Tredje AP-fonden inbjuder härmed leverantörer att lämna anbud gällande förenklad upphandling av lönetjänster.

Transkript

1 Upphandling av Lönetjänster Tredje AP-fonden inbjuder härmed leverantörer att lämna anbud gällande förenklad upphandling av lönetjänster. Samtliga krav och förutsättningar för anbudsgivaren finns i detta dokument. Anbudsförfrågan Upphandlande enhet: Postadress: Besöksadress: Upphandlingsform: Tredje AP-fonden (AP3) Tredje AP-fonden, Box 1176, Stockholm Vasagatan 7, Stockholm Förenklad förfarande enligt LOU Diarienummer: AP3 2012/132 Märkning: Anbud Upphandling av lönetjänster, Diarienummer Anbudet skall ha inkommit: Anbudet skall vara bindande till: Publicering: Förfrågningar: På OPIC.com och på AP3:s hemsida Yvonne Thomsson, e-postadress: yvonne.thomson@ap3.se CPV-kod:

2 UPPHANDLING LÖNETJÄNSTER

3 Innehåll 1. Allmän information Om Tredje AP-fonden Om Tredje AP-fondens löneadministration Upphandlande myndighet Upphandlingen Avtalsform Omfattning Upplysningar 3 2. Anbudsspecifikation Leverantörsuppgifter Beskrivning av anbudsgivaren, förmåga och kapacitet Referenser Kontaktperson Formella krav Registreringsbevis Skatteregistrering Skattekontroll Företag under bildande Kreditupplysning Övriga krav Årsredovisning Ansvarsförsäkring Särskilda krav på lönetjänsterna Skall-krav Efterfrågade beskrivningar och uppgifter 6 3. Kommersiella villkor Pris 8 4. Övriga villkor Underleverantör Överlåtelse av avtal 9 5. Utvärdering 9 6. Allmänna förutsättningar för anbudet 11

4 6.1 Upphandlingsförfarande Tidsfrister Undertecknande, behörig firmatecknare Inlämnande av anbud Meddelande om beslut Information i detta förfrågningsunderlag Ingen ersättning för anbud Antal leverantörer och delat anbud 12

5 1. Allmän information 1.1 Om Tredje AP-fonden Tredje AP-fonden (AP3) presenteras på där även den senaste årsredovisningen (2011) kan laddas ner. 1.2 Om Tredje AP-fondens löneadministration AP3:s löneadministration omfattar cirka 60 anställda och 9 arvodister. De anställda omfattas av kollektivavtal mellan Bankinstitutens Arbetsgivareorganisation (BAO) och Jusek/Civilekonomernas Riksförbund/Sveriges Ingenjörer för akademiker. Den befintliga lönehanteringen utförs av AP3s egen personal i Visma Lön 600. Alla anställda är knutna till ett arbetstidsschema. Scheman läggs upp av lönetjänstleverantören som även kopplar schema till anställd. Arbets- och ansvarsfördelningen under en månad i stora drag: AP3:s anställda lämnar in rapporter/underlag i fysisk form, över frånvaro, reseräkningar/utlägg och personuppgifter. Alla övriga data skickas till löneadministratören med e-post Chefer kontrollerar och attesterar inlämnade underlag Löneadministratören registrerar övriga data och utför den preliminära lönebearbetningen Löneadministratören utför rimlighetsbedömning av bruttolön, preliminär skatt och nettolön efter den preliminära lönekörningen Ekonomichefen utför rimlighetsbedömning av bruttolön, preliminär skatt och nettolön godkänner den preliminära lönekörningen Löneadministratören registrerar eventuella förändringar, utför den slutliga lönebearbetningen och distribuerar utdata med e-post till AP3 AP3 avstämmer bokföring och löner 1 (12)

6 Löneadministratören registrerar lönefilen på Nordeas webbtjänst och del-godkänner den Ekonomichefen slut-godkänner lönefilen på Nordeas webbtjänst Löneadministratören arkiverar allt material som har skickats via e-post under speciella månadsmappar Utdata i befintlig lösning: Fälthistorik, vilken är en logglista som visar förändringar, t ex anställningsdatum, avgångsdatum, veckoarbetstid och kontering Bokföringsfil Banklista Lista över förändrade för fasta lönearter Särredovisning av belopp per löneart Lönejournal som visar en sammanfattning av anställdas lönespecifikationer Procentuell frånvaro som är en frånvarorapport Semesterlöneskuld Skattedeklaration Förekommande löneformer är månadslön, timlön, föräldralön, rörlig ersättning, arvoden och projekttillägg. Vanligt förekommande indata är: persondata, organisationsdata, för-rapportering av långtidsfrånvaro, övriga frånvarodata, resedata, utlägg, bruttolöneavdrag, nettolöneavdrag och förmåner. Ordinarie löneutbetalningsdag är den 25. AP3 använder Nordea för löneutbetalningar. Semesterår är kalenderår. Intjänandeår och uttagsår för semester sammanfaller. Skattefri milersättning utbetalas enligt skatteverkets riktlinjer. Traktamente förekommer inte. AP3 tillämpar kostnadsersättning för gjorda utlägg. Data är historikförda i Visma 600 sedan 2010 och används huvudsakligen för olika analyser, t ex analys över löneutveckling. 2 (12)

7 Det ekonomisystem som används är Agresso version SP Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Tredje AP-fonden (AP3). 1.4 Upphandlingen Avtalsform Upphandlingen syftar till att avtal ingås mellan den upphandlande myndigheten och leverantören enligt vilket fastställs samtliga villkor för lönetjänster under tre år, med möjlighet till 1 års förlängning Omfattning AP3 avser att upphandla heltäckande lönetjänster för sin personal, i dagsläget cirka 70 personer. Lönetjänsterna skall omfatta rutiner för den månatliga lönehanteringen inklusive redovisning samt rutiner för semester- respektive kalenderårsomställningar Upplysningar Frågor, i skriftlig form, avseende upphandlingen kan ställas fram till 7 dagar innan anbudstidens utgång och skall tillställas: Ekonomichef Yvonne Thomsson, e-postadress: upphandling@ap3.se Samtliga frågor kommer att besvaras samtidigt gentemot alla anbudsgivare och intressenter. Detta kommer att ske genom publikation av frågor och svar på AP3:s hemsida, Anbudsgivare uppmanas därför att följa den information som publiceras på hemsidan. 2. Anbudsspecifikation 2.1 Leverantörsuppgifter Beskrivning av anbudsgivaren, förmåga och kapacitet Med anbud skall bifogas en beskrivning av anbudsgivaren, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, etableringsort, historik, ägarförhållanden, vinstdelningssystem och ledningsorganisation. AP3 kommer, när avtalet är på plats, vilja ha möjlighet att godkänna eventuella underleverantörer. 3 (12)

8 2.1.2 Referenser Med anbud skall bifogas referensförteckning (minst två stycken) över uppdragsgivare/ referenspersoner med angivande av kontaktperson och telefonnummer. AP3 förbehåller sig rätten att själv söka och kontakta referenser Kontaktperson I anbud skall anges två personer som är tilltänkta att bli AP3:s kontaktpersoner/handläggare. Vid personalförändringar hos anbudsgivaren som kan innebära ändrade kontaktpersoner skall anbudsgivaren i god tid meddela AP Formella krav Registreringsbevis Med anbud skall bifogas aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket Skatteregistrering Anbudsgivaren skall vara registrerad för betalning av mervärdesskatt och intyga godkännande för F-skatt Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter genom att bifoga skattemyndighetens blankett 4820 Begäran om upplysningar offentlig upphandling ifylld för svenska anbudsgivare. Små och tvistiga skulder kommer inte att beaktas. Blanketten får inte vara äldre än tre månader Företag under bildande Anbud kan inte inges av företag under bildande Kreditupplysning Med anbud skall bifogas utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande från annat kreditupplysningsföretag), ej äldre än 3 månader, som visar att anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet minst motsvarar kreditnivå 3 (enligt UC:s skala) eller motsvarande. 4 (12)

9 2.3 Övriga krav Årsredovisning Med anbud skall bifogas anbudsgivarens undertecknade årsredovisning för de två senaste åren eller de uppgifter som annars finns att tillgå beträffande ekonomisk redovisning för verksamheten till anbudet. Årsredovisning skall innehålla undertecknad revisionsberättelse. För anbudsgivare som inte har att tillgå årsredovisning för de två senaste åren, skall med anbud bifogas annan dokumentation utvisande anbudsgivarens ekonomiska ställning (pro forma balansräkning och resultaträkning). Att dessa dokument återspeglar företagets ekonomiska ställning skall vidimeras av företagets revisor Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren skall inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Med anbudet skall bifogas intyg från anbudsgivarens revisor. Av intyget skall framgå, enligt revisorns bedömning, att anbudsgivaren med beaktande av omfattningen av dess verksamhet samt arten och omfattningen av anbudsgivarens uppdrag har en beloppsmässigt tillräcklig ansvarsförsäkring. Antagna anbudsgivare skall kunna uppvisa dokumentation som styrker att anbudsgivaren innehar en giltig ansvarsförsäkring och som styrker storleken på densamma (totalt och per skadefall), med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer. Uppgifter av detta slag anses enligt AP3 omfattas av sekretess, 31 kap offentlighets- och sekretesslagen. 2.4 Särskilda krav på lönetjänsterna Skall-krav Lönetjänsterna har följande skall-krav: 1. Den erbjudna löneservicelösningen skall ha välutvecklade och dokumenterade säkerhetsrutiner för att minimera risken för förlust av data och obehörig åtkomst. 2. E-post mellan AP3 och lönetjänstleverantören skall skyddas med kryptering. Bokföringsfilen skall skickas i filformat xml. 3. AP3:s revisorer skall ha tillgång till samtliga data och beräkningar inför revisioner. 4. Personnummer skall kunna användas som identifikationsbegrepp. 5. Uppgifter angående anställdas barn skall kunna registreras (minst antal barn och barnens födelsedata). 5 (12)

10 6. Det systemstöd, som lönetjänstleverantören använder i erbjuden lösning, skall omfatta en webbapplikation för registrering av persondata, frånvarodata, reseräkningar och utlägg samt för attestering. 7. Användare (chefer, anställda och administratörer) skall kunna nå webbapplikationen från valfri arbetsplats, i Sverige eller utomlands. 8. Erbjudna tjänster skall inkludera all tvingande statistik enligt lagar och avtal. 9. Erbjudna tjänster skall inkludera uppgifter till AP3:s årsredovisning. Det gäller korttidsfrånvaro, långtidssjukfrånvaro uppdelad på kön, timanställda, personalomsättning och semesterskuld. 10. Erbjudna tjänster skall inkludera fullständiga rutiner vid kalenderårsskifte. 11. Erbjudna tjänster skall inkludera fullständiga rutiner vid semesterårsskifte. 12. Lönespecifikationer skall kunna visas online med undantag för föräldraledig personal, timanställda och arvodister som skall få lönespecifikationer med posten. Lönetjänstleverantören skall skriva ut och posta dessa lönespecifikationer i kuvert som AP3 tillhandahåller. 13. Erbjudna tjänster skall inkludera stöd för lönerevision och beräkning/utbetalning av retroaktiva löner. 14. Erbjudna tjänster skall inkludera konvertering av data i den befintliga lösningen till den nya samt migrering. 15. Erbjudna tjänster skall inkludera överföring av historikförda data, t ex lönedata, från den befintliga lösningen till den nya. 16. Lösningen skall vara dokumenterad Efterfrågade beskrivningar och uppgifter Utöver ovan angivna skall-krav vänligen besvara följande: 1. Beskriv löneservicelösningen i sin helhet. 2. Ange vilket/vilka IT-system lösningen är baserad på? 3. Ange om lönetjänstleverantören är certifierad på det/de IT-system som erbjuden lösning är baserad på. 4. Har lönetjänstleverantören erfarenhet av BAO-avtalet och hur har i så fall lönetjänstleverantören skaffat sig denna erfarenhet? 6 (12)

11 5. Beskriv förekommande säkerhetslösningar som syftar till att minimera risken för förlust av data och obehörig åtkomst. 6. Vem administrerar användaridentiteter, lösenord och behörigheter? 7. Beskriv förekommande katastrofplaner. 8. Beskriv förekommande webbapplikation översiktligt. 9. Är stödet för lönerevision webbaserat? 10. Ange vad anställda kan/ska registrera i webbapplikationen. 11. Ange vad chefer kan/ska attestera i webbapplikationen. 12. Förteckna de statistikrapporter samt ad hoc förfrågningsmöjligheter, som ingår i löneservicetjänsten. 13. Kan data konverteras från den befintliga lösningen till den nya och i så fall hur? 14. Finns färdiga konverteringsprogram? 15. Har lönetjänstleverantören utfört sådan konvertering tidigare? 16. Kan historikförda data överföras från den befintliga lösningen till den nya och i så fall hur? 17. Ange vilken dokumentation som AP3 erhåller. 18. Ange under vilka tider på dygnet som löneservicetjänsten är tillgänglig. 19. Ange om rutin för support/service ingår i lönetjänsten och i så fall villkoren för rutinen. 20. Ange vart AP3 vänder sig vid frågor/problem, t ex till namngivna personer eller en kundsupportgruppering. 21. Ange den maximala tiden mellan AP3:s anmälan och återkoppling av "rätt" person. 22. Beskriv rutinen för fel-/problemhantering. 23. Ange den maximala tiden mellan anmält fel/problem och åtgärd. 24. Beskriv rutinen vid nyanställning och ansvarsfördelningen mellan AP3 och leverantör. 25. Beskriv rutinen vid anställnings upphörande och ansvarsfördelningen mellan AP3 och leverantör. 26. Beskriv rutinen för hantering av övriga data, d.v.s. de data som inte har registrerats i webbapplikationen, och ansvarsfördelningen mellan AP3 och leverantör. 7 (12)

12 27. Utförs en preliminär lönebearbetning och en slutlig under månad? 28. Beskriv rutinen för rimlighetsbedömningar (bruttolön, skatteavdrag och nettolön) och ansvarsfördelningen mellan AP3 och leverantör. 29. Förteckna utdata från preliminär respektive slutlig lönekörning beträffande löner, semesterdagar etc och beskriv rutinen för distribution till AP Föreslå lämplig rutin för lönefilen, som ska registreras på Nordeas webbtjänst, och ansvarsfördelningen mellan AP3 och leverantör. 31. Beskriv hur löneunderlag arkiveras och ansvarsfördelningen mellan AP3 och leverantör. 32. Beskriv rutinen för rapportering till Försäkringskassan och ansvarsfördelningen mellan AP3 och leverantör. 33. Lönetjänstleverantören ombeds att bifoga demofil alternativt länk för demomöjlighet. 34. Beskriv installationsmodellen och ange lämplig starttidpunkt. 35. Beskriv utbildningsupplägget vid installationen. 3. Kommersiella villkor 3.1 Pris Pris skall anges för löpande lönehantering per anställd och månad, pris för konvertering/migrering av data inklusive historikförda data, pris för installation och utbildning samt eventuella andra tillkommande kostnader. Priser skall anges på ett sådant sätt att den totala kostnaden kan beräknas. I anbud skall pris anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. Priset skall vara fast minst under de två första åren. För det fall resterande period skall indexuppräknas skall tillämpligt index anges i anbudet. 4. Övriga villkor 4.1 Underleverantör Underleverantör får ej anlitas utan AP3:s skriftliga godkännande. Anbudsgivaren svarar för eventuell underleverantör såsom för sig själv. 8 (12)

13 4.2 Överlåtelse av avtal Avtal får ej överlåtas på annan utan AP3:s skriftliga medgivande. 5. Utvärdering Utvärdering genomförs i två steg: 1. Kvalificering 2. Utvärdering I steg 1 kommer AP3 att kontrollera att anbudsgivaren besvarat och uppfyller samtliga skall-krav. Anbudsgivare kan uteslutas om kreditupplysning visar att risk kan föreligga att avtal inte kan fullföljas. AP3 kommer att kontrollera att: a) Anbudsgivaren uppfyller de kvalifikationskrav som uppställts för anbudet vilka framgår av avsnitt 2 4, b) Anbudsgivaren med anbudet bifogat efterfrågad information, c) Anbudsgivaren innehar ansvarsförsäkring erforderlig för anbudsgivarens verksamhet och som kan komma att omfattas av upphandlingen (prövning kommer att ske mot bakgrund av information enligt avsnitt 2.3.2), d) Anbudsgivaren innehar den ekonomiska stabilitet och den professionalism som är erforderlig för att kunna erbjuda de i upphandlingen efterfrågade lönetjänsterna (prövning kommer att ske mot bakgrund av information enligt avsnitten 2.1, 2.2, 2.3 och 4). Därefter kommer endast de anbud som uppfyller samtliga kriterier ovan att utvärderas i ett andra steg, där det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, med hänsyn till nedanstående omständigheter, kommer att antas. AP3 kommer att välja det för AP3 mest fördelaktiga anbudet/anbuden med hänsyn taget till nedanstående kriterier som kommer att vägas samman vid anbudsutvärderingen. I steg 2 ingår en samlad utvärdering av följande kriterier: Nummer Utvärderingskriterier Prövning mot efterfrågade uppgifter förfrågningsunderaget Vikt vid sammanräkning 9 (12)

14 1 Totalpris under tre år Avsnitt % 2 Tjänster och service Avsnitt % 3 Lönetjänstlösningens upplägg inkl. konvertering, migrering, installation och utbildning Avsnitt % Kriterium 1 Totalpris under tre (3) år: Totalpris är anbudspris för lönetjänsterna för tre (3) år, pris för konvertering / migrering av data inklusive historikförda data, pris för installation och utbildning samt pris för eventuellt andra tillkommande tjänster. I kriterium 1 baseras utvärderingen på det offererade totalpriset. Anbud med lägst pris får 100 poäng. Övriga anbud får poäng i förhållande till anbudet med lägst totalkostnad. De övriga anbuden får en lägre poäng enligt formeln: (Lägsta pris / Aktuellt pris) * 100. Betyget beräknas genom att anbudets poäng multipliceras med 0,20. Kriterium 2 Tjänster och service: Bedöms utifrån kvalitet och användarvänlighet. Även angivna referenser och av AP3 intagna referenser kan komma att tillmätas betydelse i utvärderingen av kvalitet. Se avsnitt punkterna (21 punkter). Anbudets uppfyllelse bedöms enligt skala nedan. Maxpoäng: 84. Formel för beräkning av poäng: (Anbudets poäng / Maxpoäng) * 100. Betyget beräknas genom att anbudets poäng multipliceras med 0,40. Kriterium 3 Lönetjänstlösningens upplägg inklusive konvertering, migrering, installation och utbildning: Se avsnitt punkterna 1 11, 33, 34 och 35 (14 punkter). Anbudets uppfyllelse bedöms enligt skala nedan. Maxpoäng: 56. Formel för beräkning av poäng: (Anbudets poäng / Maxpoäng) * (12)

15 Betyget beräknas genom att anbudets poäng multipliceras med 0,40. Kriterierna 2 och 3 kommer att bedömas enligt en skala 1 4 poäng med följande riktvärden: 4 poäng Mycket god krav-uppfyllelse / tillför stort mervärde. 3 poäng Uppfyller kraven väl / tillför mervärde. 2 poäng Uppfyller kraven / genomsnittligt bra. 1 poäng Vissa brister i krav-uppfyllelse / sämre än genomsnittet. Totalpoäng beräknas för varje anbud. 6. Allmänna förutsättningar för anbudet 6.1 Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet är Tjänstekontrakt för A-tjänster, förenklat förfarande. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. 6.2 Tidsfrister Skriftligt anbud skall vara AP3 tillhanda senast kl och skall vara bindande till Undertecknande, behörig firmatecknare Anbudet skall vara undertecknat av firmatecknare eller annan dokumenterat behörig person. För det fall att firmatecknarens/undertecknarens behörighet inte framgår av utdrag från Bolagsverket skall behörigheten styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt. 6.4 Inlämnande av anbud Skriftligt anbud, original samt 1 kopia, i anonymt slutet kuvert märkt Anbud - Upphandling av lönetjänster, AP3 2012/132 insändes till: Tredje AP-fonden (AP3) 11 (12)

16 Box 1176 SE Stockholm Besöksadress: Vasagatan 7, Stockholm Anbud per e-post eller fax godtages ej, dock kan kompletteringar till anbuden skickas med e-post. 6.5 Meddelande om beslut Samtliga anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om AP3:s tilldelningsbeslut via ett tilldelningsmeddelande. 6.6 Information i detta förfrågningsunderlag Faktainformation i detta förfrågningsunderlag är endast information till anbudsgivare. Anbudsgivare skall själva tillförsäkra sig om att sagda information är korrekt. AP3 har inget ansvar för given information häri. 6.7 Ingen ersättning för anbud AP3 godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud. 6.8 Antal leverantörer och delat anbud AP3 avser att teckna avtal med en leverantör. Tredje AP-fonden Enligt uppdrag Yvonne Thomsson Ekonomichef 12 (12)