Miljöenhetens reflektioner över rapporten Miljöenheten vid Göteborgs universitet. En genomlysning sept 2014

Transkript

1 Datum: Dnr: V2014/541 Miljöenhetens reflektioner över rapporten Miljöenheten vid Göteborgs universitet. En genomlysning sept 2014 Eddi Omrcen, miljöchef Ullika Lundgren, miljöcontroller Marianne Dalbro, miljöcontroller Miljöenheten 1 (16) Aschebergsgatan 44, Box 170, Göteborg

2 Innehåll Innehåll Bakgrund Inledning Principiella brister i utredningen Metodiken Kunskap om miljöledningssystemets struktur och syfte Miljöarbetets organisation Kommentarer till genomlysningsrapportens 20 åtgärder att överväga och diskutera Miljöenhetens personalstyrka Miljöledningssystemets fokus och avgränsning Miljöenhetens fokus Samarbete med Chalmers Uppdrag till GMV Uppdrag till utbildningsnämnden Kärnverksamheterna finansierar sitt eget miljö- och hållbarhetsarbete GU klimatstrategi Hållbarhetsmärkning av kurser och program Avveckla klimatrådet Fakulteterna och institutionerna Lokala miljöhandlingsplaner Interna miljörevisioner Översyn av möten inom miljöområdet Funktioner inom administration och service Prioritera arbete med miljörisker Samverkan mellan miljöenheten och strålskydd och fysisk arbetsmiljö Underhåll miljöhandboken Flytta miljöenheten Avskaffa befattningen som miljöchef, samt inrätta en miljö- och hållbarhetsstrateg på GMV Avslutning Referenser (16)

3 1. Bakgrund Som en del i projektet GU förnyas och Gemensamma förvaltningens omorganisation ska miljöenhetens verksamhet och uppdrag analyseras och utvärderas. Jörgen Tholin, universitetsdirektör och Anna Lindholm, områdeschef Administrativt stöd, gav i juni 2014 detta uppdrag till en extern konsult, Olle Häggbom (dnr EU 2014/31). Häggbom avrapporterade uppdraget i september 2014 i form av rapporten: Miljöenheten vid Göteborgs universitet. En genomlysning sept 2014 (dnr V2014/541). Den här rapporten är en analys av Häggboms rapport gjord av Eddi Omrcen, Marianne Dalbro och Ullika Lundgren med stöd från övriga medarbetare på miljöenheten. Syftet med rapporten är att reflektera över den genomlysning som har genomförts samt nyansera den bild och de slutsatser som Häggbom presenterar. Vi ser detta som ett konstruktivt bidrag i den fortsatta processen med att utveckla miljöenheten såväl som miljö- och hållbarhetsarbetet på Göteborgs universitet. 2. Inledning Ett nyckelord i miljöledningssystemet, och i miljöenhetens arbete, är ständiga förbättringar. Miljöenheten välkomnar därför extern granskning av verksamheten då det är en förutsättning för att verksamheten ska utvecklas och förbättras. Vi vill inleda med att ta fasta på att utredaren i sin granskning lyfter fram aspekter som kan vara av betydelse att ta vara på i det fortsatta förändrings- och utvecklingsarbetet, såsom att: Göteborgs universitet har haft en framträdande ställning bland lärosätena det gäller miljöarbete och har lyckats kommunicera detta framgångsrikt och Miljöenheten vid Göteborgs universitet har ett gott samarbete med Naturvårdsverket och har medverkat i utarbetandet av handledningar om miljöledningssystem vid statliga myndigheter. (Häggbom, 2014) Miljöenheten leds av en kraftfull miljöchef som mycket självständigt och skickligt driver och kommunicerar frågor om miljö och hållbar utveckling och den internationella marknadsföringen har medfört uppmärksamhet och utmärkelser till Göteborgs universitet. (Häggbom, 2014) I rapporten står också att Miljöenheten vid Göteborgs universitet gör det den ska och mer därtill och att inga tecken finns på att miljöenheten under åren har överskridit sitt budgetutrymme. (Häggbom, 2014) Utredaren föreslår också ett antal organisatoriska förändringar som skulle kunna stärka miljö- och hållbarhetsarbetet vid universitetet och som är väl värda att beakta: Det är viktigt att miljöfrågorna inte har en egen organisationsstruktur utan så långt som möjligt förs in i den befintliga organisationen och befintliga arbetssätt. (Häggbom, 2014) Lokala miljöhandlingsplaner samordnas med, men ska kunna urskiljas, den ordinarie verksamhetsplaneringen och uppföljningen. (Häggbom, 2014) En följd av att miljö och hållbar utveckling inte är ett mål och strategi i Vision 2020 blir dock att de inte ingår i universitetets centrala cykel för handlingsplaner och uppföljning och som omfattar alla nivåer och verksamheter inom universitet. (Häggbom, 2014) 3 (16)

4 [ ] Därför borde det övervägas att inrätta ett organ för förankring av miljö- och hållbarhetsfrågor i verksamheten. Särskilt om universitetet vill bedriva ett kraftfullt arbete för en starkare miljöprofil i verksamheten. Ett miljö- och hållbarhetsråd med ledande verksamhetsföreträdare och studenter som är rektors förankrings och samordningsorgan i miljö och hållbarhetsfrågor skulle kunna inrättas. Miljö och hållbarhetsrådet sammanträder så att det passar in i verksamhetsplaneringscykeln. (Häggbom, 2014) Vi kan dock konstatera att utredningen dessvärre innehåller flera väsentliga missuppfattningar om universitetets arbete med miljö och hållbar utveckling och miljöenhetens roll i detta. Det är av största vikt att den som utreder verksamheten har kännedom och kunskap inom området för att kunna leverera relevanta förslag med syfte att nå ökad kvalitet. Detta är inte minst viktigt för att ledningen ska kunna fatta välgrundade beslut utifrån denna genomlysning. Vi bemöter därför de principiella brister och missuppfattningar som vi anser att rapporten innehåller samt reflekterar kring de 20 åtgärder att överväga och diskutera som Häggbom presenterar. 3. Principiella brister i utredningen Brister och missuppfattningar i utredningen kan indelas i tre principiella kategorier: metodiken, kunskap om miljöledningssystemets struktur och syfte samt miljöarbetets organisation. 3.1 Metodiken Ett krav för en trovärdig rapport är att tydligt kunna visa att val av teoretiskt perspektiv och begrepp är relevanta för studiens syfte, att det finns en tydlig beskrivning av hur studien genomförts och att syfte och frågeställningar har besvarats och diskuterats. Vi anser att genomlysningsrapporten brister i flera hänseenden avseende dess metod. Metoden som har använts är inte beskriven och inte heller dess föroch nackdelar. Vidare saknas motivering för urval av dokumentation, urval av intervjuobjekt och källförteckning. Allt detta påverkar undersökningen och rapportens reliabilitet, validitet och trovärdighet. Vi anser att det är otydligt vilket teoretiskt perspektiv som är utgångspunkt och det saknas genomgående en tydlighet i val avseende bedömning av källmaterial, dokumentation samt val av intervjuobjekt. Varken rektor eller föreståndare för Göteborgs miljövetenskapliga centrum, GMV, har tillfrågats om underlag och synpunkter, trots att många av slutsatserna i rapporten berör hela universitetets miljöarbete och miljöledningssystem, samt miljöenhetens och miljöchefens samverkan med GMV. Endast en (1) representant för verksamheten har kontaktats och således har vare sig dekaner, prefekter, lärare, forskare eller miljörepresentanter tillfrågats. Inte heller har andra representanter från fakulteter och institutioner kontaktats för att få deras perspektiv på miljöarbetet och relationen till miljöenheten. När det gäller miljöenhetens delaktighet för att lämna faktaunderlag till genomlysningen begränsades den till en genomgång med fyra personer vid ett tillfälle. Någon ytterligare återkoppling med frågor eller begäran om mer material har inte gjorts. Därmed har inte övriga på enheten såsom till exempel klimatsamordnare, miljösamordnare för kemikalier och miljörisker och miljösamordnare för integrering av hållbar utveckling i utbildning och forskning getts möjlighet att lämna underlag. Flera områden som berörs i rapporten hade kunnat berikas om kontakt hade skett med dessa funktioner. Inte heller har kontakt tagits med till exempel fastighetschef, säkerhetschef eller arbetsmiljöingenjör, vilka hade kunnat komplettera med uppgifter om vilken samverkan som redan idag sker mellan enheterna avseende bygg, energi, hyresavtal, miljörisker, kemikalier och samverkan med fastighetsägarna. 4 (16)

5 3.2 Kunskap om miljöledningssystemets struktur och syfte Genomlysningsrapporten visar på en uppfattning att kärnverksamheten inte ska omfattas av miljöledningssystemet och att alla aktiviteter som genomförs inom kärnverksamheten därmed innebär att miljöenheten går utanför sitt huvudsakliga ansvarsområde. Vad en sådan uppfattning grundas på, till exempel vilken forskning som ligger till grund, tydliggörs inte i rapporten. Analysen och förslagen på åtgärder i rapporten, vilka till stor del bygger på en sådan tudelning där kärnverksamheten lämnas utanför miljöledningssystemet, saknar därmed nödvändig teoretisk grund. Miljöledningssystemets grundstomme utgörs av den avgränsning och omfattning av miljöledningssystemet som beslutas initialt vid införandet och därefter kontinuerligt hålls uppdaterad. Universitets ledning har fastställt att universitetets kärnverksamhet; forskning, utbildning och samverkan, är de områden där möjligheten till positiv miljöpåverkan är störst och att dessa är de viktigaste områdena att arbeta med inom miljöledningssystemet. Detta stöds också av den forskning som bedrivs inom miljöledning. Cortese (2003) och Disterheft (2012) har båda identifierat nödvändigheten av interaktion mellan kärnverksamhet och stödverksamhet för ett framgångsrikt miljöledningsarbete och i förlängningen hållbar utveckling vid lärosäten: The universities four dimensions; research, education, operations and outreach can be seen as separate based on hierarchical and competitive structures, but in order to develop a vision for a sustainable campus it is necessary to understand the interdependence among these dimensions and to increase collaboration between them, as all parts are critical to achieving a transformative change (Cortese, 2003). Case studies (e.g. Ferreira et al., 2006; Nicolaides, 2006 and Sammalisto and Brorson, 2008) show that EMS [Environmental management system] at the campus can be used in a broader sense beyond campus operations, blending also the dimensions of education, research, relationship with stakeholders identified by Cortese (2003) [ ] EMS can therefore be seen as a proof of an institution s process in following sustainable principles, and as a sign of the institution s orientation towards incorporating sustainability at an advanced level. (Disterheft, et al, 2012) Kaisu Sammalisto, tekn. dr och vicerektor för hållbar utveckling vid Högskolan i Gävle slår fast i sin avhandling Environmental management systems a way towards sustainable development in universities att: Based on the evidence from the studies the main argument of the thesis is that the environmental management systems can indeed function as an effective means to integrate sustainable development in all university activities, including education. The regular audits required by a certified environmental management system keep the activities on the university agenda and provide opportunities for follow-up, for feedback and for further development. (Sammalisto 2007) Sammalisto framhåller miljörevisionernas betydelse för ett väl fungerande miljöledningsarbete inom både kärnverksamhet och stödverksamhet. Det bekräftas sedan många år genom de kommentarer Göteborgs universitet erhållit vid externa miljörevisioner av Sveriges Tekniska Forskningsinstitut (SP). Göteborgs universitet arbetar på ett bra sätt med miljöfrågor. Där märks en tydlig skillnad i hur man förhåller sig till begreppet miljö och hållbar utveckling, över tid. Från att mer ha handlat om vardagliga frågor som avfall, resor, kemikalier så har fokus mer flyttat till utbildning och forskning. Detta yttrar sig i de diskussioner vi som revisorer har med verksamheten. (Rapport från extern miljörevision november 2013, SP) 5 (16)

6 Vid den externa miljörevisionen i november 2013 identifierade SP följande styrkor: Hållbar utveckling är etablerat i organisationen Intern miljörevision håller mycket hög standard Engagemang för hållbar utveckling i verksamheten (Rapport från extern miljörevision november 2013, SP) [ ] Påtagligt är också att intresset för hållbar utveckling hela tiden tycks växa och med detta en förståelse för att detta är ett av de viktigaste (det viktigaste?) strategiska utvecklingsområdena för universitetet. (Rapport från extern miljörevision maj 2013, SP) Behovet av interaktion mellan kärnverksamhet och stödverksamhet för ett framgångsrikt miljöledningsarbete förtydligas i den reviderade miljöledningsstandarden ISO 14001:2015. Under avsnittet Ledarskap och engagemang uttrycks följande: Top management shall demonstrate leadership and commitment with respect to the environmental management system by: [ ] ensuring the integration of the environmental management system requirements into the organization s business processes;[ ] business in this International Standard can be interpreted broadly to mean those activities that are core to the purposes of the organization s existence. (ISO/DIS 14001:2015) Sammanfattningsvis bör det tydligt uttryckas att miljöledningsarbetet vid Göteborgs universitet även i framtiden måste omfatta både kärnverksamhet och stödverksamhet. Att undanta kärnverksamheten från miljöledningsarbetet skulle vara bakåtsträvande och är sannolikt inget våra miljörevisorer skulle kunna acceptera utifrån den reviderade miljöledningsstandarden. Miljöledningsarbetet ger struktur och långsiktighet och de bästa förutsättningarna för att effektivt och med god förankring i verksamheten verka för en hållbar utveckling. 3.3 Miljöarbetets organisation Genomlysningsrapporten visar på en uppfattning att miljöenheten top down-styr arbetet med miljö och hållbar utveckling vid universitetet och agerar alldeles för självständigt, utan att förankra frågorna i verksamheten: Eftersom miljöenheten är en del av den universitetsgemensamma förvaltningen och ingår i området för administrativt stöd blir det organisatoriskt komplicerat när enheten agerar så självständigt, långt utanför vad som ingår i ett miljöledningssystem, och dessutom systematiskt söker stöd från rektorsnivån. (Häggbom, 2014) Att det blir organisatoriskt komplicerat kan förklaras med den organisationsstruktur som råder vid universitetet. Gemensamma förvaltningens samtliga enheter arbetar med uppdrag och system som omfattar hela universitetet, till exempel ekonomisystem, IT-system och miljöledningssystem. Gemensamma förvaltningens uppdrag att se till universitetets helhet innebär att miljöledningsarbetet vid Göteborgs universitet inte kan tillåtas vara en organisatorisk fråga för enbart Gemensamma förvaltningen. Att det vidare framställs som att miljöenheten agerar utanför sina befogenheter tyder på brister i insikt och medvetenhet om vad som ingår i miljöledningssystemet (se avsnitt 3.2). Beslut som tas inom miljöledningssystemet fattas av rektor enligt ordinarie beslutsprocess. Vid större förändringar, som till exempel när ny policy, mål och handlingsplan ska tas fram, skickas förslagen alltid på remiss till samtliga delar av universitetet. Miljöenheten utgör ett stöd till alla delar av organisationen; universitetsledningen och Gemensamma förvaltningen såväl som fakulteter och institutioner. 6 (16)

7 De regelbundna genomgångar som genomförs med universitetsledningen är ett krav i ISO eftersom högsta ledningen skall utvärdera miljöledningssystemet, med planerade intervall, för att säkerställa att det är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt. Dessa genomgångar syftar inte till att söka systematiskt stöd från rektor, utan att säkra miljöledningssystemets relevans och omfattning. Vid dessa genomgångar som sker två gånger per år medverkar rektor, universitetsdirektör och prorektor. I rapporten konstateras att miljöenhetens prioriterade områden, i den egna verksamhetsplanen för 2013 samt enhetens handlingsplan för , ligger inom ramen för enhetens uppdrag: I huvudsak ligger dessa uppgifter inom ramen för vad som sägs i universitetets handlingsplan för miljö och hållbar utveckling , beslutad av rektor, samt miljöenhetens roll i miljöledningssystemet. (Häggbom, 2014) Det är därmed svårt att förstå vad påståendena om att miljöenheten går utanför sina befogenheter grundar sig på. I rapporten skrivs också: Det kan ha sina fördelar med en kraftfull miljöenhet och top downstyrning men baksidan av centrala initiativ och beslut kan bli att funktioner där miljöhänsyn ingår som en naturlig del abdikerar från sitt ansvar att själva driva och genomföra åtgärder. Förankringen och ägandeskapet blir svagare liksom motivationen och ansvaret. Det gäller såväl inom administration och service som inom kärnverksamheterna, i det senare fallet även frågor kring hållbar utveckling. (Häggbom, 2014) De externa miljörevisorerna delar inte den bild som framkommer i rapporten av att verksamheten skulle ha abdikerat från sitt ansvar. Externrevisorerna baserar sina iakttagelser på erfarenheter från täta besök ute i verksamheten, vilket saknas i den aktuella genomlysningsrapporten. Att engagemanget för miljö och hållbar utveckling är stort tydliggörs i miljörevisionsrapporter: På samtliga besökta verksamheter pågår ett mycket engagerat miljöarbete. Detta är relaterat till miljöuppgifter som är relevanta för den egna verksamheten. (Rapport från extern miljörevision nov 2012, SP) Omorganisationen har medfört att miljöarbetet har stärkts på institutionsnivå, vilket leder till att miljöfrågan hamnar mer ute i verksamheten. (Rapport från extern miljörevision november 2013, SP) Miljö- och hållbarhetsarbetet tas på fullt allvar ute i verksamheterna. Det finns en stolthet i att organisationen arbetar med dessa frågor. (Rapport från extern miljörevision okt 2014, SP). Sammanfattningsvis menar vi att det finns en väl förankrad och fungerande organisation för arbetet med miljö och hållbar utveckling på universitetet. Funktionerna på de olika nivåerna kompletterar varandra och det finns mötesforum och upparbetade kommunikationsvägar mellan funktionerna. 7 (16)

8 4. Kommentarer till genomlysningsrapportens 20 åtgärder att överväga och diskutera Vi anser, som tidigare konstaterats, att utredningen innehåller flera väsentliga missuppfattningar om universitetets arbete med miljö och hållbar utveckling och miljöenhetens roll i detta. Missuppfattningarna i rapporten berör också de förslag till åtgärder som presenteras. Nedan bemöter och reflekterar vi kring de 20 åtgärder att överväga och diskutera som Häggbom presenterar. 4.1 Miljöenhetens personalstyrka Det är ett ledningsansvar att i god tid förbereda en anpassning av personalstyrkan vid Miljöenheten till att projektmedlen upphör , en minskning motsvarande fyra heltider. (Häggbom, 2014) Kommentar: Detta arbete är initierat där miljöchef på uppdrag av universitetsdirektör och områdeschef planerar för kommande nedskärning. Arbetet inkluderar konsekvens- och riskanalys av vad de planerade förändringarna kan innebära för arbetet med miljö och hållbar utveckling på hela universitetet. 4.2 Miljöledningssystemets fokus och avgränsning Gör en klar åtskillnad av arbete med miljöledningssystemet (plan-do-check-act), miljöenhetens huvudsakliga uppgift, och mer allmänt arbete kring hållbar utveckling och frågor inom kärnverksamheterna. Lär av Chalmers som finns på nära håll. (Häggbom, 2014) Kommentar: Universitetsledningen har genom åren tydligt klargjort att det är inom forskning, utbildning och samverkan som universitetet kan göra skillnad, vilket också ska avspeglas i miljöledningssystemet (MLS). Universitetets miljöutredning(ar) har identifierat kärnverksamheten som de viktigaste områdena att arbeta med inom MLS. Miljöenheten organiserar och samordnar arbetet med mål, handlingsplan och uppföljning avseende forskning, utbildning och samverkan inom MLS. Se även avsnitt 3.2 Kunskap om miljöledningssystemets struktur och syfte. 4.3 Miljöenhetens fokus Miljöenheten koncentrerar sig på miljöledningssystemet (P-D-C-A) där miljöchefen fungerar som ledningens representant i enlighet med ISO (Häggbom, 2014) Kommentar: Miljöenhetens verksamhet utgår hela tiden från miljöledningssystemet som vid Göteborgs universitet omfattar: forskning, utbildning, samverkan, studentmedverkan, kompetensutveckling, energi och byggnader, resor, upphandling och inköp, återanvändning och avfall, kemiska ämnen och miljörisker. Dessa områden målsätts och följs upp eftersom de bedöms vara de områden där universitetet har den största, positiva eller negativa, miljöpåverkan. Handlingsplanen för miljö och hållbar utveckling anger hur målen skall realiseras av universitetets verksamheter. Handlingsplanen antas av rektor och ansvarig administrativ funktion är miljöenheten. I styrdokumentet Roller ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet har miljöchefen ansvar för att samordna arbetet med att uppnå fastställda miljömål inom universitetet samt redovisa resultaten av miljöarbetet. Se även avsnitt 3.2 Kunskap om miljöledningssystemets struktur och syfte. 8 (16)

9 4.4 Samarbete med Chalmers Samarbeta med Chalmers miljöenhet kring det interna miljöarbetets organisation och innehåll. (Häggbom, 2014) Kommentar: Universitetet samarbetar kontinuerligt med Chalmers, genom deras miljöenhet, vicerektor för hållbarhet samt genom GMV. Miljöenheterna vid respektive lärosäte samarbetar kring gemensamma rutiner, regler och styrdokument, egenkontroll, myndighetskontakter, ny miljöledningsstandard och konkreta aktiviteter som gemensamma nätverksträffar med mera. GU och Chalmers genomför också gemensamma miljörevisioner och upphandlingar med miljökrav. Sedan länge är samarbetet kring de integrerade enheterna etablerat och man driver ett gemensamt miljö- och hållbarhetsarbete. Enligt Jennica Kjällstrand, miljöchef vid Chalmers har samarbetet mellan lärosätena under lång tid fungerat väl: Vi har samarbetat i många år och det har alltid varit givande. Vi har samarbetat inom nischade frågor som kemikaliehantering, riktlinjer för avlopp, miljöanpassad upphandling men också inom större systemfrågor. (Källstrand, 2014) 4.5 Uppdrag till GMV Ge uppdraget till Göteborgs miljövetenskapliga centrum, GMV, att driva frågor kring hållbar utveckling inom forskning och samverkan. (Häggbom, 2014) Kommentar: Det uppdraget finns redan idag, se Verksamhetsuppdrag till Göteborgs miljövetenskapliga centrum (dnr V2013/464). Dessutom inkluderar uppdraget hållbar utveckling inom utbildningen. 4.6 Uppdrag till utbildningsnämnden Ge uppdraget till utbildningsnämnden att driva frågor kring hållbar utveckling inom utbildning och samverkan, gärna med stöd av GMV. (Häggbom, 2014) Kommentar: Uppdraget att säkerställa att hållbar utveckling integreras i utbildningen finns redan idag i gällande arbetsordning (Dnr V2014/765): Utbildningsnämnden ska dessutom säkerställa att hållbar utveckling (HL 1 kap, 5 ) integreras i utbildningsverksamheten och vara ett forum för erfarenhetsutbyte över fakultetsgränserna. För att kunna säkerställa att hållbar utveckling integreras har Utbildningsnämnden valt att använda kriterier för kurser och program, kriterier som fastställdes i april. I samband med att kriterierna fastställdes fick miljöenheten i uppdrag att administrera informationen ut i organisationen, följa upp arbetet, göra årlig sammanställning och komma med förslag till eventuella förändringar. 4.7 Kärnverksamheterna finansierar sitt eget miljö- och hållbarhetsarbete Kärnverksamheterna finansierar sitt eget miljö- och hållbarhetsarbete. (Häggbom, 2014) Kommentar: Om utredaren med kärnverksamheterna avser fakulteter och institutioner så sker det redan idag. På fakultetsnivå har de flesta egna miljösamordnare, miljöråd mm och egna medel. Till exempel Handelshögskolan och Sahlgrenska akademin driver ett mycket aktivt eget arbete. På institutionsnivån finns miljörepresentanter. Miljöenhetens uppgift är att stödja institutioner och fakulteter med expertkomptetens vilket också sker idag. 9 (16)

10 4.8 GU klimatstrategi När klimatstrategin upphör 2015 bör den inte ersättas av en ny separat strategi. Klimat- och hållbarhetsmål inarbetas i den ordinarie verksamhetsplaneringen. (Häggbom, 2014) Kommentar: Nuvarande klimatstrategi är en strategisk satsning fastställd av rektor och bör utvärderas i sin helhet. En sådan utvärdering bör rimligen också innefatta en analys av potential för fortsatt minskade utsläpp och energieffektivisering vid Göteborgs universitet. Utredaren konstaterar att målet på CO 2 - utsläpp inom klimatstrategin redan i princip är uppnått vilket är ett svagt argument för att avsluta strategin utan systematisk utvärdering. 4.9 Hållbarhetsmärkning av kurser och program Ifrågasätt nyttan av egen hållbarhetsmärkning av kurser och program, regleras redan i Högskoleförordningen för utbildningar där så är relevant. (Häggbom, 2014) Kommentar: En ny hållbarhetsmärkning har utarbetats på uppdrag av Utbildningsnämnden. Märkningen implementeras till fullo under 2015 och bör sedan utvärderas. Se även avsnitt 4.6 Uppdrag till Utbildningsnämnden Avveckla klimatrådet Avveckla klimatrådet när klimatstrategin löper ut och inrätta ett miljöråd (och hållbarhetsråd) med ledande verksamhetsföreträdare och studenter och som är rektors förankrings- och samordningsorgan i miljöfrågor. Miljöchefen kan vara beredande tjänsteman. Miljörådet sammanträder så att det passar in i verksamhetsplaneringscykeln. (Häggbom, 2014) Kommentar: I nuvarande klimatråd ingår ledande verksamhetsföreträdare. En diskussion om klimatrådets framtida existens och roll bör likt Klimatstrategin bygga på en systematisk utvärdering. Det hade varit önskvärt att någon i klimatrådet hade intervjuats i genomlysningsarbetet. Att inrätta ett miljöråd eller ett hållbarhetsråd låter i sig intressant och att rådets sammanträden ska passa in i verksamhetsplaneringscykeln är en god idé Fakulteterna och institutionerna Dekaner ansvarar för och fakulteternas miljösamordnare ger stöd till att fakulteterna och institutionerna har fungerande miljöledningssystem. (Häggbom, 2014) Kommentar: Det är svårt att utläsa vad som menas med förslaget. Utifrån nuvarande arbets- och delegationsordning är det upp till varje fakultet att ha egna miljösamordnare och de flesta har valt att fortsätta med miljösamordnare på fakultetsnivå i någon form. På institutionsnivå har prefekterna ett tydligt ansvar för miljöledningssystemet, och det operativa arbetet är ofta delegerat till en miljörepresentant. I miljörevisionsrapporterna redovisas, som tidigare poängterats, ett engagemang för miljö- och hållbarhetsarbetet på institutionerna: Miljö- och hållbarhetsarbetet tas på fullt allvar ute i verksamheterna. Det finns en stolthet i att organisationen arbetar med dessa frågor. (Extern miljörevision okt 2014, SP). På samtliga besökta verksamheter pågår ett mycket engagerat miljöarbete. Detta är relaterat till miljöuppgifter som är relevanta för den egna verksamheten. (Extern miljörevision nov 2012, SP) 10 (16)

11 4.12 Lokala miljöhandlingsplaner Lokala miljöhandlingsplaner samordnas med, men ska kunna urskiljas, den ordinarie verksamhetsplaneringen och uppföljningen. (Häggbom, 2014) Kommentar: Det är en bra idé som utredaren lyfter fram att samordna aktivitetslistorna inom miljö och hållbar utveckling med övriga verksamhetsplaner och uppföljningen av dessa. Detta har varit målsättningen under arbetet med att utveckla och anpassa miljöledningssystemet efter universitetets omorganisation. På institutionsnivå finns idag aktivitetslistor som tydliggör hur institutionerna ska bidra till universitetets handlingsplan för miljö och hållbar utveckling. Idag uppmuntras institutionerna att inkludera aktivitetslistor om miljö och hållbar utveckling i sina verksamhetsplaner. Aktiviteter eller satsningar av strategisk art, till exempel kopplade till kärnverksamheten, är klart önskvärt att inkludera i verksamhetsplaner för institution och/eller fakultet Interna miljörevisioner Interna miljörevisioner fortsätter som hittills men förenklingsarbetet drivs vidare så att revisionerna kan utföras av centrala miljöcontrollers och att det som vid Chalmers finns en certifieringsansvarig som är en av ledningspersonerna vid varje institution. (Häggbom, 2014) Kommentar: Det är oklart vad som avses med förenklingsarbete. Vi bedriver omfattande verksamhet av intern miljörevision av tre anledningar: - Vi är ålagda att göra detta enligt ISO 14001, EMAS samt enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter - Interna miljörevisioner är efterfrågade i verksamheten och är en bra drivkraft för förbättrad miljöprestanda. - Hög ambitionsnivå vid interna miljörevisioner håller kostnaderna nere för användning av externa miljörevisorer. Dessutom är ett viktigt syfte med miljörevisionerna att tillföra perspektiv, kunskap och erfarenheter från andra delar av verksamheten. Därför är det mycket viktigt för oss att ha ett revisionsteam med revisorer från olika fakulteter och med olika bakgrund. GU certifierades för 10 år sedan och därmed är behovet av så kallade certifieringsansvariga inte lika stort som på Chalmers vilka nyligen certifierat sig Översyn av möten inom miljöområdet Gör en översyn av hur mycket möten som behövs inom miljöområdet. (Häggbom, 2014) Kommentar: En översyn av alla möten som initieras och samordnas av Gemensamma förvaltningen är nyligen genomförd på uppdrag av universitetsdirektören, inklusive möten på miljöområdet Funktioner inom administration och service Ge ansvar till respektive funktion inom administration och service att själva driva sina miljöfrågor och att öka sin miljökompetens om så behövs (lokalvård, fastigheter, inredning, upphandling, personal, IT etc). Miljöenheten ska så långt möjligt arbeta med och via andra relevanta funktioner. Universitetsdirektören har det övergripande ansvaret för att så sker. (Häggbom, 2014) 11 (16)

12 Kommentar: Universitetsdirektören har det övergripande ansvaret för alla uppdrag som ges till Gemensamma förvaltningen i universitetets handlingsplan för miljö och hållbar utveckling. Detta delegeras vidare till respektive enhet. Miljöarbetet beskrivs i rapporten som top down-styrt och att engagemanget i verksamheten riskerar att svalna om enheterna inom Gemensamma förvaltningen inte själva får driva arbetet. De externa miljörevisorerna har en annan bild av miljöarbetet, som de baserar på erfarenheter från täta besök ute i verksamheten. Revisorerna skriver till exempel i några av de senaste miljörevisionsrapporterna att [ ] de reviderade enheterna inom GF; fastighetsenheten, IT-enheten, serviceenheten och utbildningsenheten, har stor kunskap och arbetar aktivt med miljöförbättringar inom sina respektive områden samt att [ ] personal inom administration, förvaltning och tekniska funktioner hade en hög grad av medvetenhet om hur man i det egna ledningssystemet kan arbeta aktivt med miljö och hållbar utveckling. (okt 2014 och nov 2012, SP) 4.16 Prioritera arbete med miljörisker Prioritera arbete med miljörisker som ofta även är arbetsmiljörisker. (Häggbom, 2014) Kommentar: Miljörisker är redan identifierat som ett av de viktigaste områdena att arbeta med då det är en betydande miljöaspekt. Det innebär att området är målsatt och följs upp regelbundet. Att området miljörisker skulle prioriteras än mer (över kärnverksamheten) har, så vitt vi vet, inget stöd hos ledningen. Samverkan sker med fastighetsenheten och personalenheten genom GURIA-projektet, universitetets nya system för rapportering av risker, incidenter och avvikelser, som ska utvecklas och implementeras under Samverkan mellan miljöenheten och strålskydd och fysisk arbetsmiljö Tydligare samverkan från miljöenheten med strålskydd och fysisk arbetsmiljö. (Häggbom, 2014) Kommentar: Miljöenheten samverkar redan idag med fastighetsenheten avseende: - KLARA-utbildningar på svenska och engelska - Laboratoriesäkerhetsutbildning - Miljö-, säkerhet- och arbetsmiljöronder - Framtagande av gemensamma rutiner för kemikaliehantering Samverkan sker med fastighetsenheten och personalenheten genom GURIA-projektet, universitetets nya system för rapportering av risker, incidenter och avvikelser, som ska utvecklas och implementeras under Underhåll miljöhandboken Säkerställ att miljöhandboken underhålls och utvecklas. (Häggbom, 2014) Kommentar: Att underhålla och utveckla miljöhandboken är ett kontinuerligt utvecklingsarbete och har så varit sedan Miljöhandboken måste förhålla sig till kraven i ISO men också anpassas efter förändringar i verksamheten och i gällande miljölagstiftning. Inga påpekanden har gjorts från externa miljörevisorer att miljöhandboken skulle vara eftersatt. 12 (16)

13 4.19 Flytta miljöenheten Flytta miljöenheten till området för infrastrukturstöd och placera den rumsligt nära fastighetsenheten. Förutsättningarna ökar för att miljöfrågorna allmänt får större plats på ledningsnivå inom området. Här tas dock inte ställning till om det ska vara en enhet eller en sektion. (Häggbom, 2014) Kommentar: Rapportens genomgående slutsats är att ansvaret för att driva och genomföra åtgärder bör finnas hos respektive enhet inom Gemensamma förvaltningen. Med det som bakgrund borde det vara en självklarhet att miljöfrågorna får den plats som krävs på ledningsnivå oberoende av vilken organisatorisk tillhörighet miljöenheten har. Miljöenhetens organisatoriska placering bör, precis som utredaren skriver, bli ett ställningstagande efter en analys och överväganden. Det finns fler tänkbara alternativ än fastighetsenheten som bör beaktas, till exempel har Chalmers sin miljöenhet kopplad till HR-enheten. Miljöenheten vid Göteborgs universitet samverkar med flera enheter inom Gemensamma förvaltningen, men framförallt med GMV Avskaffa befattningen som miljöchef, samt inrätta en miljö- och hållbarhetsstrateg på GMV Komplement och alternativ: inrätta en befattning som miljö- och hållbarhetsstrateg på GMV att arbeta med dessa frågor inom utbildning, forskning och samverkan. Avskaffa befattningen som miljöchef och inrätta en befattning som miljökoordinator att ansvara för miljöledningssystemet i enlighet med nuvarande uppdrag till miljöenheten. Miljökoordinatorn blir ledningens representant för miljöledningssystemet. Det gör att bemanningen blir en person som miljö- och hållbarhetsstrateg och tre till fyra personer på miljöenheten inkl miljösamordnare för gemensamma förvaltningen. (Häggbom, 2014) Kommentar: Enligt den benchmarking som presenteras i rapporten har de lärosäten som nämns; Lund, Chalmers, KTH och Uppsala en befattning som miljöchef. Några skäl till att avskaffa befattningen som miljöchef vid Göteborgs universitet presenteras inte. I förslag 3 och 10 hänvisas dessutom till miljöchefen som att funktionen ska finnas kvar. Det är därmed otydligt vad detta förslag baseras på och svårt för oss att bemöta. 13 (16)

14 5. Avslutning Ett nyckelord i miljöledningssystemet, och i miljöenhetens arbete, är ständiga förbättringar. Miljöenheten välkomnar därför extern granskning av verksamheten då det är en förutsättning för att verksamheten ska utvecklas och förbättras. Vi har i vår rapport tagit fasta på att utredaren i sin granskning lyfter fram aspekter som kan vara av betydelse att ta vara på i det fortsatta förändrings- och utvecklingsarbetet. Vi har vidare lyft fram några, som vi ser, principiella brister och missuppfattningar som vi anser att rapporten innehåller. Dessa brister och missuppfattningar kan indelas i tre kategorier: bristande metodik, bristande kunskap om miljöledningssystemets struktur och syfte, samt bristande förståelse om miljöarbetets organisation. Det är av största vikt att den som utreder verksamheten har kännedom och kunskap inom området för att kunna leverera relevanta förslag med syfte att nå ökad kvalitet. Detta är inte minst viktigt för att ledningen ska kunna fatta välgrundade beslut utifrån genomförd genomlysning. Vi har också reflekterat kring de 20 åtgärder att överväga och diskutera som Häggbom presenterar. Vi anser att det tydligt bör uttryckas att miljöledningsarbetet vid Göteborgs universitet även i framtiden måste omfatta både kärnverksamhet och stödverksamhet. Detta stöds av forskning inom området, till exempel Cortese (2003), Disterheft (2012) samt Sammalisto som slår fast följande: [ ] the environmental management systems can indeed function as an effective means to integrate sustainable development in all university activities, including education. (Sammalisto 2007) Att undanta kärnverksamheten från miljöledningsarbetet skulle vara bakåtsträvande och är sannolikt inget våra miljörevisorer skulle kunna acceptera utifrån den reviderade miljöledningsstandarden. Med utgångspunkt i forskningen anser vi att miljöledningsarbetet ger struktur och långsiktighet och de bästa förutsättningarna för att effektivt och med god förankring i verksamheten verka för en hållbar utveckling. Vi menar också att det finns en väl förankrad och fungerande organisation för arbetet med miljö och hållbar utveckling på Göteborgs universitet. Funktionerna på de olika nivåerna kompletterar varandra och det finns mötesforum och upparbetade kommunikationsvägar mellan funktionerna. Vi ser våra reflektioner som ett konstruktivt bidrag i den fortsatta processen med att utveckla miljöoch hållbarhetsarbetet på Göteborgs universitet. Vi hoppas också att Göteborgs universitet även fortsättningsvis kommer att spela en framträdande roll inom såväl hållbarhetsarbete som miljöledningsarbete nationellt och internationellt. Att det finns förväntningar på vårt lärosäte visade sig bland annat då vi firade 10 år som miljöcertifierat universitet i oktober 2014 där en rad talare lyfte fram förhoppningar om att Göteborgs universitet förblir en stark framtida aktör: UNEP has estimated that there are universities in the world with 200 million students going through the system. And it is universities like you, University of Gothenburg, that we need in terms of emulating sustainability by walking the talk. (Mahesh Pradan, UNEP) From my perspective, your commitment to sustainability extends deeply to your core mission, educating the next generation of leaders of businesses, governments, educational institutions and of civil society as a hole. This deeper commitment is what sets you apart and you should be very proud of this. (Matthew Gardner, ISCN) We have been looking at University of Gothenburg as a model campus, I have been familiar with your work for over a decade now. [ ] We look forward to work with you and follow you for the next decade ahead. (Julie Newman, MIT) 14 (16)

15 Dessa förhoppningar och förväntningar från internationellt håll stärker rektor Pam Fredmans uttalade ambition: De olika talarna vid firandet lyfte fram universitetets ledande roll för miljöcertifiering och vikten av att den har verklighetsanpassning. Det senare, och långsiktighet, ser jag som grund för att fortsatt få verksamheten att se detta som en del av vår forsknings- och utbildningsverksamhet. Med den studentaktivitet som presenterades ser det ljust ut, och jag är övertygad om att vi fortfarande är ledande inom området när det är dags för 20-årsfirandet år (Pam Fredman, 2014) 15 (16)

16 6. Referenser Chalmers tekniska högskola, Göteborgs universitet (2013) Verksamhetsuppdrag till Göteborgs miljövetenskapliga centrum (dnr V2013/464) Cortese, A.D., (2003). The critical role of higher education in creating a sustainable future. Planning for Higher Education. Disterheft, A, Silva Caeiro, S, Rosario Ramos, M, Azeiteiro, M., (2012) Environmental Management Systems (EMS) implementation process and practices in European higher education institutions - Top down versus participatory approaches, Journal of cleaner production 31 (2012) Fredman P., (2014) Blogginlägg Göteborgs universitet firade 10 år som miljöcertifierade Gardner M., (2014) Uttalande från jubileumsfirandet Tio år som miljöcertifierat universitet Göteborgs universitet (2014) Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet (dnr V 2014/312) Göteborgs universitet (2014) Arbetsordning vid Göteborgs universitet (dnr V2014/765) Göteborgs universitet (2014) Rektors delegationsordning (dnr V2014/764) Häggbom, O., (2014) Miljöenheten vid Göteborgs universitet. En genomlysning sept 2014 (dnr V2014/541) International Organization for Standardization (2014) Draft International Standard ISO/DIS 14001:2014(E) Källstrand, J., (2014) Uttalande från jubileumsfirandet Tio år som miljöcertifierat universitet Newman J., (2014) Uttalande från jubileumsfirandet Tio år som miljöcertifierat universitet Pradan M., (2014) Uttalande från jubileumsfirandet Tio år som miljöcertifierat universitet Sammalisto, K., (2007) Environmental Management Systems a way towards Sustainable Development in Universities, Lund University, Lund Sveriges Tekniska Forskningsinstitut (SP) Rapporter från externa miljörevisioner vid Göteborgs universitet (16)