Katarina Lagerstedt 40-42, och Thomas Norander 43 Stadshuset den 18 april. ... Anna Wallenberg. ... Jan-Erik Larsson ...

Transkript

1 Plats och tid Stadshuset, sal Flen Kl 09:00-16:40 Beslutande Jan-Erik Larsson (S), ordförande Thomas Norander (M), 1:e vice ordförande Karina Bundgaard Krogh (C), 2:e vice ordförande Terese Larsson (S) Torbjörn Jansson (S) Cecilia Friis (MP) Anna Jernemalm (KD) Katarina Lagerstedt (M) 40-42, Per Grönlund (SD) Göte Nilsson (SD) Kaj Johansson (V) Emma Dahlin (M), tjänstgörande ersättare 43 Övriga deltagare Ersättare Karl-Erik Holmsten (S) Kommunjurist Niklas Witt 50 Ersättare Peter Munter (S) Kommunchef Cecilia Vikström Ersättare Sven Bager (SD) Ekonomichef Jeanette Lijesnic Ersättare Kjerstin Gustafsson (C) Kommunsekreterare Anna Wallenberg Berit Hyllbrant (L) Tage Persson (C) (information) Ersättare Emma Dahlin (M) 40-42, Ersättare Jaana Lahti-Nordengen (information) Utrednings- och strategichef Sara Molander 45-49, 51 Utses att justera Katarina Lagerstedt 40-42, och Thomas Norander 43 Stadshuset den 18 april Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare... Anna Wallenberg 85 Paragrafer Ordförande Justerande... Jan-Erik Larsson... Katarina Lagerstedt Thomas Norander Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Kommunstyrelsens kansli, stadshuset, Flen Underskrift... Anna Wallenberg

2 86 Förändringar i föredragningslistan Kommunstyrelsen godkänner följande förändring i föredragningslistan: Utgår: - Information: Återrapportering av revidering av översiktsplan Information/diskussion - Dialog med Flens kommunfastigheter AB (FKAB) ordförande Anders Iwerbo och VD Jan-Åke Henriksson Frågor: 1. I Polisens medborgarlöften i Flen framgår att Resecenter vid stationen upplevs som en av de mest otrygga platserna i kommunen. Hur jobbar bolaget nu och hur tänker ni långsiktigt att det ska kunna bli en trygg plats i kommunen? Hur skulle bolaget vilja se en samverkan för att skapa en större trygghet runt stationsområdet? 2. Hur sker hyressättningen i FKAB? Finns det en dialog kring hyran med berörda parter till exempel barn-, utbildnings- och kulturnämnden? 3. Hur ser personalstyrkan i FKAB ut? Vem ansvarar för vad? Är den tillräcklig för att möta alla nybyggnationer som just nu pågår? 4. Hur jobbar ni med att minska elförbrukningar? Som till exempel solceller på skolor med mera. 5. Vad finns det för rutiner/processer i ärendehanteringen mellan FKAB och samhällsbyggnadsförvaltningen inför ett beslut i samhällsbyggnadsnämnden, till exempel i ett ärende som Lägerhyddan? Vilka rutiner kan förbättras? 6. I våra lokala miljömål är "giftfri miljö ett prioriterat mål. Barn-, utbildningsoch kulturnämnden arbetar också med giftfri förskola. Hur har ni tänkt och hur har det påverkat arbetet och kostnaderna med de nya förskolorna? - Stärkt lokal attraktionskraft NTS-chef Mikael Larsson - Kommunstyrelsens ordförande Jan-Erik Larsson (S) och kommunchef Cecilia Vikström har ordet - E-tjänster och e-förvaltning IT-chef Urban Bertling - Lägesrapport fossilfria och effektiva transporter Utredare Simon Wernsköld

3 87 - Dialog angående folkhälsa i strategisk plan Utredare Ingrid Ivarsson och utredare Helen Nyberg - Information om sociala investeringar Utrednings- och strategischef Sara Molander och ekonomichef Jeanette Lijesnic

4 88 Innehållsförteckning Sidnr 40 Kommunstyrelsens bokslut Årsredovisning och bokslut Tilläggsbudget Förhyrning av lokaler inom bruksområdet i Hälleforsnäs Svar på återremiss: Avgifter inom biblioteksverksamhet samt 99 simhall, båtplatser och lotteriregistrering 45 Svar på motion från Berit Hyllbrant (L) angående åldersbestä- 101 mning av ensamkommande flyktingbarn 46 Redovisning av uppdrag att undersöka möjligheterna för Flens 102 kommun att delta i Mötesplatser 47 Överenskommelse om samverkan för trygg och effektiv utskr- 103 ivning från sluten hälso- och sjukvård 48 Reglemente för krisledningsnämnden Samverkansavtal mellan Polismyndigheten och Flens kommun Revidering av VA-taxa för Flens kommun Utvärdering av systemet för intern kontroll i Flens kommun Kommunstyrelsens planeringsförutsättningar Räkenskapssammanställning och årsredovisning av Flens 111 kommuns stiftelser Inkommen synpunkt Delegationsbeslut Anmälningsärenden, kurser och konferenser samt cirkulär 114

5 89 40 KS/2017: Kommunstyrelsens bokslut 2016 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 2,51 miljoner kronor av 2016 års överskjutande budgetmedel för skolprojektet överförs till 2017 som en tilläggsbudget för skolprojektet, samt att 0,5 miljoner kronor av 2016 års överskjutande medel för konsulttjänster överförs till 2017 som en tilläggsbudget för personella resurser i projektet informationssäkerhet. Kommunstyrelsen beslutar för egen del att fastställa 2016 års bokslut för kommunstyrelsens verksamheter. Bakgrund Ett bokslut för 2016 för kommunstyrelsens verksamheter har upprättats och innehåller uppföljning av ekonomi, mål och indikatorer. Bokslutet visar ett överskott om 15,1 miljoner kronor mot uppsatt budget vid årets slut. En delförklaring till resultatet är outnyttjade generella statsbidrag, lägre kostnader för kollektivtrafik och skolprojekt som finansierats med andra statsbidrag. Måluppfyllelsen visar på en variation inom kommunstyrelsens verksamhetsområden. Bland annat förstudie Gedda och frisurfplatser är genomförda under perioden. Skolprojektet Av skolprojektets budget på 4,65 miljoner har 2,51 miljoner inte använts under året. Det finns flera insatser som har fördröjts på grund av den pågående skolstrukturen. En översyn av dokumentet Strategier för utveckling av Flens kommunala förskolor, skolor och fritidshem kommer att göras under våren 2017.

6 90 Det finns därmed ett behov av ytterligare medel än de som redan tilldelats i ram 2017 för att kunna genomföra de planerade insatserna och kommunstyrelsen äskar därför om att få överföra överskjutande budgetmedel till 2017 för skolprojektet. Informationssäkerhet Revisions- och rådgivningsföretaget KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning under 2016 av hur Flens kommun styr, leder, upprätthåller och kontrollerar informationssäkerheten i sin verksamhet. Revisionen pekar på risk för brister i rutiner och styrning, regelverk, kommunikation och efterlevnad. I revisionsrapporten rekommenderas att ett genomförandeprojekt startas med en tydlig plan och erforderliga resurser. Kommunstyrelsen beslutade att anslå 0,5 miljoner kronor till projektet om informationssäkerhet från det särskilda statsbidraget med anledning av flyktingsituationen. Ny lagstiftning, dataskyddsförordningen, har försenat projektet och det finns därmed fortfarande behov av medel som tilldelades 2016 för att kunna genomföra projektet. Kommunstyrelsen äskar om att få överföra överskjutande budgetmedel som avsatts till konsulttjänster under 2016 med 0,5 miljoner kronor till 2017 för personella resurser i projektet. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt

7 91 41 KS/2017:1 042 Årsredovisning och bokslut 2016 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna årsredovisningen för 2016, att godkänna kommunkoncernens sammanställda redovisning, samt att avsätta 30 miljoner kronor av 2016 års balanskravsresultat till sluttäckning av deponin på fastigheten Talja 1:5 Bakgrund Ekonomiavdelningen har upprättat ett förslag till årsredovisning för Årsredovisningen innefattar bland annat en förvaltningsberättelse, balansräkning, resultaträkning, finansieringsanalys, driftredovisning, investeringsredovisning och en sammanställd redovisning (koncernredovisning). Vidare följs de strategiska målen och de särskilda uppdragen upp i förvaltningsberättelsen. Nämndernas redovisning återfinns i sammanfattad form i förvaltningsberättelsen och finns även att tillgå på kommunstyrelsens kansli. Kommunens resultat för 2016 uppgår till +85 miljoner kronor efter extraordinära poster och +56,9 miljoner kronor före extraordinära poster. Den extraordinära posten består av återbetalning med 28,1 miljoner kronor av den inbetalning till pensionsförsäkring som gjordes Enligt förslag till balanskravsutredning uppgår balanskravsresultatet till +56,1 miljoner kronor efter justering av realisationsvinster. Balanskravsresultatet innehåller inga i anspråkstagna öronmärkningar eller synnerliga skäl då dessa inte ska ingå i uppställningen. Vid utgången av 2016 finns totalt 1,3 miljoner kronor öronmärkta för framtida åtaganden vilka avser social- och effektiviseringsfond. Kommunkoncernens sammanlagda resultat uppgår preliminärt till +84,6 miljoner kronor.

8 92 Sluttäckning deponi Kommunen har ett åtagande att sluttäcka den deponi som finns på fastigheten Talja 1:5 i Flens kommun. När deponier är tagna ur bruk ligger det på kommunens ansvar att omhänderta dessa. Ett beslut avseende tillstånd är utfärdat av Länsstyrelsen där det påvisas att en sluttäckning ska vara slutförd senast 1 oktober Idag finns cirka 15 miljoner kronor avsatta. En projektering av arbetet är ännu inte utförd. Enligt kostnadsberäkning från Sweco samt uppskattning av tillkommande kostnader beräknas den totala kostnaden uppgå till 42,4 miljoner kronor. Då kommunen visar på ett överskott i 2016-års bokslut föreslås därför att använda 30 miljoner av balanskravsresultatet till att öka avsättningen för sluttäckning av deponin på Talja 1:5. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt

9 93 42 KS/2017:7 041 Tilläggsbudget 2017, investeringar och drift Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att kronor av kommunstyrelsens överskjutande budgetmedel 2016 för insatser efter skolprojektet överförs till 2017 som en tilläggsbudget till insatser efter skolprojektet, att finansiering av kommunstyrelsens tilläggsbudget för insatser efter skolprojektet tas från kommunstyrelsens öronmärkta reserv för avsättning Frutorpsdeponin med kronor, att kronor av kommunstyrelsens överskjutande budgetmedel 2016 för konsulttjänster överförs till 2017 som en tilläggsbudget för personella resurser i projektet informationssäkerhet, att finansiering av kommunstyrelsens tilläggsbudget för personella resurser i projektet informationssäkerhet tas från kommunstyrelsens öronmärkta reserv för avsättning Frutorpsdeponin med kronor, att kronor av samhällsbyggnadsnämndens överskjutande budgetmedel för 2016 överförs till 2017 som en tilläggsbudget för att kunna slutföra uppdraget med en energi- och klimatplan, att finansiering av samhällsbyggnadsnämndens tilläggsbudget för energi- och klimatplan tas från kommunstyrelsens öronmärkta reserv för avsättning Frutorpsdeponin med kronor, att kronor av barn-, utbildnings- och kulturnämndens överskjutande budgetmedel 2016 överförs till 2017 som en tilläggsbudget med hänvisning till osäkerhet gällande ansökta bidragsbelopp hos Migrationsverket, att finansiering av barn-, utbildnings- och kulturnämndens tilläggsbudget men hänvisning till osäkerhet för ansökta bidragsbelopp hos Migrationsverket tas från kommunstyrelsens öronmärkta reserv för avsättning Frutorpsdeponin med kronor,

10 94 att anvisa tilläggsanslag på investeringsbudgeten 2017 med kronor, samt att omdisponera kr från projekt Sängar till projekt Datorer Undervisning USI. Bakgrund Drift Kommunstyrelsen Skolprojektet Av skolprojektets budget på 4,65 miljoner har 2,51 miljoner inte använts under året. Det finns flera insatser som har fördröjts på grund av den pågående skolstrukturen. En översyn av dokumentet Strategier för utveckling av Flens kommunala förskolor, skolor och fritidshem kommer att göras under våren Det finns därmed ett behov av ytterligare medel än de som redan tilldelats i ram 2017 för att kunna genomföra de planerade insatserna och kommunstyrelsen äskar därför om att få överföra överskjutande budgetmedel till 2017 för skolprojektet. Informationssäkerhet KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning under 2016 av hur Flens kommun styr, leder, upprätthåller och kontrollerar informationssäkerheten i sin verksamhet. Revisionen pekar på risk för brister i rutiner och styrning, regelverk, kommunikation och efterlevnad. I revisionsrapporten rekommenderas att ett genomförandeprojekt startas med en tydlig plan och erforderliga resurser. Kommunstyrelsen beslutade att anslå 0,5 miljoner kronor till projektet om informationssäkerhet från det särskilda statsbidraget med anledning av flyktingsituationen. Ny lagstiftning, dataskyddsförordningen, har försenat projektet och det finns därmed fortfarande behov av medel som tilldelades 2016 för att kunna genomföra projektet. Kommunstyrelsen äskar om att få överföra överskjutande budgetmedel som avsatts till konsulttjänster under 2016 med 0,5 miljoner kronor till 2017 för personella resurser i projektet.

11 95 Samhällsbyggnadsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden fick i strategisk plan i uppdrag att, utifrån antagna direktiv, ta fram en energi- och klimatplan och beviljades en utökad ram 2016 på 0,5 miljoner kronor. Svårigheter att hitta lämplig konsult för uppdraget har gjort att arbetet fördröjts och det finns därmed ett behov av att få överföra överskjutande budgetmedel till 2017 för detta ändamål. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Som en följd av den stora tillströmningen av flyktingar till Sverige har barn-, utbildnings- och kulturnämnden ansökt om betydligt högre ersättning från Migrationsverket än budgeterat. På grund av fördröjda handläggningstider hos Migrationsverket finns osäkerhet gällande summan av återsökt ersättning. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden inväntar beslut om ersättning från november 2015 och framåt. Med anledning av detta äskar barn-, utbildnings- och kulturnämnden om att få överföra överskjutande budgetmedel från 2016 till Finansiering tilläggsbudget drift Totalt äskar nämnderna att få överföra 7,51 miljoner kronor av överskjutande budgetmedel till 2017 som tilläggsbudget. I kommunstyrelsens reserv för oförutsedda medel finns 9 miljoner som är öronmärkta för sluttäckning av Frutorpsdeponin. Då en större avsättning till deponin görs i samband med bokslutet föreslås dessa medel omdisponeras till att täcka nämndernas äskande om tillläggsbudget. Investeringar Beviljade investeringsanslag gäller över en tvåårsperiod (tvåårsregeln). Detta innebär att de anslag som inte förbrukats det första året de anslagits, övergår till nästkommande år utan särskilt beslut om investeringen inte slutförts. Mellan 2016 och 2017 överförs på detta sätt kronor. Inventarier, fordon och maskiner budgeterades med ett belopp per nämnd i enlighet med en långsiktig plan. Oförbrukade medel för dessa investeringar förs över till nästkommande år utan särskilt beslut. Mellan 2016 och 2017 överförs på detta sätt kronor. De investeringsmedel som inte förbrukats under tvåårsperioden (anslagsåret plus ytterligare ett år) flyttas inte automatiskt över till nästkommande år. Dessa medel ska kommunfullmäktige besluta om på nytt i den så kallade tilläggsbudgeten.

12 96 Totalt äskar nämnderna att kronor övergår till 2017 för investering-ar som inte är slutförda. Det handlar bland annat om cykelbana mellan Yxtaholm- Malmköping, skateboardpark, strategiska markinköp bro GC-vägar. Det finns också ett behov av att få omdisponera medel om kronor från projekt Sängar till projekt Datorer undervisning USI där investeringsbehov uppstått. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt

13 97 Katarina Lagerstedt (M) anmäler jäv och deltar inte i överläggning eller beslut och ersätts av Emma Dahlin (M). 43 KS/2016: Förhyrning av lokaler inom bruksområdet i Hälleforsnäs Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att hyra lokalerna inom bruksområdet i Hälleforsnäs enligt Framtidsbruket ABs förslag, att uppdra till kommunstyrelsen att teckna erforderligt hyresavtal med Framtidsbruket AB under förutsättning att den föreslagna renoveringen utförs, att hyran finansieras genom medel från kommunstyrelsens reserv för oförutsedda kostnader med max kronor för 2017, att kostnader för lokalvård och uppstartskostnader finansieras genom medel från kommunstyrelsens reserv för oförutsedda kostnader med max kronor för 2017, samt att finansiering av hyra och lokalvård därefter arbetas in i strategisk plan Bakgrund Framtidsbruket AB inkom med en skrivelse samt en kompletterande skrivelse med ett erbjudande till kommunen att hyra övervåningen i den byggnad på bruksområdet i Hälleforsnäs som betecknas mejerihuset samt kolhusbyggnaden. Lokalerna i mejerihuset ger möjlighet till att användas vid olika tillfällen av många intressenter med skilda behov och stort varierat innehåll. Möjliga användningsområden är kulturverksamheter, konferenser och mötesplatser för företag och föreningsliv. Intill dessa lokaler planeras en ombyggnation av ett kök vilket kan möjliggöra att även matservering kan erbjudas i lokalerna. Kommunen kommer att ha möjlighet att hyra ut lokalerna på samma sätt som kommunens andra liknande lokaler. Om kommunen väljer att teckna ett hyresavtal med Framtidsbruket AB kommer lokalerna att renoveras enligt det upprättade förslaget i skrivelsen innan tillträde.

14 98 I övrigt ska lokalerna uppfylla de lagar och regler som finns. En dialog mellan Framtidsbruket AB och kommunen bör ske innan avtalstecknande. Lokalytan är cirka 550 m 2. Den årliga hyran är beräknad till kronor inklusive drift och underhåll. Framtidsbruket AB erbjuder även kommunen att den kulturhistoriska kolhusbyggnadens lokal ingår i förhyrningen inom ramen för den föreslagna hyreskostnaden. Kostnader för lokalvård tillkommer och i dagsläget finns inget fastställt belopp då lokalen inte är ombyggd ännu. Det kan även uppstå andra kostnader i ett uppstartsskede vilka är svåra att uppskatta. Exempel på sådana kostnader kan vara material och inredning varpå ett maxbelopp föreslås öronmärkas tills faktiska kostnader är kända. Reservation Per Grönlund (SD) reserverar sig mot beslutet med motiveringen att det finns för dåligt underlag för beslut. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt

15 99 44 KS/2016: KS/2016: Svar på återremiss: Avgifter inom biblioteksverksamhet samt simhall, båtplatser och lotteriregistrering Kommunstyrelsen beslutar att ärendet återremitteras till samhällsbyggnadsnämnden för att grundligare utreda möjligheten och kostnaden att införa rabatterade tider i simhallen i förslaget till Avgifter för simhall, båtplatser och lotteriregistrering. Bakgrund Kommunens författningssamling 1991: Avgifter och hyror för kultur- och fritidsnämndens verksamhet 2014 omfattar hyror och avgifter för dels fritidsverksamhet inklusive lotteriregistrering och dels biblioteksverksamheten. Med anledning av den ändrade nämndorganisationen då ansvaret för verksamheterna delats mellan samhällsbyggnadsnämnden och barn-, utbildningsoch kulturnämnden behöver en förändring göras där den gällande författningen upphävs och respektive ansvarig nämnd beslutar om avgifter i sin verksamhet. Övriga avgifter och lokalhyror beslutades av kommunfullmäktige i Avgifter och lokalhyror för Flens kommun (2016:11 806). På kommunstyrelsens sammanträde återremitterades ärendet i förslaget till Avgifter för simhall, båtplatser och lotteriregistrering till samhällsbyggnadsnämnden för att utreda möjligheten och kostnaden att införa rabatterade tider i simhallen. Samhällsbyggnadsnämnden har på sitt sammanträde föreslagit kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att inte införa ytterligare rabatterade tider i simhallen. Motiveringen är att simhallen redan har låga avgifter för bad, simskola med mera samt rabatterade avgifter för familjer med barn. Det har heller inte efterfrågats ytterligare rabatterade tider för bad av den allmänhet som besöker simhallen.

16 100 Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att upphäva författningen 1991: Avgifter och hyror för kultur och fritidsnämndens verksamhet 2014, att anta samhällsbyggnadsnämndens förslag till avgifter för simhall, båtplatser och lotteriregistrering i Flens kommun, att anta barn-, utbildnings och kulturnämndens förslag till avgifter inom biblioteksverksamheten i Flens kommun, att gälla från och med , samt att uppdra till kommunstyrelsens kansli att inarbeta förändringarna i kommunens författningssamling. Yrkande Katarina Lagerstedt (M) yrkar att ärendet återremitteras till samhällsbyggnadsnämnden för att grundligare utreda möjligheten och kostnaden att införa rabatterade tider i simhallen i förslaget till Avgifter för simhall, båtplatser och lotteriregistrering. Propositionsordning Ordförande finner att det förutom förvaltningens förslag finns ett återremissyrkande. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag mot Katarina Lagerstedts (M) återremissyrkande finner ordförande att kommunstyrelsen beslutar att bifalla Katarina Lagerstedts (M) återremissyrkande. Expedieras till: Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Akt

17 KS/2016: Svar på Motion från Berit Hyllbrant (L) angående åldersbestämning av ensamkommande flyktingbarn Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att avslå motionen på grund av att motionärens förslag inte har stöd i gällande lagar. Bakgrund Berit Hyllbrant (L) inkom med en motion angående åldersbestämning av ensamkommande flyktingbarn. Kommunfullmäktige beslutade att motionen fick framställas, samt att remittera ärendet till socialnämnden för beredning. Svar på motionen önskas till kommunfullmäktiges sammanträde i maj Motionären föreslår att socialnämnden ges i uppdrag att ställa krav på Migrationsverket att ensamkommande flyktingbarn som placeras i Flens kommun skall vara uppenbart under 18 år alt att Migrationsverket genom godkända medicinska metoder har åldersbestämt barnen att vara under 18. Socialnämnden behandlade motionen vid sammanträde Nämnden beslutade då att föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen med hänvisning till att motionsförslaget inte stöds i gällande lagstiftning. Kommunledningsförvaltningen delar socialnämndens bedömning. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt

18 KS/2017: Redovisning av uppdrag att undersöka möjligheter för Flens kommun att delta i Mötesplatser Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redogörelsen för orsakerna till att det för närvarande inte är möjligt för Flens kommun att ansluta till projekt Mötesplatser. Bakgrund Kommunstyrelsen ges i Strategisk plan uppdraget att undersöka möjligheterna för Flens kommun att delta i projekt Mötesplatser i syfte att förbättra och för-enkla nyanländas etablering i kommunen och i arbete eller studier. Projektet drivs enligt regeringsuppdrag som en samverkansform för flera statliga myndigheter och Sveriges kommuner och Landsting (SKL). Målsättningen är att förenkla myndigheternas arbetsprocesser med individen i fokus, så att nyanlända snabbare kan etableras med en högre trygghetsupplevelse. Projektet har pågått sedan 2015 och har utvidgats under 2016-års andra del. Mötes-platser kan etableras i kommuner som har servicekontor. En Mötesplats startade i Eskilstuna i januari Undersökning har gjorts av möjligheterna för Flens kommun att ansluta till Mötesplatsen i Eskilstuna. Inledande kontakter med projektledningen gjorde att kommunen kunde delta när Mötesplats Eskilstuna anordnade en endags-samling för asylsökande i kringliggande kommuner vid Migrationsverkets anläggning i Flen. Projektledningen är principiellt positiva till att Flens kommun deltar, men meddelade den första mars att det för närvarande inte är aktuellt att utveckla Mötesplats vidare i Flen. Detta beror på lågt inflöde av nyanlända och resursbegränsningar. Projektledningen är dock öppna för att förutsättningarna kan ändras. Även om deltagande i det statligt drivna projektet inte är aktuellt finns behov av myndighetssamverkan lokalt för att förbättra de nyanländas möjligheter. Socialförvaltningen ansvarar det förvaltningsövergripande, kommunövergripande uppdraget En kommun för alla. Inom ramen för detta finns redan etablerade kontakter, varför kommunledningsförvaltningens bedömning är att vidgad samverkan med åtminstone Migrationsverket och Arbetsförmedlingen, som finns representerade i Flen, naturligt sker inom uppdraget. Expedieras till: Kommunfullmäktige, Akt

19 KS/2017: Överenskommelse om samverkan för trygg och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna och ingå i överenskommelsen för trygg och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård från och med Bakgrund Den gemensamma nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård (NSV) beslutade i december 2015 att ta fram en överenskommelse för samverkan mellan kommunerna i Sörmland och landstinget kring trygg och effektiv utskrivning från sjukhus. Målgruppen för överenskommelsen är personer, i alla åldrar, som efter utskrivning från slutenvården behöver insatser från socialtjänsten och/eller den kommunalt finansierade hälso- och sjukvården samt den lands-tingsfinansierade öppna vården. Syftet med överenskommelsen är att skapa en trygg och effektiv övergång till öppenvården efter en slutenvårdsvistelse. Detta ska ske genom att kommunen och landstinget roller tydliggörs, ett tillitsfullt samarbete mellan kommunen och landstinget så att omsorgens insatser kan samordnas utifrån individens behov och förutsättningar. Syftet är också att åstadkomma en god vård på rätt vårdnivå, där ledtiderna är så korta som möjligt, allt med individens bästa i fokus. De samverkansprocesser som beskrivs i överenskommelsen kommer att öka kraven på effektiva interna processer inom kommunen och mellan kommunen och landstinget. Överenskommelsen innebär att en ekonomisk reglering kommer att ske om det genomsnittliga antalet dagar i slutenvård efter att en person är utskrivningsklar överskrider tre kalenderdagar under tre månader i följd. Utvecklingen följs månadsvis. Om det genomsnittliga antalet dagar är tre eller färre under en sammanhängande tremånadersperiod upphör landstingets ersättningskrav. Av överenskommelsen framgår att arbetet ska bedrivas utifrån länsgemensamma riktlinjer och en särskild plan för uppföljning.

20 104 För att överenskommelsen ska gälla krävs att samtliga huvudmän (kommunerna och landstinget) godkänner och undertecknar överenskommelsen. Överenskommelsen gäller från och med Socialnämnden behandlade ärendet den och beslutade då att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att ingå i överenskommelsen för trygg och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Kommunledningsförvaltningen har berett ärendet och ser positivt på överenskommelsen och samarbetet för att samordna vårdinsatserna vid utskrivning till öppenvård utifrån individens behov och bästa. Kommunledningsförvaltningen gör bedömningen utifrån kontakter med socialförvaltningen att överenskommelsen initialt kommer att vara kostnadsneutral för Flens kommun. Effektiva rutiner kan tas fram under 2017 inför att överenskommelsen träder i kraft 2018 vilket gör det möjligt att minimera antalet vårddagar då patienten är utskrivningsklar men finns kvar i den slutna hälso- och sjukvården. Behovet av resurser på sikt är i dagsläget svårt att bedöma. Överenskommelsen gäller från och med tills vidare och kan sägas upp in sin helhet och för samtliga parter efter beslut i NSV, nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård. Detta innebär att Flens kommun inte ensidigt har rätt att gå ur överenskommelsen, vilket är viktigt att observera. Kommunledningsförvaltningen överlämnar ärendet till kommunstyrelsen för ställningstagande och beslut. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt

21 KS/2016: Reglemente för krisledningsnämnden Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för krisledningsnämnden i Flens kommun, samt att uppdra till kommunstyrelsens kansli att inta reglementet i Flens kommuns författningssamling. Bakgrund Enligt kommunallag (1991:900) 6 kapitlet 32 ska fullmäktige utfärda reglementen för nämnderna i kommunen. Kommunfullmäktige i Flens kommun beslutade 16 november 2016 att ett reglemente för krisledningsnämnden tas fram snarast. Föreliggande förslag utgår från kraven i kommunallagen och har tagits fram med beaktande av förhållanden och utmaningar som kan komma att bli aktuella i extraordinära händelser i fredstid, som är den typ av händelser krisledningsnämnden är avsedd att agera i. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt

22 KS/2016: Samverkansavtal mellan Polismyndigheten och Flens kommun Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta förslaget till nytt samverkansavtal mellan Polismyndigheten och Flens kommun. Bakgrund Polismyndigheten och Flens kommun har ett flertal gånger antagit gemensamma samverkansavtal. Den senaste överenskommelsen slöts 2015 och dess avtalstid går ut Med anledning av detta föreslås nu ett nytt avtal att gälla från fram till Avtalet omfattar ramarna för samarbetet mellan parterna och preciserar områden som ska vara i särskild fokus för samverkan under avtalstiden. Valet av områden har tagits fram i samarbete mellan kommunen och Polismyndigheten. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt

23 KS/2016: Revidering av VA-taxa för Flens kommun Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktig besluta att anta förslag till reviderad VA-taxa för Flens kommun att gälla från och med , samt att uppdra till kommunstyrelsens kansli att inta den reviderade taxan i kommunens författningssamling. Bakgrund Flen Vatten och Avfall AB (FVAAB) har överlämnat ett reviderat förslag till VAtaxa. Förslaget avser bland annat brukningsavgifterna och har när det gäller dem följande innehåll: - Fast avgift, per år: kronor (2 488 kronor) - Lägenhetsavgift, per år: kronor (1 891 kronor) - Tomtavgift, för varje påbörjat 100-tal kvadratmetrar: 348 kronor (262 kronor) - Förbrukningsavgift, per kubikmeter: 31:70 kronor (27:10 kronor) Siffran inom parentes är nu gällande avgift. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt

24 KS/2016:3 042 Utvärdering av systemet för intern kontroll i Flens kommun Kommunstyrelsen beslutar att utifrån nämndernas rapportering av den interna kontrollen för 2016 och genomfört utvecklingsarbete, godkänna den årliga utvärderingen av kommunens samlade system för intern kontroll, att uppmana nämnderna till att, i syfte att öka verksamheternas säkerhet och kvalitet, fortsätta arbetet med att stärka den interna kontrollen inom verksamheterna genom ett aktivt arbete med risk- och väsentlighetsanalys och genom ändamålsenlig planering, uppföljning och återrapportering av det interna kontrollarbetet, samt att uppdra till kommunledningsförvaltningen att i samråd med nämnder/förvaltningar, utveckla arbetet med planering, uppföljning och rapportering av internkontrollarbetet, i syfte att säkra en effektiv förvaltning och undgå allvarliga fel. Bakgrund I februari/mars 2017 har nämnderna och kommunstyrelsen fått redovisning av genomförda kontrollmoment enligt antagna internkontrollplaner för Internkontrollplanerna ska arbetas fram genom att risk- och väsentlighetsanalys genomförs i samverkan mellan förvaltningsorganisationen och förtroendevalda. Utöver återrapportering av genomförda internkontrollmoment till respektive nämnd, fastställer kommunens reglemente för intern kontroll att kommunstyrelsen ansvarar för att en utvärdering görs av det samlade systemet för intern kontroll. Vid den utvärdering som genomfördes av systemet våren 2016 framkom att nämndernas/styrelsens hantering av både utformning av respektive internkontrollplan och uppföljning av densamma varierade, vilket även är fallet vid föreliggande utvärdering. Omfattningen av nämndernas internkontrollplaner varierar. Detsamma gäller återrapporteringen av genomförda av kontroller, redogörelse för vilka brister som upptäcks och förmedling av vilka insatser som kontrollerna ger upphov till. Fortsatt samverkan i utvecklingsarbetet av systemet förordas därför av kommunledningsförvaltningen. I det interna kontrollarbetet

25 109 är det viktigt att nämnderna/styrelsen beaktar risker inom hela sina verksamhetsområden och att upptäckta brister både åtgärdas och förebyggs. Genomförda kontroller ska bidra i kvalitetsutvecklingen vilket också ska framgå när arbetet med intern kontroll återrapporteras. Det är viktigt att framhålla att genomförda kontroller visar att verksamheterna i hög grad lyckas med sina uppgifter. I den återrapportering som nämnder och kommunstyrelse behandlat för 2016 framgår emellertid att brister framkommit vid uppföljning av vissa kontrollmoment inom barn- utbildnings- och kulturnämndens ansvarsområde, liksom inom kommunstyrelsens och samhällsbyggnadsnämndens områden. Dessa återrapporteringar ger också i varierande omfattning indikationer om vilka förbättringar som krävs eller kan genomföras för att åtgärda uppmärksammade svagheter eller förebygga att problemen återkommer. Socialnämndens skriftliga rapportering ger ingen sådan information, vilket delvis hänger samman med att socialförvaltningen för närvarande har en mycket hög arbetsbelastning och är underbemannad. Därför har genomförande av lagstadgad och påbjuden verksamhet prioriterats framför rapportering av uppföljningsaktiviteter. Exempel på brister som uppmärksammats är att både samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen på olika sätt kommit fram till att tjänsteskrivelsernas kvalitet kan och bör stärkas. För kommunstyrelsens del har registrering och rapportering av delegeringsbeslut liksom förfarandet vid direktupphandling visat sig behöva säkerställas. Barn- utbildnings- och kulturnämndens uppföljning visar bland annat att det finns behov av stärkta rutiner inom olika verksamhetsområden för att säkra likvärdig utbildning och trygghet för alla elever. Det är centralt att resultaten från genomfört kontrollarbete tas till vara och leder till förbättringar i organisationen. Expedieras till: Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden Akt

26 KS/2017: Kommunstyrelsens planeringsförutsättningar Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till planeringsförutsättningar för kommunstyrelsens verksamhetsområden. Bakgrund Planeringsförutsättningarna ska vara en beskrivning av ett förändrat åttagande för nämnden utifrån statliga reformer, beslut eller annat som kan påverka nämndens verksamhet framåt. Nämnden har analyserat sina verksamhetsbehov och endast beskrivit vilka investeringar som är nödvändiga. De investeringar som redan tidigare har beslutats om gällande inventarier, maskiner och fordon och som tilldelats med årliga belopp har inte tagits med i planeringsförutsättningarna. Expedieras till: Akt

27 KS/2017:9 046 Räkenskapssammanställning och årsredovisning av Flens kommuns Stiftelser 2016 Kommunstyrelsen beslutar att godkänna av donationsstyrelsen upprättade räkenskapssammanställningar och årsredovisning för kommunens stiftelser avseende år 2016 och att överlämna dem till respektive revisor, samt att efter det att årsredovisningen för Canutus Gustafssons minnesstiftelse granskats och godkänts av auktoriserad revisor överlämna densamma till Länsstyrelsen. Bakgrund Enligt stiftelselagen ska räkenskapssammanställning göras för alla stiftelser vars tillgångar understiger kronor. Dessa ska godkännas av den på undertecknandedagen gällande kommunstyrelse för att därefter överlämnas till revisor för godkännande. I och med det bekräftar kommunstyrelsen att årssammanställningarna är upprättade som sig bör utifrån redovisningen. För stiftelser som har tillgångar överstigande kronor ska en årsredovisning göras. Flens kommun har idag en, Canutus Gustafssons minnesstiftelse. Efter att kommunstyrelsen har godkänt årsredovisningen ska den vidarebefordras till auktoriserad revisor. När årsredovisningen är godkänd av revisor ska den vidarebefordras till Länsstyrelsen. Expedieras till: Ekonomiavdelningen Akt

28 Inkommen synpunkt Kommunstyrelsen beslutar att lägga den redovisade synpunkten till handlingarna. Bakgrund SPH/2017:40 Synpunkt angående tillgänglighet och telefonsvarare

29 KS/2017: Delegationsbeslut Kommunstyrelsen beslutar att lägga redovisade delegationsbeslut till handlingarna. Bakgrund Kommunstyrelsens delegation 8 samt 11-13, delegationsbeslut gällande avtal och upphandling 1-9 samt anställningsbeslut fattade under perioden återfinns hos kommunstyrelsens kansli.

30 Anmälningsärenden, kurser och konferenser samt cirkulär Kommunstyrelsen beslutar att lägga redovisade anmälningsärenden, kurser och konferenser samt cirkulär till handlingarna. Bakgrund Anmälningsärenden, kurser och konferenser samt cirkulär till kommunstyrelsen under perioden till Avtal: - Tecknat avtal mellan Flens kommun och Sörmlands Media AB avseende volymrabatt - Tecknat avtal mellan Flens kommun och Eniro Sverige AB avseende annonsering i Eniros produkter - Tecknat Abonnemangsavtal mellan Flens kommun och Quickchannel AB - Tecknat brukaravtal mellan Flens kommun och Cybercom Sweden AB avseende CDA Arbetsmiljöverket: - Projektrapport för arbetsmiljöverkets nationella tillsyn över skolan Barn-, utbildnings- och kulturnämnden: - Beslut , Svar på revisionsrapport - styrning och ledning inom barn-, utbildnings- och kulturnämnden Flen världsorkester: - Inbjudan till invigning av The Culture House Flens bostads AB: - Protokoll från bolagsstyrelsen Bilagor till protokoll från bolagsstyrelsen Protokoll från bolagsstyrelsen Bilagor till protokoll från bolagsstyrelsen

31 115 Flens Industrihus AB: - Protokoll från bolagsstyrelsen Information Sverige: - Information om informationsverige.se - länsstyrelsernas kostnadsfria guide till svenska samhället på 10 språk Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet: - Kallelse till direktionens sammanträde Kommunchefen: - Svar på skrivelse från Sveriges Tivoliägareförening om att anordna en centralt belägen evenemangsplats - Skrivelse till Björnar Berg, VD i Sörmland Vatten, angående IT-avtal Kommuninvest: - Inbjudan till kommuninvest föreningsstämma Kallelse till föreningsstämma Kommunstyrelsens arbetsutskott: - Beslut , Övergripande gemensamma frågor till besökare vid uppsiktsdialoger med kommunstyrelsen Kommunstyrelsens personalutskott: - Beslut , Ändrat datum för personalutskottets sammanträde i maj år 2017 Leader Södermanland: - Kallelse till årsstämma Civilförsvarsförbundet Flen, ordförande och FRG-ansvarig Lisbeth Brevig: - Inbjudan från Civilförsvarförbundet till kommunstyrelsens ordförande till samtal om frivilliga resursgruppen (FRG) Landstinget Sörmland, Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård: - Beslut , Verksamhetsplan Regionalt stöd för samverkan kring socialtjänst och vård - Tjänsteutlåtande , Verksamhetsplan Regionalt stöd för samverkan kring socialtjänst och vård

32 - Verksamhetsplan Regionalt stöd för samverkan kring socialtjänst och vård Länsstyrelsen i Kronobergs län: - Beslut om tillstånd till kameraövervakning för Positionsbolaget AB Länsstyrelsen i Skåne: - Beslut om tillstånd till kameraövervakning för Lunds universitet - institutionen för naturgeografi och ekosystemvetenskap Länsstyrelsens i Södermanlands län: - Beslut om fördelning av anvisningar till kommuner kalenderåret Beslut om tillstånd till kameraövervakning för Flens kommun, Järnvägstunneln Flens Bangård - Föreläggande om hantering av utskovsluckor vid Sibro, Båvens utlopp, Nyköpings kommun - Inbjudan till Ung Företagsamhets partner- och skolledarträff Länsstyrelsen i Uppsala län, Miljöprövningsdelegationen: - Beslut om avslag på ansökan om tillstånd för vindkraftpark på fastigheterna Ånhammar 1:1 i Gnesta kommun samt Kvattala 1:1 och Kulla 1:8 i Flens kommun Jokargo AB, områdesansvarig Nord/Syd Mattias Hellström: - Skrivelse angående brandsäkerhet till kommunstyrelsens ordförande samt ansvarig för lägenheter som kommunen hyr ut till migrationsverket Myndigheten för delaktighet: - Skrivelse angående FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning och dess betydelse för kommunerna Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB): - Information om kommuners deltagande i krisberedskapsveckan 2017 Peter Baunach: - Skrivelse till kommunstyrelsens ordförande om Lägerhyddan i Malmköping Regeringskansliet, Sverigeförhandlingen: - Inbjudan till regiondialog om höghastighetsjärnvägens regionala betydelse

33 117 Regionförbundet Sörmland: - Kallelse till regionstyrelsekonferensen Protokoll från regionstyrelsen Regionstyrelsens beslut , Strategi för smart specialisering i Sörmland, samt underlag för beslut - Regionstyrelsens beslut , Ändrad medfinansieringsgrad för Strängnäs resecentrum, samt underlag för beslut Statens offentliga utredningar: - Information om webbsändning av presentationen av utredningen cirkulär ekonomis betänkande Sveriges Kommuner och Landsting (SKL): - Meddelande från styrelsen nr 8/2017, SKL:s sammanträdesplan för Återkoppling avseende: Finansiering av nationell stödfunktion på SKL för utveckling av en mer kunskapsbaserad socialtjänst Sörmland Vatten och Avfall AB: - Informationsbrev nr 8 om Flens framtida vattenförsörjning - ny överföringsledning Thord Johansson - Skrivelse till kommunstyrelsens ordförande och politiker i Flens kommun om problem i Lägerhyddan i Malmköping Unikabruket AB - Protokoll från bolagsstyrelsen Kurser och konferenser Informationsbolaget: - Inbjudan till konferens: Krisberedskap krisberedskap och kriskommunikation i samhället Konsumentvägledarnas förening och Konsumentverket: - Inbjudan till konsumentdagarna 2017

34 118 Länsstyrelsen i Södermanlands län: - Inbjudan till en dag om upphandling och giftfri vardag - Inbjudan till lanseringskonferens om den nationella ANDT-strategin Piku kommun: - Utbildning för ny- och omvalda politiker 2018 PWC: - Intern styrning och kontroll för förtroendevalda - Kommunal ekonomi för förtroendevalda - Utveckla ordförandeskapet i nämnder och styrelser Svenska stadskärnor: - Inbjudan till årskonferens Levande orter och livfulla städer Sveriges Kommuner och Landsting (SKL): - Inbjudan till budgetdagen Inbjudan till konferens om hållbar regional utveckling - Flöden och dynamik ur ett regionalt perspektiv - Utbildning om hot och har mot förtroendevalda Gislaveds kommun, personalklubben VISAM och Isabergs golfklubb: - Inbjudan till förtroendevalda och anställda i kommuner till kommunanställdas fritidsförbunds riksmästerskap i golf Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) 17:07 Information om Kompetenslyft

35