Riktlinjer för hantering av bilder, filmer och ljudupptagningar

Transkript

1 BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN Staben Karlstad Riktlinjer för hantering av bilder, filmer och ljudupptagningar Bakgrund Personalen vid kommunens skolor och förskolor använder bilder, filmer och ljudupptagningar för att dokumentera verksamheten och det pedagogiska arbetet. Det är idag enkelt och billigt att filma och fotografera tack vare digitaliseringen. De flesta mobiltelefoner är utrustade med kamerafunktion och digitalkameror finns lätt tillgängliga vilket innebär att kameratätheten har ökat. Publicering av bilder, filmer och ljudupptagningar för att dokumentera det pedagogiska arbetet kan ske på förvaltningens webbplatser, i digital form eller genom utskrift för att sparas i handlingsplaner och album. Bilder, filmer och ljudupptagningar sparas i särskilda mappar på datorer eller på kommunens servrar. Vid publicering av bilder, filmer och ljudupptagningar finns flera lagar att förhålla sig till. Riktlinjerna är till för att stödja personalen i hanteringen så att tillämpliga lagar och regler följs. Sammanfattning Oavsett vilka skälen för dokumentation är måste personalen bedöma om vårdnadshavares medgivande behövs samt om dokumentationen är en allmän handling eller inte. Nedan följer en sammanfattning över huvudreglerna det är dock viktigt att observera att det finns undantag: Skriftligt medgivande Allmän handling Offentlig handling 1. Pedagogisk dokumentation Ja Ja Måste bedömas 2. Föreviga händelser Ja Ja Ja 3. Barnets lärprocess i portfolio Ja Ja Måste bedömas 4a. Nyheter/Information på Internet Nej inte enligt lag Ja Ja Ja enligt etiska regler 4b. Marknadsföring i trycksaker Ja Ja Ja 4c. Marknadsföring i övrig media Ja Ja Ja På Solsidan samt karlstad.se finns blanketterna som ska användas. Postadress: Barn- och ungdomsförvaltningen Karlstads kommun, Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 47 Tel: Fax: E-post: barnochungdomsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: Bankgiro:

2 sid 2 (6) Dokumentation av bilder, filmer och ljudupptagningar Dokumentationen kan delas in enligt nedan: 1. Pedagogisk dokumentation 2. Föreviga händelser 3. Barnets/elevens lärprocess i Portfolio 4a. Nyheter/information på Internet 4b. Marknadsföring trycksaker 4c. Marknadsföring i övrig media Oavsett vilka skälen för dokumentation är måste personalen bedöma om vårdnadshavares medgivande behövs. Från och med 13 års ålder ska även eleven lämna sitt medgivande. Personalen måste också bedöma om bilden, filmen och ljudupptagningen är en allmän handling. En så kallad menprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen ska göras varje gång en allmän handling begärs ut. En menprövning innebär att personalen bedömer om barnet eller någon närstående lider men om handlingen (t.ex. bilden) lämnas ut. 1. Pedagogisk dokumentation Pedagogisk dokumentation i form av bilder eller ljudupptagningar används för att beskriva olika aktiviteter. Dokumentationen används tillsammans med skriftliga kommentarer i den interna fortbildningen och betraktas som arbetsmaterial. Detta material är alltså inte en allmän och offentlig handling och ska raderas när det inte används längre. För denna typ av pedagogisk dokumentation krävs inte vårdnadshavarens medgivande. Om dokumentationen ska sparas i form av en rapport eller handling krävs däremot vårdnadshavarens skriftliga medgivande. Blanketten Samtycke till bildpublicering delas ut i början av varje läsår tillsammans med en informationsfolder. Där kan vårdnadshavaren ge sitt medgivande för ett år i taget. En rapport eller handling betraktas som en allmän handling. Om handlingen begärs ut ska det göras en menprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen i varje enskilt fall. Om personalen bedömer att handlingen inte kan lämnas ut ska personalen fråga, den som begärt att få ta del av handlingen, om han eller hon vill att ärendet prövas av myndigheten (BUN). Om vederbörande önskar detta kontaktar personalen ansvarig rektor som i sin tur kontaktar förvaltningsjuristen. Efter prövning fattar förvaltningschefen beslut om att bifalla eller avslå begäran. Ett avslag kan överklagas till kammarrätten. 2. Föreviga händelser Ibland vill verksamheterna föreviga händelser i vardagen, till exempel utflykter eller luciafirande i form av bilder, filmer eller ljudupptagningar. Då behövs vårdnadshavares skriftliga medgivande. Även här kan vårdnadshavare ge sitt medgivande för ett år i taget genom att fylla i blanketten Samtycke till

3 sid 3 (6) bildpublicering. Blanketten delas ut i början av varje läsår tillsammans med en informationsfolder. Så länge bilderna är i kameran anses det vara arbetsmaterial. Observera att bilderna efter en tid anses arkiverade hos myndigheten och på så sätt blir en allmän handling. Det finns ingen exakt tidsgräns för när detta sker utan måste bedömas från fall till fall. Med anledning av detta måste personalen i verksamheten säkerställa att kamerans innehåll ses över med jämna mellanrum. Bilder som tas ut ur kameran och överförs till annat medium, till exempel dator, usb-minne eller cd-skiva, blir allmän handling. Därför ska bilderna ha ett klart syfte, till exempel dokumentation. Vid förfrågan om utlämning ska en menprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen ske i varje enskilt fall. Om personalen bedömer att handlingen inte kan lämnas ut ska personalen fråga, den som begärt att få ta del av handlingen, om han eller hon vill att ärendet prövas av myndigheten (BUN). Om vederbörande önskar detta kontaktar personalen ansvarig rektor som i sin tur kontaktar förvaltningsjuristen. Efter prövning fattar förvaltningschefen beslut om att bifalla eller avslå begäran. Ett avslag kan överklagas till kammarrätten. 3. Portfolio Användning av portfolio innebär att personalen och eleven dokumenterar barnets lärprocess. Dokumentationen i portfolion kan bestå av bilder, filmer och ljudupptagningar som synliggör barnets utveckling och lärande för dem själva. Vårdnadshavares skriftliga medgivande behövs. Blanketten Samtycke till bildpublicering delas ut varje läsår tillsammans med en informationsfolder. Där kan vårdnadshavaren ge sitt medgivande för ett år i taget. Bilder, filmer och ljudupptagningar som sparas i barnets portfolio blir en allmän handling. Vid förfrågan om utlämning ska en menprövning enligt offentlighetsoch sekretesslagen ske i varje enskilt fall. Om personalen bedömer att handlingen inte kan lämnas ut ska personalen fråga, den som begärt att få ta del av handlingen, om han eller hon vill att ärendet prövas av myndigheten (BUN). Om vederbörande önskar detta kontaktar personalen ansvarig rektor som i sin tur kontaktar förvaltningsjuristen. Efter prövning fattar förvaltningschefen beslut om att bifalla eller avslå begäran. Ett avslag kan överklagas till kammarrätten. 4a. Nyheter/Information om förskolan/skolan på Internet Bilder, filmer och ljudupptagningar som publiceras i reportageform på kommunens hemsida eller intranät betraktas som journalistiskt material vilket innebär att vårdnadshavarens skriftliga medgivande inte behövs enligt lag. Det behövs inte heller medgivande för så kallat ostrukturerat material eller harmlösa uppgifter.

4 sid 4 (6) I våra verksamheter finns det dock krav på god etik. Med anledning av detta bör föräldrar eller andra målsmän tillfrågas före publicering, men vi behöver ingen underskrift på papper. Alla personer som syns på bilderna behöver inte tillfrågas om publicering på Internet, däremot bör vi alltid fråga personer som förekommer på närbilder eller är framträdande på bilderna. Muntligt medgivande räcker alltså. För att säkerställa det etiska kravet samt förenkla hanteringen av bilderna ska dock blanketten Samtycke till bildpublicering användas. Blanketten delas ut i början av läsåret tillsammans med en informationsfolder. Varje skolområde ansvarar för att samtliga ifyllda blanketter hålls samlade på ett ställe, förslagsvis i en pärm på expeditionen där den publiceringsansvarige arbetar. Personalen i verksamheten bedömer själva vad som kan betraktas som journalistiskt eller ostrukturerat material samt vad som kan bedömas som harmlösa uppgifter. Bilder material, filmer och ljudupptagningar som kan upplevas som utlämnande/kränkande av barnet får aldrig publiceras. Nedan följer några bildexempel: Inget medgivande Inget medgivande Medgivande från 3 barns Medgivande från 1 barns Medgivande från vårdnadshavare vårdnadshavare en elev (över 13) Samtliga ovanstående bilder anses som journalistiskt material, ostrukturerat material och harmlösa uppgifter om de publiceras som nyheter/information.

5 sid 5 (6) 4b. Marknadsföring av förskolan/skolan i andra informationssammanhang (trycksaker) Bilder som publiceras i tryckt material eller i andra informationssammanhang, exempelvis informationsbrev med bild, reklamannonser, broschyrer eller affischer kräver vårdnadshavares skriftliga medgivande. Vid dessa tillfällen ska personalen visa de uppgifter som de vill publicera för vårdnadshavaren och blanketten Samtycke till marknadsföring delas ut. Ett specifikt medgivande lämnas för varje enskild bild, som ska publiceras. 4c. Marknadsföring av förskolan/skolan i andra informationssammanhang (övrig media) Filmer och ljudupptagningar som visas i övrig media (t.ex. tidningar, radio eller TV inklusive eventuella deras hemsidor) exempelvis reklamkampanjer kräver vårdnadshavarens skriftliga medgivande. Vid dessa tillfällen ska personalen visa de uppgifter som de vill publicera för vårdnadshavaren och blanketten Samtycke till marknadsföring delas ut. Ett specifikt medgivande lämnas för varje enskild bild, film och/eller ljudupptagning som ska publiceras. Barn med skyddade personuppgifter Barn med skyddade personuppgifter ska inte finnas med på bilder, filmer och ljudupptagningar eller i text. Detta är särskilt viktigt att observera när verksamheten bjuder in utomstående exempelvis: representanter från övriga samhället (religiösa representanter, politiska partier, polisen, ideella intresseorganisationer etc.) föräldrar/vårdnadshavare eller andra närstående till barnen eller personalen (avslutningar, uppvisningar, besök etc.) representanter från media (för reportage om verksamheten) Det är positivt med besök från utomstående men det är alltid verksamhetens behov som avgör om, när, var och hur besöket ska genomföras. Personalen ska i möjligaste mån försöka tillgodose de önskemål som finns och därefter utforma besöket. Vid samtliga besök ansvarar personalen för att de barn som har skydd inte kan identifieras. Lagring av bilder, filmer och ljudupptagningar som är allmän handling Lagringen ska ske i en tydlig mappstruktur på kommunens servrar. Det bör finnas en förklarande text till varje mapp. Det bör även finas en text som förklarar syftet med varför man sparar bilder, filmer och ljudupptagningar. Då dokumentationen är allmän handling kan man åläggas att lämna ut den. Vid förfrågan om utlämning ska en menprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen ske i varje enskilt fall. Gallring ska ske i enlighet med förvaltningens dokumentplan.

6 Ytterligare information I dokumentet Riktlinjer Karlstads kommuns informations och kommunikationspolicy, som finns på intranätet Solsidan, finns ytterligare vägledning. På Datainspektionens hemsida finns också ytterligare information. sid 6 (6)