Responsgruppen 1 1. Inloggning 4 2. Huvudmeny 5 3. Adress 6 4. Barn 6 5. Frånvaro Avv tjänstg (extra arbete) 9

Transkript

1 Responsgruppen 1

2 Innehållsförteckning Responsgruppen 1 1. Inloggning 4 2. Huvudmeny 5 3. Adress 6 4. Barn 6 5. Frånvaro Frånvaroorsaker 8 6. Avv tjänstg (extra arbete) Mer/Övertidsorsaker Turbyte Personec självservice bemanning Sem / Ötid m.m Lönelista Tidutvärdering Reseräkning Inställningar Ändra lösen Logga ut 20 2

3 Personec Självservice Personec Självservice startas genom Kommunens intranät eller genom internet via adressen klicka på länken arbetstagare. Den anställde rapporterar själv in frånvaro, extra tid och resor/traktamente. Man kan få information om semesterdagar, kompsaldo och se sin lönespecifikation. Dagarna efter ett månadsskifte bör man kontrollera att man rapporterat in allt som hänt under föregående månad. Vid problem med lösenord kontakta någon i Responsgruppen. Anna M tele Maggan O tele Lotta G tele Christina S tele Inom BUF kan man kontakta skolassistent. 3

4 1. Inloggning Denna bild kommer man till när man startat applikationen. Användarid är samma som man har i nätverket. För de som ej har tillgång till nätverket gäller de första nio siffrorna i personnumret som användarid. För personal på BUN gäller samma användarid som man har i FirstClass. Första gången man loggar in så skall lösenord vara samma som användarid. Byte av lösenord sker alltid första gången man loggar in. (Gammalt lösenord = användarid). 4

5 2. Huvudmeny Efter inloggning kommer man till huvudmeny. Via denna bild kan man sedan klicka på någon knapp i menyn till vänster för att öppna önskad bild. Hjälpknapp med beskrivning av bilderna finns i menyn. Grund: Person: Adress: Barn: Frånvaro: Avv tjänstg: Turbyte: Bem översikt: Sem/Ötid m.m. Lönelista: Tid utv: Reseräkning: Inställningar: Ändra lösenord: Hjälp: Logga ut: Under grund finns undermenyerna person, frånvaro, mer/övertid, sem/ötid m.m. lönelista och tid utv. I menyvalet person finns två undermenyer adress och barn Uppdatering av adress och telefonuppgifter Uppdatering av barns personnummer och namn. Frånvarorapportering. Mertid och övertidsrapportering. Ändring/byte av schematur, utan extra ersättning Visar egen och arbetsgruppens beamnning Visar semesterdagar samt innestående komptid/årsarbetstidssaldo. Visar lönelista. Visar arbetstid, ob-tillägg och frånvaro per dag. Reseräkningsrapportering. Färginställningar och menyutseende. Möjlighet att ändra lösenordet. Bild och funktionsbeskrivning. Applikationen avslutas. 5

6 3. Adress I menyvalet Adress finns det möjlighet att uppdatera sina egna adress och telefonuppgifter. Skriv in förändringarna/uppdateringen och spara. (Land skall inte ifyllas). 4. Barn I menyvalet Barn kan uppdatering av barns personnummer och namn göras. Du registrera ditt barn genom att klicka på ny post. Du får då upp den ruta som heter Barn uppdatering där du fyller i ditt barns personnummer och namn och klickar spara. 6

7 5. Frånvaro Här anger du vilken period du vill rapportera under (d v s när din ledighet skall infalla). Sedan klickar man hämta. Finns det redan inlagda ledigheter under denna period visas dessa. För att registrera en ny frånvaro så klickar man på knappen Ny. Ny frånvaro: Välj orsak genom att klicka på pilen under orsak. Sedan fyller du i datum, både i from och tom fältet. (Om du inte anger ett tom-datum blir ledigheten tillsvidare). Skall ledigheten bara vara under en viss tid under dagen anger du from och tom klockslag. Är ledigheten en heldag ska aldrig klockslag eller omfattning anges. Gäller det en partiell ledighet anger du omfattning i procent. Därefter sparar man frånvaron. När ledigheten är sparad kan man genom att klicka på punkterna under Med. göra en anteckning. Chefen ser då detta när han/hon attesterar. När anteckningen är gjord klickar du på spara. Den grå rutan under tillstyrkt och beviljad visar om ledigheten är beviljad (då är det en bock i rutorna) eller obeviljad. Så länge det saknas en bock i denna rutan kan du själv ta bort din ledighet genom att klicka på knappen Ta bort. Är ledigheten beviljad måste din chef eller löneassistent ta bort ledigheten. OBS: Tillfällig föräldrapenning och sjukdom beviljas automatiskt. 7

8 5.1 Frånvaroorsaker Den anställde skall rapportera in nedan uppräknad frånvaro. Frånvaron skall rapporteras in så fort önskemål om frånvaro finns, eller snarast efter man är åter i tjänst efter frånvaron. Vid ledigheter som är längre än 1 månad (dock ej semester) ska skriftlig ansökan lämnas till arbetsledaren.. Semester Semester betald Vid semester heldag. Semester obetald Semester under sjukledighet Semester timmar Användes av de som är partiellt sjukskrivna. Vid semester del av dag. OBS! Vid uttag av timsemester ska man före inrapportering begära omvandling av semesterdagar till timmar hos lönerapportör (assistent). Sjukdom Sjukdom Läkarbesök 100% Vid sjukdom som är kortare än 8 dagar, rapporterar man både sjuk och frisk dag när man är åter i tjänst. Frånvaro som är längre än 8 dagar rapporteras in av lönerapportör (assistent), lönerapportören ansvarar då även för att läkarintyg och att friskdatum inrapporteras. Vid insjuknande under semester, inrapporteras det av löneraportör (assistent). Om så nödvändigtvis måste ske under arbetstid, får arbetstagare vid efterbehandlingar, röntgen-eller skärmbildsundersökningar besöka läkare eller sjukhus. Föräldraledighet Tillf föräldrapenning Vård av sjukt barn upp till barnet fyller 12 år. Pappadagar vid barns födelse, 10st. Föräldrepenning semlgr Föräldrapenning som är kortare än 1 månad. Vid längre föräldraledighet lämnas en skriftlig ansökan till arbetsledaren. Föräldraledighet är semestergrundande 120 dagar per barn. Föräldrapenning ej semlgr Föräldraledig efter 120 dagar. Vid inrapportering av föräldraledighet anges barnets namn i rutan barn. Studieledighet Utbildning i tjänsten Inrapporteras vid utbildning mer än 1 dag, inget löneavdrag. 8

9 Tjänstledighet Enskild angelägenh 100% Tjänstledighet 0% lön Övrigt Kompledig Flexledig Uppdrag utan lön ej semgr Högst 10 dagar/år. Inget löneavdrag Ledighet som är kortare än 1 månad. Vid längre ledighet lämnas skriftlig ansökan till arbetsledaren. Rapporteras vid flexledighet halvdag eller mer. Samt vid utflexning före 16:00 på heldagsaftnar (obtillägg utbetalas från dessa dagar.) Fackligt uppdrag utan lön. 6. Avv tjänstg (extra arbete) Mer och övertid skall alltid vara beordrat (godkänt i efterhand) Tiden ska inrapporteras inom en vecka efter det att extra arbetet har uppstått. Heltidsanställd lärarpersonal (med ferietjänst) rapporterar ej extra i PS Självservice. Tiden antecknas på Tjänstgöringsrapport/Responsblankett och lämnas till Assistent/Rektor. Här anger du vilken period du vill rapportera under. Sedan klickar man hämta. Finns det redan inlagd mer/övertid under denna period visas dessa. För att registrera en ny mer/övertid så klickar man på knappen Ny 9

10 Ny mertid/övertid: Genom att klicka på pilen under mertid/övertid väljer du den ersättning du ska ha för ditt extra arbete. Sedan fyller du i datum och klockslag from och tom. Under bemanningstyp talar du om varför du arbetar extra. När allt är ifyllt klickar du på knappen Spara. När mertiden/övertiden är sparad kan man genom att klicka på punkterna under Med göra en anteckning till sin chef. Chefen ser då detta när han/hon attesterar. När anteckningen är gjord klickar du på spara. Den grå rutan under beviljad visar om mertiden/övertiden är beviljad (då är det en bock i rutan) eller obeviljad. Så länge det saknas en bock i denna rutan kan du själv ta bort din mertid/övertid genom att klicka på knappen Ta bort. Är mertiden/övertiden beviljad måste din chef eller löneassistent ta bort posten. 10

11 6.1 Mer/Övertidsorsaker Extra tid i ledighet/ Extra tid i pengar Fyllnad / Fyllnad i ledighet Ordinarie arbetstid Kurs, konf, utb Ledig/ Kurs, konf, utb pengar Dessa orsaker räknar automatiskt fram ersättning enligt avtal vid beordrat extraarbete. Ersättningen blir fyllnadslön, enkel eller kval övertid beroende på min sysselsättningsgrad och hur jag arbetat tidigare under dagen. Ger fyllnadslön / ledighet timma för timma. Inrapportering av tid som ej ingår i ordinarie schema där ingen extra ersättning ska utgå t.ex barnfri tid (ev. ob-tillägg utbetalas). Årsarbetstidstimmar. Används vid extratid som är kurs, utbildning eller konferens. Ersättning blir alltid fyllnadstid. Övertid gäller utanför flextidsramen För mer info om ersättningarna, se avtalet. 11

12 7. Turbyte Här registreras frivilliga byten av arbetspass, så att rätt ob-tillägg utbetalas. För att lägga in ett turbyte anger man datum och klickar på visa. Ordinarie tur visas, i fältet nytt anger man nya arbetstiden. Klicka spara. Om arbetsdag ska bytas till ledigdag skriver man ledig i klocka fr o m. 12

13 8. Personec självservice bemanning Under grund finns valet Bem översikt, här ser man egen eller sin arbetsgrupps arbetstider/frånvaro. Under period väljer man den period man vill se, högst 31 dagar kan väljas. Under visa bockar man i egen eller samtliga. Knappen Visa blad läser fram aktuella uppgifter. Utskrift kan göra av egen rad eller av hela bladet. Knappen Färgkarta visar de olika färgernas betydelse. 13

14 9. Sem / Ötid m.m Under denna flik kan du se hur många semesterdagar och hur mycket okompenserad övertid du har kvar att ta ut. Uppgifterna på denna bild uppdateras 1 gång per månad, omkring den 20:onde. Det är den semester, mertid/övertid som varit med i en lönebearbetning som visas som uttagen. För att se uppgifterna måste man klicka på knappen hämta. Klickar man i valet Diverse ackar får man uppgift om årsarbetstidssaldo. Klickar man på knappen simulera semester, görs även beräkning på all inrapporterad semester (även framåt i tiden). 14

15 10. Lönelista Här kan man ta fram sin egen lönelista med nettosaldo för varje utbetalningstillfälle samt information över inkomst av tjänst samt prel.skatt t.o.m. aktuell utbetalningsperiod. Man kan även se en preliminär lönelista för kommande utbetalning. En månadsutbetalning kan ses preliminärt från den 1 i månaden. När man rapporterar in något i självservice syns det ej på lönelistan direkt, först måste orsaken beviljas och därefter vara med i en lönebearbetning (körs varje dag) 15

16 11. Tidutvärdering. Här ser man sin arbetstid, frånvaro ev. ob/jour-tillägg för en månad. Man väljer månad föregående/innevarande/nästa samt klickar på hämta. 16

17 12. Reseräkning Under fliken Reseräkning rapporterar du in bilersättning, traktamenten och utlägg i samband med resor. För att registrera en ny resa klickar man på Ny, man fyller sedan i Förättning: Bilersättning endags - Bilersättning för en dag Bilersättning flerdags - Bilersättning för flera dagar Traktamente / Resor - Traktamenten (och ev. bilersättning) för flerdagsresa Ange avresedag/tid, hemresedag/tid, ort och förrättning, därefter klickar man på spara. OBS! vid val av förättning flerdagars beräknas traktamenten efter klockslagen. 17

18 När man sparat, kommer det en knapprad längst ner på bilden. För att registrera bilersättning, utlägg eller färdtidsersättning klickar man på knappen tillägg. Följande ersättningar kan inrapporteras: Kilometerersättning: (ger både den skattefria och den skattepliktiga ersättningen) Ersättningstyp: Kilometerersättning Ersättningsorsak Km ersättning skattepliktig del Antal Antal körda kilometer Om du haft passagerare med i bilen Ersättningstyp: Kilometerersättning, Ersättningsorsak Ersättning medressenär Antal Antal körda kilometer X antal passagerare Utlägg Ersättningstyp: Utlägg Ersättningsorsak Parkeringsbiljett / Taxi / Tågbussbiljett / Övriga resekostnader (OBS! Kvitto ska sparas hos lönerapportör) Belopp Antal kronor Färdtidsersättning (Ersättning får jag när jag färdas utanför ordinarie arbetstid) Ersättningstyp: Färdtidsersättning Ersättningsorsak Färdtid lägre (upp till 10 timmar per vecka) Antal Antal timmar När jag rapporterat in mina ersättningar och sparat stänger man ner programmet med X:et i högra hörnet. 18

19 Om man har många resor per månad, kan man rapportera in dessa samanslagna vid månadens slut (ange enl. Körjornal i fältet ort). Körjournal där varje resa framgår skall då lämnas till lönerapportör(assistent) som underlag. Om man valt förättning Traktamente / Resor kommer även knappen Restid/kost fram. Bocka i vilka måltider du fått betalda av arbetsgivaren, klicka på spara efter varje rad. Stäng ner rutan genom att klicka på krysset. Klickar man på simulera knappen får man uppgifter om vilken ersättning man får. 19

20 13. Inställningar Under detta val kan man välja en stilmall (färg ) samt om man vill att menyn visar som knappar eller länkar. 14. Ändra lösen Här kan man när man önskar byta sitt lösenord. 15. Logga ut När man har rapporterat färdigt avslutar man genom att klicka på logga ut knappen. Genom att använda denna knapp sparar man vissa inställningar. 20