JERNKONTORETS BERGSHISTORISKA UTSKOTTS BEVARANDELISTA

Transkript

1 JERNKONTORETS BERGSHISTORISKA UTSKOTTS BEVARANDELISTA Bevarandelistan har utarbetats av Jernkontorets Bergshistoriska utskotts kommitté 90031/84 Arkivfrågor. Den ursprungliga listan kom redan 1984 och har fortlöpande reviderats. Nytt förslag till revidering av listan diskuterades på arkivdagarna i Södertälje den november Vid arkivkommitténs sammanträde den 14 februari 2006 fastställdes de nya ändringarna. Syftet med listan är att rekommendera ett bevarande för evigt som säkerställer tillgång till information för verksamhetens behov och även för kommande forskning. I lagar och förordningar ställs vissa krav som måste följas. Exempel på material som kan vara av intresse att spara rör risk management, massmedia och imagepåverkan, miljöbalken, kundrelationer och kunskaps-/erfarenhetsåtervinning. Nedanstående lista är uppställd enligt Allmänna arkivschemat fastställt av Riksarkivet. Det är naturligtvis möjligt att arkivera efter alternativt schema. Det som är viktigt att beakta är att redan arkiverat material efter ett visst system bör behållas i det systemets struktur. Övergång till nytt väldokumenterat system gäller för de handlingar som därefter skapas. De efter rubrikerna angivna bokstäverna inom parentes hänför sig till Allmänna arkivschemats seriesignum. Bevarandelistan avser även digitalt material. Observera att sökingångar till arkiven (t ex arkivförteckningar, dokumenthanteringsplaner och liknande) måste bevaras. Oberoende av medium skall informationen enligt bevarandelistan nedan kunna överföras till läsbart skick. Viktigt är också att spara den systemdokumentation som kan behövas vid överföringen till ny teknikplattform. Bevarandelistan skall ses som ett exempel på handlingar som de flesta företag väljer att bevara. Allmänt hänvisas till bestämmelser om bevarande (och gallring) i vissa lagrum samt genomgång av kvalitetssystemet enligt ISO 9000-standarden. PROTOKOLL (A) Protokoll Bolagsstämmoprotokoll Styrelseprotokoll Direktionsprotokoll Beslutsprotokoll (andra än hierarkiska) Mötesanteckningar Strategiplan Besöksadress Telefon E-post Organisationsnr Kungsträdgårdsgatan office@jernkontoret.se Postadress Telefax Webbplats Box 1721, Stockholm

2 Protokoll från andra viktiga enheter såsom: Ledningsgrupper (på hög nivå) Företagsnämnder MBL Skyddskommittéer Kvalitetsråd eller motsvarande Projektgrupper Ad hoc-grupper Tvärfunktionella utvecklings- och beslutsgrupper REGISTER OCH LIGGARE (D) Register Aktieregister Anläggningsregister Fastighetsregister Inköps- och försäljningsregister Kund- och personalregister (observera personuppgiftslagens bestämmelser) Produktregister Foto- och film(video)register Ritningsregister INKOMNA HANDLINGAR (E) Korrespondens och PM från Koncernledning Divisionsledning Dotterbolagsledning Fastighetsförvaltande avdelningar Marknadskorrespondens HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE (F) Avtal, kontrakt, domar och myndighetsbeslut Avtal Kontrakt (köp/hyra) Domar Myndighetsbeslut Patenthandlingar inklusive utredningar Registreringsbevis, varumärken Struktureringshandlingar Bolagsrättsliga handlingar Struktureringshandlingar, fusioneringshandlingar m m Fastighetshandlingar Forskning och utveckling Forskningsrapporter Utredningar 2

3 Information (intern och extern) Kataloger och broschyrer, egna Personaltidningar, egna Pressklipp Verksamhetsberättelser Årsredovisningar Cirkulärskrivelser, egna Hemsidor Intern styrning Interna riktlinjer (guidelines, ISO-standarder) Föreskrifter Handböcker, egna Organisationsschemata Dokumenthanteringsplaner Kvalitetshandbok Miljöhandbok ISO-dokumentation Artikelbeskrivning Specifikationer Marknad Marknadsundersökningar Konkurrentbevakning Reseberättelser Reklamationer Personal Personalakter Befattningsbeskrivningar Personalförsäkringar Register över personalutbildning Olycksfallsförsäkringar Olycksfallsrapporter Belönade förslag Hälsoundersökningar, sammanställningar Kontrolluppgifter (ev) Avgångsintervjuer Intervjuer Minnen Produktion Utredningar Investeringshandlingar Tillverkningsföreskrifter Produktionsutrustning Miljörapporter 3

4 Produktdokumentation Teknisk produktinformation Produktspecifikationer Produktritningar Övrig teknisk dokumentation Övrigt Brandförsäkringar Brandrapporter RÄKENSKAPER (G) Bokföring och redovisning Huvudböcker Inventarieböcker Kassaböcker Memorialer Dagböcker Bokslutshandlingar Deklarationshandlingar Taxeringshandlingar Försäkringshandlingar Löneuppgifter Kontoplaner STATISTIK (H) Produktionsstatistik Försäljningsstatistik Personalstatistik Lönestatistik Annan övergripande statistik KARTOR OCH RITNINGAR (J) Kartor Ritningar Byggnadsritningar Ritningar över produktionsapparaten Ritningar över anläggning i mark FOTOGRAFIER (K) Foton och audiovisuella upptagningar Foton, egna Filmer, egna Ljudband, egna Videoband, egna 4

5 ÖVRIGT I övrigt bör dokument sparas, som på ett avgörande sätt belyser företagets utveckling. Som exempel kan nämnas beslut om förändringar av produktsortiment, produktionsanläggningar, andra avgörande om- och tillbyggnader samt större organisationsförändringar. Papper efter personer som slutat i relevanta fall bevaras. Kom ihåg att arkiv skall sparas, men av praktiska och ekonomiska skäl dock utan informationsförlust kan vissa delar gallras. Stockholm