Instruktion för vägombud

Transkript

1 Sby084Instruktion för Vägombud_V (6) Skärlinge samfällighetsförening Instruktion för vägombud Version 13, 2015 Innehåll: Versionshistorik för detta dokument... 2 Inledning... 2 Bakgrund och allmänt... 2 Vägombudsorganisation och vägombuds uppgifter... 3 Vägombudspärm... 4 Midsommarfest... 4 Checklista för midsommararrangemang... 5 Vägfest... 6 Valborgmässofirande.6 Checklista för vägombud

2 Sby084Instruktion för Vägombud_V (6) Versionshistorik för detta dokument Version Upprättad av Upprättad Anm. datum 1 Gert Berndtsson Första version på remiss (ej distr) 2 Gert Berndtsson Första uppdateringen (distr till vägombuden ) 3 Gert Berndtsson Andra uppdateringen (distr till vägombuden våren 2002). Ändringar I förhållande till ver 2 bl a m a p att två kommittéer slopats 4 Gert Berndtsson Tredje uppdateringen (distr. till vägombuden omkr ). Ändringar i förhållande till ver 3 m ap nya vägnamn 5 Gert Berndtsson Fjärde uppdateringar. Ändringar i förhållande till vver 4 m a p vattenventilnyckelrutin, central anskaffning av valborgsmässofacklor m m 6 Pia Kaldo-Yamasaki Femte uppdateringen. Ändring betr tidpunkt för valborgsmässofirande 7 Mats Sihlberg Sjätte uppdateringen (distr. till vägombuden ) Ändringar I förhållande till ver 4+5 m a p ny logga, slopandet av båtkommitén, ändrad arbetsorganisation i styrelsen, vägfest samt ny traktorförare till skrindan på midsommar 8 Gerda Neijenhuis Sjunde uppdatering Ändring bl. a beträffande Kommittéer. Tillägg skötsel av parkering och allmänning i anslutning till vägen. 9 Lena Wennerström May Almkvist AU ändrats, text i vägombudsorganisationen uppdaterats Valborgsfirande har justerats (med fyrverkeri tagits bort) 11 May Almkvist Stavningskontroll 12 May Almkvist Vägombudsorganisationen.: text korrigerad Valborgsmässofirande: Tillägg korv/dryckförsäljning 13 Gerda Neijenhuis Tagit bort personnamn som tidigare varit med och arrangerat. Lagt till en checklista Inledning Detta dokument innehåller tips och rekommendationer för vägombud i Skärlinge samfällighetsförening. Dokumentet hålls aktuell av styrelsen, som delger vägombuden eventuella nya versioner. Vägombud ser till att ha aktuell version insatt i sin vägombudspärm. Bakgrund och allmänt Skärlinge samfällighetsförening uppstod som en ombildning av den verksamhet som dittills bedrivits som ekonomisk förening alltsedan fritidsbyns tillkomst Samfällighetens organisationsnummer är

3 Sby084Instruktion för Vägombud_V (6) Föreningens högsta organ är föreningsstämman, vilken enligt stadgarna hålls årligen och senast i april månad. Med hjälp av förslag från valberedningen utser stämman styrelsen, som består av ledamöter av vilka ordföranden, sekreteraren och annan ordinarie styrelseledamot utgör arbetsutskottet ( AU ) samt suppleanter. Styrelsen driver den löpande verksamheten med hjälp av arbetsgrupper, där oftast styrelseledamöter är ansvariga. Stämman väljer också ledamöter, funktionärer till höstbegivenheten Skärlingerundan samt valberedning. De av stämman utsedda revisorerna (ordinarie samt suppleanter) granskar bokslut och redovisning för räkenskapsåret vilket sammanfaller med kalenderår. Beteckningen festkommitté används ibland för de vägombud som arrangerar midsommarfirande; mer härom nedan. Vägombudsorganisation och vägombuds uppgifter Varje väg i byn har ett vägombud. Tjänstgöringsperioden löper från den 1/9 till 31/8 enligt ett rullande schema som ofta innebär att ombudet överlämnar uppgiften till grannen i huset intill, varvid uppgiften alltså löper laget runt med- eller motsols. Ibland är det lämpligt med undantag från närmsta granne-regeln, t ex om grannen är nyinflyttad; då kan man tillfälligt hoppa över det huset men återställa ordningen nästa eller näst-nästa år. Styrelsen har inga krav på att Vägombud väljs efter en strikt tuordning, utan vägen utser den person som man vill ha som ombud. I vägombudssysslan ingår att se till att nytt vägombud tar över när ens egen period är till ända samt att till styrelsen meddela vilken person det är, och gärna då även ta reda på och förmedla det tillträdande ombudets e-postadress. Informationen om nytt vägombud skall lämnas till styrelsen senast 1/8 varje år för att styrelsen i god tid skall kunna kalla de tillträdande vägombuden till informationsmöte; mer om detta nedan. ETT vägombud per väg rekommenderas men inget hindrar at t ex två personer delar på sysslan om man föredrar det. Den som är vägombud skall ha en från vägen väl synlig skylt om detta uppsatt. Vägombuden har en mycket viktig roll och utgör länken mellan medlemmarna och styrelsen, normalt via en eller de styrelsemedlemmar som är utsedda till kontaktpersoner med vägombuden. Det ankommer på vägombuden att ha koll på angelägenheter som rör vägen med närområde och dess boende samt att informera dem och ta emot deras synpunkter samt lösa alternativt till styrelse vidarebefordra, uppkomna förslag, frågor och problem osv. Om arbetsdagar för vägen (t ex saltning), skötsel av parkering bedöms påkallade åligger det vägombudet att ta ett sådant initiativ. Särskilt vägombuden bör hålla ett vakande öga på sopkärlsdisciplinen och påpeka överträdelser. Vilka regler som gäller framgår av skyltar I anslutning till sopkärlen. Informera om våra parkeringsregler som framgår I välkomstskriften, och skötsel av föreningens allmänning i anslutning till vägen eller tomten där samfälligheten inte klipper eller sköter allmänningen. Det normala är att varje vägombud för vägens räknings disponerar en ventilnyckel modell större för åtdragning av vattenventiler. Varje nytt vägombud bör kontrollera att sådan nyckelöverlämnas från föregående ombud. Nyckeln bör därvid rätteligen kvitteras eftersom I princip nyckeln kvitterats från allra första början, när den lämnades ut den till vägen. Vägombudet bör givetvis hålla ventilnyckeln tillgänglig för de boende på vägen samt

4 Sby084Instruktion för Vägombud_V (6) informera härom. Information om rätt dragning av vattenventilen - nämligen HÅRT medsols (=stängd) respektive HÅRT motsols (=öppen) ingår i informationspaket men bör upprepas och betonas av vägombudet och gärna även till gamla husägare från tid till annan Det är en av styrelsens medlemmar som har uppdrag att ge nyinflyttade välkomstinformation inkluderande ett skriftligt informationspaket, men det är bra att även vägombudet så snart som möjligt tar kontakt med den nyinflyttade och välkomnar och berättar om vägen och föreningen osv. För att minska risken att någon missas, ta gärna för vana att varsko föreningens kassör om nyinflyttningen! Vägombudspärm Varje vägombud har en vägombudspärm. I den noteras och samlas information om vägen och ombudssyslan. Innehåll I pärmen kan t ex vara: Denna instruktion Företeckning över vilka som bor på vägen inklusive, ur historiksynpunkt, noteringar om ut- och inflyttningar (hus, namn, datum) Ha/uppdatera kontaktlista (för v.b till styrelsen) Noteringar om vilka som varit vägombud för vägen, och när (för rättvis turordning) Notering om vem från styrelsen som för närvarande är kontaktperson för vägombuden En aktuell lista över samtliga vägars vägombud loggbok över uppkomna/påtalade förslag, problem eller andra händelser och aktiviteter (datum beskrivning, ev. klarskrivning etc.) Ett aktuellt ex av informationsskriften Skärlinge samfällighetsförening en oas på Södertörn eller dess efterföljare, samt eventuella bilagor till välkomstskrift Protokoll från senaste årsstämma Ett färskt exemplar av medlemsmatrikeln Pärmen och sysslan kan utformas hur ambitiöst som helst; med intresse och vilja är det bara fantasin som sätter gräns Pärmen överlämnas till tillträdande vägombud i samband med att själva uppdraget överlämnas. Det är väsentligt att även all viktig information överlämnas, dvs. att man informerar om utestående problem, pågående aktiviteter osv. Tanken är att styrelsen i början av september skall ordna ett informationsmöte på vilket samtliga tillträdande vägombud förutsätts delta. Avgående vägombud är också välkomna. Styrelsen tillser även att en lista över vägombuden kommer in på hemsidan, och anslagstavlor. Midsommarfest På stämman beslutas vilka två eller fler vägar som svarar för att arrangera årets midsommarfest. De vägarnas ombud skall i god tid samlas för planering och rollfördelning. EN av dessa personer bör ta på sig rollen att vara huvudansvarig (en sorts projektledare, som leder och fördelar arbetet). Observera att arrangörsansvaret omfattar allt, inklusive organisation av övriga vägars eventuella insatser i arrangemanget (se nedan). Man kan gärna

5 Sby084Instruktion för Vägombud_V (6) höra sig för hos föregående års arrangörer för tips och råd. Det är viktigt att allt planeras i god tid och att man försäkrar sig om att alla detaljer kommer att fungera. Checklista för midsommararrangemang Det råder full frihet ifråga om upplägg av arrangemanget så länge man uppnår huvudmålet att göra midsommarfirandet trevligt samt att dra in pengar för bekostande av i första hand utgifter i samband med själva firandet. Här följer exempel på saker att förebereda och genomföra. För varje aktivitet gäller det att peka ut ansvariga samt komma överens beträffande tider och detaljer Aktivitet Bestämma vilka inslag som skall inträffa när och under midsommarafton Gräsklippning/uppsnyggning av festplatsen som flaggning Midsommarstång Klä dansbanan Pyntning i övrigt Lövad skrinda från Flädervägen/Ljungvägen till festplatsen Dans och andra aktiviteter kring stången Dansmusik på dansbanan på kvällen eller DJ Lottförsäljning arrangerade såväl som övriga vägar Dragning tillkännagivande och utdelning av vinster diplom o dyl. Tombola mm Förtäring Övriga begivenheter Information på anslagstavlor o dyl. Städning efteråt Redovisning av medel Diverse Anm., tips Det kan vara lämpligt med två perioder ; en barnvänlig på eftermiddagen och en för alla åldrar på kvällen Kolla med ansvarig för gräsklippning Skaffa, klä, resa sådan (beträffande hämtning av stången så hör med styrelsen naturansvarige) Inkl planera för hämtning av björkruskor, blomplockning etc. Obs att alla bör inbjudas till att delta i klädningen av stången T ex björkruskor vid ingången till torpet samt i olika stånd. Belysning runt dansbanan. Kolla med föregående års arrangör vem som brukar hålla i detta! Eller fråga styrelsen om det finns en skrinda att låna och vem som kan köra traktorn T ex dragkamp, säcklöpning mm samt musik och vem som kan ställa upp som dansledare, fråga gärna förra årets arrangörer. Obs att boka i god tid! Glöm inte förfriskningar till musikerna i pausen! Skaffa lotter och vinster bestäm pris så att det blir ett skäligt överskott. De senaste åren har bl. a ringlotter (100 lotter/ring) sålts för 5/ 10 kr/st. Skraplotter, 21-lotter mm kan vara ett uppskattad komplement. Obs! utöver vad nu sagt om lottförsäljning på festplasten skall inför midsommarfirandet lotter säljas på varje väg; detta gäller således även de icke- arrangerande vägarna. Arrangörerna styr även detta; tar därför lämpligen kontakt med respektive vägs ombud för att försäkra sig om att detta blir gjort. Även t ex fiskdamm, pilkastning, kuddkastning, loppis. Obs att anskaffa (köpa alternativt tigga ) vinster. T ex kaffe/kaffebröd/läsk/tilltugg/varm korv osv. Ev. aktiviteter i torpet på kvällen I god tid! Förslagsvis midsommardagen vid bestämt klockslag Gör i god tid upp med kassören om hur kostnader och överskott skall disponeras och redovisas! Tänk på växelkassa! Redskap (ståltråd och tång för uppsättning av ruskor och blommor tunna för tombolalotter, pilar, grejor till fiskdamm etc.). Nycklar till torp och bodar. Hålla öppet i torpet (toaletter mm). Tips på inköpsställe för lotter, vinster mm 1/ Firma K Bertil Nyström, Gamla Huddingevägen 454, Älvsjö tel 08/ /Kolla i Gula Tidningen.

6 Sby084Instruktion för Vägombud_V (6) Tips: Många av aktiviteterna har torpet som bas. Maud Nygren på Ängsviolvägen 13 bör såsom ansvarig för torpet kontaktas i god tid för samordning av inköp av förtäring nyttjande av kök och kyl osv. Vägfest Vägfest är en frivillig företeelse och brukar då anordnas av vägombudet genom anslag. Valborgsmässofirande Enligt tradition är det varje år valborgsmässobål på planen nedanför Frönästorpet. Valborgsmässofirandet arrangeras av styrelsen, dvs. inga utsedda vägar är satta att organisera detta. Dock: Ett traditionellt inslag är att man samlas med facklor på fotbollsplanen omkring kl och marscherar till brasplatsen där elden tänds. Facklor anskaffas centralt av styrelsen utsedd person och den som vill ha fackla kan hämta en sådan kostnadsfritt; Vägombudet behöver således inte engagera sig i detta. Lämpligt är att de vägar som arrangerar midsommarfirandet även har korv/dryckesförsäljning ( kaffe, läsk) för att på så sätt få in ett startkapital inför midsommarfirandet. Checklista Vägombudens funktion o uppgifter Vara en naturlig kontakt mellan styrelsen och medlemmarna Uppdatera en kontaktlista för egen väg Organisera skötseln av den egna vägen anslutande parkering och allmänningar Hälsa nya medlemmar välkomna, meddela kontaktuppgifterna till styrelsen, informera om tex vattenventilen, parkeringsregler, allmänna komposten, sophantering i byn. Förmedla akutinformation till din väg. Vara behjälplig vid vattenläckor med kontroll och felsökning på den egna vägen Arrangera midsommarfirande (enligt schema) tillsammans med de övriga boende på vägen. Sälja lotter inför midsommarfirandet Meddela styrelsen, namn o adress på nytt vägombud senast den 1e september ( om så inte sker kvarstår du som VO) Informera de vägombud som inte deltagit på infomöten (avser vägombud på grannväg enl. samma schema som vid midsommar) För ökad trivsel på resp. väg brukar vägombuden anordna en vägfest, detta är inget krav, men uppskattas av medlemmarna i samfälligheten.