Utbildningsmaterial Personec Självservice P

Transkript

1 Utbildningsmaterial Personec Självservice P Arbetsledare Allmänt

2 2 (10) Allmänt...3 Inloggning...4 Organisation...7 Inställningar...8 Användarhandledning...10 Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

3 3 (10) Allmänt Behörigheten till Personec P Självservice styrs av behörighet i Neptun. Användare måste finnas upplagd i Neptun och vara knuten till en Användargrupp. Systemförvaltare kan skapa anpassade roller efter behov. Perioder definieras i Personec P klient av systemförvaltaren. De orsaker som du kan hantera under valet Frånvaro, attestera, ändra och lägga upp ny, definieras i Personec P klient av systemförvaltaren. Du kan även se annan frånvaro som är registrerad. Under valet Avv tjänstg (avvikande tjänstgöring) ser du bara de tidtyper som finns inlagda av systemförvaltaren. Du har möjlighet att göra en simulering och se om den anställde uppfyller reglerna för dygnsvila. (Gäller anställningar med schema) Det går inte att rapportera "Avvikande tjänstgöring" utanför vald period. Under Tillägg/avdrag kan de ersättningsorsaker hanteras som finns inlagda av systemförvaltaren. Kontroller kan skapas av systemförvaltaren för att underlätta rapporteringen för dig som arbetsledare. Finns kontroller uppbyggda som Varningar, måste du gå in på posten och attestera en post i taget för att du skall få upp dem. En kontroll som är ett fel visas även om du attesterar via Samtliga/Bevilja alla. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

4 4 (10) Inloggning Ange användaridentitet och lösenord. Funktionen Kom ihåg mina inloggningsval kan användas om du är behörig till flera roller. Har du bock här så behöver du inte välja roll utan loggar direkt in med senast använda roll. Här kan du även byta lösenord. (Gäller för dem som är upplagda som lokala användare, är du en användare i kommunens AD gör du lösenordsbytet där). Ange Användarid och Lösenord Klicka OK Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

5 5 (10) Välj roll och klicka på OK. De flesta har bara behörighet till en roll och behöver aldrig välja. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

6 6 (10) Den första bilden du kommer till är en bild som visar dig alla menyval du har som arbetsledare. Härifrån gör du dina fortsatta val för att komma åt de funktioner som du ska arbeta med. Klicka på plustecken för att veckla ut underliggande menyval. Första gången du loggar in måste du börja med att välja en organisation. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

7 7 (10) Organisation Du måste alltid ha en organisation vald för att kunna arbeta vidare i Självservice Arbetsledare. Under menyvalet Organisation kan du välja organisatorisk enhet från organisationsträdet. Visas ett plustecken, betyder det att det finns underliggande nivåer. Vad du ser och kan välja ur organisationsträdet är helt beroende på vilken organisatorisk behörighet du har. Den organisatoriska behörigheten kan bestå av Läs- och Skrivbehörighet. Skriv har du på den del i organisationen du har attesträtt till. Läs betyder att du kan få möjlighet att se på en större del i organisationen än den du har attesträtt till. Markera önskad enhet och klicka på välj. Genom att lägga mus-pekaren på Organisation visas vald sökning. Första gången du går in under Organisation kan du behöva ladda ner/installera ett program så att organisationsträdet kan visas. Klicka på länken och följ instruktionerna. Vid problem kontakta systemadministratören. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

8 8 (10) Inställningar Inställningarna är personliga. I delen Stilmall mm kan du bl a välja bakgrundsfärg för applikationen. I delen Meny väljer du om meny skall visas med knappar eller länkar. Du kan även välja stor eller liten text. I delen Urval kan du ställa in hur många rader som skall visas per sida när du söker fram rapporter (rekommenderas max 50). Tidutv minuter Du har tillgång till en meny som heter Tidutvärdering, där ser du den anställdes arbetstider. Det du ställer in här är om du vill se arbetstiderna angivit i minuter eller hundradelar. Förvalt ligger hundradelar vill du ha minuter sätter du en bock här. Lägsta period eller dagens datum, inställningen här beror på vilka personer/anställningar du vill få upp när du gör en sökning. Lägsta period - då får du upp den som har haft en anställning from det datum som ligger i tabellen för Perioder (kontrollera med din systemförvaltare) Dagens datum - de som har en pågående anställning nu. Du kan styra om sökning på underliggande enheter skall ske gentemot den organisationsnivå du har valt eller om den enbart skall söka på vald organisationsnivå. Obs! Om du har behörighet till t ex en Förskola med underliggande avdelningar måste du ha en bock i "Sökning på underliggande enheter" för att få träff på anställningar som är knutna till avdelningsgrenar när du valt Förskola under Organisation. Kategorigrupp detta väljer du som har en hög behörighet i trädet med personer som du skall attestera spritt på olika delar i trädet. Här behöver du få en information av systemförvaltaren på vilken Kategorigrupp just du skall använda dig av. Personal grp detta väljer du om du har personal som ligger spridd i organisationen, du väljer Personal grp till denna grupp måste resp anställning som du skall attestera vara knuten. Viktigt - För att detta skall fungera så måste du också ha skrivbehörighet på de grenar i organisationen där anställningarna är knutna. Antal anst om du vill få fram mer än 375 anställningar i urvalslistorna anger du antal här. Observera att ju fler anställningar man läser upp i urvalslistan desto längre tid tar det att få fram urvalet. I delen Färgsättning meddelanden så ser du vilken färg som anteckningsfält får när du själv sparat anteckningen eller en annan användare har sparat. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

9 9 (10) Bevakningsmeddelanden och Prenumerationer Den här rutan ser du om inställningen för Suite används. Här anger du om du vill ha Bevakningsmeddelanden och Prenumerationer. Som "Exportformat" rekommenderas Rich Text Format (Word m m). När du gjort dina inställningar, eller gör en förändring framöver, är det viktigt att du sparar. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

10 10 (10) Användarhandledning Finns i Hjälpfunktionen i Sidomenyn Hjälp. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

11 11 (10) Utbildningsmaterial Personec Självservice P Arbetsledare Bemanning

12 12 (10) Bemanning 13 Översikt 13 Urval 14 Planeringsbladet 20 Dagbladet 21 Ersättaren är timanställd 22 Ändra eller ta bort en placering 27 Ersättaren är månadsanställd 29 Ändra eller ta bort en avvikande tjänstgöring 31 Söka ersättare via Meddelande 33 Administrera kortlåda 34 Söka ersättare via kortlådan 37 Bemanningsmål 38 Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

13 13 (10) Bemanning Under detta menyval finns en Bemanningsöversikt, möjlighet att Söka ersättare samt Administrera en kortlåda. Du kan även här använda dig av Bemanningsmål. Översikt Klicka på Översikt I den övre delen Urval bestämmer du vilka uppgifter du vill se och det du ser nederst i bilden är själva Bemanningsöversikten.

14 14 (10) Urval Urval Du kan välja att titta på Veckoblad eller Planeringsblad Veckoblad Du får en översikt över hur bemanningen ser ut, schemat som ligger på anställningen samt ev avvikelser som är rapporterade på detta. Dagblad Du får en översikt dag för dag över bemanningen, ifrån detta blad ser du flexstämplingar. Planeringsblad Du har möjlighet att vid ex frånvaro se hur din bemanning på avdelningen ser ut, var du måste täcka upp med vikarie. Fr o m Här anger du den perioden du vill titta på, max 31 dagar. Arbete, Jour, Både Markering här ger en visning på Bemanningsöversikten av vilka scheman som är knutna på den anställde. Har du personal med scheman för både arbete samt Jour/Beredskap skall du ha Båda markerat. Organisation Vilka vill du se i din Bemanningsöversikt, använd dig av sök-knappen för att välja med rätt organisation. Kategorigrupp/Kompetensgrupp Finns detta upplagt så har du olika val att göra i listboxarna Kategori/Kompetens Är det någon speciell kategori av anställda du söker eller någon speciell kompetens så söker du fram det här med hjälp av Sök-knapparna.

15 15 (10) Sortering Du kan få Bemanningsöversikten sorterad på lite olika sätt Namn, Kategori; Organisation/Namn, Organisation/Kategori. Inställningar Under knappen gör du inställningar som följer dig som användare, dvs har du gjort inställningen och sedan sparar så har du med dig den när du loggar på nästa gång.

16 16 (10) Generellt Antal dagar i Urval Antal dagar som läggs ut som förslag i Fr o m t o m fälten. Visa måndag som fr o m datum Normalt visas dagens datum som förslag i fr o m datum. Aktiveras den här inställningen utgår vi istället alltid från måndag i aktuell vecka. Visa rader utan arbetstid Visa rad för schemaanställd även om det inte finns schema/arbetstid kopplat till anställning, Placering eller Avvikande tjänstgöring under vald period. Visa Vakanta rader Visa vakanta rader från Avdelningsregistret. Veckobladet Visa nattpil Visar när påstigningsdygnet är för ett arbetspass som går över dygnsbryt. Visa flik för Sök ersättare samt vikarie information Flik visas i övre högra hörnet vilket gör det möjligt att söka ersättare. Du ser även genom popup-text namn på vem som ersätter vem. Streck mellan dagkolumner Streck mellan dagkolumnerna på veckobladet ritas ut. Dagbladet Visa flexstämpling samt flexram I dagbladet visas flexstämplingar. Även flexramsinformation ges som popup text. Visa frånvaro kompletterad med orsak när du för markören över linjen för frånvaro visas en popup text med frånvaroorsaken. Visa uppgifterna med smalt streck Uppgifter ang Sök ersättare endast för visad dag, för visade dag och 6 dgr framåt eller för visad dag och 14 dgr framåt. Bemanningsmål Inställningar för vad som skall visas när du jobbar med Bemanningsmål från Planeringsbladet. Markeringen Visa utfall styr om du skall se det minsta antalet anställde eller det optimala för att kunna bestämma hur du vill rekrytera vikarier. Intervall vill du se per var 15:e minut när det gäller arbetstiden eller räcker det med var 60:e. När du gjort alla dina inställningar klickar du på Spara, du kan när som helst gå in och förändra inställningarna och spara om.

17 17 (10) Tryck på Visa blad för att få fram Bemanningsöversikten Om du vill göra om ditt Urval, tryck på uppåt-pilen

18 18 (10) I bemmaningsöversikten ser du nu det urval du gjort på fg bild. För all rapportering som görs så skapas det upp ett underlag för avvikelserapportering med olika färger. Du har längst ner i bilden möjlighet att ta upp en färgkarta eller att göra en utskrift. Om du vill titta lite mer detaljerat per person så kan du klicka på namnet Förutom att du här kan se samma saker som du har under Beslut så kan du också få fram uppgifter om Person och Arbetstid/Schema

19 19 (10) Person Arbetstid/Schema

20 20 (10) Planeringsbladet På planeringsbladet finns möjlighet att få upp bild med semesteruppgifter. Klicka på namn Klicka på Semesteruppgifter

21 21 (10) Uppgifterna ang semester du ser är efter senast verkställda lön. Dagbladet Här ser du uppgifter dag för dag. Har den anställde flex ser du även flexstämplingar på denna bild. De blir Orange. Genom att klicka på namnet på personen kan du komma åt ett antal menyer för att jobba vidare.

22 22 (10) Sök ersättare Ersättaren är timanställd En av dina anställda är t ex Sjuk och Du måste ta in en timanställd vikare som ersättare. Genom att i huvudmenyn klicka på länken bemanning får du fram urvalsbilden för veckobladet. Gör dina urval och klicka på Inställningar. För att använda funktionen Sök ersättare måste markering göras i rutan för Visa flik för Sök ersättare samt vikarie information. Klicka på Spara.

23 23 (10) Klicka på Visa blad I detta exempel är det Sara som har semester. På samtliga rader har du möjlighet att markera en dag eller flera dagar för att sedan via funktion "Sök ers markerade dagar" eller funktion "Sök ers intervall dagar" söka ersättare. Dessa båda funktioner leder dig vidare till funktionen "Sök ersättare". I funktionen kan du söka ersättare antingen via organisation eller via kortlådor. Kortlådor byggs upp under menyn Administrera kortlådor. Exempel Klicka på den röda fliken på Sara den 3 november 2008, nu blir den dagen markerad. Klicka på Sök ers markerade dagar Klicka på Sök vid organisation och välj den gren där timvikarierna finns.

24 24 (10) Aktuellt urval av vikarier visas till vänster i bild. Markera personen i urval och till höger i bild visas personens ev. arbetstider. I exemplet ovan står det Schema saknas och det innebär att inga bokningar är gjorda. Klicka på Anställningar och information om vikariens anställning visas. Klicka på Utbildning/Kompetens och ev. registrerade uppgifter visas. Klicka på Placera för att fullfölja bokningen.

25 25 (10) Ange bemanningstyp och orsak till placeringen, Bevilja och klicka på Spara. Anna får nu Saras schematur för denna bokning. Du kan även söka fram ett annat schema för Anna om så är fallet. Du ser nu att bokning är gjord på Anna den 3 november Stäng fönstret genom att klicka på krysset i övre högra hörnet.

26 26 (10) Klicka på pilen i Urval och klicka på Visa blad för att uppdatera veckobladet med den gjorda bokningen. Varje rad i veckobladet får för varje dag en flik i övre högra hörnet som ger namninformation om "Vikarie för" och "Ersatt av". Fliken ger olika färgkombinationer beroende på om det är placering eller avvikande tjänstgöring som är gjord för ersättaren samt om hela eller delar av tiden är ersatt.

27 27 (10) Ändra eller ta bort en placering Genom att klicka på personens namn i veckobladet får Du fram Lista placering. Beslutslista placering visas. Markera Arbete och Alla, klicka på Sök. Då får Du fram samtliga placeringar på vald person. Om det är en Jour/Beredskaps placering Du söker så markera Jour istället för Arbete. Eller sök alla placeringar. Klicka på personens namn för den placering Du vill ändra eller ta bort. Nu kan Du ändra T o m datum kortare eller längre period på placeringen. Söka fram ett annat schema eller göra andra ändringar. Det enda som inte går att ändra är placeringens Fr o m datum. Är det fel måste placeringen tas bort och göras om på nytt. Ta bort placeringen genom att klicka på Ta bort.

28 28 (10) Då visas följande informationsruta Klicka OK om placeringen ska tas bort. Om Du i nuläget ångrar Dig kan Du klicka på Cancel/Avbryt. Du kommer tillbaka på sök bilden och nu är placeringen borta. Stäng bilden genom att klicka på krysset uppe i högra hörnet. Du är nu tillbaka i veckobladet. Nu måste veckobladet läsas om för att placeringen ska försvinna i bilden. Klicka på pilen i urval. Klicka på Visa blad När veckobladet visas igen är placeringen borta

29 29 (10) Ersättaren är månadsanställd Avvikande tjänstgöring använder du dig av när du vill få ut ersättning till den anställde utöver ordinarie schema. Ersättningen kan vara endera i tid eller pengar. Du får med automatik uppgift om vem som ersätts, den ersattes organisation, kategori och tider. Du har även möjlighet att ändra från organisatorisk kontosträng till den ersattes kontosträng som finns kopplad till anställningen. Du kan boka vikarien på annan arbetstid än den ersattes schematid. Arbetsgången är densamma som när man bokar en timanställd vikarie. Det som skiljer är att man gör en Avvikande tjänstgöring istället för en placering. Exempel Sara Lennartsson har semester och någon bland din ordinarie personal som har ledig dag ska vikariera för henne. Sara Mild är tillfrågat och tackat Ja till extra tjänstgöring på sin lediga dag. Hon vill ha sin ersättning i pengar. Klicka på Avv tjänstg och fyll i de uppgifter som ska gälla. Om Du inte ska boka vikarien för hela passet så ange bara de tider Du behöver vikarien. Kalles arbetstid denna dag är kl 11:40 21:00 men vikarie behövs för tiden kl 15:15 21:00.

30 30 (10) Klicka på Spara Du ser nu att bokningen är gjord, stäng fönstret genom att klicka på krysset uppe i högra hörnet. Klicka på pilen i Urval och på Visa blad för att uppdatera veckobladet med bokningen.

31 31 (10) Sara Mild har nu fått den bokade tiden på sin ordinarie rad. Pl efter klockslaget betyder att man arbetar på en annan arbetsplats. Ändra eller ta bort en avvikande tjänstgöring Genom att klicka på personens namn i veckobladet får Du fram Lista Avvikande tjänstgöring. Markera Arbete och Alla samt klicka på Sök. Då får Du fram samtliga registrerade Avvikande tjänstgöringar på vald person. Om det är en Jour/Beredskaps tjänstgöring Du söker så markera Jour istället för Arbete. Eller sök alla placeringar. Klicka på personens namn för den aktuella raden som ska ändras eller tas bort. Nu kan Du ändra allt utom datum eller ta bort posten.

32 När ändringen/borttaget är klart måste Du uppdatera veckobladet genom att klicka på pilen i Urval och på Visa blad. 32 (10)

33 33 (10) Söka ersättare via Meddelande Den anställde har via självservice möjlighet att kommunicera med arbetsledaren, arbetsledaren har sedan möjlighet att använda sig av dessa meddelanden när man Söker ersättare Man sätter en bock i Visa meddelanden, de arbetstagare som har skickat ett medd får en markering i Medd kolumnen under Aktuellt urval. För markören över och du ser vad som är skrivit. Du kan gå in i medd och svara den anställde om du vill, skriv ditt medd och klicka på Spara När du kommer tillbaka till bilden för Sök ersättare så har färgen på medd ändrats från Orange till blått. Orange är när du får medd från någon annan Blått är när du skickar ett medd. När den anställde skriver in sitt medd kan den också samtidigt välja att skicka en E-post till arbetsledaren så att man vet att det finns medd skickade.

34 34 (10) Administrera kortlåda Kortlådan kan du använda när du söker efter vikarier. Du kan t ex lägga upp en kortlåda med personer som gärna jobbar natt eller helg. Personer som du vet har gårr introduktion och funkar bra på avdelningen. Gå till Ny kortlåda Organisation du söker via Organisationsträdet, bara de med behörighet till den grenen i trädet har möjlighet att komma åt kortlådan. Det är behörighetssystemet som styr. Generell kortlådan ligger utanför behörighetssystemet. Vem som helst kan uppdatera, ändra eller ta bort. Ang namn på Kortlådan Spara. Nu lägger du till personer i kortlådan med hjälp av knappen Ny/Ändra person

35 35 (10) Du kan söka personerna med hjälp av Organisation Personnummer Efternamn Kategorigrupp Kompetensgrupp Kategori Kompetens Klicka på Sök Urval för att få träff på personer. De personer du vill ha med i din kortlåda, markera under kolumnen Välj och Spara

36 36 (10) Personerna följer med ut. Du kan klicka på ett namn och sedan på Person Information, då får du fram de uppgifterna som är registrerade på personern när det gäller anställningar, utbildning samt kompetens. Du har även knappar på att ta bort personer ur en kortlåda eller att ta bort hela kortlådan.

37 37 (10) Söka ersättare via kortlådan Vill du söka vikarier ifrån din Kortlåda, välj från rullningslisten med aktuella kortlådor. Klicka på Sök ersättare. Du får då upp de personerna som är knutna till just din kortlåda.

38 38 (10) Bemanningsmål Man kan bygga upp Bemanningsmål i Personec P klient, eller importera in från TimeCare. Du har möjlighet att se Bemanningsmål via Planeringsbladet. Markera Planeringsblad samt sätt en bock i Visa bemanningsmål Under knappen Inställningar styr du om du vill se den minimala eller optimala bemanningen samt med vilka intervall

39 39 (10) Bokstäverna du ser på resp dag är Typturer, de kommer från en tabell. Dessa kan se olika ut men ett exempel är F = Förmiddagstur 07:00-10:59 L = Lunch 11:00-12:59 E = Eftermiddag 13:00-16:59 K = Kväll 17:00-20:59 N = Natt 21:00-06:59 Finns en ( ) om bokstaven är du placerad på annan Organisation. Genom att hålla markören på Stapeln ser du Närvaro/Behov/Differens. Genom klick på stapeln visas Personlista för aktuellt klockslag

40 Vill du se Bemanningsmålet för hela veckan, klicka på veckonumret istället 40 (10)

41 41 (10) Utbildningsmaterial Personec Självservice P Arbetsledare Beslut

42 42 (10) Arbeta i Självservice Arbetsledare 42 Beslut 43 Komplettering-Ändring-Attest 44 Delegation 45 Meddelandefunktion 45 Beslut Frånvaro 47 Beslut Avvikande tjänstgöring 47 Beslut Turbyte 49 Beslut Placering 51 Beslut Tjänstgöring löneunderlag 51 Beslut Tillägg/Avdrag 54 Beslut Resor 55 Beslut Samtliga 56 Prenumerationer 59 Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

43 43 (10) Arbeta i Självservice Arbetsledare Beslut Under detta menyval finns olika funktioner för att tillstyrka/bevilja frånvaro, Summera och godkänna tjänstgöring samt tillstyrka/bevilja inrikes resor mm. Generellt för menyer under Beslut Urval Under beslut gäller alltid att den organisation som valts under Organisation är grund-urval. De personer som finns knutna till vald organisation kan listas upp i fältet Anställd. Period måste alltid anges. Du måste också ange om du vill lista bara Ej beviljade eller Ej tillstyrkta poster eller Alla poster För att göra en registrering måste du markera aktuell person och söka fram redan registrerade poster för att få fram en Ny-knapp. Ytterligare urval som kan göras i bilden är kategori vilket ger en sökning på vald kategori/benämning. Ett annat urval man kan göra är Kategorigrupp vilket ger en sökning på grupperingar av benämningar, tex alla chefer ligger i en kategorikod. Om man använder kategorigruppen Chefer vid urvalet så får man upp alla anställningar som man har behörighet till och som har anställningar med benämningar som finns i kategorigruppen, i detta fall chefer. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

44 44 (10) Komplettering-Ändring-Attest När du söker får du fram en lista med poster enligt urval. Tillstyrka och/eller bevilja går att göra direkt i listan. Om du ska Tillstyrka/Bevilja enstaka poster så markerar du fältet Tst eller Bev på beslutslistan och klickar på knappen Tillstyrk/Bevilja. Det finns även möjlighet att markera samtliga via en knapp. Om du attesterar via besluts-listan kan du få en felsignal. Poster som ej uppdaterats p g a kontroller markeras med rött. Anledningen till felsignal visas när du för muspekaren över posten. För komplettering eller ändring av post - klicka på namnet så kommer du in i en uppdateringsbild. I denna bild finns även möjlighet att ange avvikande konto, mm. Se exempel nedan. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

45 45 (10) Delegation (Tilläggsfunktion) Du kan under en period välja att delegera din attesträtt till annan person. Du delegerar meny för meny. Välj Funktion Du delegerar en meny i taget Delegera till Vem skall attestera istället för dig Ange From och Tom och Klicka på Spara Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet,

46 46 (10) helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro / Meddelandefunktion I beslutslistan längst till höger finns möjlighet att klicka för att få upp en ruta att skriva i. Här kan du själv skriva meddelanden till varje arbetstagare och även ta emot meddelanden från dem. Klicka vid... under Med längst till höger i beslutslistan. Skriv text Spara Färgen är orange när det är någon som skrivit till dig, när du svarar blir medd blått. När du för muspekaren över punkterna kan du läsa meddelandetexten från meddelandebilden. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

47 47 (10) Beslut Frånvaro Frånvaro Bev Frånvaro Tst Frånvaro kan attesteras i två steg om så behövs. All frånvaro ska först tillstyrkas. Viss frånvaro måste både tillstyrkas och beviljas. Systemförvaltaren administrerar och ställer in vilka orsaker som ska attesteras i två steg. Om all frånvaro ska attesteras i bara ett steg behövs bara menyn Frånvaro Tst. Under valet Frånvaro Tst hanterar du frånvaro som ska tillstyrkas. Viss frånvaro blir direktbeviljad när den tillstyrks (ett steg) medan den frånvaro som hanteras i två steg måste beviljas separat (se nedan under Frånvaro Bev). I bilden Frånvaro Bev beviljar du frånvaro som är tillstyrkt, dvs. den frånvaro som hanteras i två steg (först tillstyrks, sedan beviljas). Klicka på knappen Sök för att få fram ev. poster att bevilja. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

48 48 (10) Beslut Avvikande tjänstgöring Avvikande tjänstgöring här hamnar Övertid som den anställde registrerar in. Den anställde kan ha skickat med ett medd om varför han/hon har jobbat över, du kan svara den anställde i detta meddelande genom att klicka på. Du kommer in på posten genom att klicka på den anställdes namn, här kan du komplettera med tex Bemanningstyp samt ett ev avvikande konto. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro.

49 49 (10) Aditro / Här ser du kontot som ligger på anställningen, du kan skriva in ett annat konto eller hämta konto från Org.trädet med hjälp av knappen Välj org Simulera dygnsvila beroende på om tabeller är uppsatta så kan man här simulera och se om man pga den avvikande tjänstgöring man gör får tillräcklig dygnsvila. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

50 50 (10) Beslut Turbyte Här kan man se de turbyten en anställd har gjort. Beroende på inställning så kommer du som arbetsledare att få upp posten för att attestera eller så får du upp den här som en information, dvs när den anställde gör sitt Turbyte så blir posten direktbeviljad. Välj Period Markera anställd Markera om du vill titta på Ej beviljade eller Alla Klicka på Sök Du får då upp det som är rapporterat på den period och anställde du valt. Du ser den tiden som ligger enligt schemat Gammalt och den tiden som är bytt till Nytt. Du får också upp en knapp för att lägga in Ny post. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

51 51 (10) Beslut Placering Här gör du som arbetsledare Placeringar på dina anställda Placeringar gör du t ex om en anställd är partiellt frånvarande. Placeringen görs för att visa hur den anställde arbetar på den tiden som är kvar. Ange Period Anställd Sök för att få fram knappen Ny post För att komma in på redan upplagd post, klicka på personens namn Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

52 52 (10) Beslut Tjänstgöring löneunderlag Används om man har anställningar med Malltypen Utan schema. När arbetstagaren har summerat sin tjänstgöringsrapport så behöver du som arbetsledare hantera uppgifterna, ev ändra dem och framför allt skicka dem till produktions, dvs att de går till lön. Detta måste vara gjort vid ett visst datum varje månad, vilka datum du har att följa får du av systemförvaltaren. När du klickar på Tjg löneunderlag och gör dina urval får du följande bild Du ser här den summerade tjänstgöring som arbetstagaren har gjort. För att skicka uppgifterna till lön klickar du i rutan Till Prod och klickar på Skapa. För att komma in och titta på en befintlig rad kan du klicka på den blå raden för att komma in och se rapporteringen, bilden ser då ut så här Om något behöver ändras markerar du den rad som ska ändras och utför ändringen. Ändringen kan t ex bestå i att ändra orsak. När du gjort ändringen klickar du på spara. Du kan också lägga till uppgifter genom att klicka på Ny rapport

53 53 (10) Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet,helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro / Beslut Tjänstgöringsrapport Används om man har anställningar med Malltytpen Utan schema. När du gått igenom Tjänstgöringsrapport och är klar med det klickar du på summera månadens timmar och uppgifterna skickas till lön. Nu ser du inte uppgifterna här längre utan måste söka i rapporterna för att se vad som rapporterats, eller på tex frånvaro och hämta tidigare rapportering. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

54 54 (10) Beslut Tillägg/Avdrag De olika tillägg/avdrag som man har valt att lägga ut på den anställde syns här som obeviljade poster. Det kan också vara så att det är du som arbetsledare som har tillgång att lägga upp dessa. Välj Period Markera anställd Klicka på Sök Om du vill gå in på posten, för att tex lägga ett avvikande konto klicka på personens namn. Du går via Ny post för att lägga upp en post åt en anställd. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

55 55 (10) Beslut Resor För att hantera de resor som medarbetarna lagt in i Självservice Medarbetare finns valen Resor Bev och Resor Tst. Här finns det möjlighet att använda attest i två steg. Om det bara behövs ett steg används endast menyn Resor Bev. Om du vill ändra/komplettera eller se detaljer i en anställds resa klickar du på den aktuella posten (namnet) och kommer då till nedanstående bild. Kom ihåg att om du ändrar konto på första bilden så ändras kontot för hela resan, ska du enbart ändra konto för t ex tillägg så måste du gå till just tillägg och ändra kontot där. Du kommer till de olika delarna genom att klicka på knapparna. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

56 56 (10) här ser du vilka måltider den anställde fått under resan här ser du ev utlägg den anställde haft under resan här kan du även simulera en resa och se vilka ersättningar som kommer att betalas ut. Tänk på att en beviljad resa inte syns i detalj på personens lönespecifikation, men du kan alltid gå tillbaka till denna funktion och simulera resan för att se detaljerna. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

57 57 (10) Beslut Samtliga I Samtliga visas alla poster som ej tillstyrkts/beviljats. Behörighet i rollen styr vilka typer av poster som läses upp gällande frånvaro och resor. Här sker ingen test på datum utan alla poster tas med. Om du har personal som ligger i en Kategorigrupp så kan du välja med den här alternativt göra en markering under menyn Inställningar så är den alltid förvald här. För att komma in på posten, markera den anställdes namn. Du kan ange ett avvikande konto genom att klicka på Du får då upp följande information Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

58 58 (10) Du ser i bilden vilket konto anställningen ligger på, du kan hämta konto ifrån Org trädet genom att gå via knappen Välj Org eller skriva in kontot direkt i kodsträngen. Klicka på Spara Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

59 59 (10) Prenumerationer Du kan välja att göra en prenumeration. Det innebär att på den nivå du väljer att lägga prenumerationen så kommer det ett mail så fort någon anställd gjort en rapportering som kräver attest. Du kan välja att prenumerera på meny för meny eller på Samtliga, du får då upp alla poster som ligger oattesterad oavsett orsak. När du skall göra din Prenumeration, kontrollera först att du under Inställningar har en bock i rutan Sökning på underliggande enhet. Kontrollera sedan att du har rätt Organisation vald. Ställ dig sedan på ett menyval och sök på Alla perioder eller på Samtliga och gör en sökning. En länk visas längst ner i bilden När du klickar på länken får du upp en bild där du får ange namn på sökningen. Om inställningar gjorts för prenumeration via e-post kan du även göra en markering för detta. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

60 60 (10) Du har möjlighet att göra flera olika prenumerationer genom att göra olika sökningar och sedan spara prenumerationen när du är nöjd. Du kan alltså skapa prenumerationer exakt utifrån de olika urval som görs vid din sökning under de olika beslutsbilderna. När du har sparat din prenumeration/dina prenumerationer krävs att systemförvaltaren kör en bearbetning av prenumerationerna. När denna bearbetning är gjord visas vid inloggning en upplysning: Din prenumeration, Hemtjänst Centrum, rapporterar att det finns poster att attestera (om du har bockat i rutan e-post får du dessutom e-post med denna information). Om du klickar poster att attestera kommer du in i beslutslistan. Om du vill ta bort din prenumeration klickar du på namnet, i ovanstående exempel Hemtjänst Centrum, och väljer Ta bort. När anställningarna är schemalösa är det frånvaro och resor som man kan prenumerera på. Om du börjat titta eller rapportera och vill tillbaka för att se Din prenumeration klicka på Aditrologgan. Detta utbildningsmaterial är skyddat av lagen om upphovsrätt , varvid kopiering av innehållet, helt eller delvis ej är tillåten utan medgivande från Aditro. Aditro /

61 61 (10) Utbildningsmaterial Personec Självservice P Arbetsledare Rapporter

62 62 (10) Rapport Adresser 64 Rapport Anställning 65 Rapport Anst tid 67 Rapport Semester 68 Rapport Ferier 69 Rapport Uppehåll 69 Rapport Ack listor 70 Rapport Jourkomp 71 Rapport Frånvaro 72 Rapport Anteckningar 73 Rapport Avvikande tjänstgöring 74 Rapport Turbyte 75 Rapport Veckoarbetstid och Rapport Dygnsvila 76 Rapport Veckoarbetstid 77 Rapport Medd bemres 80

63 63 (10) Rapporter Generellt för rapporter gäller att du kan göra urval på organisation, kategori/kategorigrupp. Klicka på Skapa rapport för att få fram rapporten. Rapporter kan sorteras efter valfri kolumn genom att du klickar på kolumnrubriken. Du kan också välja att titta på en rapport som XML-fil, ett format som kan sparas vidare till excel-format. Rapporterna går även att skriva ut (typ printscreen) via höger musknapp eller skrivarsymbol i web-läsaren. Välj format liggande. När du under resp meny har skapat en rapport och vill göra ett annat urval, klicka på pilen vid Urvalsvillkor och du kommer tillbaka till bilden för att göra om ditt urval.

64 64 (10) Rapport Adresser Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp klicka på Välj org och ev komplettera med Kategorigrupp. Här kan du ta fram rapporter på olika adresstyper på de anställda. Vilka olika val du har här beror på vad man i din kommun/bolag har sagt att det skall registreras in för olika typer av adresser. Du får med de personer som har en aktiv anställning. När du har gjort dina val klicka du på Skapa rapport.

65 65 (10) Rapport Anställning Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp klicka på Välj org och ev komplettera med Kategorigrupp. I fälten From Tom anger du om det tex är en speciell månad du vill söka på. Skriver du ingenting i From fältet så görs sökningen från dagens datum. De Rapporttyper du kan välja på är - Anställd tom, Vilande anställning, Fast lönetillägg 1-5, Ej beviljade anställningar, Bevilja ändrad anställning, Löneväxling, Procentfördelning, Anställningsuppgifter samt Utvärderingsuppgifter. Ovan har vi sökt på anställningar som upphör på Hemgården under 2008.

66 66 (10) Under rapporttypen Anställningsuppgifter kan du själv välja ut 8 fält från anställningsuppgiften som du vill ha fram uppgifter på. Vill du markera ett och ett fält, håller du ner Ctrl-tangenten. Fälten Personnr, Efternamn, Förnamn, Anstnr extern samt Signatur är fasta fält som alltid kommer med.

67 67 (10) Rapport Anst tid Välj vilken Sortering, Person urval, Anställnings urval samt Välj utskrift. Ange för vilken period du vill de anställningstid. Markera också om du vill ha summering av anställningsdagar på er anställning eller dagarna endast på en rad. Klicka på Skapa rapport

68 68 (10) Rapport Semester Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp klicka på Välj org och ev komplettera med Kategorigrupp. Markera de fält du vill ha med i rapporten. Håll nere Ctrl-tangenten för markering av mer än ett fält. Välj aktuell semestergrupp och vilket år du vill ha ut rapporten på.

69 69 (10) Rapport Ferier I denna rapport kommer endast ferieanställningar med. Vill du ha en rapport på alla i din grupp som har ferieanställning, klicka på Välj org samt ev komplettera med Kategorigrupp. De fält som du får fram på rapporten är Arbetsår, HT-start, VT-slut, Semdgr/år, Ej semgr frånvarodgr, Betalda semdgr, Betalda semdgr korr, Betalda feriedgr, Betalda feriedgr korr, obet feriedgr, genomsnittlig syssgrad samt genomsnittlig syssgrad korr. Värden i rapporten får du först efter den 1:a körningen av beräkning av ferielön, den brukar köras under maj månad. Rapport Uppehåll I denna rapport kommer endast uppehållsanställningar med. Vill du ha en rapport på alla i din grupp som har uppehållsanställning, klicka på Välj org samt ev komplettera med Kategorigrupp. De fält som du får fram på rapporten är Arbetsår, HT-start, VT-slut, Uppehållsfaktor, Semgr frånvaro arbdgr, Genomsnittlig syssgrad, Genomsnittlig syssgrad korr samt Uppehållslönetillägg. Värden i rapporten får du först efter den 1:a körningen av beräkning av uppehållslön, den brukar köras under maj månad.

70 70 (10) Rapport Ack listor Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp klicka på Välj org och ev komplettera med Kategorigrupp. Markera de fält du vill ha med i rapporten. Beroende på vilken Rapporttyp du väljer så får du olika Fält att välja på. Håll nere Ctrl-tangenten för markering av mer än ett fält. Du anger också för vilket år och vilken månad du vill titta på ackarna. Det är acken efter verkställd lön som du får fram i rapporten.

71 71 (10) Rapport Jourkomp Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp klicka på Välj org och ev komplettera med Kategorigrupp. Klicka på Skapa rapport

72 72 (10) Rapport Frånvaro. Välj Rapporttyp. Här kan urval även göras på specifik frånvaroorsak. Datum kan anges men är inte nödvändigt för bevakning framåt i tiden. Om du inte anger datum så skapas rapportern utifrån dagens datum och framåt.

73 73 (10) Rapport Anteckningar Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp klicka på Välj org och ev komplettera med Kategorigrupp. Här kan du även välja en specifik rubrik. Om du lämnar den blank kommer en rapport över alla anteckningar. Bevakningsdatum kan anges men är inte nödvändigt för bevakning framåt i tiden. Anger du inget from-datum så söker den på anteckningar med bevakningsdatum från dagens datum. Vilka Rubriker som är valbara beror på vad man i kommunen/bolaget bestämt skall vara anteckningsrubriker.

74 74 (10) Rapport Avvikande tjänstgöring Urval kan göras på: Enskild person/anställning Alla på en viss organisation Viss kategori/kategorigrupp Viss period

75 75 (10) Rapport Turbyte Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp klicka på Välj org och ev komplettera med Kategorigrupp. Vill du ha på en specifik anställd väljer du i rullningslisten. Du kan också ange from - tom datum för vilken period du vill titta på turbyten. Anger du inget from så görs sökning från dagens datum och framåt.

76 76 (10) Rapport Veckoarbetstid och Rapport Dygnsvila EG:s arbetstidsdirektiv infördes för de med kollektivavtal som löpte ut Direktiven innehåller bland annat att Arbetstagaren skall ha minst elva timmars sammanhängande dygnsvila per 24-timmars period. Tillfälligtvis kan detta ändras till nio timmar, se Kommun och Landstingsförbundets anvisningar. För att en simulering skall kunna ske måste anställningsposten på fliken "arbetstid" ha klockslag i fältet " Dygnsintervall klocka from". Med detta klockslag räknas sedan en 24-timmars period fram. Byte av 24-timmarsperiod kan vara aktuellt vid schemabyte. För "Nattpersonal" där nattarbetet inte får överstiga åtta timmar under en period om tjugofyra timmar skall markering ske i check box. Detta så att programmet vet om personen skall räknas som "nattpersonal". I simuleringen av arbetstid och dygnsvila räknas alla arbetstider den anställde har på samtliga aktuella anställningsposter i företaget. Detta innebär att aktuella scheman från anställning eller placering läses samt turbyte, avvikandetjänstgöring, flexstämplingar och frånvaro. (Rast räknas som vila.)

77 77 (10) Rapport Veckoarbetstid Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp klicka på Välj org och ev komplettera med Kategorigrupp. Här kan du ta fram rapporter på veckoarbetstiden på de anställda för innevarandeföregående- eller nästkommande period. Du får rapporten per 16 veckor. När du har gjort dina val klicka du på Skapa rapport.

78 78 (10) Rapport Dygnsvila När simulering av dygnsvila görs är det alltid mot registreringens datum simuleringen sker samt dagen innan och dagen efter. Rapporten ger information om 11 timmars dygnsvila är uppnådd. När Resultatet understiger 11 timmar får du värde Justera. Du får information om hur arbetstider och "ledighetstider" ligger under det aktuella dygnen som ej har uppnått dygnsvilan. Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp klicka på Välj org och ev komplettera med Kategorigrupp. Här kan du ta fram rapporter på dygnsvilan på de anställda för en specifik dag, innevarande- nästkommande vecka eller för en månad. När du har gjort dina val klicka du på Skapa rapport.

79 79 (10) I kolumnen Resultat får du ett OK om dygnsvilan är uppfylld. Om du i kolumnen har Justera så behöver du in och kontrollera samt åtgärda för att du skall få dygnsvilan korrekt på den anställde. Du får en specifikation på arbetstid (A) och vilotid (V) på de som inte är OK.. När du får texten under Information Inga arbetstider funna, så är det en timanställd som inte har någon arbetstid under vald period.

80 80 (10) Rapport Medd bemres Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp klicka på Välj org och ev komplettera med Kategorigrupp. Vill du ha på en specifik anställd väljer du i rullningslisten. Du kan också ange from-tom datum för vilken period du vill titta på meddelanden. Anger du inget from så görs sökning från dagens datum och framåt. Här kan du också bestämma om du vill se per Registreringsdatum eller per Aktuellt datum. Orange färg = Arbetstagare sparat Blå färg = Arbetsledare sparat

81 81 (10) Rapport Reseräkning Här kan du ta ut en rapport över resor gjorda under en viss period eller för en viss person. Du får även med uppgifter i rapporten ang Ändamål samt om resan är attesterade eller ej. Rapporten går att spara som xml.fil