FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG UPPHANDLING AV INTERNREVISIONSTJÄNSTER

Transkript

1 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG UPPHANDLING AV INTERNREVISIONSTJÄNSTER

2 1. Allmän information Om Tredje AP-fonden Upphandlande Myndighet Upphandlingen Anbudsspecifikation Leverantörsuppgifter Formella krav Övriga krav Särskilda krav på internrevisionstjänsterna Kommersiella villkor Pris Övriga villkor Underleverentör Överlåtelse av avtal Utvärdering Allmänna förutsättningar för anbudet Upphandlingsförfarande Tidsfrister (sista anbudsdag och bindande t.o.m. dag) Undertecknande, behörig firmatecknare Inlämnande av anbud Meddelande om beslut Information i detta förfrågningsunderlag Ingen ersättning för anbud Antal leverantörer och delat anbud Antal exemplar och format Språk Allmänt om anbudet Uteslutningsgrunder Anmälningsskyldighet Sekretess... 10

3 1. ALLMÄN INFORMATION 1.1 OM TREDJE AP-FONDEN Tredje AP-fonden presenteras på där även den senaste årsredovisningen (2011) och halvårsrapport kan laddas ner. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Upphandlande myndighet är Tredje AP-fonden (AP3). 1.3 UPPHANDLINGEN Avtalsform Upphandlingen syftar till att avtal ingås mellan den upphandlande myndigheten och leverantören enligt vilket fastställs samtliga villkor för internrevisionstjänster under tre år, med möjlighet till förlängning med ytterligare ett år, från och med att avtal ingås med leverantör Omfattning AP3 avser att upphandla internrevisionstjänster för granskning av den egna verksamheten, dess risker och regelefterlevnad av policyer, riktlinjer, rutiner, internkontroll samt best practice. Internrevisionen ska utföras på ett strukturerat och systematiskt sätt och granska effektiviteten i verksamheten och dess riskhantering. Internrevisionen ska fokusera på risker, processer, ITmiljöer, kontroller, beslutsfattande och kostnadseffektivitet. Rekommendationer och förslag på förbättringsåtgärder ska ges skriftligen. AP3 förvaltar ett betydande kapital investerat i inhemska och utländska värdepapper, fastigheter och onoterade tillgångar. Fonden spelar också en viktig roll i det svenska pensionssystemet, varför allmänhetens förtroende för fonden måste upprätthållas. Det är därför viktigt att internrevisorerna besitter tillräcklig kunskap om finansiell verksamhet, förvärvad genom erfarenhet av liknande uppdrag. Mot bakgrund av den komplexa verksamhet som fonden bedriver och de höga krav som ställs på internrevisorerna krävs att erfarenhet och övriga allmänna krav kan tillgodoses med en betryggande grad av säkerhet. Därför ställs krav på branschledande kunskaper och omfattande erfarenhet, som i sin tur styrker att internrevisionen kan bedrivas med integritet och tillräcklig insikt om verksamhetens olika risker. Revisionsteamet ska som helhet ha den kunskap och erfarenhet som krävs för att vara väl förtroget med uppdraget och i övervägande utsträckning utgöras av erfarna medarbetare. Ledaren för revisionsteamet ska vara erfaren i sin roll och effektivt kunna leda arbetet på plats. God tillgänglighet krävs av internrevisorer och revisionsteam. Granskningen kommer att fokusera på något eller några områden per år efter beslut från revisionsutskott och omfatta ca 100 arbetstimmar per år. Om anledning till utökad granskning finns kan antalet timmar komma att utökas efter behov. Någon inköpsvolym kan inte garanteras. Arbetet avrapporteras till revisionsutskottet i form av en skriftlig internrevision-pm och en muntlig genomgång Upplysningar Frågor avseende upphandlingen kan ställas fram till sju dagar före anbudstidens utgång och ska tillställas:

4 Anders Corneliusson, business controller ) Samtliga frågor kommer att besvaras i ett sammanhang och gentemot alla anbudsgivare och intressenter senast 23 oktober 2012 om inte särskilda skäl föranleder annat (exempelvis frågor och svar av enklare art). Detta kommer att ske genom publikation av frågor och svar på AP3s hemsida ( Anbudsgivare uppmanas därför att löpande följa den information som publiceras på hemsidan. 2. ANBUDSSPECIFIKATION 2.1 LEVERANTÖRSUPPGIFTER Beskrivning av anbudsgivaren, förmåga och kapacitet Med anbud ska bifogas en beskrivning av anbudsgivaren, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, etableringsort, historik, ägarförhållanden, vinstdelningssystem och ledningsorganisation. AP3 kommer, när avtalet är på plats, att vilja ha möjlighet att godkänna eventuella underleverantörer Referenser Med anbud ska bifogas referensförteckning (två stycken som ej är äldre än två år) över uppdragsgivare/referenspersoner med angivande av kontaktperson och telefonnummer. AP3 förbehåller sig rätten att själv söka och kontakta referenser Kontaktperson I anbud ska anges två personer som är tilltänkta att bli AP3s kontaktpersoner. Vid personalförändringar hos anbudsgivaren som kan innebära ändrade kontaktpersoner ska anbudsgivaren i god tid meddela AP FORMELLA KRAV Registreringsbevis Med anbud ska bifogas aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket Skatteregistrering Anbudsgivaren ska inneha godkännande för F-skatt Skattekontroll Anbudsgivaren ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter genom att bifoga skattemyndighetens blankett 4820 Begäran om upplysningar offentlig upphandling ifylld för svenska anbudsgivare. Små och tvistiga skulder kommer inte att beaktas. Blanketten får inte vara äldre än tre månader Företag under bildande Anbud kan inte inges av företag under bildande Kreditupplysning Med anbud ska bifogas utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande från annat kreditupplysningsföretag), som visar att anbudsgivarens

5 finansiella och ekonomiska stabilitet minst motsvarar kreditnivå 3 (enligt UCs skala) eller motsvarande. Utdraget får inte vara äldre än tre månader Erfarenhet Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av internrevisionsuppdrag avseende förvaltning av globalt diversifierade värdepappersportföljer. Som bevis på detta ska anbudsgivaren presentera två relevanta uppdrag inom området globalt diversifierade värdepappersportföljer. Uppdragen får inte vara äldre än tre år och ska spegla de tjänster som efterfrågas i denna upphandling. En beskrivning av varje uppdrag ska bifogas med information om uppdragets syfte och omfattning samt uppdragsgivarens namn och telefonnummer. 2.3 ÖVRIGA KRAV Årsredovisning Med anbud ska bifogas anbudsgivarens undertecknade årsredovisning för de två senaste åren eller de uppgifter som annars finns att tillgå beträffande ekonomisk redovisning för verksamheten till anbudet. Årsredovisning ska innehålla undertecknad revisionsberättelse. För anbudsgivare som inte har att tillgå årsredovisning för de två senaste åren, ska med anbud bifogas annan dokumentation utvisande anbudsgivarens ekonomiska ställning (pro forma balansräkning och resultaträkning). Att dessa dokument återspeglar företagets ekonomiska ställning ska vidimeras av företagets revisor Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Med anbudet ska bifogas intyg från anbudsgivarens revisor. Av intyget ska framgå, enligt revisorns bedömning, att anbudsgivaren med beaktande av omfattningen av dess verksamhet samt arten och omfattningen av anbudsgivarens uppdrag har en beloppsmässigt tillräcklig ansvarsförsäkring. Antagna anbudsgivare ska kunna uppvisa dokumentation som styrker att anbudsgivaren innehar en giltig ansvarsförsäkring och som styrker storleken på densamma (totalt och per skadefall), med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer. Uppgifter av detta slag anses enligt AP3 omfattas av sekretess, 31 kap offentlighets- och sekretesslagen. 2.4 SÄRSKILDA KRAV PÅ INTERNREVISIONSTJÄNSTERNA Skall-krav Internrevisionstjänsten har följande skall-krav: Teamet ska ha god kompetens i och betydande tidigare erfarenhet av den bransch där AP3 är verksam, d v s finansiella företag som bedriver förvaltning av placeringstillgångar som innefattar globalt diversifierade värdepappersportföljer. Teamledare ska ha minst tio års tidigare erfarenhet av internrevisionsarbete inom den bransch där AP3 är verksam. Teamledare ska namnges (en eller flera) och CV inkluderas. Samtliga teammedlemmar ska vara seniora med minst fem års tidigare erfarenhet av internrevisionsarbete inom den bransch där AP3 är verksam. Teammedlemmar ska namnges och CV inkluderas. Anbudsgivaren ska kunna säkerställa god kvalitet i revisionsuppdraget oavsett vilket relevant fokusområden revisionsutskottet väljer. Utbyte av namngiven teammedlem får

6 endast ske om avtalsleverantören ej råder över omständigheterna. Byte ska ske till person med motsvarande kompetens och godkännas av AP3. Anbudsgivaren ska ha en intern process för kvalitetssäkring av internrevisionsuppdrag. Beskriv kortfattat kvalitetssäkringsprocessen. En revisionsinsats ska kunna genomföras inom en period av 3-6 veckor efter det att AP3 gör ett avrop Efterfrågade beskrivningar och uppgifter Utöver angivna skall-krav vänligen redogör för följande: Metod, revisionsstandard eller tillvägagångssätt som används vid utförandet. Relevant specialkompetens som finns att tillgå för revisionsteamet. Sätt varpå tillgång till denna specialkompetens säkerställs, t ex genom egna specialister, underkonsulter eller liknande. 3. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 PRIS Priset ska anges per timme. Om priset varierar mellan olika nivåer i teamet ska pris för varje nivå anges, samt uppskattad viktning av dessa så att totalpris kan beräknas. I anbud ska pris anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. Priset ska vara fast under de två första åren. För det fall resterande period ska indexuppräknas ska tillämplig index anges i anbudet. 4. ÖVRIGA VILLKOR 4.1 UNDERLEVERENTÖR Underleverantör får ej anlitas utan AP3s skriftliga godkännande. För underleverantör svarar anbudsgivaren såsom för sig själv. 4.2 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Avtal får ej överlåtas på annan utan AP3s skriftliga medgivande. 5. UTVÄRDERING Utvärdering genomförs i två steg: 1. Kvalificering 2. Utvärdering I steg 1 kommer AP3 att kontrollera att anbudsgivaren besvarat och uppfyller samtliga skallkrav, samt nedan angivna krav a)-d). Anbudsgivare kan uteslutas om kreditupplysning visar att risk kan föreligga att avtal inte kan fullföljas.

7 a) Anbudsgivaren uppfyller de kvalifikationskrav som uppställs för anbudet vilka framgår av punkt 2-4; b) Anbudsgivare med anbudet bifogat efterfrågad information; c) Anbudsgivare innehar ansvarsförsäkring erforderlig för anbudsgivarens verksamhet och de uppdrag som kan komma att omfattas av upphandlingen (prövning kommer att ske mot bakgrund av information enligt punkt ovan); och d) Anbudsgivaren innehar den ekonomiska stabilitet och den etiska professionalism och oberoende som är erforderlig för att kunna erbjuda de i upphandlingen efterfrågade internrevisionstjänsterna. Därefter kommer endast de anbud som uppfyller samtliga kriterier ovan att utvärderas i ett andra steg, där de ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, med hänsyn till nedanstående omständigheter, kommer att antas. I steg 2 ingår en samlad utvärdering av följande kriterier: AP3 kommer att välja det för AP3 mest fördelaktiga anbudet/anbuden med hänsyn taget till nedanstående kriterier som kommer att vägas samman vid anbudsutvärderingen.

8 Nummer: Kriterium: Prövning mot bakgrund av: 1. Pris Information enligt punkt 3.1 Vikt vid sammanräkning: 30% 2. Leverensförmåga, kvalitet Information enligt 70% och funktion punkt och 2.4 Definition av pris: Pris per timme exklusive moms i svenska kronor. Definition av kvalitet: I anbud redovisade tjänster för internrevision, kommer att viktas och poängbedömas (se nedan). Även angivna referenser och av AP3 intagna egna referenser kan komma att tillmätas betydelse i utvärderingen av kvalitet. För utvärdering i det andra steget gäller följande: För varje anbud kommer vart och ett av ovan kriterier att poängsättas mellan 1 till 100, där 1 är den lägsta poängen och 100 är den högsta poängen. Vid poängsättning av kriterium 1 ovan, kommer det anbud vars pris är mest fördelaktigt för AP3 att erhålla 100 poäng. Övriga anbud får poäng i förhållande till anbudet med lägst totalkostnad. De övriga anbuden får en lägre poäng enligt formeln: (Lägsta pris/aktuellt pris)*100. Vid poängsättning av kriterium 2 ovan, kommer det anbud som bäst tillgodoser AP3s behov av kompetens, resurser och erfarenhet att erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng. Efter poängsättning viktas poängen för varje kriterium enligt ovan angivna procentsatser och sammanräknas till en totalpoäng för varje anbud. 6. ALLMÄNNA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDET 6.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Denna upphandling genomförs i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet är förenklat förfarande. Deltagande leverantörer skall lämna skriftligt anbud. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. 6.2 TIDSFRISTER (SISTA ANBUDSDAG OCH BINDANDE T.O.M. DAG) Skriftligt anbud skall vara AP3 tillhanda senast den 30 oktober 2012 (receptionen stänger 17,00) och skall vara bindande tre månader därefter.

9 6.3 UNDERTECKNANDE, BEHÖRIG FIRMATECKNARE Anbudet skall vara undertecknat av firmatecknare eller annan dokumenterat behörig person. För det fall att firmatecknarens/undertecknarens behörighet inte framgår av utdrag från Bolagsverket skall behörigheten styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt. 6.4 INLÄMNANDE AV ANBUD Skriftligt anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av internrevisionstjänster, Diarienr. 2012/232 insändes till: Tredje AP-fonden (AP3) Vasagatan 7 Box 1176 SE STOCKHOLM Anbud per e-post eller fax godtages ej, dock kan till anbuden kommande kompletteringar skickas med e-post. 6.5 MEDDELANDE OM BESLUT Samtliga anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om AP3s tilldelningsbeslut via ett tilldelningsmeddelande. 6.6 INFORMATION I DETTA FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Faktainformation i detta förfrågningsunderlag är endast information till anbudsgivare. Anbudsgivare skall själva tillförsäkra sig om att sagda information är korrekt. AP3 har inget ansvar för given information häri. 6.7 INGEN ERSÄTTNING FÖR ANBUD AP3 godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud. 6.8 ANTAL LEVERANTÖRER OCH DELAT ANBUD AP3 avser att teckna avtal med en leverantör. 6.9 ANTAL EXEMPLAR OCH FORMAT Anbud och informationsmaterial lämnas i 2 exemplar: ett original och en kopia. Anbudet lämnas även in i elektroniskt format (Word-format/pdf) via e-post och skickas till anders.corneliusson@ap3.se. Intygen som skall lämnas enligt punkt 2 behöver enbart bifogas i ett exemplar SPRÅK Anbud skall avlämnas på svenska ALLMÄNT OM ANBUDET Anbudet skall uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att AP3 skall ha möjlighet att utvärdera anbudet är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter.

10 Anbudet skall upprättas i lika ordningsföljd och enligt samma struktur som förfrågningsunderlaget, och skall hänvisa till de punkter som anges i detta. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas UTESLUTNINGSGRUNDER Enligt de grunder som redovisas i LOU 10 kap 1 och 2 kan anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandlingen ANMÄLNINGSSKYLDIGHET Under lag (2000:192) om allmänna pensionsfonder 7 kap 2, finns möjlighet för AP3s styrelse att besluta att uppdragstagare skriftligen skall anmäla sitt innehav och förändringar i innehavet av finansiella instrument som anges i 1 kap 1 lagen (1991:980) om handel med finansiella instrument SEKRETESS Anbud som lämnas in till AP3 omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats, i enlighet med 19 kap 3 andra stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Anbudsgivare ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som anses känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning anbudsgivaren kan antas lida skada om dessa röjs. Vänligen notera dock att AP3 inte är bunden av anbudsgivares bedömning utan kommer att företa självständig prövning i varje enskilt fall. TREDJE AP-FONDEN Enligt uppdrag Anders Corneliusson Business Controller