Tid Styrelserummet, Faculty club. Ärende Beslut eller åtgärd. 1 Fastställande av dagordning Inga ärenden anmäldes till Övrigt.

Transkript

1 Högskolan i Halmstad IT-RÅDET PROTOKOLL fört vid sammanträde 3/ Tid Plats Styrelserummet, Faculty club Närvarande ledamöter Lasse Hagestam (Ordförande) Göran Ericson KG Hammarlund Ulrika Hällemarker Lina Lundgren Fredrik Thornberg Övriga närvarande Anna Frederiksen (Adj) Lämnat förhinder Henrik Barth Elenita Forsberg Linus Göransson Inger M Johansson Johan Nööjd Ej närvarande Gustaf Daag Ärende Beslut eller åtgärd Ordföranden hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat. 1 Fastställande av dagordning Inga ärenden anmäldes till Övrigt. 2 Val av justeringsperson Lina Lundgren utses att justera protokollet. 3 Föregående mötes protokoll Protokollet lades till handlingarna. 4 Rapporter a) ITAN ITAN hade ett möte förut idag. Frågor som kom upp var bl.a. att serviceavbrottet på e-posten vid terminsstarten låg olyckligt i tiden. b) IT-avdelningen Serverbyte för e-posten tidigarelades till sista helgen i augusti pga. problem med den gamla servern. Fråga från Göran: påverkades även bibliotekssystemet som skickar meddelanden direkt via smtp, av stoppet i mailen? Nya systemet för studentutskrifter är nästan färdigt, borde kunna tas i drift om ungefär 2 veckor. Av ekonomiska skäl blir det färre skrivare, oftast en per hus. Färgskrivare kommer endast att finnas på biblioteket. Studenterna kommer att kunna skriva ut från sina egna bärbara datorer, via eduroam. Personal som vill skriva ut via eduroam måste använda HH-dator och VPN. Vid ett flertal tillfällen senaste tiden har personal lämnat ut sina kontouppgifter som svar på phishing-mail. Detta har lett till olika former av problem, bl.a. att HHs mailservrar använts för att skicka ut spam i den omfattningen att legitima

2 Högskolan i Halmstad IT-RÅDET PROTOKOLL fört vid sammanträde 3/ epostmeddelanden från HH också klassats som spam hos vissa mottagare. c) Informationssäkerhet Regelverket är färdigt. En broschyr som ska delas ut till alla anställda är på gång, dessutom ett A4 med det viktigaste som ska sättas upp i datorsalar och andra lämpliga ställen. En anpassad pdf-version av broschyren till studenterna kommer nog också. Chefer, systemadministratörer och användare med högre behörighet, i t.ex. Primula och Agresso är inbjudna till utbildningstillfällen i slutet av HT. Till våren kommer utbildning att erbjudas alla anställda. Dessa utbildningar kommer sedan att ingå i det ordinarie utbudet av personalutbildningar. d) Nya IT-stöd Diariesystemet kommer att bytas ut. Det nya systemet kommer även att utnyttjas för ärendehantering. 1/ måste HH också ha ett IT-stöd för e-beställningar på plats. Då ska beställningar skickas genom systemet, och godkännas i förväg. Stämmer sedan summan går fakturan rakt igenom systemet, utan attest. Nu pågår främst diskussioner om rutiner och hur vi vill att det ska fungera praktiskt. e) Studentportal Sista rapporten till IT-rådet. Portalen är i drift, och består idag av Studentladok + epost + schema (snart, ev förutom omregistrerade) + länkar och meddelanden som kan riktas till olika studentgrupper. Man har ännu inte kommit fram till hur meddelandena ska användas inte för undervisning, men för vadå? Tentaanmälan ska in under hösten. Diskussioner pågår med biblioteket om vad i deras system som ska in i portalen. Efter byte av inloggningssystem ska lärare kunna se vilken information som går ut till studenterna (länkar och meddelanden, per kategori). Kursregistrering via portalen gick bra. Eftersom registrering fortfarande kan gå till på olika sätt är det förvirrande (portal, på upprop mm) för studenterna. f) Lärplattform Avtalet är på sista vändan till juristerna. När de sagt OK skrivs avtal med Blackboard på 5 år med möjlighet till förlängning 2+2 år. Övergång till användning av Blackboard under detta läså-

3 Högskolan i Halmstad IT-RÅDET PROTOKOLL fört vid sammanträde 3/ ret; med satsning på utbildning av lärare etc. Hösten 2012 används enbart Blackboard. Stöd från CLU kring hur gör man, inte med själva flytten av material det är en sektionsfråga. Det är möjligt att skapa en grundstruktur automatiskt för alla kurser, och att kopiera material från ett år till ett annat. CLU är systemägare. Uppmuntra kollegerna att delta i Blendedlearningdagarna september! 5 Inventering IT-system och IT-program inom HH 6 Från kvalitetsprogrammet: Vad är ITrådsfrågor? Förslaget ligger hos Inger J för beslut. Gäller alla punkter enbart labb och datorsalar? Beslut: Anna och Lasse ska gå igenom formuleringarna en gång till. Frågor som är HH-övergripande, eller åtminstone undervisningsgemensamma, och frågor där det inte finns en naturlig speaking partner. Frågor som börjat hos en systemägare, eller någon annanstans, men växt till HH-övergripande. Strategiska frågor som ingen vill ta tag i. IT-rådet ska också fånga upp allmänna frågor från olika delar av organisationen, vara ögon och öron som kompletterar IT-avdelningen och systemägare. IT-rådet ett forum för informationsutbyte. 7 IT-rådets mål för 2012 Beslut: Vid nästa möte diskuteras ifall IT-rådet ska ha egna mål/aktiviteter eller inte. 8 Övriga frågor Inget. Vid protokollet: Inför nästa möte ska också Lasse stämma av via Inger om ifall rektor har en åsikt om IT-rådets uppgift. Anna Frederiksen Justeras: Lasse Hagestam Ordförande Lina Lundgren justerare

4 Förnyad programhantering Inom HH används många olika IT-system och datorprogram. Så ska det också vara, eftersom vi är många anställda, och vi har många olika berättigade behov. Däremot finns det behov av att minska floran av program. Anskaffning och installation av ett helt nytt program eller ny version av befintligt program tar arbetstid i anspråk, såväl administrativt som praktiskt. IT-avdelningen har väl utbyggda rutiner för hur installationer ska ske, och för de flesta program krävs betydligt mindre arbetstid för att installera ett program den andra gången. För varje nytt program som installeras måste också ev. säkerhetsuppdateringar från leverantören hanteras. Även om Högskolan som lärosäte ofta kan utnyttja stora rabatter vid programvaruköp är det dock inte ovanligt att rabatterna ökar ju fler licenser man köper av ett program. Olika programvaror (eller olika versioner av samma program) kan kräva olika stödprogram som inte fungerar i samma dator. Detta kan leda till problem i t.ex. datorsalar där vissa program inte kan vara installerade samtidigt (eller där användningen av vart och ett av programmen blir onödigt komplicerad). När många program är installerade i samma dator kan det också leda till att datorn går väldigt långsamt. Användningen av olika program som gör samma sak ställer också krav på support och användarnas kunskaper i programmet. Detta påverkar naturligtvis även studenternas undervisningsmiljö. Det finns exempel när studenterna måste lära sig nya IT-verktyg flera gånger under ett utbildningsprogram enkom för att lösa sina uppgifter, istället för att fokusera på metodik och utbildningens innehåll. Det är också lättare att utforma mallar och HH-specifikt användarstöd i ett program eller att hitta en kollega som har löst en programspecifik uppgift man behöver hjälp med när fler använder samma version och programvara. Vissa program kräver också ständiga uppdateringar på grund av säkerhetsproblem. T.ex. Acrobat, QuickTime, va etc. I vissa fall finns ersättare som ger liknande funktionalitet utan att ständiga säkerhetsuppdateringar behöver göras, t.ex. QTLite som ersätter QuickTime. I dessa fall kan ITavdelningen ställa krav på att ersättningsprogrammet används. Att ett program är freeware (utan licenskostnad) innebär inte att hanteringen av detta är gratis. Ett sådant program kan, ur installationssynvinkel, vara dyrare än ett köpt program, eftersom det oftast inte finns support på freeware medan köpeprogram har support. Förslag till beslut: Att varje enhet (ämnesgrupp/labb etc) tillsammans med IT-avdelningen i god tid inför varje termin diskuterar och kommer överens om vilka programvaror som ska användas i labb och datorsalar. IT-avdelningen kan bistå med t.ex. information om HHs avtal och priser, innehåll i programpaket, och vilka program som används inom övriga delar av HH. Anna Frederiksen anna.frederiksen@hh.se

5 Att det normalt inte bör finnas installerat mer än två olika versioner av samma produkt inom HH vid samma tidpunkt. Detta kan dels innebära kostnadsökningar eftersom det kan kräva tätare uppdateringar av programversioner än vad som i många fall skett idag, dels att inte uppgraderingar per automatik omedelbart görs när en ny version finns tillgänglig att köpa. Att varje gång en ny version av en programvara installeras på en dator avinstalleras den äldre versionen om inte särskilda skäl finns att behålla båda. Att otillåtna program, t.ex. poker-program, kan komma att avinstalleras. Anna Frederiksen anna.frederiksen@hh.se

6 IT-förfrågan IT-förfrågan kan lämnas av studenter, personal, organ eller andra grupper antingen till IT-avdelningen, IT-rådet eller systemägaren Förfrågan tas emot och registreras Finns lösning? Utför beställning enligt rutin Är beställaren nöjd? Stäng ärendet Beslutande grupp IT-råd Systemägare IT-avdelningen Klargör önskemål med berörda Förfrågan tas emot Förfrågan tas emot och bereds Dragning av ärende Behandlas liknande önskemål? IT-rådsfråga? Till beslutande grupp? Utred/Förankra/ Förstudie/projekt? Informera beställaren Besluta om förändring eller ej. Informera beställaren Utredning/ Förstudie/projekt? IT SÄ IT-råd Systemägarfråga? IT-rådsfråga? Informera beställaren Informera beställaren Ta fram förslag Beslutande grupp kan vara Rektor, en eller flera nämnder, en eller flera chefer Är beställaren nöjd? Utför beställning

7 IT-rådet 3/2011 Bilaga 3 Kvalitetsprogram för IT-rådet för 2011 Mål: Att stimulera utvecklingen inom IT-området, främja kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring inom ITområdet samt att ansvara för övergripande samordning inom Högskolan av IT-frågor. Aktiviteter 2011 Tydliggöra vad som är IT-rådsfrågor som ett led i att effektivisera IT-rådets arbete. Inventering av system inom Högskolan utifrån funktionalitet samt med förslag till samordning. Slutföra förstudie om eventuellt byte av lärplattform. Slutföra studentportalsprojektet samt överlämna drift av studentportal till SA Slå fast regler och rutiner kring informationssäkerhet samt inleda genomförandet av rutinerna. Uppföljning av kvalitetsprogrammet 2010 Inventering av system inom Högskolan utifrån funktionalitet samt med förslag till samordning. Tillsammans med personalavdelningen planera för IT-utbildning för lärarpersonal. Idag ansvarar personalavdelningen för IT-utbildning för teknisk/administrativ personal. Förstudie kring eventuellt byte av lärplattform. Detta har kontinuerlig karaktär. Arbetet har påbörjats och kommer att fortsätta under IT-dagar har genomförts och personalavdelningen har fått uppdraget att ge möjlighet för all personal till kontinuerlig fortbildning inom IT. Förstudien pågår och kommer att resultera i ett förslag till ny lärplattform under våren 2011.