Hej och välkommen, så här gör vi hos oss.

Transkript

1 HANDBOK I HANDLEDNING Hej och välkommen, så här gör vi hos oss. KFS.NET/HANDLEDARUTBILDNING

2 Företag Namn Telefonnummer

3 Introduktion KFS Handledarutbildning Version KUNSKAP Handledning för dig som ska handleda. Välkommen till din nya roll som handledare! Du kommer att bidra till att fler lär sig mer inom ditt yrke. Att handleda någon är roligt, utvecklande, lärorikt och ibland utmanande. Till din hjälp har vi utformat den här boken. Välj de delar som passar din situation. Den ger dig stöd och rätar ut frågetecken som kan dyka upp i handledningsprocessen. Vi önskar dig lycka till! Så blir du en god förebild... 5 Företagets mål och verksamhet Inventering av företagskultur... 7 Dina styrkor och svagheter Dina arbetsuppgifter Före Första dagen Två första veckorna Veckoplanering av lärande Första sex månaderna Efter Lär känna din nya kollega Din nya kollegas arbetsuppgifter Förberedelse inför ett möte GROW-modellen Riskbedömning Utvärdering av arbetsmoment Utvärdering av introduktionen Grunden i webbutbildningen består av nio korta moduler. De inne håller ledarskap, coachning, lärande, företagskultur och arbetsmiljö. Modul erna av slutas med en enkel övning där du kan träna dina nya kunskaper. Formulären som övningarna bygger på finns i handboken och som nedladdningsbara pdf- filer. Ta del av kunskaperna i egen takt; på dator, i mobil eller läsplatta. För dig som handleder nyanlända finns det ett tillägg för hur du lär ut yrkes språk. Mer information finns på kfs.net/ handledarutbildning. PRAKTISKT STÖD Handboken är ett praktiskt stöd i ditt dagliga arbete. Den underlättar din handledningsprocess och det finns material både för dig, HR och den handledde. Handboken innehåller checklistor, formulär och modeller. Välj de delar som passar din situation. Skriv gärna ut materialet om du använder pdf-filer. Sätt upp på väggen för bättre överblick eller bär med dig i en pärm. Handboken uppdateras hela tiden. Kompletterande innehåll och formulär finns på kfs.net/ handledarutbildning. ERFARENHETSUTBYTE Runt om i landet erbjuder vi workshops för dig som vill utvecklas i rollen som handledare. Här träffar du andra hand ledare, tränar dina kunskaper, diskuterar och utbyter erfarenheter, nätverkar och övar tillsammans med personer i liknande situationer. Du får stöd för din framtida utveckling i rollen som handledare. För datum, se kfs.net/ handledarutbildning.

4

5 Att vara handledare KFS Handledarutbildning Version Så blir du en god förebild. Handboken ger dig stöd i att bli en god förebild. Här erbjuds du kunskaper för att göra både intryck och avtryck i en persons utveckling! Handledning är en pedagogisk process, där du vägleder en person som ska utvecklas i ett yrke. Genom god handledning kommer du själv att utöka dina kunskaper. Dina chefer och HR är viktiga som stöd till dig. Men även dina kollegor ansvarar för att den du handleder trivs och blir en del av arbetsgemenskapen. Den här boken innehåller flera formulär, checklistor och mallar som underlättar ditt arbete med handledning. Om själva utbildningen Vi vet att du tycker det är kul att arbeta med nya människor, visar omtanke och är bra på att kommunicera. Denna utbildning underlättar och frigör tid från administration och förberedelser. Det gynnar både dig och den handledde. Med rätt förberedelser kommer du att hinna med! Du och den du handleder kommer även att kunna ge mycket tillbaka till arbetsplatsen. Dina uppgifter består av att: Ta emot och introducera på arbetsplatsen. Beskriva arbetet, visa, instruera, öva. Planera och följa upp. Underlätta lärandet. Förmedla vad en god arbetsmiljö innebär. Dokumentera processen. Handleda för lärdom En person kan ha en bred grundkompetens, men sakna den specifika kompetensen som krävs för ett visst arbete. Här har du som handledare en viktig roll för att stödja lärandeprocessen. Detta innebär i praktiken att hen måste bli medveten om sina starka och svaga sidor för att utveckla sin egen kompetens. En del av gemenskapen Varje organisation har sina egen företagskultur. Du behöver ta hänsyn till det i din handledning. Attityder och värderingar kan skilja mellan olika individer och delar i företaget. Ett aktivt arbete med en värdegrund där alla är del aktiga är en framgångsfaktor. Du behöver därför dels sätta ord på verksamhetens attityder, dels tydliggöra att diskriminering inte är tillåtet enligt lag. I handledarutbildningen finns olika stöddokument som du kan använda under hela processen. Väx i rollen som handledare Genom bra förberedelser lyfter du fram din yrkeskompetens på ett tydligare sätt. När du är trygg kommer även den du handleder att känna sig trygg. Genom handledarskapet får du bättre kännedom om dig själv och du lär dig nya saker. Du får nya infallsvinklar och utvecklas som medarbetare!

6 6 Version 1.1 KFS Handledarutbildning Om företaget Företagets mål och verksamhet För att välkomna någon till din arbetsplats måste du kunna berätta vad ni gör. Här är en sammanställning som hjälper dig att beskriva företaget. Om företaget Exakt vem vänder vi oss till? Namn Startår VD Vad levererar/säljer vi? Ekonomisk översikt, tre senaste åren År: År: År: Omsättning, tkr Årets resultat, tkr På vilket sätt är vi unika jämfört med konkurrenterna? Vinstmarginal, % Antal anställda Så här bidrar vi till att göra samhället bättre Vision (Om tio år ska vi ) Vi är idag kända för Imorgon ska vi vara kända för Företagets fem främsta konkurrenter Företagsnamn Styrka Svaghet Jämfört med konkurrenterna Sortimentsbredd Kvalitet Pris Servicenivå Läge och öppettider Låg/liten Medel Hög/stor Historia i korthet

7 Om företaget KFS Handledarutbildning Version Inventering av företagskultur Så här gör vi hos oss. Ta gärna hjälp av en kollega och diskutera om ni har samma upplevelse av kulturen. Övertygelse på vilket sätt bidrar vi till att göra samhället bättre? Organisation Platt Hierarkisk Kan själv Ta in hjälp Värderingar Kärnvärde Exempel på vad det betyder i praktiken hos oss Göra saker rätt Tydlig Förlåtande Ta initiativ Otydlig Klandrande Hjälpsam Icke hjälpsam Personlighetstyp Expert Lagspelare Generalist Individualist Hur skiljer sig vårt företag jämfört med andra? Lugn Energisk Närmaste konkurrent Tillverkningsindustri PR-byrå Arbetstid och övertid Verksamhet Hur vi hälsar på varandra Regler Improvisation Lunch Fika Möten Tillgänglighet Telefon och e-post Boka tid i varandras kalendrar Innovativ Långsam Tänka Göra Perfektion Leverans Förvaltande Snabb Vad ska man göra för att bli månadens medarbetare? Vad finns det för oskrivna regler på företaget? Jargong Hård Mjuk Positiv Negativ Högljudd Tyst Kall Varm Grabbig Tjejig Vad är status hos oss? Om företaget var en bil? Fackspråk Allmänt tal 1 Bilmärke 2 Modell Klädstil 3 Årsmodell Trendig Klassisk 4 5 Färg Extrautrustning Enkel Förnuftig Exklusiv Uppseendeväckande

8 8 Version 1.1 KFS Handledarutbildning Du som handledare Dina styrkor och svagheter Genom din roll som handledare ser du ditt arbete och din arbetsplats utifrån. Frågan är: vem är du? Dina tre främsta styrkor Vem är din förebild som ledare? 1 2 Vad gör denna personen riktigt bra? 3 Vad i din karriär är du stolt över? Vad skulle du göra annorlunda? Personlighet Lärostil 5 Extrovert Introvert Läsa om uppgiften Fakta Intuition Muntlig förklaring Produktivitet När på dagen är du som mest produktiv? När på dagen har du en svacka i din energi? Tänka Bedöma Känna Varseblivning Prova på uppgiften Neutralt + + Hur vill du helst få feedback? Motivering på jobbet Pengar Status Eget ansvar Personlig utveckling I vilka situationer blir du stressad? Beröm/bekräftelse Bra chefer Del av ett högre syfte Neutralt + + Självskattning Hur är din förmåga att lyssna på andra människor? Avbryter ofta och tänker mest på vad jag vill säga Låter alla tala till punkt och försöker förstå dem Hur reagerar du när det uppstår en konflikt? Drar mig undan Tar en ledande roll för att lösa konflikten Vilken roll har du helst i en grupp? Dominant ledare Sakkunnig expert Hur bra är du förstå andra människors känslor? Inte alls Fullständig koll, ofta innan de själva ens vet Hur är du med människor du aldrig träffat tidigare? Reserverad Tar aktivt kontakt Hur lätt har du för att lita på andra? Litar blint på alla tills de bevisat motsatsen Vill se vad de går för innan jag bestämmer mig

9 Du som handledare KFS Handledarutbildning Version Dina arbetsuppgifter Formuläret hjälper dig att se din roll på företaget och hur du bidrar till att uppnå företagets långsiktiga mål och vision. Jag Namn Roll på företaget Titel Hur bidrar jag till att uppnå företagets mål och vision? Ordinarie arbetsuppgifter Handledare Mina övergripande mål Mål 3 månader 6 månader 12 månader Vem utvärderar? Redskap för att uppnå mina mål Budget Mandat Det här får jag självständigt besluta om När behöver jag be om lov? Situation Ansvarig person Övrigt T ex arbetsredskap till mitt förfogande Jag är ansvarig för Jag är inte ansvarig för Mitt uppdrag som handledare Uppdraget Avsatt tid, timmar Tidsperiod Handledning Planering Från Till Ansvarig chef/hr Ort och datum Namnförtydligande Handledare Ort och datum Namnförtydligande Namnteckning Namnteckning

10 10 Version 1.1 KFS Handledarutbildning Planering Före En noggrann förberedelse är avgörande för hela introduktionen. Här är en checklista som stödjer ditt arbete. Arbetsgivaren Klart? Handledaren Klart? Definiera tjänsten Gå handledarutbildning Utse handledare Genomgång av befattningsbeskrivning/kompetensprofil Utse backup vid frånvaro Kartläggning av relevanta arbetsuppgifter Definiera tid och befogenhet för handledaren Riskbedömning Anställningsavtal eller praktiköverenskommelse Schema för första dagen Eventuellt anställningsstöd, exempelvis yrkesintroduktion Två första veckorna: Övriga avtal, förmåner och försäkringar Introduktion Informera kollegorna om att en ny person kommer Arbetsuppgifter Beställ: Plan för första sex månaderna: ID/Passerkort Arbetsuppgifter Nycklar Utbildning Behörigheter/inloggning Lista med kontaktuppgifter till nyckelpersoner E-post Telefon Dator Andra arbetsredskap Skyddsutrustning Arbetskläder Arbetsskor Visitkort Förbered: Skåp Skrivbord/arbetsplats Informera skyddsombud och lokala fackliga parter Nya medarbetaren Klart? Nya medarbetarens kontaktuppgifter och bankkonto

11 Planering KFS Handledarutbildning Version Första dagen Det första intrycket är viktigt. Den du handleder ska känna sig välkommen och du behöver vara förberedd. Första dagen Att göra Klart? Policys och rutiner, forts. Klart? Hälsa personen välkommen Miljöpolicy Säkerhetsgenomgång Kvalitetssäkringssystem Visa runt på arbetsplatsen: Personalhandbok Lokaler Oskrivna regler 08:00 Allmänna utrymmen Arbetstid Lunch och fikarum Flextid 09:00 Vilorum Stämpelklocka/tidsregistering Nödutgångar Sjukanmälan 10:00 Hälsa på de närmaste kollegorna Ledighet och semester Företagsinformation Pension 11:00 Genomgång av policys och rutiner Matraster Lunch med kollegorna Fikaraster 12:00 Dela ut arbetskläder Övriga raster Personlig skyddsutrustning Första hjälpen 13:00 Informera om vem som är: Friskvård Skyddsombud Företagshälsovård 14:00 Fackliga organisationer Rökning Lokalt fackligt ombud Hygienbestämmelser 15:00 Alkohol och drogpolicy Klädkod 16:00 IT- och telefonpolicy Privata besök på arbetsplatsen 17:00 Policys och rutiner Klart? Regler 18:00 Rutiner Sekretess Värdegrund och värderingar Uppförandekod Jämställdhetsplan Mångfaldsplan

12 12 Version 1.1 KFS Handledarutbildning Planering Två första veckorna Målet är att den du handleder kommer in i arbetsgemenskapen. Genom att vara en god ambassadör skapar du ett förtroende som underlättar introduktionen. Arbetsuppgifter vecka 1 Arbetsuppgifter vecka 2 Att göra Kartläggning av tidigare erfarenhet och kunskap Genomgång av mål Ta fram en rollbeskrivning för din nya kollega Utbildningsplan Relevanta arbetsuppgifter Förväntningar på dig som handledare Introduktion av den handleddes loggbok Boka uppföljningssamtal efter tre månader Plan för de första sex månaderna Klart? Löpande Mellan handledare och den handledde Förväntan/målsamtal Avstämning mot utbildningsplan Löpande Mellan handledare och chef/hr Avstämningssamtal

13 Planering KFS Handledarutbildning Version Veckoplanering av lärande En bra dialog är central för effektivt lärande. Anpassa arbetsuppgifterna utifrån den du handleder och ge fort löpande återkoppling. Läromoment och utvärdering Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag Den handleddes loggbok Dag Antal timmar Handledare Moment Reflektioner Tre saker jag gjort riktigt bra Tre saker jag ska göra ännu bättre

14 14 Version 1.1 KFS Handledarutbildning Planering Första sex månaderna Planera arbetsuppgifter och vidareutbildning utifrån definitionen av tjänsten. Anpassa handledningen utifrån individens utveckling. Arbetsuppgifter första sex månaderna Dagligen Varje vecka Avstämning mot utbildningsplan Förberedelse inför kommande vecka Dokumentation Utvärdering av arbetsmoment Uppföljning av lärande Utbildningsplan Prioritet Kunskapsområden Hur ska hen lära sig? Beräknad tid Handledare Handledd Vem utvärderar? Kunskapskällor Böcker att läsa Bloggar att följa Föredrag på internet T ex Youtube eller ted.com Handledning Kurs Självstudier Internutbildning Litteratur Annat Mentorer att prata med Konferenser

15 Planering KFS Handledarutbildning Version Efter Ett tydligt och trevligt avslut är lika viktigt som inledningen. I denna checklista får du stöd i vad som sker i slutet av introduktionsfasen, utifrån två möjliga utfall. Anställning Klart? Avslut Klart? Utvecklingsamtal Avslutningssamtal Utvärdering: Utvärdering: Den handleddes utvärdering av introduktionen Den handleddes utvärdering av introduktionen Den handleddes utvärdering av handledaren Den handleddes utvärdering av handledaren Handledarens utvärdering av den handledde Handledarens utvärdering av den handledde Handledarens utvärdering av introduktionen Handledarens utvärdering av introduktionen Genomgång av dokument från uppföljningssamtal Genomgång av dokument från uppföljningssamtal Sammanställning av lärande under perioden Sammanställning av lärande under perioden Avstämning mellan handledaren och chef/hr Sammanställning av slutdokument: Tjänstgöringsintyg Referens Informera arbetsplatsen om att hen inte kommer fortsätta Återlämna: Nycklar, passerkort och verktyg Avtackning Avstämning mellan handledaren och sin chef/hr

16 16 Version 1.1 KFS Handledarutbildning Din nya kollega Lär känna din nya kollega Övningen kan göras som självskattning av den du handleder eller som samtalsunderlag. Underlaget hjälper dig att handleda på bästa sätt. I korthet Tre främsta styrkor Tre förbättringsområden Mål och drömmar i livet Foto Namn Titel Arbetslivserfarenhet, år: Antal år i nuvarande yrke: Frustrationsmoment på jobbet Utbildning Språkkunskaper Civilstånd Drömsemester Favoritdryck Äter helst Bil/transport Mediavanor Motivering på jobbet Pengar Status Eget ansvar Lärostil Läsa om uppgiften Muntlig förklaring Prova på uppgiften Personlig utveckling Beröm/bekräftelse Neutralt + + Bra chefer Del av ett högre syfte Övrigt Karriären i fem steg Neutralt Personlighet 3 Extrovert Introvert 2 Fakta Intuition 1 Tänka Bedöma Känna Varseblivning

17 Din nya kollega KFS Handledarutbildning Version Din nya kollegas arbetsuppgifter Att vara medveten om arbetsuppgifter, mål, resurser, prioriteringar och ansvarsområden är en förutsättning för ett gott resultat. Medarbetaren Hur bidrar jag till att uppnå företagets mål och vision? Namn Roll på företaget Titel Mina övergripande mål Mål 3 månader 6 månader 12 månader Vem utvärderar? Redskap för att uppnå mina mål Arbetsuppgifter Budget Mandat Det här får jag självständigt besluta om Övrigt T ex arbetsredskap till mitt förfogande När behöver jag be om lov? Situation Ansvarig person Jag är ansvarig för Jag är inte ansvarig för Ansvarig handledare/chef/hr Ort och datum Namnförtydligande Medarbetaren Ort och datum Namnförtydligande Namnteckning Namnteckning

18 18 Version 1.1 KFS Handledarutbildning Samtal Förberedelse inför ett möte Tänk igenom vad du vill få ut av mötet. Bra förberedelse leder till problemlösning, förbättrat samarbete och i längden högre effektivitet. Om mötet Medverkande Datum Tid Plats Från Till Vad ska mötet ska leda till? Vad vill jag säga? Förväntade reaktioner på budskapet Eventuell uppföljning och återkoppling Övrigt

19 Samtal KFS Handledarutbildning Version GROW-modellen En beprövad coachningmodell som ger dig ett ramverk för strukturerade samtal där du lyssnar, följer upp, visar engagemang och motiverar till reflektion. Goal Sätt mål för vad du vill uppnå med samtalet Anteckningar Vad vill du prata om idag? Berätta mer om ämnet Exakt vad vill du att det här samtalet leder till? Okej, då gör vi det! Reality Hur ser nuläget ut? Hur ser din situation ut idag? Hur säker är du på att det är en korrekt beskrivning av nuläget? Vilka hinder ser du och hur kan du hantera dem? Vad har du gjort så här långt? Vad har hindrat dig att göra mer? I hur stor utsträckning kan du själv påverka slutresultatet? Vilket mål vill du arbeta mot? Är målet S.M.A.R.T. (Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidssatt)? Options Vilka möjliga lösningar finns Vilka resurser har du till ditt förfogande? Vilka personer kan du ta hjälp av? På vilka olika sätt kan du lösa denna uppgift? Vilka för- och nackdelar finns med de olika alternativen? Vilken lösning väljer du? When, Whom, Will Ta fram en plan utifrån vad som ska göras När kommer du att inleda arbetet? Vilket blir ditt första steg? När kommer det att vara klart? Hur starkt är ditt åtagande för att ro detta i hamn (på en skala från 1-10)? Vad hindrar det från att vara en 10:a? Wrap up Sammanfatta samtalet och bestäm nästa steg Hur vill du sammanfatta vad vi har pratat om? När har vi nästa avstämning?

20 20 Version 1.1 KFS Handledarutbildning Arbetsmiljö Riskbedömning Vilka är riskerna på din arbetsplats? Hur sannolikt är det att riskerna händer? Och om de inträffar vilka blir konsekvenserna? Riskbedömning Risker Bedömning Sannolik Allvarlig Åtgärder för att undvika eventuella risker Ansvarig Klart datum Uppföljning Att följa upp ett tillbud är minst lika viktigt som att göra en riskbedömning innan. Det är så man undviker att samma misstag händer igen. När och var Åtgärder för att undvika att det händer igen Datum Klockslag Plats Beskrivning av händelse Trolig orsak Vem och när Ansvarig Klart datum

21 Utvärdering KFS Handledarutbildning Version Utvärdering av arbetsmoment Genomförs av handledaren för att stödja, forma och förbättra introduktionen. Ta gärna utgångspunkt i veckoplanering av lärande och den handleddes loggbok. Utvärdering av arbetsmoment Arbetsmoment Utfall Kommentar Neutralt + + Hur ligger vi till utifrån utbildningsplanen? Område Status Kommande vecka Aktiviteter Mål Efter Före

22 22 Version 1.1 KFS Handledarutbildning Utvärdering Utvärdering av introduktionen För att förbättra företagets rutiner kring introduktion och handledning ska den som handletts göra en utvärdering. Vad gjorde handledaren riktigt bra? Vad bör handledaren tänka på nästa gång? Om arbetsplatsen Hur upplevde du introduktionen? Har du haft någon att fråga när du behövt? Har du känt dig trygg på arbetsplatsen? Tre saker du gjorde riktigt bra Hade du tydliga mål att arbeta mot? Var arbetsuppgifterna stimulerande? Fick du de arbetsredskap du behövde? Hade du mandat och budget att självständigt genomföra de uppgifter som ålagts dig? Har du utvecklats i din yrkesroll? Tre saker vi skulle gjort annourlunda Tog företaget tillvara på dina tidigare erfarenheter? Hur ofta fick du använda dina främsta styrkor? Vad var du mest orolig för på jobbet? Hur ofta log eller skrattade du på arbetsplatsen? Neutralt + + Göra fel Göra något som var medelmåttigt Hur ofta fick du feedback på ditt arbete? Hur bedömer du fördelningen mellan positiv och negativ feedback? Aldrig Någon gång i månaden En gång i veckan Ett par gånger i veckan Varje dag Flera gånger om dagen Enbart negativa Lika mycket av båda Enbart positiva Övriga synpunkter och kommentarer

23

24 Våra medlemmar gör så att människors vardag fungerar. KFS är arbetsgivarorganisationen för samhällsnyttiga företag. Vårt uppdrag är att vara det bästa stödet för våra medlemsföretag i deras vardag. Det innebär att vi tecknar konkurrenskraftiga branschanpassade avtal, ger stöd i arbetsgivarfrågor, bistår i arbetsrättsliga frågor, erbjuder relevanta utbildningar, mötesplatser och nätverk. Våra 580 medlemsföretag med anställda tillhandahåller samhällsnyttiga tjänster inom 15 branscher allt från energi- och vattenförsörjning, bredbandstjänster, avfallshantering, återvinning, kollektivtrafik, nybyggnad, drift och underhåll av gator och vägar, parkering och fastighetsförvaltning till muséer/arkeologi, besöksnäring, utbildning, vård, omsorg och personlig assistans. Tillsammans arbetar vi för ett hållbart samhälle. Läs mer: Efternamn & Co Reklambyrå AB KFS FÖRETAGSSERVICE AB. BOX , STOCKHOLM. KLARABERGSVIADUKTEN 70 C, 8 TR. TEL: INFO@KFS.NET