Universitetsadministrationens verksamhetsplan 2011

Transkript

1 SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET Universitetsdirektören BESLUT Dnr SLU ua Fe Enligt sändlista Universitetsadministrationens verksamhetsplan 2011 Beslut Universitetsdirektören beslutar: att fastställa universitetsadministrationens verksamhetsplan för 2011 enligt bilaga Ärendet Universitetsadministrationens verksamhetsplan är ett årligt planeringsdokument som innefattar de övergripande målen för verksamheten. Den innefattar också avdelningars och kansliers generella uppdrag samt för 2011 särskilt prioriterade uppdrag. Av dokumentet framgår hur universitetspåslaget används och fördelas. Varje avdelning och kansli tilldelas en budgetram för att finansiera alla de resurser som är nödvändiga för att utföra uppdragen. Verksamhetsplanen har sin utgångspunkt i de budgetdialoger som hållit inom universitetsadministrationen under hösten Beslut i detta ärende har fattats av universitetsdirektör Ulf Heyman efter föredragning av enhetschef Daniel Gillberg. I beredningen har biträdande universitetsdirektör Marianne Fredriksson och administrationskoordinator Annika Sagbrant deltagit. Ulf Heyman Daniel Gillberg Bilaga: Universitetsadministrationens verksamhetsplan 2011 Postadress: Box 7070, Uppsala Telefon vxl: E-post: Daniel.Gillberg@adm.slu.se Besöksadress: Undervisningsplan 7C Fax:

2 2 Sändlista Fakultetsdirektörer Chef ledningskansliet Avdelningschefer Platschef Skara Överbibliotekarien Fastighetschefen Internrevisionschefen Projektledare för administrativa utvecklingsprojekt För kännedom Rektor Prorektor Vicerektorer Dekaner Akademisekreteraren

3 Sveriges lantbruksuniversitet Dnr SLU ua.fe Universitetsdirektören Bilaga till universitetsdirektörens beslut Universitetsadministrationens verksamhetsplan 2011

4 Innehållsförteckning 1. VERKSAMHETSIDÉ OCH MÅL VERKSAMHETSIDÉ ÖVERGRIPANDE MÅL RISKANALYS GENERELLA ANVISNINGAR BUDGETEN FÖR PRIS- OCH LÖNEERSÄTTNING CENTRALA AVSÄTTNINGAR Utvecklingsprojekt Nysanställningar och övertaligheter Universitetsdirektörens reserv PLANERADE AKTIVITETER UNDER UPPDRAG OCH FINANSIERING PER AVDELNING OCH KANSLI UNIVERSITETSADMINISTRATIONEN GEMENSAMT UNIVERSITETSLEDNINGEN AVDELNINGEN FÖR INFRASTRUKTUR (INFRA) KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN AVDELNINGEN FÖR STUDENT- OCH UTBILDNINGSSERVICE (SUS) AVDELNINGEN FÖR JURIDIK, EKONOMI OCH PERSONAL (JEP) S-FAKULTETENS KANSLI NL-FAKULTETENS KANSLI VH-FAKULTETENS KANSLI LTJ-FAKULTETENS KANSLI LEDNINGSKANSLIET PLATSCHEF SKARA INTERNREVISIONEN EGENDOMSFÖRVALTNINGEN BIBLIOTEKET BILAGA 1: PRIORITERADE UTVECKLINGSPROJEKT BILAGA 2: TILLDELNING PER AVDELNING OCH KANSLI BILAGA 3: ALLVARLIGA ADMINISTRATIVA RISKER

5 1. VERKSAMHETSIDÉ OCH MÅL 1.1 Verksamhetsidé Universitetsadministrationen (Uadm) har som gemensam uppgift att skapa goda förutsättningar för utbildning, forskning och fortlöpande miljöanalys. Den ska undanröja hinder, förenkla, anvisa lösningar, stödja och ge service samtidigt som den har ett särskilt ansvar för att universitetet efterlever olika regelverk, speciellt i sin myndighetsutövning. Uadm ska vidare utgöra ett strategiskt och administrativt stöd för universitetets och fakulteternas ledningar. 1.2 Övergripande mål Styrelsen för SLU fattade 5 november 2009 beslut om verksamhetsidé, vision och mål för universitetet. Målen är indelade i gemensamma mål, mål för forskning, mål för utbildning, mål för fortlöpande miljöanalys samt mål för stöd till kärnverksamheterna. Alla SLU:s medarbetare ska i sitt arbete verka för att samtliga uppsatta mål uppnås (se Mål för SLU, Dnr SLU /09). Uadm har därutöver ett särskilt ansvar för målen för stödverksamhet. Mål för stöd till kärnverksamheterna är att kärnverksamheterna erbjuds goda servicenivåer minimera kostnaderna för stödverksamheten inom överenskommen servicenivå ha en kvalitetssäkrad och effektiv myndighetsutövning Rektor och universitetsdirektören fattade beslut 11 september 2006 (dnr SLU ua /06) om förändringar i SLU:s administration utifrån GAIA-utredningen. I och med beslutet inleddes ett arbete för att effektivisera, professionalisera och standardisera de administrativa processerna i syfte att förbättra förutsättningarna för att uppnå SLU:s mål för stödverksamheten. Därutöver har universitetsdirektören satt upp följande kompletterande mål för Uadm: Målen är att Uadm ska vara en arbetsplats där medarbetarna trivs och känner sig trygga Detta ska uppnås genom att vi har en effektiv internkommunikation, minskar antalet incidenter och regelbundet genomför och har god kvalitet på medarbetarsamtalen. en arbetsplats där vi har hög kompetens samt rätt person på rätt plats Detta ska uppnås genom att vi planerar och följer upp kompetensutveckling, aktivt eftersträvar jämn könsfördelning och balanserad åldersfördelning samt aktivt eftersträvar mångfald vad gäller etnisk och religiös bakgrund. 3

6 en administration som genom samverkan och samarbete tillvaratar kunskap vid andra lärosätens administrationer Detta ska uppnås genom att vi utvecklar och fördjupar samverkan, särskilt med Uppsala universitet, Lunds universitet och Umeå universitet samt att vi aktivt arbetar för att skapa universitetsgemensamma standarder. en administration som tar vara på internationella erfarenheter Detta ska uppnås genom att vi är aktiva i universitetsövergripande samarbeten, nyttjar erfarenheter från lärosäten världen över och möjliggör för engelsktalande medarbetare att få samma stöd som svensktalande. Under 2011 ska målen brytas ner både per avdelning/kansli och per process. Syftet är att stärka målstyrningen av Uadm. Målsättningen är att ha detta arbete klart så att det kan presenteras i verksamhetsplanen för I ett första steg kopplas de särskilda uppdragen (se avsnitt 5) till ett eller flera mål. Uppföljning av mål sammanställs årligen i en verksamhetsberättelse som bland annat redovisas för styrelse och universitetsledning. Ledningskansliet ansvarar för att samordna detta arbete. 1.3 Riskanalys För att identifiera hinder som kan göra att målen inte uppfylls genomförs årligen en riskanalys. Arbetet inleddes med att tänkbara risker inom de administrativa processerna identifierades av processansvariga 1. Riskerna har därefter värderats efter sannolikhet och konsekvens av den administrativa chefsgruppen. Det har lett till att 2 generella risker och 8 processpecifika risker bedömts som allvarliga. En utförligare presentation, bland annat när det gäller hantering av riskerna, finns i bilaga GENERELLA ANVISNINGAR I detta dokument presenteras samtliga avdelningars och kansliers generella uppdrag. Dessa gäller tills vidare men kan förändras genom beslut av universitetsdirektören. Nytt för 2011 är att uppdragen presenteras enhetsvis i de fall detta är möjligt. I dokumentet återfinns även avdelningars och kansliers särskilt prioriterade uppdrag för De prioriterade uppdragen är kopplade till ett eller flera mål. Uppföljning sker löpande under året och redovisning görs i samband med budgetdialog och bokslut. För att utföra uppdragen anvisas varje avdelning och kansli en budgetram. Det innebär att samtliga avdelningar/kanslier ska prioritera inom given ram och göra nödvändiga omfördelningar mellan verksamheter så att finansieringen räcker för att utföra uppdragen och klara målen. Därutöver ska varje avdelning och kansli under året vara beredd att ställa resurser till såväl universitets- som den administrativa ledningens förfogande. Budgetramen baseras på de budgetdialoger som hållits med respektive avdelning och kansli under hösten För vissa utvecklingsprojekt görs särskilda avsättningar (se bilaga 1). 1 Processansvarigas uppdrag framgår av Administrationens delegationsordning (dnr SLU ua /10). 4

7 Kompletterande beslut kan fattas under året som påverkar budgetramens storlek. Samtliga ekonomiska överenskommelser ska vara skriftligt dokumenterade för att vara giltiga. En övervägande del av Uadms verksamhet finansieras med universitetspåslag. En hel del verksamhet finansieras emellertid på annat sätt; med statsanslag eller via olika typer av avgifter. Alla typer av avgiftsjusteringar ska beslutas av universitetsdirektören efter förslag av respektive chef. Det sker vanligtvis i samband med budgetdialogerna. Hur Uadms olika verksamheter finansieras framgår mer i detalj under avsnitt BUDGETEN FÖR 2011 Enligt beslut av rektor ( Universitetspåslag för 2011, dnr SLU ua Fe ) hålls universitetspåslaget för 2011 oförändrat på 15 procent av direkta lönekostnader. Det beräknas ge en intäkt på tkr, vilket är Uadms budgetram. Det är en ökning med tkr eller 1,6 procent i förhållande till Personalvolymen har ökat stadigt vid SLU sedan Det har för Uadm inneburit en god intäktsutveckling från universitetspåslaget. Flerårsprognosen visar emellertid ett tydligt trendbrott. Åren förväntas oförändrad eller till och med något minskad personalvolym. Det innebär att det är nödvändigt att inta en restriktiv hållning i årets budgetprocess så att resurser inte binds upp i fasta eller halvfasta kostnader. Ett annat skäl till att inte binda upp kostnader långsiktigt är att Uadms lokalkostnader ökar kraftigt i samband med inflyttning i ett nytt hus Uadm måste redan nu planera för att klara den ökade lokalkostnaden. Det innebär att en del av budgeten under används till tidsbegränsade satsningar. Uadm redovisade ett överskott på 6 mnkr för Det innebär att Uadms balanserade kapital uppgår till 3 mnkr vid ingången av Uadms budget för 2011 visar ett överskott på 1 mnkr. 3.1 Pris- och löneersättning Varje avdelning och kansli erhåller en generell pris- och löneersättning för 2011 på 0,5 procent, vilket motsvarar den nivå som SLU erhåller i ersättning från regeringen. Pris- och löneersättningen är inkluderad i de budgetramar som redovisas i avsnitt Centrala avsättningar Av den totala budgeten på tkr görs centrala avsättningar på sammanlagt tkr. Dessa medel avsätts för (tkr): Utvecklingsprojekt Nyanställningar och övertaligheter Universitetsdirektörens reserv Utvecklingsprojekt Inom Uadm bedrivs ett omfattande utvecklingsarbete, vilket bland annat märks av det förhållandevis stora antalet utvecklingsprojekt som pågår. För 2011 avsätts sammanlagt tkr (2010: tkr) för genomförandet av projekten. Avsättningen görs inom Uadm 5

8 gemensamt och påverkar inte avdelningars eller kansliers budgetramar. De projekt som pågår eller planeras för 2011 framgår av bilaga 1. Det finns ett visst ekonomiskt utrymme för att starta nya projekt under året. Hela avsättningen är alltså inte uppbunden i projekten som redovisas i bilaga 1. För varje projekt ska en projektplan tas fram enligt den för Uadm gemensamma mallen. Budgeten fastställs i form av ett takbelopp i samband med att projektplanen godkänns. Det innebär att projektledaren/avdelningen kan avräkna projektkostnader upp till det fastställda takbeloppet. Om budgeten visar sig vara för lågt räknad kan universitetsdirektören besluta om en utökad budgetram. Avsättningen för utvecklingsprojekten ska täcka särskilda projektkostnader och omfattar i normalfallet inte projektledarens eller projektmedlemmarnas arbetstid, men kan i vissa fall inkludera även sådana kostnader. Detta framgår i sådana fall av projektplanen. Flera av projekten styrs av universitetsdirektören och sorterar inte under respektive avdelning. Det innebär att projektledaren svarar direkt mot uppdragsgivaren eller den styrgrupp som uppdragsgivaren utser. Vissa av projekten styrs emellertid av respektive avdelning. I de fall ett projekt styrs av universitetsdirektören ges under avsnitt 5 berörda avdelningar i särskilt uppdrag att stödja projektet. I de fall ett projekt placeras under en avdelning är uppdraget till avdelningen istället att genomföra projektet Nysanställningar och övertaligheter Nyanställningar såväl som övertaligheter inom Uadm görs efter godkännande av universitetsdirektören. Vid arbetsbrist lyfts lönekostnad (lön inklusive LKP och universitetspåslag) inklusive eventuell pensionskostnad från avdelningen/kansliet till Uadm centralt, normalt från och med att övertaligheten anmäls. Om beslut om uppsägning blir fördröjt av någon anledning tas diskussion i varje enskilt fall om vem som ska bära kostnaden från anmäld övertalighet till beslut om uppsägning. För att finansiera övertaligheter avsätts sammanlagt tkr för Universitetsdirektörens reserv För universitetsdirektörens reserv avsätts tkr för Avsättningen används i första hand till följande ändamål: - Oförutsedda kostnader - Eventuella förstärkningar löpande under året - Justering av felaktigheter i tilldelad budget Därutöver används universitetsdirektörens reserv till att för 2011 finansiera: - Datalagring Universitetets fillagringskostnad ska sänkas. För att möjliggöra detta är en förlustavskrivning av äldre utrustning nödvändigt. Beloppet uppskattas till cirka tkr för Videokonferens Projektet att införa videokonferenssystemet har avslutas och övergår i en driftsorganisation. Projektet har hittills finansierat avskrivningskostnader som nu ska delas upp mellan olika kostnadsbärare. Den del som ägs av universitetet centralt ska finansieras av IT-enheten vid Infra. När beslut om uppdelning av 6

9 investeringarna är fattat förs en intäkt till Infra från universitetsdirektörens reserv som motsvarar kostnaden. 4. PLANERADE AKTIVITETER UNDER 2011 Ett antal aktiviteter i verksamhetsplanen har för närvarande inte överförts till avdelningar eller kanslier och hanteras således av universitetsdirektören. En del av dessa uppdrag kan under året komma att fördelas ut. - Autonomi Under 2011 genomförs ett omfattande utredningsarbete vid universitetet för att ta fram förslag på förändringar med anledning av autonomireformen. Alla avdelningar och kanslier inom Uadm kan förvänta sig att involveras i arbetet och ska därför ha beredskap att avsätta resurser. - Effektivitetsöversyn Under de senaste åren har intäkterna från universitetspåslaget ökat ganska kraftigt med anledning av att antalet anställda ökat. Den utvecklingen ser nu ut att brytas. För att långsiktigt säkerställa en ekonomi i balans, där ett rimligt utrymme för utveckling ingår, avser universitetsdirektören att genomföra en effektivitetsöversyn av Uadm med ambitionen att totalt sett minska kostnaderna för befintlig verksamhet. Översynen inleds hösten Forskningsstöd Inom Uadm finns funktioner vid flera olika avdelningar och kanslier som samlat utgör ett stöd till forskarna. Under 2010 påbörjades en samordning av dessa, bland annat genom gemensamma möten och upprättandet av en gemensam webbplats. Universitetsdirektören avser att förstärka detta samarbete ytterligare under Administrativa servicekontoret (ASK) ASKen har i uppdrag att vara administrativt stöd till avdelningarna inom Uadm. Universitetsdirektören avser att genomföra en översyn av ASKens uppdrag under ledning av administrationskoordinatorn. - Lönefunktionen För närvarande pågår en utredning om för- och nackdelar med att samordna löneadministrativa uppgifter med Uppsala universitet. Beslut om hantering väntas under våren Nytt administrationshus Det pågår ett omfattande planeringsarbete för det nya administrationshuset som ska stå klart Biträdande universitetsdirektören leder arbetet med stöd av en arbetsgrupp. 7

10 5. UPPDRAG OCH FINANSIERING PER AVDELNING OCH KANSLI Två av Uadms mål är att kärnverksamheterna erbjuds goda servicenivåer och att kostnaderna minimeras för stödverksamheten inom överenskommen servicenivå. Det leder till att två övergripande uppdrag delas ut till samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm: 1. Samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm ska inom sin egen avdelning och tillsammans med andra avdelningar effektivisera de administrativa processerna i syfte att minska kostnaderna. 2. Samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm ska inom sin egen avdelning och tillsammans med andra avdelningar föreslå åtgärder för att förbättra Uadms stöd till institutionerna. Chefer för avdelningar och kanslier ska i budgetdialogerna inför verksamhetsåret 2012 redovisa genomförda och planerade åtgärder med anledning av ovanstående två uppdrag. 5.1 Universitetsadministrationen gemensamt Finansiering Följande avsättningar görs 2011 för universitetsadministrationen gemensamt: Universitetsdirektörens reserv ( ) tkr Utvecklingsprojekt ( ) tkr Nyanställningar och övertaligheter ( ) tkr Administration vid UDS ( ) 880 tkr IT-stöd och universitetsgemensam post ( ) tkr Innovation ( ) tkr Beskrivning av universitetsdirektörens reserv, utvecklingsprojekt samt nyanställningar och övertaligheter finns i avsnitt 3.2. IT-stöd och universitetsgemensam post avser dels finansiering av IT-stöd för anställda inom Uadm, dels till liten del finansiering av portokostnader för universitetsgemensamma postutskick. 880 tkr avsätts för administrativt stöd vid Universitetsdjursjukhuset (UDS). UDS betalar precis som alla andra verksamheter 15 procent i universitetspåslag. Däri ingår finansiering av fakultetskanslierna. UDS sorterar direkt under rektor och har således inget fakultetskansli att få stöd av. För att kompensera för detta finansieras administrationen vid UDS till del med universitetspåslag. 5.2 Universitetsledningen Finansiering Universitetsledningen (980) disponerar tkr från universitetspåslaget för Det ska finansiera löne- och driftskostnader för rektor, prorektor, vicerektorer, universitetsdirektör och biträdande universitetsdirektör (30%), samt utredningsresurser. Därutöver ingår styrelsens arvoden och omkostnader. 8

11 EU-expertis (2 personer motsvarande 0,6 årsarbetare) finansieras i huvudsak med statsanslag inom redovisningsområdet forskning och utbildning på forskarnivå, sammanlagt tkr för Därutöver disponerar universitetsledningen följande medel: Rektors strategiska medel ( avsättning i AF för 2011) tkr Kostnaden för prolongation av studietiden för doktorander representerade i centrala organ finansieras med SLU:s reserv ( ). Dessa utbetalas efter rekvisition från respektive institution. 5.3 Avdelningen för infrastruktur (Infra) Generella uppdrag Infra ansvarar för följande verksamhet: IT-enheten - Tillhandahålla en kostnadseffektiv IT-infrastruktur - Anslutning till SUNET - Samordning av gemensamma licenser - Tillhandahålla e-post system - Stödja samordning av administrativa system - Drift, förvaltning och stöd för utveckling av administrativa system - På uppdrag ge IT-stöd till anställda och studenter - På uppdrag drifta och förvalta system - Erbjuda en kostnadseffektiv lagring - Tele och televäxeltjänster - Tillhandahålla service i gemensamma undervisningslokaler - Tillhandahålla videokonferensanläggningar vid samtliga campus Lokaler - Verka för ett ändamålsenligt och effektivt lokalutnyttjande - Anpassningar av lokalbeståndet till de behov som efterfrågas av universitetsledning och fakultetsledningar bland annat genom att koordinera utvecklingen av campusområdena - In- och uthyrning av lokaler inklusive hyresadministration - Förvaltning och kvalitetssäkring av fastighetssystem - Hantera tillgänglighetsfrågor - Administrera SLU:s konst - I samarbete med ledningskansliet hålla en uppdaterad lokalförsörjningsplan för universitetet Service - Samordna och erbjuda servicetjänster som efterfrågas av fakulteter eller institutioner/motsvarande (såsom repro, närservicetjänster, försäljning av kontorsmaterial) - Lokalvård - Postdistribution och transport 9

12 - Hålla med campusreceptioner (förutom i Umeå, där biblioteket håller med reception). Säkerhet och miljö - Stödja och koordinera SLU:s miljöarbete - Leda SLU:s säkerhetsarbete - Stödja verksamheten i frågor om brandskydd, tillträdes- och områdesskydd, tekniskt arbetsmiljöarbete, farliga ämnen och strålskydd - Analysera hot och hotbilder samt säkerställa att rutiner vid krishantering fungerar tillfredsställande - Leda universitetets IT- och informationssäkerhetsarbete - Administrera det gemensamma passersystemet - Analys av risk inom avdelningens områden Administrativa servicekontoret - Äga och drifta kaffemaskiner samt köpa in och tillhandahålla kontorsmaterial för samtliga avdelningar och kanslier vid Uadm i Uppsala - Ge administrativ service till Infra, kommunikationsavdelningen, SUS, JEP och ledningskansliet - Äga och drifta kopiatorer/skrivare för samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm Akademikonferens - På uppdrag planera och genomföra konferenser - Tillhandahålla besöksstöd Avdelningen är till stor del avgiftsfinansierad och innehåller flera verksamheter som skulle kunna upphandlas på den öppna marknaden. Dessa två förhållanden gör att Infra har ett särskilt ansvar för att skapa rättvisa och välfungerande avgiftssystem tillsammans med en redovisning som tydliggör kostnaderna. Avdelningen förfogar därför över ett särskilt controllerstöd. System Infra är systemägare för Landlord, Hyperdoc, KronoX, Integra, Passagen och Kemia. Därutöver ansvarar IT-enheten för de infrastrukturella systemen såsom e-post och AD-katalog. Processer De administrativa processer som ingår i Infras ansvarsområden är: 1. IT-drift 2. IT-stöd 3. IT-utveckling och systemförvaltning 4. Konferenser, evenemang och besök 5. Lokalförvaltning 6. Lokalplanering 7. Miljöledning 8. Säkerhetsstöd 9. Teknisk service 10. Tele 10

13 Översyn av processorganisationen görs med tre års mellanrum. Den nuvarande processorganisationen gäller från och med 1 juni Särskilt prioriterade uppdrag under 2011 Uppdrag för målet: Minimera kostnaderna för stödverksamheten inom överenskommen servicenivå - Med stöd av JEP slutföra införandet av effektiva faktureringsrutiner inom serviceverksamheterna. - Införa IP-telefoni i nybyggda hus. - Lämna ett samlat förslag på nödvändiga åtgärder för att uppnå en hållbar ekonomisk situation för serviceverksamheterna. Det gäller främst orterna Alnarp, Skara och Uppsala. - Förstärka samarbetet med egendomsförvaltningen, bland annat i frågor om hyreshantering. Internuthyrningen av egendomsförvaltningens lokaler ska följa samma modell som internuthyrning av lokaler inhyrda från externa hyresvärdar. - Göra en översyn över alla system och avveckla sådana som inte används eller används in mycket liten omfattning. Uppdrag för målet: Kärnverksamheten erbjuds goda servicenivåer - Vara behjälplig vid inflyttningen i de nya husen på Ultuna campus. Uppdrag för målen: Kärnverksamheten erbjuds goda servicenivåer och Minimera kostnaderna för stödverksamheten inom överenskommen servicenivå - Fortsätta arbetet att införa en SLU-dator. - Bygga upp anpassade serviceorganisationer i samband med förändringarna av campusområdena. Uppdrag för målen: Studenter och personal har en arbetsmiljö och arbetsförutsättningar som tillhör de mest attraktiva och Kärnverksamheten erbjuds goda servicenivåer - Lämna en lägesrapport om hur långt införandet av rektors beslut om nytt uppdrag i säkerhetsprocessen (dnr SLU ua /09) kommit. Lägesrapporten lämnas senast till universitetsdirektören. Uppdrag för målet: Studenter och personal har en arbetsmiljö och arbetsförutsättningar som tillhör de mest attraktiva - Stödja SUS i att ta fram förslag på SLU:s hantering av studentbostäder. Därutöver ska Infra genomföra miljöcertifiering av universitetet. I uppdraget ingår även att med stöd av ledningskansliet ta fram ett effektivt miljöledningssystem samt lämna redovisning till regeringen i enlighet med regeringsbeslutet Riktlinjer för statliga myndigheters redovisning av miljöledningsarbetet. 11

14 Infra ska också stödja projekten SLU ident, byte av aktivt datanätverk, e-handling, e- beställning, LINS och ny publikationsdatabas. Finansiering Verksamhet som finansieras med universitetspåslag Infra (931) disponerar tkr från universitetspåslaget för Tilldelningen bygger på beräkningen nedan. Avdelningschefen äger rätten att göra omdisponeringar så länge uppdragen utförs tillfredsställande: - Avdelningsledning Lokaler Administrativa servicekontoret IT och tele (ledning, infrastruktur, campuslicenser, e-post m.m.) Service (ledning och posthantering) Säkerhet och miljö Akademikonferens 650 Infras tilldelning från universitetspåslaget minskar med 50 tkr jämfört med Det förklaras av följande, utöver pris- och löneersättning: beslutades att förstärka säkerhetsfunktionen med en handläggare, då funktionen fått ett större uppdrag. Förstärkningen är finansiellt fördelad mellan 2010 och 2011 med 350 tkr per år. - Vid Infra har en driftsorganisation för videokonferensanläggningar inrättats. För ändamålet görs en förstärkning på 200 tkr. Därutöver ansvarar Infra för avskrivningar av de anläggningar som tillhör universitetet centralt. Någon finansiering för detta är ännu inte utfördelad, utan ligger i universitetsdirektörens reserv. - Budgeten har minskats med 250 tkr med anledning av effektiviseringsarbete vid inköp av IT-produkter. Besparingen sker genom att säga upp avtalet när det gäller Uppsala universitets produktwebb och istället använda direktkontakter med upphandlade leverantörer. Av denna anledning reduceras tilldelningen med ytterligare 250 tkr för Följande tidsbegränsade satsningar görs: - Förstärkning hyresadministration 320 tkr, gäller under Överlappning personal för datanät 300 tkr, gäller t o m Överlappning systemsamordning 518 tkr, gäller under 2011 Följande tidsbegränsade satsningar upphör: - Övergångskostnader i samband med införandet av ett gemensamt e-postssystem (-750 tkr) - Överlappning personal för administration av SLU:s konst (-250 tkr) - Avskrivningskostnad Nilex (-210 tkr) - Överlappning personal fysisk arbetsmiljö (-500 tkr) Därutöver disponerar avdelningen följande medel från universitetspåslaget (tkr): Internet service provider SUNET ( ) Lokalutredningar (103) Ovanstående medel för lokalutredningar ska användas för enstaka utredningar i de fall där sådana bedöms nödvändiga, men inte självklart går att föra till någon kostnadsbärare. 12

15 Statsanslag för vissa lokaler Infra ansvarar för och finansierar udda lokaler, friställda lokaler och lokaler för omställning. Därutöver ansvarar Infra för driften av gemensamma undervisningslokaler. SUHF:s rekommendationer är att samtliga indirekta kostnader tas ut som påslag. SUHF-modellen är under införande vid SLU och det har ännu inte fattats beslut i varje enskilt fall om finansieringsform. En del av dessa lokalkostnader är emellertid inte att betrakta som indirekta, utan som tillfälliga lösningar under nybyggnationerna och bör därför inte tas ut som påslag. För 2011 sker finansiering för nedanstående med statsanslag: Lokalbokningssystem för undervisningslokaler Hyresfonden (10040** 10041**) Udda lokaler inkl parken i Alnarp (10043**) När det gäller undervisningslokaler betalar institutioner och motsvarande för den tid som förhyrs. Den del av kostnaden som inte täcks av avgifter finansieras fr o m 2011 av respektive fakultet. Någon central avsättning görs således inte för undervisningslokaler. Infra ansvarar för lokalbokningssystemet KronoX, vilket finansieras med central avsättning inom redovisningsområdet utbildning på grund- och avancerad nivå. Infra sköter också servicen i och driften av undervisningslokalerna. Den verksamheten finansieras av respektive fakultet efter omfattning av beställd service. Hyresfonden består av avsättningar för framtida hyreskostnader. Däri finansieras också den del av friställda lokaler och lokaler för omställning som inte täcks av lokaltjänstpåslaget. Verksamhet som finansieras via lokaltjänstpåslaget (tkr) Friställda lokaler och lokaler för omställning Yttre skalskydd Avgiftsfinansierad verksamhet Avgifter för vissa tjänster som Infra utför åt Uadm (tkr): IT-stöd för Uadm Portokostnader för gemensamma utskick upp till 150 Avgiftsintäkten för IT-stöd är ett årsbelopp som sätts i en överenskommelse mellan universitetsdirektören och Infra i samband med budgetdialogen. Avsättningen inkluderar full service för samtliga anställda inom Uadm och täcker samtliga datorer inklusive handenheter. Lokalvård är avgiftsfinansierat och debiteras institutioner och motsvarande efter verklig kostnad. Studentdator- och undervisningsservice (inklusive investeringar) Finansieras av respektive fakultet Campusreception Finansieras av respektive fakultet via den s.k. ortspengen, förutom i Uppsala där tilldelningen (124 tkr) går direkt till infra utan beställning från fakulteterna. Infra ansvarar för receptionerna i Alnarp, Skara och Uppsala. I Umeå ligger ansvaret för receptionen på biblioteket. 13

16 Infra erbjuder också tjänster som finansieras direkt av institutioner och motsvarande: Teleservice, konferensservice, repro, IT-stöd, drift och utveckling av IT-system, lagring, verkstad, publikationstjänster, närservice och butik. Infra ges rätt att höja priserna inom den avgiftsbelagda verksamheten med högst 0,5 procent, vilket motsvarar universitetets pris- och löneersättning. Undantaget är timpriset för IT-personal, där en prishöjning från dagens 600 kronor per timme till 625 kronor per timme beviljas. Denna prisökning överstiger nivån för pris- och löneersättning, men då priserna inte höjts på fem år så ligger prisökningen väl inom universitetets pris- och löneersättningsnivåer utslaget över dessa år. 5.4 Kommunikationsavdelningen Generella uppdrag Kommunikationsavdelningen ansvarar för följande verksamhet: - Utgöra ett strategiskt stöd för universitetsledningen och fakultetsledningar i kommunikationsfrågor - Ta ett samlat ansvar för universitetets kommunikation och tillse att det finns en aktuell beskrivning av den samlade kommunikationsverksamheten - Initiera och samordna gemensam extern kommunikation och marknadsföring nationellt och internationellt - Utveckla och vårda SLU:s grafiska profil och varumärke - Stödja i kriskommunaktion och mediekontakter - Representera SLU i olika samverkansorgan - Utveckla och underhålla kanaler för en effektiv intern kommunikation - Medverka vid akademiska högtider och större arrangemang - Stödja organisationen i att fullgöra samverkansuppdraget ( tredje uppgiften ) - Utveckla och underhålla kommunikationskanaler för olika målgrupper, särskilt - Samordna marknadsföringsinsatser inom studentrekrytering - Samordna populärvetenskaplig forskningsinformation - Samordna information om fortlöpande miljöanalys Kommunikationsavdelningens verksamhet styrs av ett basuppdrag. Där tydliggörs vilken verksamhet som finansieras via universitetspåslaget och vilken verksamhet som avdelningen ska ta betalt för därutöver. Bland annat gäller att fakultets- och ortsspecifika kommunikationsinsatser bekostas av respektive fakultet, medan tilldelningen från universitetspåslaget avser universitetsgemensamma aktiviteter. System Kommunikationsavdelningen är systemägare för externwebben (slu.se) och bildbanken. Processer Den administrativa process som ingår i kommunikationsavdelningens ansvarsområden är: 1. Studentrekrytering Översyn av processorganisationen görs med tre års mellanrum. Den nuvarande processorganisationen gäller från och med 1 juni

17 Särskilt prioriterade uppdrag under 2011 Uppdrag för målet: Utbildningsvolymen är större än 2009 med en stor andel studenter på avancerad nivå - Samordna rekryteringsrådets arbete Uppdrag för målet: Organisationen är väl fungerande med ett tydligt ledarskap och en effektiv resursanvändning - Ta fram förslag till en samordnad internkommunikationsplan för universitet Därutöver ges kommunikationsavdelningen i uppdrag att utveckla SLU:s webbar. Finansiering Kommunikationsavdelningen (932) disponerar tkr från universitetspåslaget och tkr från statsanslag för utbildning på grund- och avancerad nivå för 2011, sammanlagt tkr. Det är en ökning med tkr jämfört med Det förklaras av följande, utöver pris- och löneersättning: - Budgeten förstärks med tkr för förvaltning, drift och licenskostnader för intern- och externwebb. Systemägarskapet är fördelat mellan kommunikationsavdelningen (externwebb) och ledningskansliet (interwebb), men för en enkel hantering läggs hela budgeten på kommunikationsavdelningen. I tilldelningen ingår också medel för sökmotorn Siteseeker och bildbanken. - Kommunikationsavdelningens budget förstärks med 600 tkr för att utveckla webbstödet. Förstärkningen motsvarar en heltidsresurs inklusive påslag och driftskostnader. Kostnaden beräknas uppgå till cirka 600 tkr för 2011 eftersom rekryteringen sker först en bit in på året. För att år 2012 täcka resterande del upp till en heltid används vid avdelningen frigjorda medel vid pensionering. - I samband med införandet av nya webbar avvecklas tidigare verktyg och system. För 2011 innebär det en reducering av budgetramen på 410 tkr. Den del av budgetramen som utgörs av statsanslag för utbildning på grund- och avancerad nivå (3 375 tkr) ska användas till studentrekrytering och studentinformation. Däri ingår kostnader för egen personal. 5.5 Avdelningen för student- och utbildningsservice (SUS) Generella uppdrag SUS ansvarar för följande verksamhet: Antagning och examina - Genomföra antagning till utbildning både på grund- och avancerad nivå till kurser, kursblock och program med undantag för senare del av program - Handlägga examensansökningar för grund-, avancerad- och forskarnivå - Handlägga yttranden av överklaganden avseende studerandefrågor (undantag gäller för tillgodoräknanden där yttrande handläggs av fakultetsnämnderna) 15

18 Kurs- och studiedokumentation - Ansvara för studiedokumentationssystemet Ladok - Utveckla, förvalta och kvalitetssäkra övriga studieadministrativa system Studie- och yrkesvägledning - Ge SLU:s studenter studie- och yrkesvägledning - Samordna och handlägga stöd till funktionshindrade studenter - Organisera SLU-Karriär och alumniverksamheten - Fungera som beställare av studenthälsovård - I samråd med SLUSS besluta om fördelning av bidrag till studentkårerna Stöd till internationella studenter - Ge stöd vid upprättandet av samarbetsavtal inom utbytesprogram - Handlägga ärenden inom EU-finansierade mobilitetsprogram - Handlägga in- och utresande utbytesstudenter, lärare och administratörer - Tillhandahålla information om studenters möjligheter till utbytesstudier - Tillhandahålla information för lärare och administrativ personal om deras möjligheter till mobilitet - Vara studentkoordinator för t ex LLP, Nova och ELLS - Ansvarar för information, antagning och mottagande av internationella studenter - Informera om och administrera stipendier för studenter, lärare och personal inom vissa utbytesprogram Pedagogisk utveckling - Utgöra en strategisk resurs och expertfunktion inom pedagogik inklusive ITpedagogik - Tillhandahålla högskolepedagogisk utbildning - Tillhandahålla pedagogisk rådgivning för undervisande personal. - Samordna och utveckla tekniskt stöd för undervisningen - Bistå med pedagogiskt sakkunniga vid t.ex. docentföreläsningar - Utveckla och producera multimedia för undervisningsändamål - Stödja kommunikationsavdelningens ökade användning av webbsända föreläsningar och konferenser. System SUS är systemägare för Ladok, Slunik, SLUKurs, Evald, Fronter och Studentportalen. SUS har också ett lokalt systemansvar för NyA samt ansvar för andra systemstöd inom utbildningen såsom MoveOn och Urkund. Processer De administrativa processer som ingår i SUS ansvarsområden är: 1. Antagning och examina 2. Studievägledning och internationella studenter 3. Kurs- och studiedokumentation Översyn av processorganisationen görs med tre års mellanrum. Den nuvarande processorganisationen gäller från och med 1 juni

19 Särskilt prioriterade uppdrag under 2011 Uppdrag för målet: Kärnverksamheten erbjuds goda servicenivåer - Förbättra den gemensamma hemsidan för utbildningssystemen. Uppdrag för målet: Ha en kvalitetssäkrad och effektiv myndighetsutövning - Slutföra en övergripande översyn av det studieadministrativa systemet Ladok. Översynen ska fokusera på roller, ansvar, rutiner för hantering, krav för behörighet till systemet samt kvaliteten i data. Översynen redovisas senast för universitetsdirektören. - Fortsätta arbetet med frågan om avgiftsbeläggning för studenter utanför EU/EESområdet. - Utveckla rutiner för granskning av underlag vid antagning till utbildning på forskarnivå. Uppdrag för målet: Studenter och personal har en arbetsmiljö och arbetsförutsättningar som tillhör de mest attraktiva - Med stöd av Infra och ledningskansliet ge förslag på strategi för SLU:s engagemang när det gäller studentbostäder. Förslaget lämnas till universitetsdirektören senast Därutöver ska SUS stödja genomförandet av projektet SLU ident. Finansiering Avdelningen för student- och utbildningsservice (933) disponerar tkr för Avdelningen finansieras i huvudsak med statsanslag från redovisningsområdet utbildning på grund- och avancerad nivå. Avdelningens tilldelning ökar med tkr jämfört med Följande förändringar är genomförda utöver pris- och löneersättning: - Tilldelningen förstärks med 480 tkr för att finansiera ökade systemkostnader för de utbildningsadministrativa systemen. - Tilldelningen förstärks med 350 tkr för stöd till funktionshindrade studenter i Alnarp. - Tilldelningen förstärks med 250 tkr för det tillkommande uppdraget att granska underlag vid antagning till forskarutbildningen. - Tilldelningen förstärks med 50 tkr för att finansiera SLU:s engagemang i projektet Studentboet. Därutöver disponerar avdelningen följande medel från statsanslag: Studenthälsovård och försäkringar ( ) tkr Funktionshindrade studenter ( ) tkr Bidrag till studentkårerna ( ) tkr ELLS (933) 275 tkr Doktorandombudsmannen finansieras inom ramen för bidrag till studentkårerna. Avsättningen för doktorandombudsmannen görs inom redovisningsområde forskning och utbild- 17

20 ning på forskarnivå. Resterande delen av avsättningarna ovan görs inom utbildning på grund- och avancerad nivå. Anslaget till ELLS har förstärkts med 75 tkr. 5.6 Avdelningen för juridik, ekonomi och personal (JEP) Generella uppdrag JEP ansvarar för följande verksamhet: Enheten för juridik - Bistå rektor med att säkerställa att SLU:s verksamhet bedrivs författningsenligt, rättssäkert och i övrigt i enlighet med av statsmakterna fattade beslut - Vara rådgivande instans i juridiska frågor till rektor och övriga ledningsfunktioner - Bereda yttranden av överklagade beslut, med undantag för dels studerandefrågor som handläggs av SUS dels tillgodoräknanden där yttrande handläggs av fakultetsnämnderna - Bereda disciplinärenden och ansvarsärenden - Ge stöd vid upprättande av avtal - Hantera ärenden om sekretess och om utlämnande av allmänna handlingar - Svara för SLU:s PUL-frågor, - Vara intern remissinstans avseende lagstiftningsförslag som berör SLU - Föra SLU:s talan i och utanför domstol eller annan myndighet. - Tillhandahålla en väl fungerande registratur. - Tillhandahålla en väl fungerande arkivfunktion. - Tillhandahålla en väl fungerande upphandlingsfunktion som även ska delta i samordning av inköp av varor och tjänster. Ekonomienheten - Underhålla och utveckla en ändamålsenlig redovisningsmodell - Underhålla och utveckla effektiva och säkra redovisningsrutiner - Tillhandahålla en uppdaterad ekonomihandbok - Sammanställa och kvalitetssäkra de finansiella delarna i årsredovisningen - Förvalta, kvalitetssäkra och utveckla de ekonomiadministrativa systemen - Underhålla och utveckla rapporter i ekonomisystemet - Hantera kund-, leverantörs- kontrakts- och anläggningsregister - Hantera betalningar och bankkontakter samt lån i Riksgälden - Ge råd, information och utbildning - Förvalta stiftelser - Ge ekonomiadministrativ service till Infra, kommunikationsavdelningen, SUS, JEP och ledningskansliet Personalenheten - Bistå ledning och verksamhet vid personalstrategiska frågor - Handlägga löne- och personalärenden i enlighet med gällande regelverk - Utföra lönerevision och ansvara för universitetets lönebildning - Förvalta, utveckla och kvalitetssäkra löne- och personaladministrativa system - Tillhandahålla en uppdaterad personalhandbok 18

21 - Samordna personalsociala arbetsmiljöfrågor - Arbeta med lika villkorsfrågor - Utveckla och genomföra kompetensutveckling för ledare - Stödja chefer i frågor om kompetensutveckling och personalförsörjning - Ansvara för universitetsövergripande kontakter med personalorganisationerna - Stöd vid mottagandet av forskare och forskarstudenter från andra länder - Pensionsfrågor - Tillsammans med ledningskansliet utveckla personalstatistiken Grants Office - Tillhandahålla stöd till SLU:s forskare vad gäller bidragsansökningar, kalkyler, avtal och internationella samarbeten - Utveckla ansökningsstöd och projektstöd - Administrera planeringsbidrag, koordinatorspremie, utbildnings- och lobbyinsatser inom ramen för det Internationella Stimulanspaketet. System JEP är systemägare för Agresso, Baltzar, Primula, Tur och retur, Public 360, Maya, Ansti (under avveckling) och Godis (under avveckling). Processer De administrativa processer som ingår i JEP ansvarsområden är: 1. Inbetalningar 2. Utbetalningar 3. Ekonomisk redovisning och rapportering 4. Lönehändelser 5. Personalplanering 6. Dokumenthantering 7. Arbetsmiljö 8. Inköp och upphandling 9. Ekonomisk hantering av forskningsmedel Översyn av processorganisationen görs med tre års mellanrum. Den nuvarande processorganisationen gäller från och med 1 juni Särskilt prioriterade uppdrag under 2011 Uppdrag för målet: Kärnverksamheten erbjuds goda servicenivåer - Slutföra införandet av ett nytt reseräkningssystem. I samband med byte av system ska även standardiserade arbetssätt för reseräkningar införas efter beslut av rektor. - Ta fram förslag på ny hantering av medarbetar- och lönesamtal. - Med stöd av ledningskansliet genomföra förbättringar i universitetets kontraktsdatabas. Uppdrag för målet: Minimera kostnaderna för stödverksamheten inom överenskommen servicenivå - Slutföra införandet av det av rektor beslutade standardiserade arbetssättet för fakturahantering inom processen utbetalningar. 19

22 - Organisatoriskt samordna de olika systemfunktionerna inom JEP till en gemensam sådan. Uppdrag för målet: Ha en kvalitetssäkrad och effektiv myndighetsutövning - Ta fram förslag på etisk policy för forskning. - Ta fram förslag på effektiv hantering av semesteruttag. - Ta fram förslag på nytt arbetstidsavtal. Uppdrag för målet: Organisationen är väl fungerande med ett tydligt ledarskap och en effektiv resursanvändning - Tillsammans med egendomsförvaltningen införa ett nytt anläggningsregister för fastigheter. Därutöver ska JEP stödja genomförandet av projekten e-beställning, e-handling, SLU ident och digital lagring. Finansiering JEP (934) disponerar tkr från universitetspåslaget för Tilldelningen bygger på beräkningen nedan. Avdelningschefen äger rätten att göra omdisponeringar så länge uppdragen utförs tillfredsställande: - Avdelningsledning Juridik Ekonomi Personal Grants Office Systemfunktion Därutöver avsätts 500 tkr för projektet Intellectual Property. Avdelningens budget förstärks med tkr jämfört med Följande förändringar är gjorda utöver pris- och löneersättningen: - En förstärkning på 700 tkr görs för genomförandet av det internationella stimulanspaketet för forskningsfinansiering (INTSTIMPAK). - JEP ges i uppdrag att förstärka stödet för forskningsfinansiering i Umeå. För ändamålet tilldelas 350 tkr. - JEP ges i uppdrag att erbjuda ett kvalificerat projektekonomistöd i stora forskningsprojekt. Initialt beräknas bemanningsbehovet uppgå till tre personer, en person i vardera Alnarp, Umeå och Uppsala. Dessa personer kostnadsförs i de forskningsprojekt de arbetar inom. Obelagd tid finansieras av universitetsdirektörens reserv. - En förstärkning på 475 tkr görs för drift, förvaltning och licenser för Public Tilldelningen har minskat med 320 tkr för besparing inom administrativ service och för att Dokumentum avvecklats. Följande tidsbegränsade satsningar görs: - Förstärkning på 600 tkr av upphandlingsfunktionen. Förstärkningen är tillfällig under 2011 med anledning av att resurser inom funktionen knyts upp i projektet e- beställning. 20

23 - I införandefasen beräknas förvaltningskostnaden för Public 360 vara högre än normalt. JEP tilldelas 150 tkr för ändamålet under Överlappning inom lönefunktionen på 300 tkr. Sammanlagt uppgår överlappningen till 600 tkr och gäller t o m Överlappning inom systemfunktionen på 350 tkr. Tilldelningen gäller under Utveckling av Agresso. För ändamålet tilldelas JEP 100 tkr under Översyn av bisysslor. För ändamålet tilldelas JEP 475 tkr under Därutöver disponerar avdelningen följande medel via universitetspåslaget: Försäkringar och licenser ( ) Riksrevisionen ( ) Rehabilitering och företagshälsovård ( ) Facklig verksamhet ( ) Ledarskapsutveckling ( ) Kostnaden för verksamhetsförsäkringen från Kammarkollegiet delas mellan Uadm (2/3) och egendomsförvaltningen (1/3). För ledarskapsutveckling avsätts även tidsbegränsade medel från statsanslaget. 5.7 S-fakultetens kansli Generella uppdrag S-fakultetens kansli ansvarar för följande verksamhet: - Stödja fakultetsledningen med beslutsunderlag och utredningsarbete, - Stödja fakultetens roll som SLU:s representanter på orten, - Tillhandahålla administrativt stöd/sekretariat åt fakultetsledning, fakultetsnämnd och övriga av nämnden inrättade organ, - Följa utvecklingen inom fakultetens ansvarsområde och informera fakultetsledningen om iakttagelser och vid behov föreslå förändringar, - Tillsammans med ledningskansliet utveckla uppföljning och styrning av hela universitetet, - Följa upp det administrativa stödet vid institutionerna och verka för ökad effektivisering, standardisering och samordning, - Tillsammans med de administrativa avdelningarna koordinera serviceverksamheten så att den kan effektiviseras och samtidigt så långt möjligt anpassas till fakultetens specifika förhållanden, - I viss omfattning ge stöd och råd till fakultetens institutioner. Stödet till fakulteten vad avser personalfrågor, information, studentnära frågor och infrastrukturella frågor utförs av personal organisatoriskt placerade vid respektive central avdelning, men fysiskt placerade vid kansliet. 21

24 Särskilt prioriterade uppdrag under 2011 Uppdrag för målen: Kärnverksamheten erbjuds goda servicenivåer och Minimera kostnaderna för stödverksamheten inom överenskommen servicenivå - Redovisa en bedömning av kvaliteten och effektiviteten av institutionernas administration. - Delta i införandet av administrativa roller. Finansiering S-fakultetens kansli (973) disponerar tkr från universitetspåslaget för Tilldelningen ökar med 65 tkr jämfört med 2010 och består av kompensering för ökade lokalkostnader samt pris- och löneersättning. Till fakultetskansliet hör också personal med ansvar för omvärldsfrågor i Umeå. Dessa finansieras i sin helhet av S-fakulteten (ungefär 350 tkr för 2011 enligt kansliets budget). Universitetsdirektörens finansiering av fakultetskanslierna syftar till att säkra ett bra beslutsstöd för fakultetsledningarna. Det sker genom att bemanna kanslierna med vissa särskilda funktioner/ roller. Varje fakultetskansli ska därför ha en basfinansiering. Finansiering av övriga uppgifter ska i högre grad vara storleksberoende, det vill säga kanslierna tilldelas medel ställt i relation till fakulteternas storlek. Jämförelser visar att S-kansliet idag har något större resurser relativt NL-kansliet, medan VH-kansliet och LTJ-kansliet har tydligt större resurser relativt sett. 5.8 NL-fakultetens kansli Generella uppdrag NL-fakultetens kansli ansvarar för följande verksamhet: - Stödja fakultetsledningen med beslutsunderlag och utredningsarbete, - Tillhandahålla administrativt stöd/sekretariat åt fakultetsledning, fakultetsnämnd och övriga av nämnden inrättade organ, - Följa utvecklingen inom fakultetens ansvarsområde och informera fakultetsledningen om iakttagelser och vid behov föreslå förändringar, - Tillsammans med ledningskansliet utveckla uppföljning och styrning av hela universitetet, - Följa upp det administrativa stödet vid institutionerna och verka för ökad effektivisering, standardisering och samordning, - Tillsammans med de administrativa avdelningarna koordinera serviceverksamheten så att den kan effektiviseras och samtidigt så långt möjligt anpassas till fakultetens specifika förhållanden, - I viss omfattning ge stöd och råd till fakultetens institutioner. Särskilt prioriterade uppdrag under 2011 Uppdrag för målen: Kärnverksamheten erbjuds goda servicenivåer och Minimera kostnaderna för stödverksamheten inom överenskommen servicenivå - Redovisa en bedömning av kvaliteten och effektiviteten av institutionernas administration. 22

25 - Delta i införandet av administrativa roller. Finansiering NL-fakultetens kansli (974) disponerar tkr från universitetspåslaget för Tilldelningen ökar med 430 tkr jämfört med Förstärkningen består, utöver pris- och löneersättning, av en halvtidsresurs fakultetshandläggare. Förstärkningen är ett led i att jämna ut skillnaderna mellan fakultetskansliernas resurser (se nedan). Till fakultetskansliet hör också fakultetens administrativa chefer. Dessa utövar sina arbetsuppgifter huvudsakligen vid de institutioner där de har sin placering. Anställningarna finansieras till del av dessa institutioner och till del av fakulteten. Universitetsdirektörens finansiering av fakultetskanslierna syftar till att säkra ett bra beslutsstöd för fakultetsledningarna. Det sker genom att bemanna kanslierna med vissa särskilda funktioner/ roller. Varje fakultetskansli ska därför ha en basfinansiering. Finansiering av övriga uppgifter ska i högre grad vara storleksberoende, det vill säga kanslierna tilldelas medel ställt i relation till fakulteternas storlek. Jämförelser visar att S-kansliet idag har något större resurser relativt NL-kansliet, medan VH-kansliet och LTJ-kansliet har tydligt större resurser relativt sett. 5.9 VH-fakultetens kansli Generella uppdrag VH-fakultetens kansli ansvarar för följande verksamhet: - Stödja fakultetsledningen med beslutsunderlag och utredningsarbete, - Tillhandahålla administrativt stöd/sekretariat åt fakultetsledning, fakultetsnämnd och övriga av nämnden inrättade organ, - Följa utvecklingen inom fakultetens ansvarsområde och informera fakultetsledningen om iakttagelser och vid behov föreslå förändringar, - Tillsammans med ledningskansliet utveckla uppföljning och styrning av hela universitetet, - Följa upp det administrativa stödet vid institutionerna och verka för ökad effektivisering, standardisering och samordning, - Tillsammans med de administrativa avdelningarna koordinera serviceverksamheten så att den kan effektiviseras och samtidigt så långt möjligt anpassas till fakultetens specifika förhållanden, - I viss omfattning ge stöd och råd till fakultetens institutioner. Särskilt prioriterade uppdrag under 2011 Uppdrag för målen: Kärnverksamheten erbjuds goda servicenivåer och Minimera kostnaderna för stödverksamheten inom överenskommen servicenivå - Redovisa en bedömning av kvaliteten och effektiviteten av institutionernas administration. - Delta i införandet av administrativa roller. 23