Innehållsförteckning. Annex 4. Normativt dokument 29 oktober 2004 Annex 4. Spårbarhetscertifiering av skogsprodukter krav

Transkript

1 Normativt dokument Spårbarhetscertifiering av skogsprodukter krav 29 oktober 2004 Annex 4 Spårbarhetscertifiering av skogsprodukter krav Innehållsförteckning Innehållsförteckning 1 Förord 3 Inledning 3 1. Allmänt Innehåll Referenser Definitioner Certifierad råvara Certifierad produkt Spårbarhetscertifiering av skogsprodukter Kontroversiella källor Intyg/märkning Skogsprodukt Neutral råvara Märkning Ursprung Annan råvara 5 Annan råvara än certifierad och neutral råvara Fysisk åtskillnad Biprodukter före konsumentledet Trä och fiber efter konsumentledet Produktionsparti Återvunnet trä och fiber Träbaserad råvara 6 1

2 2. Krav för spårbarhet fysisk åtskillnad Allmänna krav för fysisk åtskillnad Identifiering av ursprung Identifiering vid leverans Identifiering av leverantörerna Åtskillnad av certifierad råvara Försäljning av certifierade produkter 7 3. Krav för spårbarhet procentmetoden Allmänna krav för procentmetoder Tillämpning av procentmetod Definition av produktionsparti Identifiering av ursprung Identifiering vid leverans Identifiering av leverantörerna Beräkning av certifierad procentsats Överföring av den beräknade procentsatsen till utgående produkter Den procentuella medelvärdesmetoden Volymkrediteringsmetoden Försäljning av produkter Kontroversiella källor Minimikrav för ledningssystem Allmänna krav Ansvar och befogenheter Ledningsansvar Ansvar och befogenheter för spårbarhet Dokumenterade rutiner Fel! Bokmärket är inte definierat Dokumentstyrning Fel! Bokmärket är inte definierat Resurshantering Mänskliga resurser/personal Tekniska hjälpmedel Inspektion och kontroll 12 2

3 Bilaga 1: PEFC Councils definition av ursprung för PEFC:s märkning och uppgifter 13 Bilaga 2: Genomförande av spårbarhet enligt ISO 9001: Bilaga 3: Genomförande av spårbarhet enligt ISO 14001: Bilaga 4: Genomförande av standarden för spårbarhet i organisationer med utspridd verksamhet ( multi-site ) 16 Inledning 16 Bilaga 5: Beräkning av certifieringsprocentsats 19 Förord Texten i denna standard har tagits fram av PEFC Councils arbetsgrupp för spårbarhet och märkning i en öppen och transparant process som innefattade ett öppet samråd. Den antogs officiellt av PEFC Councils generalförsamling den 29 oktober Denna standard kan godkännas och användas som stöd för alla system för skoglig certifiering eller märkning som omfattar regler för spårbarhet med syfte att använda intyg och/eller märkningar för att ange ursprunget till den råvara som ingår i skogsprodukterna. Inledning Målet med spårbarhet är att upprätta en informationskedja mellan den råvara som ingår i en skogsprodukt och denna råvaras ursprung. Allt fler konsumenter vill vara säkra på att företag drivs på ett sätt som skonar miljön och de efterfrågar försäkran och bevis från skogsindustrin att det trä som används kommer från ett uthålligt skogsbruk. Företagen behöver därför en pålitlig och trovärdig metod för att förse sina kunder med information om råvarans ursprung. Med denna spårbarhetsstandard införd i kombination med system för skoglig certifiering och/eller märkning tillhandhålls en sådan metod. 1. Allmänt 1.1. Innehåll I denna standard fastställs de krav för spårbarhet som organisationen måste leva upp till om dess intyg och/eller märkningar angående ursprunget till den råvara som ingår i de sålda/överförda produkterna skall ses som trovärdiga och pålitliga. I denna standard används benämningen organisation för att täcka in alla slags aktörer som avverkar, transporterar, hanterar eller bearbetar skogsprodukter i alla led från skogen till slutkonsumenten. I kraven på spårbarhet beskrivs vägen från informationen om den levererade råvarans ursprung till den information om ursprunget som finns på organisationens produkter. I denna standard beskrivs två alternativa tillvägagångssätt för spårbarhet, nämligen fysisk åtskillnad och procentbaserade metoder. I denna standard fastslås också minimikraven på ledningssystem för att genomföra och hantera spårbarhetsprocessen. En organisations kvalitetsledningssystem (ISO 9001:2000) eller 3

4 miljöledningssystem (ISO 14001:1996) kan användas för att möta minimikraven på det ledningssystem som definieras i del 4 i denna standard och för att anpassa kraven för certifieringen som definieras i del 2 och 3 i denna standard. Denna standard skall användas tillsammans med de krav som anger ursprung, vilket skall verifieras genom spårbarheten. Dessa krav kan tas från ett system för skoglig certifiering och/eller märkning med hänvisning till systemets specifika intyg och märkning(ar) eller från organisationen själv med hänvisning till organisationens specifika intyg och märkning(ar). Användning av märkningar och intyg som bygger på genomförandet av denna standard skall följa ISO 14020:2000. Denna standard kan användas för en organisations egendeklarationer, andrapartscertifiering eller tredjepartscertifiering. Typ av kontroll av överensstämmelse och specifika krav för utförandet skall vara fastställda i det system för certifiering av skogsbruk eller märkning som standarden används inom. Den kontroll av överensstämmelse som utförs av tredje part (tredjepartscertifiering) anses som produktcertifiering och skall följa ISO/IEC Guide 65 / Termen skall används genomgående i denna standard för att ange de bestämmelser som är obligatoriska. Termen bör används för att ange de bestämmelser som visserligen inte är obligatoriska, men som förväntas antas och genomföras Referenser I denna standard ingår bestämmelser från andra publikationer som daterade eller odaterade referenser. Dessa normativa referenser citeras på tillämpliga ställen i texten och publikationerna listas nedan. För daterade eller odaterade referenser gäller den senaste upplagan av den publikation som hänvisningen gäller. ISO / IEC Guide 65:1996 Allmänna krav vid certifiering av produkter ISO / IEC Guide 2:1996 Allmänna termer och definitioner avseende standardisering och därmed sammanhängande områden ISO 9000:2000 Ledningssystem för kvalitet - Principer och terminologi ISO 9001:2000 Ledningssystem för kvalitet - Krav ISO 14001:1996 Miljöledningssystem - Kravspecifikation med vägledning för användning ISO 14020:2000 Miljömärkning och miljödeklarationer Allmänna principer 1.3. Definitioner För denna standard gäller de relevanta definitionerna i ISO/IEC Guide 2 och ISO 9000:2000, tillsammans med följande definitioner: Certifierad råvara Råvara vars ursprung uppfyller kraven för spårbarhetscertifikatet Certifierad produkt Produkt som innehåller certifierad råvara bekräftad genom spårbarhetscertifiering. Anmärkning: Kvalificeringskriterierna för certifierad råvara definieras i ett särskilt system för skoglig certifiering eller märkning eller av organisationen själv för organisationens egna märkning och/eller intyg. 4

5 Spårbarhetscertifiering av skogsprodukter All överlåtelse av ansvar för skogsprodukter, och produkter därav, under avverkning, transport, bearbetning och distribution från skog till färdig produkt Kontroversiella källor Illegal eller icke auktoriserad avverkning Anmärkning: Exempel på sådan avverkning omfattar avverkning i skogar skyddade enligt lag. Motsvarande gäller även för avverkning i skogar som enligt offentlig publicering/kungörelse av statlig myndighet (eller annan organisation med legalt uppdrag att göra detta) är planerade att strikt skyddas enligt lag, utan att den statliga myndigheten (eller auktoriserade enheten) gett tillstånd till denna åtgärd Intyg/märkning Utfästelse som påvisar särskilda beskaffenheter hos en produkt Skogsprodukt Produkt där det ingår råvara som kommer från skog Neutral råvara Råvara vars ursprung anses som neutralt i beräkningen av certifieringsprocentsatsen. Anmärkning: Kvalificeringskriterierna för neutral råvara definieras i ett särskilt system för skogscertifiering eller beteckningar eller av organisationen själv för organisationens egen beteckning och/eller uppgifter Märkning Användning av märke (på produkten eller på produktdokument) Ursprung Information om den råvara som används i produkten och som antingen rör (i) egenskaperna hos den plats som råvaran kommer ifrån (dvs. certifierad skog, återvunnet material, osv.) eller (ii) en viss plats som råvaran kommer ifrån. Anmärkning 1: För intyg om skogscertifiering gäller det första alternativet egenskaperna hos den plats som råvaran kommer ifrån. Det andra alternativet, den plats som råvaran kommer ifrån, gäller endast för den fysiska åtskillnadsmetoden där en organisation har beslutat att spåra en viss plats som råvaran kommer ifrån. Anmärkning 2: Definitionen av ursprung (dvs. egenskaperna hos en plats eller en viss plats ) specificeras antingen av (i) det relevanta systemet för skoglig certifiering eller märkning, om spårbarhet används för användarmärkningar och/eller intyg inom systemet eller av (ii) organisationen själv om spårbarhet används för organisationens egna märkning och/eller intyg Annan råvara Annan råvara än certifierad och neutral råvara. Anmärkning: Kvalificeringskriterierna för annan råvara kan definieras i ett särskilt system för skogscertifiering eller beteckningar eller av organisationen själv för organisationens egen beteckning och/eller uppgifter Fysisk åtskillnad Ett förfarande där diverse råvaror av olika ursprung hålls åtskilda så att det ursprunget är känt hos den råvara som används för tillverkningen av en produkt Biprodukter före konsumentledet Trä och fiber i form av sågspån, träfiber, avfall från tryckpressar, avskurna bitar av rent trä eller kompositprodukter från all slags förädling av trä eller tillverkning och som kan återanvändas som råvara vid tillverkning eller brännas. 5

6 Trä och fiber efter konsumentledet Trä och fiber som använts i konsumtionsvaror eller handelsvaror och som ratas för återanvändning, återvinning eller försäljning, här omfattas inte sågverks- och avverkningsrester Produktionsparti Omgång produkter som har tillverkats eller handlats med i angivna processer under en angiven tidsperiod Återvunnet trä och fiber Trä och fiber efter konsumentledet och biprodukter före konsumentledet Träbaserad råvara Råvara eller mellanprodukt av trä (t.ex. rundvirke, flis, sågspån, sågvara, träpaneler, massa, papper, kork, bark, kåda). 2. Krav för spårbarhet fysisk åtskillnad 2.1. Allmänna krav för fysisk åtskillnad Den organisation som tillämpar fysisk åtskillnad skall se till att den certifierade råvaran hålls åtskild eller är tydligt identifierbar vid alla stadier i produktionen eller handeln Den organisation vars råvara inte är blandad med annan råvara och/eller där den certifierade råvaran kan identifieras under hela processen skall använda fysisk åtskillnad som förstahandsval Identifiering av ursprung Identifiering vid leverans Organisationen skall identifiera och verifiera ursprungskategorin för all levererad råvara. Dokument för varje leverans av råvara skall minst innehålla: (a) identifiering av leverantören, (b) leveransens mängd, (c) leveransdatum/leveransperiod/bokföringsperiod, (d) ursprungskategori (däribland antal procent certifierad råvara om leverantören använder procentmetoden). Anmärkning 1: Råvarans ursprungskategorier specificeras antingen av (i) det aktuella systemet för skogscertifiering eller märkning, om spårbarhet används för märkning och/eller uppgifter om systemet eller av (ii) organisationen själv, om spårbarhet används för organisationens egen märkning och/eller uppgifter. Anmärkning 2: Antal procent certifierad råvara skall också stå klart (enligt punkt d) för den organisation som använder fysisk åtskillnad (t.ex. handel) om leverantören använder procentmetoden Identifiering av leverantörerna Organisationen skall kräva dokument från alla leverantörer av certifierad råvara som visar att kriterierna för leverantör av certifierad råvara är uppfyllda. Anmärkning: Kriterierna för leverantörer av certifierad råvara specificeras antingen av (i) det aktuella systemet för skogscertifiering eller märkning, om spårbarhet används för märkning och/eller uppgifter om systemet eller av (ii) organisationen själv, om spårbarhet används för organisationens egen märkning och/eller uppgifter. 6

7 2.3. Åtskillnad av certifierad råvara Certifierad råvara skall gå lätt att identifiera genom hela produktions-, handels- och lagringskedjan. Detta skall uppfyllas genom: (a) fysisk åtskillnad vid produktion och lagringsutrymmen eller (b) fysisk åtskillnad i tid eller (c) fortlöpande identifiering av certifierad råvara 2.4. Försäljning av certifierade produkter Vid försäljning eller överlåtelse av certifierade produkter till en annan enhet skall organisationen förse kunden med ett dokument som bekräftar överensstämmelse med kraven för spårbarhet. Anmärkning: Kriterierna för dokumentet som bekräftar överensstämmelse med kraven för spårbarhet specificeras antingen av (i) det aktuella systemet för skogscertifiering eller märkning, om spårbarhet används för märkning och/eller uppgifter om systemet eller av (ii) organisationen själv, om spårbarhet används för organisationens egen märkning och/eller uppgifter Organisationen skall se till att alla dokument som rör leverans av de certifierade produkterna tydligt innehåller minst följande information: (a) identifiering av organisationen, (b) leveransens mängd, (c) leveransdatum/leveransperiod/bokföringsperiod, (d) ursprungskategori (däribland antal procent certifierad råvara om leverantören av den certifierade råvaran använde procentmetoden). Anmärkning: Råvarans ursprungskategorier specificeras antingen av (i) det aktuella systemet för skogscertifiering eller märkning, om spårbarhet används för märkning och/eller uppgifter om systemet eller av (ii) organisationen själv, om spårbarhet används för organisationens egen märkning och/eller uppgifter Om organisationen använder logo eller märkning skall både användningen på produkt och i produktdokument vara utformad enligt villkoren i det kontrakt för logoanvändning som användaren och ägaren till logon eller dennes auktoriserade företrädare enats om. 3. Krav för spårbarhet procentmetoden 3.1. Allmänna krav för procentmetoder Tillämpning av procentmetod Procentmetoden för spårbarhet gäller för organisationer vars produktion/handel med certifierad råvara är blandad med andra råvarukategorier och där den certifierade råvaran inte tydligt kan identifieras i slutprodukterna Definition av produktionsparti Organisationen skall införa kraven för spårbarhet enligt denna standard för det specifika produktionspartiet Organisationen skall identifiera sitt/sina produktionsparti/er utifrån följande kriterier: (a) råvara som ingår i de produkter som omfattas av produktionspartiet, (b) produktionsenheten där de produkter som omfattas av produktionspartiet har producerats, 7

8 (c) tidsperiod då de produkter som omfattas av produktionspartiet har producerats eller sålts/överlåtits Produktionspartiet skall omfatta (i) en enskild produkt eller (ii) en produktgrupp som består av samma eller liknande tillverkningsråvara i fråga om t.ex. art, sort, o.s.v Produktionspartiet skall omfatta produkter som har producerats vid en produktionsenhet. Anmärkning: Detta krav gäller inte organisationer där produktionsorten inte tydligt kan identifieras, t.ex. skogsentreprenörer, transport, handel, osv Längsta tillåtna tidsperiod för definition av produktionsparti är tre månader Organisationen skall identifiera alla produkter (som ingår i det produktionsparti som omfattas av spårbarheten) genom en partiidentifikation som gör det möjligt att bestämma till vilket produktionsparti som produkterna hör. Anmärkning: Det behövs ingen fysisk identifikation av produktionsparti på produkten om certifieringsprocentsatsen gäller sålda/överlåtna produkter, eftersom identifikation av produktionsparti framgår av försäljnings-/leveransdokumenten Identifiering av ursprung Identifiering vid leverans Organisationen skall identifiera och verifiera ursprungskategorin för all levererad råvara. Dokument för varje leverans av råvara skall minst innehålla: (a) identifiering av leverantören, (b) leveransens mängd, (c) leveransdatum/leveransperiod/bokföringsperiod, (d) ursprungskategori inklusive procentsats certifierad råvara som ingår i den certifierade produkten. Anmärkning: Råvarans ursprungskategorier specificeras antingen av (i) det aktuella systemet för skogscertifiering eller märkning, om spårbarhet används för märkning och/eller uppgifter om systemet eller av (ii) organisationen själv, om spårbarhet används för organisationens egen märkning och/eller uppgifter Identifiering av leverantörerna Organisationen skall från alla leverantörer av certifierad råvara kräva dokument som visar att kriterierna för leverantör av certifierad råvara är uppfyllda. Anmärkning: Kriterierna för leverantörer av certifierad råvara specificeras antingen av (i) det aktuella systemet för skogscertifiering eller märkning, om spårbarhet används för märkning och/eller uppgifter om systemet eller av (ii) organisationen själv, om spårbarhet används för organisationens egen märkning och/eller uppgifter Beräkning av certifierad procentsats Organisationen skall beräkna certifieringsprocentsats separat för varje produktionsparti enligt följande formel: Pc [% ] = Vc Vc + Vo 100 Pc Vc Certifieringsprocentsats Certifierad råvara 8

9 Vo Annan råvara Anmärkning 1: Råvarans ursprungskategorier som ingår i beräkningsformeln specificeras antingen av (i) det aktuella systemet för skogscertifiering eller märkning, om spårbarhet används för märkning och/eller uppgifter om systemet eller av (ii) organisationen själv, om spårbarhet används för organisationens egen märkning och/eller uppgifter. Anmärkning 2: Ett system för skogscertifiering och/eller märkning eller organisationen själv (se anm. 1) kan definiera kriterier för neutral råvara. Härav följer att den totala mängden råvara är lika med summan certifierad råvara, neutral råvara och annan råvara. (Vt=Vc+Vo+Vn; där Vt är totala mängden råvara och Vn neutral råvara) Organisationen skall beräkna certifieringsprocentsatsen utifrån en enda mätenhet för all den råvara som omfattas av beräkningen. Om konvertering till en enda mätenhet görs av beräkningsskäl skall organisationen endast använda officiella tal och metoder för konvertering. Om det inte existerar officiella tal för konvertering skall organisationen definiera och använda rimliga och trovärdiga interna tal för konvertering Om den levererade råvaran endast delvis innehåller certifierad råvara kan endast den mängd certifierad råvara, som motsvarar den procentuella andel som leverantören angett, ingå i beräkningen. Resterande andel av den levererade råvaran skall ingå i beräkningen som annan råvara Organisationen skall beräkna certifieringsprocentsatsen antingen som: (a) enkel procentsats eller (b) rullande procentuellt medelvärde Den organisation som använder den enkla certifieringsprocentsatsen skall i beräkningen använda den råvara som ingår i det specifika produktionsparti som certifieringsprocentsatsen beräknas för. Längsta tillåtna tid för beräkningsperioden vid tillämpning av enkel certifieringsprocentsats är samma som längsta tillåtna tid för produktionspartiet och skall inte överskrida tre månader Den organisation som använder rullande procentuellt medelvärde skall beräkna certifieringsprocentsatsen för det specifika produktionsparti där mängden råvara som levereras under den specificerade tidsperioden används. Den totala maxtiden för det löpande procentuella medelvärdet skall inte överskrida 12 månader. Anmärkning: Den organisation som har valt 12 månaders löpande medelvärde beräknar certifieringsprocentsatsen utifrån den mängd råvara som levererades under de föregående 12 månaderna Överföring av den beräknade procentsatsen till utgående produkter Den procentuella medelvärdesmetoden Den organisation som tillämpar den procentuella medelvärdesmetoden skall använda certifieringsprocentsatsen för alla de produkter som ingår i det produktionsparti som beräkningen gäller. Anmärkning 1: Det finns ingen miniminivå för användning av den procentuella medelvärdesmetoden. Det går dock att fastställa en miniminivå för användning av egen märkning och/eller eget intyg i ett enskilt system för skoglig certifiering och märkning. Anmärkning 2: Om certifieringsprocentsatsen för produktionspartiet är t.ex. 54 % kan alla produkter som ingår i produktionspartiet säljas som certifierade produkter innehållande 54 % certifierad råvara Volymkrediteringsmetoden Den organisation som tillämpar volymkrediteringsmetoden skall föra över certifieringsprocentsatsen till krediterad volym i den gemensamma mätenheten för utgående 9

10 produkter från produktionspartiet. Volymkrediten skall fördelas mellan de utgående produkterna så att de certifierade produkterna anses innehålla 100 % certifierad råvara. Anmärkning: Om certifieringsprocentsatsen för ett produktionsparti på 100 ton utgående produkter t.ex. är 54 % kan 54 ton av de utgående produkterna säljas som certifierade produkter innehållande 100 % certifierad råvara Den organisation som inte kan definiera (i) en gemensam mätenhet för alla utgående produkter i produktionspartiet eller (ii) som ingår i produktionspartiets produkter med olika förhållanden mellan ingående råvaruvolym och utgående produktvolym, skall föra över certifieringsprocentsatsen till volymkredit separat för produkter med olika mätenhet eller förhållande ingående/utgående volym Organisationen kan ackumulera volymkredit genom att skapa ett särskilt kreditkonto som kan användas för nästa produktionsparti. Kreditkontot skall skapas i enlighet med kapitel Den totala mängden ackumulerade krediter på kreditkontot kan inte överskrida den volym krediter som har satts in på kontot under de senaste 12 månaderna Försäljning av produkter När organisationen säljer eller överför de certifierade produkterna skall organisationen förse kunden med ett dokument som bekräftar överensstämmelsen med kraven för spårbarhet. Anmärkning: Kriterierna för dokumentet som bekräftar överensstämmelse med kraven för spårbarhet specificeras antingen av (i) det aktuella systemet för skogscertifiering eller märkning, om spårbarhet används för märkning och/eller uppgifter om systemet eller av (ii) organisationen själv, om spårbarhet används för organisationens egen märkning och/eller uppgifter Organisationen skall se till att dokument för varje leverans av de certifierade produkterna tydligt innehåller minst följande information: (a) identifiering av organisationen, (b) leveransens mängd, (c) leveransdatum/registreringsperiod/avstämningsperiod, (d) ursprungskategori (inklusive aktuell procentsats certifierad råvara som ingår i den certifierade produkten) Om organisationen använder logo skall både användningen på produkt och på produktdokument vara utformad enligt villkoren i det kontrakt för logoanvändning som användaren och ägaren till logons rättigheter eller dennes auktoriserade företrädare enats om Kontroversiella källor Organisationen skall vidta lämpliga åtgärder för att garantera att de certifierade produkterna inte innehåller råvara från kontroversiella källor Organisationen skall som minimum från alla leverantörer av skogsråvara som inte är klassad som certifierad råvara kräva en undertecknad försäkran om att den levererade råvaran inte kommer från en kontroversiell källa. Den organisation som har skrivit kontrakt med sina leverantörer skall inbegripa en sådan försäkran i kontrakten Organisationen skall bedöma den eventuella risken för att råvaran kommer från kontroversiella källor och upprätta ett stickprovsbaserat program för andra- eller tredjepartsverifiering av leverantörernas personliga försäkran om det finns en stor risk för att råvaran kommer från kontroversiella källor. Anmärkning: Den bedömning av eventuell risk som görs av organisationen bör gälla regional/nationell nivå. 10

11 3.6.4 Den organisation som hämtar råvara från hotade och utrotningshotade arter som klassas i CITES skall följa alla bestämmelserna i CITES samt annan internationell och nationell lagstiftning. 4. Minimikrav för ledningssystem 4.1. Allmänna krav Organisationen skall ha ett ledningssystem som stämmer med nedanstående element i denna standard, vilket är en garant för korrekt införande och underhåll av spårbarhetsprocessen. Ledningssystemet skall vara avpassat till den typ och omfattning av verksamhet som utförs. Anmärkning: En organisations kvalitetsledningssystem (ISO 9001:2000) eller miljöledningssystem (ISO 14001:1996) kan användas för att uppfylla minimikraven för det ledningssystem som definieras i denna standard Ansvar och befogenheter Ledningsansvar Organisationens högsta ledning skall definiera och dokumentera sitt åtagande att genomföra och bibehålla kraven för spårbarhetscertifiering i enlighet med denna standard. Organisationens åtagande skall göras tillgängligt för organisationens anställda, leverantörer, kunder och andra intresserade parter Organisationens högsta ledning skall utse en person i ledningen som oberoende av andra ansvarsområden skall ha det övergripande ansvaret och befogenheten för spårbarheten Organisationens högsta ledning skall utföra en regelbunden översyn av organisationens system för spårbarhet och att systemet uppfyller kraven i denna standard Ansvar och befogenheter för spårbarhet Organisationen skall utse personal som arbetar med att genomföra och sköta systemet för spårbarhet samt fastställa ansvar och befogenheter som rör spårbarheten: (a) anskaffning av råvara och identifiering av ursprunget, (b) produktionsprocesser där man tillämpar fysisk åtskillnad eller procentsatsberäkning och omvandling till utgående slutprodukter, (c) produktförsäljning och märkning, (d) redovisande dokument (e) internrevision och avvikelsehantering. Anmärkning: Det ansvar och de befogenheter för spårbarheten som anges ovan kan samordnas Verksamhetsstyrning Organisationens rutiner för spårbarheten skall dokumenteras. Dokumentationen om spårbarheten skall minst omfatta följande information: (a) beskrivning av råvaruflödet i produktionsprocessen, (b) organisationsstruktur, ansvar och befogenheter som rör spårbarheten, (c) rutiner för att alla krav för spårbarhet som anges i denna standard skall uppfyllas Redovisande dokument Organisationen skall upprätta och underhålla arkiv med bevis för att kraven efterlevs på ett effektivt sätt. Organisationen skall minst föra arkiv över följande: 11

12 (a) register över alla leverantörer av skogsråvara, inklusive information som bekräftar att kraven uppfylls på leverantörsnivå, (b) register över all inhandlad skogsråvara, inklusive information om dess ursprung, (c) register över alla skogsprodukter som säljs och deras hävdade ursprung, (d) register över internrevisioner, avvikelser som har uppstått och korrigerande åtgärder Organisationen skall arkivera registren under minst fem år Resurshantering Mänskliga resurser/personal Organisationen skall se till att all personal som arbetar med införande och underhåll av spårbarhetssystemet har kompetens i form av lämplig utbildning, färdigheter och erfarenhet Tekniska hjälpmedel Organisationen skall identifiera, tillhandahålla och underhålla den infrastruktur och de tekniska hjälpmedel som behövs för att organisationens spårbarhet skall genomföras och efterlevas i enlighet med kraven i denna standard Inspektion och kontroll Organisationen skall utföra internrevision minst en gång om året över alla krav i denna standard och om nödvändigt vidta korrigerande och förebyggande åtgärder Organisationens högsta ledning skall gå igenom rapporten från internrevisionen minst en gång om året. 12

13 Bilaga 1: PEFC Councils definition av ursprung för PEFC:s märkning och uppgifter (Normativt för en organisation som använder PEFC:s märkning och uppgifter) Inledning Den ursprungsdefinition som finns i denna bilaga skall användas tillsammans med kraven i denna standard när organisationen upprättar ett system för spårbarhet för att använda PEFC:s logo och/eller uppgifter. Certifierad råvara (vc): Omfattar träbaserad råvara som säljs som PEFC-certifierad : (a) av leverantör med giltigt skogsbrukscertifikat utfärdat av en ackrediterad certifieringsorganisation/registreringsorganisation som bevis att leverantören uppfyller kraven i ett system för skogscertifiering som har godkänts av PEFC Council, (b) av leverantör med ett dokument som intygar att denne deltar i en region eller grupp som har ett giltigt skogsbrukscertifikat enligt vad som specificeras under (a), (c) av leverantör med ett giltigt spårbarhetscertifikat utfärdat av en ackrediterad certifieringsorganisation/registreringsorganisation som bevis på överensstämmelse med spårbarhetsstandarden i kombination med denna definition från PEFC Councils definition av en råvaras ursprung eller annan ursprungsdefinition som är erkänd av PEFC Council, (d) av leverantör med ett dokument som intygar delaktighet i en utspridd organisation ( multi-site ) med ett giltigt spårbarhetscertifikat enligt vad som specificeras under (c), (e) av leverantör utan spårbarhetscertifikat som vidarebefordrar råvara/produkt i dess originalförpackning, som leverantören har fått från sin leverantör där den certifierade statusen kan verifieras enligt punkterna (a), (b), (c) eller (d). I detta fall skall informationen på produkten innefatta en identifiering av den ursprungliga certifierade leverantören och certifieringsstatus. Anmärkning: PEFC Councils krav för ackrediterade certifierings-/registreringsorganisationer specificeras i annex 6 i PEFC Councils Tekniskt dokument. De certifikat som utfärdas av de ackrediterade organisationerna skall innefatta ackrediteringsorganisationens namn och/eller logo och aktuellt ackrediteringsnummer. Neutral råvara (vn): Icke träbaserad råvara (t.ex. jordbruksfiber och lump), stärkelse, färgämnen och trä avverkat inom bostadsområden (tätortsvirke). Återvunnet trä och fiber (trä och fiber efter konsumentledet) och återvunna biprodukter från tillverkningsprocesser före konsumentledet där de inte går att spåra enligt reglerna för spårbarhet. Annan råvara (vo): Träbaserad råvara annan än den som beskrivs under certifierad och neutral råvara. 13

14 Bilaga 2: Genomförande av spårbarhet enligt ISO 9001: 2000 (Informativt) Organisationen kan genomföra de krav för spårbarhet som specificeras i denna standard inom ramen för organisationens kvalitetsledningssystem upprättat i enlighet med ISO 9001: I tabellen nedan illustreras införandet av kraven för spårbarhet i denna standard i ett kvalitetsledningssystem som definieras i ISO 9001: 2000: Standardkrav ISO 9001: 2000 Del 2: Krav för spårbarhet metoden fysisk åtskillnad 7 Del 3: Krav för spårbarhet procentmetoden 7 Del 4: Minimikrav för ledningssystem 4.2 Ansvar och befogenheter Ledningsansvar Ansvar och befogenheter Verksamhetsstyrning 4.2.1, Redovisande dokument Resurshantering Mänskliga resurser/personal Tekniska hjälpmedel Inspektion och kontroll 8.2.2, 8.3, 8.5.2,

15 Bilaga 3: Genomförande av spårbarhet enligt ISO 14001: 1996 (Informativt) Organisationen kan genomföra de krav för spårbarhet som specificeras i denna standard inom ramen för organisationens miljöledningssystem upprättat i enlighet med ISO 1400: I tabellen nedan illustreras införandet av kraven för spårbarhet i denna standard i ett miljöledningssystem som definieras i ISO 1400: 1996: Standardkrav ISO 14001: 1996 Del 2: Krav för spårbarhet metoden fysisk åtskillnad Del 3: Krav för spårbarhet procentmetoden Del 4: Minimikrav för ledningssystem 4.2 Ansvar och befogenheter Ledningsansvar Ansvar och befogenheter Verksamhetsstyrning 4.4.4, Redovisande dokument Resurshantering Mänskliga resurser/personal 4.4.1, Tekniska hjälpmedel Inspektion och kontroll 4.5.2, 4.5.2,

16 Bilaga 4: Genomförande av standarden för spårbarhet i organisationer med utspridd verksamhet ( multi-site ) (Normativt) Inledning Syftet med denna bilaga är att den skall vara en vägledning för genomförandet av kraven för spårbarhet i en organisation med ett nätverk av verksamhetsplatser och på så sätt säkerställa å ena sidan att certifieringen/registreringen av spårbarhet är praktisk och genomförbar i ekonomiskt och funktionellt hänseende, och å andra sidan att kontrollen gör att överensstämmelsen med spårbarhetskraven blir trovärdig. Metoden för utspridd verksamhet fungerar också för att genomföra och certifiera spårbarhet i en grupp med små, oberoende företag. Denna bilaga innehåller endast krav för hur en organisation med utspridd verksamhet skall genomföra kraven för spårbarhet i denna standard. Krav och vägledning för certifierings- /registreringsorganisationer för kontroll och certifiering av en organisation med utspridd verksamhet beskrivs i IAF Vägledning för tillämpning av ISO / IEC Guide 62: 1996 och IAF Vägledning för tillämpning av ISO / IEC Guide 66: Definitioner En organisation med utspridd verksamhet definieras som en organisation som har en tydlig central enhet (vanligtvis ett centralkontor, vilket hädanefter avses) där vissa verksamheter planeras, kontrolleras och styrs, samt ett nätverk av lokala kontor eller filialer (arbetsplatser) där sådana verksamheter utövas helt eller delvis. En sådan organisation behöver inte vara en enda enhet, men alla arbetsplatser skall ha en legal eller avtalsmässig anknytning till organisationens centralkontor och ha en gemensam spårbarhetsprocess som kontinuerligt övervakas av centralkontoret. Detta innebär att centralkontoret har rätt att vid behov genomföra korrigerande åtgärder på alla arbetsplatserna. Om lämpligt skall detta skrivas in i ett kontrakt mellan centralkontoret och arbetsplatserna. Exempel på organisationer med utspridd verksamhet är: (a) organisationer som arbetar med franchiseföretagare, (b) företag med flera filialer, (c) en grupp av juridiskt oberoende företag. Anmärkning: Grupp med juridiskt oberoende företag innebär ett nätverk av oftast små oberoende firmor som samarbetar för att erhålla och upprätthålla spårbarhetscertifiering för hela gruppen. Centralkontoret kan vara en lämplig handelsorganisation eller annan juridisk enhet med lämplig erfarenhet som antingen utnämns för detta ändamål av en grupp blivande medlemmar eller erbjuder gruppen en tjänst anpassad för syftena med denna standard och i överensstämmelse med den. Centralkontoret kan också skötas av en medlem i gruppen. 16

17 Valbarhetskriterier för organisation med utspridd verksamhet Organisationens spårbarhetsprocess skall styras centralt och vara föremål för central kontroll. Alla relevanta arbetsplatser (inklusive det centrala ledningskontoret) skall ingå i organisationens program för internrevision och skall ha granskats i enlighet med detta program innan certifierings-/registreringsorganisationen påbörjar sin kontroll. Det skall uppvisas att organisationens centralkontor har infört spårbarhet i enlighet med denna standard och att hela organisationen (inklusive alla arbetsplatser) lever upp till kraven i denna standard. Organisationen skall kunna ge prov på sin förmåga att samla in och analysera data från alla arbetsplatser, inklusive det ledande centralkontoret, och förmåga att åstadkomma förändring i spårbarhetprocessen på arbetsplatserna om nödvändigt. Centralkontorets funktion och ansvar Centralkontoret för en organisation med utspridd verksamhet skall: (a) uppvisa ett åtagande från hela organisationen med utspridda verksamheter att upprätta och underhålla spårbarhet i enlighet med kraven i denna standard, (b) förse alla arbetsplatser med den information och vägledning som behövs för att genomföra och upprätthålla spårbarheten på ett effektivt sätt i enlighet med denna standard, (c) svara för organisatoriska eller kontraktsenliga förbindelser med alla de arbetsplatser som ingår i organisationen med utspridd verksamhet, däribland arbetsplatsernas åtaganden att genomföra och upprätthålla spårbarheten i enlighet med denna standard. I kontraktet skall också ingå rättighet för centralkontoret att utestänga varje arbetsplats från att delta i organisationens spårbarhet om arbetsplatsen allvarligt avviker från denna standard, (d) föra en förteckning över alla arbetsplatser som ingår i organisationen med utspridd verksamhet, (e) tillämpa ett program för internrevision och revidera alla aktuella arbetsplatser (inklusive sin egen administrativa funktion) i enlighet med programmet, innan den oberoende certifierings-/registreringsorganisationen påbörjar sin kontroll, (f) återkommande revidera arbetsplatserna utifrån resultaten av internrevisionerna, om nödvändigt vidta korrigerande och förebyggande åtgärder och utvärdera hur effektiva de korrigerande åtgärderna varit. Arbetsplatsers funktion och ansvar Arbetsplatser som har anknytning till en organisation med utspridd verksamhet skall ansvara för: - genomförande och upprätthållande av kraven för spårbarhet i enlighet med denna standard, - att besvara alla krav från centralkontoret och/eller certifierings- /registreringsorganisationen på relevanta data, dokumentation eller annan information vare sig de kommer i samband med formella revisioner eller kontroller eller på annat sätt, 17

18 - att fullt ut samarbeta och hjälpa till för att internrevisioner, kontroller, relevanta rutinutfrågningar eller korrigerande åtgärder skall kunna genomföras på ett tillfredsställande sätt, - att genomföra relevanta korrigerande och förebyggande åtgärder som centralkontoret har beslutat om. Ansvarsindelning för genomförande av kraven i denna standard i organisationer med utspridd verksamhet Standardkrav Centralkontore t Arbetsplatsen Del 2: Krav för spårbarhet metoden fysisk åtskillnad Ja Del 3: Krav för spårbarhet procentmetoden Ja Del 4: Minimikrav för ledningssystem 4.2 Ansvar och befogenheter Ja Ja Ledningsansvar Ja Ja Ansvar och befogenheter Nej (utom d och e) Ja 4.3 Dokumenterade rutiner Nej (utom b) Ja 4.4 Dokumentstyrning Nej (utom d) Ja 4.5 Resurshantering Mänskliga resurser/personal Ja (endast för befintlig Ja Tekniska hjälpmedel verksamhet) 4.6 Inspektion och kontroll Ja Ja 18

19 Bilaga 5: Beräkning av certifieringsprocentsats (Informativt) Anmärkning: Kapitlen i denna bilaga följer numreringen i huvudtexten i denna internationella standard Kapitel : Definition av produktionsparti Organisationen skall identifiera det produktionsparti/de produktionspartier för vilket/a certifieringsprocentsatsen beräknas. Produktionsparti skall identifieras för specifika produkter eller för produktgrupper. Organisationen kan i ett produktionsparti endast låta ingå produkter som består av samma råvara. Tabell 1: Exempel på definition av spårbarhet inom ett produktionsparti Utgående produkter Sågat virke, gran A Sågat virke, gran B Sågat virke, gran C Granflis Sågat virke, furu A Sågat virke, furu B Sågat virke, furu C Furuflis Sågspån furu/gran Bark furu/gran Ingående råvara Grantimmer Furutimmer Gran/furutimmer Spårbarhet i produktionspartiet Granprodukter Furuprodukter Gran/furuprodukter Kapitel 3.3: Beräkning av certifieringsprocentsats Företaget kan använda två metoder för att beräkna certifieringsprocentsatsen (enkel procentsats eller löpande procentuellt medelvärde): Kapitel 3.3.5: Enkel procentsats Certifieringsprocentsatsen för det specifika produktionspartiet beräknas utifrån det material som ingår i det specifika produktionspartiet. Därför skall den organisation som tillämpar denna metod beräkna certifieringsprocentsatsen (dvs. känna till den totala volymen certifierad och annan råvara) innan någon produkt inom produktionspartiet säljs eller överlåts. Kapitel 3.3.6: Löpande procentuellt medelvärde Det löpande procentuella medelvärdet fås fram genom den råvaruvolym som har levererats under den föregående perioden. Som längst kan det löpande medelvärdet tillämpas över de senaste 12 månaderna. 19

20 Exempel på tre månaders löpande medelvärde: Certifieringsprocentsatsen för produktionspartiet beräknas utifrån volym certifierad och annan råvara som har levererats under de senaste 3 månaderna. Anmärkning: När organisationen påbörjar spårbarheten och den tidsperiod som tillämpas för beräkningen av det löpande medelvärdet är kortare än den tidsperiod som spårbarheten har gällt, beräknas det löpande medelvärdet utifrån de volymer som har levererats sedan spårbarheten började gälla. Ett exempel ges i tabell 2: Det första löpande medelvärdet (månad 1) beräknas endast utifrån volymer som levereras under månad 1, det andra löpande medelvärdet (månad 2) beräknas endast utifrån volymer som levereras under månad 1 och 2. Tabell 2: Exempel på tre månaders löpande medelvärde Volym annan 3 mån. löpande Volym certifierade produkter (% redovisad certifierad råvara i den råvara procentuellt certifierade produkten) (ton) medelvärde (ton) * Nr för första månad ens beräkn period Volym certifierad råvara som levererats (ton) * Total volym certifierad råvara de senaste 3 mån. (ton) Total volym annan råvara de senaste 3 mån. (ton) Total utgående volym för prod.parti et (ton) * Procentuella medelvärdesmeto den Volymkreditering smetoden j=i Vc Vo Vc(3) Vo(3) Pc(3) Vpb Vcp (Vc%) Vcp (Vc%) i-2 Vc(3)= Σ Vc i j=i i-2 Vo(3)= Σ Vo i j=i Vcp i = Vpb i Redovisad %=Pc i- 1 Vcp i = Vpb i *Pc i-1 Redovisad %=100% ,89% 70, ,33% 71,4 71,4 (10,89%) 7,78 (100 %) ,76% 72,1 72,1 (11,33%) 8,17 (100 %) ,62% 72,8 72,8 (11,76%) 8,56 (100 %) ,46% 73,5 73,5 (12,62%) 9,28 (100 %) ,29% 74,2 74,2 (13,46%) 9,99 (100 %) ,09% 74,9 74,9 (14,29%) 10,70 (100 %) ,89% 75,6 75,6 (15,09%) 11,41 (100 %) ,67% 76,3 76,3 (15,89%) 12,12 (100 %) ,43% (16,67%) 12,84 (100 %) ,18% 77,7 77,7 (17,43%) 13,54 (100 %) Fortsättning * Volymmängderna i tabellen ovan är bara exempel Ett beräkningsexempel ges i tabell 2: - [kolumn 4] volym certifierad råvara beräknas som totalvolym certifierad råvara som levererats under de senaste 3 månaderna. Vc(3) 6 = Vc 6 + Vc 5 + Vc 4 ; Vc(3) 6 = = 45 [ton] - [kolumn 5] volym annan råvara beräknas som totalvolym annan råvara som levererats under de senaste 3 månaderna. Vo(3) 6 = Vo 6 + Vo 5 + Vo 4 ; Vo(3) 6 = = 270 [ton +] - [kolumn 6] Löpande procentuellt medelvärde beräknas enligt formeln i kapitel 3.3.1: Pc = Vc / [Vc + Vo] Pc 6 = 100 * Vc(3) 6 / [Vc(3) 6 + Vo(3) 6 ] ; Pc 6 = 100 * 45 / [ ] = 14,29 %] - [kolumn 8] Volymen certifierade produkter med medelvärdesmetoden för produktionspartiets sjunde månad (7) beräknas utifrån den volym som producerats/sålts månad sju (7) och det senaste löpande procentuella medelvärdet (beräknat på den sjätte månaden). Den totala volymen certifierade produkter är lika med produktionspartiets totala volym (Vcp 7 = Vpb 7 ). Procentsats certifierad råvara som redovisas i de certifierade produkterna är lika med det senast beräknade löpande medelvärdet (redovisad % = Pc 6 [%]). Vcp = 74,9 ton, redovisad % = 14,29 [%] Vc(3) Pc= Vc(3)+Vo(3) 20

21 Organisationen kan sälja 74,9 ton som certifierade produkter som innehåller 14,29 % certifierad råvara. Anmärkning 1: Perioden för produktionspartiet behöver inte vara samma som beräkningsperioden, så länge den inte överskrider beräkningsperiodens längd. Anmärkning 2: Organisationen kan märka de certifierade produkterna om mängden (procentsatsen) ingående råvara överskrider en miniminivå som fastställs av det system för certifiering och/eller märkning som tillhandahåller märkningen. - [kolumn 9] Volymen certifierade produkter med volymkrediteringsmetoden för produktionspartiets sjunde månad (7) beräknas utifrån den volym som producerats/sålts månad sju (7) och det senaste löpande procentuella medelvärdet (beräknat på den sjätte månaden). Volymen certifierade produkter i produktionspartiet är lika med produktionspartiets totala volym vid tiden för det senast beräknade löpande medelvärdet (Vcp 7 = Vpb 7 * Pc 6 ). Procentsatsen certifierad råvara som redovisas i de certifierade produkterna är alltid lika med 100 %. Vcp = 74,9 * 0,1429 = 10,70 ton, redovisad % = 100 [%] Kapitel 3.4: Överföring av certifieringsprocentsatsen till utgående produkter Certifieringsprocentsatsen skall beräknas för produktionspartiet och även fördelas mellan produktionspartiets produkter. Produktionspartiet definieras av sitt innehåll (ingående produkter) och även av den tidsperiod under vilken produkterna tillverkas eller säljs. Längsta tillåtna tidsperiod för ett produktionsparti är tre månader. Exemplen för den procentuella medelvärdesmetoden och volymkrediteringsmetoden för en månads produktion visas i tabell 2, kolumnerna 8 och 9. Kapitel : Volymkrediteringssystem Om organisationen använder volymkrediteringssystemet för ett produktionsparti som består av flera produkter och (i) det inte går att definiera en gemensam mätenhet för alla produkter som ingår i produktionspartiet eller (ii) produkterna har olika förhållanden mellan ingående råvaruvolym och utgående produktvolym, skall överföringen av certifieringsprocentsatsen till volymkrediter göras separat för alla produkter i produktionspartiet som har olika mätenheter eller förhållanden ingående/utgående volym. I tabell 3 visas en situation där organisationen i produktionspartiet har fem typer av produkter (pappersmassa, papper A, papper B, papper C, papper D). Förhållanden ingående/utgående volym skiljer sig mellan pappersmassa och papper A-D och därmed överföringen från certifieringsprocentsats till volymkrediter skall göras separat för pappersmassa och pappersprodukter. Fördelning av volymkredit mellan de olika pappersprodukterna bestäms av organisationen utifrån konsumenternas efterfrågan på certifierade produkter. 21

22 Tabell 3: Exempel på fördelningen av certifieringsprocentsats volymkredit Produktionspartiets innehåll Förhållanden ingående/utgående volym Certifieringsprocentsats Produktionspartiets utgående volym Certifierad volymkredit Fördelning av volymkredit inom produktionspartiet * 1 Pappersmassa (0,3) 100 t 55 t 55 t Papper A (0,25) 100 t 100 t Papper B (0,25) 55 % 100 t 70 t 220 t Papper C (0,25) 100 t 50 t Papper D (0,25) 100 t 0 t * 1 Fördelning av certifierad råvara mellan pappersprodukterna A-D bestäms av organisationen själv. Kapitel Ackumulering av volymkredit Organisationen kan upprätta ett volymkreditkonto för produktgruppen inom ett produktionsparti eller för enstaka produkter inom produktionspartiet om gäller. Tabell 4: Exempel på ackumulering av volymkredit (i ton) Nummer för 1 Kreditvolym för Kreditkonto Maximalt Använda krediter månads produktionspartiet kreditkonto produktionsparti i = [3] i-1 - [5] i-1 +[2] i villkor: [3] i [4] i ,78 7,78 7, ,17 15,95 15, ,56 24,51 24, ,28 33,79 33, ,99 43,78 43, ,7 54,48 54, ,41 65,89 65, ,12 78,01 78, ,84 90,85 90, ,54 104,39 104, ,32 120,71 120, ,33 136,04 136, ,54 144,8 144, ,05 144,68 144, ,05 142,73 144, ,41 116,14 158,3 50 i-11 Σ i [2] Exempel på beräkning ges i tabell 4 för produktionspartiet månad 15: - [kolumn 2] Innehåller volymkredit beräknad för en månads produktionsparti. (Värden för månaderna 1-11 är hämtade från tabell 2). - [kolumn 3] Kreditkontot beräknas som ett resultat av kreditkontot från föregående månad [kolumn 3, månad 14] minus volymkrediter som använts föregående månad [kolumn 5, månad 14] plus volymkredit beräknad för innevarande månad [kolumn 2, månad 15]. [3] 14 - [5] 14 +[2] 15 = 144, ,05 = 147,85 [ton] Total mängd ackumulerad på kreditkontot kan inte överskrida de volymkrediter som förts in i volymkrediten de föregående 12 månaderna [kolumn 4 = 144,68] (kapitel ) 147,85 > 144,68, kreditkontot är därför 144,68 [ton] 22

23 - [kolumn 4] Maximalt kreditkonto beräknas som summan av volymkrediter som förts in på kreditkontot under de senaste 12 månaderna [kolumn 2, månad 4 15]. [4] = [2] 4 + [2] 5 + [2] 6 + [2] 7 + [2] 8 + [2] 9 + [2] 10 + [2] 11 + [2] 12 + [2] 13 + [2] 14 + [2] 15 = = 8,56+9,28+9,99+10,7+11,41+12,12+12,84+13,54+16,32+15,33+16,54+8,05 = = 144,68 [ton] 23