i veckorutan. Det innebär att föraren ska följa med resenären in till hemmet/verksamheten men kan sedan lämna resenären utan att någon tar emot resenären (dvs. kräver inte hand till hand överlämning). Det kan vara fallet om en resenär kan lämnas ensam hemma en kort stund till dess vårdnadshavare/närstående kommer hem. Övriga upplysningar - I denna ruta ska beställaren ange all viktig och nödvändig information om den resande så att Samtrans förare kan utföra transporten på ett för resenären tryggt och säkert sätt, t.ex. om resenären inte kan lyssna på radio, måste sitta i framsätet eller i baksätet, är rymningsbenägen etc. Ange också här om det är extra viktigt att resenären har en fast förare (finns reglerat i avtalet men betona också gärna här).

5 Sida 5 (6) - Om resenären har två assistenter som reser med så ska rutan för assistent kryssas i för en av assistenterna och sedan måste under övriga upplysningar anges att resenären har sammanlagt två assistenter (så att Samtrans lämnar plats i bilen för dessa assistenter). För assistent nummer två utgår en extra kostnad om 34,14 kr. - Om resenären har olika restider eller olika adresser mellan olika veckor (t.ex. udda och jämna veckor) så måste det anges i denna ruta vilka veckor denna beställningsblankett avser. Vid växelvis boende måste respektive vårdnadshavare fylla i en beställningsblankett där det ska framgå vilka tider/veckor/adresser som beställningen avser. - Här anges om resor, på grund av ledighet eller liknande, ska göra uppehåll under en viss tidsperiod. - Här anges också, i de fall detta är aktuellt, att verksamheten själv får ändra tider för den enskilde resenären. Detta är inte tillåtet för fristående skolor och kommunala skolor i andra kommuner. - Gällande skolskjuts så kan man under övriga upplysningar ange datum för skollov. Observera att om skoleleven ska resa under skollov måste en ny beställningsblankett skickas till Samtrans, även om eleven har samma restider som under ordinarie termin. Beställarens uppgifter m.m. - Beställaren måste slutligen ange sina kontaktuppgifter, fakturaadress, IKB, referens-id (fakturamottagarens ID-nr) m.m. ID: - ID-nr längst upp till höger (som tilldelas av Samtrans och således inte kan anges första gången av beställning) är det nr som aktuell resenär har tilldelats av Samtrans och kan med fördel anges vid återkommande beställningar.

6 Sida 6 (6) Beställningstider under löpande avtalsperiod Skolskjuts Grundbeställning av antalet resenärer som sträcker sig över en hel termin eller läsår ska lämnas till Samtrans senast sex veckor innan höstterminens början. Justering av grundbeställningarna får göras under terminens första två veckor. Beställning av resor inför lov sker två veckor innan lov. Beställning av enstaka resor eller för kortvarigare tidsperioder, såsom t.ex. vid praoperiod, bör göras senast tre arbetsdagar före önskad resdag. Vid akuta behov ska möjlighet att beställa resor omgående finnas. Turbundna resor (daglig verksamhet, dagverksamhet, växelvård m.m.) Nybeställning och justering av redan gjorda beställningar ska ske senast tre arbetsdagar före önskad resdag. Vid akuta behov ska möjlighet att beställa resor omgående finnas.