Socialt ansvarstagande i tillverkningen vid landstingens upphandling av IT - vem ansvarar för att ta ansvar?

Transkript

1 Socialt ansvarstagande i tillverkningen vid landstingens upphandling av IT - vem ansvarar för att ta ansvar? Rapport från TCO Development, september, 2015.

2 Innehåll Om undersökningen...3 Undersökningen tar upp om landstingen beslutat att:...3 Slutsatser...4 Resultat...5 Förslag till lösningar...6 Frågor och svar i korthet...7 Landsting som deltog...8 Om IT-produkter och hållbarhetsutmaningar...9 Utmaningar vid upphandling...9 Hur kan vi påverka?...9 Att ställa hållbarhetskrav vid IT-inköp...10 Om TCO Certified...10 Om TCO Development...10 Referenser...11 TCO Development arbetar för Hållbar IT och är det företag som driver TCO Certified, en tredjeparts hållbarhetscertifiering för IT-produkter. Produkter som uppfyller TCO Certified möter krav på att tillverkning, användning och återvinning av produkterna baseras på och medverkar till miljömässig, social och ekonomisk hänsyn. 2 (9)

3 Om undersökningen TCO Development har genomfört en undersökning om krav på socialt ansvarstagande i tillverkningen vid landstingens upphandling av IT-produkter. I juni 2015 skickades en enkät till politiker som, enligt på förhand inhämtad uppgift från landstinget, har ansvar för upphandling eller som är finanslandstingsråd, regionråd eller landstingsråd med övergripande ekonomiansvar alternativt ledamot av finansutskottet. I många fall hade landstingen svårt att ge besked om vilken politiker som ansvarar för upphandling av IT. Enkäten skickades 5 juni och sista svarsdatum var 15 juni. Kontakter med respektive landstings politiker har även tagits per telefon för att uppmärksamma dem på undersökningen. Av 21 landsting har 11 valt att delta i undersökningen, däribland de tre storstadsregionerna. Målet med undersökningen är att i samarbete med landsting och regioner ta reda på vad som kan göras för att göra IT-upphandling hållbar, och bidra till att landsting och andra upphandlare slipper avslöjanden liknande det som gjordes av TV4-programmet Kalla Fakta den 19 maj i år. Svenska landsting upphandlar för 120 miljarder per år vilket finansieras via skattsedeln. Det blir drygt kronor per svensk och år. IT-produkter är en stor produktgrupp som landstingen upphandlar, men exakt summa som avser upphandling av IT-produkter är inte känd. Landstingens nätverk Socialt ansvarstagande i upphandling har identifierat IT-produkter som en av sju prioriterade produktgrupper att jobba med. Vår undersökning sätter fokus på nyckelområden för socialt ansvarstagande i tillverkningen vid upphandling av IT-produkter. De politiska beslut som tagits är en indikator på i vilken mån landstingen betraktar upphandling som ett centralt verktyg för en ansvarsfull hantering av skattemedel och hållbar utveckling. Undersökningen tar upp om landstingen beslutat att: upphandling av IT ska användas för att uppnå landstingets övergripande mål för socialt ansvar. upphandla IT-produkter som framställts under förhållanden som är förenliga med krav avseende mänskliga rättigheter, ILO:s kärnkonventioner om rättigheter i arbetslivet och FN:s barnkonvention. IT-produkter som upphandlas ska vara tredjepartscertifierade eller motsvarande. genomföra uppföljningar av huruvida de IT-produkter som levereras verkligen är framställda under förhållanden som är i enlighet med landstingens sociala hållbarhetskrav. Om så är fallet; vad gör man om det visar sig att de IT-leverantörer som upphandlats inte lever upp till de sociala hållbarhetskraven? 3 (9)

4 Slutsatser Det finns oklarheter i var ansvaret för hållbar upphandling ligger hos de flesta landsting, även om 6 av 11 har svarat att det finns ett politiskt beslut att sociala krav ska ställas vid upphandling av IT. Oklarheten bidrar bland annat till att det finns för lite resurser för arbetet med socialt ansvarsfull IT-upphandling och att uppföljning av kraven inte prioriteras. Landstingens nätverk Socialt ansvarstagande i upphandling har identifierat IT-produkter som en av de prioriterade produktgrupperna, men svaren avseende hur de arbetar med uppföljning är mycket vaga. Det tyder på att systemet för uppföljning inte är särskilt utvecklat, och svaren avseende landstingens arbete för att säkra att IT-företagen faktiskt åtgärdar upptäckta brister är också vaga. Endast ett landsting har gjort kompletterande stickprovskontroller för att säkra att leverantörer uppfyller uppsatta sociala hållbarhetskrav under kontraktets hela livslängd, trots att uppföljning är avgörande för att säkra att de IT-produkter som upphandlas är socialt ansvarsfullt tillverkade. Nyttan med att ställa hållbarhetskrav kan undermineras om upphandlarens system för uppföljning inte är tillfyllest eller om arbetet med att säkra att brister åtgärdas är bristfälligt svenska skattemedel kan då bidra till oacceptabla arbetsvillkor för dem som tillverkar IT-produkter trots goda intentioner. Ökad systematik, frekvens och transparens i uppföljning och utvärdering samt resultat av ställda krav, öppnar upp för dialog om förbättringsområden. Flera landsting har upptäckt att IT-produkter som upphandlats inte lever upp till de sociala hållbarhetskraven. När det uppdagats att leverantörer inte uppfyller kraven om socialt ansvarstagande i tillverkningen har en dialog inletts men inte någon har kommit så lång att kontraktet med leverantören brutits. I samband med Kalla Faktas reportage frös dock flera landsting sina avrop med ett enskilt varumärke. Kunskapen om att ställa sociala krav i upphandling av IT är begränsad. Det saknas både forskning och metodutveckling vilket kan riskera att insatser som görs inte leder till önskat resultat. En slutsats är att för att landstingen ska leva upp till sina mål bör de inleda samarbeten inom områdena, t ex med högskola och universitet, med industrin och med andra aktörer som t ex frivilliga marknadsmässiga initiativ som bland annat tredjepartscertifieringar. 4 (9)

5 Resultat I många landsting och regioner är det inte helt klart var det yttersta politiska ansvaret ligger för socialt ansvar vid upphandling. Merparten av landstingen har fattat politiska beslut att använda upphandling av IT för att uppnå sina övergripande mål för socialt ansvar. Merparten av landstigen har fattat politiska beslut att endast upphandla IT-produkter som framställts under förhållanden som är förenliga med FN:s förklaring om mänskliga rättigheter, ILO:s kärnkonventioner om rättigheter i arbetslivet och FN:s barnkonvention. Landstingen samarbetar genom nätverket Socialt ansvarstagande i upphandling. Flera landsting hänvisar också till nätverket för genomförande av centrala delar av upphandlingsarbetet, såsom uppföljning av huruvida leverantörer lever upp till ställda krav och påföljder, om det uppdagats att leverantörer brutit mot kraven. Ett landsting har fattat politiskt beslut om att alltid köpa tredjepartscertifierade IT-produkter eller motsvarande. Ett landsting genomför stickprovskontroller för att säkra att leverantörer uppfyller uppsatta sociala hållbarhetskrav under kontraktets hela livslängd, detta trots att uppföljning är avgörande för att säkra att de IT-produkter som upphandlas är socialt ansvarsfullt tillverkade. Flera landsting har upptäckt att leverantörerna av de IT-produkter som upphandlats inte lever upp till de sociala hållbarhetskraven, en dialog har inletts och avrop från ett varumärke har frusits. Landstingens nätverk Socialt ansvarstagande i upphandling har identifierat IT-produkter som en av de prioriterade produktgrupperna, men svaren avseende hur de arbetar med uppföljning är mycket vaga, vilket tyder på att systemet för uppföljning inte är särskilt utvecklat. Svaren är också vaga avseende landstingens uppföljningsarbete för att säkra att IT-företagen faktiskt åtgärdar upptäckta brister. Den uppföljningsprocess som landstingen har är mindre utvecklad än den uppföljning som görs vid en tredjepartscertifiering, som till exempel TCO Certified. Detsamma gäller processen för att säkra att åtgärder genomförs för att komma till rätta med upptäckta brister avseende socialt ansvarstagande i tillverkningen. Nyttan med att ställa hållbarhetskrav undermineras om upphandlarens system för uppföljning inte är tillfyllest eller om arbetet med att säkra att brister åtgärdas är bristfälligt svenska skattemedel kan då bidra till oacceptabla arbetsvillkor för dem som tillverkar IT-produkter trots goda intentioner. 5 (9)

6 Förslag till lösningar För att i högre grad säkerställa att svenska skattemedel inte bidrar till oacceptabla arbetsförhållanden bland människor som tillverkar IT-produkter behöver social hållbarhet i upphandlingar av IT-produkter prioriteras högre av ansvariga politiker i landstingen. Var det högsta politiska ansvaret ligger behöver förtydligas. Landstingspolitikerna behöver säkerställa att de IT-produkter som upphandlas framställts under förhållanden som är förenliga med t ex FN:s förklaring om mänskliga rättigheter, ILO:s kärnkonventioner om rättigheter i arbetslivet och FN:s barnkonvention. Detta genom att få nödvändiga politiska beslut, processer och resurser på plats när det gäller uppföljning liksom påföljder om löften har brutits avseende socialt ansvarstagande tillverkning vid upphandling av IT. Stickprovskontroller, granskning av åtgärder i kombination med dialog med IT-leverantörerna rekommenderas i uppföljningsarbetet. Att avbryta kontrakt kommer som en sista åtgärd. Landstingen bör utarbeta en mer långsiktig plan där dialog med IT-leverantörer syftar att tydliggöra vikten av att IT-industrin följer kraven. Det är en del av det upphandlingsstrategiska arbetet för att nå målet hållbar upphandling och också med förbättringar av arbetsvillkor i IT-tillverkningen. Det leder till ökad insikt och medvetenhet om frågorna, ökad kunskapsuppbyggnad och kan bidra till förbättrade metoder. För att använda svenskarnas skattepengar effektivt och hållbart kan upphandlare välja att köpa tredjepartscertifierade IT-produkter som t ex TCO Certified, vilka bygger på en beprövad process för att ta fram både hållbarhetskrav och genomföra uppföljningar. Lagen om offentlig upphandling bör främja tredjepartscertifieringar, precis så som det stipuleras i det nya EU-direktivet för offentlig upphandling. Det är ofta svårt för den upphandlande myndigheten av IT-produkter att veta vilka sociala krav i tillverkningen som är rimliga att ställa och vilka åtgärder som är nödvändiga att göra för att komma tillrätta med eventuella avvikelser mot kraven. Tredjepartscertifiering likt TCO Certified som verifiering av hållbarhetskrav är ett resurseffektivt sätt för upphandlande myndighet att säkerställa att ställda hållbarhetskrav är relevanta och att de följs upp med verktyg som upprättar en uppförandekod, granskar fabriker på plats, genomför stickprovskontroller och följer upp avvikelser med åtgärdsplaner som övervakas av en tredje part. 6 (9)

7 Frågor och svar i korthet Används kraven i IT-upphandlingarna för att uppnå landstingets övergripande mål för socialt ansvar? Merparten av de deltagande landstingen har fattat någon form av politiskt beslut om att upphandling av IT ska användas för att uppnå landstingets övergripande mål för socialt ansvar. Besluten har tagits på olika sätt; i några fall i landstingsfullmäktige och i andra fall av landstingsstyrelsen. I Stockholm har beslut tagits av båda organen. Region Gävleborg, Norrbottens läns landsting och Västerbottensläns landsting har inte tagit ett sådant politiskt beslut. Upphandlas IT-produkter som framställts under förhållanden som är förenliga med krav avseende FN:s förklaring om mänskliga rättigheter, ILO:s kärnkonventioner om rättigheter i arbetslivet och FN:s barnkonvention? Sex av de deltagande landstingen (Region Skåne, Uppsala läns landsting, Västmanlands läns landsting, Västra Götalandsregionen, Region Östergötland, Stockholms läns landsting) har fattat politiskt beslut att upphandla IT-produkter som framställts under förhållanden som är förenliga med krav avseende FN:s förklaring om mänskliga rättigheter, ILO:s kärnkonventioner om rättigheter i arbetslivet och FN:s barnkonvention. Region Gävleborg, Norrbottens läns landsting och Västerbottens läns landsting har inte något sådant politiskt beslut och övriga landsting har inte svarat på frågan eller svarat vet ej. Upphandlas IT-produkter som är tredjepartscertifierade eller motsvarande? Västmanland har politiskt beslutat att IT-produkter som upphandlas ska vara tredjepartscertifierade eller motsvarande. Övriga landsting har inga sådana beslut eller svarar vet ej. Genomförs uppföljningar av huruvida de IT-produkter som levereras verkligen är framställda under förhållanden som är i enlighet med de sociala hållbarhetskraven? Stockholms läns landsting har politiskt beslutat att göra ett flertal olika aktiviteter för att följa upp. De gör en egen uppföljning och genomför även en uppföljning genom Nätverket Socialt ansvarstagande i Offentlig Upphandling samt anlitar en oberoende part för att genomföra uppföljningen. De genomför även stickprovskontroller för att säkra att leverantörer uppfyller uppsatta sociala hållbarhetskrav under kontraktets hela livslängd. Västra götalandsregionen har politiskt beslutat att genomföra en egen uppföljning av huruvida de IT-produkter som levereras verkligen är framställda under förhållanden som är i enlighet med de sociala hållbarhetskraven. Region Skåne, Uppsala läns landsting, Västmanlands läns landsting, Region Örebro län och Stockholms läns landsting (se punkten ovan) har politiskt beslutat att göra uppföljningen genom Nätverket Socialt ansvarstagande i Offentlig Upphandling. Region Gävleborg, Norrbottens läns landsting och Västerbottens läns landsting, har inget politiskt beslut om att göra någon uppföljning och övriga svaranden anger vet ej. Har landstinget någon gång upptäckt att de IT-produkter (hårdvara) som upphandlats inte lever upp till de sociala hållbarhetskraven? Region Skåne, Västmanlands läns landsting, Västra Götalandsregionen, Region Örebro län, Stockholms läns landsting och Norrbottens läns landsting har upptäckt att IT-produkter som upphandlats inte lever upp till de sociala hållbarhetskraven. Region Skåne upptäckte det genom Nätverket Socialt ansvarstagande i Offentlig Upphandling. Övriga landsting, Region Östergötland, Region Gävleborg, Värmlands läns landsting och Västerbottens länslandsting, svarar vet ej. Vad gjorde ni då? Västra götalandsregionen bröt det aktuella kontraktet. Västmanlands läns landsting kontaktade varumärket och hade kommunikation kring problemen och har ett så kallat stand still vilket innebär att produkter från varumärket inte köps in. Stockholms läns landsting genomför i dagsläget en revision av stationära och bärbara datorer som påbörjades i början av Revisionen är ännu inte slutförd men landstinget har agerat på uppgifter lämnande av en avtalspart rörande dess kontroll i leverantörskedjan. Inom ramen för det nationella nätverket där landstinget deltar har man under 2014 reagerat i form av skrivelser och möten med Corporate Social Responsibility -ansvariga hos IT-tillverkare där brister framkommit i underleverantörsleden. Region Skåne genomför för närvarande en revision genom Nätverket Socialt ansvarstagande i Offentlig Upphandling. Uppsala läns landsting har inte upptäckt brister, men kommenterar: läsplattor motsvarande cirka kronor, inköptes före Kalla Faktas reportage. 7 (9)

8 Landsting som deltog Stockholms läns landsting (Torbjörn Rosdahl, finanslandstingsråd), Västra Götalandsregionen (Johnny Magnusson, regionstyrelsens ordförande), Region Skåne (Amela Hodzic, regionråd och ordförande upphandlingsstrategiutskottet), Uppsala läns landsting (Börje Wennberg, landstingsråd), Region Östergötland (Mats Johansson, regionsråd), Region Gävleborg (Eva Tjernström, regionråd), Värmlands läns landsting (Fredrik Larsson, landstingsråd), Västmanlands läns landsting (Denise Norström, landstingsråd), Region Örebro län (Marie-Louise Forsberg-Fransson, landstingsråd), Norrbottens läns landsting (Maria Stenberg, landstingsråd) och Västerbottens läns landsting (Peter Olofsson, landstingsråd). Landsting som inte deltog Blekinge läns landsting, Dalarnas läns landsting, Region Gotland, Region Halland, Region Jämtland Härjedalen, Region Jönköpings län, Kalmar läns landsting, Region Kronoberg, Södermanlands läns landsting och Västernorrlands läns landsting. 8 (9)

9 Om IT-produkter och hållbarhetsutmaningar Hållbarhetsutmaningar under IT-produkters livscykel är till exempel farliga kemikalier och material som kan orsaka miljö- och hälsoproblem i samband med tillverkning, användning och sluthantering. På grund av den enorma mängden IT-produkter i samhället är energiförbrukning, att förlänga produkternas livslängd och ett ansvarsfullt omhändertagande i sluthanteringsfasen viktiga aspekter att ta hänsyn till. Tillverkningen av IT-produkter är ofta behäftad med allvarliga sociala brister, som dåliga arbetsförhållanden, övertid och utebliven kompensation, otillräckligt förebyggande arbetsmiljöarbete samt begränsade möjligheter för arbetare att organisera sig. Utmaningar vid upphandling TCO Development har gjort ett flertal undersökningar för att stärka kunskapen om hållbarhet vid upphandling av IT. Den här minirapporten är ytterligare led i detta arbete. Vid tidigare intervjuer som TCO Development gjort med inköpare från landsting och andra offentliga verksamheter har det framkommit att det är svårt att veta vilka hållbarhetskrav som ska ställas. Fler tredjepartscertifierade produkter att välja mellan efterlyses. Inköparna säger att det är svårt och tidsödande att följa upp om produkter och IT-företag möter uppställda krav, i de fall man inte köper tredjepartscertifierade produkter. Ingen av inköparna som besvarat TCO Developments enkät har sagt att det är dyrt att handla hållbara tredjepartscertifierade IT-produkter. Och räknar man över produktens hela livscykel väger det över än mer till förmån för tredjepartscertifierade IT-produkter. Tas dessutom kostnaden för uppföljning med i LCA-beräkningen blir det direkt lönsamt att upphandla tredjepartscertifierade produkter. Den stora ansträngningen för IT-företag som vill sälja mer hållbara IT-produkter är att säkerställa och bevisa att hållbarhetskraven följs. I sammanhanget är merarbetet att tredjepartscertifiera IT-produkter liten och vinsterna stora för upphandlande myndigheter tack vare att tredjepartscertifieringar underlättar uppföljningen av hållbarhetskraven. Det bör vara en vinst även för IT-företagen att underlätta för sina kunder. En upphandlare kan, genom att ställa krav på senaste versionen av TCO Certified vid inköp av IT-produkter, bidra till att öka efterfrågan på produkter som har tillverkats med socialt ansvarstagande i tillverkningen. I förlängningen leder detta till succesiva förbättringar av arbetsmiljön och är till gagn för arbetarna i den tillverkning av IT-produkter som huvudsakligen sker i låglöneländer i Asien. Hur kan vi påverka? Ett sätt hantera dessa miljömässiga och sociala utmaningar är bland annat via marknadsmässiga och frivilliga initiativ. Inköpare, upphandlare och användare ska aktivt ställa hållbarhetskrav vid inköp av IT-produkter. Det ger tydliga signaler om vad vi förväntar oss av IT-industrin. Andra sätt att påverka är via internationella konventioner och överenskommelser och via lagstiftning. Arbetsvillkoren i tillverkningen av IT-produkter sker ofta i låglöneländer och problemen är komplexa. Tydliga signaler från marknad och från nationer är viktigt för en förändring. Med hjälp av den senaste versionen av TCO Certified är det idag möjligt att ställa sociala och miljömässiga krav som tacklar utmaningar ur ett hållbarhetsperspektiv under hela IT-produktens livscykel. Ökad efterfrågan på IT-produkter som möter hållbarhetskrav ger dessutom IT-industrin incitament att kontinuerligt utveckla sina produkter och dess tillverkning, för att i allt högre grad möta hållbarhetsaspekter. Tillsammans kan vi därmed driva på för en mer hållbar utveckling av IT-produkter. 8 (9)

10 Att ställa hållbarhetskrav vid IT-inköp Om TCO Certified TCO Certified är den mest omfattande hållbarhetscertifieringen för IT-produkter. Certifieringen innehåller en bredd av miljömässiga och sociala krav kopplade till tillverkning, användning och sluthantering av IT-produkter. En oberoende tredje part testar och verifierar att produkterna och deras tillverkning uppfyller kraven i TCO Certified. TCO Development genomför också årliga stickprover för att säkerställa att certifierade produkter uppfyller kraven i TCO Certified över tid. Med TCO Certified slipper ni själva kontrollera att ställda hållbarhetskrav verkligen uppfylls. Tänk på Ställ alltid krav på senaste versionen av TCO Certified för aktuell produktkategori Kräv att leverantörerna uppvisar ett certifikat för TCO Certified som bevismedel. Ställ krav på att upphandlande produkter ska uppfylla kraven under hela kontraktstiden. Likställ inte TCO Certified med andra certifieringar. Inled tidigt en dialog med er IT-leverantör där ni berättar att ni kommer att ställa krav på att IT-produkter i kommande upphandlingar ska uppfylla kraven i senaste versionen av TCO Certified. Om TCO Development TCO Development har lång erfarenhet av Hållbar IT och startade sin verksamhet för mer än 25 år sedan, och tredjepartscertifieringen TCO Certified har funnits i 23 år. 50 procent av bildskärmarna som säljs i dag globalt är certifierade enligt hållbarhetskraven i TCO Certified. Ett flertal andra IT-produkter, såsom bärbara datorer, och smartphones finns också certifierade på markanden. Men jämfört med bildskärmar är väldigt få upphandlade mobila enheter certifierade enligt kraven i TCO Certified. TCO Development står bakom tredjepartscertifieringen TCO Certified och tar fram hållbarhetskraven i samråd med användare, inköpare, IT-industrin, forskare och andra intressenter. Kraven i TCO Certified bygger på internationell forskning och expertis. Kravnivåerna sätt medvetet på en tuffare nivå än aktuell branschstandard och uppdateras för varje produktkategori cirka vart tredje år. På så sätt bidrar kraven i TCO Certified kontinuerligt till att driva IT-produkter och deras tillverkning i en mer hållbar riktning.

11 Referenser Socialt ansvarstagande i offentlig upphandling, ett samarbete mellan Sveriges landsting och regioner Landstingens och regionernas prioriterade områden Landstingen ändrar sortiment för persondatorer Kalla Faktas om landstingens upphandling av IT ILO:s kärnkonventioner TCO Certified Nya generationens krav i TCO Certified Praktiska råd för upphandling av IT i offentlig sektor Rapport: Framgångsrik modell för upphandling av Hållbar IT Report The State of Socially Responsible Manufacturing in the IT Industry Uppropet för modern upphandling #ModUpp (9)