Guide för hållbar upphandling av IT-produkter med TCO Certified

Transkript

1 Guide för hållbar upphandling av IT-produkter med TCO Certified

2 Du kan göra skillnad med hållbar upphandling IT-produkterna du köper kan bidra till sociala och miljömässiga risker, men de kan också hjälpa dig att driva på en hållbar utveckling. Låt oss berätta hur. IT-produkter en risk för både människor och miljö IT-produkter förknippas med en rad hållbarhetsrisker under livscykeln. Brott mot mänskliga rättigheter är vanligt i tillverkningen. Skadliga ämnen förekommer både i tillverkningen och i produkterna. Produkternas livslängd förkortas ofta genom dålig ergonomi, bristande kvalitet och när de inte kan repareras och uppgraderas. Men genom att ställa krav på TCO Certified i din upphandling skapar du incitament för IT-industrin att ta miljömässigt och socialt ansvar och utvecklas i en mer hållbar riktning. Dina val har en direkt effekt på hur industrin agerar. TCO Certified gör det enklare att utmana IT-industrin IT-produkter är komplexa produkter med många och långa leverantörskedjor. Den tekniska utvecklingen går i snabb takt. Därför är det svårt att ställa relevanta krav som utmanar industrin. Ännu svårare är att följa upp att produkter och fabriker faktiskt uppfyller de krav som ställs. TCO Certified ger en färdig helhetslösning med aktuella och pådrivande krav som balanserar miljömässigt och socialt ansvar samt oberoende verifiering av att kraven uppfylls. Gemensamma krav ger större påverkan Positiv förändring sker snabbare när många organisationer ställer samma krav. TCO Certified ger inköpsorganisationer världen över en stark, gemensam röst som IT-industrin lyssnar till. I stället för att försöka möta många olika krav som ibland motsäger varandra så kan varumärkesägare fokusera på kontinuerliga förbättringar som verkligen gör skillnad.

3 En global hållbarhetscertifiering för IT-produkter TCO Certified är världens mest omfattande hållbarhetscertifiering för IT-produkter. Det är ett heltäckande verktyg, färdigt att använda, utan kostnad för den upphandlande organisationen. Krav som utmanar IT-industrin Kraven i TCO Certified går längre än lagstiftning och industristandarder. För att hela tiden utmana industrin lanserar vi en ny generation av TCO Certified var tredje år. Det gör att vi ständigt kan möta viktiga hållbarhetsutmaningar och hålla jämna steg med teknikutvecklingen. Oberoende verifiering av att kraven uppfylls Oberoende och ackrediterade verifieringspartners granskar att fabriker och produkter uppfyller alla krav i TCO Certified. Det gäller före certifikatet utfärdas, men också efteråt, under hela dess giltighetstid. Om avvikelser från kraven upptäcks tas åtgärdsplaner fram. Dessa följs upp löpande för att säkerställa att åtgärderna genomförs. En global hållbarhetscertifiering TCO Certified är giltigt i hela världen, utan några regionala variationer av krav, verifiering eller certifikatets giltighet. Certifieringen är harmoniserad med globala standarder och regelverk där det är relevant och möjligt. Några exempel är RoHS, Energy Star och viktiga konventioner från Internationella arbetsorganisationen och FN. Åtta produktkategorier TCO Certified finns för åtta produktkategorier: bildskärmar, bärbara datorer, tablets, smartphones, allt-i-ett-datorer, projektorer och headsets. I nuläget är fler än produkter från 20 varumärken certifierade. Du hittar en komplett, sökbar lista i Product Finder på tcocertified.se. Därför har IT-produkter hög prioritet IT-produkter förknippas med en rad hållbarhetsrisker under livscykeln. För många organisationer är det också en stor budgetpost, vilket betyder att era val är viktiga för leverantörerna. Att inkludera IT-produkter i planen för hållbar upphandling kan göra verklig skillnad.

4 Så upphandlar du hållbart med TCO Certified Våra tips hjälper dig att komma igång med hållbar upphandling. Hör gärna av dig till oss via för ytterligare stöd, helt kostnadsfritt. Steg 1 förbered din organisation Se över era mål Inköp av mer hållbara produkter kan hjälpa din organisation att nå nationella, internationella och egna hållbarhetsmål. Därför är det viktigt att upphandling ingår i den övergripande hållbarhetsplanen. Utforma en plan för hållbar upphandling med mätbara mål som täcker alla stora produktkategorier. Se till helheten när ni beslutar vilka produktkategorier som är mest relevanta att inkludera i planen för hållbar upphandling. Ta hänsyn till miljömässiga och sociala risker under hela livscykeln, men också vilka möjliga hållbarhetsvinster som mer hållbara inköp kan ge. Involvera rätt personer Se till att ledning och medarbetare är medvetna om de sociala och miljömässiga risker som kopplas till IT-produkter, och hur hållbar upphandling med hjälp av TCO Certified kan hjälpa er att uppnå er organisations, nationella och globala hållbarhetsmål. För att kunna arbeta strategiskt och långsiktigt med hållbar upphandling är det viktigt att både hållbarhetsplanen och planen för hållbar upphandling är beslutade på ledningsnivå. Involvera personer med kunskap om hållbarhetsfrågor i upphandlingen så att dessa aspekter finns med i hela processen: före, under och efter att kontraktet skrivs. Steg 2 prata med leverantörerna Klargör era intentioner Förklara för leverantörerna att ni kommer ta hänsyn till era sociala och miljömässiga hållbarhetsmål i upphandlingsarbetet. Gör det också tydligt att IT-produkter är en prioriterad produktgrupp när det kommer till hållbar upphandling. Involvera dem tidigt Generellt sett ansöker varumärken om certifikat när upphandlande organisationer ställer krav på TCO Certified. Informera därför leverantörer i ett tidigt skede att TCO Certified kommer finnas med som ett kontraktsvillkor i upphandlingen. Att ställa krav på senaste generationen av TCO Certified leder till fler hållbarhetscertifierade produkter på marknaden. Vi hjälper dig att komma igång Kontakta oss gärna via purchasing@tcodevelopment.com för kostnadsfri support när du vill ställa hållbarhetskrav i upphandlingar med hjälp av TCO Certified.

5 Steg 3 skriv kontrakt Sätt en tydlig titel Se till att kontraktsnamnet återspeglar de krav som är viktigast för dig, samt den produktkategori som kontraktet omfattar, exempelvis: Upphandling av mer hållbara bärbara datorer. Rätt namn ökar möjligheten till en smidig upphandlingsprocess och gör det mer sannolikt att du får rätt erbjudanden från leverantörer. Kräv certifikat som bevismedel Ställ krav på den senaste generationen av TCO Certified för den produktkategori du ska upphandla, och ange att leverantören ska visa ett giltigt certifikat som bevismedel. Att du har diskuterat TCO Certified med leverantören ger ingen garanti för att de faktiskt levererar certifierade produkter. Ge dem tid att ansöka om certifikat Inkludera en tidsfrist (exempelvis 6 månader) i kontraktet för att ge leverantörer möjlighet att ansöka om TCO Certified. På så sätt möjliggör du anbud även från de leverantörer som inte har certifierade produkter i nuläget. Det gör också att din organisation driver på hållbar utveckling i IT-industrin genom att uppmuntra varumärken att arbeta på ett mer hållbart sätt. Håll leverantörerna ansvariga Gör det tydligt att produkter måste ha ett giltigt certifikat under hela kontraktstiden även om tillverkaren uppgraderar eller uppdaterar en produktmodell under kontraktets livslängd. Inkludera en klausul som ger er rätt att häva kontraktet om en leverantör inte klarar av att visa ett giltigt certifikat som bevismedel, under hela kontraktstiden. Steg 4 när kontraktet är skrivet Avropa enligt avtalet Det är viktigt att alla som arbetar med inköp faktiskt väljer certifierade produkter enligt gällande avtal. Det gör att ni får tillgång till de omfattande livscykelkrav som ingår i TCO Certified, som driver på både miljömässig och social hållbarhet, samt oberoende verifiering av att kraven uppfylls under hela certifikatets livslängd. Ibland släpps nya versioner av produkterna under kontraktstiden och det är viktigt att även de är certifierade. Använd inköpen I hållbarhetsrapporteringen Kom ihåg att använda era mer hållbara inköp i organisationens hållbarhetsrapportering. TCO Certified-certifikaten innehåller information om energianvändning, produktens vikt och mängden återvunnen plast, verifierad av oberoende verifieringspartners. Uppgifterna kan användas för att mäta framsteg mot hållbarhetsmål kopplade till bland annat klimatpåverkan och elavfall. Håll hållbarhetsrapporterna uppdaterade genom att begära in certifikat för alla produktmodeller som levereras under hela avtalstiden.

6 Krav som driver på hållbar utveckling Certifierade produkter måste möta omfattande miljömässiga och sociala krav under hela livscykeln. Kraven driver på hållbar utveckling i både produkter och fabriker. Översikt av kraven i TCO Certified Socialt ansvar i tillverkningen ILO:s kärnkonventioner, FN:s barnkonvention, arbetsrätt, hälsa och säkerhet Proaktivt arbete med konfliktmineraler (3G+T) OECD-process eller program för ansvarsfull brytning Minskad miljöpåverkan i tillverkningen Miljöledningssystem (ISO eller EMAS) för systematiska förbättringar Information om materialanvändning Redovisning av andelen återvunnen plast i produkten Förlängd livslängd Produktgarantier och tillgänglighet av reservdelar Energieffektiva produkter och strömförsörjningsenheter Energy Star eller motsvarande Användarsäkerhet Elsäkerhet, emissioner, begränsning av bullernivåer Användarergonomi Bildkvalitet samt ergonomisk produktdesign Information om energianvändning Redovisning av produktens energianvändning Reducering av farliga ämnen Låga eller inga halter av tungmetaller och farliga ämnen (överstiger RoHS) Återtagning av uttjänta produkter System för att ta tillbaka uttjänta produkter Återvinningsanpassad produkt och förpackning Materialkodad plast samt återvinningsbart emballage Information om produktvikt Redovisning av produktens vikt

7 Oberoende partners verifierar att kraven uppfylls Verifiering av samtliga krav i TCO Certified utförs av oberoende verifieringspartners som är specialister på IT-produkter, socialt ansvar i tillverkningen eller andra hållbarhetsfrågor. Före en produkt certifieras Krav på fabrik och varumärke En oberoende granskning av kraven på socialt ansvar i tillverkningen genomförs. En plan för att rätta till eventuella avvikelser upprättas. Oberoende granskning av att miljömässiga krav uppfylls. Krav på produkten Produkten testas för att säkerställa att den möter kraven i TCO Certified. Ansökan Efter certifiering Varumärkesägare granskas Vi träffar alla varumärkesägare en gång per år för att diskutera deras framsteg inom hållbarhetsområdet. Produkter testas på nytt För att säkerställa att certifierade produkter fortsätter att uppfylla kraven testas slumpvis utvalda produkter på nytt varje år. Uppföljning av åtgärdsplaner Utvalda fabriker bevakas för att säkerställa att de åtgärdsplaner som tagits fram i den sociala granskningen faktiskt genomförs. Därför är oberoende verifiering viktigt! Utan oberoende verifiering kan du aldrig vara säker på att kraven uppfylls. Dessutom krävs resurser och expertis för att testa produkter och granska fabriker där de tillverkas. För att resultaten ska vara trovärdiga får inte verifieringsorganisationer ha någon anknytning till industrin, inköpare eller andra intressegrupper som kan påverka resultatet.

8 Kontakta oss för att komma igång! Hållbar upphandling är ett komplext område och det är lätt att göra fel. Därför finns vi här för dig! Kontakta oss gärna för kostnadsfri support, via Läs mer på tcocertified.se. Juni, 2018