1(26) Användarguide för Primula Webb Attestansvariga

Transkript

1 (6) Användarguide för Primula Webb Attestansvariga

2 (6) Innehållsförteckning Primula Webb.... Generella funktioner Funktioner Kalender Starta och logga in Startsidan... 7 Handlägga Personliga inställningar avseende attest Återta ärenden generell funktion för medarbetare Ledighet Resor/utlägg....5 Semester....6 Sjuk/friskanmälan Tillägg/kompledighet... 7 Tjänster Frånvarokalender Lönekostnadsspecifikation Nyckeltal....4 Närvarotid (om detta används)....5 Person/Anställningsuppgifter....6 Personalredovisning Rapportgenerator Ärendesökning... 6

3 (6) Primula Webb Primula Webb är den webbaserade delen av personal- och lönesystemet Primula. Här kan du ta del av egna uppgifter, exempelvis lönespecifikation och semestersaldon, samt registrera dina ärenden, till exempel ledigheter och övertid. Det finns även vid behov möjlighet för attestansvarig att registrera ärenden åt medarbetare. Registreringar i Primula Webb skapar ärenden som sedan skickas vidare till attestansvarig enligt delegationsordning. Därefter går ärendet vidare till lönekörning för utbetalning. Processflöde ärendehantering Rollen som attestant i Primula Webb ger dig även tillgång till ett antal rapporter och frågebilder med information om de medarbetare som du är attestant för. Avisering om exempelvis tjänstledighet eller tillfällig anställning som upphör skickas via e-post till dig från lönesystemet. Användarguidens upplägg Denna användarguide följer menystrukturen i Primula Webb och beskriver stegvis tillvägagångssättet för dig som attestansvarig. Inom varje avsnitt finns en numrerad punktlista som beskriver vad du ska göra i varje steg. Det finns också bilder från systemet där varje moment i punktlistan motsvaras av en fyrkant ( ) med samma nummer som punkten så att du enkelt ska kunna följa med i systemet. Det finns även en användarguide för medarbetare. Användarguiden Primula Webb Medarbetare beskriver hur du registrerar dina egna lönehändelser samt hur du registrerar åt dina medarbetare vid behov.. Generella funktioner Primula Webb innehåller generella funktioner som är gemensamma för systemet. Detta avsnitt beskriver de generella funktionerna samt hur du startar och loggar in i Primula. Rödmarkerade fält som återfinns i en del av registreringsbilderna är obligatoriska att fylla i annars sparas inte lönehändelsen.

4 4(6)... Funktioner Följande funktioner återfinns i Primula Webb. Funktion Knapp Beskrivning Bekräfta Hjälp Används för att spara registrerad/vald uppgift, exempelvis personnummer. Frågetecknet har två olika funktioner: - Ett frågetecken till höger om ett fält används för att visa mer information om fältet. Hjälp - Ett frågetecken till höger i bilden döljer/visar hjälptexter. Hjälptext Kasta Används för att visa hjälptexter som exempelvis beskriver fält eller regler för den typ av lönehändelse som bilden hanterar. Används för att ta bort ett ärende. Kontering Används för att registrera avvikande kontering. Meddelande/bilagor Används för att skriva in en anteckning och/eller för att bifoga ett elektroniskt dokument. Logga ut Logga ut Används för att logga ut ur Primula Webb. Lägg till Lägg till Plustecknet har två olika funktioner: - Används vid registrering av flera lönehändelser i bilden. - Används för att som handläggare söka fram en medarbetare vid registrering av en lönehändelse. Nästa Används för att bläddra framåt, till exempel i schema eller bland ärenden. Föregående Används för att bläddra bakåt, till exempel i schema eller bland ärenden.

5 5(6) Funktion Knapp Beskrivning Skicka Spara Används för att skicka iväg ett ärende som registrerats åt annan medarbetare till nästa atteststeg. Används för att spara uppgifter i syfte att fortsätta hantera ärendet vid ett senare tillfälle. När flera ärenden finns sparade under respektive menyval så visas en antalsuppgift inom parentes efter menyns rubrik. Se exempel: Stäng Används för att stänga en bild eller ruta i bilden. Ta bort Används för att radera rader i registreringsytan. Verkställ Avslutar ärendet och lönehändelsen tas med i kommande lönekörning. Ångra Denna knapp har två funktioner: - Används för att ta bort senast registrerad information i ett sparat ärende. Återgå - Används för att återgå till föregående bild. Ändra Ändra Används för att ändra på medarbetarens registrerade uppgift.

6 6(6)... Kalender När du klickar i ett datumfält visas en kalender för innevarande månad, där väljer du aktuella datum. Bläddra med piltangenterna för att byta månad eller år.. Starta och logga in Primula Webb startas via webbläsaren. Vid första inloggningstillfället visas denna vy. Om din arbetsgivare finns med i listan klickar du på namnet på myndigheten, du kommer då direkt in i Primula. Nästa gång du klickar på länken till Primula kommer du inte behöva göra detta val. Har du sedan innan gjort detta val i Statens servicecenters Kundwebb så visas inte denna sida. Saknas namnet på din arbetsgivare i listan klickar du på Annan Myndighet. Vid första inloggningstillfället ska du klicka på Begär nytt lösenord. Fyll i efterfrågade uppgifter och klicka sedan på knappen Skapa nytt lösenord. Du kommer därefter att få ett e-postmeddelande med lösenord. Ange e-postadress och lösenord för att logga in i Primula. Har du sedan innan ett lösenord till Statens servicecenters Kundwebb använder du detta lösenord.

7 7(6). Startsidan Efter inloggning visas en startsida med information om menystrukturen i Primula Webb. Startsidan visar även uppgifter om dina aktuella ärenden, anställning, ackumulerad lön, nästa utbetalningsdag, semestersaldo samt skatteuppgifter. Samma information återfinns under menyvalet Personlig information under Min Sida. På den vänstra sidan visas menyvalen Min sida, Handlägga, Tjänster. Under Min sida registrerar du alla händelser som rör dig själv. Här kan du även se dina uppgifter, till exempel lönespecifikationen. Under Handlägga utförs dels attest men även registrering av uppgifter för medarbetare. Menyvalet Tjänster innehåller funktioner för att ta ut rapporter och se information om enskilda medarbetare eller grupper av medarbetare. Startsida Primula Webb Handlägga I menyvalet Handlägga kan du attestera samt registrera lönehändelser för medarbetare. Vilka medarbetare som du har tillgång till styrs av din behörighet enligt delegationsordningen. Du registrerar lönehändelser för medarbetare på samma sätt som medarbetaren själv gör med skillnaden att du först väljer den medarbetare du ska registrera för. När registreringen är klar använd knappen Skicka för att skicka ärendet vidare till

8 8(6) nästa attestant eller för löneutbetalning, attestflödet styr detta (när du själv är attestant så får du ärendet för attest). När ärenden finns för attest visas en siffra inom parentes bredvid menyvalet Handlägga. Menyval Handlägga. Personliga inställningar avseende attest Delegera attesträtt Du kan tillsätta en tillfällig vikarie vid din frånvaro. För att tillsätta en vikarie måste dina möjliga vikarier vara registrerad av Statens servicecenter. När du har tillsatt en vikarie så övergår attesträtten för alla dina ärenden under den tidsperiod du angett

9 9(6). Välj Personliga inställningar under Min Sida.. Klicka på + vid Vikariat. Klicka i rullmenyn Mina roller och välj din egen enhet (du ser även övriga enheter där du är möjlig vikarie). Du kan bara aktivera en vikarie för en enhet där du är ordinarie attesterare. 4. Klicka på rullmenyn "Möjliga vikarier" och välj den person som ska vara vikarie. 5. Fyll i datumen för vikarieperioden. 6. Klicka på Lägg till och sedan Spara. Om du vill tillsätta fler vikarier för andra tidsperioder så gör du om steg -6. Ta bort vikarie Om du vill avsluta en vikarietillsättning i förtid klickar du på Ändra, Kasta och sedan Spara. Alla pågående ärenden kommer då tillbaka till dig Skicka ej E-post om nya ärenden Kryssa i denna ruta om du inte vill ha meddelande via e-post när ärenden finns för attest. De övriga punkterna gäller medarbetare och finns beskrivna i Användarguide Primula Webb Medarbetare.. Välj Personliga inställningar i menyn Min sida.. Markera kryssrutan om e-post inte ska skickas.. Klicka på Spara.. Återta ärenden generell funktion för medarbetare Medarbetare kan återta ärenden som skickats för attest men som ännu inte ingått i en löneutbetalning. Ett återtaget ärende går först till dig som attestant för godkännande. Detta gäller även när det återtagna ärendet inte är attesterat. Det visas två utropstecken vid menypunkten när det finns ett återtaget ärende för godkännande.

10 0(6) Se exempel: Du godkänner återtagandet genom att markera fältet Återtagandet beviljas. Därefter kan medarbetaren kasta ärendet.. Ledighet Under menyvalet Ledighet attesterar du alla typer av ledighet utom semester. En siffra inom parentes bredvid rubriken i menyn visas när det finns ärenden att attestera. 4 5

11 (6). Välj Ledighet i menyn Handlägga.. Det första ärendet som du har för attest visas direkt i bilden. För att se dina övriga ärenden för attest välj ärende i listan eller bläddra med piltangenterna.. Under rubriken Ledighetsperioder visas uppgifter om ärendet. För att göra eventuell ändring i ärendet klicka på Ändra. Gör din ändring och klicka på Lägg till för att spara ändringen. 4. Markera Beviljas för att godkänna ledigheten eller Avslås för att inte godkänna. OBS! Markera inte något av alternativen om du avser att returnera ärendet till medarbetaren för ändring/komplettering. 5. Klicka på Skicka för att skicka ärendet vidare till nästa attestant eller för löneutbetalning, attestflödet styr detta. Om medarbetaren behöver komplettera uppgifter klicka på Returnera. Ärendet skickas tillbaka och medarbetaren kan komplettera och skicka ärendet igen. Information: När du avslagit ett ärende och klickar på Skicka får du ett meddelande att ärendet arkiveras. Det innebär att det inte kommer med i löneutbetalningen då du inte beviljat ledigheten. Medarbetaren får ett epostmeddelande om att ledigheten inte beviljats.

12 (6).4 Resor/utlägg 4. Välj Resor/utlägg i menyn Handlägga.. Det första ärendet som du har för attest visas direkt i bilden. För att se dina övriga ärenden för attest välj ärende i listan eller bläddra med piltangenterna.. Markera Beviljas för att godkänna resan/utlägget eller Avslås för att inte godkänna. OBS! Markera inte något av alternativen om du avser att returnera ärendet till medarbetaren för ändring/komplettering. 4. Klicka på Verkställ så går ärendet vidare för löneutbetalning.

13 (6) Om medarbetaren behöver komplettera uppgifter klicka på Returnera. Ärendet skickas tillbaka och medarbetaren kan komplettera och skicka ärendet igen. Information: När texten på någon av knapparna Avbrott i resa, Restid, Utlägg, Representation och Bilersättning har blå text så har medarbetaren lämnat information. Klicka på respektive knapp för se informationen. När du avslagit ett ärende och klickar på Verkställ får du ett meddelande att ärendet arkiveras. Det innebär att det inte kommer med i löneutbetalningen då du inte beviljat reseräkningen. Medarbetaren får ett epostmeddelande om att reseräkningen inte beviljats..5 Semester 4 5. Välj Semester i menyn Handlägga.. Det första ärendet som du har för attest visas direkt i bilden. För att se dina övriga ärenden för attest välj ärende i listan eller bläddra med piltangenterna.. Under rubriken Semesterperioder visas uppgifter om ärendet. För att göra eventuell ändring i ärendet klicka på Ändra. Gör din ändring och klicka på Lägg till för att spara ändringen.

14 4(6) 4. Markera Beviljas för att godkänna semestern eller Avslås för att inte godkänna. OBS! Markera inte något av alternativen om du avser att returnera ärendet till medarbetaren för ändring/komplettering. 5. Klicka på Verkställ så går ärendet vidare för löneutbetalning. Om medarbetaren behöver komplettera uppgifter klicka på Returnera. Ärendet skickas tillbaka och medarbetaren kan komplettera och skicka ärendet igen. Information: När du avslagit ett ärende och klickar på Verkställ får du ett meddelande att ärendet arkiveras. Det innebär att det inte kommer med i löneutbetalningen då du inte beviljat semestern. Medarbetaren får ett epostmeddelande om att semestern inte beviljats.

15 5(6).6 Sjuk/friskanmälan Information: Registrering av första sjukdag Medarbetare meddelar första sjukdagen till arbetsgivaren som registreristrerar detta i Primula. Nästa bild visar hur sjukfrånvaro registreras. Vid sjukfrånvaro del av dag kan medarbetare registrera den första sjukdagen själv genom att registrera from datum, tom datum och omfattning. Omfattning vid sjukdom del av dag för karensdag Vid arbete mindre än 5% av arbetsdagen registreras omfattning 00 Vid arbete minst 5% av arbetsdagen registreras omfattning 75 Vid arbete minst 50% av arbetsdagen registreras omfattning 50 Vid arbete minst 75% av arbetsdagen registreras omfattning 5 Ett e-postmeddelande skickas automatiskt till dig och din medarbetare då sjukfrånvaron registreras. Medarbetaren får en påminnelse om friskanmälan och du får information om friskanmälan, förändring av sjukfrånvarons omfattning samt påminnelse om att inhämta läkarintyg. Läkarintyg Om medarbetare är sjukfrånvarande mer än 7 kalenderdagar lämnar medarbetaren ett läkarintyg till arbetsgivaren. Om sjukfrånvaron överstiger 4 kalenderdagar lämnar medarbetaren ett läkarintyg till arbetsgivaren och originalet av läkarintyget ska skickas till Försäkringskassan. Sjukanmälan till Försäkringskassan Statens servicecenter gör en sjukanmälan till Försäkringskassan vid medarbetarens 5:e sjukdag. Du behöver inte kontakta Statens servicecenter för att meddela 5:e sjukdag. Ändrad omfattning Om omfattningen på medarbetarens sjukfrånvaro förändras meddelar du detta till Statens servicecenter. Statens servicecenter registrerar förändringen. Friskanmälan Medarbetaren ska inte friskanmäla sig förrän sjukskrivningen upphört helt. Medarbetaren friskanmäler sig själv i Primula enligt information i användarhandledning för medarbetare. När friskanmälan görs får du ett ärende för kännedom i Primula. Se nedan hur du markerar att du har tagit del av ärendet.

16 6(6) 4. Välj Sjuk/friskanmälan i menyn Handlägga.. Sök efter den medarbetare sjukfrånvaron avser. Sökning på person görs genom att ange hela eller en del av personnumret eller början av efternamnet och/eller kommatecken samt förnamn.. Registrera första sjukdag genom att ange datum i fältet From och omfattning på sjukfrånvaron i fältet Omf. 4. Klicka på Skicka för att skicka ärendet vidare i flödet. När medarbetaren har friskanmält sig kommer ett ärende för kännedom till dig. Där visas datum och omfattning för sjukperioden. När du har tagit del av informationen, klicka på Tagit del av.

17 7(6).7 Tillägg/kompledighet Under detta menyval attesteras även timlön. 4. Välj Tillägg/kompledighet i menyn Handlägga.. Det första ärendet som du har för attest visas direkt i bilden. För att se dina övriga ärenden för attest välj ärende i listan eller bläddra med piltangenterna.. Markera Beviljas för att godkänna tillägget/kompledigheten eller Beviljas ej för att inte godkänna. OBS! Markera inte något av alternativen om du avser att returnera ärendet till medarbetaren för ändring/komplettering. 4. Klicka på Verkställ så går ärendet vidare för löneutbetalning. Om medarbetaren behöver komplettera uppgifter klicka på Returnera. Ärendet skickas tillbaka och medarbetaren kan komplettera och skicka ärendet igen.

18 8(6) Information: När du avslagit ett ärende och klickar på Verkställ får du ett meddelande att ärendet arkiveras. Det innebär att det inte kommer med i löneutbetalningen då du inte beviljat ersättningen. Medarbetaren får ett epostmeddelande om att ersättningen inte beviljats. Tjänster I detta menyval finns frågebilder och rapportgenerator med färdiga rapporter för dig som attestant. De rapporter du sökt fram visas som Excel och PDF filer i alla bilder till du loggar ut ur systemet. För att spara rapporten lokalt klicka på Spara i bilden som visar rapportens resultat. Menybild Tjänster

19 9(6). Frånvarokalender Denna frågebild kan användas vid till exempel semesterplanering Välj Frånvarokalender i menyn Tjänster.. Markera den frånvaro som du vill följa upp exempelvis semester.. Klicka på Organisation och välj minst en organisatorisk enhet. För att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla. 4. Ytterligare urval kan göras på befattning eller enstaka personer. Sökning på person görs genom att ange hela eller en del av personnumret eller början av efternamnet och/eller kommatecken samt förnamn. Klicka på Sök, välj person och klicka på Lägg till. Upprepa detta för att lägga till flera personer. 5. Ange datumintervall. 6. Klicka på Hämta för att ta fram resultatet av frågan. 7. För att exportera resultatet till Excel klicka på ikonen Excel. Rapporten visar frånvaron per person i kalenderformat. Följande förkortningar används: Beviljad semester: Se Sökt semester: Se (grön text) Sjuk: Sj Beviljad annan ledighet: Le Sökt annan ledighet: Le (grön text) För att se frånvarons omfattning för du markören över texten.

20 0(6). Lönekostnadsspecifikation Denna frågebild används för att följa upp de lönekostnader som bokförts på de organisatoriska enheter som du är attestansvarig för. Den preliminära lönekostnadsspecifikationen som visas för kommande lönekörning är preliminär och uppgifterna kan förändras varje dag ända fram till lönekörningsdagen. Det är endast attesterade och överförda lönehändelser som visas på den preliminära lönekostnadsspecifikationen Välj Lönekostnadsspecifikation i menyn Tjänster.. Ange period för aktuell lönemånad och eventuellt ytterligare urval vid behov.. Markera Visa ej personbundna lönehändelser. 4. Klicka på Organisation och välj minst en organisatorisk enhet. För att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla. 5. Ytterligare urval kan göras på enstaka personer och/eller löneart. Sökning på person görs genom att ange hela eller en del av personnumret eller början av efternamnet och/eller kommatecken och förnamn. Klicka på Sök välj därefter person och klicka på Lägg till. Upprepa detta för att lägga till flera personer. 6. Klicka på Hämta för att ta fram resultatet av frågan. För att exportera resultatet till Excel klicka på ikonen Excel.

21 (6). Nyckeltal Denna frågebild bygger på information från Tidsanvändningsstatistiken, uppgifterna uppdateras i lönesystemet en gång i månaden i samband med löneutbetalning. Filtrering kan göras på de statistikkoder som ingår i tidsanvändningsstatistiken. Möjlighet finns även att filtrera på kön och åldersintervall. Gruppering av informationen kan göras på organisatorisk enhet, befattning, befattningskategori eller ålder. Resultatet av grupperingen visas i eget fönster. Resultatet kan föras över till Excel genom att klicka på ikonen Excel i bilden Välj Nyckeltal i menyn Tjänster.. Fyll i datumintervall. Klicka på Organisation och välj minst en organisatorisk enhet. 4. För att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla. 5. Ytterligare urval kan göras på befattning. 6. Klicka på Hämta.

22 (6).4 Närvarotid (om detta används) Denna frågebild visar uppgifter om schematid, plus- och minustid samt flextid per person. Närvarotid kan läsas in i Primula från flextidssystem eller registreras in som lönehändelser. Vid utvärdering av tid tas hänsyn till inrapporterad frånvaro i Primula. Den totala tiden redovisas utan att avgöra om tiden avser flextid, mertid eller övertid. Endast anställda med rätt till flextid visas i rapporten. Kryssa i rutan Tidsdifferens för att endast visa personer med tidsdifferens, det vill säga där registrerad arbetstid inte motsvarar schematid Välj Närvarotid i menyn Tjänster.. Ange datumintervall. Klicka på Organisation och välj minst en organisatorisk enhet. 4. För att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla. 5. Ytterligare urval kan göras på enstaka personer. Sökning på person görs genom att ange hela eller en del av personnumret eller början av efternamnet och/eller kommatecken och förnamn. Klicka på Sök välj person och klicka på Lägg till. Upprepa detta för att lägga till flera personer. 6. Klicka på Hämta för att ta fram resultatet av frågan. 7. För att exportera resultatet till Excel klicka på ikonen för Excel Resultatet i bilden visar en vecka i taget. Bläddra med piltangenterna till föregående/nästa vecka. 7

23 (6).5 Person/Anställningsuppgifter Frågebilden är en översiktsbild som visar följande uppgifter om vald person: ackumulatorer, frånvaro, adress, kontering, semester, skatt, personinfo, lönehändelser, schemaperioder, omfattning, årsarbetstid samt uppgifter om anställningar.. Välj Person/Anställningsuppgifter i menyn Tjänster.. Välj person genom att ange hela eller en del av personnumret eller början av efternamnet och/eller kommatecken och förnamn.. Klicka på Sök och välj person Nu visas översiktsbilden med knappar där du kan se detaljerad information. Klicka på till exempel knappen frånvaro för att se personens frånvaro under vald tidsperiod. För att återgå till översiktbilden från frånvarobilden klicka på Återgå.

24 4(6).6 Personalredovisning I denna bild kan du söka fram och skriva ut anställningsuppgifter samt lönehändelser för dina anställda Välj Personalredovisning i menyn Tjänster.. Ange datumintervall för den period du vill söka fram uppgifter.. Markera de uppgifter som ska visas. För att få ut all anställningshistorik, markera Anställningshistorik. 4. Markera vilken ordning uppgifterna i listan ska sorteras. 5. Klicka på Organisation och välj minst en organisatorisk enhet. För att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla. 6. Ytterligare urval kan göras på befattning eller personer. Sökning på person görs genom att ange hela eller en del av personnumret eller början av efternamnet och/eller kommatecken samt förnamn. Klicka på Sök och välj person och klicka på Lägg till. Upprepa detta för att lägga till flera personer. 7. Klicka på Hämta för att skapa rapporten Personalredovisning. 8. Markera den lista som ska visas eller skrivas ut (Excel eller PDF). Resultatet av rapporten visas i en ny bild.

25 5(6).7 Rapportgenerator I denna bild finns färdiga rapporter avseende medarbetare samt organisatoriska enheter som du är attestansvarig för Välj Rapportgenerator i menyn Tjänster.. Markera önskad rapport i listan. Klicka på Hämta. 4. Välj minst en organisatorisk enhet och ange eventuellt datum för visning av organisationsträdet. För att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla. 5. Klicka på Hämta. 6. Markera den lista som ska visas eller skrivas ut (Excel eller PDF). Resultatet av rapporten visas i en ny bild. För att ta fram en annan rapport klicka på Stäng och börja om från punkt ovan.

26 6(6).8 Ärendesökning Här söker du fram pågående och avslutade ärenden Välj Ärendesökning i menyn Tjänster.. Välj minst en organisatorisk enhet och ange eventuellt datum för visning av organisationsträdet. För att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla.. Ytterligare urval på person och ärenden kan göras. 4. För att söka på avslutade ärenden kryssa i fältet Arkivsökning och ange period för arkivsökning (fr o m och t o m). 5. Klicka på Sök.