Protokoll för SLUSS höstmöte 2016

Transkript

1 Sida 1 av 11 för SLUSS höstmöte 2016 Datum: 30 september kl till 2 oktober kl Plats: Campus Umeå Närvarande: Amanda Backlund Ledamot, ASK Felicia Wester Ersättare för ordinarie ledamot Carin Danielsson, HAS Nils Nilsson Ledamot, LMK Christian Syk Ledamot, SHS Jesper Hulterström Ersättare för ordinarie ledamot Jonathan Ahlm, SMS Ulrik Bergsland Ledamot, ULS Johanna Fogelberg Ledamot, VMF Maria Karlsson Ledamot, Ordf. SLUSS DN (videolänk) (Frånvarande 1-12) Isabella Hallberg Sramek Ordförande, SLUSS Karolina Ottosson Vice ordförande, SLUSS Jacob Forsberg Förste rådgivare, SLUSS (videolänk) (Frånvarande 1-12) Anna Enocksson Andre rådgivare, SLUSS

2 Sida 2 av 11 1 Mötets öppnande Ordförande Isabella Hallberg Sramek öppnar mötet. 2 Val av mötessekreterare 3 Godkännande av fullmakter Att välja Karolina Ottosson till mötessekreterare. Två fullmakter har inkommit, en från SMS och en från HAS. Dessa ger Jesper Hulterström rätt att rösta istället för SMS ordinarie ledamot Jonathan Ahlm och Felicia Wester rätt att rösta istället för HAS ordinarie ledamot Carin Danielsson i alla frågor under SLUSS årsmöte. Att godkänna fullmakten från SMS som ger Jesper Hulterström rätt att rösta istället för Jonathan Ahlm, samt Att godkänna fullmakten från HAS som ger Felicia Wester rätt att rösta istället för Carin Danielsson. 3- Fullmakt Jesper Hulterström 3i- Fullmakt Felicia Wester 4 Val av justeringsperson tillika rösträknare Att välja Ulrik Bergsland till justerare tillika rösträknare. 5 Fastställande av dagordningen Presidiet önskade lägga till tre övriga frågor; information om insparksenkäten 2016, marknadsföring av SLUSS samt avstämning om samarbetet med Sustainergies. SHS vill lägga till en övrig fråga om representanter i Programnämnd skog. ULS önskar lägga till en övrig fråga om utbildningsnämndens uppdrag till programnämnderna att undersöka fördelningen av helårsstudenter (HST) till program/kurser. Att fastställa dagordningen med ovanstående tillägg. 6 Godkännande av kallelseförfarandet I enlighet med stadgarna skickades kallelse och propositioner ut tre veckor innan mötet, SLUSS DN:s motion kom in i tid och skickades ut två veckor innan mötet och handlingarna skickades ut sju arbetsdagar innan mötet. Att godkänna kallelseförfarandet

3 Sida 3 av 11 7 Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll är justerat och underskrivet. Förtydligande till 24.1 att översynen av SLUSS omvärldskontakter skulle kunna inkluderas i verksamhetsplanen för 2017, inte att den behöver göras under Att lägga protokollet från vårmötet 2016 till handlingarna. 7- för SLUSS vårmöte- justerat 8 Lägesrapport om kårernas och presidiets arbete En runda där alla får berätta vad som har hänt på respektive kår sedan sist. Alla kårerna har arrangerat insparkar som verkar ha varit lyckade. VMF rapporterar bl.a. att det fortfarande problem med kommunikationen mellan Universitetsdjursjukhuset och SLU/utbildningen men VMF:s ordförande har nu fått till ett möte med UDS-nämnden. Det kommer att göras en Tv-produktion om hur det är att studera till veterinär, VMF hoppas också att djursjukskötarstudenterna ska inkluderas. Hos SHS är mycket på gång bl.a. ett lika villkorssamarbete med biblioteket och ev. Umeå universitet, ramscheman är klara men det finns problem med ekonomispåret eftersom kurser inte har planerats för jägmästarkurs 13/18 och SHS ser över vad om behöver göras med kårhuset. ULS kommer arrangera lunchföreläsningar för de pengar de sökt och fått till pedagogiska projekt, de diskuterar namnbyte av agronomprogrammet och har dialog med näringen som också är negativa till förslaget och snart ska de även hålla oktoberkårmöte. ASK jobbar mycket med rekrytering till kåren och att få medlemmarna engagerade. De har också deltagit vid en presentation om hur biblioteket och andra studiemiljöer i Alnarp kan byggas om. SMS och LMK har haft stormöte och valt in nya kårfunktionärer som ska ta över efter årsskiftet. HAS har arrangerat insparkar och de var lyckade. Presidiet har rest runt och hälsat på alla kårerna. Insparksenkäten är klar och nu väntar uppföljning med kårerna och sedan presentation för SLU. Presidiet har också dragit igång bloggen igen och hoppas på att få lite gästspel från kårerna. Karolina och Anna har varit på ELSA-möte i Köpenhamn där det planerades mycket inför den kommande konferensen i Tyskland.

4 Sida 4 av 11 9 Avstämning verksamhetsplan Avstämning av hur det går med punkterna i verksamhetsplanen. Det mesta är på gång och har gjorts, mycket är sådant som görs löpande. Vad som sker med frågan om tentasalar och rutiner kring tentamensskrivande är fortfarande ett frågetecken. SLUSS bör kolla upp lärmiljöutredningen igen för att undersöka vad som händer där, att kolla på vad som har beslutats vid administrationen kan vara bra eftersom studenterna inte har samma insyn där. Programstudierektorernas roller ska ses över, nya prorektor vill att de får mer mandat. Bostadsfrågan tas upp där det går, det har byggts nya bostäder i Alnarp och verkar även vara på gång på Ultuna. Även i Umeå har det byggts, dessa är dock väldigt dyra. Pratas mer och mer om den studiesociala organisationen, framförallt om prefekternas ansvar för dessa frågor. SLU:s rutiner kring möten är fortfarande inte riktigt behandlat, detta ska jobbas vidare med. 10 SLUSS kalendarium oktober UN-förmöte 28 oktober 30 oktober Fokusråd i Skinnskatteberg november Årsmöte i Ultuna 7 december UN-förmöte Planeringen för överlämningshelgen i januari 2017 bör sättas igång, framförallt bör bokning av lokal göras. Till UN-förmötet 11 oktober bör förslag till ort/lokal vara klart. 11 Rapport från universitetsstyrelsen Isabella Hallberg Sramek rapporterar om vad som har tagits upp i universitetsstyrelsen. Vid mötet den 29 november beslutade styrelsen om programutbud, de bestämde att det ska tillsättas en utredning om Universitetsdjursjukhuset för att reda ut både de ekonomiska problemen och problemen med utbildningen. Det nya forskningsfartyget diskuterades, nästa steg är att hitta ett varv som vill bygga fartyget och en anbudsinbjudan har skickats ut. SLU har under första halvåret gjort positivt resultat. Mycket kapital är bundet i fakulteterna och institutionerna och det är viktigt att dessa pengar börjar användas eftersom SLU inte ska sitta och hålla på pengar. SLU har gjort en omvärldsanalys som bekräftade mycket av det vi redan vet om SLU; lägst antal HST, bäst när det gäller studenter som har SLU som första hands val, bland de bästa vad gäller andel studenter som fullföljer sin utbildning och tar examen, bland de sämsta att rekrytera studenter med

5 Sida 5 av 11 utländsk bakgrund samt att rekrytera studenter från familjer utan akademisk bakgrund och att det är en låg andel av SLU:s egna studenter som fortsätter som doktorander. För det sistnämnda kommer ev en utredning att tillsättas för att ta reda på hur SLU kan få fler av sina egna studenter att stanna kvar som doktorander. 12 Avstämning inför fokusrådet i Skinnskatteberg Avstämning om hur förberedelserna går inför fokusrådet. Kårerna ombads vid senaste planeringsmötet kolla med sina styrelser vilka frågor som skulle tas upp på ekonomispåret. Det som kom fram var kontinuitet för ekonomin, redovisning, hur man hanterar kassaregister (ex. entréavgifter). De som inte kollat med styrelsen gör det snarast och skicka dessa till Ulrik, Nils och Christian så snart som möjligt så de kan fortsätta arbeta fram ett upplägg för passet. Amanda och Carin jobbar på och diskuterar vad som ska göras under passen för kårengagemang och medlemsrekrytering. Johanna planerar in både några lära känna-lekar och några kortare pausaktiviteter för att bryta av med något annat. 13 Rapport från SLUSS-DN Maria Karlsson rapporterar från SLUSS Doktorandnämnd (SLUSS-DN). Vid senaste mötet så valdes två nya doktorandrepresentanter in, en till NOVA och en till Statistik vid SLU (f.d. Biostokasticum). I övrigt går det bra för doktorandråden, dock har ULS fortfarande svårt att fylla alla platser. Doktorandombudsmannen rapporterade om att det är många doktorander som hör av sig, främst gällande stress. Det sker också en uppdatering av de individuella studieplanerna för doktoranderna, dessa kommer att vara mer målbaserade än tidigare och både doktoranden och handledaren kommer att vara involverade i bedömningen av hur väl studieplanerna uppfyllts. 14 Fastställande av studentrepresentantlistan för vt 2017 Genomgång och uppdatering av studentrepresentantlistan inför vårterminen Flera grupper behöver kollas upp om de verkligen finns kvar och dessa fördelades mellan ledamöterna. Att fastställa studentrepresentantlistan för vt 2017 enligt förslag och förd diskussion. 13-Studentreplistan vt17 15 Fördelning av platser till studeranderepresentantlistan vt 2017

6 Sida 6 av 11 Platserna i SLU:s organ och arbetsgrupper samt andra organ fördelades mellan kårerna. HAS plats i PN utnyttjas inte just nu, så om de inte har någon representant som kan gå bör en suppleant skickas istället. HAS kollar upp om de är intresserade av att ha kvar platsen i PN eller om VMF eller ULS ska ta över den. Att fastställa fördelningen av platser i studeranderepresentantlistan för vt 2017 enligt förslag och förd diskussion. 13-Studentreplistan vt17 16 Fastställande av överenskommelse rörande kårtillhörigheter Fastställande av vilken kår som studiebevakar för vilken verksamhet. Inga förändringar annat än en redaktionell ändring gällande tilläggsutbildningen för utländska veterinärer som bytt namn från TUVE till tuvet. Det bör kollas upp om hur studenter som läser både ett program och fristående kurser vid SLU ska hanteras. Detta skulle kunna innebära att man kan vara medlem i flera kårer, vilket inte får ske. Detta skulle kunna vara ett tema för fokusråd 2017 samt en del av 2017 års verksamhetsplan. Att fastställa överenskommelse rörande kårtillhörighet enligt förslag och förd diskussion. 15-SLUSS Stadgebilaga Proposition om SLUSS stadgar En revidering av stadgarna påbörjades under ht 2015 och ett nytt förslag lades fram till vårmötet De har sedan dess renskrivits och presidiet har ändrat förslaget enligt styrelsens önskemål. Mötet hade inga ytterligare kommentarer på de nya stadgarna. Att bifalla propositionen om SLUSS stadgar i andra tagningen. 16-Proposition SLUSS stora stadgestädning 16i-SLUSS stadgar första tagningen 16ii-Stadgebilaga 3 SLUSS första tagningen

7 Sida 7 av Diskussion studentrekrytering Isabella informerar om vad som finns och görs idag gällande studentrekrytering. Bl.a. har en arbetsgrupp tillsatts vid SLU för att ta fram en strategisk kommunikationsplan för studentrekryteringen. Extra medel har också avsatts för att kunna sätta in extra insatser för studentrekryteringen. Mötet tyckte att det är viktigt att skicka ut studenter till gymnasieskolor och mässor för att man ska få prata med en student som pluggar där, även viktigt för att nå oinvigda som kanske inte tänkt på att SLU passar dem. Även samarbeten med branschen behöver förbättras. Studentbloggar är ett bra verktyg men administrationen kring dem måste bli bättre eftersom en del som försökt starta upp en blogg haft svårt att få kontakt med ansvariga. Mötet tryckte också på att SLU måste satsa på att bygga ett varumärke kring sig själva. SLU måste använda olika kanaler, sökordsoptimera, jobba mer med bilder och videos istället för texter och synliggöra utbildning på hemsidans förstasida. Forskningen marknadsförs främst och SLU behöver lyfta upp utbildningen på samma nivå, det ena behöver inte utesluta det andra. Genom att integrera olika verksamheter (samverkan, forskning, utbildning) med varandra så skulle även kostnaderna kunna spridas ut mer och inte belasta vissa delar av verksamheten mer än andra. Många identifierar sig också till orterna eller ett visst forskningsområde snarare än till SLU, viktigt att alla är stolta över att komma från SLU och presenterar sig som SLU:are. Programspecifik rekrytering bör ligga på fakultetsnivå men fakulteterna måste ta in externa representanter så det perspektivet också beaktas. Viktigt också att SLU tar hjälp av studenterna eftersom många brinner för sin utbildning och vill hjälpa till. Beskrivningen av programmen behöver förbättras. En ny student förstår inte vad som menas med program på grundnivå resp. avancerad nivå, jobba mer med frågor och beskrivningar om vad man kan jobba med efter avslutade studier. Förklara vad tvärvetenskap är och visa på bredden i SLU:s utbildningar. Om det är möjligt bör de olika examina en student kan ta ut efter avslutade studier kopplas till antagning.se SLU bör göra en analys om vilka studenter vi har och vilka vi vill nå. SLU vill rekrytera från städer men måste det vara de största städerna? SLU tappar mellanskiktet eftersom det bara pratas om stad eller landsbygd, inte vad som finns däremellan. SLU skulle också ha lättare att konkurrera med de mindre universiteten. 19 Motion angående engelsk översättning av SLUSS stadgar SLUSS DN fick vid vårmötet 2016 till uppgift att undersöka vad det skulle kosta att översätta SLUSS stadgar till engelska. Detta har gjorts och DN har inkommit med en motion om att översätta SLUSS stadgar.

8 Sida 8 av 11 Att bifalla första att satsen med ändringen att även stadgebilagor ska inkluderas och att kostnaden maximalt får uppgå till kr, Att bifalla andra att satsen med tillägget att stadgar och stadgebilagor skickas iväg för översättning till engelska under 2016, samt Att beslutet anses omedelbart justerat 18-Motion angående översättning av SLUSS stadga 20 Rese- och representationspolicy Information om arbetet med rese- och representationspolicyn. Ett färdigt utkast skulle egentligen vara klart till mötet men det återstår några frågor som behöver diskuteras: Gåvor- maxbelopp eller inte? Mötet kommer överens om att kostnaden för avtackningsgåvor till ordförande och vice ordförande får uppgå till max 500 kr per person. Kassören bör också få en mindre gåva men att kostnaden inte behöver fastställas i policyn. Diskussion om det ska fastställas en summa eller inte för rektor och prorektor. Några tycker att gåvor till dessa är mer av en symbolisk handling och värdet av gåvan därmed inte behöver vara så hög. Andra menar att de sitter på positionen under en lång tid och därför bör få en gåva som är värd lite mer. Majoriteten tycker att det bör skrivas in att rektor och prorektor får en avtackningsgåva och att den får kosta max 1000 kr. SLUSS kan även ge gåvor till annan personal vid SLU eller andra personer som haft betydelse för SLUSS, summor för detta beslutas av styrelsen och anpassas efter gällande budget. Mat- SLUSS kan inte använda sig av traktamenten, hur ska mat vid resor hanteras? Traktamenten är inte möjligt därför återstår problemet med hur extrakostnader för mat ska hanteras. Mötet är överens om att presidiet inte bör stå för dessa kostnader själva, men tycker inte att månadsarvodet bör höjas utan att ett extra engångs arvode på 999 kr är ett bra alternativ tills vidare. Det bör också undersökas hur mycket kostnaderna faktiskt uppgår till för att se om detta extra arvode är tillräckligt eller inte. Resor- behövs ett maxbelopp för när samråd med presidiet och kassör ska ske? Mötet anser att samråda med ordförande och kassör ska ske om en enkelresa uppgår till 1500 kr. 21 Diskussion om SLUSS ekonomi Presidiet har skickat ut ett diskussionsunderlag till kårerna med förslag till hur SLUSS medlemsavgifter, överskott och buffert bör hanteras. Mötet tycker att förslaget om att

9 Sida 9 av 11 flytta inbetalning av medlemsavgiften till våren istället för att ta in den på hösten är en bra lösning. Gällande bufferten så tycker mötet att den bör ligga kvar på fyra prisbasbelopp tills vidare för att i framtiden eventuellt göra en minskning av bufferten beroende på hur SLUSS och kårernas ekonomi går. Eftersom rutinerna för fakturering och inbetalning av medlemsavgifter kommer att ändras så är det bra om bufferten ligger kvar om medlemsavgifterna skulle bli försenade. Det önskas också ett förtydligande om vad buffertens syfte är och när den kan användas. En diskussion om bufferten tas på årsmötet 2016 och De förslagen i diskussionsunderlaget gällande bufferten tas inte vidare för tillfället utan en diskussion om bufferten tas på årsmötet En önskan om förtydligande om vad bufferten är, när den kan användas, hur stor ska den vara diskuteras igen på årsmötet Tills dess bör även kårerna kolla upp vilka lösningar de har för att klara en eventuell kris (buffert, sparade pengar, fonder etc) för att se att SLUSS och kårerna inte sparar dubbelt. 22 Proposition om medlemsavgifter för SLUSS 2016 Presidiet föreslår att inte ta ut medlemsavgifter från kårerna för verksamhetsåret 2016 samt att lägga inbetalningen av dessa på våren istället för hösten. Förslag till beslut: Att bifalla propositionen om SLUSS medlemsavgifter. 23 Medlemssystem 20-Proposition om SLUSS medlemsavgifter samt omläggning av inbetalning Uppdatering om hur det går med det nya medlemssytemet hos Mecenat. Alla kårer har haft en hel del problem, främst inbetalning, koppling till ladok, utskick av medlemskort. Det mesta löses genom dialog med Mecenat. Vissa har haft kommunikationsproblem vid försök att lösa problemen vilket har varit frustrerade. Flera har börjat kolla på avtalet och de som inte gjort det ska kolla upp det. Presidiet ska trycka på gällande ladok hos både SLU och Mecenat för att komma till en lösning så snart som möjligt. Bör se över också hur doktoranderna kan inkluderas i detta så de inte behöver registreras manuellt. 24 SLUSS valberedning Information om höstens valberedningsarbete. Utlysningen för vice ordförande, kassör och studentrevisor ska enligt stadgarna ske senast 29/10. Anna Enocksson försöker få upp texten på SLUSS hemsidan innan den 12/10.

10 Sida 10 av 11 Diskussion om hur utlysningen kan marknadsföras. Just nu sker det mesta genom affischer, hemsida och Facebook. Förslag på att ta upp det under kårmöten och att spela in en video för att få det lite mer personligt. Karolina ska försöka spela in en så snart som möjligt. 25 Övriga frågor I. Representant i PN-S SHS önskar att Jacob Forsberg, 1e rådgivare i SLUSS, kan sitta i PN skog och vill lyfta frågan till mötet för att höra vad det tycker. Mötet ser inga hinder i att Jacob sitter som representant för SHS i nämnden. II. Insparksenkät 2016 Information om enkäten och om kommande uppföljning av den. Resultaten från III. enkäten kommer att presenteras för studiesociala rådet den 18 oktober. Marknadsföring av SLUSS Presidiet ville lyfta frågan om att köpa in lite saker för marknadsföring av SLUSS, främst en roll-up och broschyrer. För detta finns det 3000 budgeterat. Mötet tycker att det är en bra idé. Kanske också trycka upp profilkläder. Det bör också kollas upp vad det kostar att göra nya insignier (små) då de nuvarande är ganska IV. slitna. Sustainergies Information om samarbetet och hur det går för kårerna. Kårerna har inte riktigt haft tid att göra reklam och jobba med detta samarbete. Informationen har varit bristfällig och flera uppger att det är svårt att förstå vem som ansvarar för vad och vad som ska göras. Presidiet följer upp med Sustainergies och SLU om detta och hur många SLU studenter som anmält sig till höstens aktiviteter. V. Utbildningsuppdrag antal HST PN-VH har via ULS skickat med en förfrågan till SLUSS att jobba för att UN bör ge ett större uppdrag till programnämnderna för att kunna överprestera och för att i nästa steg kunna jobba för ett större uppdrag från regeringen. I dagsläget har

11 Sida 11 av Mötets avslutande programnämnderna ett för litet uppdrag från UN för att kunna överprestera och kan därmed inte hjälpa till att jobba för ett större uppdrag för hela SLU. Ordförande Isabella Hallberg Sramek avslutar mötet. Ordförande Isabella Hallberg Sramek Ort och datum Sekreterare Karolina Ottosson Ort och datum Justerare Ulrik Bergsland Ort och datum