Divisionsplan Division Service. Styrande dokument Måldokument Plan. Divisionschef. Underskrift. Regiondirektör. Underskrift.

Transkript

1 Styrande dokument Måldokument Plan Sida 1 (22) Divisionsplan 2017 Division Service Datum Divisionschef Regiondirektör Datum Underskrift Underskrift

2 Styrande dokument Måldokument Plan Sida 2 (22) Division Service uppdrag Utgångspunkt för planen är regionens strategiska plan, regionstyrelsens plan, strategier, övergripande handlingsplaner samt övriga styrande dokument som policyer, regler och riktlinjer. Divisionen ansvarar för att köpa varor och tjänster, att administrera ekonomi och dokument, att tillhandahålla stöd inom HR, att tillhandahålla FM-tjänster (Facility management) inklusive förvaltning av regionens fastigheter samt att tillhandhålla ett regiongemensamt projektkontor som ska leda och koordinera stora utvecklingsprojekt i Region Norrbotten. Dessutom ansvarar divisionen för att samordna Regionen Norrbottens miljöarbete samt säkerhetsarbete avseende miljö, brand, drift och tillträde. Divisionens resultatkrav 2017 är att hålla sin budget. Vårdnära service finansieras centralt. Särskilda verksamhetsuppdrag Divisionschefen får i uppdrag att: Genomföra åtgärder enligt den ekonomiska handlingsplanen Fortsätta pilotprojektet vårdnära service i samarbete med regionens verksamheter Ta fram samarbetsavtal med kommuner om materialförsörjning Etablera regionsgemensamt projektkontor i divisionen som ska leda och koordinera stora utvecklingsprojekt i regionen. Ta fram processorganisation och arbetssätt för processen sjukresor Etablera en väg in start med fastighetsdrift Etablera HR direkt Etablera samverkan med Luleå kommun om gemensam kostförsörjning. Bistå landstingets verksamheter att se över lokalbehovet och minska kostnaderna.

3 Sida 3 (22) Region Norrbottens styrmodell Divisionens strategi och styrkort Vårt sätt att arbeta Att skapa en enklare vardag Verksamhetsidé Division Service ska på ett optimalt sätt styra, leda och producera stödfunktioner till regionens verksamheter. Vi ska fungera som kompetenscentrum inom våra ansvarsområden och ge god service genom att verka för hög kvalitet, effektivitet, tillgänglighet, en väl fungerande samverkan och ständig utveckling. Verksamheten utförs dels i regionens egen regi dels genom entreprenadverksamhet. Värdegrund Region Norrbottens värdegrund vilar på respekten för människovärdet och utgår från en humanistisk människosyn och ska genomsyra allt arbete i landstinget. Alla människors lika värde. Kreativitet, engagemang, delaktighet och ansvarstagande. Öppenhet, samverkan och hållbarhet. Inom Service ska också alla medarbetare och chefer i sitt agerande utgå från Helhetssyn Samverkan Flexibilitet Engagemang och glädje präglar våra arbetsplatser och vi strävar efter att ständigt höja vår kompetens för att åstadkomma en hög kvalitet i våra tjänster.

4 Sida 4 (22) Övergripande mål Divisionens övergripande mål, såväl på kort som lång sikt, är att göra det enkelt för kunden att vara kund. Dessutom ska divisionens samtliga chefer och medarbetare aktivt bidra till att regionen når en ekonomi i balans. Divisionens strategiska åtgärder Prioriterat förbättringsarbete För att nå målen behöver vi förbättra våra arbetssätt. Aktiviteter ska planeras inom alla verksamheter och processer för att nå de övergripande målen. Detta görs bl a genom att: tillgängligheten till divisionens tjänster genom En väg in och HRdirekt I ett första steg sker genomförandet inom fastighetsdriften och inom HR. Ta fram mätetal och målvärden för produktivitet i samtliga processer kostnadseffektiviteten i utvalda processer. Genomförande av utvecklingsarbetet konkretiseras i handlingsplaner i verksamheter och processer. Resultatet av genomförda aktiviteter följs upp genom indikatorerna inom perspektiven samt genom uppföljning av handlingsplanerna. Styrning och ledning i Service Divisionens verksamhetsidé omsätts i handling i ett processorienterat arbetssätt. Divisionens verksamhet består av fyra huvudprocesser som i sin tur är stödprocesser till regionens övriga verksamheter. Att köpa varor och tjänster. Att administrera ekonomi och dokument. Att tillhandahålla stöd inom HR. Att tillhandahålla tjänster inom FM. För att utveckla vår verksamhet tillämpar vi följande riktlinjer i ledning och styrning i divisionen. Kvalitet vårt åtagande För att skapa en verksamhet av hög kvalitet och med nöjda kunder ska vi: Ständigt och systematiskt förbättra vår verksamhet och våra processer med kundens behov i fokus. Vi ska både kunna snabbt anpassa vår verksamhet till nya behov och utveckla verksamheten ur ett mer långsiktigt perspektiv. Förebygga fel och ta bort risker i våra processer genom framsynthet, förutseende och planering. Ha en bra dialog med våra kunder för att fånga upp deras behov idag och i framtiden. Samverka med våra leverantörer. Ha engagerade ledare och medarbetare i en lärande organisation. Lära av andra, både mellan verksamheter inom divisionen och med andra verksamheter både inom och världen utanför regionen.

5 Sida 5 (22) Vi tar också samhällsansvar genom att vi ser på vår verksamhet ur ett helhetsperspektiv och aktivt medverkar till förbättringar för både samhälle och miljö. Våra övergripande mål vägleder oss att uppfylla våra intressenters relevanta krav. Arbetsmiljö vårt åtagande Arbetsmiljön ska alltid beaktas i alla aktiviteter och beslut. Alla medarbetare bidrar till att divisionens mål uppfylls. Detta förutsätter goda möjligheter till kompetensutveckling och möjligheter till deltagande i planering av det dagliga arbetet. Varje medarbetare ska ges förutsättningar för att känna sig sedda och individens kompetens och erfarenhet ska tas till vara. Alla medarbetare ska också ges möjligheter som bidrar till ökat engagemang och arbetsglädje inom nuvarande arbetsområde, men som också stimulerar viljan att ta ansvar för nya uppgifter. Medarbetare och chefer bedriver ett systematiskt hälsofrämjande arbetsmiljöarbete för att skapa en god och säker arbetsmiljö. Ett systematiskt arbetssätt underlättar arbetsmiljöarbetet så att det blir en naturlig del i vardagen och bidrar till verksamhetsnytta. Verksamheten ska systematiskt och löpande undersöka, bedöma åtgärda och följa upp arbetsmiljöområdet. Region Norrbottens riktlinjer för arbetsmiljö, ledarskap och medarbetarskap utgör grunden för divisionens arbetsmiljöarbete. Miljö vårt åtagande Miljöarbetet bedrivs som en integrerad del i det dagliga arbetet. Divisionen bidrar till att regionens mål inom miljöområdet kan nås. Eftersom divisionens verksamheter i hög grad påverkar miljön ska all verksamhet bedrivas och utvecklas i syfte att uppnå minsta möjliga miljöbelastning. Alla medarbetare ska sträva efter att i sitt arbete bidra till att regionens miljömål kan nås. Region Norrbottens miljöstrategi och den gemensamma handlingsplanen utgör grunden för de aktiviteter som görs inom divisionen.

6 Sida 6 (22) Divisionens styrkort Uppföljning 2017 Styrmått Fokusområde Indikator Nuläge Mål indikator Förbättra leveranssäkerheten inom inköp (upphandling och leverans) Tillhandahålla undersköterskor och vårdpersonal Genomförda upphandlingar (%) Ledtid lagervaror (dagar) Ledtid beställningsvaror (dagar) Lösta behov korttidsvikarier (%) Lösta behov inhyrd vårdpersonal (%) -primärvård -övrig vårdverksamhet 50 % 2,7 7,2 72,5 % 100 % % 3,2 8,3 85 % 100 % 75 % Genomföra fastighetsdrift och vaktmästeri i egen drift Kostnad per sjukhusområde (kr) minska Kontrollmått Perspektiv Indikator Nuläge Mål indikator Verksamhet Kunskap och förnyelse Loggade interna avvikelser (antal) Avvikelser över 30 dagar i handteringstid (antal) Påbörjade felanmälningar inom 7 dagar (andel) Beläggningsgrad Vistet (%) Medarbetare i förbättringsprojekt (%) ,5% 67 (mån-tors) 44 (fre-sön) Mål Nytt mål Ingångsvärde öka till 1300 minska 100 % 75 (mån-tors) 55 (fre-sön) 44 % (1608) 50 % Medarbetare Total sjukfrånvaro (%) 5,3 (1610) 4,0 Ekonomi Avvikelse mot budget (Mkr) Avvikelse mot periodiserat sparkrav (Mkr) -10,2 mkr (prognos ) 0 mkr 0 mkr 0 mkr

7 Styrande dokument Måldokument Plan Sida 7 (22) Ekonomisk ersättning Budget 2017 per verksamhetsområde, mkr (inkl div.interna poster) Verksamhet Anslag Övrigt* Summa intäkter Verksamhetens kostnader* Summa budget Administrativ service inköp 12,8 12,8-65,8-53,0 Divisionsgemensamt 297,7 49,4 347,1-20,8 326,3 Fastigheter 459,0 459,0-459,0 0,0 FM Gällivare Kiruna 21,5 21,5-51,0-29,5 FM Luleå 77,3 77,3-165,7-88,4 FM Piteå Kalix 29,1 29,1-66,5-37,4 HR Verksamhetsstöd 5,3 5,3-23,5-18,2 Länservice 300,8 300,8-297,2 3,6 Projektkontor 4,1 4,1-6,1-2,0 Sjukresor 0,6 0,6-102,0-101,4 Summa 297,7 959, , ,6 0,0 *varav divisionsinterna poster 79 mkr Budget Resultaträkning (exkl divisionsinterna poster) (mkr) Prognos 2016 Budget 2017 Budget 2018 Budget 2019 Verksamhetens intäkter Varav regionsbidrag Varav övriga intäkter Verksamhetens kostnader Varav personalkostnader Varav övriga kostnader Resultat före avskrivningar Avskrivningar Finansiella kostnader Resultat

8 Sida 8 (22) (mkr) Ram 2017 Reinvesteringar 3,5 Nyinvesteringar 1,4 Hjälpmedel till funktionshindrade 35,0 Totalt 39,9

9 Sida 9 (22) Ekonomisk handlingsplan För att skapa en ekonomi i balans och nå beslutade resultatkrav har följande åtgärder planerats för Aktivitet Belopp 2017 Tidsplan d produktivitet i processer 3,3 Hela året Minska kostnader för övertid 1,0 Hela året Minska kostnader för resor (10%) 0,2 Hela året Minska kostnader för korttidshyra bilar 0,3 Hela året Förändring biblioteksverksamhet 0,5 Juli-dec Höjda lunchpriser 1,1 Hela året Övriga åtgärder 3,8 Hela året Kända kostnadsökningar (Lokalvård SY, avropsfunktion, flyttsamordning, kostproduktion SY) -9,0 Hela året Behov av ytterligare åtgärder 8,8 Hela året Summa mkr 10,0 Internkontroll Divisionerna deltar i genomförande av beslutad internkontrollplan. Med Följsamhet till regelverket för sjukresor avseende specifika krav från patient (Beställningscentralen) Uppföljning av beslut från ledningens genomgång Krav att åtgärdsbeskrivning finns i synergiärenden Särskild uppföljning av ekonomiska utfallet i landstinget Område Tidsplan Vårdnära service Ekonomiskt resultat av genomförda upphandlingar Fastighetsdrift

10 Sida 10 (22) Perspektiven Medborgare Verksamhet Kunskap och förnyelse Medarbetare Ekonomi STRATEGISKA MÅL FRÅN FULLMÄKTIGE A Nöjda medborgare B Sveriges bästa självskattade hälsa REGIONSTYRELSENS MÅL A Förtroende för verksamheten A Hållbara livsmiljöer A En effektiv verksamhet med god kvalité B Helhetsperspektiv med personen i centrum A En verksamhet som är jämlik/jämställd och kvalitativt likvärdig A En kunskapsstyrd och säker verksamhet A Konkurrenskraftig och närande region B En jämlik och jämställd hälsa B Samverkan internt och externt B Öppet förhållningssätt till utveckling och förändring B Personcentrerad hälso- och sjukvård och individorienterad service A Attraktiv arbetsgivare A Ekonomi som ger handlingsfrihet B Förnyelse för framtiden B Aktivt medarbetarskap B Ekonomi som inte belastar kommande generationer A Hållbar utveckling A Lika rättigheter och möjligheter A Positivt resultat med 2 procent av skatt, utjämning och generella statsbidrag A Regionen är synlig och aktiv A Hållbart arbetsliv A Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut B Delaktiga och engagerade medarbetare B Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån B Styrning av förnyelseinitiativ B Hälsofrämjande miljö B Kostnadseffektiv verksamhet Läsanvisningar Regionsfullmäktiges strategiska mål samt regionstyrelsens delmål finns i egen tabell per perspektiv. Till varje av regionstyrelsens mål finns en eller flera framgångsfaktorer med tillhörande indikatorer som visar vad som det är viktigt att strategiskt fokusera på för att nå målen. Dessa framgångsfaktorer och indikatorer finns att läsa i regionstyrelsens plan. Divisionens mål utgår från regionstyrelsens mål. För varje mål har en eller flera framgångsfaktorer tagits fram som ska visa på hur divisionens mål kan nås. Indikatorerna är mått som ska visa att vi styr verksamheten mot divisionens mål. Divisionens utvecklingsarbete utgör grunden för val av indikatorer och målvärden. Perspektivet Verksamhet har brutits ner per huvudprocess i processpecifika mål och aktiviteter. Ytterligare indikatorer med mål finns i processplanerna.

11 Sida 11 (22) Medborgare Perspektivet MEDBORGARE avser regionens arbete för norrbottningarnas välfärd, ett rikt och utvecklande liv. Regionfullmäktiges strategiska mål A Nöjda medborgare B Sveriges bästa självskattade hälsa Regionstyrelsens mål Divisionens mål Framgångsfaktorer Styrmått Ingångsvärde A Förtroende för verksamheten A Hållbara livsmiljöer B En jämlik och jämställd hälsa Dialog och tydlig information gör norrbottningen delaktig och ger kunskap om landstingets uppdrag, verksamhet och prioriteringar Verksamheten bedrivs och utvecklas för att uppnå bästa möjliga livsmiljö Boende och behandling på patienthotellet i Sunderbyn bidrar till att förbättra hälsan för patienterna Möten med företrädare för patienter och anhöriga Tillgängligt informationsmaterial på minoritetsspråk God kunskap i miljöfrågor Miljö beaktas alltid i utvecklingsarbetet Samverkan med vården för val av behandlingsnivå Service på fler språk Använda IT verktyg för underlätta kommunikation för kundgrupper som ej är svenskspråkiga Antal genomförda aktiviteter riktade till patienter/anhöriga Andel miljöfordon Andel ekologiska livsmedel Egen regi resp. /egen regi inkl. entr. till patienter och restaurangbesökare i regionens verksamhet Andel genomförda kundanpassningar av yttre och inre miljö Antal sjukresor i taxi Antal enheter som anpassats att erbjuda service på fler språk 16 % 26,5 % / 26 % Mål (minst 1 per sjukhus) 40 % 27 % minska 0 Alla kundmottagningsenheter i Service Mål % *) utifrån möjliga fordon

12 Sida 12 (22) Handlingsplan Medborgare Aktivitet Ansvar Syfte/mål Upprätta handlingsplan utifrån fastighetsstrategin Service på fler språk. Ta fram ett servicekoncept. Utifrån inventering av fysisk tillgänglighet ta fram en handlingsplan Utreda Utlämnandecentrum för dokument Fastighetschef FM FM Ek/Dok Bidra till att skapa en ekonomi i balans och skapa utrymme för framtida investeringar. För att bemöta behovet av att ge service på fler språk (främst minoritetsspråk) samt med hjälp av IT verktyg kunna vara behjälplig och kommunicera med personer från andra länder. Förbättra den fysiska tillgängligheten vid Sunderby sjukhus Förbättra och standardisera arbetssättet för utlämnande av dokument och öka tillgängligheten för kund Handlingsplan Miljö Aktiviteter 2017 från regionens övergripande handlingsplan Uppföljning av anläggningskontroller av lustgas och kartläggning av ev investeringsbehov om investeringsmedel beviljas från Klimatklivet Genomföra minst en innovationsvänlig upphandling som har en tydlig miljöaspekt Utveckla arbetssätt och verktyg för bedömning av bruksvärde samt synliggörande av överbliven utrustning. Ansvar FM Inköp/upph FM Aktiviteter 2017 från regionens övergripande handlingsplan Minska antalet persontransporter med bil och flyg Fortsättning av arbete i barnens miljö med start i primärvården BVC (slutrapport Hållbart Barnsjukhus)

13 Sida 13 (22) Verksamhet divisionen Perspektivet VERKSAMHET är inriktat på effektivitet och kvalitet i arbetsmetoder och processer. Regionfullmäktiges strategiska mål A En effektiv verksamhet med god kvalité Regionstyrelsens mål A En verksamhet som är jämlik/jämställd och kvalitativt likvärdig A En kunskapsbaserad och säker verksamhet B Helhetsperspektiv med personen i centrum B Samverkan internt och externt B Personcentrerad hälso- och sjukvård och individorienterad service Regionstyrelsens mål Divisionens mål Framgångsfaktorer Styrmått Ingångsvärde Mål 2017 Mål 2019 A En verksamhet som är jämlik/jämställd och kvalitativt likvärdig A En kunskapsbaserad och säker verksamhet B Samverkan internt och externt B Personcentrerad hälsooch sjukvård och individorienterad service Divisionen levererar tjänster till rätt kvalitet och vid rätt tid till våra kunder på ett kostnadseffektivt sätt över hela länet En trygg och säker miljö för patienter, besökare och medarbetare Styrning och ledning med processer underlättar samarbete och ger underlag för utveckling både inom vår egen och inom kundernas verksamheter Samverkan med kunderna för att kunna erbjuda tjänster utifrån deras behov Minska lokalkostnaden i länet Alla kunder får ett gott bemötande och ges information efter behov. Alla kunder ska ha samma möjligheter att ta del av våra tjänster på lika villkor. Tillgängligheten till verksamheten är hög. Verksamhetsanpassat och fungerande ledningssystem Samordnade processer med likvärdiga arbetssätt Riskbedömda verksamheter och processer Gemensamt utvecklingsarbete. Göra rätt prioriteringar utifrån intressentanalys Samordnad kartläggning av nyttjandet av verksamhetsytor Enkla kommunikationsvägar Engagerade medarbetare med hög kompetens i bemötande. Antal kundundersökningar Antal avvikelser från kund Antal loggade avvikelser/ förbättringsförslag medarbetare Service Avvikelser/ förbättringsförslag som inte avslutats inom 30 dagar Antal riskinventeringar, riskanalyser Antal patientsäkerhetsronder. Antal minskning av lokalyta m 2 Antal genomförda förbättringar utifrån prioriterade intressentkrav Utfall ( ) minska 9 (en per VO)

14 Sida 14 (22) Handlingsplan Verksamhet Aktivitet Ansvar Syfte/mål Beakta och genomföra förbättringar utifrån SIQ,s återföringsrapport samt i övrigt tillvarata förbättringsmöjligheter från genomförda kvalitetsrevisioner. Upprätta processbeskrivningar för respektive delprocess Genomföra riskbedömningar i alla verksamheter och processer Divisionschef Handlingsplan Patientsäkerhet Aktivitet Ansvar Syfte/mål Förbättra verksamheten i enlighet med SIQ,s modell för kundorienterad verksamhetsutveckling och ISO standardens krav. Skapa överblick och beskrivning av vad processerna ska leverera, krav på processen och hur den mäts och hur ofta mm. Säkra leveranser och processer Genomföra patientsäkerhetsronder på alla enheter Divisionschef Inventera risker i syfte för riskbedömning med mål att kunna hantera och eliminera kända risker

15 Sida 15 (22) Verksamhet Att tillhandahålla FM-tjänster Divisionens mål A Divisionen levererar tjänster till rätt kvalitet och vid rätt tid och plats till våra kunder på ett kostnadseffektivt sätt. Divisionens mål för Att tillhandahålla FM-tjänster Kunderna får samma service oberoende av ort och verksamheten anpassas till lokala förutsättningar Framgångsfaktorer Styrmått Ingångsvärde Mål 2017 Väl kartlagda, definierade och kommunicerade tjänster Enkla kontaktvägar Tillgängliga IT-stöd för beställning Påbörjade felanmälningar inom 7 dagar (andel) Beläggningsgrad Vistet må-tors nov (fre-sön) nov 61,5% 60% 40% 100% 75% (55%) Mål 2019 *Övriga mått och mål framgår av respektive delprocessplan Efterfrågade tjänster tillhandahålls inom överenskommen tid. Serviceleverans överenskommelser (SLA) A En trygg och säker miljö för patienter, besökare och medarbetare Ett aktivt arbete med att inventera risker och agera för att eliminera dem Riskbedömda verksamheter och processer Antal riskinventeringar, riskanalyser 11 öka A Styrning och ledning med processer underlättar samarbete och ger underlag för utveckling både inom vår egen och inom kundernas verksamheter En samlad FM-process samordnad med andra processer säkerställer helhetslösningar utifrån kundens behov av FM-tjänster Väl fungerande nätverk och samverkan Standardiserade arbetssätt Processen känd av användare Paketerade lösningar B Samverkan med kunderna för att kunna erbjuda tjänster utifrån deras behov Samordnad planering av kundaktiviteter Plan för kundundersökningar Intressentanalys Antal kundaktiviteter B Alla kunder får ett gott bemötande och ges information efter behov. Kunder och intressenters behov är kända. Utbildning Kundundersökningar B Alla kunder ska ha samma möjligheter att ta del av våra tjänster på lika villkor. Tillgängligheten till verksamheten är hög. Efterfrågade tjänster tillhandahålls på likvärdigt sätt över länet och våra lokaler är tillgängliga. Språkkunskaper kända Åtgärder genomförs kopplade mot tillgänglighetsanalyser

16 Sida 16 (22) Handlingsplan Verksamhet Aktivitet Ansvar Syfte/mål Upprätta serviceleverans-överenskommelser (SLA) för alla våra tjänster Ta fram plan för kundundersökningar och samordna med övriga processer FM FM Tydlighet mot kunderna vilken service som erbjuds Utföra riskinventeringar, riskanalyser FM Säkra leveranser och processer Samordnade kundundersökningar över året belastar inte kundens tid Införa En väg in FM Enkelt för kunden att vara kund som i sin tur skapar effektivare verksamhet Upprätta Processbeskrivningar FM Skapa överblick och beskrivning av vad processerna ska leverera, krav på processen och hur den mäts och hur ofta mm. Nätverksaktiviteter inom fastighetsområdet Fastighetschef Utbyta och fånga in kreativa lösningar för att förbättra verksamheter Verksamhet Att köpa varor och tjänster Divisionens mål A Divisionen levererar tjänster till rätt kvalitet och vid rätt tid och plats till våra kunder på ett kostnadseffektivt sätt A Styrning och ledning med processer underlättar samarbete och ger underlag för utveckling både inom vår egen och inom kundernas verksamheter Divisionens mål för Att köpa varor och tjänster Inköp bedrivs kostnadseffektivitet med beaktande av kvalitet. En samlad inköpsprocess säkerställer kostnadseffektiv hantering och goda affärer. Ett aktivt arbete med att inventera risker och agera för att eliminera dem *Ytterligare indikatorer med mål finns i processplanen Framgångsfaktorer Styrmått Ingångsvärde Alla köp ska konkurrensutsättas. Hög avtalstrohet för att minska regionens kostnader. Processen är etablerad och känd i hela regionen. Alla användare arbetar enligt processen. Riskbedömda verksamheter och processer Andel genomförda prioriterade upphandlingsuppdrag Lösta behov inhyrd vårdpersonal (%) -primärvård -övrig vårdverksamhet Antal riskinventeringar, riskanalyser % Mål % 100 % 75 % 4 öka Mål 2019

17 Sida 17 (22) Handlingsplan Verksamhet Aktivitet Ansvar Syfte/mål Ta fram arbetssätt för kontroll av utvalda avtal tillsammans med enheten för strategiskt inköp Inkludera länssjukvårdens behov av inhyrd vårdpersonal i inköpsarbetet Upprätta Processbeskrivningar Utföra riskinventeringar, riskanalyser Inköp/upphandl. Inköp/upphandl. Inköp/upphandl. Inköp/upphandl. Bidra till att säkerställa att regionen får de priser vi upphandlat. Underlätta för vården och säkerställa kostnadseffektivitet Skapa överblick och beskrivning av vad processerna ska leverera, krav på processen och hur den mäts och hur ofta mm. Säkra leveranser och processer

18 Sida 18 (22) Verksamhet Att administrera ekonomi och dokument Divisionens mål A Divisionen levererar tjänster till rätt kvalitet och vid rätt tid till våra kunder på ett kostnadseffektivt sätt A En trygg och säker miljö för patienter, besökare och medarbetare B Alla kunder får ett gott bemötande och ges information efter behov. Divisionens mål för Att administrera ekonomi och dokument Efterfrågade tjänster tillhandahålls inom överenskommen tid. Kunderna har tillgång till service av hög kvalitet baserad på behov Intern kontroll ska säkerställa att pengar och dokument hanteras på ett säkert sätt Ett aktivt arbete med att inventera risker och agera för att eliminera dem Kunderna ges möjlighet att få information och hjälp att lösa sitt ärende utifrån sina unika behov Framgångsfaktorer Styrmått Ingångsvärde Väl definierade och kommunicerade tjänster Enkla kontaktvägar Bra IT-stöd Elektronisk hantering Tillgång till spetskompetens Riskbedömda verksamheter och processer Väl fungerande nätverk och samverkan Kvalitetssäkrade rutiner Tid för frikortsutredningar E-fakturor från leverantör Antal riskinventeringar, riskanalyser 28 tim/v 57 % (nov- 16) 3 Mål tim/v 65 % Mål 2019 Minska 75 % Handlingsplan Verksamhet Aktivitet Ansvar Syfte/mål Utvärdering av införande av e-frikort Genomföra de aktiviteter som bestämts i rapport om ansvarsfördelning för sjukresor. Genomföra en processkartläggning av hela flödet för administration av EU-vård Utföra riskinventeringar, riskanalyser Upprätta Processbeskrivningar Ek/dok Ek/dok Ek/dok Ek/dok Ek/dok Säkerställa att planerade effekter uppnåtts. Minska kostnaderna långsiktigt och styra upp arbetet med sjukresor. Få en helhetsbild av resursåtgång och förbättringsmöjligheter Säkra leveranser och processer Skapa överblick och beskrivning av vad processerna ska leverera, krav på processen och hur den mäts och hur ofta mm.

19 Sida 19 (22) Verksamhet Att tillhandahålla stöd inom HR Divisionens mål Divisionens mål för Att tillhandahålla stöd inom HR Framgångsfaktorer Styrmått Ingångsvärde Mål 2017 Mål 2019 A Divisionen levererar tjänster till rätt kvalitet och vid rätt tid och plats till våra kunder på ett kostnadseffektivt sätt A Styrning och ledning med processer underlättar samarbete och ger underlag för utveckling både inom vår egen och inom kundernas verksamheter Chefer har tillgång till HR-service av hög kvalitet baserad på behov. Cheferna har tillgång till tillfällig personal vid korttidsfrånvaro. Kvalitetssäkrade arbetssätt och rutiner säkerställer hög kvalitet och effektivitet inom HR-området. Ett aktivt arbete med att inventera risker och agera för att eliminera dem Kvalitetssäkrade arbetssätt för beställning och bokning av korttidsvikarier. Väl definierade och kommunicerade tjänster Enkla kontaktvägar Väl fungerande nätverk och samverkan Specialisering Bra IT-stöd Kvalitetssäkrade rutiner Riskbedömda verksamheter och processer Kundnöjdhet vid implementering av HR direkt Svarstid i HR direkt Ledtid i HR direkt Lösta behov korttidsvikarier (%) Antal riskinventeringar, riskanalyser Mäts inför införande Okt 16, 72,5 % 5 Fastställs vid införande 80 % Handlingsplan Verksamhet Aktivitet Ansvar Syfte/mål Utföra riskinventeringar, riskanalyser HR Säkra leveranser och processer Införa HR-direkt HR Enkelt för kunden att vara kund som i sin tur skapar effektivare verksamhet Utökad tillgänglighet vid bemanningsenheten HR Tillgodose verksamheternas behov av service Upprätta Processbeskrivningar HR Skapa överblick och beskrivning av vad processerna ska leverera, krav på processen och hur den mäts och hur ofta mm.

20 Sida 20 (22) Kunskap och förnyelse Perspektivet KUNSKAP OCH FÖRNYELSE är inriktat på hur regionen som regional aktör och inom den egna organisationen arbetar med utveckling, innovation och långsiktig förnyelse Regionsfullmäktiges strategiska mål A Konkurrenskraftig och närande region B Förnyelse för framtiden Regionsstyrelsens mål Divisionens mål Framgångsfaktorer Styrmått Ingångsvärde Mål 2017 A Hållbar utveckling Säkerställa framtida kompetensförsörjning Nya yrkesroller genom vårdnära service Möjligheter till praktik/apu inom divisionens verksamheter B Öppet förhållningssätt till utveckling och förändring B Styrning av förnyelseinitiativ Väl fungerande samverkan med verksamhetens intressenter. Systematiskt, planerat och prioriterat utvecklings- och innovationsarbete bedrivs inom alla processer och verksamheter i syfte att utveckla nuvarande tjänster Etablerade samverkansforum Gemensamt utvecklingsarbete Aktiva medarbetare och engagerade chefer Gemensamma arbetssätt och verktyg Omvärldsanalyser och intressentanalyser tas fram Handlingsplan Kunskap och förnyelse Aktivitet Ansvar Syfte/mål Antal personer som deltagit i praktik/apu Antal olika typer av samverkansaktiviteter (fasta respektive projekt) Andel medarbetare i förbättringsarbete Erbjuda fler praktikplatser i divisionen Divisionschef Säkerställa framtida kompetensförsörjning Tom 1609, Fasta: 108 Projekt: 3 Mål Tom 1608, 44 % 50 % Tema verksamhet i bemötande med riktade utbildningsinsatser Divisionschef Säkerställa ett gott kundbemötande inom Service samtliga verksamheter Uppföljning av genomförda förbättringsarbeten inom Service Divisionschef Tillvaratagande av ideer och förslag Mål ökad effektivitet och nytta

21 Sida 21 (22) Medarbetare Perspektivet MEDARBETARE är inriktat på hur regionen ska agera för att bli en attraktiv arbetsgivare som tillvaratar och utvecklar medarbetare. Regionsfullmäktiges strategiska mål A Attraktiv arbetsgivare B Aktivt medarbetarskap Utveckla ledarskapet i divisionen Divisionschef Chefer får stöd i sin roll. Förutsättningar finns för ett välfungerande ledarskap. Väl fungerande dialog på arbetsplatserna Regionsstyrelsens mål A Lika rättigheter och möjligheter A Hållbart arbetsliv B Delaktiga och engagerade medarbetare B Hälsofrämjande miljö Divisionens mål Framgångsfaktorer Styrmått Ingångsvärde Mångfald främjas och jämställda och jämlika villkor råder. Mångfald och olikheter betraktas som en tillgång. En verksamhet fri från trakasserier och kränkningar En effektiv och strategisk kompetensförsörjning som säkerställer rätt person på rätt plats Förutsättningar finns för ett välfungerande ledarskap Chefer som tillsammans med medarbetare utvecklar verksamheten och når uppsatta mål Kontinuerlig dialog och samverkan om verksamhetens syfte, mål och behov med kunden i fokus Förutsättningar finns för deltagande i förändring och utveckling av verksamheten Arbetsmiljöarbetet bedrivs aktivt och hälsofrämjande En väl fungerande löneprocess Medvetenhet om attityder och fördomar Medarbetare och chefer som tar ansvar Chefer får stöd i sin roll Långsiktig och planerad kompetensförsörjning Väl fungerande dialog på arbetsplatserna Arbetsmiljön är integrerad i det dagliga arbetet Jämix Andel ej traditionella rekryteringar Arbetstillfredsställelse Förutsättning för ledarskap Kränkande särbehandling Hållbart medarbetarengagemang Upplevd hälsa Individuell utvecklingsplan Antal ärenden i rehab bev.lista Sjukfrånvaro (total) - Kort sjukfrånvaro - Lång sjukfrånvaro % % , , 5,2 2,3 2,9 Mål Minska 4,0 2,0 2,0 Mål <10 4,0 2,0 2,0 Handlingsplan Medarbetare Aktivitet Ansvar Syfte/mål Utveckla arbetssätt för att bredda rekryteringsvägarna HR chef Mångfald främjas och jämställda och jämlika villkor råder. Mångfald och olikheter betraktas som en tillgång. Införa metoden kompetensbaserad rekrytering HR chef En effektiv och strategisk kompetensförsörjning som säkerställer rätt person på rätt plats Utveckla arbetssätt för dialog med medarbetarna HR chef Medarbetare och chefer som tar ansvar. Väl fungerande dialog på arbetsplatserna.

22 Sida 22 (22) Ekonomi Perspektivet EKONOMI beskriver hur regionen ska hushålla med tillgängliga resurser för att skapa och behålla en god ekonomi som ger rimlig handlingsfrihet. Regionfullmäktiges strategiska mål A En ekonomi som ger handlingsfrihet B En ekonomi som inte belastar kommande generationer Regionstyrelsens mål Divisionens mål Framgångsfaktorer Styrmått Ingångsvärde Mål 2017 Mål 2019 A Positivt resultat med 2 procent av skatt, utjämning och generella statsbidrag A Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut Divisionen levererar ekonomiskt resultat enligt uppdrag Divisionens övergripande mål ligger till grund för samtliga beslut. Snabba reaktioner vid avvikelser God kontroll på kostnadsutveckling Vid införande/beslut av nya metoder och verksamheter är finansieringen klargjord. Ekonomiskt resultat (mkr) Ekonomisk handlingsplan (effekt) 2,3 mkr (prognos ) 100% 0 mkr 100% 0 mkr 100% B Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån B Kostnadseffektiv verksamhet Kostnaderna minskar i förhållande till intäkter och landstingsbidrag Utveckling av processerna sker kontinuerligt för att öka produktiviteten med mål att ligga i nivå med ledande aktörer. Samverkan inom och mellan divisionens verksamheter Benchmarking med motsvarande verksamheter och jämförelser i länet Aktivt arbete med produktivitetsförbättringar. Förändring personalkostnader Antal processer som förbättrat produktivitet Utfall Minska - Enligt plan Handlingsplan Ekonomi Aktivitet Ansvar Syfte/mål Ta fram mätetal, nulägen och målvärden för produktivitet i samtliga delprocesser Ek/Dok För att kunna jämföra med andra eller sätta målnivåer måste mått och nuläge finnas.