Sammanträdesprotokoll Kyrkorådet

Transkript

1 Dag: Tisdagen den 27 maj 2014 Tid: Kl Plats: Kyrkogården, Norrtälje Sammanträdesprotokoll Sammanträdet öppnas Ordföranden Agneta Hedlundh (posk) hälsar välkommen till dagens sammanträde med kyrkorådet och förklarar sammanträdet för öppnat. börjar med att besöka de nya lokalerna och sedan en rundvandring på kyrkogården med Jenny Nording som guide. Upprop beslutar att utse Maria Grahn (s) att jämte ordföranden justera dagens protokoll samt att protokollet ska justeras måndagen den 2 juni. Kyrkoherde Per Rydberg läser en bön ur Lilla böneboken. 48. Godkännande av dagordningen. godkänner dagordningen med tillägget: 57. Beslutsärenden, fråga om präst- och diakonskjortor. 49. Restlista Delegation personalärenden Policy för internet och e-post Policy för telefoni Beslutsärenden 50. Delegation personalärenden beslutar att godkänna förelagd delegation. 51. Policy för internet och e-post beslutar att godkänna förelagd Policy för internet- och e-posthantering. 52. Policy för telefoni beslutar att godkänna förelagd Policy för telefoni. 53. Policy för upphandling av varor och tjänster. beslutar att godkänna förelagd Policy för upphandling av varor och tjänster med det tillägget att Vid upphandling skall Barnkonsekvensanalysen beaktas. bilaga bilaga bilaga bilaga Justerande sign. Utdragsbestyrkande Sida 1 av 3

2 Sammanträdesprotokoll Revidering av arbetsordningen beslutar att godkänna förelagd arbetsordning. Bilaga 55. Begäran om utdrag ur belastningsregistret vid nyanställning. beslutar att vid nyanställning av personal som skall arbeta med barn och ungdomar upp till 18 år, skall sökande lämna ett utdrag enligt 9 1 stycket lagen (1986:620) om belastningsregister. Detta gäller även vid nyrekrytering av ideellt arbetande personer. Registerutdrag hanteras endast av Kyrkoherden. 56. Bidrag gällande upprustning i von Brehmerska gården. beslutar att bidra till materialkostnaden med kr. 57. Präst- och diakonskjortor beslutar att till tidigare beslut gällande en fri standardskjorta per år, förtydliga, att dessa skjortor är ett tjänsteplagg och skall endast användas som sådant plagg. 58. Anmälningsärenden Budgetuppföljning per den 30 april Korrigerad organisationsbeskrivning. Bilaga Kyrkogårdskongress 8-10 september 2014 i Umeå Bilaga Tackbrev från actalliance Svenska kyrkan Internationellt arbete för gåvor till Filippinerna. Övriga ärenden och rapporter 59. Kyrkoherdens rapport om församlingsverksamheten Rapport om pågående tjänster och nyrekryteringar. Möte med begravningsbyråer. Anslutning till kommunens familjerådgivning. Installation av ny ärkebiskop den 15 juni i Uppsala. Pilgrimsvandring med anledning av Uppsala stifts 850-års jubileum som ärkestift. Den 6 september är det avtäckning av en skulptur i Socitetsparken, till minne av de balter och ester som kom till Roslagen hösten Gudstjänst i Norrtälje Kyrka i samband med detta. 60. Fastighetsärenden Upphandling pågår av mindre underhållsåtgärder på fastigheterna. Utredning gällande Markuskyrkan och ventilation-värme-komfort är överlämnad av konsult. Vi går vidare i ärendet med ett förfrågningsunderlag. Justerande sign. Utdragsbestyrkande Sida 2 av 3

3 Sammanträdesprotokoll Begravningsverksamhetens ärenden Inga noteringar. 62. Övriga frågor 63. Mötets avslutande Ordföranden tackar de närvarande och speciellt Jenny Nording för guidningen på kyrkogården. Ordförande önskar alla en trevlig sommar och avslutar härmed sammanträdet. Justerande sign. Utdragsbestyrkande Sida 3 av 3

4 dokument Delegation ämne Personalärenden beslutande organ beslutsdatum rev.datum sidor Sida 1 av 3 Delegation personalärenden. Delegationsförteckning gällande beslutanderätt i vissa ärenden, inom av kyrkofullmäktige fastställda ramar, från kyrkoråd till kyrkoherde. Revidering av delegationsordningen ska göras fortlöpande. Förkortningar: Kr Kyrkoråd Kh Kyrkoherde Delegeras Vidare Vidare 1 Anställning Anställning av tillsvidareanställd personal a kyrkoherde Kr Nej b. arbetsledande personal Kh Nej c. övrig tillsvidareanställd personal Kh Nej 2 Anställning Anställning av vikarie och övriga anställningar för viss tid, viss säsong eller visst arbete a. kyrkoherde Kr Nej b. arbetsledande personal över 11 mån Kr Nej c. arbetsledande personal upp till 11 mån Kh Nej d. ej arbetsledande personal Kh Ja Arbetsledare 3 Allmänna skyldigheter Beslut om arbetstagares allmänna skyldigheter a. arbeta övertid Kh Ja Arbetsledare b. arbetstid, sysselsättningsgrad Kh Nej c. omfördelning arbetstid Kh Ja Arbetsledare 4 Disciplinåtgärder Samråd med Kr a. Disciplinpåföljd, skriftlig varning AB 11 Kr Kh Nej b. Försättande ur tjänstgöring, förbud att tjänstgöra samt avstängning från tjänstgöring Kr:s Ordf Kh Nej c. i akuta fall Kr:s Ordf Kh Nej

5 dokument Delegation ämne Personalärenden beslutande organ beslutsdatum rev.datum sidor Sida 2 av 3 5 Anställnings upphörande Delegeras Vidare Vidare Uppsägning och avskedande a. arbetsledande personal Kr Nej b. övrig personal Kr Nej c. förkortande av uppsägningstid, efter framställan från arbetstagare. Kr Nej 6 Lönebestämmelser mm Lokala löneöversynsförhandlingar a. förhandling om löneutrymme. Kr Nej b. ändring i anställningsförmåner Kr Ja Kr:s beredning c. förhandling om fördelning av tilldelat utrymme per anställd Kh Ja Arbetsledare d. vid oenighet mellan parterna Kh Nej e. övriga förhandlingar Kh Ja Arbetsledare f. förhandlingar avseende KH Kr Ja Kr:s beredning 7 Lönesättning Lönesättning a. Överenskommelse med arbetstagare om lön Kh b. Överenskommelse med KH om lön Kr Kr:s ordf Nej 8 Semesterförmåner Bevilja semester a. Kh Kh Nej b. Övrig personal Kh Arbetsleda re Nej 9 Ledigheter a. Ledighet för uppdrag som facklig förtroendeman med löneavdrag Kh Ja Arbetsledare b. Ledighet för deltagande i facklig kurs för facklig förtroendeman, med bibehållna löne- förmåner, gäller även fackligt uppdrag Kh Ja Arbetsledare c. Ledighet för enskilda angelägenheter av vikt (AB 32) Kh Ja Arbetsledare d. Tjänstledighet upp till en månad Kh Nej e. Tjänstledighet mer än en månad Kr Nej f. Ledighet för studier över en månad Kr Nej g. Bidrag till kurslitteratur och kurskostnader för Nej anställd Kr

6 dokument Delegation ämne Personalärenden beslutande organ beslutsdatum rev.datum sidor Sida 3 av 3 h. Ledigheter och förmåner avseende Kh Kr Kr:s ordf Nej 10 Förmåner a. Beslut om rese- och övriga kostnadsers Kr Nej b. Tjänstekläder, arbetskläder Kr Ja Arbetsledare 11 Försäkringar a. Teckna trygghets, gruppliv- och sak-försäkringar Kr Nej 12 Arbetsmiljö a Förebyggande och arbetsmiljöförbättrande åtgärder Kr Kh Ja/samråd 13 Mbl förhandlingar a. Förhandlingar enligt MBL 11-14, o 38 Kr Nej 14 Kurser och konferenser a. Kyrkofullmäktiges ordförandes deltagande i kurs eller konferens Kf:s vice ordförande Nej b. s ordförandes deltagande i kurs eller Kr:s vice konferens ordförande Nej c. Övriga förtroendevaldas deltagande i kurs Kr Nej eller konferens d. Ideella medarbetares deltagande i kurs eller konferens Kh Ja Ja/samråd e. Anställds deltagande i kurs eller konferens upp till 1 dag Kh Ja Arbetsledare mer än 1 dag Kh Nej 15 Övriga personaladministrativa ärenden a. Övrigt Kr Kh Ja/samråd

7 dokument Styrdokument ämne Policy Internet- och e-postanvändning beslutande organ beslutsdatum rev.datum sidor Sida 1 av 3 Policy för Internet- och e-postanvändning i Norrtälje-Malsta församling Syfte och mål Syftet med denna policy är att anställda inom Norrtälje-Malsta församling skall känna till gränserna för användningen av Internet och E-post. Ansvar All användning av Svenska kyrkans Internet-anslutning och gemensamma e-postsystem ska präglas av god ton och respekt för varje människas integritet. E-postkontot är ett arbetsredskap som tillhandahålls till användaren av arbetsgivaren. När användaren nyttjar e-postkontot representerar hon/han Svenska kyrkan och sin arbetsgivare. Innehavare av e-postkonto är skyldig att regelbundet och ofta helst varje arbetsdagkontrollera innehållet i den egna e-postlådan. Arbetsgivaren ansvarar för hur kontot används. Det utövas inte någon kontroll över de anställdas e-postmeddelanden. Arbetsgivaren kan dock i enskilda fall komma att kontrollera e-postmeddelande om det är nödvändigt vid fara för informationssäkerhet t ex vid virusangrepp eller för att utreda misstanke om brott. Beslut om kontroll fattas av ledningsgruppen. Användning av E-post E-postadress i tjänsten Kommunikation med e-post som gäller anställning eller uppdrag i Svenska Kyrkan bör ske med e-postadressen under domänen fornamn.efternamn@svenskakyrkan.se. Egna adresser, hotmailadresser eller liknande får ej användas i tjänsten. Automatisk Signatur Anställda i församlingen skall som standard för nytt brev ha en automatisk signatur. Denna skall utformas enligt standarden: Fornamn Efternamn Ev. Tjänstetitel Tel fornamn.efternamn@svenskakyrkan.se Box Norrtälje

8 dokument Styrdokument ämne Policy Internet- och e-postanvändning beslutande organ beslutsdatum rev.datum sidor Sida 2 av 3 Privat användning E-post med domännamnet n.n@svenskakyrkan.se bör inte användas till privat bruk. Missbruk Genom avtalet med den nationella nivån om nyttjande av Kyrknätet ansvarar församlingen för att e-postkontot inte missbrukas. Missbruk kan innebära att kontot spärras. Massutskick Massutskick är utskick till t ex alla pastorat, alla pastorat i ett stift, alla i adressboken. Massutskick i Svenska kyrkans e-post system ska i första hand göras från samordnande organ till de organ de samordnar. T ex från nationell nivå till stifts- och församlingsnivå samt från stiftsnivå till församlingsnivå. Övriga massutskick bör helst undvikas eftersom det blir en olägenhet för alla användare. Angelägna meddelanden kan ofta förmedlas via stiftsnivån eller nationella nivån. Bifogade filer Bifogade filer bör undvikas om avsändaren inte vet att mottagarna kan öppna dokumenten. Alternativ kan vara att: Lägga hela innehållet direkt i meddelandet Alternativ 1 plus bifoga fil Lägga innehållet på webbsida och länka till den från meddelandet Frånvaro När e-postlådan inte kan läsas under en längre tid t ex under semester eller annan ledighet bör ett automatiskt svarsmeddelande upplysa avsändaren om detta. Alternativt bör inkommande meddelanden automatiskt vidarebefordras till någon som kan läsa och åtgärda dem. Registrering, diarieföring, arkivering, gallring Regler för hantering av Svenska kyrkans handlingar ska tillämpas även för e-post, i enlighet med Kyrkoordningen och ev kompletterande bestämmelser. Norrtälje-Malsta församlings officiella brevlåda Församlingens officiella e-postadress är norrtelje.pastorat@svenskakyrkan.se. Denna brevlåda skall läsas varje dag. Personalen på pastorsexpeditionen har ansvaret för att denna bevakas och att e-post vidarebefordras till den/dom det berör. Övrigt I e-postsammanhang höjer man rösten genom att skriva hela ord med versaler (stora bokstäver). Undvik alltså hela ord med versaler om syftet inte är att skrika orden till mottagaren. Även andra "netikett"-regler finns för e-postanvändning på Internet. Flitiga e-postanvändare bör orientera sig om dessa.

9 dokument Styrdokument ämne Policy Internet- och e-postanvändning beslutande organ beslutsdatum rev.datum sidor Sida 3 av 3 E-post i mobiltelefonen Till Svenska kyrkans e-postsystem finns också möjligheten att ansluta mobiltelefoner för att hämta och skicka e-post. Denna policy är tillämplig också för användning av funktionen e-post i mobilen. Själavård Enligt kyrkoordningen 54 kap. 1 Internetanvändning Internet är en viktig källa till kunskap. Internet är också en plats där Svenska kyrkan är och skall vara närvarande. Internetuppkopplingen får inte användas för att surfa på olagliga eller på annat sätt kränkande eller anstötande sidor. Detta gäller såväl under arbetstid som vid sidan av ordinarie arbetstid. Internet får för privat bruk användas bara i sådan begränsad omfattning att det inte inkräktar på arbetsuppgifterna. All användning av Internet registreras i en logg. Loggningen omfattar arbetsdatorns IP-adress samt namnet på den webbplats som besökts. Om det framkommer att surfning sker på webbplatser som enligt policyn inte får besökas meddelas användarens chef. Förbjudna zoner Det är inte tillåtet att besöka webbplatser som innehåller pornografi, förskönar våld eller hyllar politisk extremism. Det är inte heller tillåtet att besöka spelwebbplatser. Det är dock tillåtet att besöka ovanstående typer av webbplatser om det är nödvändigt för att fullgöra arbetsuppgifter. Samråd med Kyrkoherden skall då ske före besöket. Förbjudna internetaktiviteter Det är inte tillåtet att ladda ner programvara från Internet på grund av säkerhetsrisken. Uppdateringar av programvara via operativsystemets update-funktion är tillåtet liksom uppdatering av virusskydd. Det är inte tillåtet att delta i chattsamtal med okända personer under påhittat namn. Policyns efterlevnad En anställd som bryter mot reglerna i denna överenskommelse kan komma att bli föremål för disciplinära åtgärder. Om en användare misstänks för brott eller om enhetens utrustning varit föremål för brott skall polisanmälan göras. Exempel på brott som begås med hjälp av datorer är förtal, barnpornografibrott, dataintrång, förskingring och bedrägeri.

10 dokument Styrdokument ämne Policy telefoni beslutande organ beslutsdatum rev.datum sidor Sida 1 av 3 Policy för Norrtälje-Malsta församlings telefoni. Syfte Mål Att skapa en hög tillgänglighet och bra servicegrad gentemot församlingens intressenter, samt en bra funktion för den anställde. Vår omvärld, medlemmar, anställda, leverantörer, allmänheten ställer höga krav på församlingens service och tillgänglighet. Målet är därmed att våra anställda med sin telefoni ska kunna vara så tillgängliga som möjligt och ge så bra service man kan. Telefonipolicyn utgör riktlinjer för organisationens användande av telefoni. Därmed ska telepolicyn syfta till att höja, säkra och ständigt förbättra församlingens tillgänglighet. Ansvar Enskilda medarbetare ansvarar för sin egen telefonidisciplin i enlighet med policyns riktlinjer. Chefer och arbetsledare ansvarar för att avdelningens organisation avseende telefoni är ändamålsenlig. Man är också ansvarig att följa upp sin telefoni. Arbetsledare ska informera sin personal om vikten av en god servicenivå och att de anställda strävar efter detta. Allmänt Om telefonservicen ska kunna vara optimal är det nödvändigt att alla anställda har en så god kunskap som möjligt om hur vår telefoni bör hanteras. Alla inkommande samtal ska besvaras skyndsamt och mer än en transferering (omkoppling) bör undvikas. När en anställd ej är tillgänglig är man skyldig att hänvisa sig på något av de sätt som erbjuds i systemet. Detta gäller vid all typ av frånvaro. Alla anställda ska ha aktiverat sin röstbrevlåda så att inringande personer erbjuds lämna meddelande när medarbetare inte finns på plats. Röstbrevlådan ska ha ett personligt meddelande som innehåller organisation och namn på innehavaren samt har en ton i enlighet med hur Norrtälje-Malsta församling vill framställa sig. Alla telefonanrop ska besvaras med förnamn och efternamn samt Norrtälje-Malsta Församling Var och en ansvarar för att den som inte fått besked eller kontakt blir uppringd med rätt information.

11 dokument Styrdokument ämne Policy telefoni beslutande organ beslutsdatum rev.datum sidor Sida 2 av 3 Direktvalsnummer eller gruppnummer bör alltid meddelas allmänheten vid korrespondens samt i förekommande fall på blanketter och annat skriftligt material där särskild person har angivits. Tjänstens behov styr val av anknytning samt typ av telefon (fast, klassik mobil eller smartphone) Inköp av telefoner, tillbehör och tecknande av abonnemang ska ske genom verksamhetens telefoniansvarige. För gällande regler se särskilda villkor för enheten. Mobiltelefoni Den anställde förbinder sig att vara aktsam om sina arbetsredskap och att delta i av arbetsgivaren erbjudna utbildningar om nyttjande och andra telefoni-relaterade ämnen. Den anställde förbinder sig att om man innehar en s.k. smartphone använda e-post och kalender i telefonen. Detta innebär att man med sin telefon också ska följa gällande regler och policys för e-post och internetanvändning. Innehavaren av mobiltelefon ansvarar för att förlust av utrustning snarast anmäls till nätoperatör, telefoniansvarig och polis. Telefonen är ett arbetsredskap, apparaten och dess innehåll tillhör arbetsgivaren om inte annat överenskommits. Det är viktigt att i de fall som telefonen används privat ingenting får göras eller installeras på telefonen som inkräktar på dess primära syfte att vara ett arbetsredskap. Telefon ska ej användas utomlands utan godkännande från enhetens ansvarige. Detsamma gäller att ringa utlandssamtal från Sverige. Om telefonen får nyttjas utomlands ska funktionen för automatisk datatrafik (roaming) vara avstängd. Vid utlandsvistelse ska om möjligt WiFi-nät användas för datatrafik och om det inte är tillgängligt ska datakommunikation användas med största möjliga försiktighet för att undvika höga kostnader. Användandet av telefoner som kan nyttjas för anslutning till internet, e-post eller andra system, samt som kan nyttjas för användande av appar, lyder under Svenska kyrkans IT-policy för internet och e-post. Av säkerhetsskäl ska mobiltelefoner alltid vara inställda med automatiskt tangentlås. På de telefoner där det är möjligt ska tangentlåset kombineras med lösenord. Telefoner kan med fördel utrustas med skalskydd för stöttålighet. Svenska kyrkans riktlinjer för sociala medier ska följas vid användandet av telefonen. Anslutning till e-post använder sig av ett program i telefonen som heter Active sync. För detta program är det viktigt att den modell av telefon man

12 dokument Styrdokument ämne Policy telefoni beslutande organ beslutsdatum rev.datum sidor Sida 3 av 3 ska nyttja är avstämd med Svenska kyrkans kanslistöd och att telefonen uppfyller nödvändiga krav på funktion. I de fall abonnemangsformen är enligt modell fastpris d.v.s. utan rörlig kostnad kan telefonen/surfplatan nyttjas även privat så länge det nyttjandet inte inkräktar på tjänstenyttjandet. Vid denna abonnemangsform sker heller ingen förmånsbeskattning. Detta förutsätter dock överenskommelse med respektive arbetsgivare/chef.

13 Policy för upphandling av varor och tjänster. dokument Styrdokument ämne Policy upphandling av varor och tjänster beslutande organ beslutsdatum rev.datum sidor Sida 1 av 2 INLEDNING All ekonomisk förvaltning i Norrtälje Malsta Församling ska ske i enlighet med kyrkans grundläggande värderingar. Norrtälje Malsta Församling ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. Syftet med denna policy är att säkerställa att Norrtälje Malsta Församling anskaffningsbehov tillgodoses på ett kvalitetsmässigt och kostnadseffektivt sätt med hänsyn tagen till miljökonsekvenser samt på ett etiskt försvarbart sätt. Upphandlingar ska genomföras affärsmässigt och med utnyttjande av konkurrensmöjligheter. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Leverantör skall ha fullgjort sina skyldigheter mot stat och kommun. Denna policy gäller all upphandling av varor och tjänster. De grundläggande principerna gäller även vid mindre inköp. GRUNDLÄGGANDE UTGÅNGSPUNKTER Upphandlingsverksamheten ska präglas av effektivitet, kompetens, samverkan, socialt ansvarstagande och miljöhänsyn. Upphandling ska ske utifrån följande tre principer: Affärsmässighet 51 kap 3 i kyrkoordningen lyder När en upphandling görs skall man utnyttja de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföra den affärsmässigt. Vid upphandling skall alla anbudsgivare, anbudssökande och anbud behandlas utan ovidkommande hänsyn. Krav på konkurrens, objektivitet, icke-diskriminering, öppenhet och förutsebarhet ska uppfyllas. Människovärdesprincipen Föreställningen om ett människovärde, som är lika för alla människor är fundamental både för en kristen etik och för det demokratiska samhället. Ur människovärdesprincipen följer såväl negativa som positiva förpliktelser. De negativa plikterna sätter vissa bestämda gränser för vårt handlande. Varje människa ska behandlas med respekt och får inte utnyttjas på ett otillbörligt sätt. De positiva plikterna innebär krav på aktiva insatser för att främja andra människors väl. De positiva förpliktelserna är relaterade till ett krav på rättvis fördelning och likställdhet mellan människor och har rötter hos bland annat TELEFON: FAX E-post: norrtalje.pastorat@svenskakyrkan.se

14 dokument Styrdokument ämne Policy upphandling av varor och tjänster beslutande organ beslutsdatum rev.datum sidor Sida 2 av 2 Gott förvaltarskap Enligt förvaltarskapstanken uppfattas de tillgångar som vi människor förfogar över som gåvor som vi har fått av Gud för att brukas i våra medmänniskors tjänst. Människan är en förvaltare av Guds gåvor. Detta rymmer ett ansvar både mot andra människor och mot skapelsen i övrigt. Det handlar om att utnyttja olika naturtillgångar för att tillgodose människors behov och om att vårda naturen med tanke på dess egenvärde och på framtida generationers behov. RIKTLINJER OCH UPPFÖLJNING Norrtälje Malsta Församling ska upphandla och sluta avtal med företag som rättar sig efter regelverk, vilka syftar till att skydda människor och miljö, och som uppträder ansvarsfullt mot sina anställda, det omgivande samhället och miljön. Norrtälje Malsta Församling ska uppmuntra befintliga och potentiella leverantörer att kontinuerligt arbeta med miljö, mänskliga rättigheter och ansvarsfull styrning. Vid upphandling ska hänsyn tas till konsekvenser på miljön. Den enhet som upphandlar ska dokumentera processen, skälen för besluten och vad som i övrigt förekommit av betydelse vid upphandlingen. Av dokumentationen ska framgå på vilket sätt ställda krav i anbudsförfrågan har uppfyllts. En person får inte delta i handläggningen av ett ärende som rör denne eller dennes make, sambo, förälder, barn, syskon, någon annan närstående eller något personen närstående intresse. Detsamma gäller om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till personens opartiskhet i ärendet. Ett antal upphandlingar ska regelbundet följas upp med avseende på hur policyn följts. Den enhet som upphandlar har ansvar för att ingångna avtal följs upp, att kvalitetssäkring sker och att avtal konkurrensutsätts med lämpliga intervaller. TELEFON: FAX E-post: norrtalje.pastorat@svenskakyrkan.se

15 Arbetsordning Antagen vid s sammanträde den Reviderad vid s sammanträde Inledning Denna arbetsordning gäller för styrelsearbete i församling och preciserar kyrkorådets ansvar och uppgifter utifrån och i tillägg till vad som stadgas i kyrkoordningen och övriga Svenska kyrkans bestämmelser. Arbetsordningen ska tillställas kyrkorådets ledamöter, inklusive kyrkoherden samt revisorerna. 2. s uppgifter företräder församlingen och är församlingens styrelse och verkställande organ under kyrkofullmäktige. har flera uppgifter och däribland att svara för församlingens organisation och förvaltningen av församlingens angelägenheter. ska, inom ramen för av kyrkofullmäktige beslutad budget och mål och riktlinjer för församlingens verksamhet, i första hand ansvara för övergripande strategiska och långsiktiga frågor, frågor av ovanlig beskaffenhet eller stor betydelse i övrigt samt ansvarar gemensamt med kyrkoherden för utförande av den grundläggande uppgiften. Vidare har kyrkorådet som styrelse ansvar för församlingens kyrkogårds- och begravningsverksamhet, dess fastigheter och anställda. :1 Revisorer s beredning bör minst en gång per år träffa revisorerna skall 3 gånger per år få en budgetuppföljning. 3. Frågor som ska beslutas eller handläggas av kyrkorådet :1 Väsentlig ändring av redovisningsprinciper. :2 Godkännande av kreditramar samt därutöver upptagande av lån. :3 Finansiella åtaganden överstigande 1 basbelopp :4 Ingående av avtal överstigande 1 år som inte kan anses hänförbara till löpande förvaltningsåtgärder. :5 Nedläggning respektive upptagande/inrättande av verksamhetsområde eller annan betydelsefull verksamhet. :6 Församlingens uppdelning på organisatoriska enheter direkt underställda kyrkoherden. :7 Mottagande av gåva, testamentsgåva (legat) och tilldelning genom universellt testamentsförordnande o. dyl. :8 Övriga frågor av väsentlig natur som inte ankommer på kyrkofullmäktige. 4. Ordförandens uppgifter :1 s ordförande har ett särskilt ansvar för att organisera och leda kyrkorådets arbete så att det bedrivs effektivt. :2 Bevaka att kyrkorådet fullgör de uppgifter som enligt lag, annan författning, kyrkoordningen och arbetsordningen ankommer på kyrkorådet, :3 se till att kyrkorådet fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om kyrkoordningen, den grundläggande uppgiften samt kyrkogårds- och begravningsverksamheten, :4 tillsammans med kyrkoherden se till att kyrkorådet i god tid före varje sammanträde erhåller den information och de beslutsunderlag kyrkorådet behöver för beredning av och beslut i ärenden, :5 fastställa förslag till dagordning för kyrkorådets sammanträden :6 utse mötessekreterare :47 Sida 1 av 3

16 :7 kontrollera att kyrkorådets beslut verkställs, :8 fastställa attestinstruktion tillsammans med kyrkoherden, :9 attestera kyrkoherdens utgifter, Arbetsordning Antagen vid s sammanträde den Reviderad vid s sammanträde Kyrkoherdens uppgifter Enligt kyrkoordningen ansvarar kyrkoherden för ledning och samordning av all verksamhet i församlingen, för tillsynen över all församlingens verksamhet utifrån Svenska kyrkans tro, bekännelse och lära och ansvarar gemensamt med kyrkorådet för utförande av den grundläggande uppgiften. Med utgångspunkt från detta ska kyrkoherden leda församlingens verksamhet och sköta den löpande förvaltningen enligt kyrkoordningens bestämmelser, i enligt kyrkorådets riktlinjer och anvisningar samt i enlighet med angiven delegation. 6. Firmatecknings-/attesträtt företräder församlingen. Församlingens firma tecknas av Kh och Kamrer i förening, eller Kh i förening med Kr:s ordf. respektive Kf:s ordf. eller Kamrer i förening med Kr:s ordf. respektive Kf:s ordf. 7. s sammanträden s sammanträden ska fördelas på minst 6 väl förberedda sammanträden per kalenderår. För varje kalenderår bör kyrkorådet fastställa ett preliminärt program med sammanträdesdagar och platser samt innehåll i stort. ser över denna arbetsordning vid sitt första sammanträde varje kalenderår. Kallelse skall tillställas ledamöter och ersättare skriftligen per post eller e-post senast 7 dagar innan sammanträdet. Ordinarie ledamot är skyldig att anmäla förhinder. Kyrkoherde utser ersättare vid frånvaro. Utöver ledamöter och dess ersättare kan kyrkorådet inbjuda föredragande person. Dagordning vid möte skall innehålla: Restlista Beslutsärenden Anmälningsärenden Kyrkoherdens rapport om församlingsverksamheten. Fastighetsärenden Begravningsverksamhetens ärenden Övriga frågor 8. Styrande dokument 1: 2: 3: Församlingsinstruktionen Denna arbetsordning Förteckning över församlingens styrande dokument. Bilaga :47 Sida 2 av 3

17 Arbetsordning Antagen vid s sammanträde den Reviderad vid s sammanträde Principiella frågor i övrigt Församlingen har ett särskilt ansvar enligt kyrkoordningen och lagstiftning för diarier och arkiv och vård av kyrkobyggnader. s ordförande i samråd med kyrkoherden ansvarar för tolkning och tillämpningen av arbetsordningen. Ändring av arbetsordning under löpande år kräver godkännande av kyrkorådet. 10. Delegationsordning. Vidaredelegation ärenden från Kyrkoherde :47 Sida 3 av 3

18 Förteckning över församlingens styrande dokument Antagen vid s vid sammanträde den nr Dokument Beslutad Reviderad 01. Församlingsinstruktionen s arbetsordning Organisationsbeskrivning Delegation av personalärenden Jämställdhetspolicy. 06. Lönepolicy. 07. Arbetsmiljöpolicy. 08. Policy Första hjälpen och krisstöd. 09. Policy och handlingsplan vid arbetsanpassning och rehabilitering. 10. Policy och handlingsplan vid kränkande särbehandling. 11. Policy och handlingsplan vid drogmissbruk 12. Policy för belöning och uppvaktning av anställda och förtroendevalda. 13. Policy Hållbar utveckling. 14. Policy för Internet- och e-postanvändning Policy för telefoni Policy för upphandling av varor och tjänster Barnkonsekvensanalysen :59 Sida 1 av 1

19 Revisorer 2 förtroendevalda revisorer 1 Godkänd revisor Kyrkofullmäktige 27 ledamöter 15 ersättare Kyrkoråd 9 ledamöter inkl. kyrkoherden 8 ersättare Valberedning 5 ledamöter 5 ersättare Valnämnd 5 ledamöter 5 ersättare Kyrkoherde Markuskyrkan Arbetsledare Övrig personal Mariagården Arbetsledare Övrig personal Kyrkogården Kyrkogårdsföreståndare Övrig Personal Kansli Kamrer Administratör Löneassistent Assistent

20 Föreningen Sveriges Kyrkogårdschefer och Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation inbjuder till Kyrkogårdskongress 8-10 september 2014 i Umeå Kyrkogårdens gestaltning och utveckling

21 Välkommen till Umeå Årets kyrkogårdskongress handlar om trädförnyelse och andra åtgärder för att gestalta och utveckla en begravningsplats. Upplevelsen av en kyrkogård bestäms till stor del av dess gestaltning. Vilka element som ingår och hur är de är sammanfogade till en helhet avgör platsens karaktär. Nya samhällskrav fordrar att kyrkogårdarna förnyas och utvecklas. Andra kulturer och andra religioner ställer andra krav på begravningsverksamheten och begravningsplatserna. Hur går en muslimsk begravning till och hur utformar vi bäst de muslimska gravplatserna? Gravskick med begränsad gravrätt är numera allmänt förekommande. Hur ska sådana områden gestaltas på ett estetiskt och hållbart sätt? Träden är ett annat betydelsefullt inslag på våra kyrkogårdar. Det är träden som ger begravningsplatsen dess kontemplativa stämning. Vilka arter och sorter av träd har vi att välja på när nyplantering ska ske? Hur behåller vi en kulturhistorisk karaktär även med nya träd? Hur förvaltar vi på bästa sätt de träd vi har planterat eller övertagit från tidigare generationer? Vi tror att kongressen och de professorer, landskapsarkitekter och kyrkogårdschefer som föreläser ska fördjupa kunskapen kring begravningsplatsens kvalitéer. Vi hoppas också att Umeå, som i år är Europeisk kulturhuvudstad, ska ge inspiration och goda minnen. Varmt välkomna till 2014 års kyrkogårdskongress! Malte Sahlgren Ordförande Föreningen Sveriges Kyrkogårdschefer Helén Källholm VD Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation Förkväll måndag 8 september Kvällen inleds kl med konsert i Umeå stads kyrka. Därefter fortsätter vi med mingel och buffé på Gotthards krog på Stora hotellet.