ANVÄNDARMANUAL CELLIPS HÄNVISNING

Transkript

1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehållsförteckning... 1 Användarmanual Cellips hänvisning Hänvisningsstatus Generella inställningar Ljudfil med ditt namn vid talad hänvisning Gått för dagen och lunchtider Hänvisning med appen Cellip Hänvisning i Lync Ändra hänvisning i Cellip Presence Ändra hänvisning i Lync Sluttid Hänvisning hur det påverkar anknytningar i svarsgrupper Mina sidor Kalenderstyrd hänvisning Outlook Google Mail Kalendern i Mac osx

2 ANVÄNDARMANUAL CELLIPS HÄNVISNING Manualen är tänkt för alla som tänkt använda hänvisning i Cellips telefonisystem. 1. HÄNVISNINGSSTATUS Du kan för ditt nummer ställa följande hänvisningsstatus Tillgänglig Möte Lunch Gått för dagen Frånvaro Upptagen Sjuk/VAB Semester Åter När du ställer in en hänvisningsstatus kan du välja hur samtalen ska hanteras. Följande alternativ finns Ring + Röstbrevlåda Vidarekoppla + Röstbrevlåda Talad hänvisning + Röstbrevlåda Talad hänvisning + Vidarekoppla eller Röstbrevlåda Röstbrevlåda Talad hänvisning Exakt hur du ställer in din status och hur samtalen ska hanteras beror på vilken klient du använder för att hantera samtalen. Se efterföljande kapitel för hur det kan hanteras. 2. GENERELLA INSTÄLLNINGAR Det finns vissa inställningar som kan göras för hur hänvisningsbeteendet ska fungera. 2.1 LJUDFIL MED DITT NAMN VID TALAD HÄNVISNING När du väljer Talad hänvisning nedan så spelas automatiskt följande upp: <ditt nummer> är på möte/lunch/ej tillgänglig/har gått för dagen. (Åter kl. HH:MM (om en sluttid finns)). Du kopplas nu till röstbrevlådan. Om du väljer att på Mina sidor spara en ljudfil här så kommer <ditt nummer> ersättas av ljudfilen. Vi rekommenderar att du spelar in en ljudfil med ditt namn och väljer att den ska spelas upp. 2

3 Väljer du alternativet Talad hänvisning + Vidarekoppla eller Röstbrevlåda så kommer förutom det angett ovan även Tryck 9 för att bli kopplad till telefonist, tryck 1 eller dröj kvar så kopplas du till röstbrevlådan spelas upp. Du kan själv välja vilket nummer telefonist finns på eller om det ska gå till en svarsgrupp. Du lägger in en ljudfil via Mina sidor-portalen på GÅTT FÖR DAGEN OCH LUNCHTIDER Gått för dagen. Ställ in vilken tid som det ska anges att du kommer tillbaka. Som standard anges klockan 8:00 nästa arbetsdag men om du brukar börja arbeta klockan 8:30 så kan du här ställa in att det är den tiden som ska gälla som återkomsttid om du väljer Gått för dagen. Lunch. Ställ in vilken tid som ska anges att du kommer tillbaka när du ställt in din status på Lunch. Som standard är den 60 minuter men om du brukar ha lunch på t.ex. 45 minuter så kan du ställa in det här. Du ställer in detta med mobilappen under Alternativ eller via Mina sidor-portalen på 3. HÄNVISNING MED APPEN CELLIP 365 I mobilappen för Cellip 365 som finns för iphone och Android kan du enkelt styra din hänvisning och ställa in hur den ska fungera. För mer information om Cellip 365 vänligen läs manualen för Cellip HÄNVISNING I LYNC 365 Detta avsnitt gäller endast de som har tjänsten Lync 365 Telefoni. För dig som har den tjänsten så är hänvisningen integrerad i Lync-klienten. När du använder någon av metoderna som beskrivs här för att sätta din status så kommer din Lync-status att ändras utifrån hänvisningen. 4.1 ÄNDRA HÄNVISNING I CELLIP PRESENCE Anta att vi i Cellip Presence ställer in att vi ska gå på lunch och komma tillbaka 13:30. Samtidigt ställer vi in att eventuella samtal från Esko ska kopplas fram till oss under angiven tid. Då kommer fältet Vad händer idag? att populeras med denna information samt vår status sättas till Lunch. Se bilden nedan. 3

4 Figur 1: Lunch på en PC-klient för Lync När klockan blir 13:30 slås hänvisningen automatiskt om till Tillgänglig igen. 4.2 ÄNDRA HÄNVISNING I LYNC När man skriver in meddelande i Vad händer idag? tolkas det som en hänvisning om det är rätt formaterat. Tabellen nedan beskriver de orsaker som finns och som kan sättas i Lync-klienten. 4

5 Hänvisningsorsak Förkortning att skriva i Lync (Vad händer idag?) Visas i Lync (Vad händer idag?) Status i Lync Tillgänglig <mellanslag> Tillgänglig Tillgänglig Möte Möte/SAM Möte Möte Lunch Lunch/LUN Lunch Lunch Gått för dagen GFD Gått för dagen Gått för dagen Frånvaro Frånvaro Frånvaro Inte på jobbet Upptagen Upptagen Upptagen Upptagen Sjuk/VAB Sjuk/SJK/VAB Sjuk/VAB Sjuk/VAB Semester Semester/SEM Semester Semester Åter Åter Åter Upptagen Notera är att följande statusar går att sätta i Lync av en användare: Tillgänglig Upptagen Stör ej Strax tillbaka Inte på jobbet Visa som inte vid datorn För att sätta att du gått på Lunch måste du alltså använda hänvisningsförkortningen Lunch eller LUN i Vad händer idag?-fältet. Vill du sätta dig som tillgänglig kan du lägga in ett mellanslag i Vad händer idag?-fältet. Då kommer hänvisningen sättas till tillgänglig. Notera att du kan ändra din status i Lync-klienten och ändå i Vad händer idag? se vilken hänvisning som är inställd på fastnätsnumret/mobilnumret. Lync till Lync-samtal påverkas inte av hänvisningen, utan fungerar på samma sätt som utan hänvisningen. Detta innebär att du kan ställa in en hänvisning för att stänga av inkommande samtal men ändå kunna vara fullt tillgänglig på Lyncen vid behov. 4.3 SLUTTID I vissa fall kan det vara bra att ange en sluttid för hänvisningsorsaken så att du sätts som tillgänglig när tiden gått ut. Detta görs genom att du efter hänvisningsorsak i Vad händer idag-fältet? skriver tidpunkten hänvisningen ska sluta gälla. Tid skrivs enligt 15:00 eller 1500 eller 15 (skriver du utan minuter tolkas det som 00). Datum skrivs enligt eller

6 Skriver du tid utan datum t.ex. Möte 15:00 så tolkas det som dagens datum. Skriver du datum utan tid t.ex. Semester så tolkas det som att det gäller till 08:00 d.v.s. Semester är samma sak som Semester :00 5. HÄNVISNING HUR DET PÅVERKAR ANKNYTNINGAR I SVARSGRUPPER Om man har aktiverat hänvisning på sin anknytning och ändrar från tillgänglig till t.ex. Lunch eller någon annan status kommer man automatiskt loggas ut från alla svarsgrupper. Man måste sen efter att man kommer tillbaka från lunchen logga in i svarsgrupperna man vill ta samtal från. Nya anknytningar och nya inställningar kan ta upp till 5 minuter innan dom slår igenom i svarsgruppen. 6. MINA SIDOR Logga in på Mina sidor på Du använder de uppgifter du får från din IT-administratör. Figur 2: Inloggning mina sidor Klicka på Alla telefonnummer i vänstermenyn och sedan på menyalternativet Hänvisning. 6

7 Figur 3: Startsida När du kommer till hänvisningssidan kan du se och ändra din nuvarande status. Detta är dock enklare att göra i appen Cellip Presence. På Mina sidor kan du dock hantera ljudfiler och välja att spela upp en ljudfil istället för att t.ex ska läsas upp vid talad hänvisning. Här kan du även enkelt ställa in hur Lunch samt Gått för dagen ska hanteras. Figur 4: Inställningar på Mina sidor 7

8 På Mina sidor kan du även ställa in profiler om du använder kortnummer för att hantera din hänvisning istället för appen Cellip Presence. Följande kortnummer finns: Kortnummer Status 140 Tillgänglig 141 Möte 142 Lunch 143 Gått för dagen 144 Frånvaro 145 Upptagen 146 Sjuk/VAB 147 Semester För varje status kan du ställa in en profil som bestämmer hur samtalet ska hanteras då ingen information om detta skickats med vid hänvisningstillfället, t.ex. då du aktiverat en hänvisning via ett kortnummer. Figur 5: Mötesprofilen 7. KALENDERSTYRD HÄNVISNING Du kan låta din kalender styra när din telefon ska bli hänvisad. Detta görs genom att Lync 365 prenumererar på kalenderbokningar från en, eller flera, kalendrar som man lägger in under Hänvisning och Kalenderhänvisning på Mina Sidor. Prenumerationen är en länk till en.ics fil som synkroniseras med jämna intervaller. För att en kalenderbokning ska synkroniseras och registreras som en hänvisning måste det finnas ett nyckelord följt av ett kolon (:) någonstans i ämnesraden för kalenderbokningen. Vilka nyckelord som finns kan du hitta i tabellen nedan. Om du däremot kryssar i Hänvisa alla behövs inga nyckelord för då kommer samtliga bokningar i kalendern att synkroniseras och resultera i en hänvisning med hänvisningsorsak Upptagen. Notera att kalenderstyrd hänvisning inte är att betrakta som ett realtidssystem och därför kan det ta upp till 60 minuter innan en ny kalenderbokning synkroniseras och resulterar i en aktiv hänvisning. 8

9 Hänvisningsorsak Möte Lunch Gått för dagen Frånvaro Upptagen Sjuk/VAB Semester Förkortning att skriva i kalendern Möte: eller SAM: Lunch: eller LUN: Gått för dagen: eller GFD: Frånvaro: Upptagen: Sjuk: eller VAB: Semester: eller SEM: För att lägga till en kalender som ska synkroniseras går du in på Mina Sidor, väljer Hänvisning och rutan Kalenderhänvisning: Namn: Här fyller du i ett namn så du själv kommer ihåg vilken kalender det refererar till. Kom ihåg att detta måste vara unikt. Länk: Länken till din kalender, se nedan för hur du tar reda på vilken länk som gäller just din kalender. Aktiv: Med den här flaggan väljer du om kalendern ska vara aktiv, alltså om den ska synkroniseras eller inte. Hänvisa alla: Om du vill att alla kalenderbokningar automatiskt ska generera en hänvisning kan du klicka i denna ruta så kommer allt i den kalendern, oavsett nyckelord, hänvisa din telefon med orsak upptagen. Glöm inte att spara inställningarna. 7.1 OUTLOOK Använder du Outlook behöver du publicera din kalender som det heter, och det gör man enklast via webmailen Office Web Access (OWA), följ dessa 6 enkla steg för att publicera kalendern och kopiera kalenderlänken. Alla referenser är till figur 6 nedan. Observera att Exchangemiljön måste ha OWA aktiverat för att detta ska fungera. Har man Office 365 är OWA alltid aktiverad. 9

10 Först loggar man in i webmailen och sedan klickar man på kugghjulet uppe till höger (1) vilket öppnar sidobaren på högra sidan. Där klickar man på Kalender (2) vilket i sin tur öppnar den vänstra sidobaren där man klickar på kalenderpublicering (3) under Delade kalendrar. Välj vilken kalender som du vill publicera (4) och med vilken behörighet (5). Vi rekommenderar att man ger behörigheten Begränsad information för den ger tillräcklig information om kalenderbokningarna, så som tid, plats och ämnesrad. Länken du ska använda är den efter ICS. Kopiera HELA länken, som måste sluta på.ics (6) och klistra sedan in den i fältet Länk på Mina Sidor för att starta prenumerationen. Glöm inte att klicka i Aktiv och sedan klicka på Spara. Figure 6: Outlooks webvy och steg för att hämta ut.ics fil. 7.2 GOOGLE MAIL För att hämta en kalenderlänk från Google mail (Gmail) måste du först se till att kalendern som du vill synkronisera är offentlig. Detta görs genom att du klickar på pilen som syns till höger när man låter muspekaren vila över kalendern. Där under går man vidare till Dela den här kalendern. Kryssa i rutan för Gör denna kalender offentlig (tips: vill du inte låta kalendern vara fullkomligt offentlig kan du kryssa i dela endast ledig/upptagen och sen välja Hänvisa alla på Mina Sidor) för att bekräfta denna ändring klickar man sedan på spara. För att komma åt länken får man återigen klicka på pilen som dyker upp vid din kalender. Nu ska vi istället gå in på Kalenderinställningar. Här scrollar man ner till Kalenderadress och du högerklickar på ICAL och välj kopiera länkadress. Sedan klistrar du in den adressen i fältet Länk på Mina Sidor för att starta prenumerationen. Glöm inte att klicka i Aktiv och sedan klicka på Spara, och har du valt att endast dela kalendern med ledig/upptagen-information så klicka också i Hänvisa alla, 10

11 7.3 KALENDERN I MAC OSX För att hämta från Macs kalender högerklickar man på den kalender man är intresserad av och väljer Delninsinställningar. Här klickar du i offentlig kalender. Direkt under är det en länk som börjar med webcal:// kopiera hela länken och klistra in i länkfältet. Sedan klistrar du in den adressen i fältet Länk på Mina Sidor för att starta prenumerationen. Glöm inte att klicka i Aktiv och sedan klicka på Spara. 11