Rutiner LB07 INDOOR CUP

Transkript

1 Rutiner LB07 INDOOR CUP I inbjudan hittar ni aktuella datum och ni anmäler snarast till Jonas Snygg, e-post: jonas@lb07.se, vilket datum ni vill arrangera er cup. Notera att er anmälan endast är ett önskemål. Tävlingsform och regler finns i inbjudan. LB07 Indoor Cup har på få år vuxit till en av de stora inomhusturneringarna i Skåne. Det beror givetvis på det fina arbete som vi alla lägger ner. Dessa rutiner är till för att tydliggöra vem som gör vad och vad som gäller för att vi tillsammans skall kunna göra ett bra arrangemang. Tänk på att pojkar och flickor 9 år och yngre inte har slutspel. Fördelning av ansvar och arbetsuppgifter finner ni nedan. Vi kommer att utöka kiosksortimentet med ett flertal nyttiga produkter, detta för att skapa ett attraktivare utbud och därmed en merförsäljning. Ni har precis som förra året 100% av vinst efter våra avdrag. Vi måste följa Miljöförvaltningens bestämmelser angående hantering av livsmedel vilket innebär att klubben är ytterst ansvarig för hantering samt sortiment och därför sker alla inköp centralt från klubb. Inga egna hembakade varor tillåts. Förberedelser inför och efterarbetet efter resp. cup är självfallet viktigt för att det skall fungera så bra som möjligt under cupen och ge den service till gästande lag som de har rätt att kräva av oss som arrangör.

2 Lagets ansvar: Förberedelser 1. Fixa lag och gör lottning och spelprogram, ansvarar för utskick av välkomstinformation, (finns mall hos Jonas på kansliet), lagblankett och tävlingsbestämmelser till berörda lag och Jonas Snygg, senast 10 dagar innan cupen 2. Kontakta Ulf Zeba på telefon eller e-post i Wihlborgs arena senast 10 dagar innan cupen för att fixa det praktiska för hallen som ljudanläggning, dator och städmaterial. 3. Tillsätta funktionärer. 4. Kontakta Susanne Andersson, senast 2 veckor innan ni skall arrangera er cup för att få er beställningstalong för cafésortimentet som ni mejlar tillbaka senast fredagen veckan innan er cup. Beställningen är att betrakta som ett köp och är därmed lagets egendom. Klubben kan köpa tillbaka obrutna förpackningar, dock ej färska och frysta varor. Klubben äger rätt till att neka återköp. 5. Hämta nyckel till Wihlborgs arena, priser, funktionärskläder, växelkassor för försäljning hos Susanne Andersson på kansliet senast kl fredagen innan cupen. 6. Ni hämtar era varor ur beställningssortimentet direkt på ICA Supermarket från fredagen innan er cup fram till på lördagen, bassortimentet finns i köksförråd på Wihlborgs Arena. 7. Tillsättning av funktionärer 1. Cafépersonal, 4-5 personer per pass. Rekommendation att ni kör 3 timmarspass. 2. Lotteriförsäljare, 2 personer per pass 3. Tävlingsledare, 1 person 4. Tävlingssekretariat, 1 speaker, 2 resultatadministratörer 5. Städpersonal, 3 personer per pass och sedan full styrka inför slutstädningen. Att tänka på! Säkerställa att det är fri väg till och från Wihlborgs Arena, dvs. inga parkerade bilar på Myrstigen eller i anslutning till hallen. Tänk på att utryckningsfordon som Brandkår och ambulans måste kunna komma fram om olyckan är framme. Matchbollar och västar Resultatrapportering till egna lagsidor på webb samt till Jonas Snygg för rapportering på lb07.se

3 Efter genomförd cup 1. Städa hallen samma dag efter cupen. Tänk på att det kommer lag till Wihlborgs arena söndagar kl för träning och då vill de mötas av en städad hall. 2. Sammanställa cupens resultat och mejla dem till senast måndagen efter cupen. Jonas lägger resultaten på lb07.se. 3. Redovisa caféförsäljning och lotteriförsäljningen till Anita Ohlsson senast måndagen efter cupen. Er vinst sätts in på ert lagkonto. 4. Lämna tillbaks funktionärströjor i separat plastpåse, linjedomarnas flaggor, nyckel till Wihlborgs arena, mm senast måndag efter cupen till Susanne Andersson på kansliet. 5. Varor som kan returneras lämnar ni kvar i förrådet. Tänk på att de varor som inte vi tar i retur måste ni själva ta hand om efter cupen. Vilka varor det är framgår av beställningssedeln.

4 Kansliets ansvar: Fördelning av datum för cuper Produktion av inbjudan samt distribution via e-post till föreningar i Skånes FF. Ni får även tryckta inbjudningar som ni själva distribuerar i samband med matcher och cuper. Sanktionsansökan Ta emot anmälningar samt betalningar Hemsida Iordningställande av växelkassa. Tillsättning av domare via Malmö Fotbolldomarklubb Beställa priser och pokaler Lottningsmall och tävlingsbestämmelser Laguppställningsblankett och välkomstinfo Dator till tävlingssekretariat Ljudanläggning inkl. mic. Parkeringstillstånd på parkeringsplats. Vaktmästare i Wihlborgs Arena ansvarar för: Ljudanläggning uppkopplad Dator och skrivare uppkopplad Genomgång av matchur och resultattavla Kritning av planer Genomgång av utrymmen Genomgång av städrutiner samt tillse att det finns städutrustning inkl. sopsäckar Genomgång av larm och larmrutiner, larm skall vara avstängt under cup.

5 Ekonomi Laget får 100% av överskottet av caféförsäljningen efter att laget betalt inköpskostnad för varor. Laget får 100% av lotteriförsäljningen. Från anmälningsavgifterna dras kostnaden för domare, pokaler och medaljer och därutöver tar klubben kronor för administration vid 16 anmälda lag eller färre. Vid fler än 16 lag tar föreningen en administrationsavgift på kronor. Samtliga cuper skall sträva efter minst 16 lag med ett A-slutspel och ett B-slutspel. Undantag görs för P8 och P9 som genomförs utan slutspel, här strävar vi efter 32 lag. Det är sedan upp till varje arrangerande lag att bestämma hur många lag man vill ha utöver minsta stipulerade antalet lag. Domarersättningar Ni skall inte betala ut kontanter till domarna utan ni tar emot domarkvitto och lämnar dessa till kansliet. Domarna är tillsatta av Malmö Fotbollsdomarklubb. För kännedom: Domarna ersätts med 230 kronor per timma. Reseersättning: Räknas för resa från bostaden t o r Wihlborgs arena och är 3 kr/km. OBS! vi betalar bara ut reseersättning en gång per domare och dag. Förlorad arbetsförtjänst: Utbetalas inte Traktamente: Utbetalas inte Tävlingssekretariatet tar emot domarkvitton. Kontrollera att domaren har rätt tidsangivelse, att det finns angivet personnummer och ett kontonummer för utbetalning till domaren. Kvittona lämnas till kansliet tillsammans med nycklar etc.

6 Kioskpersonal: En (1) person sköter all kassahantering och får inte hantera varor eller bereda exempelvis smörgåsar, korv etc. Kontrollera temperatur i kylar och frysar innan verksamheten öppnar. Använd för ändamålet avsedd termometer och för in temperatur i rapportblad på respektive kyl- och frysskåp. Lagra de känsligaste kylvarorna som exempelvis frallor längs ner i kylmonter och överst kakor som Delicato högre upp (längst upp svårt hålla kylan). Beredning av frallor och smörgåsar skall ske på separat beredningsbord. OBS! rengör noga före och efter. Tänk på att täcka över frallor och smörgåsar efter beredning. Blanda ej glutenfria produkter med övriga. Rengör köksredskap efter användandet. Töm papperskorgar och avfallspåsar i container. Personlig hygien 1. Personal skall använda skyddskläder(t-shirt från klubben) ombyte sker i personalomklädningsrum. 2. Personal får inte bära smycken eller andra föremål som kan kontaminera livsmedel 3. Personal som kan överföra smitta får inte utföra arbete som innebär risk för kontaminering av livsmedel. För personal som t ex har sår på händerna ska använda skyddshandskar 4. Tvätta händerna med flytande två samt torka händerna ordentligt innan du påbörjar kioskarbetet och efter eventuellt toalettbesök.