AP-fondernas etikråds (Etikrådet) upphandling av produktion av layouttjänster för tryck

Transkript

1 Upphandlingsdokument för: AP-fondernas etikråds (Etikrådet) upphandling av produktion av layouttjänster för tryck Sid 1

2 UPPHANDLINGSDOKUMENT FÖR ETIKRÅDETS UPPHANDLING AV PRODUKTION AV LAYOUTTJÄNSTER FÖR TRYCK Innehållsförteckning 1. BAKGRUND ALLMÄNNA RIKTLINJER FÖR UPPHANDLINGEN RAMAVTAL FÖR PRODUKTION AV HÅLLBARHETSRAPPORT OCH RÅDGIVANDE TJÄNSTER ETIKRÅDETS KRAV PÅ TJÄNSTERNA - PRODUKTION AV HÅLLBARHETSRAPPORT FÖR TRYCK BESKRIVNING AV ANBUDSGIVARENS FÖRMÅGOR OCH KOMPETENS - BESKRIVNING AV ANBUDSGIVARENS FÖRMÅGOR OCH KOMPETENS FÖR HÅLLBARHETSRAPPORT FÖR TRYCK PRIS - PRODUKTION AV HÅLLBARHETSRAPPORT OMSTÄNDIGHETER SOM TILLMÄTS BETYDELSE VID UTVÄRDERING AV ANBUD.7 7. INLÄMNANDE AV ANBUD SAMT ÖVRIG INFORMATION OM ANBUDSFÖRFARANDET..7 Sid 2

3 1. BAKGRUND Första, Andra, Tredje och Fjärde AP-fonden ( Fonderna ) är buffertfonder i det allmänna pensionssystemet och förvaltar buffertkapitalet i inkomstpensionssystemet. Buffertfonderna har uppdraget från riksdagen att skapa hög avkastning till låg risk till nytta för nuvarande och framtida pensionärer. AP-fondernas etikråd (Etikrådet) är ett samarbete mellan Första, Andra, Tredje och Fjärde AP-fonden. Sedan tio år tillbaka arbetar Etikrådet för att bidra till AP-fondernas långsiktiga avkastning genom att påverka bolag till ansvarsfullt företagande rörande miljö och sociala frågor. Etikrådets ledstjärna är att göra skillnad genom att vara långsiktiga, ansvarstagande och engagerade ägare som påverkar bolag att förbättra sitt arbete med miljö och sociala frågor. Etikrådet arbetar både förebyggande och reaktivt. Problemområden och incidenter kartläggs och analyseras systematiskt av Etikrådet som sedan väljer ut ett antal fokusområden och bolag. Etikrådet informerar om sitt arbete dels genom sin hemsida dels genom årsrapporterna som trycks och publiceras årligen och kan laddas ner på hemsidan. I samband med årets 10-årsjubilieum har en översyn av logotype och grafisk form utvecklats som ska ligga till grund för produktion av årsrapporterna från och med 2017 års rapport. Tredje AP-fonden genomför nu denna upphandling för Etikrådets räkning. Sid 3

4 2. ALLMÄNNA RIKTLINJER FÖR UPPHANDLINGEN RAMAVTAL FÖR PRODUKTION AV HÅLLBARHETSRAPPORT a) Frågor om upphandlingsdokumenten mottages till och med den 11 oktober 2017 kl och skall ställas via TendSign b) Frågor och svar av allmänt intresse kommer att svars på via TendSign. c) Anbud skall lämnas senast den 19 oktober 2017 i TendSign till Tredje APfonden som genomför upphandlingen för Etikrådets räkning. (se punkt 7) d) Anbud som lämnas i denna upphandling skall vara bindande minst till och med den 31 december e) De omständigheter som kommer att tillmätas betydelse vid utvärderingen av anbuden anges nedan (punkt 6). För att Etikrådet ska kunna utvärdera olika anbud ber vi er att svara på nedanstående frågor (4-5) i den ordning de anges. Frågorna behandlar dels leverantören av tjänsterna, dels leverantörens erfarenhet och dels priset för de utförda tjänsterna. 3. ETIKRÅDETS KRAV PÅ TJÄNSTERNA Upphandlingen avser produktion av Etikrådets hållbarhetsrapport. Upphandlande myndighet är Tredje AP-fonden som genomför upphandlingen för Etikrådets räkning. Etikrådet avser upphandla dessa tjänster för tre (3) plus ett (1) år. Etikrådet äger rätt att avbryta tecknat kontrakt med en månads varsel om samarbetet inte fungerar. Etikrådet äger även rätt att få personer i projektgruppen utbytta om de inte uppfyller Etikrådets förväntningar och krav. Etikrådet äger rätt att anlita andra än av anbudsgivaren föreslagna underleverantörer, så som tex översättare, språkgranskare och fotografer. Etikrådet äger upphovsrätt till alla texter och illustrationer som produceras i samarbete med anbudsgivaren. Produktion av hållbarhetsrapport och andra layouttjänster för tryck och viss implementering till hemsidan. Upphandlingen av hållbarhetsrapport omfattar: Projektledning av hållbarhetsrapport svensk och engelsk version Korrekturläsning Sid 4

5 Layout av hållbarhetsrapport inklusive illustrationer (grafer, diagram, tabeller etc), form, färg och fotoregi. Observera att Etikrådet har gjort en översyn av logotype och grafisk form under året som ska ligga till grund för produktion av årsrapporterna från och med 2017 års rapport. Projektledning, samordning och inköp av externa tjänster och produkter från underleverantörer så som tryckeri, fotografer och översättning mm Arbetet utförs i nära samarbete med Etikrådet. Etikrådet kommer själva att producera majoriteten av texterna och underlagen. Etikrådet ställer höga krav på anbudsgivarens förmåga att presentera informationen på ett lättillgängligt sätt bland annat att pedagogiskt kunna illustrera siffror i diagram, tabeller och annan grafik. Erfarenhet att producera hållbarhetsredovisning är viktig. Idag använder sig Etikrådet av verktyget CtrlPrint, för korrektur i produktionsprocessen. 4. ANBUDSGIVARENS FÖRMÅGOR OCH KOMPETENS Beskrivning av anbudsgivarens förmågor och kompetens - hållbarhetsrapport och andra layouttjänster för tryck. Följande information om projektledare och andra nyckelpersoner som kommer delta i produktionen av hållbarhetsrapporten skall lämnas: a. Namn, relevant yrkeserfarenhet och utbildning. b. Ange 1-2 kunduppdrag som omfattande hållbarhetsrapporter som projektmedlemmar i den tänkta projektgruppen har producerat. c. Redogörelse för kompetens och erfarenhet av redigering, korrekturläsning och skrivande av hållbarhetstexter skall anges. (Max 200 ord) d. Exempel på årsrapporter med hållbarhetsfokus, som de nyckelpersoner som kommer att delta i projektet har producerat tidigare, skall bifogas. En sammanfattning av vad personerna i fråga har bidragit med i rapporterna skall bifogas. (Max 150 ord). Sid 5

6 e. Ange var projektledare, skribenter och andra personer som kommer delta i produktionen kommer att vara stationerade geografiskt samt ange hur snabbt de, vid behov, kan inställa sig på Tredje AP-fondens kontor i centrala Stockholm. f. Ange om ni har vana att använda webbaserat korrekturförfarande där verktyget CtrlPrint har använts senaste åren. Ange vilket/a system ni använder samt vilken erfarenhet de personer som ska delta i projektet har av att arbeta med verktyget. g. Ange något kunduppdrag omfattande hållbarhets- eller årsredovisningar som utvecklats/anpassats till digitala medier, t ex smartphone och läsplatta h. Ange kundreferenser om ni vill åberopa andra än de som uppgavs i upphandlingssteg 1. (ej skallkrav). i. Lyft fram två exempel på vad som skulle kunna ändras i Etikrådets rapport 2016 för att göra den mer läsvärd och motivera varför. Det kan handla om synpunkter på hela eller delar av layout, en enskild text, tabell, illustration eller kommunikativa budskap. 5. PRIS Produktion av hållbarhetsrapport och andra layouttjänster för tryck. Priset för produktion av årsrapport samt översättning av materialet till engelska skall anges. Utgå från samma mängd text, diagram och bildredigering av fotografier (kostnad för fotografier ska inte räknas in) som i årsrapporten a. Timpris för respektive personalkategori skall anges. b. Ett totalpris ex moms för produktion av tryckt svensk och engelsk hållbarhetsrapport skall anges (samtryck). Utgå från samma mängd text, diagram och fotografier som Etikrådets hållbarhetsrapport (se detaljinformation nedan). c. Specificera kostnaden för webbaserat korrekturförfarande. Ange tydligt vad som ingår. Totalpriset ska inkludera: anbudsgivarens arbete, eventuella resekostnader, eventuell kostnad för webbaserat korrekturförfarande, bildredigering, översättning, tryck, papper, illustrationer, alla inköp samt kostnad för eventuella underleverantörers arbete och utgifter. Svensk hållbarhetsrapport 2016 (36 sidor, 700 ex tryckt på 120 g Munken polar i inlagan och 200 g i omslaget, UV-lack av blomman på omslaget) och engelsk Sid 6

7 hållbarhetsrapport 2012 (36 sidor, 900 ex, tryckt på 120 g Munken polar i inlagan och 200 g i omslaget, UV-lack av blomman på omslaget). Totalpriset skall specificeras med delsumma för kostnad för anbudsgivarens eget arbete samt delsumma för övriga utgifter och kostnader. 6. OMSTÄNDIGHETER SOM TILLMÄTS BETYDELSE VID UTVÄRDERING AV ANBUD Nedanstående punkter är de som kommer att tillmätas betydelse vid utvärdering av inkomna anbud. Punkterna är uppställda i prioritetsordning med de punkter som tillmäts störst betydelse först. a. Kvalitet i. Bedömd förmåga att utföra uppdraget, kompetens, erfarenhet samt samarbetsförmåga, inkluderande både produktion av hållbarhetsrapport. Kompetens och erfarenhet hos den personal som anbudsgivaren tänker använda i uppdraget är av mycket stor betydelse. Erfarenhet av produktion av hållbarhetsrapport är ett krav. Med samarbetsförmåga avses leverantörens förmåga till lyhördhet och begriplighet i kommunikationen med uppdragsgivaren. ii. Erfarenhet från webbaserat korrekturförfarande verktyget CtrlPrint används idag och är att föredra för en effektiv produktion Erfarenhet från det webbaserade korrekturförfarande är meriterande. b. Referenser c. Pris Anbudet kommer att utvärderas utifrån offererade priser. Bedömningen av ovanstående 3 tilldelningskriterier kommer att göras utifrån den skriftliga information som lämnas i anbudet, arbetsprover samt eventuellt referenser. Etikrådet förbehåller sig rätten att vid behov kontakta referenser samt själv söka referenser. Sid 7

8 7. INLÄMNANDE AV ANBUD SAMT ÖVRIG INFORMATION OM ANBUDSFÖRFARANDET Deltagande leveranto rer ska la mna anbud via Tendsign. Anbudet ska uppfylla de krav och anvisningar som sta lls i upphandlingsdokumentationen. Anbud som inte uppfyller de sta llda kraven eller anvisningarna kan komma att fo rkastas. Diarienummer är 2017/149 och lämnas senast den 17 oktober a. Fo r att AP3 ska ha mo jlighet att utva rdera anbudet a r det av stor vikt att det inneha ller samtliga bega rda uppgifter. Anbudet ska uppra ttas i enlighet med anvisningarna i upphandlingsdokumentationen och utela mnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas. b. Fullständiga anbud Varje fråga och skall-krav måste besvaras, om inget annat framgår av texten. Ofullständiga anbud kommer inte att behandlas. c. Anbud måste lämnas i tid Fo r sent inkomna anbud kommer inte att tas upp till pro vning. d. Undertecknat anbud Undertecknat anbud av behörig firmatecknare. e. Information om anbudsgivaren Anbudsgivaren ska ange följande information om företaget: Fullständigt namn och organisationsnummer - Uppgift om firmatecknare - Kontaktperson för upphandlingen med e-postadress och telefonnummer - Företagets hemsida f. Registrering Anbudsgivaren skall inneha F-skattsedel, vara registrerad som arbetsgivare (om anbudsgivare har anställda), samt vara registrerad för mervärdesskatt (om inte anbudsgivaren är mervärdesskattebefriad). Anbudsgivaren, skall ha fullgjort föreskrivna registreringsskyldigheter, dvs. vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är registrerad. g. Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk stabilitet som gör det möjligt att upprätthålla ett långsiktigt avtal med AP-fonderna. Sid 8

9 h. Inga ändringar i efterhand Det går inte att göra ändringar i eller kompletteringar till anbud. Däremot kan anbudsgivaren få rätta uppenbara felskrivningar eller felräkningar. i. Kommunikation Under upphandlingsprocessen är det inte tillåtet för Etikrådet att diskutera förfrågningsunderlag, anbud, värdering etc. med anbudsgivare på sådant sätt att någon anbudsgivare gynnas eller missgynnas. För frågor & svar, se punkten 7a. j. Meddelande om beslut Samtliga anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om Tredje AP-fondens tilldelningsbeslut för Etikrådets räkning via ett tilldelningsmeddelande. k. Information i detta förfrågningsunderlag Faktainformation i detta förfrågningsunderlag är endast information till anbudsgivare. Anbudsgivare skall själva tillförsäkra sig om att sagda information är korrekt. Tredje AP-fonden har inget ansvar för given information häri. l. Ingen ersättning för anbud Tredje AP-fonden godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud. m. Antal leverantörer och delat anbud Tredje AP-fonden avser att, för Etikrådets räkning, teckna ramavtal med två anbudsgivare. o. Språk Anbud skall avlämnas på svenska. p. Allmänt om anbudet samt ordningsföljd Anbudet skall uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att Etikrådet skall ha möjlighet att utvärdera anbudet är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbudet skall upprättas i lika ordningsföljd och enligt samma struktur som förfrågningsunderlaget och skall hänvisa till de punkter som anges i detta. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas. q. Sekretess Anbud som lämnas in till Tredje AP-fonden omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats, i enlighet med 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sid 9

10 Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap. 16 samma lag om sekretess bl.a. Sekretess gäller fo r uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden när denne [ ] har trätt i affärsfo rbindelse med en myndighet, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften ro js. Anbudsgivare ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som anses känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning anbudsgivaren kan antas lida skada om dessa röjs. Vänligen noterna dock att Tredje AP-fonden inte är bunden av anbudsgivares bedömning utan kommer att företa självständig prövning i varje fall. Sid 10