Underlag från styrelsen för SKOOPI för beslut om kriterier och fortsatt arbete för Kvalitetssäkring och Certifiering av ASF i Sverige

Transkript

1 Underlag från styrelsen för SKOOPI för beslut om kriterier och fortsatt arbete för Kvalitetssäkring och Certifiering av ASF i Sverige Remiss till SKOOPIs medlemsföretag att svara på INNAN den 30 november, på till SKOOPIs verksamhetschef Sofia.modigh@skoopi.coop Svaren kommer att redovisas och diskuteras på Verksamhetsledar/chefsträff fredagen den 8 december kl , i Stockholm. Särskild anmälan till detta sker till Sofia Modigh. Bakgrund Arbetet för en certifiering av arbetsintegrerande sociala företag, ASF, har länge diskuterats av olika aktörer. Behovet av det har vuxit, då fler aktörer kommit in på arenan på grund av upphandlingar av främst Arbetsförmedlingen men även andra, som inte har upplevts stå för de officiella kriterier som ASF väntas stå för, och därmed inte uppfyllt det arbetsintegrerande syftet. För två år sedan etablerades SKOOPIs 11-punktsprogram där en av punkterna var och är, att en certifiering ska utarbetas för ASF, för att underlätta inför kontakter med myndigheter och andra företag, liksom för de personer som förväntas vilja komma till ett ASF. Detta genom att visa på att de tre pelarna för hållbart företagande; social, ekonomisk och miljömässig kompetens finns i varje ASF. På grund av SKOOPIs egna ekonomiska situation, har inte arbetstid kunnat läggas ned i den omfattnings som krävts för att utveckla tankarna till konkreta förslag, förrän under 2016 då SKOOPI är en av många deltagare i det s k PIACS-projektet med syfte att bland annat säkra kvaliteten hos ASF. Vid styrelsemötet i augusti 2016, beslutade styrelsen för SKOOPI att kriterier och fortsatt arbete för en egen certifiering av ASF och därmed en fastställd kvalitetssäkring skulle fastställas vid nästa styrelsemöte i oktober. (Se appendix med fakta kring begrepp.) Förslag på upplägg av certifiering Certifiering är ett intygande om att en produkt, en process eller en tjänst uppfyller specifika krav. Vilka dessa krav är varierar beroende på vilken certifiering det är. Det finns både obligatorisk och frivillig certifiering, beroende på bransch. Är certifieringen frivillig får man själv sätta sig in i de krav som gäller och uppskatta om det är värt att certifieras. Den certifiering för ASF som förordas är ett kvalitetsledningssystem. Det är ett system som beskriver hur olika aktiviteter ska bedrivas i ett företag. Kvalitetsledningssystemet används för att säkerställa kvalitet hos företagets produkter eller tjänster. Krav för att bli ett certifierat ASF kräver en gemensam ansökan från företaget, då det är en samlad bedömning som krävs. Ett ASF kan aldrig bestå av, eller förväntas leva på, kompetensen hos en person. Därför är det viktigt att både ledning och medarbetare erkänner och förstår behovet av en

2 certifiering för skapa en mera stabil ekonomi och verksamhet genom goda rutiner och processer som också går att följa upp. En certifiering ska möjliggöra större medvetenhet om betydelsen av kvalitetssäkring av verksamheten. Kvalitet är i hög grad en fråga om attityd inom en organisation: Det handlar om att alla förstår, vill och varje dag arbetar för att göra verksamheten lite bättre. 1. Kunskap och erfarenhet De flesta ASF är små verksamheter med mindre omsättning av försäljning av tjänster och produkter, men desto mer kring försäljning av arbetsträning och praktik med mera till Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan, Samordningsförbund och kommunerna. (Den s k dubbla affärsidén.) Dels måste verksamheterna oavsett associationsform fungera som företag med fungerande affärsidéer i grunden. Dels måste kunskap och förståelse finnas alla speciellt behov som finns hos dem som kommer till ett ASF. Ska medarbetare och verksamhetsledare ska kunna hantera verksamheten på ett socialt, miljömässigt och ekonomiskt hållbart sätt, måste utbildning finnas kring hur företag ska drivas, liksom för den speciella inriktningen av verksamheten (affärsområde) man valt för sitt ASF. Det kräver två kompetensområden: 1. Utbildning/erfarenhet hos verksamhetsledare/chef och styrelsen, om start och drift av företag i allmänhet och ASF i synnerhet. Utbildningen eller erfarenheten ska kunna styrkas genom betyg/intyg. 2. Utbildning/erfarenhet hos verksamhetsledare/chef och styrelsen, från arbete med personer med olika typer av arbetshinder som kräver kunskap om funktionsnedsättningar, psykologi, sociologi och myndighetskontakter. 2. Uppfyllande av de fyra kriterierna De fyra officiella kriterier som finns idag för ASF och som SKOOPI förhåller sig till vid ansökan om medlemskap, är dessa: Arbetsintegrerande sociala företag som bedriver näringsverksamhet och uppfyller följande kriterier: har som övergripande ändamål att integrera människor som har svårigheter att få, och/eller behålla ett arbete, i arbetsliv och samhälle, som skapar delaktighet för medarbetarna genom ägande, avtal eller på annat väl dokumenterat sätt som i huvudsak återinvesterar sina vinster i de egna eller liknande verksamheter som är organisatoriskt fristående från offentlig verksamhet Är företaget medlem i SKOOPI förväntas kriterierna vara uppfyllda vid ansökan om certifiering, däremot kommer de följas upp i den revision som sker vartannat år för att behålla certifieringen. 3. Dokumentation av arbete med hållbarhet Även om vissa av nedanstående frågeställningar förväntas vara besvarade genom de fyra kriterierna, krävs någon form av dokumentation där det finns beskrivet lättillgängligt för alla dem som är involverade i verksamheten. Ett exempel kan vara att företaget antagit en arbetsmiljöpolicy och att verksamhetsledare genom gått en SAM-utbildning systematiskt arbetsmiljöarbete. (Enligt lag ska

3 varje företag ha en arbetsmiljöansvarig. Skulle olycka inträffa är det styrelsens ordförande som är högst ansvarig, om det inte delegerats till verksamhetschefen till ex.) Ekonomi: Vilka rutiner/processer styr den ekonomiska hanteringen i företaget? Presenteras månatliga rapporter, bokslut etc enligt stadgar, lagar och regler eller andra policys antagna av företaget? Miljö: Vilka rutiner/processer styr hanteringen av miljöarbetet? Återvinning, återanvändning, avfall av produkter till ex. Finns policys eller andra dokument som vägleder och styr arbetet? Socialt: Vilka rutiner/processer styr arbetsfördelning, inflytande, arbetsmiljöfrågor? 4. Certifiering utförd av tredje part Styrelsen har beslutat att certifiering av ASF ska ske av tredje part för att den ska ha ett bestående och trovärdigt värde. Om ASF certifierar sig själva, vad är då värdet utanför de egna organisationerna gentemot de största uppdragsgivarna? Exempel på tredjepartscertifieringar är Fairtrade, Utz Certified, Rainforest Alliance och TCO certified. De certifieringsorgan som kan komma ifråga, är ackrediterade för att genomföra tredjepartscertifieringar och utfärda certifikat enligt SWETIC, som är en gemensam organisation för certifieringsorgan som är verksamma i Sverige. Samtal pågår mellan SKOOPI, SiS och Swetic, för att hitta rätt samarbetspartner för en certifiering av ASF. 5. Genomförande och kostnad Exempel på certifieringsprocess 1. Förgranskning förrevision En förgranskning av den dokumentation som finns av processer och rutiner i företaget. Förrevision är en övningsrevision under riktiga former. Revisorn på certifieringsföretaget granskar dokumentationen och skriver en kort rapport. Här ser man bland annat hur långt företaget har kommit och hur långt det är kvar till certifiering. 2. Certifieringsrevision Nu genomförs en total granskning av företagets kvalitetsledningssystem, rapporterar avvikelser och ger rekommendation om certifiering. Certifieringsrevisionen sker i två steg: 1. I det första steget verifieras (identifieras) tillämpliga delar i ledningssystemet inför steg två. Exempel på detta kan vara att verksamhetens processer finns beskrivna eller att det finns mål och handlingsplaner som är kopplade till policys. 2. I steg två verifieras följande i ledningssystemet, i tillämplig omfattning: - Att samtliga identifierade avvikelser från steg ett är åtgärdade - Att ansvar och befogenheter är beskrivna, ledningssystemet är effektivt och implementerat dvs att processer, rutiner, övervakning, mätning, rapportering och analys av verksamheten fungerar - Att interna revisioner och ledningens genomgång är utförda - Att rutiner finns för att identifiera tillämplig lagstiftning.

4 3. Korrigerande åtgärder Efter certifieringsrevisionen ska alla avvikelser vara åtgärdade inom tre månader. Den som är ansvarig för revisionen, kan besluta att det räcker med någon form av skriftligt bevis på en åtgärd (ett protokoll, intyg etc.) som skickas in till certifieringsrevisorn, eller om det krävs en så kallad efterrevision, dvs. ett återbesök. 4. Beslut Certifieringsföretaget beslutar om certifikatet ska utfärdas, vilket sker när samtliga avvikelser är åtgärdade och godkända. Så länge det finns kvarstående avvikelser utfärdas inget certifikat. 5. Certifikat Certifikatet gäller i två år. 6. Uppföljande revisioner Uppföljande egen revision bör göras en till två gånger per år, beroende på företagets storlek och hur välskött systemet är (har företaget egna rutiner för uppföljning behövs det inte). Efter två år görs ett förstärkt uppföljande för förnyelse av certifikatet. 7. Certifieringsmärken Användning av särskilt framtagna certifieringsmärken på hemsida, i , brevpapper, broschyrer eller liknande för att tydligt visa att företaget har ett certifierat kvalitetsledningssystem. En konsekvent användning av dessa certifieringsmärken bidrar till att stärka förtroendet för företagets varumärke. Certifieringsmärken i digital eller tryckt form ska tillhandahållas av intresse organisationen SKOOPI, och de får inte förändras i färg, form eller innehåll. 8. Förändring i certifikatets omfattning Om verksamheten förändras i sin omfattning eller inriktning så att det påverkar verksamhetsbeskrivningen i certifikatet, måste detta meddelas till certifieringsföretaget. Utifrån informationen beslutas vilka åtgärder som behövs; exempelvis om ny revision krävs eller om ett nytt beslutsprotokoll och certifikat kan utfärdas. I beslutsprotokollet anges orsaken till uppdateringen. 9. Konsekvenser av tillfällig eller permanent indragning Tillfällig indragning av certifikatet, så kallad suspendering, kan bli aktuellt av olika orsaker vilket bedöms från fall till fall. Certifikatet kan tillfälligt dras in i maximalt sex månader, därefter måste ny certifieringsrevision genomföras. För att återfå certifikatet tidigare krävs att en ordinarie uppföljande revision genomförs. Så länge certifikatet är indraget får det inte

5 längre åberopas i dokumentation, broschyrer, hemsida eller liknande. Om detta ändå skulle ske, kan det leda till en anmälan till Marknadsdomstolen. Permanent indragning av certifikatet blir aktuellt om: kunden inte önskar fortsätta samarbetet med certifieringsföretaget certifikatet använts på ett olämpligt sätt kunden nekar att utföra avtalade revisioner avvikelser inte är åtgärdade i tid certifieringsmärket använts på ett olämpligt sätt företaget inte informerat om sådana förändringar som menligt påverkar certifikatets status och giltighet kunden har gått i konkurs eller att verksamheten har upphört kunden inte meddelar att de gjort sig skyldiga till svår miljöpåverkan eller lagbrott som kan leda till åtal o att fara för liv och hälsa upptäcks i samband med revision eller inte företaget vidtar omedelbara åtgärder Efter att certifikatet blivit indraget får det inte längre åberopas i dokumentation, broschyrer, hemsida eller liknande. Om detta ändå skulle ske, kan det leda till en anmälan till Marknadsdomstolen. 10. Kostnader Själva certifikatet är en mindre kostnad, det är revisionen (arbetstiden för den oberoende granskaren) som kostar mest. SKOOPI för samtal kring detta och återkommer med mera detaljer kring kostnader per företag. Ambitionen från styrelsens sida är att kostnaden per ASF inte ska bli mer än ca kr för certifieringen (som gäller för två år i taget).

6 APPENDIX Förklaring av begrepp Ackreditering Syftet med ackreditering är att kunna säkerställa att certifiering, kontroll och provning görs med hög kvalitet och god säkerhet för liv, hälsa och miljö. Ackrediteringen innebär kontroller av att uppdragen utförs opartiskt, korrekt och grundas på internationellt erkända standarder. Vad kan ackrediteras? Det är bara verksamhet inom det som på fackspråk kallas bedömning av överensstämmelse som kan ackrediteras. Det går inte att ackreditera ett helt sjukhus men däremot ett laboratorium som analyserar blodprover. Det går inte att ackreditera en brandsläckare, men väl ett certifieringsorgan som bekräftar att brandsläckaren uppfyller krav i relevanta standarder. Det går inte att ackreditera en bil, men alla företag som ägnar sig åt bilbesiktning måste vara ackrediterade. Swedac är officiellt organ för ackreditering i Sverige. Licensiering Ordet licens är från början latin och betyder tillåtet eller den som ger tillåtelse. Ordet används för att beskriva att en licenshavare har tillstånd att göra sådant som normalt är förbjudet. Genom ett licensavtal kan utvalda personer eller företag ges rätt att utnyttja en tjänst eller produkt, helt eller delvis, eller intyga till exempel en yrkesbehörighet. Licensavtalet kan reglera många saker, till exempel geografiskt område och ersättningar. PRV Patent- och Registreringsverket är officiellt organ för bland annat patent och immateriella rättigheter. Kvalitetsledning Ett kvalitetsledningssystem är ett system som beskriver hur olika aktiviteter ska bedrivas i ett företag. Kvalitetsledningssystemet används för att säkerställa kvalitet hos företagets produkter eller tjänster. Ett exempel på ett internationellt erkänt kvalitetsledningssystem är ISO Ofta krävs det att man genomgår en revision för att bli certifierad för ett visst kvalitetsledningssystem. Ledningssystemet kan till exempel omfatta fasta rutiner eller att organisationen lagrar och kommunicerar information på ett effektivt sätt (dokumentation om rutiner och processer = vad som gäller för verksamheten). En grundtanke i ISO 9000-serien är att det ska gå att hitta möjligheter till förbättringar i verksamheten, till exempel genom att kunna spåra orsaken till fel som uppstår. En annan genomgående del av ISO 9000-serien är att kontinuerligt utveckla organisationens metoder och processer. Att ledningssystemet fungerar över tid säkerställs genom regelbundna revisioner som utförs av certifieringsorganet kompletterat med egna internrevisioner (kan i mindre företag vara inför verksamhetsberättelse eller annan genomgång). ISO är det korta namnet för Internationella standardiseringsorganisationen. I Sverige ansvarar SIS, Swedish Standards Institute för standardserien.

7 Kvalitetssäkring Kvalitet är i hög grad en fråga om attityd inom en organisation: Det handlar om att alla förstår, vill och varje dag arbetar för att göra verksamheten lite bättre. Lever produkten upp till alla myndighets- och konsumentkrav på marknaden där den ska säljas? Kvalitetssäkring handlar om att identifiera och hantera risker i verksamheten. Företaget har ett tydligt ansvar gentemot dagens medvetna och uppkopplade konsumenter: produkten ska vara säker, tillverkad på ett etiskt och miljövänligt sätt och hålla vad den lovar vad gäller prestanda och tillverkad på ett etiskt och miljövänligt sätt och hålla vad den lovar vad gäller prestanda och livslängd. Det kan handla om att säkra kvalitet, säkerhet och spårbarhet hos råvaror och komponenter. följa upp leverantörer utifrån krav på etik och miljö. testa och certifiera att produkter lever upp till myndighets- och marknadskrav på exempelvis elsäkerhet, miljötålighet och energieffektivitet. revidera och certifiera ledningssystem inom bland annat kvalitet, miljö, informationssäkerhet och arbetsmiljö. hantera kemikalier i produktion eller i komponenter. Certifiering Certifiering är ett intygande om att en produkt, en process eller en tjänst uppfyller specifika krav. Vilka dessa krav är varierar beroende på vilken certifiering det är. Certifiering av produkter bygger på krav i form av produktstandarder eller andra nationella och internationella krav. Ett certifieringsorgan intygar att produkten uppfyller de krav som gäller. Exempel på certifiering är CEmärkning, KRAV-märkning eller skogscertifiering. Produktcertifiering avser alltid tydliga prestandakrav. Det blir allt vanligare att man också ställer krav på tillverkningsprocessen. Skälet kan vara att produktens egenskaper inte går att fastställa utan förstörande provning eller att det ställs miljökrav på tillverkningen. Normalt ställs det också krav på märkning och produktinformation. Det finns både obligatorisk och frivillig certifiering, beroende på bransch. Är certifieringen frivillig får man själv sätta sig in i de krav som gäller och uppskatta om det är värt att certifieras. Ledningssystemscertifiering avser företags och organisationers sätt att systematiskt och strukturerat styra verksamheten avseende kvalitet, miljö eller arbetsmiljö. Kvalitets-ledningssystemet, det vill säga hur processer och rutiner fungerar i företagen, ska stödja affärsidé och vision. Hur styrs de processer och aktiviteter som kan kopplas till företagets framgångsfaktorer? Med ett (certifierat) ledningssystem kan förutsättningar skapas för att effektivisera processer, förverkliga strategiska mål och stärka företagets marknadsposition. Fördelarna med ett certifierat kvalitetsledningssystem är bl. a: Företaget riskerar inte att missa affärer från kunder som kräver att leverantörerna ska vara certifierade Företaget skapar en effektivare och därmed med lönsammare verksamhet Kundernas förtroende för företaget ökar Det ger allmänt ökad goodwill, externt och internt Företaget visar att man aktivt och strukturerat arbetar med kvalitet Medarbetarna får möjlighet att känna engagemang och delaktighet i kvalitetsarbetet