Ekonomisk förvaltning, styrmodell och intern kontroll. 5 mars 2015

Transkript

1 Ekonomisk förvaltning, styrmodell och intern kontroll 5 mars 2015

2 Agenda Information om ekonomiavdelningen Styrmodellen Kommunens ekonomiska förutsättningar Ekonomiska styrprinciper och budgetmodell Upphandling Intern kontroll Revisorer

3 Ekonomiavdelningen EKONOMICHEF Susanne Glans KLAS HÖGLUND CLAES WALLIN ANNIKA MÅRTENSSON PETER HÄGGQUIST JENNY RAMKRANS IT-STRATEG IT-BESTÄLLARE KOMMUN- CONTROLLER EKONOM MED REDOVISNINGS- ANSVAR EKONOM MED UPPHANDLINGS- ANSVAR MARIE-LOUISE SANDEBERT ROSE-MARIE WIGNÄS EKONOMI- ASSISTENT EKONOMI- ASSISTENT

4 Vad har vi för oss på ekonomiavdelningen? Ansvarar för kommunens budgetprocess och ekonomiska rapportering. Sköter kommunens ekonomiska redovisning. Stöttar förvaltningarna i ekonomifrågor som budget, uppföljningar, prognoser och beräkningar av olika slag. Sköter in- och utbetalningar ex leverantörsfakturor. Tar fram olika ekonomiska nyckeltal och jämförelser. Samordnar inköps- och upphandlingsfrågor. Handlägger försäkringsfrågor. IT övergripande och drift (från och med 1 april). Styrmodellen. Intern kontroll.

5 Styrmodell

6 Styrning och ansvar Kommunallagen säger att..fullmäktige ska ha möjlighet att kontrollera och följa upp verksamheten..nämnderna ska tillse att verksamheten bedrivs enligt mål, riktlinjer och föreskrifter

7 Styrmodellen är en beskrivning av hur kommunen styrs, och hur politik och förvaltning ska förhålla sig till varandra Vad Hur

8 Vad Rollfördelning Politikens VAD innebär: Formulera vision, mål och inriktning Besluta om omfattning och ekonomiska ramar Ansvar för större prioriteringar Följa upp och ompröva

9 Hur Rollfördelning Tjänstemännens HUR innebär: Bestämma HUR man ska utföra det politikerna beslutar om, verkställa politikernas beslut Leda utförandet i den löpande och dagliga verksamheten Bestämma HUR man ska arbeta för att nå de mål politiken fastställer Följa upp och rapportera effekterna av arbetet

10 Vision Mål Ska sträva mot visionen och vara specifika, mätbara, realistiska och tidssatta

11 Kommunen där vi bor bra och lever länge År 2025 Politiken Övergripande mål Övergripande strategier Treåriga Nämndsmål Ettåriga Förvaltningen Enhetsmål Individuella mål Ettåriga Ettåriga

12 Vad Kommunfullmäktige beslutar om: Vad ska vi sträva efter - kommunens vision Vad ska vi uppnå - övergripande mål och nämndsmål Vad ska vi mäta - nyckeltal Vad ska vi rätta oss efter - styrdokument, riktlinjer, policys och strategier Vad får det kosta budgetramar

13 Vad Nämnden beslutar om: Vad ska vi uppnå - egna nämndsmål Vad ska vi göra för att uppfylla målen Vad ska vi mäta egna nyckeltal Vad får det kosta intern budget Anges i verksamhetsplanen

14 Hur Förvaltningen beslutar om: Hur man ska arbeta för att nå målen Hur man ska mäta och utvärdera Hur man ska följa upp

15 Nyckeltal, ett komplement till mål Exempel från olika nämnder Nuläge Grön Gul Röd Andel barn i familjer som haft försörjningsstöd x x y z Bemötande särskilt boende y x y z Jag känner mig trygg i skolan z x y z Meritvärde år 9 x x y z Befolkningsutveckling y x y z Sysselsättningsgrad z x y z

16 Uppföljning Analys Tre gånger per år: april, augusti och december Iakttagelser Bedömning Slutsats Nyckeltalens utveckling Volym- och kostnadsutveckling Ekonomiskt resultat för perioden, prognos för året. Bedömning av uppfyllelse avseende nämndsmål - Målen är uppnådda - Målen är delvis uppnådda - Målen är inte uppnådda Vad blev effekten av måluppfyllelsen? Var målen relevanta? Rekommendation Vilka åtgärder ska prioriteras för att nå de uppsatta målen nästa år? Mål och målnivå nästa år? Omvärldsförändringar ex lagkrav och behovsbild

17

18 Revidering styrmodell 2016 Nya övergripande mål Ökat arbetsdeltagande Trygga och goda uppväxtvillkor Åldrande med livskvalitet Hållbar livsmiljö Innebär.... revidering av styrmodellen.. strategiska inriktningsdokumentet omarbetas

19 Revidering styrmodell 2016 Gruppdiskussion KS 19 februari - Övergripande strategier Kommunledningsgruppen input Nämndernas presidium mars månad Återremiss KS Kommunfullmäktige juni Beslut reviderad styrmodell och SID

20 Kommunens ekonomiska förutsättningar

21 Kommunens förutsättningar En kommun med tillväxt (1 jan inv) Enligt visionen ska vi vara invånare 2025 Positivt med befolkningsökning ökade skatteintäkter Järnväg och översiktsplan Men Ökad efterfrågan på kommunal service Investeringar

22 Bollebygds kommuns resultat

23 Hur finansieras kommunens verksamheter Hur finansieras kommunens verksamhet? Försäljningsmedel Taxor och avgifter Hyresintäkter Bidrag Försäljning av tjänster och verksamhet Skatt & SB

24 Ekonomiska förutsättningar SKL prognos skatter och statsbidrag ( ) År Invånare, 1 nov föregående år Utveckling skatteunderlag % 4,7 4,5 4,2 Skatteintäkter, tkr Inkomstutjämning tkr Regleringsbidrag tkr Strukturbidrag tkr Kostnadsutjämning tkr LSS-utjämning kr/inv LSS-utjämning tkr Kalkyl kommunal fastighetsavgift S:a skatter och statsbidrag tkr

25 Vilka slags kostnader har kommunen? Vilka slags kostnader har kommunen? Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet Konsulttjänster Personalkostnader Lokalkostnader Övriga kostnader

26 Utveckling av skatteintäkter och nettokostnader

27 Ekonomiska styrprinciper och budgetmodell

28 Ekonomiska styrprinciper Anger: Ansvarsfördelning och spelregler för ekonomistyrningen Ansvar och befogenheter i budgetprocess och budgetuppföljning

29 Ekonomiska styrprinciper Budget Nämnders budgetramar fastställs av kommunfullmäktige Nämnder ska inom budgetram uppfylla fastställda mål Inga beslut ska fattas utan att finansiering är klarlagd

30 Ekonomiska styrprinciper Uppföljning och rapportering Fem uppföljningstillfällen per år Varav två utgör delårsbokslut (april och augusti) Ekonomi, prestationer, personal ingår alltid Delårsbokslut även måluppfyllelse och investeringar Om negativ prognos ska åtgärder presenteras senast två nämnder senare för att nå nollresultat

31 Budgetmodell Budgetmodellen har ett befolkningssamband. Innebär att vissa verksamheter får budget utifrån prestationer. Prestation: - Barn i förskole- och fritidsverksamhet - Elever i förskoleklass, grundskola, gymnasiet - Brukare särskilt boende och hemtjänst

32 Budgetmodell Budgetmodellen består av: Aktuell budget Ändrat ansvar Effekt fattade beslut Befolkningsförändringar Indexering Politiska prioriteringar Förändringsuppdrag Ofördelad budget Lönerörelse Räntenetto Resultatmål

33 Planeringsprocessen Mål- och budgetföruts. Budgetunderlag KF-budget KS beslut Diskussion i nämnderna Dialog KS och nämnd Beslut nämnd Majoritetens förslag KS beslut KF beslut Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul 2015

34 Upphandling

35 Kommunallagen LUF LSS LOV SoL LOU PUL Skollagen HSL

36 Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) Byråkrati Strategi

37 Lagen om offentlig upphandling (LOU) Främja kostnadseffektivt användande av skattemedel Främja fri rörlighet inom EU Undanröja ageranden som begränsar konkurrens Underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor Se till att det företag som säljer de efterfrågade varorna, tjänsterna eller entreprenaderna till de mest förmånliga villkoren vinner. Den goda affären ska eftersträvas

38 De fem grundläggande principerna ickediskriminering likabehandling ömsesidigt erkännande proportionalitet transparens

39 Inköpsprocessen Avtalsuppföljning Strategi Upphandling

40 Strategi Behovsanalys Marknadsanalys Upphandlingsstrategi - Policy, riktlinje

41 Utforma ett förfrågningsunderlag Annonsera Anbudsöppningen Kvalificering av leverantör Pröva och utvärdera anbud Avbryta en upphandling Underrättelse/tilldelningsbeslut Teckna avtal Avsluta upphandlingsprocess Upphandling

42 Inköpsprocessen Avtalsuppföljning Följa upp avtal Utvärdera upphandlingen

43 Upphandlings- och inköpspolicy Utformning av och förhållningssätt till upphandlingar

44 Kommunens upphandlings- och inköpspolicy Togs av kommunfullmäktige december 2014 Syftar till att skapa ett gemensamt förhållningssätt Bygger på ett behov av ökad kommunikation och intern kontroll Säkerställa vem som gör vad. Säkerställa att vi följer gällande lagstiftning Ställer krav på hållbarhet

45 Kommunens upphandlings- & inköpspolicy forts. Regionala företag Små företag Stora företag Ickediskriminering & likabehandling Lokala företag Mellan företag

46 Säkerställande av kompetens Utbildningskrav Inköpsberättigade, steg 1 Direktupphandlande, steg 2

47 Kommunens upphandling- och inköpsorganisation Upphandlingsrådet Upphandlingsombud Upphandlingsrådet

48 Hur upphandlingar i Bollebygds kommun bedrivs

49 Kommunikation nu och framåt Uppbyggnation av interna kommunikationskanaler Ny avtalsdatabas Annonsering av upphandlingar som överstiger kr Elektroniska upphandlingar Framtagande av ny hemsida med bland annat prenumerationsmöjlighet

50 Intern kontroll

51 Intern kontroll Reglemente för intern kontroll som. ska säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll Det vill säga att....verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt..ekonomisk rapportering och information om verksamheten är tillförlitlig..tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera efterlevs

52 Intern kontroll i verksamhetsplan Risk- och väsentlighetsanalys - Årligen i nämnderna - Identifiera riskmoment - Bedömning sannolikhet och konsekvens Internkontrollplan - Del i nämndernas verksamhetsplan - Utifrån nämndernas risk- och väsentlighetsanalys - Eventuellt tillägg från kommunstyrelsen

53 Intern kontroll - Uppföljning I samband med delårsrapport april och augusti Årsredovisning Stickprovskontroller kopplat till internkontroll planen eller till exempel framtagna betalningsrutiner