Manual. Vertex Underhåll. Av Vitec Fastighet AB

Transkript

1 Manual Vertex Underhåll Av Vitec Fastighet AB

2

3 Innehållsförteckning Inledning 1 Välkommen...1 Registrera Underhållsobjekt 2 Allmänt...2 Databasstruktur...2 Databasstruktur, bilder från Vertex Fastighet...3 Arvshierarki...4 Arvshierarki,bild från Vertex Fastighet...4 Utforska underhållsobjekt...5 Egenskaper...6 Lägga till...6 Ta bort...7 Kopiera och flytta...8 Skapa mallar/underhållsobjekt...9 Skapa underhållsobjekt utifrån befintligt objekt...10 Se på Underhållsobjektets status 11 Statusbild...11 Färg på reskontrabelopp...11 Färg på fliken Serviceorder på statusbilden...11 Fliken Status (till vänster i fönstret)...13 Fliken Status (till höger i fönstret)...14 Fliken Tillval/HLUrabatt...15 Fliken Serviceorder...17 Fliken Besiktning...18 Fliken Fondreskontra...18 Fliken Transaktioner...20 Serviceorder 22 Fliken Underhållsobjekt...23 Fliken Serviceorder (F2)...24 Fliken Transaktioner (F7)...26 Fliken Andra, ej utförda order...26 Fliken Orderrader (F5)...26 Fliken Notering...31 Fliken Återrapportera (F6)...31 Fliken Nya transaktioner (F7)...33 Vad uppdateras efter återrapportering...39 Fliken Besiktning...40 Tillval...42 Exempel...48 Registrera Serviceorder...48 Manual Vertex Underhåll Innehållsförteckning iii

4 Registrera underhållsarbete - typ målning...51 Registrera besiktning i samband med uppsägning...52 Registrera Besiktning...53 Registrera underhållstransaktioner manuellt...54 Avrapportera Serviceorder Fel-> Fel...56 Avrapportera Serviceorder Fel -> Underhåll...57 Avrapportera Serviceorder Underhåll -> Underhåll...59 Avrapportera Underhållsjobb flera rader...60 Avrapportera Besiktning...62 Lägg in ny detalj i samband besiktning...63 Ta fram din Att-göra-lista...64 Skriva ut Transaktionslista...66 Skriva ut Underhållsstatus för flera objekt...68 Skriva ut Underhållsstatus för enstaka objekt...69 Manuell registrering av historiska transaktioner 72 Lägga till utrymme/detaljdel...73 Ta bort utrymme/detaljdel...74 Skapa historiska transaktioner...75 Skapa underhållsobjekt...77 Skapa fristående underhållsobjekt...79 Massregistrering 80 Till vad kan man använda massregistrering...80 Typfall större renoveringar...80 Typfall historiska transaktioner...80 Att tänka på Nyproduktion...80 Uppstart Massregistrering vid nyprodukton...81 Urval underhållsstatus...87 Manuell registrering...88 HLU Hyresgäststyrt lägenhetsunderhåll 89 Paramertersättning fastigheter, objekt och koder...90 HLU-markering på fastigheter...90 HLU-markering på objekt...90 HLU-markering för koder...91 Parametersättning HLU...92 Prislista HLU...94 Generera HLU-erbjudande...95 Fliken Generera erbjudande...96 Fliken Område/Fastighet/Objekt...97 Utskrift av HLU-erbjudande...98 Massutskrift av HLU-erbjudande...98 Utskrift enstaka HLU-erbjudande...99 Registrera HLU-beställningar Utskrift av HLU-bekräftelser Administrera rabatter Fliken Beräkna Fliken Import Fliken Överför Fliken Årsrapport Underhållsplanering 108 iv Innehållsförteckning Manual Vertex Underhåll

5 Installation av Excelark Hämta data till Excelarket Detaljerad underhållsinformation Tillval 114 Skapa serviceorder för beställt tillval Återrapportering av beställt tillval Överföring av tillval till hyressystemet Om listan ej kan godkännas Koppling mellan underhållsobjektdata och objektbeskrivningar 120 Automatisk uppdatering av beskrivningsgrupper Systemparametrar Definition av beskrivningar som ska hämtas Systeminställningar 130 Typer Fliken Utrymme Fliken Detaljdel Fliken Enhet Fliken Källa Fasta Typer Aterstaus Atgardtyp Bestallningsbegransning Dwsyntaxtyp E-girostatus Fakturatyp Fa_ordertyp Fa_statustyp Klockslag Kodtyp Orderprioritet Orderraderlogtyp Planerattyp Pristyp Produkttyp Rapporttyp Serviceordertyp Statustyp Transaktionstyp Underhallobjekttyp Parametrar Fliken koder Lägga till nya koder Ta bort koder Fliken Prislista Fliken Produkter Fliken Serviceordertillägg Fliken Utförare Fliken System 1: Serviceorder, utförare Prislista Serviceorder, pristyp för produkter Manual Vertex Underhåll Innehållsförteckning v

6 Statusbilden Fliken System 2: HLU (erbjudande/beställning) Tillval Hyresdel Inställningar på koden Prislista Systeminställningar vi Innehållsförteckning Manual Vertex Underhåll

7 Inledning Välkommen Välkommen till användardokumentationen för Vertex Fastighet Underhåll. Handboken är i första hand riktad till dig som redan kan en del om fastighetsförvaltning, men som behöver hjälp med hur du utför dina arbetsuppgifter i Vertex Fastighet. Vertex Fastighet är ett Windows-baserat klient-server system och förutsätter att du som användare har grundläggande kunskaper i Windows. Därför innehåller handboken exempelvis inte information om Windows standardknappar och kommandon eller rullgardinsmenyer. Vertex Fastighet är utvecklat av Vitec Vertex AB. Systemet är anpassningsbart både till de större och mindre förvaltningsbolagens behov av rationell data behandling av hyresadministrationen. Programvaran följer Windows-standard och är avsedd att användas på Windows PCdatorer i nätverk. Data lagras i Oracle relationsdatabas som körs centralt i en Windows2003 Server alternativt Linuxserver. I små installationer om en till två arbetsplatser kan Oracle köras lokalt på en klientpc som då fungerar som server för båda klienterna. Klientdelen av systemet är utvecklat i PowerBuilder(Sybase) och kan köras i Windows2000, Windows XP eller senare. Manual Vertex Underhåll Inledning 1

8 Registrera Underhållsobjekt Allmänt Databasstruktur För att lättare underhålla registret över underhållsobjekt används mallar i en eller flera nivåer. Strukturen och beskrivningen för en mall ärvs till alla underliggande underhållsobjekt om inget annat anges. Nedan följer en beskrivning över databasstrukturen i Underhåll/Kundservice och en beskrivning av underhållsobjekt och uppbyggnaden av mallar. Registret Underhållsobjekt hittar du under Register- Underhållsobjekt. Uforskaren över fastighetsbeståndet, hyressystemet struktur Utrymme/Detalj Åtgärd Åtgärdsdatum Kök, Diskbänk Rensat stopp Vardagsrum, Vägg Tapetserat Badrum, Tvättställ Byte tvättställ Hall, Ytterdörr Byte cylinder Utifrån bland annat serviceorder skapas transaktioner/åtgärder på utrymmen och detaljer (Felåtgärder, Underhåll, Besiktningar). 2 Registrera Underhållsobjekt Manual Vertex Underhåll

9 Databasstruktur, bilder från Vertex Fastighet Nedan visas databasstrukturen illustrerad utifrån fönster i Vertex Fastigehet. Tänk på att inte blanda ihop Utforskaren för fastighetssystemet med Utforskaren över Underhållsobjekt/Mallar. Utforskaren över fastighetsbeståndet, hyressystemets struktur Utifrån bland annat serviceorder skapas transaktioner/åtgärder på utrymmen och detaljer (Felåtgärder, Underhåll, Besiktningar). Transaktioner kopplas till koder och Utrymmen/Detaljer. Manual Vertex Underhåll Registrera Underhållsobjekt 3

10 Arvshierarki En detaljerad registrering av underhållsobjektet underlättar registrering av serviceordrar. Om ett fel skall registreras på Badrumsskåp så behöver man bara välja bland de fel som kan uppstå på just badrumsskåp, annars måste man leta bland alla koder som kan förekomma i hela utrymmet Badrum vid registrering. Väljer man dock att återrapportera en åtgärd skapad på badrumsskåpet i en lägenhet som saknar badrumsskåp, skapas en gul mapp i trädstrukturen för den lägenheten (underhållsobjektet) automatiskt. Arvshierarki,bild från Vertex Fastighet Mallobjekt och underhållsobjekt kan skapas för alla olika underhållsobjekttyper, Fastighet, Byggnad, Uppgång och Objekt där olika typer av utrymmen och detaljer kan läggas upp. 4 Registrera Underhållsobjekt Manual Vertex Underhåll

11 Genom att lägga upp alla tänkbara utrymmen och detaljer i grundmallen underlättar man upplägg av dessa utrymmen i framtiden. Viktigt är dock att markera alla utrymmen och detaljer med ett kryss (markera och trycka Ta bort en gång) som INTE ska ärvas till alla underliggande underhållsobjekt. Läggs exempelvis utrymmet Sovrum 1 till på ett underhållsobjekt som tidigare inte haft detta, läggs automatiskt alla detaljer upp som finns inlagda på mallen. Utforska underhållsobjekt För att utforska de olika nivåerna i trädstrukturen dubbelklickar du på aktuell typ av underhållsobjekt. Därefter klickar du på + eller tecken för att gå neråt eller uppåt i trädstrukturen. I vänstra fönstret visas alla typer av underhållsobjekt som finns. Vilka olika typer av underhållsobjekt som ska finnas läggs upp under System-Typer-Fasta typer- Underhållobjekttyp.Under respektive underhållsobjektstyp skapas grundmallar som kan ärvas ner till underliggande underhållsobjekt. Allt för att minska instansningsjobbet. Manual Vertex Underhåll Registrera Underhållsobjekt 5

12 I högra fönstret visas trädstrukturen över den mall eller det objekt som är markerat i vänstra fönstret, se beskrivning nedan under Utforskaren. De mappar som är skuggade med streck är utrymmen som ärvts från grundmallen. De mappar som är gula har antingen konverterats utifrån objektets beskrivning, lagts upp manuellt på respektive underhållsobjekt eller eller uppdaterats med specifika uppgifter under knappen Egenskaper. Utforskare Här visas en trädstruktur över underhållsobjektet med dess ingående utrymmen och detaljer. På översta nivån i trädet visas en beskrivande text på underhållsobjektet. På nästa nivå visas underhållsobjektets utrymmen och på de underliggande nivåerna utrymmets detaljdelar. Det är samma Utforskaren som visas både på fönstret Serviceorder, Statusbild och under Register Underhållsobjekt. För detaljerad information se kapitel 3 Underhållsobjekt Egenskaper Under knappen Egenskaper kan du ändra egenskaperna för en mall eller underhållsobjekt. Markera det du vill ändra egenskaper på och tryck på knappen Egenskaper. Beroende på om egenskaperna är ärvda eller är genererade utifrån objektet är de utgråade eller öppna för förändringar. På mallnivå kan du skriva eller ändra på Egenskaperna och på så vis få förändringar ska slå igenom generellt ner i trädstrukturen. Genom att klicka i rutan som är gråmarkerad får du tillgång till att göra dina förändringar. Händer inget beror det på att du inte står på mallnivå. Lägga till Markera det underhållsobjekt som du vill komplettera med utrymme eller detaljer, vänstra fönstret. Därefter markerar du, i högra fönstret, den nivå under vilken du vill lägga till ett utrymme eller en detalj. Klicka sedan på knappen för att visa ovanstående fönster. Om det är ett utrymme du ska lägga till väljer du ett utrymme i listan i fältet Utrymme. Klicka sedan på och därefter för att registrera det nya utrymmet. Om det är en detalj du ska lägga till markerar du det 6 Registrera Underhållsobjekt Manual Vertex Underhåll

13 utrymme under vilket du vill lägga till en detalj. Klicka på detalj i listan i fältet Detalj. Klicka sedan på och välj och för att registrera den nya detaljen. Om de nya tilläggen inte visas direkt klickar du på ett annat objekt och sedan tillbaka till det objekt du arbetade med. För att lägga in en transaktion historiskt väljer du: 1. vilken typ av transaktion du vill lägga in, felåtgärdskod, underhållskod i fältet Kod/Typ 2. vilket datum du vill registrera transaktionen på i fältet Datum 3. Vilket utrymme/detaljdel du vill registrera transaktion på, fälten Utrymme respektive Detalj och trycker på knappen. 4. Ändra eventuellt Beskrivningen och lägg eventuellt till text i Anmärkning på raden som skapats. Kryssa i rutan Tillval för att få transaktionen markerad som en tillvalstransaktion. Tryck på och transaktionen blir registrerad på utrymmet/detaljdelen. Ta bort Om du vill ta bort ett utrymme eller en detalj så gör du det genom att först markera aktuellt utrymme eller detalj. Därefter klickar du på. Första gången markeras det valda utrymmet eller detaljen med ett kryss,.det är en markering att utrymmet eller detaljen saknas eller har funnits tidigare. Om du vill ta bort utrymmet eller detaljen permanent, klickar du på du markerat rätt innan du klickar på ta bort igen.) igen. (Se till att Manual Vertex Underhåll Registrera Underhållsobjekt 7

14 Om ett utrymme eller detalj är markerad med ett kryss och du vill att det ska vara aktivt igen, markerar du det och klickar på Egenskaper. Då visas ovanstående fönster, ta bort bocken i fältet Saknas och utrymmet eller detaljen blir åter aktiv igen. Om man tar bort en gul mapp och den finns ärvd i nivå ovanför kommer en skuggad mapp ändå synas. Om det finns transaktioner sätt endast kryss för att markera att utrymmet/detaljen saknas. Du kan även lägga till och ta bort utrymmen från Statusbilden och Serviceorder med hjälp av Lägg till och Ta bort knapparna Kopiera och flytta Du kan kopiera ett utrymme eller detalj för att snabbt lägga upp flera utrymmen och/eller detaljer med samma egenskaper. Markera det utrymme eller detalj du vill kopiera, högerklicka och välj Kopiera. Välj sedan till vilket utrymme eller detalj du vill kopiera till. Du kan välja om du vill ta med gamla transaktioner genom att sätta en bock i fältet Inkludera transaktioner. Fältet Ta bort det tömda utrymmet används endast om du valt att flytta ett utrymme och vill att det tömda utrymmet ska tas bort. För att flytta ett utrymme väljer du Flytta istället för kopiera när du högerklickat. Du kan även ändra i rullisten mellan Kopiera och Flytta. 8 Registrera Underhållsobjekt Manual Vertex Underhåll

15 Om man väljer att flytta utan att inkludera transaktioner så ligger transaktioner kvar och en gul mapp kommer att skapas nästa gång återrapport sker på underhållsobjektet. Skapa mallar/underhållsobjekt 1. Gå till Register Underhållsobjekt. 2. Tryck på vita arket, Nytt, på andra knappraden eller gå in under Arkiv Nya. 3. Följande fönster visas: 4. Välj under vilken mapp i trädstrukturen som mallen/underhållsobjektet ska placeras, Fastighet, Byggnad, Uppgång eller Objekt, i fältet Typ. 5. Sätt en bock i rutan Mallobjekt om det är en mall som du vill skapa. Detta är det enda som skiljer skapandet av en mall eller ett underhållsobjekt. En mall visas som en blå mapp i trädstrukturen och ett underhållsobjekt som en gul mapp 6. Välj om mallen/underhållobjektet ska ärva utrymmen/detaljdelar från en annan mall i fältet Arv från. Genom att sätta Arv från lägger sig mallen/underhållsobjektet rätt i trädstrukturen och ärver utrymmen/detaljdelar som finns upplagda på mallen. 7. Skriv en beskrivning av mallen/underhållsobjektet i fältet Beskrivning. 8. Skriv eventuellt ett nummer i fältet Nummer. 9. I fältet Alternativ adress kan du ange en alternativ adress eller ett alternivt sökord som du önskar kunna söka på vid skapande av t ex Serviceorder. 10. I fältet Sökord kan du skriva in fritext som du vill kunna söka på. 11. Tryck OK. 12. I rutan till höger lägger du sedan till de utrymmen och detaljer som är specifika för mallen/underhållsobjektet. Se beskrivning under kapitel Lägg till Om en mall/underhållsobjekt är kopplad till fel mall/ligger fel i trädstrukturen, markerar du mallen/underhållsobjektet, trycker på knappen Egenskaper och ändrar i fältet Arv från. Manual Vertex Underhåll Registrera Underhållsobjekt 9

16 Skapa underhållsobjekt utifrån befintligt objekt 1. Om du har skapat ett nytt hyresobjekt och sen vill skapa ett underhållsobjekt är det lättas att utgå ifrån objektbilden. Tryck på Gula nyckeln och sök fram rätt objekt. Tryck på knappen Visa statusbild (knappen med förstoringsglas). Du får då följande fråga: Tryck OK. 2. Föntret Underhållobjekt öppnas. Markera underhållobjektet som visas i högra rutan. Tryck på knappen Egenskaper. 3. Följ därefter steg 3 till 11 under rubriken 3.6 Skapa mallar/underhållsobjekt ovan. En förutsättning för att kunna ärva utrymmen/detaljer från en mall är att den finns upplagd. För att lägga upp en mall se beskrivning under rubrik 3.6 Skapa mallar/underhållsobjekt 10 Registrera Underhållsobjekt Manual Vertex Underhåll

17 Se på Underhållsobjektets status Statusbild Information om respektive underhållsobjekt ligger samlad i fönstret Statusbild. Det finns 2 vägar för att få åtkomst till statusbilden. Dels kan du gå via Register Underhållsobjekt eller via Register Hyresobjekt eller gula nyckeln. När du har öppnat någon av ovanstående registerbilder visas ytterligare en knapprad (nedre raden). Längst ut till vänster visas ikonen för Statusbilden. Varje flik beskrivs nedan. Status kring ett underhållsobjekt uppdateras ständigt utifrån de transaktioner som sker i kundservice. För att se mer information om respektive rad kan du dubbelklicka på raden. Transaktionsinfo-bild visar olika mycket information beroende på angiven information bland annat vid återrapportering av ordern. Färg på reskontrabelopp Om kunden har skuld visas detta med röda siffror på bilder i underhållssystemet: Färg på fliken Serviceorder på statusbilden Om det finns ej återrapporterade serviceordrar är texten Serviceorder röd på serviceorderfliken på statusbilden: Manual Vertex Underhåll Se på Underhållsobjektets status 11

18 12 Se på Underhållsobjektets status Manual Vertex Underhåll

19 Fliken Status (till vänster i fönstret) Rader som är markerade med grönt visar att detaljen ingår i HLU, rader som är markerade med blått visar att detaljen är markerat som tillval och rader markerade med gult visar att detaljen både ingår i HLU och är ett tillval. ID Systemets interna nummer för underhållsobjektet samt beskrivning på den mall som bostaden ärvt sina egenskaper från. Typ Visar typ av underhållsobjekt, till exempel på fastighet, byggnad, uppgång, objekt. Beskr Visar fältet Beskrivning under Egenskaper för underhållsobjektet. Hela koder Styr om systemet ska tolka koder vart efter du skriver in tecken eller om du ska skriva in hela kortkoder. Manual Vertex Underhåll Se på Underhållsobjektets status 13

20 Kodsträng Kod för utrymme eller detaljdel beroende på vilken nivå i utforskaren som är markerad. Alternativt skriva in kortkoder för utrymme, detalj och åtgärd. Utforskare Trädstruktur över underhållsobjektet med dess ingående utrymmen och detaljer. På översta nivån i trädet visas en beskrivande text på underhållsobjektet. På nästa nivå visas underhållsobjektets utrymmen och på de underliggande nivåerna utrymmets detaljdelar. Fliken Status (till höger i fönstret) Visar underhållsstatus för underhållsobjektet. Informationen som visas är beroende på vilken nivå i trädstukturen som är markerad. Markeras översta nivån visas underhållsstatus grupperad på utrymme och dess ingående detaljer. Markeras ett utrymme visas endast senaste åtgärderna på utrymmets ingående detaljer. Markeras översta nivån i trädstrukturen eller ett utrymme visas endast senaste underhållsåtgärden som utfördes på varje detalj. Markeras däremot en detaljdel i trädstrukturen visas samtliga transaktioner som skapats på detaljdelen. Vilka detaljer som visas på fliken Status bestäms av bock i rutan Visas under System Typer Underhåll/Kunderservice och fliken Följande beskrivningar utgår från att översta nivån i trädstrukturen är markerad. Statusbilden förändras något om du valt att titta på någon av de underliggande nivåerna men består i stort sett av samma kolumner som beskrivs nedan. Exempelvis så förändras bilden om du markerat lägsta nivån i trädstrukturen, detaljnivån. Då visas alla transaktioner oavsett typ av åtgärd (besiktning, underhåll och felåtgärd). I övriga nivåer är det endast senaste underhållsstatus som visas. Rader som är markerade med grönt visar att detaljen ingår i HLU, rader som är markerade med blått visar att detaljen är markerat som tillval och rader markerade med gult visar att detaljen både ingår i HLU och är ett tillval. Jfr. datum: Här kan man välja att skriva in ett datum längre fram i tiden för att t ex snabbt kunna svara kund på vad rabatten för en viss åtgärd blir exempelvis nästa år. Systemet 14 Se på Underhållsobjektets status Manual Vertex Underhåll

21 Fliken Tillval/HLUrabatt anger dagens datum som standardvärde, skriv in det datum du önskar i fältet bredvid knappen och önskas åter igen dagensdatum trycker du på knappen Jfr.datum. Utrymme Visar underhållsobjektets olika utrymmen. Detaljdel Visar utrymmets ingående detaljdelar. Senast åtg År och månad när senaste underhållsåtgärd utfördes. Nästa Visar årtal då nästa underhållsåtgärd är planerad att utföras. Intervall anges på underhållskoden. Best År och månad då en underhållsåtgärd beställs. Försvinner när berörd serviceorder återrapporterat. Beskrivning Fritext registrerad då åtgärden återrapporterades. Vanligen beskrivning hämtad från kodregistret. Rab(-)/tid.pris alternativt Kostnad Visar pris enligt upplagd prislista på underhållskoden. Om HLU/VLU används visar denna kolumn om åtgärden berättigar till rabatt eller hur mycket hyresgästen ska betala för att få en åtgärd utförd innan nästa åtgärd infaller. Rabatt markeras med minustecken och röda siffror Denna kolumn kan med hjälp av parametersättning ändras så att den kostnad som angavs vid återrapportering av åtgärden visas istället. Parametern för detta sätts under System Parametrar Underhåll//Kundservice, flik System 1:2. Listpris Visar pris enligt upplagd prislista på underhållskoden. Anmärkning Fritext registrerad då åtgärden återrapporterades.vanligen en produktbeskrivning hämtad från produktregistret. Manual Vertex Underhåll Se på Underhållsobjektets status 15

22 Visar alla underhållstransaktioner som är markerade som tillval, en bock i rutan Tillval under Egenskaper för detaljdelen. Visar alla tillval även om de inte visas på statusbilden. Om detaljen ska visas på statusbilden parametersätts under System Typer Underhåll/Kundservice och en bock i rutan Visas på fliken Detaljdel. Visar upplupen rabatt sedan årsskiftet t o m innevarande månad samt total årsrabatt. Det går att justera Jfr.datum för att visa rabatten för andra tidpunkter. Justeringen går att göra både bakåt och framåt i tiden. Denna flik har olika namn/rubrik beroende av vad ert företag valt för modell att styra underhållet efter. Har ni valt HLU och rabattmodellen heter fliken Tillval/HLU, har ni valt HLU och fondmodellen heter fliken endast Tillval. Har ni valt företagsstyrt underhåll, heter fliken Tillval/HLU men saknar uppgifter om upplupen rabatt mm. Se bild nedan Utrymme/detalj Beskrivning av utrymme och detaljdel. Senast åtg Datum när senaste underhållsåtgärd utfördes. Beskrivning Fritext registrerad då åtgärden återrapporterades. Vanligen beskrivning hämtad från kodregistret. Anmärkning Fritext registrerad då åtgärden återrapporterades.vanligen en produktbeskrivning hämtad från produktregistret. Listpris Belopp hämtat från prislista Avs.tid Förkortning av avskrivningstid, hämtas från fältet Intervall på åtgärdskoden. 16 Se på Underhållsobjektets status Manual Vertex Underhåll

23 Fliken Serviceorder Visar alla ej återrapporterade serviceorderrader för aktuellt underhållsobjekt. Genom att dubbelklicka på en rad hoppar du direkt över till serviceorder-bilden. Där kan du exempelvis välja att återrapportera ordern direkt eller bara få mer information om ordern. Order Serviceordernumret som orderraderna är kopplade till Ordertyp Visar vilken typ av order som orderraden är registrerad som. Ordertyperna som finns att välja mellan registreras under System-Typer-Fasta typer-serviceordertyp. Datum Datum när serviceordern skapades. Utrymme/detaljdel Beskrivning av utrymme och detaljdel som serviceorder skapats på. Beskrivning Fritext registrerad då serviceordern skapades. Vanligen beskrivning hämtad från kodregistret. Planerat till Datum som åtgärd är planerad att utföras. Om datum är rödmarkerat betyder det att datum är passerat utan att serviceordern blivit åtgärdad. Utförare Namn på den utförarare som är planerad att utföra serviceordern. Manual Vertex Underhåll Se på Underhållsobjektets status 17

24 Fliken Besiktning Visar alla återrapporterade besiktningar för aktuellt objekt sorterade efter besiktningsdag. Genom att markera ett datum visas den besiktningen med dess detaljer, besiktningsstaus och eventuell anmärkning. Datum Order Datum när besiktning utfördes samt serviceordernummer som besiktningsprotokollet härstammar från. Utrymme Visar utrymmet som blivit besiktigat. Detaljdel Visar den detaljdel i utrymmet som blivit besiktigat. Status Visar den status som angivits vid återrapportering av besiktningen. Statustyperna registeras under System-Typer-Fasta typer-statustyper. Anmärkning Fritext registrerad då besiktningen återrapporterades.vanligen en produktbeskrivning hämtad från produktregistret. Fält längst ner på fliken Visar eventuella noteringar gjorda på fliken Notering på serviceorder av typen Besiktning. Fliken Fondreskontra Denna flik visas endast om Vertex Fastighet är parametersatt för att hantera fonder. 18 Se på Underhållsobjektets status Manual Vertex Underhåll

25 Hyresgäst Aktuell hyresgäst på valt objekt Avfl.datum Datum då kontrakt är uppsagt till. Telefon Telefonnummer till aktuell hyresgäst, ändras på intressenten om felaktigt. Max Fondens maxbelopp i kronor. Summan av alla belopp på de åtgärder som är markerade som HLU (gröna) på fliken Status. Begränsn Eventuell parametersatt fondbegränsning i kronor. Hur stor procentsats av maxbelopp som ska vara fonbegränsning anges under System Parametrar Underhåll/Kundservice, flik System 2:2. Utbetalt Summa av alla utbetalningar/uttag som skett från fonden. Behållning Summan av alla inbetalningar/insättningar minus alla utbetalningar/uttag. Belopp som kan användas för åtgärder på objektet. Eventuella företagsunika rutiner kan innebära att detta belopp endast får lov att användas till vissa åtgärder. Disponibelt Summan av belopp i fältet Behållning minus eventuell belopp i fältet Begränsning. Företagsunika rutiner bestämmer vad detta belopp får lov att användas till. T ex tillval. Prel.disp Summan av belopp i fältet Disponibelt minus eventuella belopp angivna på serviceordrar som ej återrapporterats än. Markeras med blå färg, även de rader som härstammar från dessa serviceordrar är blåmarkerade. Visa avsättningar Ruta kan markeras och avmarkeras beroende på om man vill visa gjorda avsättningar eller inte. Visa rabatt Ruta kan markeras och avmarkeras beroende på om man vill visa rabatter eller inte. Manual Vertex Underhåll Se på Underhållsobjektets status 19

26 Ny fondhändelse Fliken Transaktioner Datum Ange det datum som ska gälla för den nya fondhändelsen Utrymme Ange det utrymme som fondhändelsen ska kopplas mot. Detaljdel Ange den detaljdel som fondhändelsen ska kopplas mot. Kod Här väljs den fondhändelse som ska ske. Vilka val som finns här skapas under System Parameterar Underhåll/Kundservice, fliken kod och kodtyp Fondhändelse. Text Text angiven på vald kod i fältet Kod fylls i, kan ändras om så önskas. Vernr Här anges eventuellt verifikationsnummer för fondhändelsen. Belopp Här anges belopp för fondhändelsen, sätts ett minustecken framför skrivs texten Utbetalning ut med röd text, anges belopp utan tecken skrivs texten Insättning ut med svart text under fältet Anmärkning. Anmärkning Här kan man ange ytterligare text för att förklara fondhändelsen. Visar alla transaktioner som är utförda på underhållsobjektet oavsett typ av åtgärd (felåtgärder, underhåll osv.) Visar en historik över alla åtgärder. För att ta bort en felaktig transaktion, skapad från exempelvis en serviceorder, markerar du raden du vill ta bort och trycker därefter på knappen 20 Se på Underhållsobjektets status Manual Vertex Underhåll

27 Om det endast är datum som är felaktigt ändras detta i kolumnen Åtgärdat, bekräfta med Verkställ. Alternativt genom att markera aktuellt utrymme och detaljdel i trädstrukturen och trycka på knappen Egenskaper. Under knappen Egenskaper kan även anmärkning mm ändras och justeras. Observera att det endast är senaste Underhållsåtgärden som går att ändra under knappen Egenskaper. Transtyp Visar vilken typ av transaktion som utförts. Transaktionstyper registreras under System-Typer-Fasta typer-transaktionstyper. Utrymme/detaljdel Beskrivning av utrymme och detaljdel som åtgärdats. Beskrivning Fritext registrerad då åtgärden återrapporterades. Vanligen beskrivning hämtad från kodregistret Åtgärdat Datum när åtgärd utfördes. Nästa Visar årtal då nästa underhållsåtgärd är planerad att utföras. Intervall anges på underhållskoden. Kostnad Denna kolumn visar om man lagt in en kostnad som av viker från prislistan i samband med återrapporteringen av exempelvis en underhållsbeställning Listpris Visar pris enligt upplagd prislista på underhållskoden. Tomdatum Visar tomdatum på historiska transaktioner. Visar till vilket datum en viss transaktion varit aktiv. Anmärkning Visar inlagda anmärkningar på transaktionerna. Manual Vertex Underhåll Se på Underhållsobjektets status 21

28 Serviceorder I Vertex Fastighet sköts alla typer av serviceorder från ett och samma ställe. Serviceordrarna skiljs åt genom att du anger vilken typ av serviceorder du vill registrera, till exempel Felanmälan, Besiktning eller Underhåll. Du kan välja om du vill se en befintlig serviceorder eller registrera en ny. För att registrera en ny serviceorder klickar du antingen på Lus-ikonen, går till menyn Underhåll/kundservice-Serviceorder-Ny sök alternativt trycker Alt+S. Du får då upp ett sökfönster där du exempelvis kan söka på underhållsobjektets adress, objektnr, hyresgäst namn. (Du kan söka på i stort sett allt) Använd % när du inte vet exakt hur ett ord stavas eller vill slippa skriva hela ord. Därefter trycker du på knappen Sök och resultatet visas. Markera aktuellt objekt och tryck Enter, Välj och stäng alternativt dubbelklicka på raden. För att öppna en befintlig serviceorder går du till menyn Underhåll/kundservice- Serviceorder-Öppna. Antingen är fönstret tomt eller så visas den serviceorder du sist var inne på. För att söka en serviceorder skriver du antingen numret på serviceordern i fältet ID eller trycker på sök-ikonen. I fönstret som öppnas kan du i stort sett söka på allt utom serviceorder-nummer. (Vill du söka på serviceordernummer väljer du första alternativet). 22 Serviceorder Manual Vertex Underhåll

29 Fliken Underhållsobjekt ID Systemets interna nummer för underhållsobjekt samt beskrivningen på den mall som objektet ärvt sina egenskaper från. Typ Visar vilken typ grundmallen är. Beskr Visar vilken typ av grundmall som bostaden. Kod (F1) Här visas kodbeteckning för markerat utrymme eller detaljdel i trädstrukturen. Genom att trycka på tangentknappen F1 hoppar du till fältet och kan välja att skriva in kodbeteckningen eller hela kodkombinationen manuellet om du kan den. Om du till exempel skriver in HAVÄ så öppnas trädstrukturen och utrymmet Vägg under utrymmet Hall. Manual Vertex Underhåll Serviceorder 23

30 Visa koder av typ Här kan du välja vilka typer av koder du vill få upp som förslag när du ska skapa orderrader. Beroende på vilken serviceordertyp du valt att skapa visas olika typer koder, typen av koder följer serviceordertypen. Utforskare Här visas en trädstruktur över underhållsobjektet med dess ingående utrymmen och detaljer. På översta nivån i trädet visas en beskrivande text på underhållsobjektet. På nästa nivå visas underhållsobjektets utrymmen och på de underliggande nivåerna utrymmets detaljdelar. Det är samma Utforskaren som visas både på fönstret Serviceorder, Statusbild och under Register Underhållsobjekt. För detaljerad information se kapitel 3 Underhållsobjekt Fliken Serviceorder (F2) Här registrerar du allmänna uppgifter om serviceordern, till exempel ordermottagare och anmälare och eventuella serviceordertillägg som är unika för varje kund. För upplägg av serviceordertillägg se kapitel 6. ID Serviceorderns nummer. Skapas av systemet när du valt att skapa en ny servicorder. Vill du ta fram en befintlig serviceorder skriver du in numret på servicorden och trycker Enter eller Tab. Typ Här väljer du vilken typ av serviceorder du vill registrera. Typerna som finns att välja mellan registreras under System-Typer-Fasta typer-serviceordertyp. Beroende på vilken typ du väljer får du olika typer av koder att välja mellan. Därför är det viktigt att välja rätt typ av serviceorder. Tid Visar datum och klockslag när serviceordern skapades. Går att ändra. Ordermottagare Visar vem som registrerat serviceordern. Ger automatiskt förslag på den användare 24 Serviceorder Manual Vertex Underhåll

31 som var inloggad vid registreringstillfället. Går att ändra genom att välja i listan. Listan visar de användare som är upplagda som användare i säkerhetsystemet. Projektnr Kan användas för att gruppera serviceorder. Används t ex vid HLU-erbjudande, då gruppering kan ske med hjälp av genereringsdatum. Beställare Här kan du ange vem som beställt till exempel en underhållsåtgärd. För att lägga upp en lista över person behöver vissa parametrar ställas in, detta görs i samråd med Vitec. Anmärkning Här kan du skriva in fritext. Dock ej längre meningar, använd i så fall noteringfältet på fliken Notering. Detta fält skrivs ut på Att-Göra-Listan och kan serviceorder blankett kan anpassas så att detta fält skrivs ut även här. Huvudnyckel, Husdjur, Extralås mfl = Serviceordertillägg Platsen där dessa fält finns är anpassningsbart. Läggs upp under System-Parametrar- Underhåll/kundservice och fliken Serviceordertillägg. Utseendet, om det exempelvis ska vara en lista med olika alternativ eller en kryssruta med ett fritextfält efter, bestäms vid upplägg av serviceordertilläggen. Se beskrivning hur du lägger upp servicordertillägg under kapitel 6 rubrik 6.4. Ansvarig (obligatoriskt) Här anger du vem som är ansvarig. Om det är angivet en ansvarig person för den områdesindelning som underhållsobjektet (objektet) tillhör kommer den personen automatiskt upp som förslag. Finns det flera ansvariga måste du välja ansvarig i listan. AnmälarID Här anger du vem som initierat serviceordern. Välj i listan, personens uppgifter fylls i på serviceordern. Listan innehåller avflyttade person/personer upp till 3 månader bakåt, aktuella och framtida boende om kontrakt finns upplagt.trycker du på knappen läggs vald intressentens id och uppgifter in på serviceordern. Vid registrering av serviceorder markeras fd. sambo med tom-datum i listan över anmälare. I listan över anmälarens telefonnummer han du tillgång till en rad som innehåller alla intressentens telefonnummer (max 35 tkn). Denna lista uppdateras också efter att man ändrat telefonnummer på intressentbilden ( i-knappen) Du kan välja " < Ingen >" för att tömma namn, telefon och adressfälten. Du kan även skriva in manuellt i fälten men observera att angivna uppgifter endast sparas på aktuell serviceorder ej generellt i systemet. Hoppar tillfälligt in i intressentregistret. Här kan du göra ändringar permanent direkt på intressenten för att slippa ändra detta varje gång du registrerar en serviceorder på underhållsobjektet. Slår igenom i hyressystemet. Ger dig möjlighet att välja en annan anmälare/intressent än den/de som finns registrerade på objektet. Telefon Fylls i automatiskt om det finns angivet på anmälaren/intressenten. I listan kan du välja mellan de nummer som finns upplagda på anmälaren/intressenten. Manual Vertex Underhåll Serviceorder 25

32 Namn Namn på anmälare Adress Anmälarens adress. I listan kan du välja mellan de adresser som finns upplagda på anmälaren/intressenten. Postadress Anmälarens postadress Fliken Transaktioner (F7) Här ser du åtgärdade transaktioner utförda på underhållsobjektet. Visar samma information som fliken Transaktioner i fönstret Statusbild. Fliken Andra, ej utförda order Här visas alla serviceordrar som ligger öppna på underhållsobjektet. Observera att det är olika Serviceordernummer Visar samma information som fliken Serviceorder gör i fönstret Statusbild. Finns det andra ej utförda ordderrader är denna flik aktiverad i annat fall fliken transaktioner. Visar samma information som fliken Serviceorder på Statusbilden. Dubbelklicka för att aktivera serviceordernumret upp till fältet ID för att få mer information eller återrapportera ordern. Ordernumret som tidigare var aktiverat, stod i fältet ID flyttas ner till fliken Andra, ej utförda order om det fanns en sparad orderrad på denna serviceorder. Fliken Orderrader (F5) Här lägger du upp orderraderna som ska visas på serviceordern. Nedan följer en generell beskrivning över registrering av ny orderrad 1. Markera aktuellt utrymme/detaljdel, i trädstrukturen till vänster, som det ska läggas upp en orderrad på. 26 Serviceorder Manual Vertex Underhåll

33 2. Dubbelklicka på utrymmet/detaljen (eller tryck på knappen )..Beroende av vilken typ av serviceorder du valt att registrera kommer du få tillgång till olika koder. Om du till exempel valt att registrera en Felanmälan får du automatiskt upp kodval av typen Felkod. Du kan välja att ändra vilka kodval som visas genom att ändra i fältet Visa koder av typ eller genom att ändra serviceordertypen på fliken Serviceorder. Genom att ta bort bock i rutan Visa endast koder för existerande detaljer kan du få tillgång till fler koder. De koder du får tillgång till är beroende på hur de är parametersatta. Till exempel kan koder som har ett eller flera specifika utrymmen bara förekomma i dessa. 3. Markera en kod i listan och dubbelklicka för att föra över koden till orderraden. 4. Fyll därefter i aktuell information, se beskrivning nedan om respektive fält och knapp. RadID Ett internt nummer för raden i systemet. Går ej att ändra. Utrymme/detaljdel Här visas beskrivningen på utrymmet/detaljdelen, hämtas från kodregistret. Status Här visas vilken statusen som serviceordern befinner sig på. Ändras varefter som serviceordern behandlas men kan även manuellt anges genom att välja i listan. Statustypern som finns att välja mellan läggs upp under System-Typer-Fasta typer- Aterstatus Ger dig möjlighet att bläddra mellan orderraderna. Den pil som är aktiv =Blå är den som går att flytta med. Genom att trycka på knappen visas de kodval som finns att välja mellan på markerat utrymme/detaljdel i trädstrukturen. Genom att ta bort bock i rutan Visa endast koder för existerande detaljer kan du få tillgång till fler koder. De koder du får tillgång till är beroende på hur de är parametersatta. Till exempel kan koder som har ett eller flera specifika utrymmen bara förekomma i dessa. Manual Vertex Underhåll Serviceorder 27

34 Fält till höger om knappen Kod Här visas kodkombinationen för valt utrymme/detaljdel samt kod. Fält under knappen Kod Härvisas beskrivning av vald kod. Kan ändras om så önskas, 35 tecken kan skrivas i detta fält. Viktigt att notera är att statistiklistor som kan tas fram går på den kod som ursprungligen valdes varför den text som eventuellt ändras bör ha relation till ursprunglig kod. Enhet Här visas aktuell enhet för vald kod alternativt inställd standard enhet för serviceordrar. Antal Här kan antal skrivas in och tillsammans med á pris räknas kostnaden ut för vald/markerad orderrad. á pris Här kan ett styckpris anges och tillsammans med antal räknas kostnaden ut för vald/markerad orderrad Kostnad Här kan kostnaden för vald/markerad orderrad skrivas in alternativt genereras utifrån angivna siffror i fälten Antal och á pris. Olika kostnader kan hämtas upp genom att välja antingen Restvärde, Listpris eller Förslitning. Listpris är det som hämtas upp om inget annat väljs från listan.angiven kostnad följer med över till återrapporteringen. Nedan följer en beskrivning av de olika kostnaderna. Beräkningar är gjorda utifrån att åtgärden Målning köksluckor ska göras i år 2003, senast åtgärdades köksluckorna 1992, intervallet för Målning köksluckor är 12 år och listpriset för Målning köksluckor är 50 kr/styck och i detta kök finns det 13 stycken, kostnad = 650 kr. Restvärde: Kostnad/år = 54 kr och det är ett år kvar tills intervall går ut, således blir restvärde = 54 kr Listpris:På föregående transaktion angavs det antal = 13 varvid systemet fyller i 13 i fältet Antal, á pris hämtas från pris angivet på koden Målning köksluckor och Listpriset blir således 650 kr Förslitning: Kostnad/år = 54 kr och det är 11 år sedan köksluckorna senast åtgärdades, således blir förslitningskostnaden 596 kr 28 Serviceorder Manual Vertex Underhåll

35 Kontering Här kan du ange en konteringssträng som ska gälla för vald/markerad orderrad. Skriv t ex ut på transaktionslistan. Systemet kan anpassas så att detta fält ska vara tvingande, föras över till annat system eller liknande. Ta kontakt med Vitec för prisuppskattning. Under denna knapp kan du lägga in material som du vet kommer att gå åt för att åtgärda serviceordern. Följande fönster visas. OBS! Använd <Tabb>tangenten för att hoppa mellan fälten. 1. Fyll i artikelnummer eller välj i listan alternativt skriv början av ett artikelnummer och tryck Alt+F för att då minimera urvalet. Uppgifter hämtas från kod- och produktregistret om det finns registrerat där. Beskrivning går att ändra på utan att ändra i produktregistret. 2. I fältet Beskrivning kan du välja att skriva in fritext eller början av ett produktnamn och därefter trycka på knappen med tre punkter, alternativt Alt+F och på så vis selektera urvalet av produkter som börjar på de inskrivna bokstäverna. Produkter läggs upp under System-Parametrar-Underhåll/Kundservice och fliken Produkter. 3. Ange mängd/antal. 4. Pris räknas ut automatiskt. 5. Kryssa i om material och/eller tid ska betalas av hyresgäst. 6. Pristyp anges om detta är upplagt i produktregistret. 7. Lägg eventuellt upp flera rader genom att trycka på knappen. Gör om steg Tryck OK för att stänga fönstet Debiteras hg Markera med en bock i rutan om hyresgästen ska betala angivet belopp i fältet kostnad eller hämtade kostnader från knappen Spec. Följer med över vid återrapportering Kostnad från Spec Markera med en bock i rutan om du vill hämta kostnader som finns specificerade under knappen. Följer med över vid återrapportering Best Fakt Manual Vertex Underhåll Serviceorder 29

36 Utförare Här visas den utförare som ska utföra orderraden, genom att trycka på knappen Utförare hämtar du upp ett namn eller en grupp. Här kan du välja mellan de utförare som finns upplagda. Utförare läggs upp under System Parametrar Underhåll/kundservice fliken utförare. Se kapitel 6 för närmare beskrivning av hur utförare ska läggas upp. Prioriet Här kan du ange vilken prioritet orderraden ska ha. Planerat datum flyttas fram eller bak i tiden beroende på hur de olika prioriteringarna parametersatts. Parametersätts under System-Typer Fasta typer och alternativet Prioritet. Startdatum Här kan du ange vilket datum orderraden ska påbörjas. Att-Göra-Listan kan anpassas så att detta datum skrivs ut, kontakta Vitec Vertex för prisuppskattning. Planerat datum/klockslag Datum och klockslag som orderraden planeras att utföras. Skrivs ut på Att-Göra- Listan och serviceorder blankett kan anpassas att skriva ut detta. Sum Summering av samtliga kostnader på upplagda orderrader. Fond Summering av kostnader på upplada orderrader som ingår i Fond/HLU. Tryck här för att lägga till en ny orderrad. Tar bort markerad orderrad. RadID Ett internt nummer för raden i systemet. Går ej att ändra. Utrymme/detaljdel 30 Serviceorder Manual Vertex Underhåll

37 Här visas beskrivningen på utrymmet/detaljdelen. Beskrivning Här visas beskrivningen av vald kod. Om du önskar att ändra texten gör du det i fältet under knappen kod. Planerat till Visar datum som orderraden är planerad att utföras. Visas med röd text om datum har passerats utan att åtgärdern återrapporterats. Om du önskar kan du ändra planerat datum i fältet Planerat datum. Åter Här sätter du en bock på de orderrader du önskar återrapportera. Tryck därefter på knappen, då aktiveras fliken Återrapport där du sedan går in och återrapporterar orderraderna. Se kapitel Ett tips är att återrapportera en rad i taget för att vid återrapporteringen ha större översikt över informationen som ska anges. I alla fall i början när man är lite osäker. Fliken Notering Här kan du skriva in noteringar som du vill ska komma ut på serviceordern. Om fliken är grå klickar du någonstans på fliken så blir noteringsfältet aktivt och du kan skriva dina noteringar. Ett tips är att börja samtliga noteringar med dagens datum och avsluta med sin signatur eftersom Noteringsfliken gäller hela servicordern och inte är tidsbestämd. Fliken Återrapportera (F6) En serviceorder hittar man på flera olika sätt. Har man serviceorderid, så är det lättast att klicka på menyn Underhåll/kundservice Serviceorder och Öppna, så som bilden visar. Du får antingen upp den senaste serviceordern som du var inne på eller en tom serviceorder. Ange aktuellt serviceorderid i fältet ID: och tryck sedan Enter eller Tab. Den bild vi nu får upp visar huvudet för det serviceorderid du angivit, samt övrig information som vi registrerade på huvudet i samband med skapandet av denna felanmälan. Manual Vertex Underhåll Serviceorder 31

38 De orderrader som vi ser i underkant på bilden, hör till ett annat orderid som heter Dessa är EJ utförda ännu. Det ser man av flikrubriken Andra, ej utförda order (F8). Gå till fliken Orderrader (F5), klicka eller tryck F5 Nu ser du de orderrader som du skall återrapportera. Markera med en bock i rutan Åter på orderraden längst till höger, för den rad/rader som du vill återrapportera. Klicka på knappen I och med detta så tänds fliken Återrapport (F6) med röd text och Status ändras från Ej åtgärdad till Till återrapport Klicka nu på fliken Återrapport (F6) Här kan du bland annat välja vad det blev för åtgärd, för de fel du hade registrerat. Du kan t ex bestämma om detta skall betalas av hyresgästen och eventuellt byta utförare på de olika orderraderna om det behövs. Vad som anges på denna bild är olika från kund till kund och i de flesta fall skrivs en kundunik processbeskrivning/lathund för detta 32 Serviceorder Manual Vertex Underhåll

39 Fliken Nya transaktioner (F7) Här ser du de poster som skall återrapporteras. Transtypen är i detta läge Felåtgärd på grund av att serviceordertypen för denna serviceorder är Felanmälan. Om en felanmälan blir till ett Underhåll ska transtypen ändras till Underhåll, annars påverkas inte underhållsstatusen. Transtyp Här bestämmer du vilken transtyp som skall gälla för en specifik rad. Det finns Besiktning, Felåtgärd och Underhåll att välja på. Man markerar önskad orderrad och klickar på Transtyp för att välja. Bakom denna knapp får du fram de koder du har att välja på. Vilka koder du får upp styrs av vilken Transtyp du valt. Du kan transtyp innan du trycker på knappen eller i fältet kodtyp när du tryckt på knappen. Bilden till höger visar möjliga koder om transtypen var Felåtgärd. Bilden till vänster visar öjliga koder om transtypen var Underhåll. Manual Vertex Underhåll Serviceorder 33

40 Markera exempelvis Bytt kyl/frys och dubbelklicka eller tryck Enter. Du ser nu att raden har fått åtgärden Byte kyl/frys och transtypen Underhåll. Datum Detta datum är åtgärdsdatum. Det går genom parametersättning få systemet att antingen föreslå dagens datum alternativt planerat datum. Datum går att ändra bakåt i tiden. Ändrar du datum på en rad får du följande fråga Återrapporterad av Här anges namnet på den person som är påloggad. Det går att ändra återrapporterad av. Om du specificerat en produkt i samband med skapandet av serviceordern, är det inte säkert att det är samma produkt som installeras på nytt, därför går vi nu igenom hur man byter produkt. Allt under förutsättning att man lagt upp den nya produkten under menyn System Parametrar Underhåll/kundservice och fliken Produkter. Under knappen Spec kan du lägga in tid och material som gått åt för att åtgärda serviceordern. Följande fönster visas: I detta fall ser du en produkt som specificerades vid skapandet av felanmälan. 34 Serviceorder Manual Vertex Underhåll

41 Nu ska du byta produkt. Klicka på knappen och du får upp en tom rad enligt bilden här under. Genom att klicka på den lilla knappen med tre punkter så kan du söka efter den nya produkten. Du kan också fylla i del av artikelnr eller beskrivning för att begränsa antal träffar vid sökningen. Under förutsättning att du lagt upp artiklar i ditt produktregister. Markera och klicka på OK-knappen. När du kommer tillbaka till Radspecifikationen tar du bort raden med den felaktiga produkten och klickar sen på OK-knappen. Anmärkning Här kan du skriva in fritext på 35 tecken som sedan visas på statusbilden och vissa listor. Efter att du valt in en produkt kan du välja med hjälp av listpilen och därmed hämta upp angiven text från Spec eller från kod. Enhet Här visas aktuell enhet för vald kod alternativt inställd standard enhet för serviceordrar. Manual Vertex Underhåll Serviceorder 35

42 Föreslagen enhet kan vara hämtat från fliken Orderrader. Antal Här kan antal skrivas in och tillsammans med á pris räknas kostnaden ut för vald/markerad orderrad. Föreslaget antal kan vara hämtat från fliken Orderrader á pris Här kan ett styckpris anges och tillsammans med antal räknas kostnaden ut för vald/markerad orderrad. Föreslaget á pris kan vara hämtat från fliken Orderrader. Kostnad Här kan kostnaden för vald/markerad orderrad skrivas in alternativt genereras utifrån angivna siffror i fälten Antal och á pris. Belopp kan även vara hämtat från fältet Kostnad på fliken Orderrader. Föreslaget belopp kan ändras. Konto Här kan du ange en konteringssträng/konto som ska gälla för vald/markerad orderrad. Skriv t ex ut på transaktionslistan. Systemet kan anpassas så att detta fält ska vara tvingande, föras över till annat system eller liknande. Ta kontakt med IBS Vertex för prisuppskattning. Angiven konteringssträng/konto kan vara hämtat ifrån fliken Orderrader Vernr Här kan du ange ett verifikationsnummer. Skriv t ex ut på transaktionslistan. Systemet kan anpassas så att detta fält ska vara tvingande, föras över till annat system eller liknande. Ta kontakt med Vitec Vertex för prisuppskattning Debiteras hg Markera med en bock i rutan om hyresgästen ska betala. Om det finns ett belopp i fältet Kostnad förs detta över till fältet Eng belopp. Dessutom visas Läggs på hyran som förvalt alternativ i listan till vänster om fältet Eng belopp. Istället för att lägga kostnaden på hyran kan du även välja Faktureras. (Om systemet är parametersatt att hantera Fond kan du även välja Dras från Fond) Överförd sätter systemet själv när transaktionen blivit överförd inget som man ska ange själv Från Spec Markera med en bock i rutan om du vill hämta upp summan av kostnader på rader med bock i rutan Bet av hg.specificerade under knappen Summan av kostnader visas antingen i fältet Eng belopp eller i fältet På hyran och eventuellt fördelat på X antal mån beroende på uppsatta parametrar. 36 Serviceorder Manual Vertex Underhåll