Uppföljningsrapport Folkhögskolorna

Transkript

1 Uppföljningsrapport 2001 Folkhögskolorna Signild Håkansson/Helena Cedergren februari 2002

2 Folkbildningsrådet, , sid 2 Rapport från uppföljningsarbetet inom folkhögskoleområdet 2001 Inledning Folkbildningsrådet genomför under perioden 2001 till 2003 en förstärkt uppföljning av ett antal statsbidragsvillkor och därmed sammanhängande frågeställningar beträffande folkhögskolor och studieförbund. Folkbildningsrådets uppföljning skall främst inriktas på att studera skolornas och studieförbundens eget målstyrnings-, uppföljnings- och utvärderingsarbete. Inom folkhögskoleområdet finns 147 självständiga statsbidragsmottagare, som via sina styrelser har att svara för att både egna målen och de gällande statsbidragsvillkoren är uppfyllda. Den största uppföljningsinsatsen utgörs av den regelbundna verksamhetsredovisningen till Folkbildningsrådet, en rapportering som är både omfattande och detaljrik inom folkhögskoleområdet. Via denna rapportering visar skolorna att de kvantitativa kraven för erhållet statsbidrag är uppfyllda. Komplexiteten i redovisningen ställer samtidigt höga krav på skolorna i fråga om kompetent personal och säkra rutiner. Den förstärkta uppföljningen från Folkbildningsrådet avser alltså att fånga upp andra sidor av skolornas inre arbete är vad som kommer fram i den direkta verksamhetsredovisningen, nämligen målstyrning, uppföljning och utvärdering. Det är p.g.a. skolornas antal inte möjligt att genomföra uppföljningen i form av heltäckande besök eller andra direktkontakter med samtliga skolor. I stället har Folkbildningsrådet valt att pröva vad skolornas ordinarie styrdokument och verksamhetsberättelser kan ge för information om de aktuella frågeställningarna. Dokumenten studeras årligen med en tredjedel per år; under 2001 har 50 skolor studerats. Dokumentstudierna kompletteras med några besök vid de studerade skolorna. Sex besök har genomförts under hösten Slutligen har de observationer Folkbildningsrådet gjort under uppföljningsarbetet varit föremål för diskussion vid ett seminarium med företrädare för folkhögskolorna i januari Nedan följer en sammanfattande genomgång av dokumenten och besöken och därefter ett antal slutsatser och kommentarer. De frågor som använts vid både dokumentstudierna och besöken framgår av bilaga 1. I bilaga 2 framgår vilka folkhögskolor som omfattats av dokumentstudien. Översikt av de 50 folkhögskolornas insända dokument Fram till skrivande stund har ett antal dokument inkommit. Dessa har studerats dels utifrån huruvida dokumentet alls inkommit till FBR, dels utifrån vilken karaktär dokumentet har. Dokumenten har då värderats utifrån om de är väl täckande, knappt täckande eller mindre täckande. Dessutom har varje folkhögskolas totala dokumentation studerats utifrån i vilken utsträckning dokumenten hänger ihop och om man kan se en röd tråd i det skrivna. Huvudmannadokument Åtta folkhögskolor har sänt in någon form av dokument skrivet av huvudmannen. Exempel på sådana är måldokument, kvalitetsplan, olika policydokument, personalvision och jämställdhetsplan.

3 Folkbildningsrådet, , sid 3 Måldokument Totalt har 42 skolor hittills sänt in sina måldokument. Av dessa är 15 väl täckande, 21 knappt täckande och sex mindre täckande. Ett av dessa är skrivet av huvudmannen, två är en kombination av verksamhetsplan och måldokument, sex dokument är äldre än fem år, medan 17 inte är daterade. Åtta folkhögskolor har inte inkommit med något måldokument alls. Verksamhetsplan Verksamhetsplaner har inkommit från 42 folkhögskolor, där 14 planer är väl täckande, 18 knappt täckande och 10 mindre täckande. Hos tre av de 42 har huvudmannen formulerat planen och en folkhögskola har bifogat sin kurskatalog som verksamhetsplan. Återigen är det åtta skolor som inte sänt in någon verksamhetsplan, dock inte riktigt samma åtta som under måldokument. Utvärderingsplan 35 skolor har presenterat en plan för sitt utvärderingsarbete. Av dessa får 15 anses som väl täckande, 16 som knappt täckande och endast fyra som mindre täckande. Hos en skola är utvärderingsplanen en del av måldokumentet medan en annan har den som del av verksamhetsplanen. För två av skolorna är det ett gemensamt huvudmannadokument. De 15 folkhögskolor som inte kommit in med någon utvärderingsplan saknar ofta även något annat av de, av FBR, efterfrågade dokumenten. Verksamhetsberättelse Samtliga skolor har inkommit med en verksamhetsberättelse, de flesta gällande för Fem folkhögskolor har lämnat äldre upplaga, t ex för 1998/99. En folkhögskola har sänt in både huvudmannens och sin egen verksamhetsberättelse. Dokumenten är av varierande karaktär då 17 är väl täckande, 23 knappt täckande och 10 mindre täckande. Övriga dokument Ett stort antal andra dokument som på olika sätt styr och beskriver folkhögskolornas verksamheter har också sänts in. Policydokumentet för förstärkningsbidrag har hittills sänts in av 11 folkhögskolor. Bland övriga dokument kan nämnas: stadgar, reglementen, delegationsordning, arbetsordning för personal och styrelse, olika policydokument, dokument för internkontroll, kvalitetsplaner, fortbildningsplaner, organisationsplaner, jämställdhetsplaner, långsiktiga handlingsplaner, personalprogram samt årsbok. Hur dokumenten hänger samman Cirka 40% (20 st) av skolornas dokument hänger ihop i stor utsträckning, cirka 40% (19 st) i viss utsträckning medan övriga cirka 20% (11 st) har dokument som inte alls hänger ihop. Bland de sistnämnda 11 har några en ofullständig redovisning och saknar flera dokument, medan andra har dokument skrivna vid helt skilda tillfällen, det vill säga med flera års mellanrum. Helhetsintrycket bland dessa är att dokumenten vid genomläsning inte riktigt synes tillhöra samma verksamhet. Analys av 50 folkhögskolors dokumentation utifrån vissa frågeställningar Kvalitetsarbete Bland de 50 folkhögskolorna är det 17 som överhuvudtaget nämner eller redovisar att man bedriver ett kvalitetsarbete. Fem av dem redovisar väl hur man bedriver ett strategiskt och

4 Folkbildningsrådet, , sid 4 genomtänkt kvalitetsarbete, åtta folkhögskolor gör en viss beskrivning, medan fyra endast nämner begreppet kvalitet. Internkontroll och uppföljning Vad gäller internkontroll anger fem skolor att man bedriver internkontroll och en av dessa har bifogat en plan för internkontroll. Sex folkhögskolor nämner dokument för internkontroll, men har inte sänt in något till Folkbildningsrådet (FBR). Fem av folkhögskolorna nämner i sin dokumentation att man på något vis följer upp verksamheten på annat sätt än via utvärdering. Exempel på uppföljning här är via personalutvecklingsprogram. Utvärdering Att man arbetar med utvärdering av sin verksamhet nämns av 41 skolor, och 35 av dessa har presenterat en utvärderingsplan. Nio folkhögskolor har inte redovisat något utvärderingsarbete alls. Av de 41 skolorna har 25 gjort bra och utförliga beskrivningar av hur man arbetar. Man har till exempel beskrivit vad som ska utvärderas, metod, tidsplan, vem som deltar i utvärderingen och vem som ansvarar. Däremot, hur resultaten ska följas upp och vilka eventuella åtgärder som ska göras har endast ett fåtal skolor redovisat. De resterande 16 som redovisat utvärderingsarbete har gjort det i korta ordalag och med mindre bra eller ofullständiga redovisningar. Utvärderingsresultat Knappt hälften (22) av skolorna redovisar dokument som innehåller någon form av utvärderingsresultat. Av dessa är det 15 folkhögskolor som gjort egna slutsatser och kommentarer till resultaten. Sju skolor redovisar utvärderingsresultat utan kommentarer, medan de övriga 28 skolorna inte redovisar något resultat alls. Citat ur dokumenten: Studier på folkhögskola skall leda till personlig utveckling. Det är förbluffande många som ger svar som ger stöd för vår devis En viktig tid i ditt liv. Öronmärkta anslag Vad gäller s-anslaget har fem folkhögskolor gjort någon form av beskrivning av vad anslaget använts till, medan fyra skolor endast nämnt anslaget i siffror. Policydokument för förstärkningsbidrag har i skrivande stund lämnats in till FBR av 11 skolor. Fyra skolor nämner förstärkningsbidraget i sin övriga dokumentation och av dessa har en sänt in policydokument. Många folkhögskolor (35) redovisar en mer eller mindre omfattande projektverksamhet. Av dessa har 14 gjort bra och utförliga beskrivningar över hur projektmedlen hanterats, följts upp och redovisats. De återstående 21 har beskrivit sina projekt i korta ordalag eller endast nämnt dem. Här nämns sällan något om uppföljning och redovisning av de genomförda projekten. Citat ur dokumenten: Som de flesta nystartade folkhögskolor är vi förhållandevis små när det gäller tilldelningen av det allmänna statsbidraget. Det är därför mycket viktigt att skolan på olika sätt fortsätter att verka, för att det allmänna statsbidraget kommer upp till en nivå, så att skolan står på egna ben. I dagsläget är skolan alltför beroende av tidsbegränsade satsningar som Kunskapslyftet och tillfälliga projektmedel av olika slag.

5 Folkbildningsrådet, , sid 5 Utvecklingsbidrag och profileringsbidrag Användandet av utvecklingsbidraget om 5% av statsbidraget har redovisats av 20 folkhögskolor, varav tre endast nämnt bidraget i siffror. Exempel på insatser som gjorts är personalfortbildning samt kurs- och verksamhetsutveckling. Av de 37 rörelsefolkhögskolorna har 14 redovisat vilka insatser man gjort för profileringsbidraget. Beskrivningarna har varit av olika karaktär nio av skolorna har endast nämnt bidraget i korta ordalag medan fem redogjort för hur man hanterat, följt upp och redovisat bidraget. Relationen till huvudman och/eller medlemsorganisation 39 skolor har nämnt relationen till huvudman eller medlemsorganisation i sina dokument. Redogörelserna omfattar allt från att man kort nämner att viss verksamhet bedrivits i samarbete med huvudmannen till att man redovisar olika aktiviteter i samverkan med huvudmannen och poängterar den ömsesidiga betydelsen av varandras verksamheter. Exempel på sådant som folkhögskolan och huvudmannen eller medlemsorganisationen samverkar kring kan vara kurser, projekt, personalfortbildning, uppdragsutbildning och profilering av varandras verksamheter. Citat ur dokumenten: Folkhögskolorna är en del av huvudmannarörelsens gemensamma resurser i media- och kulturfrågor, inom samhällsdebatt och för forskning. Styrelsens roll och arbete i verksamheten Omkring en tredjedel (17) av de 50 folkhögskolorna redovisar styrelsens roll och arbete i den egna verksamheten. Av dessa 17 är det tre som ingående beskriver styrelsens insatser medan övriga 14 kort nämner styrelsen. Exempel på insatser kan vara verksamhetsuppföljningar och samråd eller samarbete med personal eller med elever. Citat ur dokumenten: Den breda uppslutningen bakom skolans grundläggande verksamhetsidé är en stor tillgång. Däremot finns det anledning att i olika sammanhang styrelse, personalgrupp, samverkande organisationer, bland kursdeltagarna aktivare driva på diskussioner om de fina ordens konkreta innehåll och tolkningar. Personalens kompetens och delaktighet i mål och uppföljningsarbete Vilka insatser som görs för personalens kompetens och delaktighet i folkhögskolans mål och uppföljningsarbete redovisas av 37 skolor. Ungefär hälften (18) beskriver aktiviteter som tyder på en stor delaktighet bland personalen medan övriga redovisar verksamhet som tyder på en viss delaktighet. Exempel på aktiviteter är arbetsgrupper som arbetar med utvecklingsprogram, pedagogiskt utvecklingsarbete, fortbildningsplanering. Personalens deltagande i kompetensutvecklingsprojekt inom Mål 3 redovisas av några skolor. Dokument som bifogats och som på olika sätt redogör för personalens delaktighet och kompetens är fortbildningsplaner, måldokument för personalutveckling, personalvision samt kompetensplaner. Citat ur dokumenten:

6 Folkbildningsrådet, , sid 6 I vår decentraliserade skola är det allas ansvar att verksamheten fungerar. Genom att målen och verksamhetsplaner är väl kända av alla på skolan och genom att vi har stor tilltro till den egna avdelningen och oss själva, kommer vi även fortsättningsvis att vara en framstående folkhögskola. Budget och resultat i förhållande till målen 17 skolor har kommenterat budget och resultat i förhållande till de formulerade målen. Det är främst det ekonomiska resultatet som kommenterats. Man anser t ex att en försämrad ekonomi sliter hårt på personalen, innebär inställda kurser och hotar kvaliteten i verksamheten. Någon anser att inför kärvare ekonomiska villkor krävs det en framtidsanalys medan andra lyfter fram engagerad personal, ökad projektverksamhet och mer uppdragsutbildning som vägar till en balanserad budget. Några folkhögskolor kommenterar eller stämmer av den uppnådda verksamheten i förhållande till målen. Citat ur dokumenten: Budgetarbetet har utgått ifrån att förutsättningarna i allt väsentligt, skall vara likartade under hela budgetåret. Sammantaget kan såväl kvalitativa som kvantitativa mål uppnås med en budget i balans. Engagerade medarbetare har bidragit till verksamhet med god kvalitet och goda resultat, trots ekonomiska nedskärningar. Allmänt om dokumenten Vid genomgång av dokumenten saknas ofta väsentliga delar. Det är bland annat uppgifter om uppföljning, både när det gäller utvärderingsarbetet och genomförda projekt. Utdrag ur utvärderingar med resultat och kommentarer i verksamhetsberättelsen redovisas alltför sällan, endast hos hälften av folkhögskolorna. Samma sak gäller styrelsens roll och arbete i verksamheten som bara återfinns i en tredjedel av dokumenten. Vissa dokument, till exempel verksamhetsberättelserna, är i en del fall traditionellt uppställda med mycket ingående beskrivningar av vad kurserna innehållit och vad man gjort i detalj. Uppräkningar av personal, händelser och elever förekommer också i dessa. Det finns verksamhetsberättelser som uppgår till sidor utan att egentligen berätta om verksamheten. En diskussion kring kvalitetsarbete förekommer alltför sällan och i många skolors dokumentation finner man inte ens begreppet kvalitet. Det tycks som om synen på kvalitetsarbete långt ifrån slagit igenom hos alla folkhögskolor. Man ser inte alltid nyttan hos den egna verksamheten av att bedriva ett strategiskt kvalitetsarbete. Många av de dokument som sänts in tycks vara skrivna för att tillfredsställa FBR, huvudmannen eller annan bidragsfördelare. I några fall (tre) visar dokumenten genomgående på ett bra kvalitetsarbete. Bland dokument som särskilt bör nämnas är handlingsplan för ökade ekonomiska resurser, dokument för strategisk uppföljning, verksamhets- och kompetensanalys, informationsrutiner på folkhögskolan samt fördjupad utvärdering vart tredje år. Exempel finns också på handlingsplaner för olika tänkbara situationer som kan uppstå på en folkhögskola. Bland insatser för framtiden kan särskilt nämnas tillsättandet av en arbetsgrupp för ekonomisk utveckling samt arbetet med att miljöcertifiera sin folkhögskola. Det tycks som om de folkhögskolor som påbörjat ett kvalitetsarbete har gjort ett genomgripande arbete och kommit en bit på väg. Det man redovisar visar att man satsat resurser och låtit kompetent personal driva på arbetet. Dessa folkhögskolor redovisar också en hög delaktighet bland personalen i skolans verksamhet.

7 Folkbildningsrådet, , sid 7 För att citera en folkhögskoleanställd: Vi har höga ambitioner men låga dokumentationer. Besök vid sex folkhögskolor Bakgrund Som ett komplement i arbetet med förstärkt uppföljning av folkhögskolorna har Folkbildningsrådet (FBR) besökt sex folkhögskolor, geografiskt sett utspridda över landet. Folkhögskolorna har valts ut dels med tanke på att både rörelse- och landstingsfolkhögskolor skulle besökas, dels med tanke på att skolorna ej skulle ha besökts tidigare. De sex utvalda skolorna var Vara och Hampnäs folkhögskola, båda landstingsfolkhögskolor samt Braheskolan, Folkhögskolan Hvilan samt Rinkeby och Färnebo folkhögskola, samtliga rörelseanknutna. Besökens uppläggning och genomförande Vid besöken har rektor eller motsvarande, ekonomiansvarig, rapporteringsansvarig, biträdande rektor, styrelseordförande, lärare och kursadministratör varit närvarande. Det har sett olika ut från skola till skola, men rektor och rapporteringsansvarig har alltid varit närvarande. Inför besöken har ett dokument med de frågeställningar som varit utgångspunkt för hela uppföljningen tillsänts respektive rektor. Från Folkbildningsrådet har folkhögskolesekreteraren och en projektanställd dokumentatör medverkat vid samtliga besök. Härutöver har minst ytterligare en handläggare från rådet medverkat vid respektive besök. Besöken har genomförts så att folkhögskolesekreteraren fungerat som samtalsledare medan dokumentatören fört anteckningar. Handläggarna har under samtalets gång ställt frågor utifrån sina specialområden, till exempel utvärdering, ekonomi och verksamhetsrapportering. Besöken visade sig vara ett bra komplement till dokumentanalysen, då saker som inte framgått av dokumenten kom fram vid besöken. Det kunde handla om dokument som inte fanns hos Folkbildningsrådet och verksamhet eller rutiner som inte framgått av dokumenten. Samtalen innebar ett ömsesidigt informationsutbyte som kom båda parter tillgodo. Vid samtliga besök blev vi mycket väl mottagna och fick även tillfälle till intressanta rundvandringar för att se på lokaler, samt träffa elever och personal. I det följande redovisas sammanfattningsvis, under respektive rubrik, de frågeställningar som varit centrala i samtalen. Allmänt om dokumenten Vid de flesta besöken inledde FBR med att göra en allmän kommentar kring de dokument som vi haft tillgång till. I samband med besöken presenterade flera av skolorna nyare och mer aktuella dokument. Vad gäller måldokumenten hade fyra skolor äldre dokument som var tagna 1998 eller tidigare och tre av dessa angav att man hade för avsikt att revidera sina måldokument. De två övriga hade måldokument som var antagna 2000 respektive Verksamhetsplaner presenterades av fem folkhögskolor, medan en skola berättade att man inte arbetar med verksamhetsplan. Båda dessa dokument diskuterades en del och FBR kom med

8 Folkbildningsrådet, , sid 8 vissa förslag på delar som kunde läggas till för att göra dokumenten mer fylliga, specifika och täckande. Även verksamhetsberättelserna kunde i några av fallen göras mer kompletta, bland annat genom att ha med utvärderingsarbetet och arbetet med målgrupper. Vid flera av besöken presenterades, som ovan nämnts, kompletterande dokument som gav FBR en fullödigare bild av respektive folkhögskolas verksamhet. Kvalitetsarbete och internkontroll Två av folkhögskolorna uppgav att man på skolan för en aktiv diskussion kring kvalitetsbegreppet eller aktivt arbetar med kvalitetsfrågor som en naturlig del av verksamheten. Under diskussionen kring kvalitetsbegreppet vid de övriga skolorna visade det sig att man i flera fall bedriver ett aktivt kvalitetsarbete, även om man inte satt namn på arbetet. En folkhögskola hade lite svårt att precisera vad kvalitetsbegreppet står för när det gäller den egna skolans verksamhet. Vad gäller internkontroll beskrev en skola hur all kursinformation passerar rektor eller motsvarande person innan det sänds ut. En annan skola beskrev hur en särskild kvalitetsledare kontinuerligt följer upp rutiner och driver på personalen så att dokumentation, som ska vara tillgänglig för alla på skolan, ständigt uppdateras och redovisas. Utvärderingsarbete Samtliga besökta folkhögskolor hade formulerat utvärderingsplaner som sänts in till FBR. Dessa var av skiftande slag vad gäller omfattning och innehåll. En av skolorna hade utvärderingsplanen som en del av måldokumentet. Hälften av skolorna uppgav vid besöken att man anser att det är svårt att hitta en gemensam modell för eller få ett övergripande grepp om utvärderingsarbetet. Någon uppgav också att man upplevde det som svårt att få upp utvärderingsarbetet på dagordningen, så att det blir en naturlig del av verksamheten. Vid flera av besöken kom det under samtalens gång fram att det fanns rutiner för uppföljning och utvärdering (som medarbetarsamtal, muntliga utvärderingar, träffar med samarbetsorganisationer m.m) som inte fanns med i de tillgängliga dokumenten. Öronmärkta anslag som s-anslag, förstärkningsbidrag och projektmedel Kring förstärkningsbidraget rådde vissa oklarheter. Två av skolorna har inte formulerat något policydokument men meddelade att man har för avsikt att göra det. Den ena utnyttjar förstärkningsbidraget i liten utsträckning, men söker nya målgrupper, t ex dyslektiker. Två av skolorna som redovisar s-anslag uppgav att man har svårt att hitta deltagare ur målgruppen. Här berättade den ena att man vänt sig till arbetsförmedlingen för att få hjälp med rekrytering, medan den andra skolan har deltagare ur målgruppen i sin filial. Vad gäller projektverksamheten såg det mycket olika ut mellan folkhögskolorna. En har arbetat med projektmedel från KK-stiftelsen, medan en annan har arbetat med olika projekt men använt egna medel istället för att söka utifrån. Från två skolor uppgav man att man känt ett motstånd mot att börja söka, fastän idéerna finns. En folkhögskola har genomfört ett kompetensutvecklingsprojekt inom Mål 3 och planerar att starta ytterligare projekt och en har ansökt om projektmedel för att starta KY-utbildning. Utvecklingsbidrag och profileringsbidrag

9 Folkbildningsrådet, , sid 9 Fyra av skolorna är som tidigare nämnts rörelsefolkhögskolor och har då möjlighet att erhålla profilbidrag. Två hade redovisat profilbidraget så att det lätt kunde återfinnas i dokumenten, medan de två övriga inte hade särredovisat bidraget. En av dessa uppgav att man inte använt profileringsbidraget för sitt syfte eftersom man inte hade någon samverkansverksamhet. I stället hade bidraget gått in i den vanliga verksamheten. Vad gäller utvecklingsbidraget fanns lite mer att önska i form av redovisning i dokumenten hos några av skolorna. Någon hade beskrivit användandet väl i verksamhetsberättelsen, medan en annan redovisat det i resultaträkningen och i budgeten. Samarbete med huvudman och närliggande organisationer Tre skolor angav att man samarbetar med andra folkhögskolor. Två skolor tyckte att huvudmannen inte varit tydlig nog vad gäller folkhögskolans uppdrag, det vill säga vad man vill med sin folkhögskola. Fyra angav också att huvudmannen utnyttjade sin folkhögskola i alltför liten utsträckning. För- och nackdelar med olika organisationsformer diskuterades under besöken. En folkhögskola har en ekonomisk förening som huvudman, en har en ideell förening, en har stiftelse medan en annan har en garantiförening som huvudman. En folkhögskola uppgav att man hade ett gott samarbete med andra institutioner som kommunen, arbetsförmedlingen och komvux medan en annan gärna samarbetade med landstinget (ej huvudman) och grundskolan. Styrelsens roll och arbete Vid fem av besöken medverkade även styrelsens ordförande och kunde ge sin syn på styrelsens roll och arbete. Två ordförande tyckte att styrelsen blivit mer aktiv och medveten under senare år och att styrelsens roll stärkts. Frågor som uppgavs uppta styrelsens arbete var bland annat ekonomiska uppföljningar, personalfrågor, fadderverksamhet, löpande verksamhetsfrågor samt att delta i utvärderings- och uppföljningsdagar. Någon ordförande framhöll att man önskade ett större engagemang från övriga ledamöter. En annan ordförande drog paralleller mellan folkhögskolestyrelsen och en bolagsstyrelse samt mellan rektor och en verkställande direktör. Vad gäller styrelseledamöternas kontakt med skolan beskrev en skolledare hur ledamöterna kan följa verksamheten och få information via First Class. Man har där även provat digitala styrelsemöten med viss framgång. Personalens kompetens och delaktighet Vid en folkhögskola berättade man att personalen fått erbjudande om att teckna kompetensförsäkring, samt att en dag varannan vecka är vikt för personalens kompetensutveckling. Samma skola beskrev också hur all dokumentation läggs ut på det egna First Class-nätverket och på så vis är tillgänglig för all personal. En annan folkhögskola beskrev hur all personal kommer att vara delaktig i en större utvärdering av skolans verksamhet som ska göras under Tre skolledare berättade att man använder folkbildningsnätet för intern kommunikation och information. Regelbundna personalmöten uppgavs av flera som viktiga för personalens delaktighet. Verksamhetsrapportering Fyra av de besökta folkhögskolorna använder Avanti för sin verksamhetsrapportering medan den övriga använder Works eller egen databas. De redovisningsansvariga var i stort nöjda med Avanti-programmet och tyckte att det fungerar bra. Vidare uppgav de att de ansåg sig ha tillräcklig kompetens, bland annat tack vare FBR:s träffar och att man har bra rutiner för att rapporteringen ska ske på ett riktigt sätt. Flera nämnde folkhögskolehjälpredan som ett bra

10 Folkbildningsrådet, , sid 10 verktyg och att man vid osäkerhet tar hjälp av SCB, CSN, FBR, andra folkhögskolor, rektor eller sina arbetskamrater. Övriga resurser och satsningar nu och i framtiden Vid besöken redogjorde några skolledare för pågående och kommande satsningar man valt att göra inom olika områden. En folkhögskola kommer att satsa speciellt på IT-utveckling och på att bygga ut sitt bibliotek medan en annan lagt resurser på psykologhandledning för lärarna, då man har många elever med olika problem. Satsningen på ITIS-projektet nämnde några som en möjlighet att öka IT-kunskapen och datoranvändandet bland lärarna. På en skola har man under sina framtidsdiskussioner kommit fram till att man behöver göra en extra satsning för att få igång samarbetet med huvudmannaorganisationerna. Rekrytering av elever upplevdes av några skolledare som ett framtida problem. Här har man sökt olika vägar till lösning, bland annat genom att starta samarbete med andra folkhögskolor och ta över kurser från dem. Beredskapen på folkhögskolorna inför framtida neddragningar av statsbidragen diskuterades på flera skolor. Slutsatser och kommentarer Efter första årets uppföljningsarbete, med dess tonvikt på dokumentanalys, kan man konstatera att de ordinarie dokumenten endast delvis ger svar på de frågor som är av intresse ur ett uppföljningsperspektiv. Den första svårigheten gäller att Folkbildningsrådet inte fått tillgång till samtliga dokument. Trots påminnelser saknades den 1 december 2001 måldokument för åtta (16%) av de femtio skolorna. Man kan också notera att 17 av 42 insända måldokument saknar datering, vilket försvårar bedömningen. För 15 (30%) skolor saknas utvärderingsplan och för 5 (10%) av skolorna har Folkbildningsrådet inte fått tillgång till senaste verksamhetsberättelse. Folkbildningsrådet kommer under februari 2002 i en skrivelse till samtliga berörda skolor meddela att statsbidrag fortsättningsvis inte kan utbetalas förrän de obligatoriska dokumenten inkommit. Dokumentens utformning visar att de inte i första hand är skrivna utifrån ett uppföljningsperspektiv. Begrepp som kvalitetsarbete, internkontroll och uppföljning är sällsynta. Däremot redovisar hälften av skolan på ett bra sätt hur man arbetar med utvärdering och ytterligare sexton nämner att man genomför någon utvärdering. Trots detta är det bara femton av de studerade femtio skolorna som i någon form kommenterar sina utvärderingsresultat. Samtliga folkhögskolor erhåller årligen utvecklingsbidrag och rörelseskolorna dessutom profileringsbidrag. Enligt statsbidragsvillkoren skall skolorna redovisa vilka insatser som genomförts med stöd av dessa medel. Det är anmärkningsvärt att mindre än hälften av de berörda skolorna ö.h.t. redovisar dessa medel. En försiktig slutsats efter besöken är att uppföljningsarbetet vid skolorna är mer omfattande än vad dokumenten utvisar. Det framkommer flera motiv till att dokumentationen ofta är ofullständig på det här området. En vanlig förklaring är att man inte ser den direkta nyttan med ett uppföljningsperspektiv på dokumenten. Man prioriterar andra dagsaktuella frågor i verksamheten och känner sig allmänt tidspressad. En annan förklaring är att huvudmannen eller styrelsen

11 Folkbildningsrådet, , sid 11 förväntar sig att verksamhetsberättelsen skall se ut som den alltid gjort av tradition. Man är heller inte van vid att använda sig av begrepp som kvalitet och uppföljning. Småskaligheten spelar också in; man tycker sig veta hur det förhåller sig utan att behöva utvärdera eller beskriva verksamheten på ett strukturerat sätt. En fråga som uppkommit vid besöken och på annat sätt är vilken uppföljning som sker från skolornas sida beträffande verksamhet som anordnas i samverkan med andra organisationer och utbildningsanordnare. Det har visat sig att det finns motiv för tydligare riktlinjer från Folkbildningsrådets sida angående anordnarskap och åtföljande ansvar. Sådana riktlinjer diskuterades bl. a. vid uppföljningsseminariet i januari. Det är svårt att utifrån det föreliggande materialet dra bestämda slutsatser om styrelsernas roll i uppföljningsarbetet. Ett intryck är att styrelserna är engagerade för skolan och intresserade av verksamheten, men att man överlåter åt rektor att sätta sig in i vilka statsbidragsvillkor som gäller och att svara för den egentliga uppföljningen. Folkbildningsrådet har tidigare inte ställt preciserade krav (utöver de punkter som nämnts ovan) på vad skolornas dokument skall innehålla. Först inför 2001 och 2002 har kraven blivit tydligare. Det innebär att det bör bli möjligt att se en utveckling i dokumentstudierna under de två kommande åren.

12 Folkbildningsrådet, , sid 12

13 Folkbildningsrådet, , sid 13 Bilaga 1 Frågor vid studier av folkhögskolornas dokument 1. Huvudmannadokument 2. Skolans måldokument 3. Verksamhetsplan 4. Utvärderingsplan 5. Verksamhetsberättelse 6. Övriga dokument För varje dokument har följande frågor ställts: 1. Finns/Finns ej (årtal) 2. Dokumentets typ eller karaktär 3. Vad sägs om kvalitet? 4. Vad sägs allmänt om internkontroll och uppföljning? 5. Vad sägs om utvärdering? (särskilda områden, metoder, ansvarfördelning, långsiktighet och sammanhang) 6. Utvärderingsresultat: redovisas? Kommenteras? Ev slutsatser? 7. Vad anges angående hantering, uppföljning och redovisning av öronmärkta anslag som s-anslag och förstärkningsbidrag och ev projektmedel? 8. Vad anges på samma sätt angående användningen av utvecklingsbidraget (5%) och profileringsbidraget (2,5% rörelse folkhögskolor) 9. Vad sägs om relationen till huvudman och medlemsorganisationer? 10. Vad sägs om styrelsens, rektors och övrigas roll och ansvar i uppföljningen? 11. Vad sägs om kompetens och delaktighet från skolans anställda i mål och uppföljning? 12. Hur kommenteras budget och ekonomiska resultat i förhållande till målen? 13. Övrigt av intresse ur uppföljningssynpunkt 14. Allmänt intryck: Hur mycket kan man se av röd tråd mellan de olika dokumenten?

14 Folkbildningsrådet, , sid 14 Skolor vars dokument studerats år 2001 Axevalla fhsk Birkagårdens fhsk Bona fhsk Braheskolan Visingsö fhsk Dalarö fhsk Edelviks fhsk Fellingsbro fhsk Fhsk Hvilan Forsa fhsk Fristads fhsk Färnebo fhsk Företagarnas fhsk Glimåkra fhsk Grimslöv fhsk Hampnäs fhsk Hjo fhsk Hyllie Park fhsk Härnösands fhsk Ingesunds fhsk Kaggeholms fhsk Katrinebergs fhsk Kristinehamns fhsk Kyrkeruds fhsk Liljeholmens fhsk Ljungskile fhsk Långholmens fhsk Malmö fhsk Marieborgs fhsk Mellansels fhsk Mora fhsk Nordiska fhsk Oskarshamns fhsk Rinkeby fhsk S:ta Birgitta fhsk Sigtuna fhsk Skeppsholmens fhsk Solviks fhsk Stensunds fhsk Sundbybergs fhsk Sverigefinska fhsk Tollare fhsk Vadstena fhsk Vara fhsk Wik fhsk Viskadalens fhsk Västanviks fhsk Västerås fhsk Ädelfors fhsk Örebro fhsk Östra Grevie fhsk Bilaga 2 De understrukna skolorna har besökts i samband med uppföljningen.