Vägledning för avropsförfarandet förnyad konkurrensutsättning

Transkript

1 Projektnummer Datum XXXX Vägledning för avropsförfarandet förnyad konkurrensutsättning BEMANNINGSTJÄNSTER 2012

2 1 INLEDNING ALLMÄNT OM RAMAVTALET BEMANNINGSTJÄNSTER Yrkeskategorier och tjänstebeskrivningar AVROPSFÖRFARANDE Avropsförfrågans innehåll Ramavtalsleverantörernas svar Utvärdering Tilldelningsbesked Kontrakt Övrigt Bilagor (11)

3 1 Inledning SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI) har genomfört en ramavtalsupphandling avseende Bemanningstjänster 2012 för de avropsberättigade myndigheter som anges i ramavtalsbilaga 01, Avropsberättigade parter ( Kunden ). Av ramavtalsbilaga 03 framgår för vilka geografiska regioner respektive ramavtalsleverantörer antagits. Syftet med ramavtalsupphandlingen är att tillgodose Kundens behov av att kunna avropa extern personal för längre eller kortare tid. Med stöd av tecknade ramavtal kan Kunden anskaffa nedan angiven personal genom ett avropsförfarande utan att separata upphandlingar genomförs i varje enskilt fall. Detta dokument innehåller en Vägledning som tagits fram i syfte att underlätta för Kunden vid genomförande av förnyad konkurrensutsättning. Härutöver kan Kunden även använda nedan angivna avropsstöd för sitt avrop. Mall för Inbjudan Avrop Bemanningstjänster 2012 Mall för Anbudsöppningsprotokoll Bemanningstjänster 2012 Mall för Tilldelningsbeslut Bemanningstjänster 2012 Mall för Kontrakt Bemanningstjänster 2012 Samtliga dokument återfinns SKI:s hemsida, se länk: Om Kunden väljer att använda detta avropsstöd rekommenderar SKI Kunden att inte ändra några förutsättningar i avropsstödet. 1.1 Allmänt om ramavtalet Bemanningstjänster 2012 Ramavtalet omfattar bemanningstjänster inom fyra (4) huvudkategorier med totalt femton (15) yrkeskategorier, enligt nedan. För varje yrkeskategori anges en tjänstebeskrivning. I tjänstebeskrivningen anges dels kompetenskrav, dels arbetsuppgifter Yrkeskategorier och tjänstebeskrivningar Huvudkategori Yrkeskategori Tjänstebeskrivning 1. Administration Assistent minst ett (1) års arbetserfarenhet som assistent assisterar chefer och övrig personal med administrativa göromål kopiering, sortering och posthantering skriva brev, protokoll och andra dokument göra enklare beräkningar, sammanställningar, diagram mm. ha kontakter med allmänhet och personal 3(11)

4 Receptionist Telefonist Allroundkontorist Sekreterare Chefsassistent Registrator minst ett (1) års arbetserfarenhet som receptionist/telefonist/allroundkontorist goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift erfarenhet av att använda datoriserade telefonväxlar och hänvisningssystem ta emot besökare och bud ge service till allmänhet och personal arbeta med telefonservice såsom växel och anknytningar arbeta med bokning, kopiering, inköp och registrering minst ett (1) års arbetserfarenhet som sekreterare/chefsassistent goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift goda kunskaper i Agresso eller liknande bokföringsprogram Kalenderbokningar Mötesbokningar Reseplanering Hantera interpellationer, frågor och remissutskick Besvara och administrera inbjudningar och förfrågningar minst ett (1) års arbetserfarenhet som registrator goda kunskaper om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och registrators funktion och ansvar arbeta med registrering, diarieföring, posthantering, akthandläggning, arkivering och expediering ge stöd och service till allmänhet och personal 2. Ekonomi Controller högskoleutbildning eller motsvarande med ekonomisk inriktning ett till fem års arbetserfarenhet som controller, särskilt Excel genomföra ekonomiska utredningar, uppföljningar och analyser arbeta fram riktlinjer för budgetarbete genomföra budgetarbete samt arbete med budgetuppföljning uppföljning av produktion och verksamhet presentera analysmaterial arbete i förekommande ekonomisystem, t.ex. Raindance, Visma, SAP eller Agresso eller dylikt arbete i förekommande analysverktyg, t.ex. Cognos, Exopen eller dylikt 4(11)

5 Redovisningsekonom Ekonomiassistent 3. Personal Personalhandläggare/ Personaladministratör genomföra ekonomiska kalkyler och beslutsunderlag högskoleutbildning eller motsvarande med ekonomisk inriktning minst fem (5) års arbetserfarenhet som redovisningsekonom goda kunskaper i något/några av de förekommande ekonomisystemen, t.ex. Raindance, SAP, Agresso eller motsvarande redovisning och bokföring i samtliga processer (kundreskontra, leverantörsreskontra, huvudbokföring, kassaoch bankavstämningar) arbete i anläggningsregister med investeringsredovisning även avstämningar, felsökning och kontroller bokslut och periodavslut delta i budgetuppföljning arbete i något/några av de förekommande ekonomisystemen, t.ex. Raindance, SAP, Agresso eller motsvarande ta fram rapporter om ekonomiska resultat och göra analyser arbeta med årsbokslut vägleda och stödja ekonomiassistenter med påbyggnad minst ett (1) års arbetserfarenhet som ekonomiassistent erfarenhet av något/några förekommande ekonomisystem, t.ex. Raindance och Agresso m.fl. arbeta med redovisning och bokföring arbeta med leverantörsreskontraprocessen arbeta med kundreskontraprocessen - arbete med huvudbokföring - arbete med kassa- och bankavstämningar - arbete med investeringsredovisning delta i bokslutsarbete arbete i förekommande ekonomisystem, t.ex. Raindance, SAP eller Agresso m.fl. arbeta med bokslut och periodsavslut handlägga krav och inkassoärenden support till anställda högskoleutbildning eller motsvarande med personal/hr inriktning minst två (2) års arbetserfarenhet som personalhandläggare arbeta med personaladministration, arbetsmiljö- och rehabiliteringsfrågor medverka i rekrytering och urval av personal samverkan och förhandling med fackliga parter kan ansvara för intern personalinformation 5(11)

6 Lönehandläggare/ Löneassistent 4. Fastighet Vaktmästare, arbetsledande Vaktmästare/ Fastighetsskötare uppdatera personalhandbok minst ett (1) års arbetserfarenhet som lönehandläggare erfarenhet av förekommande lönesystem, t.ex. Palasso, Hogia, Heroma, Personec P bearbeta och kontrollera löneunderlag sammanställa tid- och frånvarorapporter support till anställda ta fram rapporter och statistik minst två (2) års arbetserfarenhet som vaktmästare samt erfarenhet av arbetsledning arbetsleda medarbetare - ansvara för dagligt underhåll av lokalerna posthantering hantera felanmälningar från medarbetare och följa upp dessa tillsammans med fastighetsägare/fastighetsskötare ställa i ordning och utrusta lokaler inför möten och konferenser ansvara för service av teknisk utrustning, t.ex. kopieringsmaskiner ansvara för tryckning och utskick av trycksaker minst ett (1) års arbetserfarenhet som vaktmästare/fastighetsvärd ansvara för dagligt underhåll av lokalerna posthantering hantera felanmälningar från medarbetare och följa upp dessa tillsammans med fastighetsägare ställa i ordning och utrusta lokaler inför möten och konferenser ansvara för service av teknisk utrustning, t.ex. kopieringsmaskiner ansvara för tryckning och utskick av trycksaker Fastighetsförvaltare högskoleutbildning eller motsvarande med inriktning på fastighet minst tre (3) års arbetserfarenhet som fastighetsförvaltare 6(11)

7 Fastighetsvärd Husvärd Servicereparatör/ Fastighetsreparatör Drifttekniker sköta förvaltning av byggnader och tillhörande markområden ansvara för underhållsplanering ansvara för underhållsprojekt ekonomiuppföljning budgetering ansvara för kundkontakter minst ett (1) års arbetserfarenhet som fastighetsvärd/husvärd ansvara för daglig tillsyn, skötsel och underhåll av fastigheter hantera felanmälningar från medarbetare och följa upp dessa tillsammans med fastighetsägare dokumentera åtgärder genomföra åtgärder och reparationer i lägenheter, lokaler och allmänna utrymmen. ansvara för kundkontakter ansvara för leverantörskontakter genomföra daglig rondering genomföra beställningar till leverantörer och hantera fakturor utföra avflyttningsbesiktning hantera störningsärenden följa upp entreprenörers arbete enligt fastställda rutiner delta i ekonomisk uppföljning för fastigheterna driftskostnader och lägenhetsunderhåll teknisk gymnasieutbildning eller motsvarande minst två (2) års arbetserfarenhet som servicereparatör/fastighetsreparatör utföra planerade och akuta reparationer utföra arbeten inom bygg, el, plåt och lås genomföra kontinuerliga säkerhetskontroller av fastigheter ansvara för daglig tillsyn, skötsel och underhåll av fastigheter ansvara för kundkontakter gymnasieutbildning medinriktning på drift och underhållsteknik eller motsvarande minst två (2) års arbetserfarenhet som drifttekniker övervaka drift av el och värme i fastigheter. rapportera fel dokumentera fel åtgärda fel journalföra driftstatus ansvara för kundkontakter 7(11)

8 1.2 Avropsförfarande Anskaffning av tjänster från detta ramavtal sker genom avropsförfarandet förnyad konkurrensutsättning. Förfarandet innebär att Kunden, inför ett avrop, gör en behovsanalys i syfte att utröna vilka tjänster som ska avropas. Kunden kan vid behov precisera villkoren och komplettera med andra krav och villkor som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. Kompetenskrav angivna i tjänstebeskrivningen är minimikrav. Det innebär att Kunden kan ställa högre krav på t.ex. arbetslivserfarenhet. Det kan även bli aktuellt för Kunden att specificera viss kunskap som krävs för genomförandet, t.ex. kunskap om specifikt kontorsstöd och/eller växelsystem. Om Kunden efterfrågar viss kompetens/erfarenhet ska Ramavtalsleverantören kunna styrka detta. Kunden avgör hur detta ska styrkas. Kunden skickar en avropsförfrågan till samtliga fem (5) Ramavtalsleverantörer per huvudkategori och geografiskt anbudsområde. För detta ändamål kan mallen Inbjudan Avrop Bemanningstjänster 2012, användas. I Avropsförfrågan ska Kunden hänvisa till ramavtalet. Avropsförfrågan skickas skriftligt per brev eller via e-post till Ramavtalsleverantörerna. Kontaktuppgifter till samtliga leverantörer finns i bilaga 01, Kontaktuppgifter Leverantörer. Kunden kan också använda ett elektroniskt upphandlingssystem för den förnyade konkurrensutsättningen. Kunden har möjlighet att träffa föreslagen personal för en intervju innan överenskommelse om uppdrag ingås. Kunden har härefter möjlighet att tacka nej till erbjuden personal om Kunden bedömer att erbjuden personal inte motsvarar den efterfrågade kompetensen. Ramavtalsleverantören ska i sådana fall erbjuda annan personal med motsvarande kompetens och pris som i den förnyade konkurrensutsättningen. Kunden kan inte i Avropsförfrågan ställa krav på att en redan inhyrd personal ska övertas av en annan leverantör. Kunden ska, vid ett och samma tillfälle, underrätta samtliga Ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar om tilldelningsbeslutet samt om skälen för beslutet. Avropet avslutas och regleras genom att ett skriftligt Kontrakt upprättas och undertecknas av Ramavtalsleverantören och Kunden Avropsförfrågans innehåll Avropsförfrågan bör innehålla följande: A. Efterfrågad yrkeskategori Avropsförfrågan kan omfatta en yrkeskategori inom en huvudkategori. B. Aktuell arbetsplats 8(11)

9 C. Under vilken tid uppdraget ska utföras 1) Ett konkret behov för ett uppdrag 2) Ett behov under en längre tidsperiod för successiva avrop. Kunden ska i sådant fall göra en kvalificerad bedömning av behovet, och ha ett planerat behov som helt eller delvis motsvarar avropets omfattning. Giltighetstiden för ett sådant kontrakt bör inte överstiga sex (6) månader. D. Precisering av de arbetsuppgifter som ska utföras och den yrkeskompetens som personalen ska ha. Preciseringen ska utgå från de beskrivningar som är angivna för varje yrkeskategori i denna Vägledning under punkt Beroende på vilket behov Kunden har kan preciseringen innefatta hela beskrivningen för respektive yrkeskategori eller delar av den. E. Kunden anger antingen timlöneintervall eller den timlön som ska gälla i den förnyade konkurrensutsättningen.. En rekommendation är att ange ett timlöneintervall eller en timlön som motsvarar en rimlig lön som speglar den lön som Kunden anser är rimlig för den egna arbetsplatsen. Om Kunden är osäker på vad en rimlig timlön är rekommenderas att ange ett brett timlöneintervall. Vid uppskattning av timlön för personal inom LO-kollektivet ska Kunden ta hänsyn till den GFL (genomsnittligt förtjänstläge) som gäller lokalt. Det timlöneintervall eller den timlön som Kunden anger får inte understiga eller överstiga följande fastställda intervaller: Huvudkategori Fastställda timlöneintervaller 1. Administration kr 2. Ekonomi kr 3. Personal kr 4. Fastighet kr F. Obekväm arbetstid Kunden anger om ersättning för obekväm arbetstid ska utgå. Sådan ersättning utgår enligt avtalsenlig ersättning för obekväm arbetstid med prisfaktor Ramavtalsleverantörernas svar Ramavtalsleverantörerna besvarar avropsförfrågan i samma dokument, Inbjudan Avrop Bemanningstjänster De anger sitt offererade timpris, prisfaktorn för den efterfrågade yrkeskategorin och eventuellt prisfaktorn för obekväm arbetstid. De offererade prisfaktorerna får inte vara högre än de takprisfaktorer som leverantören angivit i sitt anbud i upphandlingen av dessa ramavtal. Ramavtalsleverantören ska därför också ange vilken ålderskategori som offererad personal har då samtliga timpriser har lämnats per ålderskategori. Alla leverantörers prisfaktorer finns i bilaga 02 Prisfaktorer Leverantörer. 9(11)

10 Ramavtalsleverantören besvarar Avropsförfrågan skriftligt. Kunden anger i Avropsförfrågan hur anbudet ska inlämnas. Ramavtalsleverantörerna ska erbjudas skälig tid att besvara avropsförfrågan. Tidsfristen bör inte understiga sex (6) dagar Utvärdering Kunden utvärderar de inkomna avropssvaren utifrån de förutsättningar som angivits i Avropsförfrågan. Modellen för att utvärdera de offererade timlönerna och prisfaktorerna är följande: Offererad timlön X offererad prisfaktor = utvärderingspris. Exempel utvärdering: Kunden efterfrågar en controller till 300 kronor i timlön Leverantören offererar en controller för 300 kr/timlön och med prisfaktor 1,06 Timlön 300 kr X faktor 1,06 = 318 kr Utvärderingspriset är 318 kr (= kr/månaden) Tilldelningsbesked Skriftligt tilldelningsbesked upprättas och skickas per brev eller e-post samtidigt till samtliga anbudsgivare. Mallen Tilldelningsbeslut kan användas i detta syfte Kontrakt Skriftligt kontrakt upprättas och skickas per brev eller e-post till leverantören. Mallen Kontrakt kan användas i detta syfte. Kontraktet kan skickas samtidigt som tilldelningsbeskedet då avtalsspärr inte gäller vid förnyad konkurrensutsättning enligt 16 kap. 2 punkt 2. LOU. Kunden kan frivilligt välja att tillämpa en avtalsspärr om tio (10) dagar Övrigt Om Kunden har bråttom rekommenderas att använda e-post vid alla moment i den förnyade konkurrensutsättningen. Kunden har, under den tid som personal är inhyrd, möjlighet att av Leverantören erhålla specificering avseende utbetald ersättning till inhyrd personal Bilagor Till denna Vägledning hör följande bilagor: 10(11)

11 Bilaga 01 Kontaktuppgifter Leverantörer Bilaga 02 Prisfaktorer Leverantörer 11(11)