Attestreglemente. Innerstadens stadsområdesnämnd attestreglemente innerstaden

Transkript

1 attestreglemente innerstaden Attestreglemente Innerstadens stadsområdesnämnd

2 2 (2)

3 1 (11) Allmänt om attest och behörigheter Varje dokument, som direkt eller indirekt medför ekonomiska förpliktelser för stadsområdesnämnden, ska efter kontrollåtgärder bestyrkas med beslutsattest av behörig person. Attestering av behörig person, attestant, innebär att riktigheten i lämnade uppgifter bestyrks eller att i handlingen föreslagna åtgärder godkänns. Attestering kan ske genom Namnteckning på fakturan eller annat underlag om dokumentet matas in manuellt i ekonomisystemet respektive. Elektronisk signatur om dokumentet behandlas på elektroniskt väg i ekonomisystemet. Den elektroniska signaturen är jämställd med namnteckningen enligt gällande lagstiftning. Därför är av yttersta vikt att all personal skyddar sin elektroniska signatur och att utbyte sker i enlighet med systemets instruktioner. Attestförfarandet omfattar följande moment och ska utföras i den angivna ordningen: Granskningsattest ska innefatta kontroll av: Prestation Att varan/tjänsten mottagits/utförts enligt överenskommelse/avtal. Att priset överensstämmer med avtal/order prislista eller motsvarande. Bokföringsunderlag Tillräckligt underlag finns för att styrka transaktionen. Beslutsattest ska innefatta kontroll av: Beslut Att transaktionen ryms inom beslutad budget och överensstämmer med fattade beslut samt ligger inom ramen för verksamhetsområdet. Bokföringstidpunkt Bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt period. Kontering Att konteringen är korrekt. Betalningsvillkor Att föreslaget betaldatum är rätt. Behörighetsattest innefattar kontroll av: Att beslutsattest tecknats av behörig person och att tillräckligt många attester finns. Vid elektronisk attest sker behörighetsattest av systemet enligt uppsatta regler. Det är alltid beslutsattestanten som har det slutliga ansvaret för att transaktionen är riktig. Kundfakturor Vid fakturering av utförda tjänster och levererade varor ska besluts- och behörighetsattest ske. Beslutsattest för kundfakturor (externa såväl som interna) innebär kontroll av och ansvar för att allt som ska faktureras blir fakturerat till rätt belopp och villkor samt att fakturans innehåll uppfyller lagstiftningens formella krav på en faktura. Beslutsattestanten ansvarar också för att konteringen är rätt och att bokföring sker i rätt period.

4 2 (11) Leverantörsfakturor För leverantörsfakturor som inte uppkommer i elektronisk handel finns följande tre kontrollmoment: Granskningsattest. Beslutsattest. Behörighetsattest. Beslutsattestanten ansvarar för att kontrollerna enligt nedan är utförda. Att verifikationen uppfyller redovisningslagens krav på en verifikation. Detta innebär att det på fakturan ska framgå när fakturan upprättades, vad den avser, när den ekonomiska händelsen inträffade och vilket belopp det gäller samt vem som är utställare av fakturan. Att det på fakturan framgår att företaget har F-skattebevis. Är så inte fallet ska fakturan tillsammans med härför avsedd blankett lämnas till HR-service för utbetalning. Att företagets momsregistreringsnummer framgår på fakturan. För att få återsöka/lyfta moms ska den vara specificerad på fakturan. Att det vid representation (extern såväl som intern) finns noterat eller bifogat till fakturan syftet med representationen, slag av representation (kaffe, lunch, middag eller supé), gästernas namn samt vilket företag eller vilken förvaltning som gästerna företräder. Vid representation (både extern och intern) gäller begränsat momsavdrag. Att, då faktura avser resa, syftet med resan finns angivet och eventuella underlag till fakturan finns bifogat. Tidigare tjänstledighetsansökan ersätts av reseplan i Travel. Att, då faktura avser kurs eller konferensavgift, det framgår syftet med kursen och vem som har deltagit. Att granskningsattest är utförd. Vid elektronisk handel finns följande arbetsmoment: Beställare Orderattest Mottagningsattest Beslutsattest Behörighetsattest Behörig att registrera elektronisk beställning. Behörig att skicka elektronisk beställning. Registrering av inleverans i systemet. Kontroll mot beslut och kontering. Kontroll av att beslutsattest skett av behörig person samt att minst två personer hanterat transaktionen. Regler för hantering av mindre prisdifferenser mellan beställning och faktura kan registreras i systemet, så att differensen automatiskt beslutsattesteras. Registrering av dessa villkor ska attesteras. I nämndens delegationsordning fastställs vem som har rätt att besluta om inköp för verksamhetens räkning. Respektive chef/arbetsledare avgör vem som ska ha behörighet att registrera beställningar i systemet. Abonnemang För fakturor som har sitt ursprung i ett avtal, till exempel lokalhyror, konsumtionsavgifter, taxiresor och telefonabonnemang, finns möjlighet att i förväg lägga in avtalsvillkor och gränsvärden såsom belopp och periodicitet. Detta möjliggör betalning av fakturorna utan manuell kontroll. Registrering av avtalsvillkor och gränsvärden (upplägg av abonnemang) ska beslutsattesteras. Om inkommande fakturor avviker från registrerade villkor ska ny beslutsattest ske på dessa fakturor. Avvikelse kan till exempel avse periodicitet eller belopp.

5 3 (11) Huvudprincipen är att det ska finnas två attester (granskningsattest och beslutsattest) utöver behörighetsattest samt att attestanterna ska ha god kännedom om verksamheten. Ibland kan inte alla beskrivna kontrollmoment utföras (t.ex. granskningsattest när ingen leverans eller prestation har utförts). Vid mindre organisatoriska enheter kan det ibland vara svårt att skapa tillräckliga kontrollkedjor. Beslutsattest sker a) med namnteckning medan övriga attester kan ske med signatur. Attestering ska ske med varaktig skrift (med bläckpenna). Jämte beslutsattest ska minst en annan person svara för granskningsattest. Rimlighetskontroller åligger alla som i större eller mindre omfattning medverkar i fakturahanteringen. b) genom elektronisk signatur. Attestanten registrerar sin personliga kod, vilken omvandlas till elektronisk signatur. I övrigt gäller samma kontrollmoment som ovan. Attest ska ske på sådant sätt att den i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Om systemet inte uppfyller dessa krav ska den kontrollerade informationen tas ut på papper och attesteras genom underskrift. c) genom automatisk beslutsattest. Attesten utförs elektronisk enligt framställning enligt ovan. I övrigt gäller samma kontrollmoment som ovan. Om attest sker med hjälp av IT-stöd ska dokumenterade rutiner för tilldelning av behörighet, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller (historik) upprättas på respektive förvaltning Av nämnden beslutade kompletterande kontroller ska på ett liknande sätt också dokumenteras med avseende på omfattning, utfall och vem som utfört kontrollen. I de fall då inte all information framgår av fakturan ska erforderliga underlag kopplas till verifikatet eller sparas på ett överskådligt sätt. Sådan dokumentation kan till exempel vara följesedel eller kvitto från kortköp. Detta gäller även elektroniska verifikationer där dessa underlag ska skannas in och bifogas verifikationen. Vid anskaffning av varor och tjänster ska granskningsattest utföras av annan än beslutsattestanten, med följande undantag: Abonnemangsfakturor, till exempel telefon, lokalhyror, el, vatten. Förskottsfakturor, till exempel anmälningsavgifter och à-contofakturor. Skatter och avgifter, till exempel fordonsskatt. Meningen med de olika kontrollerna är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter ska kunna beivras eller stoppas. Fel eller brister som noteras i de olika attestmomenten ska omedelbart bli föremål för utredning. Vid allvarliga fel ska närmaste överordnad chef eller förvaltningsledning underrättas. Stadsområdets ekonomi- och HR-avdelning kan liksom revisorerna utgöra ett stöd för attestanten. Beslutsattest får inte utföras av den som ska ta emot betalningen, med undantag för den som beviljats en handkassa. Detta förbud innefattar även bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Beslutsattest får inte göras av överordnads inköp/kontantutlägg. Vid beslutsattest ska den som utför kontrollen ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Detta

6 4 (11) utesluter inte att personal som är underordnad beslutsattestanten utför granskningsattest. Det är däremot inte tillämpligt att underordnad personal beslutsattesterar sådant som överordnad har granskningsattesterat. Vid utbetalningar som avser till exempel egna mobiltelefonräkningar, reseräkningar, ersättning för utlägg samt representation och kurser där personen själv deltagit, ska beslutsattest ske av överordnad. Detta gäller även affärstransaktioner till bolag eller liknande där intressekonflikt kan uppstå. Undantag: attest av egna kostnader på fakturor avseende centrala televäxeln är godkänd då faktureringen grundar sig på bemanningen, vilket innebär att alla anställda på ett kostnadsställe inklusive chefen finns på samma faktura. Registrering eller attestering i lönesystem av lönestyrande uppgifter som kan påverka den egna löneutbetalningen får inte ske. Kontroll av att anslag/medel finns disponibelt förutsätts ske före beslut. Beslutsrätten begränsas alltid av anslagna medel och/eller av förvaltningens direktiv och riktlinjer. Vid delleveranser med uppdelade fakturor får totalbeloppet för hela upphandlingen inte överstiga tillåtna beloppsgränser. Reglerna om beslutsattestantens ansvar och skyldigheter gäller även bokföringsorder och internfakturor. Behörighetsattest är en åtgärd vari ingår kontroll av att attester har skett på korrekt sätt. Denna attest innebär att utbetalning godkänns som följd av tidigare beslut. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Beslutsattestant och behörighetsattestant får inte vara samma person och är var för sig ansvariga för sina respektive åtgärder. För lönetransaktioner gäller följande: Vid registrering av uppgifter om nyanställningar, avslut av anställning och lönerevision ska underlagen för registreringen vara besluts- och behörighetsattesterat. Underlag för registrering som leder till lönetillägg eller löneavdrag ska vara besluts- och behörighetsattesterat. Sker registrering som leder till lönetillägg eller löneavdrag lokalt ska det finnas handling som är beslutsattesterad av annan än den som utfört registreringen. Till reseräkning ska kvitton och andra underlag bifogas i Travel. Omfattar reseräkningen begäran av traktamente ska även utbildningsprogram eller dylikt bifogas. Vid omföring av transaktioner noteras såväl på underlaget för omföringen som på ursprunglig verifikation vad som har blivit omfört, datum för omföringen och vem som gjort rättelsen. På motsvarande sätt ska det vid uppbokningar beskrivas vad som har bokats upp. Finns underlag till uppbokningen ska detta bifogas verifikationen. Ekonomichefen har ett generellt bemyndigande att göra rättelser och bokslutstransaktioner i bokföringen. I förekommande fall ska budgetansvarig informeras och godkänna rättelsen. Transaktioner från verksamhetssystem Vissa ekonomiska transaktioner skapas i verksamhetssystem och integreras via filöverföring till ekonomisystemet. I de fall transaktionen inte hanteras i det ordinarie attestflödet i

7 5 (11) ekonomisystemet ska erforderlig attest ha skett, elektroniskt i verksamhetssystemet där detta är tekniskt möjligt, i annat fall på papper. För samtliga attestberättigade ska ställföreträdare utses. Dessa får endast attestera vid ordinarie attestberättigads längre ledighet eller frånvaro. Särskild förteckning över attestberättigade och deras ersättare ska upprättas varje år av ekonomiavdelningen. Aktuell förteckning med namnteckningsprov ska finnas förvarad på ekonomiavdelningen. Tillfälligt förordnande av attestant (såväl ordinarie som ersättare) ska meddelas på särskild blankett (finns att tillgå i KomIn/Förvaltningar/Innerstaden/Stöd och service/ekonomi/övriga rutiner och blanketter). Blanketten ska senast inom två dagar från förordnandet lämnas till ekonomiavdelningen för omedelbar registrering i ekonomisystemet. Tillfälligt förordnad beslutsattestant ska datera attesten och denne/denna ersättare bör endast attestera då ordinarie beslutsattestant är frånvarande under en längre tid. Befattningshavare, som är närmast överordnad beslutsattestanten, är ersättare för beslutsattestanten, om inget annat anges. Det åligger den som utser attestant att se till att denne/denna är väl förtrogen med gällande attestbestämmelser och upplysa om det med uppdraget följande ansvaret. Ställföreträdare och tillfälligt förordnad attestant har vid attestering samma ansvarsställning som ordinarie attestant. Specifikation av attesträtt - utgifter Attestsituation 1 Huvudregel 1.1 Inköp eller utgifter inom ramen för verksamhetens normala drift 1.2 Investeringsutgifter enligt budget och nämndsbeslut Attestberättigad budgetansvarig Anmärkning: Kommunens inköpsreglemente och LOU måste följas Upphandling bereds av avtalsansvarig budgetansvarig 2 Undantag 2.1 Entreprenader enligt kontrakt samt övriga utgifter utöver normal drift efter nämndbeslut direktör

8 6 (11) 2.2. Ekonomiskt bistånd: a) För livsföring i övrigt som uppgår till över ett halvt basbelopp b) För livsföring i övrigt som uppgår till högst ett basbelopp c) Ekonomiskt bistånd utöver vad som följer av 4:e kap 1 SoL 1:e socialsekreterare socialsekreterare sektionschef d) Begravningskostnader familjerättsassistent 2.3 Utvecklingsersättning socialsekreterare 2.4 Introduktionsersättning utifrån om introduktionsplanen följs eller ej handläggare vid Sociala, handläggare vid Stadsområde Väster 2.5 Särskilda tillägg handläggare vid Stadsområde Väster, handläggare vid Sociala 2.6 Dagersättning handläggare vid Stadsområde Väster, handläggare vid Sociala 2.7 Särskilt bidrag handläggare vid Stadsområde Väster, handläggare vid Sociala 2.8 Bistånd till psykoterapi myndighetsutskott 2.9 Bistånd i form av interna öppenvårdsinsatser samt droganalys 2.10 Bistånd i form av kontaktperson/kontaktfamilj samt ersättning enligt Kommunförbundets riktlinjer 2.11 Ersättning för beviljade stöd och hjälpinsatser i Familjestödsverksamhet 2.12 Faderskapsbestämningar och vårdnadsutredningar samt rättegångskostnader vid faderskapsutredningar och upprättande av avtal om underhållsbidrag socialsekreterare socialsekreterare (utan vårdnadshavares samtycke =sektionschef) chef och bitr. chef vid Familjestödsverksamheten, Sociala handläggare vid Familjerättsbyrån, Sociala

9 7 (11) 2.13 Utbetalning av förbehållsbelopp biståndshandläggare 2.14 Utbetalning av förbehållsbelopp och återbetalning av för mycket spärrade medel 2.15 Biträde av personlig assistent och ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för personlig assistans till den del kostnaderna inte täcks enligt Lass 2.16 Tjänsteresor, deltagande i kurser och konferenser inom Norge och EU enhetschef Försörjningsenheten biståndshandläggare avdelningschef 2.17 Förvaltningsdirektörens tjänsteresor samt deltagande i kurs eller konferens inom Norge och EU 2.18 Tjänsteresor, deltagande i kurser, konferenser och dylikt utanför Norden och EU 2.19 Förtroendevaldas resor samt deltagande i kurs eller konferens ordförande arbetsutskott Anmärkning: Resor i vårdärende till exempel ledsagning beslutas av budgetansvarig stadsområdesnämnd 2.20 Representation, extern och intern och övriga egna kostnader närmast överordnad chef (vid representation ska deltagarförteckning bifogas och syfte anges) Anmärkning: Attest av direktörs kostnader sker av ordförande Attest av ordförandes kostnader sker av direktör 2.21 Arvode till förtroendemän sekreterare vid sammanträde 2.22 Bidrag från Utvecklingsfonden direktör 2.23 Bokföringsorder handläggare ekonomiavdelningen 2.24 Semesterlöneskuld samt upplupna lönekostnader handläggare ekonomiavdelningen

10 8 (11) 2.25 Bokföringsfiler från verksamhetssystem handläggare ekonomiavdelningen 2.26 Centralt kassasystem handläggare ekonomiavdelningen 2.27 Systemgenererade kostnader till andra Stadsområden (via verksamhetssystem) enligt internprislista eller annan överenskommelse handläggare ekonomiavdelningen 2.28 Rekvisition av handkassa kamrer Anmärkning: Beslut om ny handkassa fattas av ekonomichef 2.29 Bevilja kredit- och betalkort firmatecknare enligt särskilt beslut 2.30 Avskrivning av fordringar upp till ett halvt basbelopp 2.31 Avskrivningar av fordringar upp till två basbelopp ekonomichef Anmärkning: Avskrivning av löneskuld görs av direktör direktör 2.32 Avskrivning av fordringar över två basbelopp arbetsutskott 2.33 Projekt Av nämnd, förvaltningsdirektör eller avdelningschef utsedd projektansvarig 2.34 Ersättning för skada som personal orsakar tredje man och som utretts föreligga med högst 5000 kr 2.35 Ersättning för skada som personal orsakar tredje man och som utretts föreligga med högst ett basbelopp 2.36 Ersättning för skada som personal orsakar tredje man och som utretts föreligga överstigande ett basbelopp 2.37 Inköp av kläder, mat, hotellboende och resor i den utsträckning som situationen kräver i fall då Posomgruppen aktiverats enhetschef direktör arbetsutskott tjänstgörande ordförande i Posomgruppen

11 9 (11) 2.38 Beslut om storlek av introduktionsersättning avseende grundoch tilläggsbelopp, när rätt till introduktionsersättning föreligger handläggare Stadsområde Väster, handläggare vid Sociala 2.39 Beslut om försörjningsstöd och vid livsföring i övrigt (såväl under dagtid som under jourtid) handläggare vid social jour, Sociala 2.40 Beslut om försörjningsstöd och livsföring i övrigt för ensamkommande flyktingbarn 2.41 Beslut om arvodes- och omkostnadsersättning till kontaktperson enligt fastställda rekommendationer 2.42 Beslut om försörjningsstöd - enligt riksnorm och riktlinjer 2.43 Beslut om ekonomiskt bistånd till livsföring i övrigt enligt riktlinjer 2.44 Beslut om bistånd till vuxen i form av vård i hem för vård eller boende i Malmö stads regi eller i form av familjehem socialsekreterare vid enhet för ensamkommande flyktingbarn och social jour, Sociala kurator vid kontaktpersonsverksamheten, Sociala invandrarsekreterare vid Invandrarservice, Sociala invandrarsekreterare vid Invandrarservice, Sociala sektionschef 2.45 Beslut om bidrag till sociala investeringar arbetsutskott 2.46 Beslut om bistånd åt barn och ungdom i form av vård i familjehem myndighetsutskott 2.47 Beslut om bistånd åt barn och ungdom i form av tillfällig placering i jourfamilj 1:e socialsekreterare 2.48 Beslut om bistånd åt barn och ungdom i form av vård i hem för vård eller boende alternativt SiS ungdomshem 2.49 Beslut om bistånd till barn och ungdom i form av internationell placering sektionschef myndighetsutskott 2.50 Beslut om periodisering av kommunbidrag 2.51 Beslut om tecknande av leasingavtal övriga än Visab ekonomichef ekonomichef

12 10 (11) 2.52 Beslut om att teckna och förlänga hyresavtal för högst fem år med hyreskostnad högst 500 tkr/år 2.53 Beslut om att teckna och förlänga hyresavtal för mer än fem år direktör arbetsutskott 2.54 Beslut om uthyrning av lokaler inom ramen för hyresavtalet med fastighetsägaren längre tid än sex månader 2.55 Beslut om nedskrivning och avskrivning av anläggningstillgångar direktör ekonomichef Specifikation av attesträtt - inkomster, bokföringsorder 1 Huvudregel 1.1 Inkomster direktör, ekonomichef, avdelningschef, budgetansvarig Anmärkning: Försäljning av inventarier med bokföringsmässigt eller i övrigt kvarstående värde beslutas/attesteras av ekonomichef 2 Undantag 2.1 Ersättning från staten handläggare ekonomiavdelningen 2.2 Bokföringsorder handläggare ekonomiavdelningen 2.3 Bokföringsfiler handläggare ekonomiavdelningen 2.4 Centralt kassasystem handläggare ekonomiavdelningen 2.5 Post- och bankgiroinbetalningar handläggare ekonomiavdelningen Specifikation av behörighetsattesträtt 1 Huvudregel 1.1 Behörighetsattest systemansvariga ekonomer på ekonomiavdelningen (avser såväl manuella, automatiska som förprogrammerade behörighetsattester)

13 11 (11) 2 Undantag 2.1 Ekonomiskt bistånd: a) oavsett belopp avdelningschef Individ o familj, enhetschef enhet Vuxna, sektionschef Försörjningsstöd b) med begränsning enligt Malmö stads tillämpningsanvisningar enhetschef enhet Vuxna, sektionschef Försörjningsstöd c) begravningskostnader befattningshavare vid familjerättsbyrån, Sociala 2.2 Övrigt bistånd enhetschef enhet Vuxna, sektionschef Boende och missbruk, sektionschef Servicesektion, enhetschef enhet Barn och familj, sektionschef Utredningssektion, sektionschef Insatssektion, sektionschef Familjevårdssektion 2.3 Löne- och anställningsuppgifter av verksamheten utsedd attestant 2.4 Introduktionsersättning sektionschef, Stadsområde Väster