Styrgruppens studieresa till Safety Region Rotterdam-Rijnmond,

Transkript

1 Styrgruppens studieresa till Safety Region Rotterdam-Rijnmond, En aktivitet inom ramen för Program för samverkan Stockholmsregionen Reserapport 2013:02

2 Stuideresa, Safety Region Rotterdam-Rijnmond Inledning Inom ramen för Program för samverkan Stockholmsregionen har ett regionalt ramverk för samhällsskydd och beredskap tagits fram. Under hösten 2013 ska ramverket finjusteras, förankras och slutligen antas av regionens aktörer. Den augusti 2013 genomfördes ett styrgruppsmöte för programmet med en studierresa till staden Rotterdam i Nederländerna. Safety Region Rotterdam- Rinjmond (SRR) valdes som besöksmål på grund av deras väl utvecklade gemensamma strukturer för operativ krishantering såväl som samverkan. Studieresan syftade till att få en gemensam referens till nationell och regional krissamverkan och få nya perspektiv på hur andra regioner samarbetar. Vidare syftade resan till att planera höstens och 2014 års verksamheter inom programmet. Presentationer och studiebesök var överlag både intressanta samt berikande för det utvecklingsarbete som bedrivs inom Stockholmsregionen. De presentationer som visades under studiebesöket finns också på project place. Av i styrgruppen representerande aktörer deltog: Länsstyrelsen i Stockholm, Stockholms stad, Södertörns brandförsvarsförbund, Stockholms läns landsting (Trafikförvaltning och Landstingsförvaltning), Kommunförbundet Stockholms län, Stockholms hamnar, Trafikverket samt Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Nedan ges översiktliga beskrivningar av de presentationer som gjordes. Regionsöversikt Regionsöversikt

3 Om Safety Regions Bakgrund Safety Regions Den 1 februari 2014 kommer Nederländerna att delas in i 25 så kallade Safety Regions (SR). En Safety Region kan beskrivas som ett utökat räddningstjänstförbund med resurser för ambulanssjukvård, krishantering och förebyggande arbete samt en multidisciplinär larmcentral (polis, räddningstjänst och ambulansdirigering). Vidare är det tänkt att en Safety Region ska utgöra en knutpunkt för kringliggande aktörer genom att fungera som ett forum för samverkan. Safety regionen beskrivs som en förlängning av den lokala offentliga sektorn och styrs av ett råd bestående av borgmästare för de kommuner som regionen omfattar. Ordförandeposten i gruppen innehas av borgmästaren i regionens största kommun. Polisen ingår formellt inte i safety regions organisation, men samverkar mycket nära. När regionerna skapades utgick man från Polisens geografiska gränser. Sedan den 1 januari 2013 organiserades den Nederländska Polisen på nationell nivå var vid antalet polisområden sjönk till 10 regioner. Utifrån den förändringen är det troligt att storleken och tillhörigheten av de olika Safety Regions kommer att förändras över tid. Samverkan mellan polisen och SRR är ibland förknippad med vissa utmaningar, traditionellt kopplat till olika organisationskulturer men nu också utifrån de olika organisationsområdena. Safety Region Rotterdam-Rijnmond beskriver en Safety Region på följande sätt: A geographical area within which governing bodies and operational services co-operate in terms of fire prevention, calamity response, crisis control and medical assistance in order to maintain and increase the safety of the inhabitants Safety Region Rotterdam-Rijnmond inrättades redan 2008 och var då den första Safety regionen i sitt slag i Nederländerna. Ordförande för SRR är borgmästaren i Rotterdam (största kommunen i regionen). Bakgrunden till att utveckla nytt arbetssätt och organisationsmodell kan i stor utsträckning härledas från två olika faktorer; komplexiteten och riskbilden kring hamnen i Rotterdam (Europas största hamn) samt den täta förekomsten av petrokemiska anläggningar i andra delar av regionen. Målsättningen för SRR är: To improve protection for inhabitants against safety risks To improve the help offered during, and after incidents, hazards and crises To improve fire-prevention, fire-repression, medical assistance at accidents and disasters, risk management and centralized regional crisis management To increase overall managerial and operational performance SRR har skrivit samarbetsavtal med ett stort antal partners, till exempel regionala välfärdsaktörer, kollektiva transporter, försvardepartementet, vattenmyndigheten, sjukvården, dricksvattenföretag och ett antal energibolag. SRR finansieras till 80 % från de deltagande kommunerna och till 20 % från staten. SRR är organiserat på följande nivåer. Governing Board: Styrgruppen består av borgmästarna i regionens 16 kommuner. Gruppen beslutar om övergripande inriktning och finansiellt ramverk. Executive Board: Exekutiva gruppen ansvarar för att förbereda och genomföra Styrgruppens beslut. Safety Region President: Ordförande leder möten och säkerställer att beslut från ovan nämnda grupper implementeras Safety directorate: Direktoratet ansvarar för multidisciplinär samordning i samband med krisförberedelser och agerar rådgivande organ till de mer administrativa grupperna. Presentationer Arjen Littoij, General manager, SRR Chefen för SRR lyfte särskilt fram fördelarna med att samlokalisera många aktörer i en gemensam larmcentral. Vidare berättade han om styrkan i att kunna erbjuda en naturlig arena för samverkan i trygghets- och säkerhetsrelaterade frågor. När chefen för SRR kallar så kommer aktörerna. SRR var den första Safety regionen och har kunnat formera sina arbetsmetoder på ett relativt självständigt sätt. Samtidigt har SRR också upplevt många utmaningar i sitt arbete. Regionen har upplevt ett tydligt tryck från sina kommuner att visa vad de kan bidra med. Därför lägger de mycket kraft på att hålla kommuner och

4 borgmästare involverade i förberedande krisförberedelser såväl som i samband med pågående kriser. Borgmästaren är nyckelperson i kriskommunikationshänseende i Nederländerna och det går att nå företrädare för borgmästaren dygnet runt. SRR känner själva att de efter fem år och en omorganisation ligger rätt i sin verksamhet. Bland de utmaningar de alltjämt står inför framhölls budgetfrågan (Nederländska kommuner har dålig ekonomi med anledning av eurokrisen) samt svårigheter att finna fungerande gränssnitt för samverkan med polisen. Chefen nämnde att det hade initierats en diskussion om att i framtiden möjligtvis slå samman flera Safety regioner för att kunna matcha polisens tio regioner. Jos Wisse, Head of crisis management and emergency preparedness på SRR Avdelningschefen för krishantering redogjorde för olika erfarenheter som SRR dragit under sina verksamhetsår, och betonade ett flertal gånger behovet av att aktörerna samlades för att lära känna varandra, bygga tillit och få en annan förståelse för varandras behov och arbetssätt. SRR lade vidare mycket kraft på att sätta standarder för övning och utbildning. Det är dock upp till aktörerna ifall de väljer att delta i gemensamma aktiviteter eller genomföra egna. Mycket av arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser gjordes tillsammans med aktörer i regionen. En av utmaningarna för SRR är det mycket stora antalet aktörer som finns i regionen i allmänhet och i Rotterdams hamn i synnerhet. Marknaderna för bl.a. sjukvård och transporter har avreglerats de senaste åren vilket har lett till att ett fåtal statliga monopol har ersatts av ett större antal privata aktörer (som inte alltid vill prioritera samhällsansvar). Nämnda utveckling har m.a.o. bidragit till att utöka antalet aktörer ytterligare. SRR arbetar med en krisplan med fokus på sex olika scenarier. Över tiden har planen kommit att bli alltmer övergripande pga. en insikt hos SRR att aktörerna aldrig kommer att kunna sätta sig in i alltför avancerade dokument. Sammanfattningsvis kan SRR framgångsfaktorer beskrivas enligt följande - Lär känna varandra och skapa förståelse för varandras utmaningar - Låt det ta tid - Tydliggör det gemensamma målet - Öppen attityd Gemensam larm- och ledningscentral Polis, räddningstjänst och ambulansdirigering är samlokaliserade i en gemensam central. I samband med att en person ringer 112 hamnar denne i en 112-larmcentral som kopplar personen till den tjänst som efterfrågades. Polisen sitter i den ena sidan av det v-formade rummet, medan räddningstjänst och ambulansdirigering sitter i den andra delen. Interaktion till vardags förekommer mestadels i det gemensamma ledningssystemet. I händelse av en större störning finns det en tjänstgörande koordinator som samordnar arbetet. Företrädare för centralen upplevde en begränsning kring möjligheten att kunna dela information med anledning av sekretessbegränsningar. Polisen förlitar sig mycket på bilder från övervakningskameror. Den nederländska polisen har en särskild funktion som följer övervakningskameror vars bilder strömmas när så begärs från larmcentralen. Samarbetet mellan de olika organisationerna hade utvecklats över tiden. Maikel Lenssen, Incident command Maikel Lenssen berättade om bakgrunden till de sex olika larmnivåerna, Grip 1-6 på nederländska där nivå 1 är den lägsta nivån. I händelse av en större olycka kan blåljuspersonal påkalla Grip 1 eller Grip 2. Grip 1- Inträffade 25 per år medan Grip 2 enbart inträffade fyra gånger per år. När detta sker kallas en tjänstgörande Samverkans-koordinator in ( independent chairman ). Denne person är utvald på personliga meriter såsom vardandes en erfaren ledningsperson, som också har förmågan att kunna företräda hela blåljussamhället och släppa den egna organisationens intressen. Denna oberoende funktion ser de möjliggör en effektiv samverkan och koordinering, baserat på tillit och förtroende mellan organisationerna. Funktionaliteten speglas även i de högre ledningsnivåerna i olika former. Vid Gripnivåerna etableras samverkan och krisledning inom ramen för de krislednings-/stabsutrymmen som man förfogar över i SRR. Ledningssystemet används också i händelse av förplanerade/kända händelser och arbetar då med planering, föreberedelser och omfallshantering för att sedan också finnas etablerat under händelsen.

5 Maurice Lenferink, Kriskommunikation SRR har lagt mycket kraft på att modernisera sin kriskommunikation med fokus på hur de kan interagera med medborgarna. Ambitionen är att kommunicera snabbare och ge förutsättning för dialog. I händelse av en incident är målet att ett första kommunicerande ska ske inom fem minuter nästa efter tio minuter. Mycket kraft har lagts på att utveckla tekniska system för att hitta nya och bättre sätt att föra dialog med medborgarna. SRR har en grupp om tio personer som tjänstgör 24/7. Nästa steg är att få med polisen i kommunicerandet. Bilaga 1- deltagare Anette Scheibe Lorentzi Ordförande anette.scheibe-lorentzi@lansstyrelsen.se Patrik Åhnberg Stockholms stad patrik.ahnberg@stockholm.se Gunilla Holmquist Länsstyrelsen gunilla.holmquist@lansstyrelsen.se Gunnar Bengtsson Trafikverket gunnar.bengtsson@trafikverket.se Rolf Olsson MSB rolf.olsson@msb.se Ulf Andersson SOS Alarm ulf.andersson@sosalarm.se Lars Ericsson Trafikförvaltningen lars.ericsson@sl.se Håkan Lindberg SLL hakan.lindberg@sll.se Ola Malmstedt Storstockholms brandförsvar ola.malmstedt@ssbf.brand.se Lars-Göran Uddholm Södertörns brandförsvar lars-goran.uddholm@sbff.se Madeleine Sjöstrand Kommunförb. Stockholms län madeleine.sjostrand@ksl.se Johan Castwall Stockholms Hamnar johan.castwall@stockholmshamnar.se Ola Slettenmark Programledare ola.slettenmark@stockholm.se Madeleine André Programkommunikatör madeleine.andre@stockholm.se Klas Lindström Programstöd (4C) klas.lindstrom@4cstretegies.com