BYA ADMINISTRATIVA SYSTEM

Transkript

1 BYA ADMINISTRATIVA SYSTEM ANVÄNDARDOKUMENTATION Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 1 av 18

2 1 Inledning Behörigheter 3 2 Inloggning 4 3 Min sida Hem Nuvarande anmälningar Utbildning Anmälningar Utbildningshistorik Min personprofil 6 4 Mitt team Hem Mina medarbetare Teamets anmälningar Kurskatalog Utbildningshistorik Rapporter 10 5 Anmäla till kurs Anmälan Förkunskapskrav Reservplats Ändra/ Byta deltagare Ändra Hotellval Avboka 15 6 Utökad behörighet Proxyanvändare 15 7 Notifieringar 16 8 UTBILDNINGSFÖRFRÅGAN 17 9 Kontakta BYA 18 Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 2 av 18

3 1 INLEDNING BYA/Väktarskolan har ett kursadministrationssystem, som heter BAS. I BAS kan chefen/anmälaren själv hantera sina medarbetares anmälningar och avbokningar samt få en översikt på deras utbildningshistorik. Kurskallelser och övrig information om kurserna skickas ut till kursdeltagare och anmälaren via e- post. Här väljer företaget själv på vilket sätt man vill arbeta. Informationen kan skickas både till chefen och deltagaren eller endast till chefen. Det är därför viktigt att man före kursanmälan kontrollerar vilken e-postadress som finns på deltagaren och på chefen/anmälaren. Efter varje godkänd utbildning skapar BAS ett intyg i den anställdas utbildningshistorik som chefen/anmälaren själv kan skriva ut. Detta intyg ersätter kopian på deltagarens utbildningsbevis som tidigare skickades ut per post till företaget. Observera att detta intyg inte ersätter utbildningsbeviset men är att likställas med kopia av utbildningsbevis som skickas till bevakningsföretaget vid kursavslut Företagen kan även ta ut vissa rapporter i BAS. 1.1 Behörigheter För att få gå Väktarskolans olika utbildningar samt bli behörig till att anmäla deltagare krävs att anställning finns i ett auktoriserat bevakningsföretag. Företaget ska dessutom vara medlem i arbetsgivarorganisationen ALMEGA eller ha ett hängavtal med Svenska Transportarbetareförbundet. Om du inte är behörig till att logga in i det nya systemet kontakta Bya s kursadministration. I BAS kan endast aktiva medarbetare anmälas. Detta innebär att chefen/anmälaren före kursanmälan måste aktivera en medarbetare genom att ta bort datumet under Aktiv t om i medarbetarens personprofil. OBS! Aktivera endast medarbetare som ska deltaga på kurs. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 3 av 18

4 2 INLOGGNING För att logga in, gå in på och klicka på Kursanmälan. Vid din första inloggning, skriv in ditt personnummer och ange lösenordet som du har erhållit. Här får Du uppmaningen att ändra ditt lösenord. Tänk på om du använder versaler eller inte. Lösenordet ska bestå av minst 5 tecken. Du har fem inloggningsförsök. Om lösenordet blir spärrat måste du kontakta Bya för ett nytt lösenord. Har du glömt ditt lösenord, klicka på Glömt ditt lösenord? och följ instruktionerna så skickas ett nytt lösenord till dig per e-post. Du får sedan uppmaningen att ändra ditt lösenord. Saknar du behörighet att logga in, kontakta Bya s kursadministration antingen per e-post kursadministrationen@bya.se eller på telefon Kurskatalogen når du utan att vara inloggad, men observera att du inte kan anmäla till kurs förrän du är inloggad. Du är per automatik inloggad i systemet i 60 minuter. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 4 av 18

5 3 MIN SIDA När du har loggat in kommer du till Min sida. Det är din egen sida i BAS. Här får du en direkt översikt över dina aktuella anmälningar på BYA/Väktarskolan. Under Utbildningar kan du bl.a. se din utbildningshistorik eller logga in på anmäld e-learning utbildning. Min sida har alla aktiva användare i systemet. 3.1 Hem Nuvarande anmälningar I denna ruta kan du se de utbildningar som du är anmäld till. Genom att klicka på Gå till kurskatalog kan du själv välja vilka utbildningar du vill gå. Om kursen är en webbaserad utbildning (e-learning) är det här deltagaren startar sin utbildning genom att klicka på den aktuella kursen. Observera att din registrering tar upp en plats på kursen och en kursavgift tas ut. Chefen får ett meddelande om att du har anmält dig och skall bekräfta/avslå din plats under Teamets anmälningar. För att få mer information om kursen, klicka på kursnamnet. 3.2 Utbildning Anmälningar Även under fliken Utbildning som finns information om dina personliga anmälningar. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 5 av 18

6 3.2.2 Utbildningshistorik Här kan du få fram din utbildningshistorik hos BYA/Väktarskolan. Här kan du även skriva ut ett intyg (slutförandecertifikat) på utbildningen. Observera att detta intyg inte kan ersätta Utbildningsbeviset som du får efter godkänd utbildning. 3.3 Min personprofil Under Min personprofil finns de uppgifter som den ansvarige chef/anmälare har lagt in på sin medarbetare eller på sig själv. Här kan deltagaren ändra följande uppgifter. Adress och telefon, e-postadressen kan endast chefen skriva in i deltagarens personprofil. Här är det viktigt att kontrollera uppgifter som e-postadress och adress är aktuella. 4 MITT TEAM För att komma till Mitt Team klickar du i rullistan (se nedan). Det är chefen/anmälarens sida i systemet. Det är här chefen/anmälaren arbetar med sina medarbetares anmälningar samt får tillgång till deltagarens utbildningshistorik. Det är också här chefen/anmälaren uppdaterar personprofilen på varje medarbetare Mitt Team har de chefer/anmälare som Bevakningsföretaget har anmält till Bya. Om du saknar Mitt Team men din kollega har behörighet till denna kan han/hon även ge dig behörighet över sitt Team. Läs mer om detta i kapitlet Utökad behörighet -Proxyanvändare. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 6 av 18

7 4.1 Hem Mina medarbetare I rutan Mina medarbetare kan du söka fram de personer som är knutna till ditt team. Du kan antingen välja att skriva in sökkriterier eller använda dig av % -tecknet som ger dig en lista på alla medarbetare i Mitt team. Listan är uppdelad i två delar, Aktiva användare och Inaktiva användare. Endast aktiva medarbetare kan anmälas. För att aktivera en medarbetare ta bort datumet under Aktiv t o m under medarbetarens personprofil. Aktivera endast medarbetare som ska delta på kurs. Här får chefen en direkt överblick på sina medarbetare och deras e-postadress. Om det inte finns någon e-post adress på deltagaren kommer informationen om kurserna såsom kurskallelser odyl. att skickas enbart till chefen. I ett inledningsskede kan chefens e-postadress vara angiven på deltagaren. Här kan chefen själv välja på vilket sätt man vill att informationen ska nå deltagaren. Under Ny person läggs nyanställda upp i systemet. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 7 av 18

8 Genom att klicka på medarbetarens Personprofil kan du redigera vald person. Det är här som chefen/anmälaren tar bort datumet under Aktiv t o m för att kunna anmäla deltagaren till kurs. Observera att man inte behöver lägga tillbaka datumet i Aktiv t o m efter avslutad kurs. Detta sker per automatik 31 maj varje år. I Personprofilen uppdaterar chefen/anmälaren sina medarbetares kontaktinformation. Om tex kurskallelsen ska skickas direkt till medarbetaren är det här e-postadressen läggs in. Här kan chefen/anmälaren ändra deltagarens lösenord i systemet Teamets anmälningar Här har du en översikt på de medarbetare som har en aktuell anmälan hos BYA/Väktarskolan. Genom att klicka med medarbetarens namn kan du se vilka kurser han/hon är anmäld på. Har deltagarens varit inne och anmält sig själv till utbildning syns detta genom att chefens godkännande behövs visas i tabellen. Här kan du göra en kursanmälan genom att klicka på Lägg till utbildning. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 8 av 18

9 4.2 Kurskatalog Här kan du se aktuellt kursutbud. Genom att klicka på en kurstyp får du fram en lista på utbildningstillfällena. För att få fram mer detaljer om kursen, klicka på kursnamnet. Då visas bl. a. schema, lärare, avbokningsregler. För mer information om hotellet, klicka på angivet hotell. Finns inget hotell knutet till kursen visas Inget hotell. Klicka på Registrera för att anmäla till utbildningen. 4.3 Utbildningshistorik I utbildningshistoriken kan chefen/anmälaren få tillgång till sin medarbetares tidigare utbildningar. Observera att det endast visar aktiva medarbetares utbildningshistorik. Om behov finns att få fram historik på även inaktiva anställda så finns det en rapport som heter utbildningshistorik. Finns under Rapporter. Läs mer om detta i kapitel 4.4 Rapporter. Aktivera inte en medarbetare enbart för att få tillgång till utbildningshistoriken. Genom att klicka på den anställdes namn kommer man till utbildningshistoriken för den anställde. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 9 av 18

10 Här kan chefen/anmälaren själv skriva ut ett slutförandecertifikat. Detta intyg ersätter den tidigare utskickade kopian på utbildningsbeviset. Observera att detta intyg inte ersätter utbildningsbeviset men är att likställas med kopia av utbildningsbevis som skickas till bevakningsföretaget vid kursavslut. Originalet delas ut till eleven efter godkänd utbildning. Om en elev får Ej godkänt visas detta i Slutförandestatus. En kortfattad förklaring till varför eleven inte blev godkänd uppges i Betygsfältet. Kontakta BYA s kursadministration på telefon för medgivande av komplettering eller omprov. 4.4 Rapporter Här kan chefen ta ut olika rapporter på sin organisation. Här finns det en möjlighet att styra utskicket av sina rapporter antingen per utskrift eller E-post. Rapporterna är begränsade till chefen och hans team. På rapporten Bokade avbokade är sökkriterierna, registreringsdatum fr o m och t o m. På rapporten Elever som saknar VU2 är sökkriterierna, VU1 och VU2. På rapporten Utbildningshistorik är sökkriterierna, kurstyp, slutförande from och tom. 5 ANMÄLA TILL KURS 5.1 Anmälan Börja med att kontrollera att den person som ska gå utbildningen finns upplagd och aktiverad i BAS. Detta görs under Mina medarbetare (läs mer under 4.1.1). Kontrollera att det finns e-postadress på deltagaren om du vill att kurskallelsen ska skickas direkt till deltagaren. Chefen/Anmälaren får alltid kallelserna om han/hon har en aktuell e-postadress i systemet. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 10 av 18

11 Om du får ett felmeddelande när du försöker registrera en Ny person, och felmeddelandet säger att användaren redan finns i systemet måste du kontakta den ansvarige administratören på företaget eller kontakta BYA. En person kan inte registreras dubbelt i BAS. Registrera en anmälan antingen genom att gå in i Kurskatalogen eller under Teamets anmälningar på välkomstsidan, Lägg till utbildning. Här får du fram de olika kurstyperna. Genom att klicka på kurstypen kommer du till aktuella kurstillfällen. Klicka på Registrera. Klicka på Lägg till deltagare Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 11 av 18

12 Här kan du välja att söka fram en person eller om det är flera personer som ska anmälas till samma tillfälle, använd % -tecknet så får du fram alla aktiva i ditt team. Om kursen är fullbokat får du här tillfälle att välja om du vill att din deltagare ska stå på reservplats. Läs mer i 5.3. Om deltagaren inte har de förkunskapskrav som ställs på den aktuella kurstypen så kommer anmälan inte kunna registreras. Läs mer i 5.2. När du har valt deltagare, kommer följande bild upp, Om det inte ska vara något hotellboende till deltagaren, klicka på Inget hotell, slutför registreringen och bokningen är slutförd. Om hotellboende önskas, klicka på Gå vidare till hotellval Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 12 av 18

13 Klicka på Inget hotell Klicka i hotellvalet. Här ser du hur många lediga platser det finns kvar på hotell boendet. Om antal lediga platser är 0 går det inte att boka det alternativet. Bokningsmöjligheterna stänger normalt 7 dagar före kursstart. Spara, Stäng. Klicka på Slutför registrering Därefter bekräftas din anmälning och en registreringsbekräftelse kan skrivas ut. Nu kommer kurskallelse att skickas ut per e-post till de e-postadresser du angivit. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 13 av 18

14 5.2 Förkunskapskrav BYA/Väktarskolan kommer via systemet se till att förkunskapskraven gällande utbildningshistorik, till FAP- utbildningarna kontrolleras redan vid anmälningsförfarandet. Detta innebär att utan rätt förkunskapskrav kommer man inte att kunna anmäla till utbildning. Se till att ni redan före anmälningsförfarandet har rätt underlag. Om BYA/Väktarskolan inte har uppgift på tidigare genomförd väktargrundutbildning måste ni skicka utbildningsbeviset till BYA/Väktarskolan för kontroll och registrering på väktarens utbildningshistorik. Därefter meddelas anmälaren/chefen att anmälan till kurs kan genomföras. Fax: E-post: Post- adress : Box 1233, Kista 5.3 Reservplats Om en kurs är fullbokad kan deltagaren erbjudas att placeras på en väntelista. Anmälaren får en registreringsvarning som informerar att det inte finns några lediga platser och att man kan registrera deltagaren på reservplats genom att klicka på registrera. Observera att antalet reservplatser är begränsad på varje tillfälle. Skulle en plats bli ledig kommer deltagaren som står först i tur att erbjudas plats genom att erbjudandet skickas per e-post till ansvarig chef/anmälare. Om du vill ha reservplatsen måste du acceptera den på din deltagare under Teamets anmälningar för att behålla platsen. Acceptansen måste ske inom 3 dagar annars går platserbjudandet vidare till nästa person på väntelistan. Om du väljer att inte ta platsen, gå in på din deltagare under Teamets anmälningar, klicka på Acceptera plats och välj Avböj. Nu går erbjudandet direkt vidare till nästa deltagare på väntelistan. Om du har anmält deltagaren till samma kurstyp vid ett annat tillfälle, avbokas den platsen automatiskt, om du väljer denna plats. 5.4 Ändra/ Byta deltagare Om du har anmält en deltagare som sedan inte kan gå kursen så kan du ersätta denne med en annan person i ditt team. Gå in på din deltagare under Teamets anmälningar, klicka på Till order (Avbokning/ändra hotell). Klicka på Ändra deltagare och sök fram den person i ditt team som du vill anmäla istället och spara. Nu skickas en ny kurskallelse ut till den anmälda e-postadressen. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 14 av 18

15 5.5 Ändra Hotellval Om du vill ändra hotellval på redan lagd order. Gå in på deltagarens order under Teamets anmälningar, klicka på Till order (Avbokning/ändra hotell). Klicka på det befintliga hotellvalet Du kan nu ändra ditt hotellval. En ny kallelse skickas ut till den anmälda e-postadressen. 5.6 Avboka I BAS så är det chefen/anmälaren som avbokar både kurstillfälle och hotell. Klicka på deltagarens order under Teamets anmälningar och aktuella anmälningar visas. Klicka på Till order (Avbokning/ändra hotell) Vill du avboka både kurs och hotell ska du klicka på Avboka. 6 UTÖKAD BEHÖRIGHET 6.1 Proxyanvändare BAS är uppbyggt på att det finns en ansvarig chef/anmälare per team/kostnadsställe. Om den ansvarige chefen/anmälaren vill att en annan person ska få tillgång till Mitt Team för att kunna anmäla och avboka personer krävs det att denne får en utökad behörighet i form av Proxyanvändare. Gå in på Inställningar, överst på sidan och Proxyinställningar. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 15 av 18

16 När den person som du har lagt till som proxyanvändare loggar in i systemet finns ytterligare en post upp i högra hörnet, Proxy. 7 NOTIFIERINGAR Som vi tidigare har beskrivit skickas informationen om kurserna ut per e-post. Det är därför viktigt att kontrollera att de e-postadresser som ska användas är korrekta. Det är upp till företaget att bestämma på vilket sätt informationen ska nå deltagaren. Antingen väljer man att skicka informationen till både chefen/anmälaren och deltagaren eller endast till chefen/anmälaren. De notifieringar som skickas per e-post är: Kurskallelse Ny kurskallelse vid byte av deltagare Ny kurskallelse vid ändring av boende Chefsgodkännande vid egen anmälan Avbokningsbekräftelse Erbjudande om Reservplats (skickas endast till chefen/anmälaren) Inställd kurs Meddelande till chef/anmälare vid Ej godkänd och Godkänd utbildning Glömt lösenord Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 16 av 18

17 8 UTBILDNINGSFÖRFRÅGAN En ny funktion i BAS är att företagen själva kan företagen föranmäla det lokala utbildningsbehovet. I Kurskatalogen kan anmälaren/samordnaren klicka på aktuell kurstyp. Här får han en direkt översikt på det aktuella kursutbudet. Här kan man, genom att klicka på Begär privat erbjudande komma med önskemål om kurstyp, ort och antal deltagare. Här finns även ett anteckningsfält för övriga kommentarer. 1. Välj vilken kurs utbildningsförfrågan skall gälla. 2. Ange önskemål om önskat startdatum. 3. Ange på vilken ort och/eller anläggning kursen skall hållas. Om önskad ort inte finns med i listan uppge orten i Anteckningsfältet. 4. Om det finns övriga önskemål om kurstillfället eller tex kontaktuppgifter går det bra att skriva i anteckningsfältet. 5. Ange hur många personer utbildningsförfrågan gäller. 6. Spara 7. Nu skickas uppgifterna till BYA. Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 17 av 18

18 Syftet med detta är att försöka utlokalisera fler utbildningar för att minska företagens boende och reskostnader. Arbetet skall ske mellan företagen och BYA som samordningsfunktion. Dessa uppgifter kan sedan ligga till grund för att fördela ut kurserna i landet. 9 KONTAKTA BYA Telefon Fax: Adress: Box 1233, Kista, Besökadress: Isafjordsgatan 30 B E-post: kursadministrationen@bya.se Kursadministration Hele-Mall Jungefeldt, Administratör Administrerar utbildningar på Väktarskolan Tel e-post: hele-mall.jungefeldt@bya.se Bea Baharan, Administratör Administrerar utbildningar på Väktarskolan Tel e-post: bea.baharan@bya.se Martin Bjurhem, Skolchef Tel Mobil e-post: martin.bjurhem@bya.se Lena Bernström, Projektledare Tel Mobil: e-post: lena.bernstrom@bya.se Mikael Granquist, Projektledare Tel: Mobil: e-post: mikael.granquist@bya.se Jim Persson, Projektledare Tel: Mobil: e-post: jim.persson@bya.se Användardokumentation BAS 3.0 Sidan 18 av 18