Kvalitet- och ledningssystem ISO 9001 och ISO 14001

Transkript

1 Projektledning Kommunikationsstrategi Initiering Förstudie Planering Genomförande Avslut Utvärdering Kvalitet- och ledningssystem 1

2 2

3 Idag ska vi lära oss ; Vad är ISO 9001? Vilka 7 principer är det? Vad är ISO 9001:2015 och vad skiljer mot tidigare? Vad är en kvalitetspolicy? Vad är ledningens genomgång? Vad är en revision? Hur mäter man kundtillfredställelse? Vad är ISO 14001? Vilka 7 principer är det? Vad är ISO 14001:2015 och vad skiljer mot tidigare? Vad är en miljöpolicy? Hur sätter man miljömål och kvalitetsmål? Vad är en miljörevision? Hur implementerar man? 3

4 Vad krävs för att utveckla förbättringar? Individens skicklighet är bara 20% av potentialen till att göra en bra förbättringar, resten är inbyggt i systemet/processen/org. Bygger man dåligt system så blir det dåliga förbättringar och tvärtom. Men individer kan bidraga med att bygga bra system/processer. 20% 80% 4

5 Hur kan man då bygga ett bra system/struktur? -Jo, man bygger ett verksamhetsledningssystem. Ett ledningssystem är en standard som vill hjälpa till att tvinga fram ett bättre och effektivare arbetssätt. Ledningssystemet skall ge nöjdare kunder o medarbetare o ägare o samhälle, än om man vore utan Ledningssystemet. Det finns olika ledningssystem som har olika drivkrafter som de vill tvinga fram. Det två vanligaste är ISO 9001 för bättre kvalitetsarbete och ISO för bättre miljöarbete. Andra system driver t ex arbetsmiljö, säkerhet osv ISO 9001 Kvalitetsledningssystem ISO Miljöledningssystem Andra ISO system 5

6 Vad vill de flesta företag uppnå med sin verksamhet? Man vill gå med vinst! Hur kan man uppnå detta Öka försäljningen/intäkterna Sänka alla olika kostnader Stärka varumärket Hur kan man angripa detta? Kundfokusering med ökad kundtillfredsställelse Enklare och effektivare styrning av verksamheten (ledarskap) Processorientering standardiserar och tydliggöra. Ständiga förbättringar för långsiktig tillväxt Engagerade medarbetare och ledning Faktabaserade beslut Effektivare kommunikation ISO-systemet skall stödja allt detta och leverera följande; Tydliggöra företagets mål Nya möjligheter Vem är kunden Kundens behov Arbeta effektivare Tydliggöra arbetsprocessen Analysera risker Följa lagstiftningen 6

7 Projektledning Kommunikationsstrategi Initiering Förstudie Planering Genomförande Avslut Utvärdering Kvalitetssystemet ISO

8 Detta är ISO 9001:2015 ISO 9001 är en standard för ett ledningssystem med fokus på kvalitetsprocesserna i ett företag eller en organisation. Ett ledningssystem beskriver hur du ständigt förbättrar och justerar din verksamhet för att möta kundernas behov. Det kan beröra allt från hur du svarar i telefon till hur du undviker driftsstörningar. ISO 9001 baseras på 7st principer som innehåller ca 50st krav. Alla dessa krav skall vara uppfyllda för att man skall vara certifierad. ISO 9001 används av företag i hela världen och i Sverige certifieras ett nytt företag varje dag. Standarderna inom ISO 9001 används Copyright idag av Restrta både tjänste och varuproducerande företag, och inom offentlig och ideell verksamhet. ISO 9001 : 2015 baseras på 7 management principer, 7 QMP : Kundfokus Ledarskap Medarbetarnas engagemang Processinriktning Förbättring Faktabaserade beslut Relationshantering 8

9 Exempel på ISO 9001 krav: Det finns ett 50-tal krav i ISO 9001 som man årligen måste arbeta med för att uppfylla. Här beskrivs några av dessa kortfattat. Sätta upp kvalitetsmål som innebär en förbättring för verksamheten. Följa upp mål Se över kundtillfredsställelsen Utvärdera sina leverantörer Genomföra internrevision Bedriva avvikelsehantering Bedriva förbättringsverksamhet Hålla ledningens genomgång Hålla kvalitetspolicyn känd för anställda och uppdatera den vid behov Utifrån den information som kommer fram vid leverantörsbedömning, kundmätning, internrevision, externrevision och avvikelsehantering bedriver man sedan ett förbättringsarbete för att höja kvaliteten och för att förebygga fel som kan uppstå. Vid en internrevision stämmer man av att man uppfyller ISO 9001-kraven och att man arbetar enligt kvalitetsmanualens direktiv och sin kvalitetspolicy. Det är viktigt att vara aktiv och göra de ändringar som krävs i kvalitetsmanualen så den alltid hålls aktuell. ISO 9001 är ett ständigt förbättringsarbete som aldrig får stanna av. 9

10 Kapitelindelning av ISO 9001: Orientering 1. Omfattning 2. Normativa hänvisningar 3. Termer och definitioner 4. Organisationens förutsättningar 5. Ledarskap 6. Planering 7. Stöd 8. Verksamhet 9. Utvärdering av prestanda 10. Förbättringar 10

11 Kapitelindelning av ISO 9001: Orientering 1. Omfattning 2. Normativa hänvisningar 3. Termer och definitioner 4. Organisationens förutsättningar 5. Ledarskap 6. Planering 7. Stöd 8. Verksamhet 9. Utvärdering av prestanda 10. Förbättringar Är nästan som de Sju management principerna. 11

12 ISO 9001 : Orientering och principer för kvalitetsledning 0.3 Processinriktning 0.4 Plan-Do-Check-Act-cykeln 1 Omfattning 2 Normativa hänvisningar 3 Termer och definitioner 4 Organisationens förutsättningar 4.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar 4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar 4.3 Att bestämma kvalitetsledningssystemets omfattning 4.4 Kvalitetsledningssystemet och dess processer 5 Ledarskap 5.1 Ledarskap och åtagande Kundfokus 5.2 Upprättande och kommunikation av kvalitetspolicy 5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen 6 Planering 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter 6.2 Kvalitetsmål och planering för att uppnå dem 6.3 Planering av förändring 7 Stöd Ej komplett 7.1 Resurser Vissa underpunkter saknas Personella resurser och vissa är sammanslagna Infrastruktur Processmiljö Resurser för övervakning och mätning Organisationens kunskap 7.2 Kompetens 7.3 Medvetenhet 7.4 Kommunikation 7.5 Dokumenterad information (Skapande, uppdatering och styrning) 8 Verksamhet 8.1 Planering och styrning av verksamheten 8.2 Krav avseende produkter och tjänster Kommunikation med kund Bestämning, granskning, ändring av krav på produkter och tjänster 8.3 Konstruktion, utveckling, planering, underlag, styrning o ändring av produkter och tjänster 8.4 Styrning och kontroll av externt tillhandahållna processer, produkter och tjänster Information till externa leverantörer 8.5 Framställning av produkter och utförande av tjänster Styrning och kontroll vid framställning av produkter och utförande av tjänster Identifikation och spårbarhet Kunders eller externa leverantörers egendom Styrning och kontroll av ändringar 8.6 Frisläppning av produkter och tjänster 8.7 Styrning och kontroll av avvikande processresultat 9 Utvärdering av prestanda 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering Kundtillfredsställelse Analys och utvärdering 9.2 Intern revision 9.3 Ledningens genomgång Underlag för ledningens genomgång Resultat av ledningens genomgång 10 Förbättringar 10.2 Avvikelse och korrigerande åtgärd 10.3 Ständig förbättring 12

13 13

14 ISO 9001:

15 15

16 Hur certifiera organisationen Följande krävs för att få ett certifikat i ISO 9001; Organisationen har ett kvalitetssystem som uppfyller kraven enl standard Systemet skall vara en naturlig del av det dagliga verksamheten Systemet finns beskrivet Systemet och beskrivningen underhålls löpande Att verksamheten blir granskat av ett ackrediterat certifieringsorgan ISO 9001:2015 kan tillämpas ; -oavsett om det är ett stort eller litet företag -oavsett om det är ett producerande företag eller ett tjänsteföretag Vid undantagfall kan vissa krav uteslutas om de inte är relevanta för användaren.

17 Man bör kalkylera med att det tar 9-12 månader att implementera ISO Att uppdatera till en nyare version kanske ligger vid 3-6 månader. Som vid alla förändringar så ligger den stora tidåtgången på planeringen av implementationen. Ett havsverk blir snabbt en papperstiger, så ett grundligt och lite långsammare implementering brukar alltid ge bästa långsiktiga resultat. 17

18 18

19 Revisionens uppgift är att kontrollera att kraven uppfylls genom dokumentationen och utförandet. Revisionens uppgift är att det håller ihop. Kraven Revision Dokumentation Verkligheten utförandet 19

20 Syftet med revisionen är att bedöma; om tillämpning överensstämmer med policy, planering och dokumentation? om kraven (från Copyright standarden Restrta och 2016 företagets egna) är uppfyllda om systemet har lämplig omfattning (rensa efter tre år) och ge underlag till förbättringar och för att bedöma systemets effektivitet 20

21 Frågeställningar vid en revision Finns det ett ledningssystem? Är det dokumenterat? Är det implementerat? Utförs det? Fungerar det? Finns det bevis? Har ni någon nytta av det? 21

22 22

23 23

24 ISO 9001:2015 har sju principer (7QMP) och ca 50st krav Kundfokus Ledarskap Medarbetarnas engagemang Processinriktning Förbättring Faktabaserade beslut Relationshantering 24

25 9.3 Ledningens genomgång Ledningen skall minst en gång per år gå igenom kvalitetsledningssystemet för att säkerställa dess Funktion Effektivitet Riktighet Gå igenom tidigare åtgärder Gå igenom revisionsrapporter och besluta åtgärder. Kund undersökningar med analys och åtgärd. Måluppföljning med eventuella korrigeringar av mål. Genomgång av avtal och överenskommelser Vid behov korrigera policy, mål, krav, instruktioner osv 25

26 9.3 Ledningens genomgång Ex på en rutin Ledningens genomgång ska genomföras en gång per år. Vid mötet för ledningens genomgång ska ledningen utvärdera kvalitetssystemet för att bedöma om det leder till förbättring och är effektivt. Vid mötet skall det även fattas beslut om förbättrande åtgärder och eventuella förändringar i miljöledningssystemet. Planering Innan mötet skall material sammanställas och förslag på åtgärder och beslut tas fram. En kallelse ska skickas ut i god tid och material bör skickas ut till berörda minst en vecka innan genomförandet av mötet. Mall för kallelse/dagordning samt Powerpoint presentation för genomförande av ledningens genomgång finns tillgänglig på. Genomförande av mötet Följande punkter ska minst finnas på dagordningen: (säger rutinen) 1.Inledning 2.Föregående möte och tidigare beslutade Copyright åtgärder Restrta Resultat från interna och externa revisioner 4.Information från externa intressenter inklusive kundklagomål 5.Resultat från utvärdering av hur lagar och andra krav uppfylls 6.Uppföljning av kvalitetsprestanda 7.Uppfyllande av övergripande och detaljerade mål 8.Status för avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 9.Förändrade förhållanden, inklusive utveckling av lagar och andra krav som kan relaterade 10.Kvalitetspolicyns relevans 11.Rekommendationer/förslag till vidare arbete och förbättringar 12.Övrigt 13.Nästa möte för ledningens genomgång 14.Mötet avslutas Slutsatser för ovanstående punkter samt förslag till beslut om vidare arbete ska göras för varje punkt. Ledningens genomgång ska resultera i beslut om åtgärder om eventuella förändringar i kvalitetsledningssystemet som leder till förbättringar. 26

27 9.3 Ledningens genomgång Ex på en rutin Ledningens genomgång ska genomföras en gång per år. Vid mötet för ledningens genomgång ska ledningen utvärdera kvalitetssystemet för att bedöma om det leder till förbättring och är effektivt. Vid mötet skall det även fattas beslut om förbättrande åtgärder och eventuella förändringar i miljöledningssystemet. Planering Innan mötet skall material sammanställas och förslag på åtgärder och beslut tas fram. En kallelse ska skickas ut i god tid och material bör skickas ut till berörda minst en vecka innan genomförandet av mötet. Mall för kallelse/dagordning samt Powerpoint presentation för genomförande av ledningens genomgång finns tillgänglig på. Genomförande av mötet Följande punkter ska minst finnas på dagordningen: 1.Inledning 2.Föregående möte och tidigare beslutade åtgärder 3.Resultat från interna och externa revisioner 4.Information från externa intressenter inklusive kundklagomål 5.Resultat från utvärdering av hur lagar och andra krav uppfylls 6.Uppföljning av kvalitetsprestanda 7.Uppfyllande av övergripande och detaljerade mål 8.Status för avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 9.Förändrade förhållanden, inklusive utveckling av lagar och andra krav som kan relaterade 10.Kvalitetspolicyns relevans 11.Rekommendationer/förslag till vidare arbete och förbättringar 12.Övrigt 13.Nästa möte för ledningens genomgång 14.Mötet avslutas Slutsatser för ovanstående punkter samt förslag till beslut om vidare arbete ska göras för varje punkt. Ledningens genomgång ska resultera i beslut om åtgärder om eventuella förändringar i kvalitetsledningssystemet som leder till förbättringar Efter mötet: Ledningens representant eller annan utsedd person sammanställer protokoll från mötet. Protokollet ska vara tydligt och beslut samt slutsatser ska framgå tydligt. Beslutade åtgärder ska genomföras och redovisas till VD och följas upp regelbundet samt vid kommande möte för ledningens uppföljning och ledningens genomgång. 27

28 9.3 Ledningens genomgång Ett annat sätt att beskriva ledningens genomgång.. 28

29 9.3 Ledningens genomgång Ett annat sätt att beskriva ledningens genomgång. 29

30 Processkoppling till ISO Förbättringar Visioner 8. verksamheten Mafö Affärsidé policy 5. Ledarskap Ledningsprocess Strategier Kvalitets Mål Kärnprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter Sälja Avtala Köpa in Planering Styrning av org 6.Planering Tillv. tjänster 4. Organisationens förutsättningar System Lagar Fakturera 9. Utvärdering av prestanda Följa upp Marknadsbehov Kundbehov Klarlagda behov Avtalade villkor Säkerställda resurser Uppfyllda villkor Betalda tjänster Nöjd kund output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare. Verksam- Personal IT-stöd Lokaler Infrastruktur hetsmiljö 7. Stöd (Resources) Stödprocess 30

31 5.2 Upprättande av kvalitetspolicy för ISO 9001 Kvalitetspolicyn är kopplad till affärsidén. Policyn är unik för varje företag och bör avse alla arbetsuppgifter från första kundkontakt tills att tjänsten är utförd och fakturerad till kund. Ofta berör den punkterna nedan. Kvalitetsarbete skall på ett naturligt sätt engagera alla medarbetare och underleverantörer. Ledningssystemet ska vara ett dagligt verktyg för att styra och leda företaget på rätt sätt i förbättringsarbetet och för att uppfylla kunders och myndigheters krav. Ständigt utvecklas i våra arbetssätt för att lösa uppgifterna på det mest effektiva och rationella sättet. Kunders och myndigheters dokumenterade krav, lagar och författningskrav skall vara i fokus för det dagliga kvalitetsarbetet. Alla medarbetare skall bära sitt ansvar för sin del av kvalitetsarbetet. Alla medarbetare skall ha en täckande och tillräcklig utbildning för sina arbetsuppgifter och skall ingå i företagets planerade utbildningsprogram. Alla rutinbeskrivningar för det praktiska arbetet i produktionen och för det administrativa arbetet skall vara dokumenterat på lättförståeligt och beskrivning. 31

32 Ex på en Kvalitetspolicy från Bruks AB som är ett producerande företag Att konstruera, utveckla, producera och marknadsföra produkter och tjänster på rätt teknisk nivå till rätt kvalité och konkurrenskraftigt pris. Att leverera produkter i rätt tid och på rätt sätt. Att varje anställd alltid strävar efter att få rätta kvaliteten på sitt eget arbete utifrån fastställda krav. På så sätt garanteras våra kunder att produkter och service levereras enligt specifikationer och kontrakt. Att göra rätt från början och leverera i rätt tid ska gälla för allt arbete inom företaget. Företagsledningen och arbetsledningen har det yttersta ansvaret för att kvalitetspolicyn upprätthålls och ska stödja alla initiativ att nå uppsatta kvalitetsmål. Därutöver: Ge berörd personal korrekt information och utbildning så att de kan utföra sina arbetsuppgifter. Se till att goda relationer råder mellan företaget, de anställda och deras omgivning. Verka för ett väl fungerande samarbete med företagets samtliga underleverantörer för att säkerställa kvalitetsnivåer och leveranstider. 32

33 Kvalitetspolicy Kvalitetspolicy är en del av ett kvalitetsledningssystem som skall spegla företagets syn på kvalitet. En kvalitetspolicy är inte ett eget löst dokument att visa upp utan en delmängd av kvalitetsledningssystem enligt ISO I ledningssystemet skall en policy ingå och spegla företagets syn på kvalitet (och vid miljöledningssystem, synen på miljö). Ex på Kvalitetspolicy för ett tjänsteföretag Det är vår målsättning att tillgodose våra kunders krav vid varje enskild order efter de förutsättningar vi har. Våra kunder skall kunna lita på att leveransen sker i rätt tid och med rätt kvalitet. Vi lämnar helhetslösningar på våra produkter och tjänster. Vi ger inte bara "produkt"- service utan även "personlig" service till kunden, där det är praktiskt möjligt. För att uppnå detta ska alla medarbetare: ha rätt kompetens vara servicevänliga hålla vad de lovar ge korrekt information För att ständigt förbättras ska vi: följa upp kundordern ha en personlig utvecklingsplan hålla oss uppdaterade med ISO 9001:2015 vara lyhörda för kunders önskemål och klagomål ständigt uppdatera kvalitetsmålen 33

34 6.2.2 Kompetens, praktisk utbildning och medvetenhet Syfte är att upprätta en utvecklingsplan för varje enskild medarbetare. 5.2 Kundfokus Att ta reda på vad kundens behov är, är det centrala i allt kvalitetsarbete. Därför är det viktigt att man beskriver hur man tar reda på vad kunden vill ha och om företaget kan uppfylla det Kundanknutna processer Att följa företagets affärsidé och inte gå utanför det kompens man besitter är viktigt att förmedla inom den egna organisationen. För att uppnå kundtillfredsställelse ska man fastställa vad kunden kräver för att de ska bli nöjda med produkten de är intresserade av Kommunikation med kund Kommunikation med kund i samband med order och under arbetets gång för att förmedla förändringar etc. är något som beroende på verksamhetens art är olika viktigt Copyright i en manual. Vad Restrta säger 2016 standarden om det och hur mycket man måste beskriva kan man utläsa i vår tolkning. Kundtillfredställelse Kompetens, praktisk utbildning och medvetenhet Syfte är att upprätta en utvecklingsplan för varje enskild medarbetare. ISO 9001: Genomgång av produktanknutna krav Syfte är att upprätta ett frågeformulär för förfrågan från kund som leder till en offert Kvalitetsmål I ISO 9001:2008 ska man årligen bestämma kvalitetsmål som man ska arbeta utefter. Dokumentet innehåller exempel på mål och hur man ska tolka kraven från standarden. Målen ska vara realistiska för företaget att uppnå och inga svävande drömmar eller lyckoönskningar. För att uppnå detta ska alla medarbetare: ha rätt kompetens vara servicevänliga hålla vad de lovar ge korrekt information För att ständigt förbättras ska vi: följa upp kundordern ha en personlig utvecklingsplan Vara uppdaterade med ISO 9001:2015 vara lyhörda för kunders önskemål ständigt uppdatera kvalitetsmålen 34

35 9.1.2 Kundtillfredsställelse genom en kundmätning Ex på hur man kan gå tillväga Det vanligaste sättet att ta reda på kundens åsikter är genom kundmätning,men det går också bra att teckna ned samtal man haft med kund, att analysera missade affärer eller genom rapporter från återförsäljare. Det viktiga är att man dokumenterar vad olika kategorier av kunder tycker så att man sedan kan bedriva förbättringsarbete utifrån detta. Genom kundens synpunkter ser man var brister och styrkor finns och man får reda på var man behöver lägga ned extra resurser för att genomdriva förbättringar. Kundmätning Ett bra och enkelt sätt är att skapa en enkät med frågor som är graderade t ex från 1-5. Man väljer ut vilka kunder som man ska göra kundmätning på. Väljer sedan kriterier som man vill bedöma, t ex servicegrad, produktkvalitet etc. Utifrån dessa kriterier skapar man sedan frågor som täcker det man vill veta. Man kan även komplettera fält för kommentarer och förbättringsförslag utöver frågorna. Metodval hur kunden skall få enkäten är mycket viktigt för resultatet. Brev, , web, telefonsamtal eller personligt möte. 35

36 5.2 Kvalitetspolicy En nedbrytning av Affärsiden. Hur ska man bedriva verksamheten för att kunna nå affärsmålen? Riktlinjer för hur man skall jobba för att nå affärsiden? Policykaraktär som får en att tänka till; Produkternas eller tjänstens kvalitetsnivå Ska ni vara ledande inom kvalitet eller lågprismärke? Relationer till kund På vilket sätt skall ni lyssna och ta till er kundernas önskningar och behov? Relationer till leverantörer Ska leverantörerna behandlas på armlängds avstånd eller som en del av företaget, som får stöd och information? Relationer till medarbetare Hur ska medarbetare stöttas för att kunna utvecklas mot större ansvar och befogenheter? Interna processer Ska verksamhet finnas som säkerställer att arbetet utförs i processer, som ändamålsenliga och dugliga. 36

37 Kvalitetspolicy Kvalitetspolicyn bör delas i tre delar Behovet av kvalitetspolicyn bakgrund, syfte som talar om varför vi har en kvalitetspolicy Grundinriktningen för kvaliteten Vilket mål har VD med kvaliteten, vad ska uppnås Förverkligande av grundinriktningen Hur skall vi uppnå kvalitet? Kvalitetspolicy Verksamheten (kvalitetpåverkande funktioner) Människan Informationen Förbättringar 37

38 Kvalitetspolicy Kvalitetspolicyn bör delas i tre delar Behovet av kvalitetspolicyn bakgrund, syfte som talar om varför vi har en kvalitetspolicy Grundinriktningen för kvaliteten Vilket mål har VD med kvaliteten, vad ska uppnås Förverkligande av grundinriktningen Hur skall vi uppnå kvalitet? Kvalitetspolicyn ska avspegla hur affärsidén ska nås. Kvalitetspolicyn ska vara långsiktig. Kvalitetspolicyn ska vara heltäckande. Kvalitetspolicyn ska vara meningsfull och betydelsefull. Kvalitetspolicyn ska ha ett enkelt och begripligt språk. Kvalitetspolicyn ska vara kortfattad. Kvalitetspolicyn ska föras ut på ett auktoritativt sätt Kvalitetspolicy Verksamheten (kvalitetpåverkande funktioner) Människan Informationen Förbättringar 38

39 Avgränsande 39

40 Hur skapar och inför man kvalitetsledningssystem ISO 9001 Steg 1. Upprätta en kvalitetspolicy Kvalitetspolicyn är det viktigaste dokumentet för ledningen i din organisation. Det är det dokument som ska styra ert kvalitetsarbete. Om din organisation ska certifiera sig enligt ISO 9001 ska ni bland annat ha en kvalitetspolicy. I den är det upp till din organisation vilka riktlinjer ni vill ha. Även andra policyer behöver upprättas. Du känner säkert till att i Sverige måste man ha en arbetsmiljöpolicy. Här är andra områden som det kan vara bra att ta fram policys för: Kvalitet Arbetsmiljö Rekrytering Jämställdhet Sjukskrivning och rehabilitering Alkohol och droger Inköp Resor Egen bil, taxi och cykel i tjänsten Brandskydd Itsäkerhet Riskhantering Steg 2. Planera verksamheten Inför en certifiering mot ISO 9001 kan ni använda checklistan i ISO 9004 (du hittar den i tabell A1-A7) Den ger er en bra överblick av de viktigaste åtgärderna som ni måste ta hänsyn till när ni utformar ledningssystemet. Se till att rutinerna blir tydliga, så att alla i din organisation kan förstå vad de innebär. Här bestäms hur ni ser på kvaliteten i er verksamhet. Efter det identifierar ni kvalitetsmålen och gör ett program för hur ni ska uppnå dem. 40

41 Hur man skapar och inför ett kvalitetsledningssystem ISO Steg 1. Steg 2. Upprätta en kvalitetspolicy Planera verksamheten Steg 3. Införa och driva kvalitetsprogrammet I detta steg inför och börjar ni använda programmet (handlingsplanen) för kvalitetsmålen. Var lyhörd för eventuella svagheter och ta med alla momenten i införandet här nedan: Fastställ organisation och ansvar. Utbilda och gör personalen medveten. Kommunicera kvalitetspolicyn internt och gärna också till externa intressenter. Dokumentera kvalitetsledningssystemet. Säkerställ styrning av dokument. Styr verksamheten på ett kvalitetsriktigt sätt. Steg 4. Åtgärda och ständigt förbättra arbetet Här går ledningen igenom utvärderingen som resulterar i olika åtgärder. Ni skapar förutsättningarna för att kunna leva upp till att ständigt förbättra ert arbete. 41

42 Frågor och svar om ISO Hur sparar organisationen pengar genom att använda ISO 9001? Ett fungerande ledningssystem ger förutsättningar att effektivisera verksamheten och stärka upp processerna i organisationen, oavsett om det gäller tillverkande industri eller tjänsteorganisationer. Besparingar finns att hämta i produktionen och även i processer som är relaterade till medarbetare, leverantörer och kunder. Kvalitetsbristkostnader kan uppgå till hela 20 procent av de totala kostnaderna och för tjänsteföretag är denna siffra ofta högre än för tillverkande företag. Ett ledningssystem baserat på ISO 9001 är en god investering och för att säkerställa maximal effekt krävs anpassning till den egna organisationen. Det är inte ovanligt att man kan hämta in stora delar av investeringen på bara ett par år. 2. Vad är det viktigaste för att ett ISO 9001-projekt ska lyckas? Ledningens stöd och mellanchefers engagemang är en förutsättning för att få ut maximalt av ledningssystemet. Informera Entuasismera Engagera. - Det är viktigt att forma ledningssystemet efter organisationens arbetssätt och att ISO 9001 ger support till detta.- Identifiera möjliga kostnadsbesparingar och uppmuntra till förbättringsinitiativ.- Se till kundnyttan och koppla detta till hur man arbetar både internt och externt.- Att införa ISO 9001 som stöd i ledningssystemet är inte en engångshändelse, det förblir en del av organisationens kultur och arbetssätt. Då uppnås större nytta och utväxling. 3. Hur skaffar organisationen sig ett ISO 9001-certifikat? När organisationens ledningssystem uppfyller kraven i ISO 9001 anlitar organisationen en extern oberoende part (ett ackrediterat certifieringsbolag) för att göra en revision dvs., för att kontrollera att kraven verkligen är uppfyllda. Därefter kan certifieringsbolaget utfärda ett certifikat. Förutom de positiva effekterna av ett fungerande kvalitetsledningssystem såsom effektivisering, kostnadsbesparingar och ökad lönsamhet, drar organisationen även nytta av en ISO 9001 certifiering i form av stärkt varumärke med många gånger nöjdare medarbetare och nöjdare kunder som följd. Det är helt enkelt många gånger konkurrensstärkande och ökar organisationens förtroendekapital. ISO 9001 används mer och mer i upphandlingsförfaranden. 4. Hur lång tid tar det att bli 9001-certifierad? Det tar olika tid för olika organisationer och beroende på flera faktorer, t.ex.: - Hur ser organisationen ut, storlek, omfattning?- Hur ser det befintliga, om något, ledningssystemet ut?- Vad är det för huvud- och stödprocesser som ska identifieras?- Vilken nivå ligger ledningens engagemang på och vilka resurser finns tillgängliga?- Är det kund- eller organisationsdrivet, dvs. vad är incitamentet och tidsramen? En organisation bör kalkylera med ca månader, beroende på resursinsats. 42

43 Vad är det för skillnad på SIQ och ISO 9001? ISO 9001 är ett styr system, ett ledningssystem att styra verksamheten med. SIQ är en termometer, hur står det till med vår verksamhet, hur bra är vi? 43

44 44

45 Projektledning Kommunikationsstrategi Initiering Förstudie Planering Genomförande Avslut Utvärdering Kvalitetssystemet ISO

46 Idag ska vi lära oss ; Vad är ISO 14001? Vilka 7 principer är det? Vad är ISO 14001:2015 och vad skiljer mot tidigare? Vad är en miljöpolicy? Hur sätter man miljömål och kvalitetsmål? Vad är en miljörevision? Hur implementerar man? 46

47 Förbrukning och användning av resurser 47 Bild:

48 2015 Källa, delvis: Naturvårdsverket / Kvalitet/ lager & terminalansvarig/bengt : 48 Sigvald 48

49 / Kvalitet/ lager & terminalansvarig/bengt : 49 Sigvald 49

50 Vanliga kemiska begrepp i miljö/trpt-sammanhang... Koldioxid (CO 2 ) Kväveoxider (NO x ) Växthuseffekten Försurande Kolväten (HC) Hälsoproblem Kolmonoxid (CO) Partiklar / sot (PM) Hälsoproblem Hälsoproblem, nedsmutsning 50

51 Två sorters koldioxid (CO 2 )... Fossila bränslen ( diesel,bensin, kol, naturgas ) CO 2 bunden i miljontals år frigörs.ger nettotillskott till atmosfären ( växthuseffekten) Biobaserade bränslen ( etanol,metanol, RME,etc) Det korta kretsloppet Samma mängd CO 2 som frigörs binds snabbt igen ( fotosyntesen) Åsså finns det ju BIOGAS 51

52 Vad är kvalitet och dess utveckling 52

53 Så vad kan vi göra åt detta? De företag som vill, kan på ett strategiskt och strukturerat sätt, aktivt jobba för en lägre miljöbelastning från dem själva. Ett sätt att skryta för andra att man faktiskt gör något bra för miljön, är att skaffa ett miljöcertifikat Copyright Restrta att visa 2016 upp. Det vanligaste certifikatet i världen heter ISO Då är det väl bäst vi lär oss vad det är? ISO 14001:

54 Detta är ISO ISO är samlingsnamnet för de standarder som handlar om miljöledning. Dessa standarder skapar i sin tur ett miljöledningssystem som enkelt kan integreras i företaget. Standarderna ger en arbetsmodell för ständiga förbättringar. Miljöledningssystemet är ett verktyg som ska underlätta arbetet. ISO är en miljöledningssystem och den mest använda standarden i världen. Fördelar med ett miljöledningssystem Ett aktivt miljöarbete ger företag en minskad Copyright användning Restrta av 2016 resurser och lägre kostnader för avfallshantering, men också ett effektivare miljöarbete. Ökar det affärmässiga och ekonomiska värdet av verksamheten Att påvisa bristerer och styrkor i verksamheten visar att man vill förbättra sig. Ett levande och väl integrerat miljöledningssystem ger även: Hållbara affärsprocesser ger ökad processeffektivitet ordning och reda Minskad användning av resurser och material per levererad nytta Effektivare användning av material, energi och minskad avfallshantering per enhet ger lägre kostnader Ökad andel förnybara resurser och system Ökad goodwill och ökad trovärdighet för organisationens miljöarbete Ökad kompetens i organisationen Ökad dialog mellan organisation och intressenter Förbättrar möjligheten till att vinna upphandlingar vid krav på miljöcertifiering 54

55 Detta är ISO ISO skall tvinga oss till bättre miljöarbete genom metodiskt och strukturerat arbete. Ger ISO också bättre kvalitet? Måste man välja mellan och 9001? Två olika standard som har två olika syften, där olika behov skall släckas. Oftast så implementerar man ISO9001 för man vill driva sin egen kvalitet, men kan vara ett baskrav t ex från fordonsindustrin. Ofta implementerar man för att det är ett generellt baskrav när offentlig verksamhet (stat, kommun) gör upphandlingar. Men många företag gör det självmant för att stärka sitt varumärke. 55

56 Stora förändringar Här är några av nyheterna i ISO xx001:2015 Alla ledningssystem inom ISO-familjen får en ny, gemensam övergripande struktur och tydligare krav och ett enklare språk. Standarderna kommer ha samma rubriker. Allt för att skapa större enhetlighet standarderna emellan. Det blir enklare för service- och tjänsteföretag att använda dom. För ISO 14001:2015 gäller En breddad syn på miljöfrågor, även livscykelperspektivet tas med. En systematik för att hantera risker och möjligheter, både interna och externa. Ledarskapets engagemang får en större tyngd. Ledningssystemets effektivitet kopplat till affärsprocessen får en större tyngd. Mer målstyrning för att driva förbättringsarbetet. Fler specifika krav kopplade till mätning och utvärdering av miljöprestanda. Vid inköp av varor, tjänster och outsourcade processer ska miljöaspekterna få större vikt. Utvidgade krav kring den interna och externa kommunikationen och hur den ska gå till. 56

57 Innehåll SS-EN ISO 14001: Bakgrund 0.2 Syftet med ett miljöledningssystem 0.3 Framgångsfaktorer 0.4 Planera-Genomföra-Följa upp-förbättra (PDCA) 1 Omfattning 2 Normativa hänvisningar 3 Termer och definitioner 3.1 Termer som hänför sig till organisation och ledarskap, planering, stöd och verksamhet, utvärdering av prestanda och förbättring 4 Organisationens förutsättningar 4.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar 4.2 Att förstå intressenters behov o förväntningar 4.3 Att bestämma miljöledningssystemets omfattning 4.4 Miljöledningssystem 5 Ledarskap 5.1 Ledarskap och åtagande 5.2 Miljöpolicy 5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organ. 6 Planering 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter Miljöaspekter Bindande krav Planering av åtgärder 6.2 Miljömål och planering för att uppnå dem Miljömål Planering av åtgärder för att uppnå miljömål Rödmarkerat visar de tydligaste skillnaderna mot ISO Stöd 7.1 Resurser 7.2 Kompetens 7.3 Medvetenhet 7.4 Kommunikation Intern kommunikation Extern kommunikation 7.5 Dokumenterad information Skapande och uppdatering Styrning av dokumenterad information 8 Verksamhet 8.1 Planering och styrning av verksamheten 8.2 Beredskap och agerande vid nödlägen 9 Utvärdering av prestanda 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering Utvärdering av efterlevnad 9.2 Intern revision Internt revisionsprogram 9.3 Ledningens genomgång 10 Förbättringar 10.2 Avvikelse och korrigerande åtgärd 10.3 Ständig förbättring 57

58 För att organisationen ska få ett ISO certifikat krävs följande: Organisationen har ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i den standard som ska tillämpas Systemet är en naturlig del av organisationens dagliga verksamhet Systemet är beskrivet System och beskrivning underhålls löpande Att verksamheten blir granskad mot kraven i ISO 14001:2004 av ett ackrediterat certifieringsorgan Den standard som bör tillämpas är SS-EN ISO 14001:2015 oavsett verksamhetens art och storlek. 58

59 Vad skall ingå i en miljöpolicy enligt ISO 14001:2015 (krav) 4.2 Miljöpolicy Ledningen skall faställa verksamhetens miljöpolicy och säkerställa att den; a) Är relevant i förhållande till verksamhetens aktiviteter, produkter och tjänster, deras typ, storlek och miljöpåverkan. b) Innehåller ett åtagande om ständiga förbättringar och förebyggande av föroreningar. c) Innehåller ett åtagande om att följa lämpliga lagar och andra som verksamheten berörs av och som kan relateras till verksamhetens miljöaspekten. d) Utgör grunden för att fastställa och följa upp övergripande och detaljerade miljömål. e) Är dokumenterad,implementerad och underhållen. f) Är kommunicerad till alla personer som arbetar för eller på uppdrag av verksamheten. g) Tillgånglig för allmänheten 59

60 Miljömål (detta gäller även kvalitetsmålen) Miljömålen ska göra det möjligt att nå miljöpolicyn målsättning. Miljömål sätts på flera olika nivåer så att alla kan känna sig delaktiga Miljömålen på övergripande nivå är en nedbrytning av miljöpolicyn På detaljerad nivå så ska målen leda till miljöpolicyn Miljömålen ska leda till betydande miljöaspekter Miljömål skall vara SMARTA (Specifika,mätbara, accepterade,realiserbara,tidsatta,avgränsande) Miljömål ska ge upphov till en direkt miljöförbättring Mål måste övervakas Mål måste kommuniceras Mål måste uppdateras Då är det bara det praktiska kvar =>! Vem ska göra vad? -vad mäter vi? -hur mäter vi? -vem mäter? -hur ska det presenteras? Vilka resurser? Vem är ytterst ansvarig för målet? När ska det vara klart? Hur ska de utvärderas? 60

61 61

62 62

63 Hur Skapa och införa ett miljöledningssystem ISO Upprätta en miljöpolicy till att arbeta med ständiga förbättringar av miljöprestandan och skapa ett levande ledningssystem. Steg 1. Upprätta en miljöpolicy Miljöpolicyn är ett viktigt redskap för ledningen i din organisation. Det är det dokument som ska styra ert miljöarbete. Ni kan utforma policyn precis som ni vill ha den, men dessa krav behöver ingå: Den bör berätta hur organisationen ska följa lagstiftningen. Den bör innehålla uppgifter om ständiga förbättringar. Den ska peka på viktiga miljöaspekter Copyright (de delar av Restrta din verksamhet, 2016 produkter eller tjänster som kan inverka på miljön). Steg 2. Planera verksamheten Se till att rutinerna blir tydliga, så att alla i din organisation kan förstå vad de innebär. Här bestäms hur ni ser på miljön i verksamheten. Och hur ni vill påverka miljön i rätt riktning. Efter det identifierar ni miljömålen och gör ett program för hur ni ska uppnå dem. Steg 3. Steg 4. Steg 5. Införa och driva miljöprogrammet Följa upp och kontrollera arbetet Åtgärda och ständigt förbättra arbetet 63

64 Skapa och införa ditt miljöledningssystem ISO 14001, forts Steg 1. Steg 2. Upprätta en miljöpolicy Planera verksamheten Steg 3. Införa och driva miljöprogrammet I detta steg inför och börjar ni använda programmet för miljömålen. Var lyhörd för eventuella svagheter och ta med alla momenten i införandet här nedan: Fastställ organisation och ansvar. Utbilda och gör personalen medvetenheten. Kommunicera miljöpolicyn, miljömålen Copyright och miljöarbetet Restrta internt 2016 och till externa intressenter. Dokumentera miljöledningssystemet. Säkerställ styrning av dokument. Styr verksamheten på ett miljöriktigt sätt. Skapa en plan hur ni agerar vid ett eventuellt nödläge. Steg 4. Följa upp och kontrollera arbetet För att kunna utvecklas behöver ni skapa rutiner för att följa upp och utvärdera det som införts. Att övervaka och mäta resultaten är a och o för att kunna reagera snabbt om det till exempel sker ändringar i lagstiftningen. Eller om arbetet passerar de gränser som ni har satt upp. Därför är regelbunden revision en viktig del av miljöledningssystemet. Steg 5. Åtgärda och ständigt förbättra arbetet Här går ledningen i din organisation igenom utvärderingen som resulterar i olika åtgärder. Ledningens genomgång. Ni skapar förutsättningarna för att kunna leva upp till att ständigt förbättra ert arbete. 64

65 Frågor och svar om ISO Vad är det viktigaste för att ett ISO projekt ska lyckas? Ledningens stöd och mellanchefers engagemang är en förutsättning för att få ut maximalt av ledningssystemet. Informera Entusiasmera Engagera. Det är viktigt att forma ledningssystemet efter organisationens arbetssätt och att ISO ger stöd till detta. Identifiera möjliga kostnadsbesparingar och uppmuntra till förbättringsinitiativ. Att införa ISO som stöd i ledningssystemet är inte en engångshändelse, det förblir en del av organisationens kultur och arbetssätt. Då uppnås större nytta och utväxling. 2. Hur lång tid tar det att bli ISO certifierad? Det tar olika tid för olika organisationer och Copyright beroende på Restrta flera faktorer, 2016 t.ex.: Hur ser organisationen ut, storlek, omfattning? Hur ser det befintliga, om något, ledningssystemet ut? Vilken nivå ligger ledningens engagemang på och vilka resurser finns tillgängliga? Är det kund- eller organisationsdrivet, dvs. vad är incitamentet och tidsramen. En organisation bör kalkylera med ca månader, beroende på resursinsats. 3. Är ISO14001 det enda miljöcertifikatet man kan ha?? Nej, ISO är en serie med ett 20-tal standarder och rapporter som hjälper organisationer att bygga upp och bedriva ett systematiskt miljöarbete. Standarderna kan användas var för sig och i samverkan med varandra i alla faser av miljöledningsarbete. 5. Hur många företag är certifierade enligt ISO 14001? SI. Denna information finns bl.a. på certifiering.nu som är en söktjänst av organisationer som har erhållit någon form av certifiering. Ca 4000 företag i Sverige. 65

66 66

67 Idag ska vi lära oss ; Vad är ISO 9001? Vilka 7 principer är det? Vad är ISO 9001:2015 och vad skiljer mot tidigare? Vad är en kvalitetspolicy? Vad är ledningens genomgång? Vad är en revision? Hur mäter man kundtillfredställelse? Vad är ISO 14001? Vilka 7 principer är det? Vad är ISO 14001:2015 och vad skiljer mot tidigare? Vad är en miljöpolicy? Hur sätter man miljömål och kvalitetsmål? Vad är en miljörevision? Hur implementerar man? 67