Hantering av färdtjänst

Transkript

1 Tillståndshantering för färdtjänsten Tillståndshantering för färdtjänsten Kartläggning av NU-läget, kravställning av BÖR-läget Notering Kommentarer och förtydliganden Hantering av färdtjänst Nyttokalkylering Avgränsning och specifikation för kalkyl Problembeskrivning Identifierade förbättringsområden utifrån beskrivet NU-läge Att utreda Punkter som återstår att utreda efter framtaget BÖR-läge Publicerad: Skapad av: Jan Törnebohm Godkänd av: Deltagare i arbetet med framtagning av denna beskrivning: Helena Jurold-Carlgren, Ylva Söderlund och Kristina Goldring, Stockholm stad; Christina Öhman, Nacka; Martin Sundman, Botkyrka Åsa Enroth, Lena Erlandsson, Pehr Elfstrand och Gun Vestergren, Färdtjänsten; Susanne Ribbing, SLL

2 Tillståndshantering för färdtjänsten Sida 2 (av 33) Sammanfattning Denna beskrivning omfattar NU-och BÖR-läge för flödet vid en ansökan av färdtjänst och den utredning och behovsprövning som sker till följd av detta. Med ansökan avses såväl nyansökan, ansökan om förlängning som ansökan om viss ändring av tillstånd. Flödeskartläggningen identifierar de värden och mätetal som samlats in och ligger till grund för nyttokalkylering. Nyttokalkylen är separat redovisat i en kalkyl. Kalkylen bygger på redovisade och uppskattade värden i flödeskartläggningens effektdiagram. Sammantaget kravställer denna flödeskartläggning ett IT-stöd som på bästa sätt syftar till att understödja hela arbets/informationsflödet inom tillståndshanteringen med stor vikt lagd vid medborgarperspektivet och möjlighet till uppföljning i syfte att ytterligare möjligöra effektivisering av verksamheten. Söka Färdtjänst (Källa För att ansöka om färdtjänst behövs ett läkarintyg som skickas till kommunen eller stadsdels-förvaltningen där du är folkbokförd. Deras utredare har sedan ett möte med dig och gör en utredning. Du får även fylla i en personlig ansökan som kommunen tillhandahåller. Handlingarna (läkarintyg, utredning, din egen ansökan och fotografi) skickas till Färdtjänsten som beslutar om tillstånd för färdtjänst. Besluten kan överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Första instans är länsrätt, sedan kammarrätt och regeringsrätt. Rätt till färdtjänst Rätten till färdtjänst regleras i färdtjänstlagen. För att beviljas färdtjänst krävs enligt lagen att du har väsentliga svårigheter att förflytta dig på egen hand eller att resa med kollektivtrafiken, att funktionshindret ska vara bestående (minst tre månader eller längre) samt att du är folkbokförd i Stockholms län. Färdtjänstkort När du fått tillstånd för färdtjänst får du information om detta tillsammans med Färdtjänstens broschyr "Resa med Färdtjänsten". Den finns på sidan här uppe till höger. Efter ca fem arbetsdagar får du ett personligt färdtjänstkort. Din färdtjänst börjar gälla först när du fått kortet. Du ska alltid ha med färdtjänstkortet på resan. Detta registreras i fordonet vid resans början och slut. Om du förlorar färdtjänstkortet ska du göra en polisanmälan samt kontakta Färdtjänsten för att ansöka om nytt kort. Du kan även använda kortet i SL-trafiken och då åker du och en medresenär utan kostnad i hela Stockholms län. Färdtjänsten i siffror inom Stockholms län: Varje år hanteras ansökningar 9000 nyansökningar, förlängningar, 9000 återansökningar/förändringar Varje dag görs ca färdtjänstresor varav 1500 med specialfordon Varje år görs ca färdtjänstresor Ca har tillstånd till färdtjänst (höga siffran delvis beroende av många permanenta tillstånd) En resa med färdtjänsttaxi kostar i genomsnitt 213 och specialfordon 344 kr En resa med Närtrafiken kostar ca 20kr, samma som en SL-resa Färdtjänstresenären betalar själv ca 15 procent av kostnaden för färdtjänstresorna och landstinget betalar resten Vart tionde år förnyas färdtjänsthandlingen för dem med permanenta tillstånd. Färdtjänsten inom Stockholms Stad: Total ärenden årligen resulterar i utredning som förordar färdtjänst. Ca 20% fler läkarintyg kommer in jämfört med ansökningar. Ca % av utredningarna leder till avslag. Ett fåtal överklaganden sker, däremot erhålls förnyade ansökningar. Från slutförd utredning till delgivet beslut är genomloppstiden upp till 3-4 veckor, ibland längre. Läkarintyget får vara max 3 månader.

3 Tillståndshantering för färdtjänsten Sida 3 (av 33) Ändringshistorik Förbättringsområden noterade i NU-läges simbanemodeller (i egen layer) Ytterligare detaljerad nedbrytning av arbets/informationsflödet Utvecklade gränssnitt/formulär för arbetsöversikter och ärendestatus Kravställning på koppling till MVK Ett färre antal frågor finns markerade i processbeskrivningen med rubriken Att Utreda Version (föregående) Effektdiagram kompletterade med tidsåtgång och repetitioner för NU-läge Version Slutfört NU-läge publicerat på webben och distribuerat inom projektet via Projektplatsen.

4 Tillståndshantering för färdtjänsten Sida 4 (av 33) Innehållsförteckning Innehåll Sida Försättssida 1 Sammanfattning 2 Ändringshistorik 3 Innehållsförteckning 4 Förklaring av använda symboler 5 Förklaring av använda symboler, forts. 6 Rollbeskrivningar 7 Hantering av färdtjänst - Översiktsmodell - NU-läge + BÖR-läge 8 Tillståndshantering för färdtjänst - Översiktsmodell - NU-läge med Flöden 9 Ansökan om särskild kollektivtrafik - - NU-läge med Effekter 10 Ändring av befintligt tillstånd - - NU-läge med Effekter 11 Förfrågningar kring ärenden - - NU-läge 12 Utredning - - NU-läge med Effekter 13 Färdtjänstens myndighetsutövning - - NU-läge med Effekter 14 Verkställande av beslut - - NU-läge med Effekter 15 Tillståndshantering för färdtjänst - Översiktsmodell - BÖR-läge med Flöden 16 Tillståndshantering för färdtjänst - Flödesmodell - BÖR-läge 17 Åtkomst till E-tjänst - - BÖR-läge 18 Ansökan om särskild kollektivtrafik - - BÖR-läge 19 Ändring av befintligt tillstånd - - BÖR-läge 20 Förfrågningar kring ärenden - - BÖR-läge 21 Manuell hantering av läkarintyg - - BÖR-läge 22 Utred behov särskild kollektivtrafik (färdtjänst) - - BÖR-läge 23 Utred om ändring till specialfordon - - BÖR-läge 24 Boka tid för utredningsbesök - - BÖR-läge 25 Behovsprövningen - - BÖR-läge 26 Ytterligare prövning - - BÖR-läge 27 Remisshantering - - BÖR-läge 28 Delgivning och yttrande - - BÖR-läge 29 Hantera beviljad ansökan - - BÖR-läge 30 Hantera avslag ansökan - - BÖR-läge 31 Gallring - - BÖR-läge 32 Hjälpavsnitt - Webbnavigering 33

5 Tillståndshantering för färdtjänsten Sida 5 (av 33) Förklaring av använda symboler Version 4.1

6 Tillståndshantering för färdtjänsten Sida 6 (av 33) Förklaring av använda symboler, forts. Version 4.1

7 Tillståndshantering för färdtjänsten Sida 7 (av 33) Rollbeskrivningar Rollista Verksamhetsprocesser, Mänskliga roller, IT-applikationer, eregister, Platser, Dokument Utförare Roll som besätts med aktörer som utför de definierade aktiviteterna inom en verksamhetsprocess. Produktionsansvarig Roll som som besätts med aktör som är ytterst ansvarig att driva den operativa verksamheten i en process. Rollen kan besättas med flera aktörer, ofta knutna till linjebefattning. Processägare Roll som besätts av aktör med ansvar för utvecklingen av en verksamhetsprocess. Rollen kan enbart besättas med 1 st aktör och är ibland knuten till en linjebefattning. Rollerna placeras visuellt för varje verksamhetsprocess enligt vidstående beskrivning. Kundadministration (SeKund) Sekund utgör Färdtjänstens befintliga verksamhetssyrem och används för tillståndsprövning och tilldelning av färdtjänsttillstånd. Beslutsstöd (Lagret) Lagret är ett datawarehouse, ett s.k. beslutstödssystem. Innehåller information om resenär och resor. Ekonomisystem (Raindance) Ekonomisystemet används för all ekonomisk bokföring och redovisning. Fakturerar resenärer för deras resande. Händelselogg (Excelfil) System för handläggaren egna anteckningar av händelser i samband med utredning. I vissa fall används resperktive verksamhetssystem inom kommun/stadsdel isf ett exceldokument. Även vid användning av en excelfil tillämpas lokala gallringsregler. Varje halvår förs loggen till registratur. Efter ett år sker gallring. Mapp för färdtjänstutredning Kopia av läkarintyg, ansökan och egen utredning sparas men gallras efter 1 år från mappen/pärmen. Journalsystem Ger ngt journalsystem stöd för hantering av läkarintyget avseende malldokument, journalanteckning, återansökan etc.???? Försystem ekonomi (RIOR) RIOR innehåller information om resor och kontroll av utförda resor. Skapar fakturaunderlag till Raindance. Sekund uppdaterar RIOR vid nya, förlängda samt vissa förändringar av tillstånd. Produktionssystem (XPonCard) Extern system som utför produktion av färdtjänstkort samt utskick till kommuninvånare. Tillståndshantering sjukresor (SRS) Sjukresesystemet används för tillståndshantering av sjukresetillstånd. Trafikplanering (Samplan) Samplan används för trafikplanering av resor inom Stockholms län. stadsdel eller SLL).se Publika webbsidor på internet hos SLL respektive kommun/stadsdel

8 Hantering av färdtjänst Sida 8 (av 33) Översiktsmodell - NU-läge + BÖR-läge Tillståndshantering för färdtjänst Beställning och betalning Hantering av färdtjänst Betalflöden: Betalflöden är ej beskrivna. Betalningsflödet sker mellan invånare, färdtjänstförvaltning och utförare (transportör). Kommun/stadsdel står enbart för kostnad hänförd till utredning.

9 Tillståndshantering för färdtjänst Sida 9 (av 33) Översiktsmodell - NU-läge med Flöden Kontakt och initiering Ansökan om särskild kollektivtrafik Ändring av befintligt tillstånd Förfrågningar kring ärenden Ifylld ansökan med foto Ansökan (specialfordon) Ansökan (övrig ändring) Utredning Utredning om ändring till specialfordon Utredning angående särskild kollektivtrafik (färdtjänst) med ansökan, läkarintyg och foto bilagt Begäran om komplettering Avslag Verkställande av beslut Bifall Färdtjänstens myndighetsutövning Överklagande av beslut Tillståndshantering för färdtjänst

10 Ansökan om särskild kollektivtrafik Ansökan om särskild kollektivtrafik Sida 10 (av 33) NU-läge med Effekter Läkare Färdtjänstutredare kommun/stadsdel Söker information om färdtjänst på nätet. Hittar anvisning och kontaktvägar på egen stadsdels/ kommuns hemsida (varierar) samt hos SLL. Sök information Tar kontakt via telefon eller genom besök med biståndshandläggare/egen stadsdel/kommun. Dialog 1. Samtalstid i min per kontakt i samband med kommuninvånarens frågor kring ansökningsförfarandet. 8 min Färdtjänstutredare kommun/stadsdel Hänvisas till att först kontakta husläkare för att eventuellt få ett läkarintyg som styrker behovet. Ibland initieras utredning av läkare. 60 min Framför önskemål om intygande av behov av färdtjänst 2. Uppskattad nedlagd mantid i min för den enskilde att via kontakter med kommun och landsting inleda ansökningsförfarandet från en första kontakt via telefon/webb tills att ansökningsblankett erhålls. Styrker behov av färdtjänst? Behovet av färdtjänst kan ej styrkas Nej Ja Meddelar att behovet ej kan styrkas. 3. Den sammanlagda tiden i min för hantering av l Innefattar hämta mall, redigera, ev. återanvända ti skrivning, arkivering samt adressering/förmedling Redigera och skriv ut läkarintyg 45 min Utfärdar intyg. Intyget fylls i på elektronisk blankett (SLL) och skrivs ut. Int ko Läkarin In ide Ha Händelselogg (Excelfil) Inom Bromma stadsdel är ett kontaktcenter etablerat som tar första kontakten och i detta fall hänvisar till VC och husläkare. Flera kommuner, stadsdelar etablerar kontaktcenter däribland Botkyrka, Skärholmen. Även om behovet inte styrks av läkare kan läkarintyget skickas till kommun/stadsdel. Ett behov ej styrkt av läkare förhindrar ej bifall av ansökan. Däremot måste kommunen motivera varför man bedömer annorlunda. Om flera färdtjänstutredare arbetar inom ko fördelning av nya ärenden på t.ex. kommun personnummer. I Botkyrka tillämpas närprin medborgarkontor där all personal bistår me färdtjänstansökan/utredning. Journalsystem stadsdel eller SLL).se stadsdel eller SLL).se Åsikten är att webben utnyttjas mycket marginellt för informationssökning. 22/1-09: Även ett läkarintyg som ej tillstyrker Färdtjänst ska skickas in till kommunen. n ska i alla lägen kunna ansöka. Journalsystem Mapp för färdtjänstutredning NU = Antalet mottagna ansökningar per månad som leder till erhållen ansökan med läkarintyg och foto bilagt. E. Problembeskrivning (Läkare) Läkarintyget understödjer/förhindrar ej kopiering från ansökan och/eller tidigare utställda intyg. Läkarintyget beskriver kanske i alla lägen inte aktuell information om föregående intyg nyttjat. Utredning A. Problembeskrivning () Svårt för kommuninvånare att hitta anvisning kontaktväg och tillvägagångssätt för tillståndsansökan B Problembeskrivning (Läkare) Aktualitet på blankett läkarintyg är inte 100 % C. Problembeskrivning (Läkare) Handskrivet läkarintyg ger tolkningssvårigheter. D. Problembeskrivning (Läkare) Hanteringen av läkarintyget är inte integrerat med journalsystemet och innebär merarbete F. Problembeskrivning (Läkare) Läkarintyget och den enskildes ansökan är inte samordnade vilket leder till ineffektivitet. Grad av önskvärd samordning ifrågasätts. G. Problembeskrivning (Läkare) Manuell hantering av postgång är tidsödande.likaså medför manuell hantering av adressering möjlighet att skicka intyget till fel adressat.

11 Sida 10 (av 33) nleda 5. Uppskattad tid i min för att ta del av information, prestera foto samt fylla i och posta ansökan. Meddelas att läkarintyget skickas till handläggare inom socialtjänsten. 60 min Tar del av information. Fyller i ansökan, skaffar foto och returnerar enligt anvisning ntering av läkarintyget. ranvända tidigare /förmedling av intyg. Dialog Ansökningsblankett samt information Intyget postas till stadsdel/ kommun där sökande är skriven. Läkarintyg angående särskild kollektivtrafik (färdtjänst) 4. Den sammanlagda tiden i min för hantering av mottaget läkarintyg, förmedling av ansökningsblankett med anvisning samt noteringar om utförda aktiviteter. 12 min Inkommen post (läkarintyg) stämplas, kommuninvånare identifieras. Läkarintyget bibehålls i kuvert och sparas i mapp. Handläggare registrerar i excelfil att läkarintyg inkommit Postar ansökningsblankett, informerar om att ifylld blankett samt foto ska sändas in innan tid för möte bokas. Händelsen registreras. Notera händelse Notera händelse tar inom kommun/stadsdel tillämpas ex. kommuninvånarens pas närprincip med flera lokal al bistår med hantering av Händelselogg (Excelfil) Händelselogg (Excelfil) Ifylld ansökan med foto Spara läkarintyg I Botkyrka anges kontaktperson och förslag till tid för möte vid medborgarkontor. 5 medborgarkontor finns i Botkyrka. Kommunen faxar beställning av ansökningsblanketter till färdtjänsten när dessa tagit slut. Denna blankett kan alltså ej skrivas ut lokalt. Mapp för färdtjänstutredning H. Problembeskrivning (Färdtjänsutredare kommun/stadsdel) Manuell hantering av diariet, logg, arkiv är tidsödande. I. Problembeskrivning ) Ansökan inte enkelt tillgänglig utan personlig kontakt med egen kommun. J. Problembeskrivning (Färdtjänsutredare kommun/stadsdel) Manuell hantering för informationsgivning om nästa steg i ansökningsförfarandet är tidsödande.. Utredning

12 Ändring av befintligt tillstånd Ändring av befintligt tillstånd Sida 11 (av 33) NU-läge med Effekter Ansökan övrig ändring av befintligt tillstånd 9. Uppskattad tid i min för att ta del av information via telefon/webb samt fylla i och posta ansökan. 60 min Ansökan om ändring till specialfordon Tar kontakt via telefon med färdtjänsthandläggare egen stadsdel/kommun. Hänvisas till Färdtjänsten inom SLL. Tar kontakt via telefon med handläggare vid. 400 % Ansökan fylls i och postas till Färdtjänsten Tar kontakt via telefon vid Färdtjänsten. Hänvisas till färdtjänsthandläggare inom kommun/stadsdel. Tar kontakt via telefon med närmast berörd tjänsteman inom egen stadsdel/kommun. Dialog Färdtjänstutredare kommun/stadsdel Kundservice (Färdtjänsten) Handläggare 10 min 5 % Dialog 7. Samtalstid i min per kontakt med kommuninvånare avseende ändring av tillstånd där hänvisning sker till färdtjänsten. 8 min 95 % Söker uppgifter om tillstånd i SeKund. Tar del av ns orsak till kontakt. Ansökan (övrig ändring) Oftast postas ansökningsblankett som en service.. Ansökan (övrig ändring) Postar ansökningsblankett. 6 min Dialog 11. Samtalstid i min per kontakt med färdtjänsten avseende ändring till specialfordon där hänvisning sker till kommunen. Dessa samtal kan komma direkt till en handläggare eller till kundservice. Ansökan (specialfordon) Kundadministration (SeKund) 8. Sammanlagd hanteringstid i min vid första kontakt med kommuninvånare som efterfrågar förändring av befintligt tillstånd. A. Problembeskrivning () Oklara kontaktvägar, bristande information om möjliga ändringar och villkor, otillgänglig ansökan (blankett) Sök information om tillstånd Kundadministration (SeKund) D. Problembeskrivning (Handläggare ) Onödig belastning. C. Problembeskrivning (Handläggare ) Ansökan insänd av kommuninvånare utan befintligt tillstånd förekommer Utredning Läkarintyget borde ange, har grundtillstånd, detta gäller bara ändring. Läkarintyget missas ibland i samband med ansökan undantag om samplanerad resa. Ansökan (övrig ändring) NU = 420 Utredning NU = 792 B. Problembeskrivning (Färdtjänstutredare kommun/stadsdel) Onödig belastning, även orsak till ansökan ändrig utan befintligt tillstånd. Färdtjänstens myndighetsutövning 10. A. Antalet samtal per månad om ändring av tillstånd hanterade av färdtjänsten. B. Antal samtal per månad om ändring som hänvisas av kommunen till färdtjänsten. Färdtjänstens myndighetsutövning 12. A. Antalet samtal per månad om ändring till specialfordon hanterade av kommun/stadsdel.. B. Antal samtal per månad om ändring till specialfordon som hänvisas av färdtjänsten till kommunen.

13 Förfrågningar kring ärenden NU-läge med Effekter Förfrågningar kring ärenden Sida 12 (av 33) Kontakt med kommun/stadsdel Kontakt med vid färdtjänsten n söker information om sitt ärendet efter det att ansökan (ny, förlängning eller ändring) har initierats. Dialog Befolkningsstatistik (källa SCB) Stockholm Sthlm (Söder) Botkyrka Nacka (medelvärdesbildat baserat på SCB) n söker information om sitt ärendet efter det att ansökan (ny, förlängning eller ändring) har initierats. Dialog Färdtjänstutredare kommun/stadsdel Medborgarkontor 10 min Följande status i ärendet kan meddelas: - Läkarintyget inkommet till stadsdelsförvaltning/kommun - Ansökan postad till sökande - Ansökan ifylld och returnerad och mottagen av stadsdelsförvaltning/kommun - Besök bokat - Besök genomfört - Utredning genomförd och översänd till färdtjänstförvaltningen C. Problembeskrivning (Kundservice) Onödig belastning. Kan ej heller besvara förfrågan utredning hos kommun/stadsdel fortfarande pågår eller om ärendet är återremmiterat. 39. Samtalstid i min per kontakt i samband med kommuninvånarens frågor kring status i ärendet. Kundservice (Färdtjänsten) Kundadministration (SeKund) 37. Samtalstid i min per kontakt i samband med kommuninvånarens frågor kring status i ärendet. A. Problembeskrivning () Otillgänglig information om status i handläggning NU = 7000 Sök information om ärende 10 min B. Problembeskrivning (Färdtjänstutredare kommun/stadsdel) Onödig belastning. Kan ej heller besvara förfrågan om Färdtjänsten hanterar ärendet. Detta flöde beskriver enbart hanteringar av förfrågningar om status i hanteringen av ett tillståndsrelaterat ärende. De förfrågningar som leder till utskick av blanketter innefattas i beskrivet flöde för Ansökan om särskild kollektivtrafik samt Ändring av befintligt tillstånd. Samtal relaterat resor för kommuninvånare med tillstånd innefattas ej heller i detta. Följande status i ärendet kan meddelas: - Beslut kommer att fattas ÅÅ-MM-DD - Beslut fattat ÅÅ-MM-DD - Beslut delgivet per post - Färdtjänstkort utsänt per post Sök information om ärende Kundadministration (SeKund) Händelselogg (Excelfil) 38. Antalet samtal per månad med kommuninvånarens frågor kring status i ärendet Händelselogg (Excelfil) 39. Antalet samtal per månad med kommuninvånarens frågor kring status i ärendet NU = 7000

14 Utredning NU-läge med Effekter Utredning Sida 13 (av 33) Utredning särskild kollektivtrafik (färdtjänst) Ansökan om särskild kollektivtrafik Ansökan om särskild kollektivtrafik A. Problembeskrivning (Färdtjänsutredare kommun/stadsdel) Mötesbokningen tillför ledtid. Botkyrka föreslår proaktivt tid för möte vilket spar tid. B. Problembeskrivning (Färdtjänsutredare kommun/stadsdel) Utredning vid möte upptar tid för informationsöverföring av sådant den sökande själv kan prestera inför mötet. Utredningen borde kunna ske effektivare givet en tydligare ansökan. Exempelvis behovet. Ändring av befintligt tillstånd NU = A. Antalet utredningar om särskild kollektivtrafik per månad. B. Antalet begärda kompletteringar av utförd utredning per månad. Legitimation verifieras inte rutinmässigt. SL-planeraren används för att erhålla avstånd bostad - kommunikationer. Diskussioner med SL för att bättre anpassa funktionen för färdtjänstens behov förekommer. Tid och plats överenskoms. D. Problembeskrivning (Färdtjänsutredare kommun/stadsdel) Kompletteringa med anledning av bristande formalia borde inte kunna ske. E. Problembeskrivning (Färdtjänsutredare kommun/stadsdel) Manuell hantering av postgång är tidsödande. Tjänsteman Ifylld ansökan med foto Dialog Ta del av upplevt behov och lämna information Färdtjänsthandläggaren i kommunen kan närhelst under utredning ta del av läkarintyget då utredningen ska beakta fakta i läkarintyget. Färdtjänstutredare kommun/stadsdel Händelselogg (Excelfil) 13. Hanteringstid för mottagning av ansökan samt mötesbokning med kommuninvånare. Excelfil uppdateras med tidpunkt för mottagen ansökan. Notera händelse Händelselogg (Excelfil) 20 min Kontakt tas med sökande för mötesbokning om tid ej redan föreslagen. Överenskommen tid och plats noteras i excelfil. Notera händelse Händelselogg (Excelfil) Genomför utredning vid möte. 60 min 108 % 30 min 108 % 14. Genomförande av utredning i samband med möte. 15. Sammanställning av utredning på blankett. Sammanställ utredning angående särskild kollektivtrafik (färdtjänst) på därför avsedd blankett (SLL). Blanketten är oftast handskriven. Komplettering kräver kontakt med sökande Notera händelse Händelselogg (Excelfil) Posta ansökan, utredning, foto med tidigare erhållet läkarintyg. Oftast sparas inga kopior förutom noterade händelser i excelfil. Om kopior sparas tillämpas lokala gallringsregler. Komplettering med anledning av ofullständig utredning Hämta tidigare erhållet läkarintyg 17. Total hanteringstid vid begäran om komplettering av tidigare utförd utredning. 10 min 108 % 16. Slutförande av utredning med post och arkivhantering. Besluta om åtgärd 30 m 8 Mapp för färdtjänstutredning Bromma stadsdel noterar händelser i Paraplyet. I övrigt noteras händelser (korrespondens) i nämnda excelfil. Blanketthotellet erbjuder möjlighet att för enskild person redigera och spara elektroniskt dokument. Så sker i vissa fall. Oavsett hur dokumentet redigeras hanteras den fortsättningsvis som ett pappersdokument. Mapp för färdtjänstutredning Begäran om kompletterin Begäran om komplettering förmedlas via telefonkontakt eller per brev. Utredning angående särskild kollektivtrafik (färdtjänst) med ansökan, läkarintyg och foto bilagt Färdtjänstens myndighetsutövning C. Problembeskrivning (Färdtjänsutredare kommun/stadsdel) Manuell hantering av diarie, logg, arkiv är tidsödande. Färdtjänstens myndighetsutövning Färdtjänstens myndighetsutövning

15 Utredning ändring till specialfordon Ordinarie färdtjänstutredare träffar sällan kommuninvånaren vid denna ärendetyp. F. Problembeskrivning (Färdtjänsutredare kommun/stadsdel) Diagnos rullstolsbunden, har fått elrullstol.. Skickas in från kommunen utan ytterligare information. Brist på underlaget är problemet. G. Problembeskrivning (Färdtjänsutredare kommun/stadsdel) I vissa fall sker denna hantering Färdtjänstutredaren ovetandes. Detta kan komplicera eventuell begäran komplettering och framtida förnyande av tillstånd. (gäller främst specialfordon tillfääligt) Ändring av befintligt tillstånd Ansökan (specialfordon) Ta del av upplevt behov och lämna information 19. Hanteringstid för genomförande av utredning angående ändring specialfordon utförd av tjänsteman inom kommun/stadsdel Begäran om komplettering förmedlas via telefonkontakt eller per brev. Tjänsteman är oftast den person som har kontakt med den sökande av annan anledning, boende, kurator, etc. Tjänsteman genomför utredning vid möte. Sammanställ utredning angående ändring specialfordon på därför avsedd blankett (SLL). Blanketten är oftast handskriven. 20 min 108 % Posta utredning. Oftast adresseras färdtjänstutredaren i kommun men ibland sänds utredningen direkt till färdtjänsten. Komplettering kräver kontakt med sökande Komplettering med anledning av ofullständig utredning Besluta om åtgärd 20 min 8 % Utredning om ändring till specialfordon esluta om åtgärd Blanketthotellet erbjuder möjlighet att för enskild person redigera och spara elektroniskt dokument. Så sker i vissa fall. Oavsett hur dokumentet redigeras hanteras den fortsättningsvis som ett pappersdokument. Tar emot och förmedlar utredning. Noterar händelse. 30 min 8 % 20. Hanteringstid för administration av utredning genomförd av tjänsteman. 10 min 5 % Notera händelse Begäran om komplettering Bromma stadsdel noterar händelser i Paraplyet. I övrigt noteras händelser (korrespondens) i nämnda excelfil. m komplettering las NU = 3222 BÖR = 3222 Utredning om ändring till specialfordon Utredning om ändring till specialfordon tens tövning 21 A. Antalet utredningar om ändring till specialfordon per månad. B. Antalet begärda kompletteringar av utförd utredning per månad. C. Andel genomförda utredningar som administreras av färdtjänsthandläggare kommun/stadsdel. Färdtjänstens myndighetsutövning Färdtjänstens myndighetsutövning

16 Färdtjänstens myndighetsutövning Färdtjänstens myndighetsutövning Sida 14 (av 33) NU-läge med Effekter 1. Behovsprövning inleds vid mottagning av endera ansökan, utredning. Utredning Utredning A. Problembeskrivning (Assistent ) Administration som borde kunna automatiseras. Utredning angående särskild kollektivtrafik (färdtjänst) med ansökan, läkarintyg och foto bilagt Ändring av befintligt tillstånd Utredning om ändring till specialfordon Ändring av befintligt tillstånd Ansökan (övrig ändring) Prioritetsbegreppet används för att sätta status på ärendet. 1 = inkommet (åsatt av assistent) 3,6 = ärendet remitterat till konsultläkare (3,6 olika individer) 5 ärendet är inkomplett, komplettering begärd 8,9 = ärendet överklagas 1 med initialer för handläggare = beslutsbedömning pågår 2 med initialer för handläggare = samråd under beslutsbedömning Begäran om komplettering 24. sam Assistent Handläggare 1 Mottagen ansökan/utredning skannas och lagras i eget system. Personnumret teckentolkas och verifieras mot befolkningsregistret med stöd av SeKund. Ärendet fördelas på område, ärendetyp och handläggare. Varje grupp ser gruppens samtliga ärenden. Ärende selekteras på datum, ärendenummer och sökandes namn. 22. Sammanlagd hanteringstid för assistenten vid mottagning och registrering av utredning/ansökan. 5 min Ärendet markeras med handläggarens initialer. Prioritet åsätts. Ärendet kan omfördelas till annan resurs. Assistenten ombeds skicka brev till kommunens handläggare och till kommuninvånare och informera om att en ansökan och utredning krävs. 23. Hanteringstid för att öppna ett nytt ärende samt bedöma om detta är komplett eller ej. 1 min Är ansökan komplett? Enbart läkarintyg mottaget Nej Dialog Ja 8 min 3 Kundadministration (SeKund) Starta ärende och lagra underlag Hantera ansökan Kundadministration (SeKund) Hantera ansökan Kundadministration (SeKund) 25. Sammanlagd redigeringstid av beslutsunderlag fram till att beslut fattas. Innefatta i denna tidsangivelse komplett redigeringstid vid bifall förutom beslutet. B. Problembeskrivning (Handläggare ) Inkomplett ansökan borde inte kunna förekomma (formalia). 30. Verkställande av beslut Ärenden hanteras av 3 grupper. Grupp 1 och 2 tar hand om nya ansökningar ärenden per grupp och dag. Grupp 3 tar hand om ändringsärenden ärenden per dag. NU = 28950

17 . ttering min slut alia). Utredning 24. Hanteringstid för assistentens aktivitet i samband med begäran om komplettering. 3 min 2 % Begäran om komplettering 26. Sammanlagd tid för att förmedla en begäran om komplettering. 9 min 6 % Insänd ansökan med begärda dokument är ofullständig, en komplettering krävs. Kontakt tas med kommunal färdtjänsthandläggare eller direkt med kommuninvånare eller läkare. Kompletterande uppgifter som påverkar beslutet negativt måste delges den sökande vilket utförs av färdtjänsten. Möjliggör redigeringsläge i beslutsformulär. Sammanställ egna värderingar och ange villkor. Med villkor avses exempelvis ledsagning, fordonstyp, sl-rabatt, egna barn medföljer. Redigera beslutsunderlag Kundadministration (SeKund) Noteringar: Kommentarer till redigering av beslutsunderlag SeKund Personinfo: - All information utom Autogiron, PIN-kod och E-post hämtas från befolkningsregistret. SeKund Kommando: - Kommando Word innebär stöd för korrespondens med sökande under beslutsbedömning. Redigerat dokument knyts till ärendet. SeKund Ärendeinfo: - Inkommet åsätts automatiskt då assisten skannat och lagrat inkomna handlingar. - Tillståndstyp kan anta värdena nyansökan, obestämd, ändring, förlängning, omprövning, återansökan - Byt användare/grupp kan användas för att flytta ett ärende till annan handläggare - Välj åtgärd ger möjlighet att anteckna utförd åtgärd. Ett stängt ärende kan visa historik åtgärd kopplad till specifik åtgärdsanteckning. - Serviceprofil anger vissa uppgifter som överförs till bokningssystemet (detta vill vi se..)???????? - Klassificering används ej - Bevakning kan användas för t.ex. remiss skickad till konsultläkare, svar inom 3 veckor. En stjärna före ärendet i listan påminner om ej utförd aktivitet. Assistenten är delaktig att sätta status har kommit när ett remissvar erhålls. SeKund Beslutsinfo: - Beslut är Bevilja, Bevilja delvis, Avslag, Avskriva - Beslutsmotivering använd för att hänvisa till separat beslutsunderlag. Hänvisningen skapas i autobrevet. - Beslutsunderlaget skrivs separat, printas och skannas. Handläggare och närmaste chef skriver under. Autobrevet knyts till ärendet men skannas ej underskrivet. Beviljade skrivs aldrig under. C. Problembeskrivning (Handläggare ) Krånglig hantering vid begäran om komplettering. Ansökan bifalles Nej Ja Bifall Ca 12-15% blir avslag. Ett avslag kräver att ett beslutsunderlag sammanställs. Handläggare Redigera beslutsunderlag Kundadministration (SeKund) Krävs ytterligare bedömning? 12 m Samma deltagare o 30. A. Antalet mottagna utredda ansökningar om särskild kollektivtrafik per år (ny, förlängning, återansökan). B. Antalet mottagna utredda ansökningar om ändring specialfordon per år. C. Antalet mottagna ansökningar om övrig ändring per år. D. Andel i procent av mottagna ej kompletta ansökningar eller utredningar. E. Andel i procent av utredningar som tas upp i samråd. F. Andel i procent av utredningar som prövas av konsultläkare. G. Andel i procent av ansökningar av tillstånd som leder till avslag. H. Andel i procent av ansökningar av ändringar som leder till avslag. Verkställande av beslut D. Problembeskrivning (Handläggare ) Beslutsmodell, viktning av utredning, medicinsk och funktionell status samt rekommendationer.

18 Ca 2% av ärenden berör konsultläkare. Konsultläkaren får allt underlag och skriver ett utlåtande som återsänds till utredaren via papper och postgång. Konsultläkaren kan ta kontakt med utställare av läkarintyg. Konsultläkaren träffar inte alltid kommuninvånaren. Detta är ett remissförfarande med stort mått av tolkning och utlåtande i fri text. Tillståndet kan förlängas under remissförfarandet. Ej beskrivet i detalj att konsultläkarens insats givetvis kan leda till bifall såväl som avslag. 28. Hanteringstid för remisshantering konsultläkare. 29. Hanteringstid för redigering av beslutsunderlag vid avslag nyansökan. 12 min 8 % Remittera konsultläkare Nej Föredra i samrådsgrupp 10 min 2 % Konsultläkare remitteras per post. Remissvaret erhålls, skannas och knyts till ärendet. Handläggning av ett avslag sker i varierande grad med stöd av kollega, samrådsgrupp (1 ggr/vecka). Slutredigera beslutsunderlag. Vid ändringsärende redigeras underlag i SeKund, Vid nyansökan sker redigering i separat word-dokument. 30 min Redigera åtgärdsanteckning Redigera beslutsunderlag Avslag 7. Sammanlagd hanteringstid för samrådsmötet. Ange antalet eltagare och den sammanlagda tiden. T.ex min (4 deltagare) Kundadministration (SeKund) Kundadministration (SeKund) E. Problembeskrivning (Handläggare ) Remissläkaren hanteras manuellt och har ej tillgång till (uttnyttjar ej) elektroniskt lagrad information. Verkställande av beslut

19 Verkställande av beslut NU-läge med Effekter Verkställande av beslut Sida 15 (av 33) Ansökan bifalles Färdtjänstens myndighetsutövning Färdtjänstens myndighetsutövning 1 1. Varje bifall verkställs 2. Dagligen hanteras utskrift/utskick av befintliga autobrev. 3. Varje natt överförs underlag för samtliga nya/förändrade tillstånd. A. Problembeskrivning (Assistent ) Broschyrhantering kan ske mkt tidigare. Behov av att meddela bifall kan ske elektronisk (till viss del). Tillstånd medges till 85% av andelen nyansökningar och förlängningar. Oklart andelen Ja av ansökning om förändring, dock färre. Ca fem arbetsdagar efter meddelande om beslut erhålls ett personligt färdtjänstkort varvid färdtjänsten börjar gälla. Färdtjänstkortet ska alltid tas med på resan 33. A. Antalet bifall per år av ansökningar (ny, förlängning, återansökan) B. Antalet bifall per år av ansökan övrig ändring C. Antalet bifall per år av ändring specialfordon Tillståndsprövningens chef (stf) Bifall NU = Meddelande om utfärdat tillstånd samt broschyr Handläggare Bifall verkställs utan ytterligare motivering. Handläggare 31. Tid för att slutföra och registrera ett bifall. 0 min Personligt färdtjänstkort Assistent Dokumentera verkställande av beslut 2 Autobreven genereras varje natt Breven printas/postas av assistenten. 1 min 32. Hanteringstid för uttag och utskick av autobrev för bifall. Skriv ut autobrev Kundadministration (SeKund) 3 3 Kundadministration (SeKund) Trafikplanering (Samplan) Nytt/förändrat tillstånd Trafikplanering (Samplan) Produktionsunderlaget innehåller flera kunder. Underlaget kan även genereras med anledning av ett kortärende t.ex. tappat kort. Produktionsunderlag (PDF) Produktionssystem (XPonCard) Färdtjänstkortet erhålls via XPonCard. XPonCard erhåller underlag för kortproduktion via PDF från SeKund. Enbart informationsöverföringen är beskriven, ej hantering av kortframställan med distribution. Produktionssystem (XPonCard)

20 Ansökan avslås Färdtjänstens myndighetsutövning Avslag B. Problembeskrivning (Handläggare ) Pappershantering vid avslag för underskrift/skanning och förmedling är tidsödande. Kommuninvå nare Attestera beslutsunderlag Tillståndsprövningens chef (stf) Meddela beslut om avslag (original) samt informera om möjlighet att överklaga beslut 34. Sammanlagd hanteringstid för dokumentation av avslag innefattande inhämtande av underskrift, redigering i sekund, anvisning assistent samt korrespondens med kommuninvånare. 8 min Handläggaren skriver under autobrev och beslutsunderlag. Attest inhämtas av närmaste chef. Dokumentera beslutet (avslag) i SeKund. Attesterad handling överlämnas till assistent. Meddela att ansökan ej bifallits samt hur fattat beslut överklagas hos allmän förvaltningsdomstol (d v s länsrätt, kammarrätt och regeringsrätt). Attesterad handling Attesterad handling 35. Hanteringstid för assistenten i samband med avslag Dokumentera verkställande av beslut Handling skannas och knyts till ärendet. Skannat original placeras i låda. 2 min NU = 3499 Notering Ett avslag på ansökan där ett tidigare tillstånd ej finns leder ej till överföring till Samplan. 1 Nytt/förändrat tillstånd Komplettera ärende och lagra underlag Kundadministration (SeKund) 36. A. Antalet avslag per år av ansökningar (ny, förlängning, återansökan) B. Antalet avslag per år av ansökan övrig ändring C. Antalet avslag per år av ändring specialfordon Trafikplanering (Samplan) 1. Varje avslag verkställs 2. Varje natt överförs underlag för samtliga nya/förändrade tillstånd. Ett avslag kan förändra ett befintligt tillstånd.

21 Tillståndshantering för färdtjänst Sida 16 (av 33) Översiktsmodell - BÖR-läge med Flöden Åtkomst till E-tjänst Ansökan om särskild kollektivtrafik Ändring av befintligt tillstånd Förfrågningar kring ärenden Kontakt och initiering Komplett Ansökan (Färdtjänst) Utred behov särskild kollektivtrafik (färdtjänst) Komplett ansökan (Övrig ändring) Boka tid för utredningsbesök Utred om ändring till specialfordon Utredning Hantera beviljad ansökan Utredning (Färdtjänst) Komplettering begärd Bevilja tillstånd (Färdtjänst) Hantera avslag ansökan Verkställande av beslut Behovsprövningen Avslå ansökan (Färdtjänst) Ytterligare prövning Remisshantering Överklagande av beslut Färdtjänstens myndighetsutövning Tillståndshantering för färdtjänst Gallring

22 Tillståndshantering för färdtjänst Tillståndshantering för färdtjänst Sida 17 (av 33) Att utreda: OBS gränssnitten är i huvudsak identifierade men kräver ytterligare specifikationsarbete avseende verksamhetsdata Flödesmodell BÖR-läge E-tjänstens gränssnitt mor MVK E-tjänstens gränssnitt mot Färdt Vårdguiden (MVK) Vårdguiden (MVK) Vårdguiden (MVK) Vårdguiden (MVK) Vårdguiden (MVK) Vald E-tjänst Meddelande (mina ärenden) Sök personuppgifter Vald E-tjänst (tillståndshanteringen) (tillståndshanteringen) (tillståndshanteringen) (tillståndshanteringen) (tillståndshanteringen) Trafikplanering (Samplan) Att utreda: Utgångspunkt är att MVK garanterar personuppgifter och att vald E- tjänst alltid förmedlar aktörsinformation (förnamn, efternamn, personnummer mm), E-tjänsten måste ha möjlighet att gallra inaktiva kontoton. Inaktiva konton borde identifieras av lösning som administrerar konton dvs MVK. Detta måste klargöras. Nytt tillstånd särskild kollektivtrafik (Färdtjäns Trafikplanering (Samplan) Försystem ekonomi (RIOR) Ekonomisystem (Raindance) Beskrivning av gränsnitt 1. Vald E-tjänst MVK tillhandahåller konton för aktör inom de roller E-tjänsten Tillståndshantering beskriver. Aktörsinformationen överförs till E-tjänsten när MVK auktoriserat åtkomst. 2. Meddelande (mina ärenden) MVK tillhandahåller en meddelandetjänst. E-tjänstem kan adressera meddelanden till viss aktör. MVK hanterar avisering utifrån definierade kontoinställningar. Ett meddelande (mina ärenden) definierar en svarshantering som förmedlas. Svaret utgör den E-tjänst mottagren av meddelandet ombeds använda (tex bekräfta en bokad tid, öppna arbetsöversikten för remisser etc..) 3. Se Att Utreda qavseende koppling befolkningsregister. 4 Beslutsstöd (Lagret) Produktion av färdtjänstkort

23 ot Färdtjänstens interna verksamhetssytem Externa gränssnitt Beskrivning av gränssnitt 4. Nytt tillstånd särskild kollektivtrafik (Färdtjänst) Samplan används för trafikplanering av resor inom Stockholms län. Ett nytt tillstånd ska uppdatera Samplan med nödvändig information från beslutet. 5. RIOR innehåller information om resor och kontroll av utförda resor och skapar fakturaunderlag till Raindance. E-tjänsten ska uppdatera RIOR vid nya, förlängda samt vissa förändringar av tillstånd. 6. Vid nytt tillstånd ska E-tjänsten initiera uppläggning av ny kund. 7. Beslutsstödet är ett datalager för verksamhetsanalys. Datalagret ska uppdateras vid gallring av data i E-tjänsten. Beskrivning av gränsnitt 8. Produktionsunderlag färdtjänstkort Producent av färdtjänstkort ska erhålla produktionsdata. Produktionsdata från beslutet ska tillhandahålla all information som krävs för att producera färdhandling en) (tillståndshanteringen) (tillståndshanteringen) (tillståndshanteringen) (tillståndshanteringen) k (Färdtjänst) Nytt, förlängt eller förändrat(vissa) tillstånd ring Ny kund Produktionsunderlag färdtjänstkort Försystem ekonomi (RIOR) Lagra verksamhetsdata Ekonomisystem (Raindance) Att utreda hur/när och av vem initeras borttag av kund i kundreskontra? Beslutsstöd (Lagret) Produktion av färdtjänstkort Att utreda Gränssnitt SRS - hanterar sjukresor och är då ytterligare ett gränssnitt. Stämmer det? Vad händer i Samplan då SRS meddelas tillstånd till sjukresor? Vilken information sänds till SRS?

24 Åtkomst till E-tjänst BÖR-läge Åtkomst till E-tjänst Sida 18 (av 33) E-tjänster för kommuninvånare E Logga in i MVK med passord, e-legitimation eller Bank-ID. Välj e-tjänst. MVKs hantering av personliga inställningar används. (Befintlig funktionalitet) Färdtjänstutredare kommun/stadsdel Logga in i Vårdguiden (MVK) Tillgängliga E-tjänster via MVK - Ansökan Färdtjänst - Visa ärendestatus Ett beviljat tillstånd för Färdtjänst innebär möjlighet att ansöka om - Övrig ändring av tillstånd avseende ledsagning, telefonbeställning samt samplanering - Ansökan om extra resor (i huvudsak arbetsresor/studieresor) Läkare Personliga inställningar E-tjänsten Ansökan medger Möjlighet till självbetjäning avseende ansökning uppföljning av handläggningen av ärendet och därmed ta del av läkarintyg, utredning och beslut. Avisering via MVK vid bokningsförslag, beslut samt vid behov av ansökan förnyat tillstånd. h ( Handläggare Välj E-tjänst Log Konsultläkare Vårdguiden (MVK) (Anpassning MVK) (Anpassning MVK) Initiera E-tjänst - Ansökan färdtjänst Förfrågningar kring ärenden Ansökan om särskild kollektivtrafik Utred behov särskild kollektivtrafik (färdtjänst) Boka tid för utredningsbesök Behovsprövningen Remisshantering Meddelande (mina ärenden) Boka tid för utredningsbesök Ansökan om särskild kollektivtrafik Initiera E-tjänst - Ansökan om övrig ändring av befintligt tillstånd Ändring av befintligt tillstånd Initiera E-tjänst - Ansökan om extra resor EJ KLART Initera E-tjänst - Visa ärendestatus Förfrågningar kring ärenden

25 L E-tjänster för Läkare E-tjänster för färdtjänstutredare kommun/stadsdel Tillgängliga E-tjänster via MVK - Läkarintyg E-tjänsten Läkarintyg medger - Möjlighet att utfärda läkarintyg - Åtkomst till tidigare utställda läkarintyg inom tillståndshanteringen Logga in i MVK med tjänstelegitimation. MVKs hantering av personliga inställningar används. (Befintlig funktionalitet) Läkare Logga in i MVK med passord. MVKs hantering av personliga inställningar används. (Befintlig funktionalitet) Logga in i Vårdguiden (MVK) Färdtjänstutredare kommun/stadsdel Tillgängliga E-tjänster via MVK - Arbetsöversikt (utredning färdtjänst) - Visa ärendestatus - Min kalender - Ansökan och utredning av ändring till specialfordon E-tjänsten Arbetsöversikt medger - Hantering av ärende utredning färdtjänst och ändring till specialfordon - Hantering av kompletteringsbegäran - Möjlighet att flytta ärende till annan handläggare Logga in i Vårdguiden (MVK) Personliga inställningar Personliga inställningar Välj E-tjänst Välj E-tjänst (Anpassning MVK) (Anpassning MVK) Initiera E-tjänst - Arbetsöversikt Initiera E-tjänst - Läkarintyg Initiera E-tjänst - Min kalender Ansökan om särskild kollektivtrafik Utred behov särskild kollektivtrafik (färdtjänst) Boka tid för utredningsbesök Initiera E-tjänst - Ansökan om ändring till specialfordon Initera E-tjänst - Visa ärendestatus Utred om ändring till specialfordon Förfrågningar kring ärenden

26 E-tjänster för handläggare behovsprövningen E-tjänster för konsultläkare Tillgängliga E-tjänster via MVK - Arbetsöversikt (behovsprövningen) - Visa ärendestatus E-tjänsten Arbetsöversikt medger - Hantering av ärende behovsprövning - Möjlighet att flytta ärende till annan handläggare - Begäran av komplettering av utredning - Remittering till konsultläkare Tillgängliga E-tjänster via MVK - Arbetsöversikt (remisshanterig) E-tjänsten Arbetsöversikt medger - Hantering av remiss och remissvar - Avisering via MVK av erhållen remiss - Möjlighet att flytta remiss till annan konsultläkare Logga in i MVK med tjänstelegitimation. MVKs hantering av personliga inställningar används. (Befintlig funktionalitet) Handläggare Logga in i Vårdguiden (MVK) Personliga inställningar Välj E-tjänst Logga in i MVK med tjänstelegitimation. MVKs hantering av personliga inställningar används. (Befintlig funktionalitet) Konsultläkare Logga in i Vårdguiden (MVK) Välj E-tjänst Personliga inställningar (Anpassning MVK) (Anpassning MVK) Initiera E-tjänst - Arbetsöversikt Initera E-tjänst - Visa ärendestatus Meddelande (mina ärenden) Initiera E-tjänst - Arbetsöversikt estatus Behovsprövningen Remisshantering Remisshantering Förfrågningar kring ärenden

27 Ansökan om särskild kollektivtrafik Ansökan om särskild kollektivtrafik Sida 19 (av 33) BÖR-läge med Effekter Läkare Åtkomst till E-tjänst Åtkomst till E-tjänst Åtkomst till E-tjänst Initiera E-tjänst - Ansökan färdtjänst 45 min träffar läkare. Detta kan ske på vårdcentral, hembesök eller inom slutenvården. Initiera E-tjänst - Läkarintyg Dialog Läkare 20 min Ansökan om särskild kollektivtrafik (färdtjänst) Läkare Läkarintyg avseende särskild kollektivtrafik (färdtjänst) Uppdatera ärendestatus Uppdatera ärendestatus Sök personuppgifter Sök personuppgifter Spara/uppdatera ansökan Spara/uppdatera läkarintyg Vårdguiden (MVK) Vårdguiden (MVK) Vårdguiden (MVK) BÖR = Komplett Ansökan (Färdtjänst) Utred behov särskild kollektivtrafik (färdtjänst) 1. Såväl ansökan som läkarintyg ska ske men i valbar ordning. 2. Sammanhängande flöde för. 3. Sammanhängande flöde för Läkare. Utred behov särskild kollektivtrafik (färdtjänst)

28 Ändring av befintligt tillstånd Ändring av befintligt tillstånd Sida 20 (av 33) BÖR-läge med Effekter Läkare Åtkomst till E-tjänst Åtkomst till E-tjänst Åtkomst till E-tjänst Att utreda Endast undantag från samplanerad resa kräver läkarintyg. Annatg att detta motsvarar 5% av ärendevolymen. Måste verifieras. Initiera E-tjänst - Ansökan om övrig ändring av befintligt tillstånd 30 min Initiera E-tjänst - Läkarintyg träffar läkare. Detta kan ske på vårdcentral, hembesök eller inom slutenvården. Dialog Läkare Ansökan om övrig ändring av befintligt tillsånd 20 min 5% Läkare Att utreda Här föreslås att samma formulär för läkarintyget används oavsett om det avser ansökan färdtjänst eller övrig ändring. Är detta rätt ansats? Läkarintyg avseende särskild kollektivtrafik (färdtjänst) Uppdatera ärendestatus Uppdatera ärendestatus Sök personuppgifter Sök personuppgifter Spara/uppdatera ansökan Spara/uppdatera läkarintyg Vårdguiden (MVK) Vårdguiden (MVK) Vårdguiden (MVK) BÖR = 3222 Behovsprövningen 1. Läkarintyg krävs enbart om övrig ändring avser undantag från samplanerat resande. Läkarintyg krävs ej om ändring avser avgiftsfri ledsagning eller undantag från telefonbeställa resa. 2. Sammanhängande flöde för. 3. Sammanhängande flöde för Läkare. Komplett ansökan (Övrig ändring) Behovsprövningen

29 Förfrågningar kring ärenden Förfrågningar kring ärenden Sida 21 (av 33) BÖR-läge med Effekter Åtkomst till E-tjänst Kundservice (Färdtjänsten) Medborgarkontor Åtkomst till E-tjänst Initera E-tjänst - Visa ärendestatus 5 min 30% Mitt ärende Notering Status i ärendet innebär att ärendet ärendet överförs från en roll/aktör till annan roll/aktör. Rollen kan vara processen Tillståndshantering /Ansökan, Utredning, Behovsprövning) då ärendemottagare ej ännu tillsatt. Att utreda - Status Bifall, Avslag, Delvis Bifall tag ställning till detta gentemot tidigare förslag på ärendestatus. - ska synas enbart för min kommun/stadsdel. Färdtjänsten ska se all ärendestatus. - Informationen (ärendestatus) måste beaktas beträffande relevans om man tänker sig ett regionalt call center (typ äldre direkt) Visa ärendestatus för angivet namn och/eller personnummer. 3 min 60% Ansökan - Ansökan ifylld och mottagen - Läkarintyg utfärdat Utredning - Underlag för utredning mottaget - Utredning inledd - Utredningsbesök bokat - Utredningsbesök bekräftat - Utredningsbesök genomfört - Utredningen dokumenteras - Utredning slutförd Behovsprövning - Underlag för beslut mottaget - Behovsprövning inledd - Komplettering begärd - Kompletteringsbegäran besvarad - Remmiterat till konsultläkare - Remiss besvarad - Tillstånd beviljas - Färdtjänstkort beställt - Tillstånd ej beviljat Färdtjänstutredare kommun/stadsdel Handläggare 5 min 10% Visa ärendestatus (enkel) Visa ärendestatus, ärendehistorik och ärendedata (ansökan, läkarintyg, utredning, beslut) för angivet namn och/eller personnummer. Visa ärendestatus (detaljerad) Visa ärendehistorik Sök ärendestatus Sök ärendestatus Sök ärendestatus BÖR = 28950

30 Manuell hantering av läkarintyg Manuell hantering av läkarintyg Sida 22 (av 33) BÖR-läge med Effekter Läkare Läkaren använder blankett, intygsmall från eget journalsystem eller annan form. E-tjänstens mall följs ej. Läkaruntyget postas till kommun/stadsdel eller till färdtjänsten. Läkarintyget knyts nu till en ansökan. Ansökan är registrerad eller förväntas bli registrerad. När såväl läkarintyg och ansökan finns sätts status till Utredning - Underlag för utredning mottaget. När ingen Ansökan finns registrerad sätts status till Ansökan - Läkarintyg utfärdat. Färdtjänstutredare kommun/stadsdel Handläggare Läkarintyg angående särskild kollektivtrafik (färdtjänst) Konstatera att Läkarintyget är utställt med anledning av en ansökning om färdtjänst. Skanna läkarintyget och tillgängliggör det för tillståndhanteringen. 10 min Registrera mottaget läkarintyg Uppdatera ärendestatus BÖR = 500 Spara/uppdatera läkarintyg

31 Utred behov särskild kollektivtrafik (färdtjänst) Utred behov särskild kollektivtrafik (färdtjänst) Sida 23 (av 33) BÖR-läge med Effekter Åtkomst till E-tjänst Färdtjänstutredare kommun/stadsdel Åtkomst till E-tjänst Att utreda - Stöd för selektering av ärende varierar, kan ej göras på enbart ett sätt nu exemplifieras församling, postnummer, postadress, dag. Vad medger MVK och koppling befolkninhgsregster. Obs Stöd för fördelning är ett krav på gränssnitt MVK. Om församling anges måste det ske i ansökan. - I arbetsöversikt syns ett inkommet läkarintyg även om en ansökan inte finns redigerad. Detta ärende innebär inte att en utredning kan inledas. Att visa läkarintyget innebär att man kan agera om ett läkarintyg blir liggande. Rutin för vad som ska ske med dessa läkarintyg och läkarintyg som är äldre än 3 månader måste kravställas. - En utredare ska beredas tillgång till tillgänglighetsplaner upprättade inom en kommun/stadsdel på ett sätt som kvalitetshöjer utredningen. Hur detta bäst ska realiseras måste utredas. Ansökan om särskild kollektivtrafik Ansökan om särskild kollektivtrafik BÖR = Initiera E-tjänst - Arbetsöversikt Dialog Färdtjänstutredare kommun/stadsdel Visa mina/allas nya/pågående 60 min 10 min utredningar inom kommun/stadsdel. Markera/ändra handläggare. 1 % Underlaget erhålls i planerad tid innan bokat möte. Möte utförs och utredningen slutdokumenteras. Om utredningsbesöket ej bekräftat sker det i dialog med sökande. Arbetsöversikt - Utredning Utredning angående särskild kollektivtrafik (färdtjänst) Boka tid för utredningsbesök Boka tid för utredningsbesök Boka tid för utredningsbesök Automatboka tid för utredningsbesök Boka tid för utredningsbesök Uppdatera ärendestatus Uppdatera ärendestatus Komplett Ansökan (Färdtjänst) Hämta arbetsöversikt / ärende Spara/uppdatera utredning Utredning komplett Komplettering begärd Utredning (Färdtjänst) Behovsprövningen Ytterligare prövning Ytterligare prövning 1. Hoppa över om utredninegn inte flyttas till ny/eller annan handläggare. 2. Hoppa över om ingen utredning väljs ur arbetsöversikten. 3. Hoppa över om utredningen ej är avslutad. 4. Möjligheten att komma tillbaka till arbetsöversikten ges alltid. Från arbetsöversikten avslutas E-tjänsten. 5. En slutförd utredning görs tillgänglig för behovsprövningen. 5. En utredning som på begäran har kompletterats görs tillgänglig för behovsprövningen. Behovsprövningen