INST. 2Fördelen. Efter NAIS kommer. Hårda bud för organiserad brottslighet. Stort intresse för nya avtalssystemet på Mötesplats Göteborg:

Transkript

1 2Fördelen En tidning från Göteborgs Stads Upphandlings AB Hårda bud för organiserad brottslighet Stort intresse för nya avtalssystemet på Mötesplats Göteborg: Efter NAIS kommer INST

2 Vi gör ert arbete lättare Lång resväg för färdiglagad mat, ett diskussionsämne som nått medierna. Fördelen stämde träff med upphandlingsledaren Göran Berger för att reda ut begreppen kring varmt och kallt, långt eller kort, äckligt eller gott. Äntligen! Det känns härligt att snart kunna uppfylla era önskningar kära kunder. Nu kan vi tillgodose det som påtalats i de senaste kundundersökningarna, det vill säga att få ett mer utvecklat system för att söka ramavtal och även produkter och tjänster. Ett modernt system som är tillgängligt över internet och öppet för alla att läsa i. Det tror jag är bra. Att successivt också kunna erbjuda er möjligheten att beställa elektroniskt hos ett ökat antal leverantörer tror vi kommer att förenkla ert arbete ytterligare. Roligt att så många engagerat sig i att hjälpa till med att hitta på ett namn Vad roligt att så många engagerat sig i att hjälpa till med att hitta på ett namn på ersättaren för NAIS! Egentligen ska man kanske inte bli förvånad för var annars i vårt långa land lever ordlekandet starkare än hos oss i Göteborg? Vi som satt i jurygruppen har fått gå igenom fler än 300 förslag och verkligen fått ställa många bra alternativ mot varandra. Hoppas att ni tycker om det vi slutligen valde! Jag tycker det täcker in alla funktioner som kan erbjudas samtidigt som det ger något tillbaka Tack för alla era bidrag! Inger Ek, VD Mat på väg. Jorma Kuosmanen, här i krokarna kring Spåntorget i Kålltorp, kör ut portionsförpackad mat till Samhalls kunder. Bak i skåpbilen har han ett kylskåp där temperaturen ligger på runt två grader. Det är en obruten kylkedja, hela vägen från produktionen, säger han. Foto: Thomas Drakenfors Fördelen utges av Göteborgs Stads Upphandlings AB. Adress: Stora Badhusgatan Göteborg Telefon: Ansvarig utgivare: Inger Ek inger.ek@uhb.goteborg.se Redaktör: Annelie Gärdmark annelie.gardmark@uhb.goteborg.se Vi gillar tips och synpunkter på tidningen. Hör gärna av dig till oss! Besök oss på webben: Produktion: Newsroom, Göteborg Projektledare: Leif Simonsson Grafisk form: Tommy Apelqvist Repro: Thomas Drakenfors Tryck: Billes, Mölndal, 2008 Framsidesbilden: Annelie Gärdmark, Göran Brunberg, Helen Arneving, Carl- Johan Thorell och Charlotta Martinsson från Upphandlingsbolaget på Mötesplats Göteborg. Läs mer på sidan 8. 2 Nr

3 Portioner på väg För det första, vi fick bara in två anbud, säger Göran Berger om den upphandling av kyld portionsmat som gjordes i början av året. Samhall vann upphandlingen. Sammanlagt handlade det om mat för 14 miljoner kronor om året. Portionerna levereras en gång i veckan, enportionsförpackningar som ställs in i kundernas kylskåp. Sedan värms de upp inför varje måltid. Några andra intresserade hörde av sig i förväg, men lämnade inte in några anbud. Två alltså. Den ena var Dafgårds, med produktionsanläggning i Källby sju mil norr om Trollhättan, den andra Samhall, som gör maten i en anläggning uppe i Sala. Avstånd betyder inget Avstånden i sig går inte att ta hänsyn till enligt lagen om offentlig upphandling. I princip kan ett företag i Tyskland eller Spanien också vara med, säger Göran Berger. Men frågan blir ju rätt ointressant, eftersom ingen lokal entreprenör lämnade in anbud, även om en del har hört av sig i efterhand och hävdat att de kan leverera mat i enlighet med upphandlingens krav. Och enligt Göran Berger har en del av dem bara kunnat leverera varm mat, och det har det aldrig varit fråga Göran Berger om i den här upphandlingen. Med nylagad varm mat finns det andra problem, bland annat med att klara kraven från livsmedelsverket. De anger att maten ska hålla minst sextio grader och att den måste konsumeras inom två timmar. Föll bort Dafgårds då, vad föll de på? De ville inte ta hand om distributionen, och det var ett krav i upphandlingen. Deras anbud gick ut på att de levererade till hemtjänsten, som sedan skulle få bära ut maten själva. Där föll de bort. Men kvaliteten? Rapporteringen har talat om knappt ätlig mat. Det är ungefär som de kylda portionerna du handlar i vilket snabbköp som helst, säger Göran Berger. Inget för superkräsna gourmander, alltså. Men helt okej för de flesta andra. Thomas Drakenfors... och så här smakar det Fördelens eget smaktest ger godkänt till Samhallmaten. Eller var det bara tur med rätten? Det ska sägas direkt. Killen på Samhall som valt ut testportionen verkar ha hemliga kunskaper. Hur skulle han annars kunna pricka in min favoriträtt: raggmunk med stekt fläsk och lingon. Distributören Jorma Kuosmanen som kör ut maten har givit några förhållningsregler. Plocka ur den lilla burken med lingon först. Värm sen på högsta effekt i tre minuter, säger han. Men jag är hungrig. Efter en och en halv minut känns det tillräckligt hett utanpå plastförpackningen. Fast inuti är några av bitarna fortfarande lite svala, visar det sig. Skulle ha gjort som Jorma sa. Betyget då? Lite mindre fett än i den nylagade jag brukar äta på lunchrestaurangen vid kontoret. I övrigt blir plastlådan helt renskrapad. Ett betyg så gott som något. Påbackning, tack! Nr

4 Tuffa tider för kr Fördelen Långa straff och hårda tag, det har säkert sin effekt. Men när den nystartade enheten Kunskapscenter tar upp kampen mot den organiserade brottsligheten, då sker det på ett mer försåtligt vis. Vi kommer bland annat att koncentrera oss på upphandlingar, säger projektkoordinatorn Helena Lans. Kunskapscenter tar upp kampen mot organiserad brottslighet - Granskare. Ekorevisorn Helena Lans är projektkoordinator på Kunskapscenter, en nystartad enhet som bland annat ska medverka till att ta fram en modell för att granska anbudsgivare. Målet är att det ska bli svårare för den organiserade brottsligheten. Via bulvaner och företag är de med och lägger anbud, säger hon. Foto: Thomas Drakenfors Själv är Helena revisor och kommer från ekobrottsmyndigheten. I Kunskapscenter, som än så länge har sin bas i några kontor på Stadskansliet, knyter hon och hennes kolleger nätverk med poliser, stadsdelschefer, upphandlare, jurister med mera. Tillsammans ska de arbeta fram en modell för att sätta käppar i hjulet för den organiserade brottsligheten. Tanken är att det ska bli svårare för kriminella att göra goda affärer på sina verksamheter. Relativt enkla medel Det är där som Upphandlingsbolaget kommer in i bilden. För bakom en del företag som är verksamma inom områden där det sker upphandlingar finns just de som man vill komma åt. Den organiserade brottsligheten. Och enligt Helena går det med relativt enkla medel att hitta oseriösa anbudsgivare. Hon tar ett tjänsteföretag som exempel. Låt oss säga att det behövs minst trettio personer för att klara verksamheten. Men när vi kontrollerar med Skatteverket redovisar de bara arbetsgivaravgifter för ett fåtal personer. Då bör det ringa i varningsklockorna, enligt Helena. Ökar tryggheten Trafikförseelser är en annan lätt sak att granska, vilket kan vara högaktuellt om det exempelvis rör sig om ett företag som tävlar om anbud som rör transportering. Färdtjänst till exempel, säger hon. I slutändan ska Kunskapscenters arbete leda till en sämre marknad för dem som kör med svart arbetskraft, handlar med stulna varor eller är ljusskygga på andra sätt. För den som håller sig inom de angivna ramavtalen blir det tvärtom. En ökad trygghet. Thomas Drakenfors Elva myndigheter Kunskapscenter, en enhet med i dagsläget fyra personer, har kommit till genom ett politiskt beslut med utgångspunkten att bevara rättssamhället. I styrgruppen ingår bland andra länspolismästaren, överåklagaren och stadsdirektören. Ett antal arbetsgrupper har byggt upp projektet, med sammanlagt 120 deltagare från flera olika myndigheter. Arbetet ska bedrivas både kort- och långsiktigt, och framförallt utifrån det man kallar arbetsgivar-, brottsoffer-, avhoppar-, ekonomi-, och demokratiperspektiven. De myndigheter som är med i projektet är Göteborgs Stad, Kronofogdemyndigheten, Länsstyrelsen, Skatteverket, Försäkringskassan, Säkerhetspolisen, Polisen, Åklagarmyndigheten, Ekobrottsmyndigheten, Kriminalvården, och Tullverket. De som är fast knutna till enheten är i dagsläget en polis, två revisorer och en stadsdelschef. 4 Nr

5 Noterat iminella Därför har vi inte avtal med Ikea OFFENTLIG MILJÖ Varför har inte Upphandlingsbolaget avtal med Ikea? Detta är en fråga som ofta ställs från beställarna. I februari var de nya avtalen för Inredning för offentlig miljö klara. Under upphandling är det öppet för alla att lämna ett anbud. Ikea valde att avstå från att lämna anbud och därför har de inte något ramavtal med staden. Upphandlingen avsåg bland annat kontorsmöbler och i dag finns det flera prisvärda ramavtalsleverantörer. Dessa finns i NAIS. I sammanhanget kan det vara värt att nämna att tidigare avtal med Ikea bara har avsett kontorsmöbler. Allt övrigt sortiment som Ikea erbjuder har aldrig funnits på avtal. Sänkta priser på järnhandelsvaror AVTALSNYTT Nya ramavtal för ramavtalsområdet järnhandelsvaror inklusive personlig skyddsutrustning är slutna och som A-leverantör till Göteborgs Stad utsågs Ahlsell AB. Avtalet består av en nettoprislista på cirka stycken olika produkter, de utvalda produkterna är de som köpts mest frekvent under 2006 och Genom att göra avropen från nettoprislistan kommer kostnaderna att sänkas eftersom de nettoprissatta produkternas priser är mycket förmånliga. Övriga produkter köps enligt katalogpris minus rabatt. För att stimulera beställarna att planera sina inköp, minska antalet små ordrar samt minska miljöpåverkan genom färre transporter så erbjöds anbudsgivarna att lämna extra rabatt vid leverans en gång per vecka vilket alla gjorde. Avtalet löper från den 1 november i år till och med den 31 oktober 2010 med möjlighet till förlängning ett plus ett år. Kött och bröd på ekologiskt vis AVTALSNYTT Den första oktober träder ett nytt ramavtal kring livsmedel i kraft. Mejerivaror, kött, fisk med mera allt finns med. Men den här gången är två nya varugrupper med: ekologiskt kött och ekologiskt bröd. Det finns ett mål i Göteborgs Stads budget att vi ska använda mer ekologiska livsmedel, det är bakgrunden, säger upphandlingsledaren Göran Berger. Normalt krävs att en leverantör av livsmedel ska klara att förse en hel stadsdel. Men för att små leverantörer av ekologiskt kött och bröd ska ha en chans att vara med som ramavtalsleverantör har det kravet slopats när det gäller de två nya varugrupperna. Här levererar de istället så mycket som de kan. Nr

6 Nya ramavtal Under den här rubriken publicerar vi de senaste avtalen. Vill du veta mer om något specifikt avtal? Dels kan du läsa mer om dem i notiserna i detta nummer. Dels hittar du alla avtal i sin helhet i NAIS, inklusive prislistor och annan viktig information. Rena W Avtalsområde Avtalsperiod Ventilationsfilter Handledning och utbildning för individ- och familjeomsorg Slöjd, hobby, terapi, pyssel och leksaker Daglig verksamhet för funktionshindrade Managementkonsulter Livsmedel Arbetstekniska hjälpmedel- grundutrustning till särskilt boende och dagverksamhet Human resource-konsulter Boende kollektivboende i avvaktan på lägenhet Tekniska konsulter Rekryteringskonsulter Marknads-, opinions- och attitydundersökningar Däck, regummering och däckservice Konsulter inom management och human resources klara Upphandlingsbolagets nya avtal gällande Managementkonsulter och Human Resource-konsulter är klara. När det gäller Managementkonsulter så används de på organisationsnivå medan Human resource-konsulter jobbar på individ- och gruppnivå. Kategorierna för Human resourcekonsulter är: Metodhandledning. Processhandledning. Ledarutveckling. Ledarutvecklingsprogram. Grupputveckling. Utvecklingssamtal. Arbetsplatsträffar. Förändringsarbete. Karriärplanering. Outplacement. Kategorierna för Managementkonsulter är: Strategisk kompetensförsörjning. Omvärldsanalyser. Utredningar/förstudier. Utvärderingar/uppföljning. Utveckling och implementering av nya arbetsprocesser. Organisationsutveckling. Stöd vid organisationsförändring. Verksamhetsanalys. Verksamhetsutveckling. Strategisk affärsutveckling. Ekonomistyrning. Resultatstyrning. Målstyrning. Kvalitetsstyrning. Anledningen till att så många olika tjänster i respektive kategori specificerats är för att även små och medelstora företag skulle kunna lämna anbud. Konsulterna finns återgivna i NAIS. Managementkonsulterna är inte rangordnade och det finns ett 60-tal olika att välja mellan. Human resource-konsulterna uppgår till ett 50-tal och kan väljas fritt upp till kronor. På högre belopp ska en fördelningsnyckel användas. Information om hur avropen ska göras finns i NAIS. Avtalen löper från september i år och fram till och med maj 2010 med möjlighet till förlängning i max två år. No more Mr NAIS guy. Lars Blomqvist är projektledare för införandet att det öppnar för möjligheten att göra e-beställningar, säger han. WINST avgjorde namntävlingen Tävlingen där stadens anställda fått vara med och döpa det nya inköpsstödet är avslutad. Det vinnande förslaget är: WINST Webbaserat INköpsSTöd Motivering: WINST ett namn som innefattar allt vi vill åstadkomma med vårt nya system: Webbaserat InköpsStöd. Och precis som namnet antyder så kommer användandet av systemet att bidra med vinst, både för avtalsanvändaren och staden som helhet. Vinnare: 1:a pris, bärbar dator: Evy Malmberg, Intraservice 2:a pris, mobiltelefon: Karin Theorin Mägi, Kretsloppskontoret Delat 3-10:e pris, biobiljetter: Per Risholm, Stadskansliet, Lars-Göran Gustafsson, Burgårdens utb.centrum, Lennart Hjalmarsson, SDF Härlanda, Lena Lanebäck, SDF Askim, Mikael Sandström, MedicHus, Paul Flisak, Intraservice, Nic Nilsson, SDF Bergsjön, Inger Bauer, SDF Frölunda. Totalt kom det in 307 namnförslag. 6 Nr

7 INST-lotten... Nytt inköpsstöd NAIS går snart i graven. Vid årsskiftet kommer ett helt nytt avtals- och beställningssystem, med en massa fördelar. Namnet? WINST Webbaserat INköps STöd. NAIS ersättare blir rena lyftet WINST ersättaren för NAIS som levereras från företaget Visma Proceedo, kommer att bli riktigt bra. I alla fall om man ska tro projektledaren Lars Blomqvist. Öppet för alla Systemet är öppet för alla att gå in och titta på avtal och söka produkter. Men för att sedan gå vidare och kunna beställa, då kommer det att krävas behörighet. Framförallt är WINST användarvänligt, säger Lars Blomqvist. Det kommer att finnas tillgång till ett e-learning-verktyg som går igenom systemets funktioner, för den som vill. av WINST, som ersätter NAIS. En stor fördel är att det kommer att ligga på Internet istället för i Lotus Notes miljön. En annan bra sak är Foto: Thomas Drakenfors Evy kläckte det vinnande bidraget Hallå där, Evy Malmberg, som kläckte det vinnande namnförslaget. Hur kom du på namnet WINST? Jag funderade lite, det handlar ju om inköp och stöd. Sedan hörde jag att det är webbaserat och då fick jag även bokstaven w. Dessutom gör man ju en vinst när man använder det så jag tyckte det var fyndigt och lätt att komma ihåg. Namnet WINST blev ju dubbel vinst för dig, blev du överraskad? Jag hade som bäst hoppats på biobiljetter och blev verkligen överraskad och jätteglad, jag har aldrig ägt en bärbar dator så det passar mig perfekt. Var jobbar du själv någonstans? På Intraservice i Göteborg stad som informationsassistent, men är även gammal systemutvecklare. Kommer du personligen att använda det nya inköpsstödet? Nej, det ingår inte i mina arbetsuppgifter. Hur kommer det sig att du var med och tävlade? Min rumsgranne tipsade mig om det och jag har ju sedan tidigare jobbat med att ta fram och namnge sådana här system så jag tyckte det var roligt att försöka. E erica Heimler Många fördelar Men vilka är då fördelarna med det nya systemet? Enligt Lars Blomqvist är det framför allt att det går att söka direkt på produkter, utan att veta vilket avtal de tillhör. En annan stor fördel är att systemet ligger direkt på Internet. Det behövs ingen speciell programvara för att komma åt det, säger Lars Blomqvist. Elektroniska beställningar Med WINST öppnas även för möjligheten till e-beställning, att beställarna gör sina ordrar direkt i systemet utan att ringa upp leverantören. Några knapptryckningar bara, så är varan på väg. En pilotgrupp kommer att få prova på e-beställning redan från den 1 januari. Därefter kommer successivt alla beställare att få möjlighet att lägga sina ordrar på detta sätt. På sikt blir elektronisk handel en naturlig del av beställarnas vardag. Thomas Drakenfors Nr

8 Nytt inköpsstöd NAIS ut, W Vilka är dina förväntningar p Jag vill kunna söka direkt på en produkt! Mötte kunder. Den andre och tredje oktober kunde anställda i Göteborgs Stad mingla på evenemanget Mötesplats Göteborg som hölls på Svenska mässan. Upphandlingsbolaget hade en egen monter där bland andra Göran Brunberg, Annelie Gärdmark, Helen Arneving, Carl-Johan Thorell och Charlotta Martinsson var på plats för att berätta om ramavtal, upphandlingar, det nya avtalssystemet WINST, och mycket annat. Foto: Thomas Drakenfors Mötesplats som lockade många Rektorer, administratörer, beställare och en massa andra som jobbar inom Göteborgs Stad. Den 2 och den 3 oktober svepte de in på Mötesplats Göteborg på Svenska Mässan för att mingla och gå på seminarier, besöka montrar och lära sig nya saker. Tina Eliasson, Folkhälsosamordnare, SDF Centrum. Att sökmotorn blir bättre, att man kan söka direkt på en produkt. Blir det så? Kanon. Kristina Wijk Fagerberg, personalspecialist, SDF Örgryte. Priser och sortiment Jag skulle önska fram det, snabbt och lätt. Upphandlingsbolaget var förstås på plats med en egen monter, där de som stannade till kunde få reda på mer om upphandlingar, LOU, ramavtal och inte minst, WINST, ersättaren till systemet NAIS. Påhittiga besökare kunde också lämna in namnförslag till det nya systemet. Men vilka förväntningar har mässbesökarna egentligen på nya WINST? Fördelens utsände gav sig ut vimlet, med kamera och reportageblock. Här intill hittar du resultatet. Claes Brauer, administratör, Härlanda SDF. Att det blir lättare att använda. Det är hyfsat lätt redan, men det kan bli bättre. Nina Bengtsson, enhetschef, SDF Lättare att hitta produkter, lättare att söka. kan ha en bättre koll på var avtalen finns. 8 Nr

9 INST in å nya avtalssystemet? att man kunde få Att få bättre koll på avtalen. Bernt Magnusson, administratör, Medichus. Att det blir så enkelt så att alla kan använda det. Inte bara vi som är administratörer, vi är ju vana. Utan alla. Våra hantverkare till exempel, som ska in och beställa grejer ibland. Det är rätt krångligt. Fördelaktiga priser på slöjd, pyssel och hobby Nya ramavtal gäller för avtalsområdet slöjd, hobby, pyssel, terapi och leksaker från och med den 1 oktober. Flera av produkterna har mycket fördelaktiga priser enligt nettoprislistan. Vi har tagit fram en nettoprislista där de mest köpta produkterna inom respektive produktgrupp finns representerade till fantastiskt bra priser, säger Ing-Marie Trygg på Upphandlingsbolaget. Som exempel kan nämnas Stiga Hockeyspel som kostar 460 kronor i katalogen och endast 66 kronor enligt nettoprislistan, en fotboll kostar 16 kronor istället för 108 kronor, en träjärnväg kostar 95 kronor istället för 595 kronor, ett barnstaffli kostar 30 kronor istället för 969 kronor, ett förkläde kostar 7 kronor istället för 122 kronor och jumbopack ritpapper kostar 65 kronor istället för 446 kronor. Listan kan göras hur lång som helst, vi har tillsammans med referensgruppen gjort en upphandling där beställarna kan tjäna mycket pengar genom att avropa de nettoprissatta produkterna. Avtalsområdet är uppdelat i sex produktgrupper: Aktivitetsmaterial pyssel, hobby, ritmaterial Innelek spel, pussel Utelek bollar, hopprep Cyklar med träkomponenter cykel med sadel av trä, pakethållare av trä Cyklar med plastkomponenter standardcyklar Textilslöjdsmaterial tyger, garner Träslöjdsmaterial verktyg, metallslöjd, träprodukter Tynnered. Och att man Stefan Johansson, rektor, Klareborgsskolan. Vi har en massa olika system som vi ska klara av. För att detta ska fungera måste det vara idiotenkelt. Det är min förhoppning, att det blir mer användarvänligt. Filter för miljoner AVTALSNYTT I det nya ramavtalet för ventilationsfilter är två leverantörer med. Camfil Svenska AB och Dinair Ekonomifilter AB. Camfil har varit med förut medan Dinair är ny som leverantör på det här avtalsområdet. Sammanlagt beställer Göteborgs Stad, inklusive de grannkommuner som deltar, ventilationsfilter för cirka sex miljoner kronor om året. Avtalet trädde i kraft den 1 oktober och gäller i två år. Nr

10 Noterat Tillfälliga avtal för boende med bostöd BOENDE Nu har de ordinarie avtalen gällande boende med bostöd, alltså kollektivboende i väntan på lägenhet, trätt i kraft. De nya avtalen skulle egentligen ha gällt från och med den 1 maj 2008, men överklagades till länsrätten och vidare till kammarrätten. I väntan på beslut från kammarrätten har Upphandlingsbolaget tecknat tillfälliga avtal som gällde fram till den 10 oktober då domen kom. Kammarrätten beslutade att avtalen från den 1 maj ska gälla. Därmed blir det inga förändringar utan samma priser och villkor som gällt för de tillfälliga avtalen kommer att gälla även fortsättningsvis. Handledning inom Socialtjänsten AVTALSNYTT En ny upphandling har genomförts när det gäller handledning för hela Socialtjänsten och inte bara Individoch Familjeomsorgen, som vid förra upphandlingsperioden. De yrkeskategorier som omfattas är personal vid Individ- och Familjeomsorgen, äldreomsorg, hemsjukvård samt personal inom funktionshinderområdet inklusive alla yrkeskategorier på både operativ och mellanchefs-/arbetsledarnivå inom Socialtjänsten. Målet med handledning är att den ska ge yrkesmässigt stöd, motverka stress och utbrändhet, öka förståelsen för brukaren och bidra till den bästa möjliga insatsen. I NAIS finns en sammanställd matris för att underlätta för avroparna att välja handledare med rätt erfarenhet och kompetens. Avtalen gäller från och med den 1 oktober Avtal och kontaktuppgifter finns i NAIS. 13 leverantörer inom funktionshinder klara DAGLIG VERKSAMHET Nya avtal för daglig verksamhet för funktionshindrade gäller från och med den 1 oktober Avtal har tecknats med 13 leverantörer. Flertalet av leverantörerna har fler än en verksamhetsinriktning och är därför grupperade i underområden enligt motsvarande uppdelning som finns i stadens databas BoVerksam. Information om verksamheterna kommer inom kort att vara beskrivet i NAIS och finns även på leverantörernas hemsidor. I dag har cirka 1700 personer behov av daglig verksamhet, varav cirka 90 procent av dessa får daglig verksamhet av kommunernas egen regi verksamheter. Den dagliga verksamheten innehåller såväl aktiviteter med habiliterande inriktning som mer produktionsinriktade uppgifter för heltids- och deltidsplaceringar. Insatsen anpassas efter individuella behov, förutsättningar och intressen. Leverantörer på tunn is Tydliga regler för gåvor och premier till kommunala beställare Ge bort attraktiva prylar till beställare, det kan verka som en trevlig gest. Men leverantörer som lockar med premier är ute på tunn is. Det kan röra sig om bestickning, rentav. Gå en kurs och få en Ipod Shuffle på köpet! Så stod det i en annons som hamnade i mejlboxen hos Tommy Hansen på Lokalförsörjningsförvaltningen. Sjyst, skulle Tommy ha kunnat tycka. Ringt och anmält sig och fått både utbildning och en fin hitech-apparat att stoppa in sina favoritlåtar i. Men Tommy Hansen blev irriterad. I ett brev till Upphandlingsbolaget ifrågasätter han utbildningsföretagets agerande. Verkade som bestickning Att jag som beställare av en tjänst hos en ramavtalsleverantör skulle belönas med en ipod. Jag tyckte det verkade som bestickning, säger Tommy. Det tycker även Roland Mårtensson, jurist på Upphandlingsbolaget. I ett skarpt formulerat brev till företaget skriver han bland annat att sånt här absolut inte får förekomma och att erbjudandet med stor sannolikhet är bestickning. Att ta emot ipoden är enligt Roland Mårtensson troligen tagande av muta. Allt har gått för snabbt Olyckligt, säger vice VD:n på utbildningsföretaget när Fördelen ringer upp. Det här var ett Att jag som beställare skulle belönas med en ipod. Jag tyckte det verkade som bestickning misstag som vi ser allvarligt på. Han säger att de hann stoppa utskicket i Stockholm, men i Göteborg uppmärksammades det för sent. Enligt vice VD:n är förklaringen att allt har gått för snabbt. Tidigare jobbade vi med en traditionell katalog. Då blev det alltid naturliga korrektursvängar. Folk läste, det skickades till tryckeriet, det kom korrektur tillbaka. Många ögon granskade. Snabbt och lätt Men, säger han, papperskatalogen började kännas omodern, inte minst av miljöskäl. Sedan i våras arbetar de därför med mejlutskick istället. Inget onödigt resursslöseri. Dessutom snabbt och lätt att både producera och skicka ut. För snabbt? Ja, säger vice VD:n och suckar. Den här gången blev det helt fel. Och det handlar inte bara om att det var riktat till kommunala tjänstemän. Beklagar misstaget Han säger att såna här erbjudanden inte är okej när de riktar sig till företag heller. För även om de är billiga så är det ändå kunden som får betala, i slutändan. Och för dem är det så klart bättre att få kursen till ett lägre pris. Så än en gång, jag kan bara beklaga att det blev så här. Hur ska ni undvika att det händer igen? I fortsättningen granskar vi i koncernledningen utskicken i förväg. Vartenda ett? Ja. Vartenda ett. Thomas Drakenfors 10 Nr

11 Bestickning. Det är inte tillåtet att belöna beställarna med gåvor i form av tjänster eller prylar. Det fick en ramavtalsleverantör nyligen erfara. En vaken tjänsteman slog larm sedan han blivit erbjuden en ipod i samband med en kursanmälan. Illustration: Tommy Apelqvist Nr

12 En veckas väntan på beställda saker det är i korthet vad Upphandlingsbolagets satsning på miljövänliga leveranser går ut på. Men vad tycker beställarna? Fördelen stämde träff med administratören Anette Källgren för att kolla läget. för miljöns skull M ed fyrtiofem personer på enheten blir det en del grejer. Papper, suddgummin, batterier, häftklamrar och allt vad man kan tänka sig, säger Anette Källgren som jobbar på utbildningsförvaltningens kontor högst upp i Burgårdens utbildningscentrum. Går bra att vänta Hon tror inte att det kommer att innebära några problem att vänta upp till en vecka på beställda varor. Men livsmedel, som det behövs en hel del av till restaurangskolan i huset, det hade ju inte funkat. Fast det ingår inte i Anettes ansvarsområde. Det sköter utbildningscentret själva. Hon beställer bara för förvaltningsledningens kontor. Men trots att det är rätt mycket saker som behövs till kontoret så blir det inte så värst många leveranser. Kanske ett par i månaden. En del saker samordnar de i huset. Kopieringspapper till exempel Burgårdens utbildningscentrum beställer åt oss båda. Sedan gör jag en beställning från dem som interndebiteras, säger Anette. Inga problem? Annars beställer hon mest ifrån Svanströms, med ett brett sortiment av kontorsvaror. Tidigare brukade varorna komma redan efter ett 12 Nr

13 Inom en vecka. Små ordrar, många gånger det blir flera resor när leverantörerna ska köra ut varor till dem som handlar via ramavtal. Inte så bra för miljön. Därför har Upphandlingsbolaget och leverantörerna arbetat fram en handlingsplan för samleveranser till Göteborgs Stad. Målet är att det ska räcka med att få det beställda inom sju dagar. Foto: Bengt Alm par dagar. Nu kommer det alltså att röra sig om upp till en vecka. Inga problem alls? Anette funderar lite, säger att visst har det tidigare hänt att det kommit in beställningar på saker som behövts rätt snabbt, precis när hon redan skickat iväg en order. Då blir det en extraorder, även om den oftast kommit med samma bil. Men en veckas väntan? Nej, jag kan inte tänka mig att det blir några problem med det. Vi får helt enkelt förhålla oss till det, säger hon. Thomas Drakenfors Anette Källgren, administratör på Utbildningsförvaltningen. Foto: Thomas Drakenfors Nr

14 Upphandlingsledare Birgitta Hedén hoppas att det nya systemet kommer att underlätta arbetet. Foto: Erica Heimler Nytt system för upphandling ska rationalisera arbetet Men det nya upphandlingssystemet NUS ska Upphandlingsbolaget få ett nytt säkert system med högre kvalitet och möjlighet att följa hela processen vilket ger ett mer rationellt arbetssätt. Upphandlingsbolaget ser kontinuerligt över sina verksamhetssystem och står nu i begrepp att upphandla ett upphandlingsstöd som ska stödja alla bolagets upphandlingsprocesser och aktiviteter. Det nya upphandlingsstödet syftar till ett rationellare arbetssätt internt och är ett försystem till den nya avtalsdatabasen som ska ersätta NAIS. Öppet och integrerat Det nya stödet kallas NUS, vilket står för Nytt UpphandlingsStöd och kommer att vara webb-baserat. I dag jobbar vi i flera olika databaser och det blir mycket kopierande och flyttande av dokument, säger Birgitta Hedén, upphandlingsledare. Med NUS kommer man istället att kunna arbeta i ett öppet och integrerat system som stödjer hela processen. Med NUS kommer man att kunna arbeta i ett öppet och integrerat system Vi gör detta i första hand för oss själva men har även gått ut med ett erbjudande till förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad samt GR-kommunerna. I drift i mars Den 20 oktober är sista dagen att lämna in anbud. Sedan kommer en användargrupp att testa och utvärdera offererade system. Utvärderingen pågår sedan året ut och tanken är att det ska vara i drift den 1 mars E erica Heimler 14 Nr

15 Slavko Blazevic Ålder: 42 år. Yrke: Upphandlingsledare på Upphandlingsbolaget sedan den 1 september. Kommer närmast från: Har arbetat som upphandlingsledare för Borås stad under fem år. Bor: Varberg. Familj: Fru och två barn. Intressen: Tennis och basket. Helen Arneving Ålder: 29 år. Yrke: Upphandlingsledare på Upphandlingsbolaget sedan den 11 augusti. Avtalsområden: Annonser, rabattavtal och mediaförmedling. Kommer närmast från: Har arbetat som upphandlingsledare för Mölndals stad under två år och innan dess för Landstinget Halland. Bor: Hisingen. Familj: Singel. Intressen: Min häst och simning. HEJ Fördelen nyanställd! Hälsa på våra nya medarbetare Här är kursen som går som på beställning Premiär. Bergsjön är först ut och får testa Upphandlingsbolagets nya utbildningspaket för beställare. Under hösten genomför Upphandlingsbolaget en pilot på en beställarutbildning i Bergsjön. Utbildningen ska lanseras hos kommunens verksamheter och förvaltningar under Vi har märkt att det finns ett stort intresse bland beställarna att lära sig mer om hur man använder våra ramavtal och nya NAIS samt de bakomliggande reglerna, säger Annelie Gärdmark på Upphandlingsbolaget. Därför har nu Upphandlingsbolaget tagit fram ett utbildningspaket för beställare. Den första utbildningen görs som en pilot för ett 30-tal beställare i Bergsjön. Anledningen till att det blev Bergsjön var att de själva hade skapat ett nätverk för beställare. Tre tillfällen Utbildningen hålls under tre halvdagar med start den 10 oktober. Jag tror att det är viktigt med möjlighet till repetition och att man inte får för mycket information vid samma tillfälle. Del 1 är en bred allmän inledning med bland annat regler och lagar för att skapa förståelse för upphandlingens grunder. Del 2 handlar om ekonomistyrning med ramavtalet i fokus och del 3 blir en genomgång av den nya portalen med praktisk tillämpning i form av en gruppövning. Foto: Erica Heimler Vi kommer att använda en mix av externa och interna föreläsare med expertkunskaper som till exempel en ekonom och en advokat. Ska utvärderas Utbildningen kommer att genomföras i samarbete med Göteborgsregionens Kommunalförbund, GR, som administrerar utbildningen. Innan vi lanserar utbildningen på bredare front ska vi göra en utvärdering samt eventuella justeringar. Många vill höja kompetensen i sin organisation, men det är samtidigt viktigt att beslutet om att utbilda personalen är väl förankrat i ledningen. E erica Heimler Hallå där Göran Brunberg, upphandlingschef. Det talas om att anbuden blir färre och färre för varje upphandling, stämmer det? Nja, det stämmer bara så där. Vi har inte det här problemet i vår region, utom inom några kända områden. Vilka? Framför allt grossist livsmedel, mejerivaror samt drivmedel och eldningsoljor. Den minskning man ändå kan se, vad beror den på? En orsak är lagstiftningen. Den är så pass komplex. Rangordningen är också ett problem, eftersom den motverkar chanserna för små och medelstora företag att bli leverantörer. På sikt kan det ha en negativ inverkan. Varför är det viktigt med många anbud? Som jag ser det så är det inte alltid så intressant att få in så många anbud som möjligt. Fungerande leverantörsmarknader, det är det vi vill ha. Men självklart bör vi fokusera på de marknader som fungerar dåligt, försöka identifiera dem och deras utveckling. Det är en fråga för Konkurrensverket. Men än så länge ser du inget stort problem? Jag vet att det finns undersökningar som till viss del är alarmerande i de här frågorna, men som sagt, det känns inte som ett storstadsproblem. Än så länge, är det väl bäst att gardera med. Thomas Drakenfors Nr

16 Returadress: Göteborgs Stads Upphandlings AB Stora Badhusgatan Göteborg Slutsprättat. En veckas arbete med att sprätta kuvert inför upphandlingen av konsulter 2003 görs nu helt elektroniskt med några enkla knapptryckningar. Fakta År 2003 upphandlades alla 61 kategorier i samma upphandling har vi delat in det i tre olika upphandlingar: Tekniska konsulter 1 innehåller 17 kategorier, avtalsstart 1 aug. Tekniska konsulter 2 innehåller 9 kategorier, avtalsstart 1 nov. Tekniska konsulter 3 är under upphandling och innehåller 34 kategorier, avtalsstart 1 jan. Elektroniska anbud vinner mark 2003 fick Upphandlingsbolaget in över 800 anbud på samtliga 61 kategorier av konsulter. Hela personalen var engagerad och satt i långa rader och sprättade kuvert och stämplade. Nu har man gjort en ny upphandling helt elektroniskt. Utvärderingen gick med bara några knapptryckningar, vi trodde nästan inte på det själva. Claes Jansson har arbetat med den senaste upphandlingen av tekniska konsulter som nyligen avslutats. Den första som gjorts helt elektroniskt. Själva utvärderingen gick ju snabbt, men innan dess har det varit en lång process med att ta fram underlag vilket vi började med redan får två år sedan. Räckte med att kryssa När förfrågningsunderlaget väl var klart och lades ut hade de intresserade 40 dagar på sig att komma in med anbud. 63 intressenter begärde ut underlag på de 17 kategorier som upphandlingen omfattade. De som uppfyllde kraven kunde sedan bara kryssa för detta, samt fylla i en blankett på datorn på antal konsulter, konsulttimmar, pris samt eventuell specialitet. Något som max tar en timme. De som var osäkra kunde hämta en powerpoint med instruktioner. Men vi fick ändå en del telefonsamtal från folk som undrade om det verkligen var så enkelt som att sätta ett kryss och skicka in. Vi fick telefonsamtal från folk som undrade om det verkligen var så enkelt som att sätta ett kryss och skicka in Att göra upphandlingen elektroniskt har alltså stora fördelar för anbudsgivarna, Upphandlingsbolaget och miljön. Sist hade vi ett helt rum fyllt med pärmar och papper eftersom alla skickade in referenser. Dessutom lade många med företagspresentationer vilket blev en massa extra papper. Lätt att redovisa utvärderingen Den nu gjorda upphandlingen av tekniska konsulter besiktning resulterade i 61 anbud som blivit 82 nya avtal som sträcker sig fram till den 31 december Tack vare den elektroniska upphandlingen blir det också väldigt enkelt när vi skickar ut tilldelningsbeslutet. För dem som vill se utvärderingen skickar vi bara med en excelfil, säger Claes Jansson. E erica Heimler