Användarmanual Vision 80/20 User (fd Informera)

Transkript

1 Vision 80/ Användarmanual Vision 80/20 User (fd Informera) Date of this update: A

2 1 Innehållsförteckning 1 Innehållsförteckning Välkommen till Vision 80/20 User(Informera) Introduktion Innan du börjar Inloggning Sökning Enkel sökning Resultatlista Sökt persons uppgifter Visa hänvisningar i en grafisk vy Spara sökning Visa position på karta Hantera hänvisningar Snabbhänvisning Ny hänvisning Ändra en hänvisning Ta bort hänvisning Schema Snabbhänvisningar Hänvisningsinställningar Samtal och Meddelanden Meddelanden Symboler Samtal Inställningar Min Sida Inställningar Min Sida - Mina uppgifter Förslag på ändringar Ändra frivilliga uppgifter Redigera Tips Min Sida - Telefonbok Privata kontakter Talstyrning av telefonböcker Contact Center Microsoft Lync-integration Hjälp Logga ut Tilläggsfunktioner Sekreterare Hänvisa en annan person Principen är densamma som för egna hänvisni.ngar Ge förslag på ändringar av en annan persons uppgifter Enghouse Interactive 2

3 2 Välkommen till Vision 80/20 User(Informera) I den här manualen finns information om hur du använder Vision 80/20 User(fd Informera). Manualen behandlar först de olika delarna i programmet och därefter följer handledning i hur du använder systemet. Vision 80/20 User är ett verktyg för användare i hänvisningssystemet Vision 80/20. Via User kan du själv lägga in egna hänvisningar, skicka meddelanden till kollegor och söka på anknytningar inom företaget utan att behöva vända dig till telefonist samt hålla en överblick över din röstbrevlåda. User kommer du åt via en webbläsare som t.ex.microsoft Internet Explorer. Ofta finns en länk till Vision 80/20 i företagets intranät. Beroende på vilka anpassningar som har gjorts för ditt företag kan User ha olika utseenden och funktionalitet. Det är möjligt att de bilder som visas i denna användarhandledning inte exakt motsvarar det du ser, men funktionerna är de samma och hanteringen sköts på samma sätt. Tänk på att User är anpassad för en skärmupplösning på 768x1024. Har du lägre upplösning kan gränssnittet förändras så att du har svårare att se all nödvändig information. Skärmupplösningen ställer du in genom att högerklicka på skrivbordsbakgrunden och välja Inställningar. Vision 80/20 User är utvecklad av Enghouse Interactive som ett led i produktsviten Vision 80/20. Det är ett system som integrerar telefoni, hänvisningssystem och datorer i en enkel och intuitiv arbetsmiljö. Enghouse Interactive 3

4 3 Introduktion Den första sidan du möter när du loggar in är Min Sida, och längst upp ser du tre huvudflikar: Min Sida Här kan du se dina egna uppgifter,se statusfeed, ställa in din startsida och inställningar. I denna del redigerar du även dina kontakter. Hänvisa min telefon Här kan du lägga en hänvisning på din telefon, det är även här du kan hantera dina eventuella scheman. Samtal och meddelanden Här finns en lista på dina meddelanden och en lista på dina samtal. Bland samtal hittar du dina inkommande samtal, utgående samtal och missade samtal. Övriga funktion till höger o o o o Hjälp Assistans med programmet Sökning Här finns en lista på alla anknytningar i systemet och du kan söka efter anknytningar och namn. Val av språk Här kan man välja att ladda om User på ett annat språk. Logga ut Klicka här för att logga ut. 3.1 Innan du börjar User kommer du ofta åt genom en länk från ditt företags intranät eller på en angiven adress. Har du tappat bort adressen, kontakta driftansvarig. Tänk på att webbytan är anpassad för en skärmupplösning på 1024x768. Har du lägre upplösning kan gränssnittet förändras så att du har svårare att se all nödvändig information. Skärmupplösningen ställer du in genom att högerklicka på skrivbordsbakgrunden och välja Inställningar. Enghouse Interactive 4

5 3.2 Inloggning Det första som möter dig när du kommer till startbilden för User är en inloggningsruta. Här anger du ditt anknytningsnummer, som normalt är tre eller fyra siffror och ditt lösenord. Klicka därefter på Logga in. Om du skriver in fel lösenord, kommer du få upp en ruta där det står att du skrivit in fel lösenord, försök igen. Om du har fel lösenord, eller har glömt bort det, kontakta systemadministratör. Om positioneringen i systemet är aktiverad kommer man, om Mozilla Firefox eller Google Chrome används, få en förfrågan om att ange position när man loggat in i webben. Man kan välja att berätta eller inte berätta för att ange positionen och bockar man in rutan Kom ihåg för den här platsen kommer det valet att sparas i fortsättningen och denna fråga kommer inte att ställas igen. Vill man trots det ändra status efter att man satt ett permanent val får man rensa webbläsarens cookies eller säkerhetsinställningar. Hur man uppdaterar platsinformationen manuellt om ingen prompt visas finns att läsa om i kapitlet Uppdatera plats. Tips! Om du kryssar i Kom ihåg min inloggning kommer fälten att vara ifyllda nästa gång du ska logga in. Begär nytt lösenord Klicka på länken Begär nytt lösenord och du får upp en ny sida. Fyll i din e-postadress och klicka på knappen Skicka in din begäran. Lösenordet skickas till dig via e-post, och beroende på inställningar kan dessa se lite olika ut. Det bör understrykas att måste finnas tillgängligt på profilen i fråga. Finns inte detta kommer heller denna funktion att fungera. En stark rekommendation är att varje användare har ett inlagt. Enghouse Interactive 5

6 Sök utan att logga in Här kan du göra en sökning utan att logga in, dvs. inga andra funktioner än sökning kommer att vara tillgänglig. I detta läge får användaren mycket information men kan inte använda hänvisning eller komma åt tex röstbrevlåda. Enghouse Interactive 6

7 4 Sökning Första sidan som visas när du har loggat in är normalt Min Sida. Man kan ställa in så att sökning blir din startsida men annars så söker du via snabbsökningen högst upp till höger. Förutom den enkla sökningen kan den avancerade användas, denna ger dig mer möjligheter at förfina din sökning. Den innehåller sökfunktion till vänster och information om dig själv och din anknytning till höger. Därutöver visar den meddelanden som du har fått och hänvisningar som är inprogrammerade. Till vänster om varje namn visas också Microsoft Lync-informationen gällande den personen, om sådan finns att tillgå. Mer om Microsoft Lync finns att läsa i ett eget kapitel i denna manual. Utseendet på sidan kan variera efter anpassningar som företaget valt att göra. För de som är anslutna till tjänsten finns det en möjlighet att se positionering för personerna i fråga. Personens eller personernas positionering kan visas i en lista eller ses direkt på en karta. Positioneringsuppdateringen i Vision 80/20 sker från dess Android eller iphone applikationer som krävs för denna funktionen. Returneras värdet (null) i positioneringskolumnen kan ingen position erhållas och då visas vanligtvis sista kända. Enghouse Interactive 7

8 Styrkan i systemet sitter till stor del i de flexibla sökmöjligheterna. På söksidan kan du snabbt och enkelt söka upp arbetskollegor eller avdelningar. Välj att söka på Förnamn, Efternamn eller Anknytning. Beroende på inställningar kan du också söka på andra uppgifter som Adress, E-post, Frisökning. Du kan även kombinera dina sökningar. Observera att du inte behöver skriva hela namnet; för att hitta alla Fredrik kan det räcka med att bara skriva in Fre i fältet. 4.1 Enkel sökning Nu kan ni även ha fält för enkelt sökning, där man med ett enda sökfält söker på allt samtidigt, detta finns lätt tillgängligt högst upp till höger. 4.2 Resultatlista När du matat in alla uppgifter och klickat på Sök kommer du få upp ett katalogliknande söksvar, ungefär som i bilden nedan. Vilka uppgifter som visas i söksvaret ställs in vid installationen av systemet. I exemplet visas på vilket namn och titel, organisation, arbetsplats och anknytningsnummer personen kan nås. Om personen har någon aktiv hänvisning registrerad visas denna. Enghouse Interactive 8

9 Klickbara fält Klickar du på ett namn kommer du att länkas till personens uppgifter. Beroende på växel kan du klicka på ett anknytningsnummer för att automatiskt att ringa upp personen. Hänvisad Om någon av anknytningarna i listan är hänvisad indikeras hänvisningen med röd text. 4.3 Sökt persons uppgifter Genom att klicka på en person kommer du till en informationsbild liknande din egen. Här kan du se personens hänvisningar och ytterligare information. Även här syns Microsoft Lync-information till vänster om namnet om den informationen finns att tillgå. Enghouse Interactive 9

10 Hemliga fält Din hemliga information visas med orange överstruken text. Denna information visas endast för dig själv och telefonisterna. Foton Om ni har personfoton i ert system kan man se nu foton över samtliga i organisationen. Rekommendation för bildstorlek är 110*100 punkter. Personen har röstbrevlåda Om personen du sökt upp har röstbrevlåda indikeras detta av en symbol. Lägg till personen som favorit När du sökt upp en person/anknytning kan du lägga till denna i din favoritlista När du klickar på kommer personen att läggas till som favorit Sökområden Om ert system är inställt på sökområden kan du som användare endast söka inom din egen grupp, Sökområde. Funktionen underlättar sökningar i stora sökområden som gör att resultaten blir ohanterbara, och när du inte behöver komma åt register i andra sökområden. Meddelande Vision 80/20 Userinnehåller en meddelandefunktion. När du har sökt fram en anknytning, kan du skicka meddelanden genom att klicka på Skicka meddelande. Meddelandet skickas till mottagarens e-postadress eller mobiltelefon. 4.4 Visa hänvisningar i en grafisk vy För att få en överskådlig bild av vilka som är frånvarande kan du se alla hänvisningar i en grafisk vy, en s.k. Vem-är-var-vy. Där visas hänvisningarna som fyllda fält i en schematisk bild över dagen. Du kan välja att visa två dagar bakåt i tiden eller fyra dagar framåt. Klicka på listan längst upp i vänstra hörnet och välj vilken dag du vill visa. Enghouse Interactive 10

11 Håll muspekaren över en hänvisning för att se orsak och tid i klartext. Alla namnen i bilden är klickbara och länkade till personens uppgifter. Det finns också en vy som låter dig se informationen veckovis samt en ny möjlighet att bläddra framåt tillbaka i vyn genom att klicka på vänster- respektive högerpil. 4.5 Spara sökning Det kan vara bra att spara en sökning om man ofta gör sökningar på samma saker. Gör först den sökning du vill spara. Klicka på knappen för Spara sökning som finns längst ner efter sökresultatet. Du får då upp en ruta där du skriver in namn på sökningen. Klicka på Spara. Den sparade sökningen lägger sig då som en snabbknapp under rubriken Avancerad sökning 4.6 Visa position på karta. Klickar man på den tredje ikonen kommer en karta där positionen/positionerna personen/personerna i fråga kommer att visas. för Kartans initiala storlek anpassas till var personen eller personerna befinner sig genom att den visar samtliga valda personer som har positioneringen aktiverad samt en viss omnejd. Man kan sedan öka, Enghouse Interactive 11

12 minska eller flytta fokus på kartan som i de flesta kartapplikationer. Ingen längre beskrivning navigering i kartapplikationen kommer att ges men de centrala kontrollerna är zoom stapeln till vänster samt navigationscirkeln ovanför den med pilarna. Man kan zooma genom att dra zoom-indikatorn upp eller ner (fungerar också att snurra scroll-hjulet på musen). För att flytta fokus på kartan kan man använda sig av pilarna i navigeringscirkeln men lättast är att klicka och hålla inne vänster musknapp och sedan dra kartan till önskad position. Uppdatera plats Om man inte använder Mozilla Firefox och därmed inte får en förfrågan om att ange position vid inloggning matar man in en plats i fältet Uppdatera plats. Vill man kan man mata in en ännu mer specifik plats genom att man också matar in gatan t.ex. (Kungsgatan, Stockholm). Tryck sedan på för att uppdatera platsen. När platsen sedan är uppdaterad kommer texten Din plats är uppdaterad att visas under inmatningsfältet. Då skall de som söker på dig få upp den inmatade platsen som position. Enghouse Interactive 12

13 5 Hantera hänvisningar Du skall alltid hänvisa din telefon när du inte är anträffbar, och för att hänvisa din telefon går du in på sidan Hänvisa min telefon eller via snabbhänvisning. 5.1 Snabbhänvisning Du kan registrera en hänvisning vis sidan Hänvisa Min Telefon eller via snabbvalen längst ner till vänster. Hur lång tid framåt dina hänvisningar syns beror på inställningar i systemet. Dina hänvisningar indikeras på flera sätt: I resultatlistan kommer din aktiva hänvisning att indikeras med röd text. På sidan med dina uppgifter syns din aktiva hänvisning i kraftig röd text med ram runtom. Inom parentes ser man vem som skapat hänvisningen. Framtida hänvisningar som ännu inte blivit aktiva indikeras med en rubrik, Framtida hänvisningar. Klickar man på visas alla framtida hänvisningar. Har du flera överlappande hänvisningar eller hänvisningar direkt efter varandra visas ett meddelande med den slutliga återkomsttiden. För vissa Outlook- eller Notesanvändare kan funktionen för hänvisning vara avstängd. Det gör att Vision 80/20 automatiskt hänvisar din telefon enligt dina kalenderbokningar och förhindrar dubbla hänvisningar. När du lägger en sammanhängande hänvisning, kommer talsvaret att läsa upp återkomstdatum samt klockslag. Enghouse Interactive 13

14 5.2 Ny hänvisning På Sidan Hänvisa Min Telefon markera den period för vilken hänvisningen gäller med musmakören. Hänvisningstiden kan beräknas med hjälp av företagets arbetstider. T ex om du väljer Gått för dagen på fredag och inte aktivt väljer Åter lördag, blir det automatiskt Åter måndag (om detta är inställt i systemet). Beroende på om din växel är konfigurerad för att tillåta vidarekoppling eller ej, finns två olika utseenden på denna sida. Det finns en med möjlighet att vidarekoppla din telefon och en utan denna möjlighet. Bilden nedan till vänster visar hur det ser ut om du tillåts vidarekoppla din telefon och bilden nedan till höger visar hur det ser ut om du inte tillåts vidarekoppla din telefon. Enghouse Interactive 14

15 För att skapa en ny hänvisning, gör så här: Välj orsak Ditt företag har ett antal standardorsaker som du använder dig av. Beroende på vilken kod du väljer räknar systemet ut hur länge hänvisningen borde gälla. För lunch kan det vara 45 minuter, för gått för dagen kan det vara till morgonen efter osv. Klicka på listan med orsaker och markera den som passar. Kontrollera från- och till-tider När du anger orsak fyller systemet automatiskt i från- och till-tider. Du kan själv ändra tider eller datum i efterhand. Klicka på listorna och markera det datum eller den tid du väljer. Nu kan du också klicka på Från och Till och välja datum direkt från en kalender. o Tills vidare Du kan välja att vara hänvisad tills vidare istället för att ange en till-tid. Kryssa då i rutan framför Tills vidare. Välj hur telefonen ska hanteras vid hänvisning o o o o o Öppen telefon Om du väljer att ha telefonen öppen är du hänvisad men man kan fortfarande ringa till dig då telefonen är inte stängd. Koppla till telefonist Den inringande personen blir då kopplad till telefonist som tar emot ditt samtal. Talsvar Din telefon kopplas om till talsvar, detta brukar vara en standard IVR Pro. Stör ej I växeln kan man ställa in vad som händer när abonnenten väljer Stör ej. Det kan vara att samtalet kopplas till telefonist, eller att det går direkt till röstbrevlådan. Kontakta systemansvarig för att få reda på vilken inställning som gjorts i Er växel. Hänvisa/koppla till annat nummer Fyll i det fullständiga numret, inkl. riktnummer, du vill hänvisa/koppla till. Beroende på hur din växel är konfigurerad finns det här möjlighet att antingen koppla direkt till ett annat nummer eller hänvisa till ett nummer. Att hänvisa till ett nummer innebär att telefonist muntligen framför hänvisningen och kunden får ringa numret själv. Om din hänvisningsfunktion ser ut som till vänster nedan kan du vidarekoppla direkt och om den ser ut som till höger nedan kan du endast hänvisa till nummer. Enghouse Interactive 15

16 Fritext för hänvisning Om det behövs kan du fylla i meddelande till din hänvisning. Denna text syns för andra användare i Vision 80/20 User. Meddelande, syns enbart hos telefonist Du kan även lämna ett meddelande till telefonisten som besvarar ditt samtal. Detta meddelande syns enbart för växeltelefonisten. Klicka på Hänvisa eller tryck Enter för att spara din hänvisning. Du kan nu göra en vidarekoppling utan att behöva göra en hänvisning. Detta gör du i Inställningar. Där kan du också ställa in valet att systemet sparar din vidarekoppling även om du gör en hänvisning. Orsakskod för telekonferens Om ditt Vision 80/20 system är konfigurerat för Hanvisningskod Telekonferens så kan du skapa en hänvisning som har en speciell funktion, de som ringer till dig blir inkopplade i en telekonferens där de inringande kan prata med varandra. Den inringande kommer att få höra ett meddelande Vill du kopplas in i telekonferens?. Vill du din telekonferens skall ha ökat skydd genom att den inringande skall mata in en PIN-kod så kan du konfigurera detta i User, se kapitlet för Samtal. OBS! För att denna funktion skall finnas tillgänglig krävs att ditt system är aktiverat för Telekonferens som orsakskod. Enghouse Interactive 16

17 5.3 Ändra en hänvisning Dina aktuella hänvisningar syns längst ned till vänster som gör det enkelt att ta bort en hänvisning om det skulle behövas. För att ändra befintlig hänvisning välj sidan Hänvisa min telefon. Gör så här för att ändra en befintlig hänvisning: Gå till en sida där din hänvisning syns. (Framtida hänvisningar syns endast på sidan Hänvisa min telefon) Klicka på den hänvisning du vill ändra Du får nu upp hänvisningsformuläret. Fyll i de uppgifter du behöver ändra. Klicka på Hänvisa eller tryck Enter för att spara. 5.4 Ta bort hänvisning Du kan alltid ta bort registrerade hänvisningar. Gör så här: Längst ned till vänster välj alternativet Öppna telefon. Välj sidan Hänvisa min Telefon, markera den hänvisning du vill radera och tryck senare Ta bort Enghouse Interactive 17

18 5.5 Schema Istället för enskilda hänvisningar kan du använda schema för att hänvisa din telefon vid regelbunden frånvaro. Schema är en översikt över lagrade schemabokningar och visas veckovis. Ny schemabokning För att skapa en ny bokning i schemat, gör så här: Skapa en ny hänvisning Du får nu upp ett formulär där du fyller i de uppgifter som behövs för din hänvisning, skildnaden är att ni skall kryssa i Spara som återkommande hänvisning. Orsak, från och till fungerar på samma sätt som för en vanlig hänvisning. Vidarekoppla till, här kommer de val som finns för en vanlig hänvisning Beskrivning Ange gärna en beskrivning till din hänvisning. Från Vardag och Till Veckodag anger de dagar då schemat skall gälla Veckor, anger de veckor som schemat skall gälla, dvs Udda/Jämna Typ av schema, använd antingen närvaro eller frånvaro Ändra schemabokning För att ändra ett befintligt schema, gör följande: Gå till Schema under sidan Hänvisa min telefon. I listan längst ner på sidan, klicka på Gör ändringarna och klicka på Spara. till höger om den bokningen du vill ändra. Enghouse Interactive 18

19 Ta bort en schemabokning För att ta bort ett befintligt schema, gör följande: Gå till Schema under sidan Hänvisa min telefon. Eller I listan längst ner på sidan, klicka på till höger om den bokningen du vill radera. I listan längst ner på sidan, klicka på den bokningen du vill radera. Klicka på knappen Radera schema. Schemabokningen är raderad. 5.6 Snabbhänvisningar För hänvisningar du använder ofta är Snabbhänvisningar det enklaste sättet att hänvisa sin telefon. Snabbhänvisningar är val som du själv skapar, och som hänvisar din telefon i samma ögonblick du trycker på knappen. På knapparna syns återkomsttid samt vad som händer med telefonen om man håller muspekaren över. Texten, t ex återkomsttiden, visas direkt om det är samma dag. OBS! Om en bokning görs i kalendern och man sedan går in och ändrar den med en gång, innan en synknig har skett via Exchange får den inget genomslag. Detta under en tidsrymd på ca 10 sekunder. Enghouse Interactive 19

20 5.7 Hänvisningsinställningar Under Hänvisning min telefon gör du inställningar gällande hänvisningar gjorda via webbytan. Snabbhänvisningar Snabbhänvisningar är de val som visas längst ner till vänster. Du kan programmera in ett antal egna snabbhänvisningar. Dina snabbhänvisningar lagras i en lista, där du enkelt kan ändra eller ta bort de som du tidigare lagt upp. Ny snabbhänvisning För att göra en ny snabbhänvisning, gör så här: Klicka på knappen Lägg till ny snabbhänvisning. Du får upp ett formulär där du fyller i snabbhänvisningens egenskaper. Enghouse Interactive 20

21 o o o o Orsak Välj frånvaroorsak genom att klicka på en orsak i listan. Från Välj när hänvisningen ska gälla från - i förhållande till det att du klickar på knappen. Längd Välj hur länge hänvisningen ska gälla. Eller ange tid för återkomst: Åter kl. Ange tid för återkomst, tt:mm. o o o Vidarekoppla till Välj om telefonen ska vara öppen eller stängd under tiden den är hänvisad, eller om den inringande personen ska kopplas vidare till telefonist, Stör ej, eller till ett specifikt nummer. Knapptext Ange den text som ska stå på knappen. Text i webben Ange den text som ska synas på din hänvisning Klicka på Spara för att lagra knappen. Snabbhänvisningen inte är aktiv förrän du klickat på knappen. De kan alltså inte användas för schemalagda hänvisningar eller motsvarande. Ändra snabbhänvisning För att ändra en lagrad snabbhänvisning, gör så här: Klicka på till höger om den snabbhänvisningen du vill ändra. Gör ändringen i formuläret och klicka på Spara. Ändringen är sparad. Enghouse Interactive 21

22 Ta bort snabbhänvisning För att ta bort en lagrad snabbhänvisning, tryck på. Fälten på denna rad kommer då att rensas. Standardinställningar för hänvisningar Här anger du standardvalet för hur Din telefon skall vidarekopplas när du skapar en hänvisning. Du kan välja att koppla till telefonist, talsvar, stör-ej-funktion eller till angivet nummer. Ändra dina standardinställningar Klicka för ditt val och klicka på Spara. Valen här kan vara olika beroende på system. Ändra dina inställningar för permanent vidarekoppling Denna inställning låter dig sätta telefonist eller talsvar som standard när ingen hänvisning är aktiv. Skulle man få in ett samtal när ingen hänvisning är aktiv kommer telefonsamtalet alltså att kopplas till telefonist eller talsvar istället för till telefonen. Enghouse Interactive 22

23 6 Samtal och Meddelanden 6.1 Meddelanden Under fliken Samtal och Meddelande finns din inkorg för meddelanden skickade via internmeddelande, e- post och SMS. Beroende på företagsanpassning kan meddelandesätten variera. När du fått ett nytt meddelande indikeras detta av en röd stjärna Nya meddelanden indikeras med fet stil och du kan markera som läst när du tagit emot meddelandet. Här kan du även se dina skickade meddelanden. Klicka på Visa skickade meddelanden. Gruppering efter datum Meddelanden visas i full-längd och grupperas efter datum när de skickades. Klicka på eller för att visa respektive dölja grupperna. 6.2 Symboler I meddelandelistan finns ikoner som indikerar typ av meddelande: Internmeddelande e-postmeddelande SMS-meddelande Det finns också ett antal knappar med olika funktioner för att hantera meddelanden: Markera som läst Skicka vidare till en annan person. Spara Ta bort meddelandet Enghouse Interactive 23

24 Lägg till kontakt Spela upp meddelande Sök i extern tjänst Sparat meddelande Markera meddelande som läst Ett nytt meddelande visas med datum och avsändare i fet stil. Klicka på knappen visas i normal stil. för att markera ett meddelande som läst. Hela meddelande kommer då att Spara Ett meddelande kan sparas och hindras från att det automatiskt rensas bort av systemet. Klicka på knappen för att spara det aktuella meddelandet. Skicka vidare Du kan skicka vidare ett meddelande till en annan intern anknytning. Oavsett vilken typ av meddelande du väljer att skicka vidare, kommer meddelandet skickas som ett internmeddelande. Klicka på knappen för att skicka ett meddelande vidare. Du får upp en ny sida. Ange mottagarens anknytning. Klicka på Skicka. Ta bort meddelande Klicka på ikonen för att ta bort ett meddelande helt. Lägg till kontakt För att skapa en kontakt utifrån informationen i ett meddelande tryck på för att komma till formuläret där man lägger till kontakter. Telefonnumret kopieras med automatiskt och det är endast de andra uppgifterna du måste fylla. Sök i extern tjänst För att söka information om personen som lämnat meddelandet i en extern tjänst tryck på. Det kan t.ex. vara en nummersöktjänst eller en sökmotor så som Google. Det beror på vad administratören har valt att koppla till denna tjänst. Denna funktion kan finnas tillgänglig på flertalet platser i User beroende på val som gjorts av administratören. Spela upp meddelande För att spela upp ett röstmeddelande tryck på. Enghouse Interactive 24

25 6.3 Samtal I Samtal och Meddelanden hittar du dina inkommande meddelanden, inkommande samtal, utgående samtal och missade samtal, samtal stöds enligt följande modell. Samtalshistoriken kan visa följande med olika växlar BroadWorks PBX/IPO PBX IVR Pro talad hänvisning IVR Talad hänvisning Missade samtal Ja Ja Ja Ringda samtal Ja Nej Nej Mottagna samtal Ja Nej Nej Det finns i systeminställningarna möjlighet att bestämma hur många dagar som samtalen skall ligga kvar i listorna. Detta sköts av administratören. Man ser också information om vilket nummer som har ringt samt tidpunkten och samtalets längd. Utseendet kan variera beroende på vilken typ av systemkonfiguration som används. 6.4 Inställningar Olika inställningar för media och relaterat data finns att ändra i dessa dialoger. Byt personlig kod Enghouse Interactive 25

26 På denna sida byter du lösenord till ett nytt som du själv väljer. För att byta lösenord till webytan, gör så här: Skriv in ditt nuvarande lösenord i det fältet för Befintlig kod Skriv in ett Ny kod som du själv väljer. Tänk på att inte välja en allt för enkel kod. Skriv även i det nya lösenordet i rutan Bekräfta kod och tryck sedan på Byt kod. Om allt går väl visas sedan en bekräftelse på att lösenordet är ändrat. Det nya lösenordet gäller nu omedelbart. Kommer du inte ihåg ditt nya lösenord, kontakta supportavdelningen för interntelefoni eller motsvarande. De kan hjälpa dig vidare. Du kan också begära nytt lösenord genom att klicka på länken Begär nytt lösenord på loginsidan. Meddelandeavisering (IVR PRO) I meddelande väljer du hur meddelanden skall aviseras Röstbrevlåda Överblick (IVR PRO) Visar övergripande status av din röstbrevlåda, bilderna visar röstbrevlåda och talad hänvisning baserad på IVR PRO. Röstbrevlåda Svarsinställningar (IVR PRO) Enghouse Interactive 26

27 Hänvisningsbesked Här kan du välja om ett hänvisningsbesked skall läsas eller inte,och om detta skall erbjudas endast för externa inringande. Röstbrevlåda Definierar om röstbrevlådan skall vara aktiv eller inte och om det skall gälla interna eller bara externa samtal. Röstbrevlåda Hälsningar (IVR PRO) Här spelar du in med egen röst det som skall spelas upp när du är upptagen, svara inte eller är hänvisad. Detta är bra funktioner som skall användas tillsammans med vidarekopplingar, se nedan. Tex kan man spela in en fras där du ber den inringande trycka 6 för att bli kopplas till en sekreterare när är upptagen, vilket nummer samtalet kopplas till styr du via vidarekopplingsdestination för val 6. Röstbrevlåda Vidarekopplingar (IVR PRO) Med IVr PRO kan man ställa in ett antal vidarekopplingar, tex kan man vi upptaget aktiviera funktionen där den inringande kopplas till ett annat nummer när de trycker 6. Enghouse Interactive 27

28 Röstbrevlåda Notifieringar (IVR PRO) I notifieringar ställer man in hur användaren skall notifieras om ya meddelanden samt ställer in ett schema för när denna notifiering skall vara aktiv. Röstbrevlåda Unimessaging (IVR PRO) I Unimessaging ställer man in hur man vill ha röstmeddelanden levererade, dvs om länk eller som bilaga och om meddelanden skall markeras som läst eller behållas som oläst. Enghouse Interactive 28

29 Samtalshanteraren (Avaya IPO) Vid en installation med Avaya IPO finns det en meny som heter Samtalshanteraren. Här kan man ställa in snabbtangenter för att svara, lägga på etc. Meddelande Röstbrevlådeinställningar (IVR) När systemet är integrereat med IVR som hanterare av röstbrevlåda och talad hänvisning finns det ett antal val specifika för denna kombination. Här kan användaren stänga/öppna sin röstbrevlåda, och lite andra funktioner som baseras på vad installatören har gett möjlighet till för en slutanvändare att ställa in. De flesta av de inställningar som är möjliga med IVR hanteras via Administrera, det verktyg som installatören använder, konsultera er partner för att se över vilka funktioner kan göras tillgängliga för användaren. Tex kan vidarekopplingar göras tillgängliga på ett sätt liknande IVR PRO. Enghouse Interactive 29

30 7 Min Sida Inställningar I Min sida - inställningar hittar man ett par inställningar för användaren;: Startsida Här kan du välja den startsida som skall laddas vid omstart och ny inloggning. Vald Tidszon För att tillmötesgå behovet hos företag som har medarbetare i flera länder och i olika tidszonder finns det nu ett alternativ som låter användaren ange vilken tidzon han befinner sig.i.välj korrekt tidszon från rullgarinslistan och klicka sedan på Spara. Typ av sökning som standard Under sökinställningar kan du ange vilken typ av sökning du vill ha som standard. Detta gör du genom att göra ett val i rullgardinslistan och trycka på Spara. Enghouse Interactive 30

31 8 Min Sida - Mina uppgifter Under fliken Mina uppgifter står all detaljinformation om dig. För telefonisten är det av största vikt att dina uppgifter stämmer, och du bör kontrollera dina uppgifter så att de alltid är uppdaterade. Om några data inte stämmer, klicka på knappen Ge förslag på ändringar för att User telefonist eller på knappen Ändra frivilliga uppgifter för att ändra dina personliga uppgifter Förslag på ändringar Om du märker att uppgifterna på din anknytning är felaktiga kan du genom att klicka på knappen Ge förslag på ändringar skicka ett meddelande till dem som har hand om registrering av personuppgifter i systemet. Ditt anknytningsnummer bifogas automatiskt i meddelandet. Gör så här: Klicka på knappen Ge förslag på ändringar. Fyll i de fält som ska uppdateras. Klicka på Skicka. Ändringarna är nu skickade till telefonist med behörighet att ändra dina uppgifter. Du får ett meddelande när dina ändringar är uppdaterade. 8.2 Ändra frivilliga uppgifter Du kan också lägga till och ändra frivilliga uppgifter. Gör så här: Klicka på knappen Ändra frivilliga uppgifter. Enghouse Interactive 31

32 Fyll i de fält som ska uppdateras. Klicka på Spara. Dina ändringar är nu införda i registret. 8.3 Redigera Tips På denna sida hanterar du tips. Tips är till för att hjälpa telefonisten att besvara ditt samtal på bästa sätt. Ett tips kan t ex vara Koppla gärna till min mobil om jag ej är anträffbar på annan telefon. Nu kan du också tidsbestämma ett tips, och välja om det ska visas bara på vissa dagar. Under denna sida finns en lista på dina lagrade tips. Nytt tips Gör så här för att lägga till ett nytt tips: Klicka på knappen Redigera tips. Ställ markören i textfältet och fyll i den text som telefonisten ska se. Om tipset ska ha en tidsbegränsning, fyll i start- och slutdatum. Du kan klicka på kalenderikonen för att välja datum direkt ur en kalender. Om tipset ska visas endast vissa dagar, kryssa för de dagar tipset ska gälla. Klicka på Spara. Enghouse Interactive 32

33 Ändra tips För att än qdra ett lagrat tips, gör så här: Klicka på knappen till höger om det tips du vill ändra. Ställ markören i textfältet och ändra texten. Klicka på Spara. Ta bort ett tips För att ta bort ett lagrat tips, klicka på knappen till höger om det tips du vill radera. Enghouse Interactive 33

34 9 Min Sida - Telefonbok I Telefonbok kan du lägga upp och hantera egna kontakter. Mina kontakter består av kontakter som du själv lägger in och sorteras i bokstavsordning från A-Ö. Genom att klicka på namnet på kontakten får du fram all lagrad information om kontakten. Dina kontakter är bara synliga för dig själv och det är du själv som skapar dem. 9.1 Privata kontakter I din telefonbok kan du hantera egna kontakter som bara du kan se. Ny privat kontakt För att skapa en ny privat kontakt, gör så här: Gå till sidan Telefonbok och välj Lägg till ny privat kontakt. Du får nu upp ett formulär där du kan fylla i diverse uppgifter till din kontakt. o Du kan lägga till en personbild till alla kontakter. Klicka på knappen Bläddra för att hämta en bild från din dator. Du får upp ett nytt fönster, där du letar upp bilden och klickar på Öppna. Klicka på Spara Enghouse Interactive 34

35 Ändra privat kontakt För att ändra en privat kontakt i Min telefonbok, gör så här: I listan över dina privata kontakter, klicka på till höger om den kontakt du vill redigera. I formuläret du får fram, kan du markera och byta ut de uppgifter som ska ändras. o Om du ska byta bild, klicka då först på knappen Ta bort bild och gör sedan som när du skapar en ny kontakt, se ovan. Klicka på Spara. Ta bort privat kontakt För att ta bort en privat kontakt i listan över dina privata kontakter, klicka på kontakt du vill radera. till höger om den 9.2 Talstyrning av telefonböcker Om det finns en Vision 80/20 Auto Attendant kopplat till Vision 80/20 Hänvisningssystemet har man möjligheten att talstyra mycket av funktionaliteten i telefonböckerna. Enghouse Interactive 35

36 10 Contact Center Det finns en tilläggsflik för de om använder call center-funktionen där de kan göra vissa inställningar för programmet. OBS! Detta är en tilläggsfunktion och ingår inte i standardutförandet av Vision 80/20. Det första rubrikvalet har fem val som rör köagentprogrammet. Håll linje öppen håller agentens linje uppkopplad så att denna inte behöver lyfta telefonnuren för hand. Linje öppen: bekräfta samtal Man bekräftar samtal genom att trycka på telefonknapp. Maxtid innan svar Tiden det ringer innan samtalet räknas som missat. Bekräfta med DTMF agenten behöver trycka en knapp för att ta emot samtal Telefonnummer - Numret man loggar in med, dvs svarsanknytning Klickar man på den lilla representationen av Agentprogrammet så startas applikationen. Telefonboken är ytterligare ett val under denna flik och där kan man se de telefonböcker och namn som är associerade med Agentprogrammet Det sista alternativet är Whisper där agenten kan spela in sina egna svarsfraser per kö. Enghouse Interactive 36

37 11 Microsoft Lync-integration I detta kapitel kommer de allra vanligaste funktionerna i Microsoft Lync som är relevanta för Vision 80/20 att beskrivas. Till att börja med så måste vi klargöra att allt som står med i detta kapitel endast gäller om Lync-används, om så inte är fallet kan man bortse från detta kapitel då inga av dessa funktioner finns tillgängliga i annat fall. Det är också en tilläggsmodul till det ordinarie programmet, dvs. den ingår inte från början. Lync är ett omfattande program och för mer information om programmet kontakta Microsoft. Lync hanterar bl.a. närvarohantering. Det brukar på engelska kallas för Presence and Availability Management (PAM) och rör närvarohantering, tillgänglighet samt en rad med annan information om användarna av Lync. Det mest uppenbara sättet att se Lync närvaro i Vision 80/20 User är genom den närvaroikon som representerar kontaktens status. Vision 80/20 User använder sig av Lyncservern för att få information om kontakternas status därför uppdateras den när sökning sker och inte i realtid. En närmare beskrivning på vad statusikonens olika färger betyder och vad som kan vara orsaken bakom att de visas följer. Enghouse Interactive 37

38 Närvaroikon Statustext Beskrivning Tillgänglig Upptagen I Samtal I Konferenssamtal I Möte Stör Ej Kontakten är online och kan delta I konversationer. Användaren sätter sin status manuellt, men nästa automatiska statusinställning kommer åsidosätta denna. Kontakten är tillgånglig men är upptagen med en annan aktivitet. Möjliga aktiviteter kan vara följande: I Samtal Kontakten är upptagen med en telefon-, röst- eller videokonversation. I konferenssamtal Kontakten är upptagen i en flerpartskonversation som använder, telefon-, röst-, video- eller applikationsdelning. I ett Möte Outlook-kalendern visar kontakter som ha bokat ett möte. Användaren kan ställa in status manuellt. Kontakten har manuellt satt sin tillgänglighetsstatus till Stör Ej. Ej tillgänglig, Strax tillbaka Inaktiv Upptagen (Inaktiv) Offline Närvaro Okänd Blockerad Kontakten är troligen inte tillgänglig. Status visas för följande orsaker: Kontaktens dator har varit inaktiv längre än den förinställda tiden för inte vid datorn : förinställt till 15 minuter. Kontakten har satt sin närvarostatus manuellt till Inte vid datorn. Kontakten har låst datorn. Kontakten har ställt sin status till Strax Tillbaka manuellt. Kontakten kan vara tillgänglig men personens dator har varit inaktiv längre än den förutbestämda tiden för inaktivitet (förinställd till 5 minuter) men inte tillräckligt länge för att statusen ska ändras till Inte vid datorn. Kontaktens skärmsläckare kan eventuellt ha startat. Statusen sätts av Communicator. Kontakten är I möte eller har samtal, och datorn har varit inaktiv längre än de förinställda 5 minuterna. Eventuellt har kontaktens skärmsläckare gått igång medan statusen var Upptagen. Denna status sätts av Communicator. Kontakten är inte tillgänglig. Status visas för följande orsaker: Kontakten har satt sin status så att den ser ut att vara Offline. Communicator 2007 körs inte på kontaktens dator, eller så har kontakten inte loggat in. Kontakten har blockerat dig från att se hans eller hennes närvarostatus. Communicator 2007 kan inte avgöra status för denna kontakt. Denna status visas vanligtvis för att kontaktens närvarostatus lagrats I ett annat datorsystem, så som en organisation som inte är en integrerad partner. Du har blockerat kontakten från att se din närvarostatus. För personen som du har blockerat så visas din status som Offline. Enghouse Interactive 38

39 12 Hjälp Via knappen Hjälp hittar du information om de olika färgerna på hänvisningar i User. Du hittar också manualen i pdf-format, för nedladdning. För att hämta manualen går du in under rubriken Hjälpdokuemt. 13 Logga ut För att logga ut ur Vision 80/20 User klickar du på knappen som finns längst upp i högra hörnet. Enghouse Interactive 39

40 14 Tilläggsfunktioner 14.1 Sekreterare Sekreterarfunktionen gör att användare kan fungera som sekreterare med tillåtelse att hänvisa och begära förändringar på andra personer. För den användare som är sekreterare åt andra finns en symbol synlig på de personernas uppgifter, så att man ser att man kan bli sekreterare åt personerna. När en användare blir sekreterare läggs den person som sekreteraren skall styra, upp bland bland användarens favoriter. Bli sekreterare åt en person Innan du kan bli sekreterare åt en person, måste du vara godkänd för att agera sekreteare. Behörighet bestäms av administratören i Ändra. För att bli sekreterare åt en person, gör så här: Gå in på personens uppgifter, t ex genom att söka upp personen. Klickar på sekreterarikonen. Du har nu begärt att få bli sekreterare. Den personen du valt måste nu godkänna din begäran. Godkänna en sekreterare För att få en sekreterare måste för en annan användare begära att få vara din sekreterare, se ovan. För att godkänna begäran om sekreterare, gör så här: Logga in webbytan. I fliken sekreterare finns det en begäran som skall antingen godlännas eller nekas. Klicka på för att godkänna sekreteraren. Vill du ha mer information om den person som försöker bli sekreterare, klicka på namnet för att se uppgifter om denna. Enghouse Interactive 40

41 Ta bort sin sekreterarroll Om du vill ta bort din sekreterarroll från en person, gör så här: Gå in på personens uppgifter, t ex genom att söka upp personen. Tryck på. Du är nu inte längre sekreterare åt denna person Hänvisa en annan person För att skapa hänvisning för en annan person, gör så här: Gå in på personens uppgifter, t ex genom att söka upp personen. Tryck på knappen Hänvisa Du kommer då till sidan Hänvisa <Namn> som gäller den person du skall hänvisa, här skall du markera den tidpunkt som hänvisningen gäller. Beroende på om din växel är konfigurerad för att tillåta vidarekoppling eller ej, finns två olika utseenden på denna sida. Det finns en med möjlighet att vidarekoppla din telefon och en utan denna möjlighet. Bilden nedan till vänster visar hur det ser ut om du tillåts vidarekoppla din telefon och bilden nedan till höger visar hur det ser ut om du inte tillåts vidarekoppla din telefon. Enghouse Interactive 41

42 Principen är densamma som för egna hänvisni.ngar 14.3 Ge förslag på ändringar av en annan persons uppgifter För att ändra uppgifter för en annan person, gör så här: Gå in på personens uppgifter, t ex genom att söka upp personen. Tryck på knappen Ge förslag på ändringar. Skriv in de ändringar du vill genomföra och tryck Skicka. Ändringarna är nu skickade till telefonist med behörighet att ändra personuppgifter. Personen får ett meddelande när ändringarna är uppdaterade. Enghouse Interactive 42