ADITROPORTALEN (37) Chef

Transkript

1 ADITROPORTALEN (37) Chef

2 (37) Innehåll Personaladministration Attest & Rapportering Prenumeration/Meddelanden 4 Byta företag 4 Organisation 4 Användarinställningar 5 Tidutvärdering 6 ATTEST/RAPPORTERING Delegation 7 Samtliga 7 Prenumeration 7 Avvikande tjänstgöring 8 Bokning vikpool 9 Frånvaro 11 Inrikes resor 12 Placering 12 Tillägg/avdrag 12 Turbyte 12 FLEXHANTERING Korrigering 13 Saldo 14 Korrigeringslista 15 Fellista 15 Mina anställda ANSTÄLLNING Adressuppgift 16 Anställningsuppgift 16 Lönelista 16 FÖRDELNING Kontofördelning 17 SALDOUPPGIFTER 17 Lönerevision Förhandlingsunderlag 18 Inställningar 19 Utfallsanalys 20 Tid & Bemanning BEMANNING Bemanningsöversikt 21 Tidutvärdering 21 Bokning vikpool 22 Time Care Pool 22 Time Care Planering 22 Rapporter & Beslutsstöd RAPPORTER Ackumulatorlistor 23

3 Adresser 23 Anställning 24 Avvikande tjänstgöring 24 Frånvaro 25 Inrikes resor 25 Semester 26 Turbyte 26 BESLUTSSTÖD Utdatarapporter Analyslista 27 Mer- och övertidsjournal 27 Lönekostnader arbetade timmar 28 Anställningsuppgifter 29 Sjukfrånvaro fler än 6 tillfällen 29 Total sjukfrånvaro 29 Korttidsfrånvaro 1-14 dagar 30 Sjukfrånvaro > 29 dagar 30 Kvarstående semester 31 Innestående komp 31 Fördelning lön 31 Lönestatistik tillsvidareanställda 32 Kubrapporter Analyslista 33 Lönekostnadsrapport 33 Tillsvidareanställda 34 Pensionsavgångar 10 år framåt 34 Frånvarouppgifter 35 Semesterskuld grupp 1 35 Att arbeta med en kub (37)

4 (37) Prenumeration/Meddelanden Personaladministration Attest & Rapportering Denna sida visar dina aktuella prenumerationer och eventuella meddelanden. Meddelanden som visas är: Vilka personer som har en tidsbegränsad anställning där t o m datumet ligger nära i tiden Prioritet hög - 10 dagar före t o m datum på anställningsbeviset Prioritet mellan - 20 dagar före t o m datum på anställningsbeviset Prioritet låg - 30 dagar före t o m datum på anställningsbeviset Personer som har minus i okomptid Prioritet hög - mindre än 0 timmar i okomptid Om t o m datum på läkarintyg är på väg att upphöra Prioritet hög 10 dagar kvar innan t o m datum på läkarintyget Föräldraledighet, studieledighet eller tjänstledighet som omfattar mer än 30 dagar Prioritet hög - 10 dagar före t o m - datum på frånvaron Prioritet mellan - 15 dagar före t o m datum på frånvaron Prioritet låg - 20 dagar före t o m datum på frånvaron Byta företag Gäller de chefer som har medarbetare anställda på flera företag Organisation Du måste alltid ha en organisation vald för att kunna arbeta som chef i Aditroportalen. Detta gör du under knappen Organisation. Ska du under arbetets gång ändra organisation så är det här du väljer den nya organisationen du vill hantera.

5 (37) Användarinställningar Under Urval väljer du: Dagens datum för att hantera aktuella anställningar Sökning på underliggande enheter för att kunna göra urval på en högre gren i organisationsträdet och få med underliggande grenar Klicka Spara

6 (37) Tidutvärdering Via Tidutvärdering kan du se hur tiden för en medarbetare har utvärderats för vald period. Period Valbar innebär att du själv väljer datum from tom. Max antal dagar som kan visas är 45. Vill du se vart personen har arbetat välj Skriv ut placering. Via markering Lediga dagar kommer datum utan arbete med i utvärderingen

7 (37) ATTEST/RAPPORTERING Delegation Via denna funktionalitet kan du delegera din attesträtt till en annan chef under en tidsbegränsad tid. Den chef som får delegeringen kan då attestera på din organisatoriska nivå. De menyval förutom Samtliga som kan delegeras. Notera att vill man delegera attesträtten för t ex frånvaro ska man delegera både Frånvaro och Frånvaro bevilja. Samtliga Under Samtliga visas alla oattesterade poster gällande avvikande tjänstgöring, frånvaro, inrikes resor, placering, tillägg/avdrag samt turbyte. Prenumeration Du kan välja att göra en prenumeration vilket innebär att du får ett mail när det finns poster att attestera. Förutsättningen för att du ska kunna prenumerera är att sökningen görs på Alla perioder.

8 (37) Skriv in ett namn på prenumerationen, därefter Spara. Du kan ha flera prenumerationer om du är chef för flera grenar i organisationsträdet. Avvikande tjänstgöring Här beviljar du, eventuellt förändrar, eller lägger till ny post för anställda som arbetat mer än sin schemalagda arbetstid. Varning ges när registrering görs på tidigare datum än den 1:a i föregående månad. Vid för sen attest måste löneadministratör kontaktas för manuell hantering. Pga att detta medför merarbete är det viktigt att attestera i tid!

9 (37) Bokning vikpool (socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen) Under valet bokning vikpool visas de tillsättningar/bokningar som skett på vald organisation. Urvalet kan kompletteras med poster som är aktuella under en viss datumperiod. Förslag på inställningar i urvalsbilden: I fältet Notering ses orsaken till bokningen. Om det finns ett A framför noteringen innebär det att bokningen ska attesteras som Avvikande tjänstgöring. Det i sin tur innebär att vikarien ersätts med fyllnad/övertid. Längst ner på sidan finns en länk till Inställningar för registrering. För att underlätta vid attest av poster kan vissa värden förintställas.

10 (37) Förslag till inställningar: Förvalda värden kan ändras inne i bokningsbilden. T ex om heltid/vecka ska vara 40 eller orsaken ska vara förstärkning istället för vikariat

11 (37) Frånvaro Under denna länk hanterar du frånvaro som ska beviljas. Du kan välja att ta fram endast de poster som inte är beviljade, eller som i exemplet nedan, se frånvaron för en medarbete, välja Alla och sedan klicka Sök. Vid framsökning av oattesterade poster rekommenderar vi att ni väljer Period Alla perioder För att se all obeviljad frånvaro, ska rutan med Anställd vara blank. Via beslutsbilden ges även en upplysning när en medarbetare har rapporterat för mycket semester. Upplysningen består i att aktuell rad på beslutsbilden blir rödmarkerad vid framsökning, samt att när man för markören över raden så ges en varningstext som talar om hur mycket mer som tagits ut än man har rätt till. De rader som har denna upplysning går inte att bevilja. Ta kontakt med personalavdelningen för kontroll och eventuell justering. För att Avslå en frånvaro, klicka på personens namn i beslutslistan. Inne på denna bild finns valet Avslagen.

12 (37) Inrikes resor Simulera alltid resan innan du attesterar. Har medarbetare utlägg under resan, t ex buss, ska kvitton skickas över till personalavdelningen för arkivering. Utrikes resor ska vara godkända av personalutskottet och rapporteras via reseräkning på papper. Blankett finns i personalhandboken på interna hemsidan. Placering Placering görs via Bokning Vikpool i Aditroportalen. Placeringar som inte beviljas direkt i Bokning Vikpool lägger sig under Placering varvid chefen kan attestera via denna bild. Tillägg/avdrag Löneavdrag för lunchkuponger görs via tillägg/avdrag. Turbyte Denna funktion används för att bevilja förändrad ordinarie arbetstid (s k kompisbyte). Ingen ersättning för förskjuten arbetstid eller mertid utgår, endast eventuell ersättning för obekväm arbetstid.

13 (37) FLEXHANTERING Korrigering Här finns information gällande de flexregistreringar som gjorts samt hur dessa tidutvärderats för den period som sökts fram. Aktuella schemauppgifter med flexramsinformation visas alltid för varje dag inom urvalsperioden. Korrigering av det totala flexsaldot samt korrigering av enskilda flexregistreringar kan göras bakåt i tiden t o m dagen före senaste periodavslut, ca den 20:e varje månad. Eventuella felmeddelanden kan tas om hand via denna bild. För att korrigera eller lägga till en flexstämpling markera aktuell dag:

14 (37) Flexsaldo Beräkna Datum In och Ut Kod Arbtid Flex Korr Ack Frånv Extra Odef Tj Fel M Detaljinfo Visar det totala flexsaldot för anställningen Räknar om dagssaldo för aktuellt datumintervall samt felkontroll görs Registreringsdag Klockslag för in- och utstämpling. Finns ett K efter klockslaget innebär det att posten skapats eller ändrats via korrigeringsbild Eventuell kod på stämpling Visar summa arbetstid för aktuell dag Visar summa flex för aktuell dag Korrigering aktuell dag Ackumulerat flexsaldo aktuell dag Visar summa frånvarotid för aktuell dag Vusar summa extra arbetad tid för aktuell dag Visar summa odefinierad tid för aktuell dag. I samband med att dessa timmar uppstår så finns det också ett felmeddelande som ska korrigeras Visar summa tid för tjänsteärende aktuell dag Markeras om det finns felaktigheter som skall korrigeras Meddelande Visar bild med detaljinformation på hur tid har utvärderats för markerad dag Saldo Under Saldo skapas en rapport med aktuella flexsaldon på personer inom vald organisationsnivå.

15 (37) Korrigeringslista Här finns möjlighet att via olika urval söka fram stämplingar som korrigerats eller tagits bort. Fellista Via fellistan söker man fram felaktigheter via olika urval. För att rätta en felaktig stämpling klickar man på aktuell rad i fellistan och kommer då in till korrigeringsbilden för aktuellt datum. Går inte felet att korrigera kan felet tas bort från listan.

16 (37) Mina anställda ANSTÄLLNING Adressuppgift För att söka fram en persons adress skriver du antingen i personnumret eller efternamn, förnamn. Ska du t ex söka fram Lina Svensson kan du skriva sve li i sökrutan. Därefter Sök. Under denna flik kan också adressuppgifter till nära anhörig finnas om medarbetaren har rapporterat in detta. Anställningsuppgift Anställningsuppgiften innehåller uppgifter om den aktuella anställningen. Här finns uppgift om anställningsform, befattningsbenämning, AID-kod, heltidslön, verklig lön osv. Lönelista Under Lönelista finns möjlighet att se medarbetarnas lönespecifikationer. I rullningslisten finns aktuella medarbetare under vald organisation. Står texten Bearbetad efter utbetalningsdatumet betyder det att lönen är preliminär och fortfarande påverkbar, står det Verkställd efter utbetalningsdatumet är lönen klar och går inte att påverka.

17 (37) FÖRDELNING Kontofördelning Bilden Kontofördelning visar vilken kontosträng en medarbetares lön belastar och om det finns fördelning till olika konton. SALDOUPPGIFTER Under Saldouppgifter finns bl a uppgifter om semester, arbetad mer/övertid under året, innestående komptid, uppehåll/ferie (lärare), flexsaldo, diverse person- och anställningsackumulatorer.

18 (37) Lönerevision Förhandlingsunderlag I listboxen Välj förhandlingsunderlag finns dina aktuella underlag. Välj önskat underlag och Visa. Detaljinformation per person når du via länken som ligger till vänster i förhandlingsunderlaget. Efter genomfört lönesamtal ska rutan Samtal genomfört bockas i och datum anges. I detaljinformationen finns information om anställningen samlad. Namn, personnr, sysselsättningsgrad, PO-tillhörighet, titel mm Nuvarande lön samt pågående löneförhandling

19 (37) Lönehistorisk 4 år tillbaka i tiden Diagram. Blå kurva visar löneutveckling. Röd kurva visar medianlön för anställda med samma etikett och inom samma förvaltning/företag Möjlighet att bifoga en bilaga,.docx,.pdf,.xlsx Möjlighet att göra anteckningar samt se föregående års anteckningar (om personen finns i tidigare löneförhandlingar). Inställningar För att se utlagt utrymme i förhandlingsunderlaget, gå in under fliken Inställningar. Markera Visa kostnad och Spara. Om alternativet Kolumnsortering av belopp bockas i visas en ruta som redovisar summan av ingående löner i det aktuella underlaget, summan av de angivna buden samt den procentuella höjningen.

20 (37) Utfallsanalys I denna bild ges en överblick över förhandlingsläget.

21 (37) Tid & Bemanning BEMANNING Bemanningsöversikt Urvalsbilden för bemanningsbladet: Du kan välja veckoblad, dagblad, planeringsblad eller aktivitetsblad. Önskar du se både arbete och jour i bemanningsbladet välj Båda i urvalsbilden. Under valet Inställningar kan du bl a göra dessa val: Hur många dagar du vill få upp i urvalet Visa måndag som from-datum Visa rader utan arbets/jour tid Visa nattpil Du kan föra musmarkören över respektive fält för att få förklaring. Exempel fältförklaring till valet Visa nattpil Tidutvärdering Se sidan 6 i detta material

22 (37) Bokning vikpool Se sidan 9 i detta material Time Care Planering och Time Care Pool Länkar till Time Care Planering webb och Time Care Pool webb.

23 (37) Rapporter och beslutsstöd RAPPORTER Ackumulatorlistor Diverse ackumulatorer. Exempel på lista för okompenserad övertid: Adresser Du kan välja att ta fram listor på medarbetarnas löneutbetalningsadresser eller, om medarbetarna rapporterat in detta, adresser till nära anhörig.

24 (37) Anställning Exempel på lista med medarbetare som har tidsbegränsad anställning med tom-datum i augusti: Avvikande tjänstgöring Rapport för att ta fram rapporterad Avvikande tjänstgöring. Listan kan tas fram antingen på hel organisationsnivå eller på specifik person.

25 (37) Frånvaro Exempel: Vilka medarbetare som har en sjukfrånvaro utan tom-datum inom vald organisation. Inrikes resor Rapport för att ta fram rapporterad Inrikes resor. Listan kan tas fram antingen på hel organisationsnivå eller på specifik person.

26 (37) Semester Exempel på rapport för att få fram kvarstående betalda semesterdagar för vald organisation. Turbyte Rapport som visar Turbyten för vald organisation eller specifik medarbetare.

27 (37) BESLUTSSTÖD Utdatarapporter Viss variation av utdatarapporter kan förekomma beroende på förvaltning/bolag och behörighet. Namn och personnr har plockats bort i samtliga exempel Välj den rapport du vill titta på genom att klicka på länken Välj. De urvalsvillkor som finns tillgängliga för den valda rapporten kommer att visas i nedre delen av bilden. Analyslista Rapporten visar bruttotransaktioner utbetalda per person och orsak. Väljer du en period mer än en månad, slås transaktionerna ihop för vald period. Vill du ha analyslistan uppdelad per utbetalningsmånad väljer du istället analyslistan via Kubrapporter. Mer- och övertidsjournal I denna rapport ska inte någon period anges. Uppgift om aktualitet hämtas från senast verkställda arbetstidsjournal. Uppgift om senast bearbetade journal visas i listans huvud.

28 (37) Lönekostnader arbetade timmar Rapporten visar lönetransaktioner vald period. Nedanstående rapport visar timmar för arbete och frånvaro som skett under februari 2015.

29 (37) Anställningsuppgifter Rapporten innehåller all personal som finns under vald organisation vid ett visst mätdatum. Personnummer, namn, befattning, anställningsform, heltidslön, timlön, anställd t o m samt sysselsättningsgrad. Sjukfrånvaro fler än 6 tillfällen Rapporten tas fram för vald period. T ex senaste året Fält på rapporten: Personnummer, namn, befattning samt antal tillfällen personen varit frånvarande p g a sjukdom under vald period. Dessa uppgifter finns också tillgängliga i Medhelpportalen. Total sjukfrånvaro Rapporten visar uppgift om antalet timmar för sjukfrånvaron och ordinarie arbetstid och är uppdelad på åldersintervall.

30 (37) Rapporten tas fram för en valfri period, t ex Samtliga transaktioner som inträffat inom perioden, oavsett när de varit med vid lönebearbetningarna, kommer med i rapporten. Om du tar ut denna rapport för den senaste lönebearbetade månaden kan det hända att all frånvaro som ska påverka rapporten inte finns inrapporterad. Exempel: Efter verkställd lön i oktober, tas rapporten fram med t o m datum 30 september. Korttidsfrånvaro 1-14 dagar Rapporten visar procentuell sjukfrånvaro dag 1-14 inom vald organisation och period uppdelat på kön och åldersintervall. Sjukfrånvaro > 29 dgr Rapporten visar medarbetare som varit sjukfrånvarande mer än 29 dagar under vald period.

31 (37) Kvarstående semester Rapporten visar antalet betalda och obetalda semesterdagar samt uttagna och kvarstående semesterdagar för anställda med intjänandeår = uttagsår (1/1 31/12). Du anger varken period eller mätdatum. Uppgift om aktualitet hämtas från senast verkställda lönebearbetning, d v s när semesteruppgifterna senast uppdaterades. Uppgift om detta datum visas överst på listan. Innestående komp Rapporten visar antal timmar varje medarbetare, vid ett visst mätdatum, har att ta ut i ledighet. Observera att detta inte gäller inarbetad flextid. Fördelning lön Rapporten visar vilken/vilka kontosträng/ar respektive arbetstagares lön belastar vid ett visst mätdatum.

32 (37) Lönestatistik tillsvidareanställda Rapporten visar lägst-, medel- och högstlöner med fördelning på befattning och kön. Rapporten visar också skillnaden i medellön mellan kvinnor och män. Löneuppgifterna beräknas på heltidslön inklusive fasta tillägg, d v s de tillägg som rapporteras i anställningen. Om antalet anställningar som ska redovisas understiger 3, visas inga uppgifter.

33 (37) Kubrapporter Viss variation av kubrapporter kan förekomma beroende på förvaltning/bolag och behörighet. Analyslista Rapporten visar bruttotransaktioner utbetalda per person och orsak. Väljer du en period mer än en månad, slås inte transaktionerna ihop för vald period. Lönekostnadsrapport Lönekostnadsrapporten redovisar också bruttotransaktioner, men i lönekostnadsrapporten är bruttoorsakerna grupperade i lönekostnadsgrupper.

34 (37) Tillsvidareanställda Rapporten visar åldersgrupp och kön. Pensionsavgångar 10 år framåt Pensionsår är det år arbetstagaren fyller 65 år.

35 (37) Frånvarouppgifter Rapporten visar antal frånvarotillfällen och kalenderdagar under vald period. Under rubriken övrig frånvaro ingår t ex kompledighet. Semesterskuld grupp 1 Rapporten visar kvarstående betalda semesterdagar och okomptid samt värdet av dessa. I beloppet ingår inte arbetsgivaravgifter.

36 (37) Att arbeta med en kub Övre delen av bilden: För att se vilka personer som finns inom respektive område och pensionsår dra Personnr och Namn och släpp efter Område. Dra ihop kuben innebär att bara kubens totaler visas Visningsätt här finns tre val: 1. Procent av radtotaler - I varje cell visas procentuellt hur stor cellens värde är av radens totalvärde

37 (37) 2. Procent av kolumntotaler I varje cell visas procentuellt hur stor cellens värde är av kolumnernas totalvärde 3. Verkliga värden förvalt i alla rapporter Totaler - används för att visa/dölja totaler i kolumner och rader. Exportera: Diagram: