VERKSAMHETSPLAN FÖR ADMINISTRATIONEN VID SKOLAN FÖR INDUSTRIELL TEKNIK OCH MANAGEMENT

Transkript

1 1 VERKSAMHETSPLAN FÖR ADMINISTRATIONEN VID SKOLAN FÖR INDUSTRIELL TEKNIK OCH MANAGEMENT Bakgrund Historik KTH genomförde en omorganisation till nio skolor. Vid övergången inrättades en skolorganisation baserad på administrativa funktionsansvar. SWOT-analys Styrka Svaghet Ledningens engagemang Avsaknad av ITM-perspektiv Engagerad/kunnig personal Informationsspridning Utsedda funktionsansvariga Oidentifierade ansvarsområden VIS Avsaknad av Controllerfunktion Redovisningskunskap Bristfällig uppföljning KTH-kännedom Bristfällig gemensam planering Bra dialog KTH Geografiskt utspridd Ojämn könsfördelning Möjlighet Professionalism inom funktionerna Effektivisering Personalutveckling Kostnadsbesparingar Verksamhetsfokus Starkare adm stöd till verksamheten Integrera grundutbildningen Hot Prefekter rädda för förnyelsearbete Administrationen ej förändringsbenägen Neddragning av personal Detaljstyrda av KTH trots skola

2 2 Våra intressenter Dekan Ledningsgrupp Institutioner/avdelningar Styrelse KTH Studierektorer Teknologer Externa finansiärer Vision Vi är en professionell administration med ett ITM-perspektiv som upplevs som en självklar, kompetent och värdeskapande part mot samtliga intressenter. Mission Administrationens uppdrag är att utifrån de ramar och önskemål som verksamheten, KTH, studenter samt samhället ställer, leverera administrativ kompetens med avseende på kvalitet och effektivisering såsom det formulerats i ITM:s utvecklingsplan. Detta möjliggörs av en samlad kompetens och ett gemensamt engagemang. Administrationen skall ge verksamheten administrativt stöd att utveckla skolan till en nationellt och internationellt ledande aktör inom utbildning, forskning och utvecklingsarbete. Administrationen skall sträva efter en jämlik och säker arbetsmiljö för samtliga administratörer. Strategier framgångsområden 1. Motiverade, kompetenta och engagerade medarbetare 2. Hög effektivitet och kvalitet i samtliga processer 3. Utveckla den administrativa organisationen 4. Information och kommunikation 1. Motiverade, kompetenta och engagerade medarbetare Övergripande mål: Samtliga medarbetare inom administrationen har/skall erhålla rätt kompetens, känna sig delaktiga i skolans värdegrunder samt känna engagemang för sitt arbete. Initiativrika engagerade medarbetare skall ges möjlighet att växa i organisationen:

3 3 Utifrån den formulerade visionen, missionen och strategierna skall kompetensområden identifieras inom skolans administration. Den strategiska kompetensen för den administrativa processen är viktig att tydliggöra. Medarbetarnas kompetensprofil skall stämma överens med de administrativa processernas strategiska kompetensområden. 1. Fastställa strategiska kompetensområden 2. Alla medarbetare skall vara med och ta fram handlingsplaner inom sina funktionsområden. Skapa värdegrunder: En medvetet byggd kultur, med tydliga kärnvärden som medarbetarna kan ställa upp på och förmedlar i allt de gör, kan fungera som ett kraftfullt styrverktyg och en effektiv kompass i skolans strävan att nå långsiktiga målsättningar. Skolans administration behöver formulera en värdegrund som i det dagliga arbetet bidrar till att uppfylla verksamhetsmålen och röra sig i riktning mot visionen. Alla medarbetare inom administrationen skall känna sig delaktiga i skolans värdegrunder. 1. Definiera en gemensam värdegrund 2. Medarbetarsamtal och gruppdiskussioner 3. Diskussion med ledningsgruppen 5. Ta fram handlingsplan med aktiviteter för att skapa gemensamma värdegrunder 2. Hög effektiv och kvalitet i samtliga processer Övergripande mål: Skolan har administrativa processer som bedrivs med hög kvalitet och effektivitet samt är ändamålsenliga med skolorganisationens syfte och inriktning. Gemensam budgetprocess: Organisationsförändringen, som genomfördes , innebär att skolan blir mer självständig avseende resursfördelning och styrning. Det innebär också att det mer tydligt blir en central och en lokal nivå inom skolan, båda med olika behov och tillgång till information. En viktig del av styrningen är själva budgetarbetet, där budgeten är ett verktyg för både planering och styrning. En gemensam budgetprocess skall vara framtagen och presenteras senast Ta fram budgetförutsättningar 2. Ta fram en tidplan 3. Ta fram budgetmallar

4 4 4. Ta fram rutiner för budgetdialog 6. Informera budgetansvariga Uppföljning: Skolan är en decentraliserad organisation, som består av ett antal enheter med ansvar och befogenheter. Därmed ställs högre krav på uppföljning och kontroll från skolchefens sida. Denne behöver få information på aggregerad nivå presenterad för att kunna jämföra över tiden och mellan olika enheter, se trender eller se avvikelser. Skolan använder sig av budget och verksamhetsplaner som en viktig del av styrningen. Därmed blir det viktigt att målen följs upp och utvärderas samt att bedömningar görs beträffande vilka åtgärder som behöver vidtas. Skolan har också ett rapporteringskrav mot KTH. Skolchefen behöver information om de olika enheternas måluppfyllelse för att kunna ge en verklig bild av skolan som helhet. Fungerande uppföljning och rapportering av skolans olika resultatenheter skall finnas senast Ta fram en tidplan 2. Ta fram rapporteringsmallar 3. Tydliggör vad som skall kommenteras vid uppföljningen 4. Informera resultatansvariga Prognosarbete: Under ett verksamhetsår behöver skolchefen ha ett verktyg för att kunna se framåt. Inte bara se tillbaka hur det gått, genom de uppföljningar som görs. Att exempelvis göra en prognos efter varje kvartal skapar medvetenhet om det ekonomiska resultatets betydelse för skolan på årsbasis samt att skolans ledning tidigt fångar upp eventuella avvikelser som kan åtgärdas med olika aktiviteter. En annan orsak till att göra prognoser är KTH:s krav på skolan att lämna in reviderad budget/prognos efter varje tertial. Skolan har en strukturerad process för hur prognosarbetet skall genomföras senast Ta fram tidplan 2. Ta fram prognosmallar 3. Informera Rapporteringsvägar: Eftersom skolan har ett rapporteringskrav mot KTH samtidigt som de lokala enheterna har ett motsvarande krav mot skolledningen, krävs det att rapporteringsvägarna blir tydliga. Med det menas att göra det klart och tydligt vem som rapporterar vad till vem, när och hur.

5 5 Alla berörda inom skolan skall vara väl medvetna om skolans rapporteringsvägar. 1. Kartlägg rapporteringsvägarna 2. Dokumentera rapporteringsvägarna 3. Informera Årscykel: Skolan behöver en beskrivning av när i tiden olika aktiviteter skall genomföras. Ett lämpligt sätt att få det överskådligt är att visa det med en s k årscykel. Alla berörda inom skolan är väl medvetna om skolans årscykel gällande de olika verksamhetsområdena senast Kartlägg vilka aktiviteter som skall finnas med 3. Ta fram en årscykel för varje delområde, ledning, ekonomi, personal, forskarutbildning, infrastruktur (skyddsronder, kontor, labbmiljö) 4. Informera Resultatplanering: Inför ett delårs- och årsbokslut är det viktigt för skolans dekan att föra en dialog om förväntat resultat med prefekterna. Innan redovisningssystemet stänger behövs en diskussion om hur skolans samlade resultat skall disponeras. Alla resultatansvariga är medvetna om vad resultatplanering innebär. 1. Informera Årsredovisning: Skolan behöver göra en årsredovisning som syftar till att summera och presentera verksamhetsåret både i kvantitativa och kvalitativa termer. Årsredovisningen är ett viktigt instrument att presentera och marknadsföra skolan till både externa och interna intressenter. En årsredovisning finns framtagen månaden efter att årsbokslutet är klart. 1. Ta fram mallar 2. Ta fram tidplan för inrapportering av informationen 3. Informera Resursfördelningssystemet:

6 6 Resursfördelningen inriktar sig på relationen mellan rektor och skolan och regleras genom verksamhetsöverenskommelser (rektorskontrakt). Rektorskontraktet påverkar den skolinterna fördelningen av uppdrag och resurser, men det är ett tydligt ansvar för skolledningen att använda tilldelade medel på för skolans bästa sätt. Ett skolinternt system för att fördela både grundutbildningsmedel och fakultetsmedel till institutionerna behövs. I det sammanhanget är det viktigt att det finns en tydlig struktur där skolans controller-funktion, GA-funktion och FAfunktion samverkar. Ett resursfördelningssystem finns framtaget i samverkan mellan GA, FA och skolans controllerfunktion senast Ta fram en modell för fördelning av GRU-medel 2. Ta fram en modell för fördelning av FOFU-medel 3. Informera 4. Utbilda Resultatdialog: I en miljö som är föränderlig och där olika kulturer sammanförts, samtidigt som man strävar mot ett gemensamt mål, är det viktigt med dialogen. En del av skolans resultatstyrning är resultatdialogen. Denna innebär en systematisk diskussion mellan skolans dekan och prefekterna, där måluppfyllelse och prognos diskuteras. Genom en ökad vertikal kommunikation skapas en samsyn om strategier och mål samtidigt som man kan välja åtgärder i förhållande till helheten. Efter varje kvartals-, delårs- och årsbokslut skall en resultatdialog genomföras. 1. Ta fram en struktur för dialogen 2. Ta fram en tidplan 3. Informera resultatansvariga Kvalitetsindikatorer: KTH har gett skolorna i uppdrag att under 2007 skapa förutsättningar för att fortsättningsvis årsvis redovisa utfallet på olika indikatorer för kvalitetsarbetet s.k. kvalitetsindikatorer. Indikatorerna skall redovisas skolvis och i tillämpliga delar uppdelat på skolans verksamhetsbaser. Indikatorerna kommer att vara viktiga bakgrundsfaktorer för kommande rektorskontrakt. Grunddata för flera av indikatorerna skall finnas i de gemensamma databaserna och bör kunna hämtas från VIS. Det blir viktigt för skolan att kunna samla in, följa upp och analysera de olika kvalitetsindikatorerna samt prognostisera framtida utfall. Efter halv- och helårsbokslut skall uppföljning göras av samtliga indikatorer. 1. Ta fram en modell över hur indikatorer skall följas upp 2. Ta fram en ranking för indikatorerna 3. Ta fram en självdeklaration kopplad till indikatorerna

7 7 Verksamhetsplaner: En verksamhetsplan skall göras för skolan och den skall revideras en gång per år. Skolans administrativa organisation tar fram en mall, samlar in information och sammanställer verksamhetsplanen. Mallen kommer också att vara vägledande för de lokala verksamhetsplanerna som skall göras på institutionerna. Att ha en gemensam verksamhetsplan på ITM, vilken grundar sig i verksamhetens olika planer. 1. Ta fram en modell över vad som bör ingå i en verksamhetsplan på ITM-nivå 2. Ta fram en plan över hur informationen skall nå ITM-nivå 3. Ta fram en tidsaxel för när arbetet skall påbörjas och när planen skall vara färdig E-fakturering: KTH har beslutat om att införa e-fakturering inom hela myndigheten. Det innebär att man automatiserar fakturaprocessen, vilket genererar effektivitetsvinster. För skolan blir det viktigt att förändra arbetssätt och rutiner. Skolans rutiner för e-fakturering är implementerade och kommunicerade senast Kartlägg rutinerna 2. Dokumentera rutinerna 3. Informera 4. Utbilda attestansvariga 5. Utbilda ekonomihandläggare Bokslut: För att tillgodose de externa krav som finns på att visa ett rättvisande ekonomiskt resultat är det viktigt att det finns samma regler och rutiner för redovisning och bokslutsarbete inom skolan. För våra interna intressenter är det dessutom viktigt att skolan har regler och rutiner för hur interna redovisningen och interna bokslutsarbetet skall göras. Skolan har gemensamma rutiner för bokslutsarbetet och som berörda medarbetare är väl informerade om. 1. Kartlägg nuvarande rutiner 2. Ta fram gemensamma instruktioner 3. Informera LADOK:

8 8 För att kunna göra riktiga uppföljningar är det viktigt att det skapas förståelse för kopplingen mellan de helårsprestationer som registreras i Ladok och det ekonomiska resultatet löpande under året. Studierektorer, GA och skolans ekonomer har förståelse och samsyn avseende grundutbildningsdelen i resursfördelningssystemet 1. Information 2. Utbildning Psykosocial miljö: Det systematiska psykosociala arbetsmiljöarbetet syftar till att skapa förutsättningar för en arbetsmiljö som engagerar och stimulerar medarbetarna. Viktigt att följa upp den psykosociala arbetsmiljön efter att skolans organisationsförändring anses vara genomförd. Alla medarbetare inom skolan är delaktiga och väl medvetna om 1. Ta fram en enkät 2. Gör en enkätundersökning 3. Ta fram rutiner för medarbetarsamtal 4. Ta fram rutiner för lönesamtal 5. Ta fram ett introduktionsprogram för nyanställda 6. Ta fram rutiner för rehabilitering 7. Informera 8. Utbilda Jämställdhet: Skolan skall vara en arbetsplats där effektivitetsmål och kvalitetsvinster nås genom att anställda utvecklas i samverkan och där kvinnor och män har lika rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Arbetet för jämställdhet skall ingå i all verksamhet både i det dagliga arbetet och i den långsiktiga planeringen av verksamheten. Därför är det viktigt att skolans ledning och personal med personalansvar har kunskap om jämställdhetsfrågornas betydelse i det dagliga arbetet. Skolan har en jämställdhetsplan som uppdateras varje år som bygger på konkreta aktiviteter. 1. Sammansätta en arbetsgrupp vilken har till ansvar att ta fram en jämställdhetsplan. Huvudansvar för arbetet har personalfunktionsansvarig. 2. Placera in arbetet i tiden med start. Planen skall vara klar till helårsbokslutet. Mångfald:

9 9 Mångfaldsarbetet vid skolan skall syfta till att ge anställda samt studenter oavsett etnicitet, religion, social bakgrund, sexuell läggning eller funktionshinder lika rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Mångfaldsarbetet skall vara integrerat i den vardagliga verksamheten. Skolan skall ha en mångfaldsplan som uppdateras varje år. 1. Personalfunktionsansvarig tar fram en plan som skall vara klar till helårsbokslutet. Fysisk arbetsmiljö: Det fysiska arbetsmiljöarbetet syftar till att skapa en fullgod arbetsmiljö, samt att strukturera rutiner och tydliggöra ansvarsområden. Skolan har en fysisk arbetsmiljöplan som uppdateras varje år. 1. Personalfunktionsansvarig tar fram en plan i samverkan med huvudskyddsombud. Planen skall vara klar till helårsbokslutet. Introduktion nyanställda: Syftet är att en väl genomförd rekrytering avslutas med en genomtänkt introduktion. En väl genomförd introduktion medför att den nyanställde snabbt integreras på arbetsplatsen och får en bild av hur ITM och KTH är organiserat. Personen får dessutom en bild av de informationskanaler som finns inom KTH. Ett introduktionsprogram tas fram vid ITM-skolan 1. Funktionsansvarig för personal tar fram ett introduktionspaket som inkluderar checklista under Utvecklingssamtal/Lönesamtal: Utvecklingssamtal är en systematisk och strukturerad dialog mellan chef och medarbetare med ett gemensamt mål att komma fram till en individuell handlings- utvecklingsplan. Alla medarbetare ges därmed en möjlighet att påverka och förändra sin arbetssituation. Målet är att samtliga medarbetare skall erbjudas utvecklingssamtal/lönesamtal under Det är viktigt att dessa samtal dokumenteras så att avtal och mål kan stämmas av inför nästa samtal.

10 10 1. Funktionsansvarig tar fram en handlingsplan över hur ITM skall komma igång med detta arbete. Planen bör inkludera vilket stöd ITMs chefer behöver för att komma igång med detta arbete. 3. Utveckla den administrativa organisationen Övergripande mål: Skolan skall ha en administrativ organisationsstruktur som stödjer skolans krav på effektivitet och styrning Redovisningsfunktion: Inom redovisningsfunktionen har nya organisationen och nytt styr- och resursfördelnings- system inneburit stegvisa förändringar. Funktionen har fått en kontroll-, informations- och samordningsroll inom redovisningsområdet mot institutionerna, som KTH centralt tidigare har haft. KTH centralt har varit tydliga med att deras kontakter med institutionerna har upphört och att all kommunikation går genom den redovisningsansvarige inom skolan. Under 2007 kommer e-fakturering att införas hos alla skolor inom KTH och fr.o.m har varje skola en huvudbok. Båda dessa förändringar möjliggör och kräver att redovisningsorganisationen kartläggs inom skolan. En kartläggning av redovisningsorganisationen är genomförd Handlingsplan tas fram över hur ITM skall samordna arbetet med redovisningsfrågor med tanke på gemensam huvudbok och e-fakturering. Centraliserad personalfunktion: Syftet är att bygga upp en gemensam bred kompetens samt effektivisera arbetet med personalfrågor inom ITM-skolan. Successivt genomföra centraliseringen av personalområdet. Funktionsansvarig arbetar tillsammans med en personalstab med samtliga personalfrågor inom ITM. Arbetet blir mindre sårbart samt förstärker kompetensen inom ITM. 1. EGI och INDEK centraliseras Handlingsplan tas fram under 2007 för fortsatt centralisering Controller: På central nivå, inom skolan, behöver skolchefen ett direkt stöd för att kommunicera både inåt i organisationen och utåt mot KTH, i frågor som rör verksamhetsstyrning. Den centrala controllerfunktionens roll behöver då förändras och förstärkas. Funktionen kommer att ha en

11 11 besluts- och processtödjande roll till skolchefen med ett ITM-perspektiv. Funktionen skall fokusera på verksamhetsstyrning vilket innebär att både ekonomiska mål och verksamhetsmål följs upp, men också analysera och visa på sambanden dem emellan. En fungerande central skolcontrollerfunktion senast Handlingsplan tas fram med avseende på det nya resursfördelningssystemet 2. Intervjuer med skolans prefekter 3. Intervjuer med KTH:s controllerfunktion Lokala controllers: Samtidigt som skolan behöver en vertikal styrprocess, behövs också en horisontell styr-process inom institutionerna. Den lokala styrningen blir viktig eftersom skolan är decentraliserad med ett antal institutioner och dessa behöver sina lokala mål och mått. Därför behövs en controllerfunktion på lokal nivå för att stödja prefekterna i deras lokala verksamhetsstyrning. Varje institution har en fungerande lokal controllerfunktion senast Handlingsplan skall tas fram över hur ITM kan och bör förstärka den lokala controllerfunktionen. 2. Intervjuer med institutionernas prefekter 4. Information och kommunikation Övergripande mål: Syftet är att förstärka och tydliggöra informationsspridning inom ITM-skolan. Att skapa ett gemensamt ITM-perspektiv och öka medarbetarnas delaktighet i den verksamhet som bedrivs inom skolan, framförallt med avseende på strategiska utvecklings- och verksamhetsmål, handlingsplaner, policy etc. Skolsida/Interwebb Skapa en gemensam ITM-webbplats med underliggande institutioner i publiceringssystemet Polopoly samt bygga en gemensam internwebb vid ITM. Den nya skolsidan/internwebben skall vara lanserad och i bruk under vt Utse webbansvarig, administratörer, redaktörer, systemansvarig. 2. Ge utbildning 3. Överföra befintlig information till det nya systemet

12 12 4. Bygga en gemensam internwebb på ITM 5. Ta fram en handlingsplan för fortsatt arbete/utveckling av Polopoly 6. Arbetsplatsträffar: Syftet är att all personal inom ITM har rätt att få kontinuerlig information av sin närmaste chef om såväl KTH/ITM-gemensamma samt arbetsplatsspecifika aktuella frågor. En god information utgör grunden för möjlighet till påverkan och är en förutsättning för att alla medarbetare skall känna sig delaktiga. Målet är att samtliga medarbetare träffar sin närmaste chef samt övriga medarbetare regelbundet i sin arbetsgrupp. 1. Funktionsansvarig tar fram en handlingsplan över hur ITM skall komma igång med detta arbete. Planen bör inkludera vilket stöd ITMs chefer behöver. Handlingsplanen skall vara klar under Nätverk: Syftet är att all administrativ personal skall tillhöra ett eget nätverk. Detta för att stärka relationer, kompetensutbyte, bygga upp back-up system för att lätt kunna arbeta över institutionsgränserna. Målet är att stärka de nätverk som finns idag samt att inrätta små informella nätverk där så behövs. 1. Kartlägga behovet av nya nätverk samt ta fram en plan/struktur för de nätverk som är igång idag. Kartläggningen sker under Dekanen informerar: Syftet är att ge en övergripande ITM-aktuell information till alla anställda vid skolan. Dessa informationsmöten bör ske en gång per termin. Dekanen informerar om strategier, planer, mål etc. Detta för att skapa en förståelse för beslut, ställningstaganden som sker på ITM-nivå. Målet är att få igång aktiviteten under Beslutas. Funktions- -adresser

13 13 Syftet är att det administrativa arbetet inte får/kan ta uppehåll vid sjukdom, semestrar etc. För att skapa ett back-up system måste funktionsadresser inom ITM ha back-uppsystem. Detta gäller Dekan, Adm chef, GA, FA, PA, Redovisning, Controller, Personal samt Information. Målet är att undanröja kommunikationsstopp inom skolan. 1. Ta fram adresser till samtliga funktionsansvar 2. Göra adresserna kända inom ITM-skolan 3. Utse personer som går in och läser, äger problemet, vid funktionsansvarigs frånvaro.