Antagen av styrelsen POLICY FÖR UPPHANDLING

Transkript

1 Antagen av styrelsen POLICY FÖR UPPHANDLING

2

3 UPPHANDLINGSPOLICY För Upplandsstiftelsen, Antagen av styrelsen den 16 september Syfte Upplandsstiftelsen upphandlar varje år byggentreprenader, varor och tjänster för cirka åtta miljoner kronor. Upplandsstiftelsens inköpsbeslut har därmed stor betydelse både för stiftelsen och stiftelsens leverantörer. För att stiftelsen ska kunna utnyttja stiftelsens resurser effektivt och i enlighet med lag är det nödvändigt att alla som deltar i inköpsprocessen har samma grundsyn och därtill god kunskap om de lagar och rutiner som gäller för Upplandsstiftelsen vid inköp av byggentreprenader, varor och tjänster. Vissa varugrupper kan komma att inhandlas inom landstingets ramavtal. 2 Lagstiftning Upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster i offentlig verksamhet regleras i lagen om offentlig upphandling (2007:1091), fortsättningsvis kallad LOU. Upplandsstiftelsen är i nämnda lags mening en Upphandlande myndighet. Lagen anger att upphandlande myndigheter vid all offentlig upphandling ska följa ett antal grundläggande principer. Den upphandlande myndigheten ska därvidlag behandla leverantörer på ett likvärdigt (principen om likabehandling) och icke-diskriminerande sätt (icke-diskrimineringsprincipen). Vidare ska upphandlingar genomföras på ett öppet sätt (principen om förutsebarhet) och principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet ska iakttas. Annan lagstiftning som berör offentlig upphandling finns även i följande lagar och förordningar: - Tillkännagivande av tröskelvärden vid offentlig upphandling (2010:53) - Förordning om offentlig upphandling och upphandling inom områden vatten, energi, transporter och posttjänster (2007:1099) - Förordning om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt (2006:206) - Lagen om kvalificera elektronisk signatur (2000:832) - Lagen om offentlighet och sekretess (2009:400) - Förvaltningslagen (1986:223) - Arkivlagen (1990:782) - Avtalslagen (1915:218) 3 Definitioner Upphandling: Med upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster och byggentreprenader. Detta kan vara t.ex. köp, leasing, hyra eller hyrköp. 1

4 Upphandlande myndighet: Anskaffningsbeslut: Ramavtal: Upphandlingsbeslut: Öppet förfarande: Selektivt förfarande: Förhandlat förfarande: Förenklat förfarande: Urvalsförfarande: Direktupphandling: B-tjänster: Upplandsstiftelsen Avrop av vara, byggentreprenad eller tjänst enligt ramavtal Avtal som ingås mellan Upplandsstiftelsen och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa samtliga villkor för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Ett ramavtal får löpa längre än fyra år (förlängningsklausul inkluderat) endast om det finns särskilda skäl. Särskilda skäl ska enligt lagstiftningen tolkas mycket restriktivt. Beslut om upphandling och antagande av anbud av varor, byggentreprenader eller tjänster enligt tilldelad beslutsrätt Upphandlingsform över tröskelvärdena där alla leverantörer får lämna anbud Upphandlingsform över tröskelvärdena där alla leverantörer kan ansöka om att få delta men endast anbudssökande som inbjuds av den upphandlande myndigheten att delta får lämna anbud Upphandlingsform över tröskelvärdena där ett urval av leverantörer inbjuds att lämna anbud och förhandling genomförs med en eller flera av dem Upphandlingsform under tröskelvärdena där alla leverantörer har rätt att delta, deltagande leverantörer lämnar anbud och Upplandsstiftelsen förhandlar med en eller flera av dem Upphandlingsform under tröskelvärdena där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, men den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare Upphandlingsform under tröskelvärdena utan krav på infordrande av anbud Tjänster angivna i Bilaga 3 till LOU. Dessa tjänster ska oavsett värde upphandlas enligt 15 kap LOU. B-tjänster är oftast av sådan karaktär att det är svårt att dra nytta av konkurrensen från utländska leverantörer. Exempel på B-tjänster är juridiska tjänster och hälso- och sjukvårdstjänster Byggentreprenad: Upphandlingen ska ske genom förenklat förfarande eller urvalsförfarande. Direktupphandling får dock användas om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Uppgår värdet på kontraktet till över tröskelvärdet måste dock de regler om teknisk specifikation tillämpas som finns angivna i 6 kap LOU. Kontrakt som avser utförande eller både projektering och utförande av ett arbete som är hänförligt till en verksamhet som anges i Bilaga 1 till LOU. 2

5 4 Tröskelvärden Tröskelvärdet för Upplandsstiftelsens upphandlingar framgår av den vid varje tillfälle gällande förordningen om tröskelvärden enligt lagen om offentlig upphandling (2010:53). Aktuellt tröskelvärde kan alltid återfinnas på Konkurrensverkets hemsida: Från och med gällande tröskelvärden för Upplandsstiftelsen redovisas nedan. EURO SEK Varor och tjänster Byggentreprenader Vid varje upphandling ska inköpsvärdet beräknas för att fastställa huruvida upphandlingen ska ske enligt bestämmelserna som gäller för upphandlingar över respektive under de s.k. tröskelvärdena. Inköpsvärdet ska beräknas genom att en uppskattning sker av det totala belopp som ska betalas enligt kontraktet. Options- och förlängningsklausuler ska beaktas som om de utnyttjats. Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga de kontrakt som planeras under ramavtalets löptid. Värdet av kontraktet ska alltid beräknas exklusive mervärdesskatt. Upphandling får inte delas upp i syfte att underskrida tröskelvärdet. Delkontrakt är dock tillåtna. Tröskelvärdet ska då beräknas på ett särskilt sätt (3 kap 7 LOU). 5 Upphandling inom Upplandsstiftelsen Huvudregeln vid alla upphandlingar inom Upplandsstiftelsen är att dessa ska göras affärsmässigt och med utnyttjande av tillgänglig konkurrens samtidigt som miljö- och kvalitetsaspekterna ska beaktas. Anbudsgivare och anbud ska behandlas objektivt och likvärdigt. 5.1 Upphandling över tröskelvärdena Upphandling över tröskelvärdena förekommer så sällan inom Upplandsstiftelsen att det inte föreligger något behov av allmänna instruktioner. Vid upphandlingar över tröskelvärdena ska därför en särskild instruktion för upphandlingen framarbetas inom ramen för projektet. 5.2 Upphandling under tröskelvärdena och av B-tjänster oavsett värde Upphandling under tröskelvärdena är den vanligast förekommande upphandlingen inom Upplandsstiftelsen. De upphandlingsformer som vi kan välja mellan är Förenklat förfarande eller Urvalsförfarande. Om värdet på upphandlingen är lågt (se nedan) eller om synnerliga skäl föreligger kan dock Direktupphandling användas. 3

6 I nedanstående beskrivning redovisas upphandlingens olika steg. 1. Upphandlings- eller anskaffningsbeslut ska alltid föregås av kontroll av att inköpet inryms inom tilldelad budgetram och gällande Attestinstruktion. 2. Upphandlingsärendet registreras och tilldelas diarienummer eller projektnummer. 3. Val av upphandlingsform görs Förenklat förfarande, Urvalsförfarande eller Direktupphandling Förenklat förfarande Förfrågan: Vid förenklat förfarande begär Upplandsstiftelsen in anbud genom en annons i en elektronisk databas, som är allmänt tillgänglig, eller genom annons i annan form som möjliggör effektiv konkurrens, exempelvis i press. Under särskilda förutsättningar som anges i LOU får den upphandlande myndigheten utan föregående annonsering begära anbud från leverantörer genom att skicka en skrivelse med en förfrågan. Detta gäller t.ex. då det vid ett förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte lämnats något eller några lämpliga anbud eller anbudsansökningar under förutsättning att kontraktsvillkoren i det ursprungliga förfrågningsunderlaget inte ändras väsentligt. För övriga förutsättningar, se 15 kap 3 LOU. Leverantören ska ges skälig tid att inkomna med anbudet. Rättspraxis har satt en kortaste tid om fjorton kalenderdagar som kortast möjliga anbudstid. Av ett förfrågningsunderlag ska det framgå om ett anbud kan komma att antas utan föregående förhandlingar. Anbudsutvärderingskriterierna skall, om Upplandsstiftelsen valt att även utvärdera andra parametrar än lägsta pris, viktas eller anges i fallandeprioriteringsordning, se 15 kap 16 LOU. Kriterieviktningen får anges som intervall med en lämplig största tillåtna spridning, exempelvis: Pris %. Anbud: Anbud ska avges skriftligt, vara egenhändigt undertecknat av behöriga firmatecknare och vara Upplandsstiftelsen tillhanda inom utsatt tid för att kunna gå vidare till kvalificeringsfas och anbudsutvärderingsfas. Om anbud avges per telefax ska anbudet bekräftas omgående genom brevförsändelse. Anbud som kommer in efter anbudstidens utgång får inte tas upp till prövning. En anbudsgivare måste svara på det som efterfrågas i förfrågningsunderlaget i dess helhet. Ett anbud får inte ha tillägg, inskränkningar eller förbehåll som inte överensstämmer med förfrågningsunderlaget, jämför 1 kap 6 Avtalslagen. Anbudet blir under dessa förhållanden ett s.k. "orent anbud" vilka den upphandlande myndigheten, jämlikt lag, är förbjuden att anta. Reservationer mot vad som angivits i förfrågningsunderlaget, jämför 1 kap 9 Avtalslagen, får tillåtas under förutsättning att de är prissatta. Reservationer vilka ej är prissatta medför dock alltid att anbudet är att betrakta som orent och inte ska utvärderas. Alternativa anbud: En upphandlande myndighet är skyldig att pröva samtliga anbud. Av detta följer att även anbud som innehåller alternativa utföranden ska prövas, under förutsättning att de uppfyller de ställda kraven och kommit in i rätt tid. Någon formell rätt att förhindra alternativa anbud finns alltså inte vid upphandlingar under tröskelvärdena om de ej explicit förbjudits. En anbudsgivare har alltid rätt att lämna anbud på en alternativ teknisk lösning förutsatt att funktions- eller prestandakrav inte åsidosätts. Om alternativa anbud ej tillåts ska detta anges explicit i förfrågningsunderlaget. 4

7 Rättelse, förtydliganden och kompletteringar: Av 15 kap 12 LOU framgår att en upphandlande myndighet får tillåta att en anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet. Myndigheten får begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Bestämmelsen har i rättspraxis givits en mycket snäv tolkning. Vad gäller kompletteringar anses endast konkretiseringar av tidigare lämnade uppgifter vara tillåtna, ej lämnande av nya uppgifter och särskilt inte sådana som påverkar anbudspriset. Förlängd anbudstid: Tillhandahålls inte leverantören hela förfrågningsunderlaget och kompletterande upplysningar, trots att detta begärts i god tid, ska fristerna för att komma in med anbud förlängas så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om all den information som behövs för att utarbeta anbud. Upplandsstiftelsen kan alltså förlänga anbudstiden om det bedöms erforderligt mot bakgrund av de kompletterande upplysningar som lämnas. Meddelande om förlängd anbudstid ska lämnas i god tid innan anbudsfristen går ut och aldrig senare än efter halva anbudstiden passerat. Anbudsfristen får aldrig förlängas på begäran av anbudsgivare. Om så sker, strider förfarandet mot principen om likabehandling av anbudsgivare. Anbudsöppning: Inkomna anbud öppnas vid ett och samma tillfälle. Vid öppnandet ska minst två personer närvara. Protokoll över inkomna anbud ska upprättas. Anbudsgivare äger rätt att påkalla att en representant för en handelskammare är närvarande, dock på egen bekostnad, se 9 kap 11 LOU. Uppgift rörande anbud får inte i något fall lämnas till annan än till den som lämnat anbudet. Den totala anbudssekretessen gäller fram till dess att tilldelningsbeslut meddelas. Kvalificeringsfas: För att en leverantörs anbud ska kunna antas måste leverantören klara de kvalificeringskrav som uppställts i förfrågningsunderlaget. Dessa krav måste vara otvetydiga och framgå av förfrågningsunderlaget och får inte ändras i efterhand. Krav på ett visst antal referenser, viss erfarenhet eller en viss årlig omsättning kan vara kvalificeringskrav beroende på föremålet för upphandlingen liksom krav på miljö- och kvalitetsledningssystem. Leverantören eller person i dess styrelse får vidare ej vara dömt för vissa typer av brott som uppräknas i 10 kap 1 LOU. Leverantören får ej heller vara försatt i konkurs eller föremål för annat förfarande i 10 kap 2 LOU. I enlighet med de nya bestämmelserna i LOU som träder i kraft den 15 juli 2010 åligger det den upphandlande myndigheten som avser att kontrollera att anbudsgivaren har betalat skatter och avgifter i Sverige att själv inhämta SKV 4820 blankett. I annons eller förfrågningsunderlag ska sålunda i förekommande fall anges att bevisen kommer att inhämtas av Upplandsstiftelsen på angivet sätt. 5

8 Den upphandlande myndigheten får enligt 11 kap 13 och 15 kap 13 LOU (över respektive under tröskelvärdena) begränsa kontrollen av intyg, certifikat, betyg och andra handlingar som visar anbudssökandes och anbudsgivarens kapacitet och redlighet till 1. den anbudsgivare som den upphandlande myndigheten/enheten valt att tilldela kontraktet i ett öppet förfarande och 2. de anbudssökande eller anbudsgivare som bjudits in att delta i anbudsgivning eller förhandling i ett selektivt eller förhandlat förfarande. Bevisen ska begäras in innan anbudsgivarna underrättas om tilldelningsbeslutet (öppen upphandling) respektive innan inbjudan till anbudsgivning eller förhandling (selektivt resp. förhandlat förfarande) sker. Anbudsprövning: Det anbud ska antas som antingen: 1. är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till samtliga omständigheter såsom pris, leveranstid, driftkostnader, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service, tekniskt stöd, miljöpåverkan m.m. eller 2. är det som har lägst anbudspris Val av utvärderingsprincip och bedömningsgrunder ska tydligt framgå av förfrågan och får inte ändras under upphandlingen. Kvalitets- och miljöaspekter kan användas som utvärderingskriterier. Även referenser kan användas som utvärderingskriterium, förutsatt att det som på detta vis ska utvärderas är hänförligt till föremålet för upphandlingen dvs. den efterfrågade prestationen och därmed är objektsspecifikt. Exempel på sådan utvärdering där referenser alltså kan användas är den offererandes platsorganisation eller arbetsledning. Avtal: Upphandlingsbeslut och avtalsundertecknande ska ske enligt gällande Attestinstruktion. Vid samtliga upphandlingar ska avtal upprättas med leverantören vilket ska undertecknas av bägge parter. Görs beställningen genom beställningsskrivelse kan dock leverantören bekräfta upphandlingen genom ett beställningserkännande. I möjligaste mån ska standardbestämmelser kopplas till avtalet. Avtalsvillkoren ska framgå av förfrågningsunderlaget. Rätt att avbryta upphandlingen: Rätt att avbryta upphandlingen har den upphandlande myndigheten om det finns sakliga skäl härför. Bevisbördan för att sakliga skäl föreligger åvilar Upplandsstiftelsen. Sakliga skäl för att avbryta en upphandling kan exempelvis vara att: a) anbuden som inkommer är för dyra, b) behovet bortfaller (fullständigt), c) endast ett (rent) anbud efter kvalificeringsfas rätten att avbryta grundas på att den konkurrens som faktiskt finns inte kan tillvaratas på formella grunder. Ett beslut om avbrytande av upphandling kan överprövas av förvaltningsrätt och ska därför noggrant motiveras i skrift och meddelas samtliga anbudsgivare. Om upphandlingen avbryts under anbudstiden ska avbrytandet annonseras med angivande av de sakliga skälen. Förhandling: Under tröskelvärdena får en upphandlande myndighet alltid övergå till förhandling. Förhandlingen får omfatta allt i anbudet: pris, organisation, tidplaner, prestanda etc. Likabehandlingsprincipen och absolut anbudssekretess gäller utan inskränkning under förhandling. Det är viktigt att förhandla med alla som har en rimlig chans att vinna. Anbudsgivare med orena anbud får inte delta i förhandlingarna förutom då samtliga inkomna anbud är orena. Orenheter och reservationer får endast förhandlas bort vid denna situation. Väsentliga förändringar i förfrågningsun- 6

9 derlaget får inte göras under förhandling, däremot givetvis i anbuden. Med väsentlig förändring förstås i princip sådana ändringar som om de funnits redan i det annonserade förfrågningsunderlaget hade inneburit att leverantörskollektivets sammansättning förändrats, t.ex. genom en väsentlig minskning/ändring av ingående arbeten. Tilldelningsbeslut: Av 9 kap 9 LOU (som gäller även förenklat förfarande, jfr 15 kap 19 LOU) framgår att den upphandlande myndigheten snarast möjligt skriftligen ska underrätta anbudsgivarna om det beslut som fattats om att tilldela ett kontrakt och skälen för beslutet. En sådan underrättelse ska också lämnas när den upphandlande myndigheten beslutat att avbryta en upphandling för vilken inbjudan gått ut eller i de fall den upphandlande myndigheten beslutat att göra om upphandlingen. Förarbetena till lagstiftningen anger relativt högt ställda krav på hur den upphandlande myndigheten ska redogöra för vilka motiv den haft för sitt beslut att tilldela kontraktet till just en leverantör. Av beslutet ska bl.a. framgå vilka anbudsgivarna var och vilka poäng som utdelats. I tilldelningsbeslutet ska vidare den s.k. avtalsspärren anges och när denna utgår. Avtalsspärren är 10 dagar om tilldelningsbeslutet skickas med e-post och femton dagar om det skickas med vanligt brev. Inom denna period får Upplandsstiftelsen inte ingå avtal. Om ansökan om överprövning av upphandlingen inkommer inom avtalsspärren förlängs avtalsspärren tills domstolen beslutat annat. Avtal får då inte ingås. Om avtalsspärren utlöper utan att ansökan om överprövning skett kan överprövning inte längre ske. 5.3 Direktupphandling Endast om upphandlings värde är lågt kan upphandling ske utan skriftligt infodrande av anbud av en leverantör. Det föreligger dock inget hinder mot att infordra anbud även skriftligt från flera leverantörer. Även vid direktupphandling bör dock alltså om möjligt prisjämförelse göras. Följande beloppsgränser gäller för direktupphandling inom Upplandsstiftelsen enligt 15 kap 3 LOU: SEK Varor och tjänster Max Byggentreprenader Max Direktupphandling av samma sorts vara, tjänst eller byggentreprenad får ske upp till detta belopp under räkenskapsåret. När beloppet uppnåtts ska annonserade upphandlingar ske. Direktupphandling kan även ske om det finns synnerliga skäl, såsom synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten. Typiskt sett är det fråga om s.k. force majeure-situationer. Sker upprepade direktupphandlingar av samma typ av vara eller tjänst ska ett ramavtal tecknas efter upphandling genom ett annat upphandlingsförfarande. I övrigt gäller samma bestämmelser som för förenklat förfarande enligt ovan. 7

10 6 Organisation Vd har det övergripande ansvaret för att upphandlingspolicyn efterlevs och utvecklas. 7 Ramavtal (Årsavtal) Sker upprepade direktupphandlingar av samma typ av vara, tjänst eller byggentreprenad ska ett ramavtal tecknas mellan Upplandsstiftelsen och en eller flera leverantör i syfte att fastställa samtliga villkor för anskaffningsbeslut. Ramavtal ska upphandlas som förenklat förfarande under tröskelvärdena och avtalsperioden får inte vara längre än fyra (4) år inklusive förlängningsklausul. Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga de kontrakt som planers under ramavtalets löptid. Sedan den 1 januari 2008 gäller stränga och detaljerade regler för hur upphandling av ramavtal ska tillgå, se 5 kap LOU. Antingen upphandlas ett ramavtal med en leverantör, annars måste minst tre leverantörer upphandlas. Detta är under förutsättning att det inkommer minst tre anbud och att dessa uppfyller de krav som ställts upp i förfrågningsunderlaget. Ramavtal med flera leverantörer måste antingen innehålla en fördelningsnyckel i form av rangordning eller innehålla villkor för förnyad konkurrensutsättning mellan de antagna ramavtalsleverantörerna. Rangordning innebär att den anbudsgivare som placerat sig som nummer 1 alltid ska erbjudas avropet. Parallella ramavtal där den upphandlande myndigheten fritt kan välja bland de antagna ramavtalsleverantörerna är således inte tillåtna. Hela den upphandlande myndighetens behov av en vara, en viss typ av tjänst eller en viss typ av byggentreprenad behöver dock inte upphandlas i en enda ramavtalsupphandling. En geografisk indelning är tillåten. Avrop från upphandlat ramavtal hanteras genom gällande Attestinstruktion. 8 Förlängning av avtal Förlängning av avtal får endast ske om det funnits en förlängningsklausul med i förfrågan och sådan föreligger i det slutliga avtalet. När avtalsperioden är slut, efter eventuell förlängning, ska ny upphandling äga rum. Sammanlagd avtalsperiod får inte överstiga fyra (4) år utan mellanliggande upphandling. 9 Kommersiell och fortsatt sekretess Anbud: Anbud är ovillkorligen hemliga under pågående upphandling fram till dess att tilldelningsbeslut meddelats. Det är förbjudet att upplysa om vilka som fått anbudsförfrågan, om man fått in anbud och naturligtvis också vilka som lämnat anbud och innehållet i dessa även vid förhandlingar. Det går således inte att spela ut leverantörernas anbud prismässigt mot varandra vid förhandlingar. Anbud ska därför tas emot och förvaras på sådant sätt att inte obehöriga kan ta del av dessa. Avtal: När tilldelningsbeslut har meddelats avseende en vinnande leverantör är samtliga handlingar i ärendet vanligtvis offentliga handlingar, d.v.s. alla har rätt att ta del av dessa. Om det finns anledning att anta att Upplandsstiftelsen eller antagen leverantör skulle lida skada om vissa uppgifter i ärendet tillkännages kan dessa hemligstämplas. Beslut om utlämnande av handling likväl som hemligstämpling av vissa uppgifter tas av VD. Sekretess och utveckling i praxis: Tidigare har endast rena företagshemligheter kunnat sekretessbeläggas enligt för området gällande rättspraxis. En utveckling mot en allt bredare tolkning av vad som ska kunna omfattas av s.k. 8

11 kommersiell sekretess har emellertid skett i rättspraxis. Anledning att hemlighålla anbudshandlingar som avses i lagrummet 31 kap 17 lagen om offentlighet och sekretess kan sägas föreligga, när det finns anledning att befara att ett offentliggörande av handlingarna skulle kunna medföra en inte alltför obetydlig skada för vederbörande verk eller anbudsgivare. Det bör för lagrummets tillämpning krävas att det ska föreligga någon speciell omständighet eller särskilda förhållanden som kan åberopas som skäl härför. Något krav på en mera ingående utredning härom bör emellertid inte ställas upp. Exempel på handlingar som kan sekretessbeläggas enligt rättspraxis är CV, företagsspecifika manualer (t.ex. kvalitetssystem) och à-prislistor som inte är föremål för utvärdering. Den upphandlande myndigheten är aldrig bunden av anbudsgivares begäran om sekretess. 10 Miljö- och kvalitetshänsyn Miljö- och kvalitetsaspekter beaktas vid all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. 9

12